BAB II PT. RAILINK MEDAN

Transkripsi

1 BAB II PT. RAILINK MEDAN A. Sejarah Ringkas PT Railink, anak perusahaan dari PT Kereta Api Indonesia (Persero) dengan PT Angkasa Pura II (Persero) didirikan dengan visi untuk menyuguhkan semangat baru dalam pelayanan moda transportasi kereta api di Indonesia. PT Railink mempersembahkan sebuah layanan yang baru kali pertama hadir di Indonesia, yakni Kereta Api Bandara, bersamaan dengan pengoperasian perdana Bandara Internasional Kuala Namu pada tanggal 25 Juli Kereta Api Bandara pertama ini melayani penumpang dari kota Medan menuju Bandara Kuala Namu dan sebaikya. Sebagai layanan transportasi khusus, Kereta Api Bandara ini memiliki fasilitas maupun layanannya yang diharapkan dapat menjadi standar baru dalam dunia perkeretaapian di Indonesia layanan Kereta Api Bandara dirancang untuk memberikan kenyamanan dan kemudahan bagi para penumpang angkutan udara. Oleh karenanya, perusahaan selalu berinovasi dalam layanan untuk memberikan yang terbaik, karena kami ingin layanan Kereta Api Bandara menjadi bagian menyenangkan dalam setiap perjalanan Anda. Bagi perusahaan, segala upaya dalam berbisnis harus didasari oleh kesamaan cara pandang dan pola pikir yang saling menunjang untuk 18

2 terciptanya daya kreasi dan semangat membangun serta ketekunan yang tiada henti. Sumber daya manusia merupakan aset yang utama, dan oleh karena itu sudah sepatutnya menjadi fokus dan komponen utama yang menetukan sejauh mana perusahaan dapat berkembang dimasa depan. Bagi perusahaan, pengembangan kemampuan untuk menghasilkan layanan yang tetap prima dan dapat menjadi acuan di bidangnya, perlu terus diasah dan diperbaiki dari waktu ke waktu. Itu sebabnya, perusahaan menaruh harapan besar dengan membuat sistem yang memungkinkan setiap individu mengeluarkan kemampuan terbaiknya serta dibarengi dengan apresiasi dan evaluasi sebagai standar yang jelas dalam menakar tingkat kinerja secara akurat dan berimbang. Di jajaran manajemen, perusahaan menempatkan individu dengan kompetensi yang sesuai dan selalu terpacu menghasilkan inovasi serta terobosan-terobosan terbaru. Diharapkan dalam setiap ide dan gagasan akan menjadi masukan yang dapat mengangkat kinerja perusahaan kearah yang lebih baik dan menempatkan perusahaan selalu didepan dalam industri ini. Perusahaan juga memberikan perhatian yang serius kepada mitra kerja, karena tanpa mereka tak akan bisa mewujudkan mimpi perusahaan. Seluruh mitra adalah rekan sejajar yang akan saling membantu untuk mencapai hasil yang terbaik. Mereka pun merupakan pemberi masukan yang berharga, baik itu kritik atau saran yang merupakan tenaga 19

3 pendorong untuk maju makin cepat dan member kemampuan untuk mengenali resiko-resiko yang muncul disepanjang upaya pencapaian itu. 1. Visi PT. Railink Medan Menjadi pilihan utama akses Bandara yang terintegrasi dengan moda lainnya dan bertaraf Internasional. 2. Misi PT. Railink Medan Menyelenggarakan jasa transportasi Kereta Api Bandara serta kegiatan usaha lainnya yang terkait dengan sehat, tumbuh dan berkembang dengan tujuan untuk : a. Mewujudkan kepuasan pelanggan. b. Meningkatkan kesejahteraan karyawan. c. Memberikan nilai tambah kepada pemegang saham. d. Memberikan manfaat bagi komunitas dan pelestarian lingkungan dengan menjalankan tata kelola perusahaan yang baik dan memegang teguh etika bisnis. e. Keselamatan dan keamanan operasional. 3. Tujuan PT. Railink Medan Melaksanakan dan mendukung kebijaksanaan dan program pemerintah dibidang ekonomi dan pembangunan nasional, khusunya dibidang transportasi dengan menyediakan barang dan jasa yang bermutu tinggi dan berdaya saing kuat untuk dapat melakukan 20

