BAB III OBJEK PENELITIAN. bangunan diperkenalkan pada tahun 1995 oleh perusahaan bahan konstruksi bangunan

Transkripsi

1 BAB III OBJEK PENELITIAN III.1. Sejarah singkat perusahaan Di Indonesia, penggunaan panel insulasi sebagai bahan dasar untuk konstruksi bangunan diperkenalkan pada tahun 1995 oleh perusahaan bahan konstruksi bangunan multi-nasional dari Australia, James Hardie, dengan produk mereka yaitu Bondor TM Insulated Panel Systems. PT. Bondor Indonesia dibangun pada tanggal 14 Desember 1999 untuk meneruskan bisnis Bondor TM Insulated Panel Systems di Indonesia. PT. Bondor melanjutkan produksi barang-barang berkualitas internasional secara konsisten. Untuk menjalankan bisnisnya, PT. Bondor Indonesia membangun sebuah pabrik seluas meter persegi yang terletak berdekatan dengan Jalan Tol Jagorawi, di dalam lokasi industry Sentul. Kapasitas produksi perusahaan untuk panel insulasi adalah seluas meter persegi per tahunnya. Visi Untuk menjadi yang utama dalam produksi dan pengaplikasi sistem panel insulasi dengan komitmen untuk memenuhi standar kualitas berdasarkan kebutuhan pelanggan berstandar internasional, 26

2 Misi Terdapat enam poin dalam misi PT. Bondor Indonesia, yang dapat disingkat menjadi BONDOR, yaitu: 1. Be the Leading Manufacturer and Applicator of Insulated Panel Systems (menjadi produsen dan pengaplikasi utama sistem panel insulasi) 2. On-Going Quality and Human Resources Improvement (pengembangan kualitas dan tenaga kerja yang terus berjalan) 3. Non-Stop Implementation of ISO (pelaksanaan ISO secara terus-menerus) 4. Develop and Maintain International-Standard Quality Products (mengembangkan dan mempertahankan kualitas produk berstandar internasional) 5. Optimizing Company Profitability (mengoptimalkan keuntungan perusahaan) 6. Return the Company Profit to Stake Holders (mengembalikan keuntungan perusahaan kepada pihak-pihak yang berkepentingan terhadap entitas yang bersangkutan) III.1.1 Bidang Usaha Kebutuhan akan penggunaan panel insulasi semakin berkembang dalam beberapa tahun terakhir, terutama dengan meningkatnya kebutuhan yang eco-friendly untuk membuat planet yang kita tinggali semakin dapat dilestarikan. Perusahaanperusahaan didorong untuk mendapatkan produk-produk untuk membuat produksi 27

3 semakin efisien namun pada saat yang bersamaan juga mesti mampu untuk melindungi alam. Bondor TM Insulated Panel Systems telah dipasok ke berbagai projek di dunia dalam 30 tahun terakhir. Dengan produk-produknya yang bebas kayu, bebas CFC, dan aman untuk lapisan ozon, sistem-sistem yang ada mampu untuk membantu para penggunanya menghemat tenaga, waktu, dan uang. Di Indonesia, PT. Bondor telah berperan dalam lebih dari proyek-proyek sejak tahun Untuk memastikan bahwa kualitas produknya memenuhi standar internasional, PT. Bondor Indonesia telah mendapatkan ISO 9001 untuk Quality Management System pada tahun Kebijakan Kualitas (Quality Policy) 1. Mendesain, memproduksi, dan menginstalasi produk-produk berkualitas tinggi dengan ketidaksesuaian yang minimal. 2. Menyediakan kepuasan setinggi-tingginya untuk pelanggan melalui sebuah sistem pelayanan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. 3. Menjalankan sebuah sistem pengembangan kualitas secara berkelanjutan melalui pelaksanaan Quality Management System ISO secara konsisten. 4. Menyediakan lingkungan kerja yang aman, nyaman, dan sehat dengan melaksanakan 5S (Sort, Systematize, Sanitize, Standardize, Self-Discipline). 5. Meningkatkan kemampuan pekerja sesuai dengan bidang pekerjaan mereka melalui diskusi, seminar, dan pertemuan rutin. 28