4 ekspansi baik dipasar nasional, regional, maupun Internasional dibidang perkeretaapian yang meliputi usaha pengangkutan orang dengan kereta api, kegiatan perawatan dan pengusahaan prasarana, pengusahaan bisnis property secara professional, serta pengusahaan bisnis penunjang prasarana dan sarana kereta api secara efektif untuk kemanfaatan umum. B. Struktur Organisasi PT. Railink Medan Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut.pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi 21

5 melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal.struktur Organisasi PT. Railink dapat dilihat pada Gambar II.I di Daftar Lampiran. C. Job Description 1. Pemimpin Umum / Penanggung Jawab (General Manager) Bertanggung jawab kepada seluruh aktivitas kelembagaan baik kepada jajaran keredaksionalan maupun kepada non redaksional serta divisi-divisi lainnya atau melalui antar lembaga dan termasuk secara hukum (mengacu kepada UU No.40/1999 tentang pers). Dalam kewenangannya Pemimpin Umum / Penanggung Jawab dapat mengangkat seorang Pemimpin Redaksi / Wakil Pemimpin Redaksi beserta jajaran kebawahnya serta Pemimpin Perusahaan dan jajarannya. Mempunyai tugas untuk menentukan atau menolak segala bentuk persoalan baik yang menyangkut personalia administrasi baik sektor redaksional maupun non redaksional dan sebagai penentu kebijakansentral. Berhak untuk melakukan revisi manajerial. 2. Senior Supervisor HRD, GA & Procurement Mendukung seluruh kegiatan operasional kantor dengan melakukan proses pengadaan seluruh peralatan kebutuhan kerja 22

6 (seperti; ATK, komputer, meja/kursi kerja, AC, dst), maupun sarana atau fasilitas penunjang lain (seperti; kendaraan operasional, office boy, satpam, operator telpon, dst.) dengan cepat, akurat/berkualitas serta sesuai dengan anggaran yang ditentukan. Melakukan analisa kebutuhan anggaran atas pengadaan dan pemeliharaan seluruh fasilitas dan sarana penunjang aktivitas kantor untuk kemudian diajukan kepada bagian keuangan dan manajemen perusahaan untuk dianggarkan dan disetujui. Melakukan aktivitas pemeliharaan atas seluruh fasilitas dan sarana penunjang, serta melakukan proses penggantian atas fasiltias/sarana penunjang yang rusak. Membina hubungan dengan para vendor atau supplier barang dan jasa fasilitas/prasarana kantor serta membantu dalam menangani komplain atas vendor/supplier termasuk tindaklanjut atas penanganan nota pembayaran/invoice maupun kontrak kerja dengan pihak terkait. Membuat, menjalankan dan mengembangkan sistem kerja/prosedur atas pengadaan dan pemeliharaan fasilitas penunjang kerja. Melakukan survei tingkat kepuasaan atas pelayanan yang diberikan kepada seluruh karyawan/unit dalam perusahaan 23

7 untuk tujuan peningkatan kualitas/mutu, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan. Menyiapkan laporan bulanan untuk keperluan rapat anggaran, laporan keuangan atas aset dan beban biaya kantor. 3. Senior Supervisor Finance Adm & Taxation Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan secara akurat dan tepat waktu. Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan dan pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas perusahaan (cashflow), terutama pengelolaan piutang dan hutang, sehingga memastikan ketersediaan dana untuk operasional perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan. Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran perusahaan, dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien dalammenunjang kegiatan operasional perusahaan. Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi 24

8 keuangan berjalan dengan tertib dan teratur, serta mengurangi risiko keuangan. Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisa keuangan untuk dapat memberikan masukan dari sisi keuangan bagi pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis, baik untuk kebutuhan investasi, ekspansi, operasional maupun kondisi keuangan lainnya. Merencanakan dan mengkonsolidasikan perpajakan seluruh perusahaan untuk memastikan efisiensi biaya dan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan. 4. Senior supervisior Budgeting & Accounting Melakukan fungsi reporting, budgeting, analisa dan accounting. Membantu Budget & Accounting Lead untuk men direct operasional perusahaan baik melalui budget dan controlling serta pengembangan operasional perusahaan. Memahami laporan keuangan. 5. Manager Airport Railway Station (ARS) Mengusulkan Rencana Jangka Panjang Kantor Cabang (RJPC) Unit Airport Railway Station (ARS) Kantor Cabang Medan, yang mengacu pada RJPP Korporasi. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan Unit Airport Railway Station (ARS) Kantor Cabang Medan. 25

9 Merumuskan kebijakan, sistem dan prosedur Unit Airport Railway Station (ARS) Kantor Cabang Medan. Melakukan koordinasi dengan para Manager Kantor Cabang Medan dan Kantor Pusat lainnya dalam rangka pengkoordinasian dan penyelesaian pekerjaan. Mengorganisasi dan mengendalikan kegiatan Unit Airport Railway Station (ARS) Kantor Cabang Medan dalam hal; Menyusun SOP pemeliharaan ARS, ticketing system, dan fasilitas lainnya di ARS dan mengevaluasi secara periodik; Menyusun SOP penanganan keluhan pelanggan, data base pelanggan, dan pola kerja Tim Customer Service (CSOT dan CSOS); Melaksanakan survey kepuasan pelanggan secara periodik melalui kerjasama dengan lembaga survey; Melakukan evaluasi terhadap tenant mixing dan tarif sewa ruang serta besaran presentase konsesi dan minimum omset bruto yang telah diimplementasikan kepada konsesioner di area komersial, serta pola kerja sama yang terbaik bagi perusahaan. Melaksanakan desain rekayasa teknik dan standardisasi fasilitas yang ada di ARS. Melaksanakan program tentang lalu lintas perjalanan kereta api, pengoperasian kereta api serta pengamanan dan penertiban operasional kereta api dan bangunan stasiun. 26

10 Menjaga operasionalisasi ARS agar nyaman, aman, tertib, dan menjamin kehandalan fasilitas yang tersedia dapat digunakan sesuai standar yang berlaku. Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan permintaan General Manager. Membina, memberdayakan, dan menilai kinerja Senior Supervisor Hospitality & Customer Care, Senior Supervisor Ticketing, Senior Supervisor Marketing & Sales, dan Senior Supervisor Facility Maintenance. Menyusun laporan kegiatan Unit Airport Railway Station (ARS) Kantor Cabang Medan dalam rangka pertanggungjawaban kepada General Manager dan Direktur terkait secara berkala. 6. Manager City Railway Station (CRS) Mengusulkan Rencana Jangka Panjang Kantor Cabang (RJPC) Unit City Railway Station (CRS) Kantor Cabang Medan, yang mengacu pada RJPP Korporasi. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan Unit City Railway Station (CRS) Kantor Cabang Medan. Merumuskan kebijakan, sistem dan prosedur Unit City Railway Station (CRS) Kantor Cabang Medan. 27

11 Melakukan koordinasi dengan para Manager Kantor Cabang Medan dan Kantor Pusat lainnya dalam rangka pengkoordinasian dan penyelesaian pekerjaan. Mengorganisasi dan mengendalikan kegiatan Unit City Railway Station (CRS) Kantor Cabang Medan dalam hal; Menyusun SOP pemeliharaan CRS, ticketing system, dan fasilitas lainnya di CRS dan mengevaluasi secara periodik; Menyusun SOP penanganan keluhan pelanggan, data base pelanggan, dan pola kerja Tim Customer Service (CSOT dan CSOS); Melaksanakan survey kepuasan pelanggan secara periodik melalui kerjasama dengan lembaga survey; Melakukan evaluasi terhadap tenant mixing dan tarif sewa ruang serta besaran presentase konsesi dan minimum omset bruto yang telah diimplementasikan kepada konsesioner di area komersial, serta pola kerja sama yang terbaik bagi perusahaan. Melaksanakan desain rekayasa teknik dan standardisasi fasilitas yang ada di CRS. Melaksanakan program tentang lalu lintas perjalanan kereta api, pengoperasian kereta api serta pengamanan dan penertiban operasional kereta api dan bangunan stasiun. 28

12 Menjaga operasionalisasi CRS agar nyaman, aman, tertib, dan menjamin kehandalan fasilitas yang tersedia dapat digunakan sesuai standar yang berlaku. Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan permintaan General Manager. Membina, memberdayakan, dan menilai kinerja Senior Supervisor Hospitality & Customer Care, Senior Supervisor Ticketing, Senior Supervisor Marketing & Sales, dan Senior Supervisor Facility Maintenance. Menyusun laporan kegiatan Unit City Railway Station (CRS) Kantor Cabang Medan dalam rangka pertanggungjawaban kepada General Manager dan Direktur terkait secara berkala. 7. Manager Operation Menyusun rencana kerja, anggaran, serta melakukan monitoring, pengendalian dan pelaporannya. Memimpin dan mengorganisasi semua SDM Divisi Operation dan Production untuk mencapai target produktivitas operasional dan efisiensi biaya. Bertanggung jawab atas peningkatan pendapatan perusahaan dan citra perusahaan. 8. Manager Technic Melakukan koordinasi, pengarahkan, memimpin. 29

13 Melaksanakan pembangunan proyek dengan tujuan yang maksimal, diukur dalam waktu, biaya dan mutu pekerjaan sesuai dengan perencanaan yang ditetapkan serta memonitor, mengawasi dan mengarahkan pekerjaan konsultan dan kontraktor pelaksana sehingga dicapai hasil yang maksimal sesuai dengan waktu, biaya dan mutu yang telah ditetapkan. 9. Manager Commercial Bertanggung jawab pada Finance, Accounting & Commercial Director. Menerapkan Sistem Manajemen Mutu dalam unit kerja. Bertanggung jawab memastikan perhitungan biaya supplier & Rancangan Anggaran Proyek. Memeriksa Purchase Order yang telah dibuat oleh bagian Purchasing. Bekerja sama dengan Project Manager, mengadakan tender bagi calon-calon subkontraktor. Membuat Surat Perintah Kerja subkontraktor. Mendistribusikan Surat Perintah Kerja dan copy-nya ke pihakpihak yang terkait. Melakukan penilaian bagi supplier/subkontraktor yang akan dimasukkan daftar rekanan. Memastikan pendistribusian form evaluasi dan pengolahan data hasil evaluasi terhadap kinerja supplier /subkontraktor. 30

14 Memberikan surat peringatan kepada supplier/ sub kontraktor yang kinerjanya buruk. Mencoret supplier/ sub kontraktor yang telah 5 kali berturutturut mendapatkan surat peringatan, dari daftar rekanan. Memeriksa Laporan Alat Bulanan. Memastikan tidak terjadi korupsi ataupun penerimaan suap pada staff-staff yang ada di bawahnya. Mensupport kelancaran pelaksanaan proyek yang berhubungan dengan segi biaya, mutu dan waktu. Mengatur tugas dan tanggung jawab para staff-nya 10. Manager Safety Security Mencegah dan deteksi dini penyusup, kegiatan atau orang yang masuk secara tak sah, vandalisme atau penerobos/peloncat pagar di wilayah kuasa tempat perusahaan (teritoir gebied/ruimte gebied). Mencegah dan deteksi dini pencurian, kehilangan, penyalahgunaan atau penggelapan perkakas, mesin, komputer, peralatan, sediaan barang, uang, obligasi, saham, catatan atau dokumen atau surat-surat berharga milik perusahaan. Melindungi (pengawalan) terhadap bahaya fisik (orang dan barang yang menjadi aset milik perusahaan atau perorangan). 31

15 Melakukan kontrol/pengendalian, pengaturan lalu lintas (orang, kendaraan dan barang) untuk menjamin perlindungan aset perusahaan. Melakukan upaya kepatuhan, penegakan tata tertib dan menerapkan kebijakan perusahaan, peraturan kerja dan praktikpraktik dalam rangka pencegahan tindak kejahatan. Melapor dan menangani awal (TPTKP) terhadap pelanggaran. Melapor dan menangani kejadian dan panggilan/permintaan bantuan Satpam, termasuk konsep, pemasangan dan pemeliharaan sistem alarm. D. Jaringan Usaha PT. Railink sebagai penyelenggara perkeretapian bandara mempunyai komitmen untuk selalu memberikan jaminan kepada pelanggan bahwa saran dan prasarana yang dioperasikan adalah sudah sesuai standar operasi dan handal. Komitmen ini dipegang oleh seluruh jajaran manajemen dan karyawan. Untuk dapat memenuhi hal tersebut, maka dibuat suatu program system mutu yang disusun secara sistematis dan terkedali bagi semua aktivitas, operasi kerja dan fungsi-fungsi yang berpengaruh terhadap mutu pelayanan. Program sistem mutu ini diuraikan di dalam Manual Mutu yang kepada International Standard Organization ISO 9001:

16 Sebagai panduan dalam penerapan system mutu ini, perusahaan merencanakan Kebijakan Mutu Perusahaan, sebagai berikut: 1. Mewujudkan kepuasan pelanggan. 2. Meningkatkan kesejahteraan karyawan. 3. Menciptakan nilai tambah kepada pemegang saham. 4. Memberikan manfaat bagi komunitas dan pelestarian lingkungan dengan menjalankan tata kelola perusahaan yang baik dan memegang teguh etika bisnis. Seluruh karyawan PT. Railink harus menghayati semangat dan isi dari kebiajakn Mutu Perusahaan sebagaimana petunjuk yang dituangkan dalam Manual Mutu ini dan dokumen pendukungnya. Jajaran pimpinan harus aktif terlibat dalam mengembangkan usaha tersebut disamping melaksanakan tanggung jawab lain yang diberikan kepadanya sebagaimana tertuang di dalam pedoman ini. E. Kinerja Usaha Terkini Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada PT. Railink, perusahaan terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh perusahaan dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja. 33

17 Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah Menyelenggarakan layanan akses bandara yang terintegrasi dan bertaraf internasional dengan memenuhi persyaratan mutu pelanggan dan menerapkan perbaikan yang berkesinambungan. Kegiatan-kegiatan social juga tetap dilaksakan PT. Railink, seperti bantuan kepada pengungsi Gunung Sinabung, travel gathering, sosialisasi pencegahan pelemparan kereta, peringatan Hari Pahlawan dan perayaan hari-hari besar lainnya. F. Rencana Usaha Rencana usaha PT. Railink antara lain adalah sebagai berikut: Menyediakan akses lebih baik ke bandara antara lain : 1. Pelayanan penumpang khususnya keselamatan, keamanan, kenyamanan, kelancaran dan kecepatan. 2. Pelayanan perusahaaan penerbangan khususnya Airport Railway Station untuk fasilitas keberangkatan dan kedatangan bagi penumpang pesawat. 3. Pelayanan masyarakat khususnya menambah pilihan akses ke bandara dan mengurangi kepadatan lalu lintas dijalan tol menuju bandara. 4. Proteksi lingkungan khususnya mengurangi pencemaran udara. 5. Pelayanan ekonomi khususnya mengurangi subsidi bahan bakar minyak. 34