4 6. Mengoptimalkan keuntungan perusahaan untuk pengembangan perusahaan, kompensasi bagi para karyawan dan pengembalian atas investasi kepada pemegang saham. III.1.2. Produk- produk Jenis-jenis Produk Produk yang merupakan ciri dari PT. Bondor Indonesia adalah panel insulasi dengan beberapa jenis yang berbeda. Panel insulasi yang diproduksi juga dikenal dengan nama panel sandwich, karena merupakan panel yang berlapis-lapis. Setiap unit panel pada dasarnya memiliki lapisan luar dan lapisan dalam, dimana lapisan luar terbuat dari plat metal dan lapisan dalamnya adalah bahan insulasi. PT. Bondor Indonesia adalah perusahaan pertama di Indonesia yang memperkenalkan dan menyediakan empat jenis panel dengan bahan inti yang berbeda, yaitu inti berbahan EPS, PU, PIR, dan Mineral Wood Fibreboard. Jenis-jenis panel dengan bahan inti yang berbeda-beda ini memberikan kesempatan kepada para pelanggan untuk memilih produk yang memenuhi kebutuhan dan permintaan mereka. Aplikasi Produk Selain melakukan produksi panel insulasi, PT. Bondor Indonesia juga melaksanakan desain bangunan dan konstruksi bagi para pelanggan. Panel insulasi PT. Bondor diaplikasikan untuk konstruksi bangunan yang berbeda-beda, yaitu: 29

5 a) Ruang pendingin (cold storage) untuk pabrik dan usaha komersil b) Ruang bersih (clean room) dan ruang tertutup dengan suhu yang terkendali. c) Fasilitas pengolahan bahan makanan d) Bangunan-bangunan yang dapat diangkut/dipindahkan (transportable buildings), seperti: akomodasi bagi perkantoran untuk industri pertambangan, tempat tinggal sementara bagi pegawai tambang, dapur, lapisan pelindung untuk perangkat telekomunikasi, ruang control, klinik medis, dll. Kualitas Produk Pada bulan Juni tahun 2005, PT. Bondor Indonesia telah mendapatkan sertifikat sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 dari SAI Global, Australia. Dengan pengesahan ini, para pelanggan dapat merasa terjamin bahwa semua bahan-bahan dan sistem yang ada dalam produksi dan instalasi telah melewati pengujian kualitas yang ketat dan memenuhi standar internasional. Pada bulan Juni tahun 2009, SAI Global telah mengkonfirmasi bahwa PT. Bondor Indonesia telah memenuhi syarat-syarat sistem management kualitas ISO 9001:2008. PT. Bondor Indonesia juga telah mendaftarkan desain sistem penyambungan panel (Slip Joint System) pada Dirjen Hak Kekayaan Intelektual RI dengan nomor registrasi ID D. 30

6 III.2. Struktur Organisasi dan Deskripsi Pekerjaan Perusahaan III.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan Terciptanya struktur organisasi yang terorganisir memungkinkan pemisahan wewenang dan tanggung jawab yang lebih jelas pada seluruh strata dalam organisasi dalam rangka tercapainya penyelesaian pekerjaan-pekerjaan dan kewajiban secara efektif, efisien dan, dan ekonomis. Adanya keberadaan struktur organisasi dalam suatu perusahaan diharapkan dapat menciptakan suasana kerja yang kondusif bagi para personil sehingga hubungan dan kerjasama antar individu. Setiap perusahaan tidak memiliki struktur organisasi perusahaan yang sama, sebab setiap perusahaan memiliki kondisi yang berbeda-beda, termasuk jenis usaha yang didalami, besar/ukuran usaha, target, dan permasalahan yang ada. Berikut di bawah ini adalah diagram yang menunjukkan struktur organisasi perusahaan PT. Bondor Indonesia. 31

7 Gambar III Struktur Organisasi PT. Bondor Indonesia 32

8 III.2.2 Deskripsi Pekerjaan Menurut struktur organisasi yang ada pada PT. Bondor Indonesia dapat diuraikan tugas dan tanggung jawab berdasarkan dari masing jabatan yang terkait, yang akan diuraikan sebagai berikut: Board of Commissioners 1. Menginvestasikan dana untuk kebutuhan perusahaan 2. Bersama direktur utama menetapkan tujuan dan kebijakan perusahaan President Director 1. Mengambil keputusan tertinggi di dalam perusahaan 2. Menetapkan dan melaksanakan tujuan dan kebijakan perusahaan secara umum mengawasi kegiatan operasional perusahaan 3. Bertanggung jawab atas kestabilan perusahaan 4. Bertanggung jawab pada board of commissioners 5. Meminta pertanggungjawaban kepada Director Director 1. Memimpin, mengendalikan, dan merencanakan kegiatan di perusahaan 2. Melaksanakan tujuan dan kebijakan perusahaan 3. Mengelola perusahaan secara keseluruhan 4. Melakukan evaluasi atas pertanggungjawaban manager dari setiap divisi 5. Bertanggung jawab pada president director 33

9 Secretary to BOD 1. Melaksanakan kegiatan administrasi umum dan surat-menyurat 2. Sebagai tangan kanan pempinan dalam mengatur kegiatan perusahaan 3. Menghubungan antara pihak pimpinan yang satu dengan yang lain 4. Sebagai perantara antara pimpinan dan karyawan 5. Mengatur jadwal, janji temu, rapat, perjalanan bisnis, dan presentasi pimpinan Marketing Manager 1. Memimpin staf-staf yang bergerak dalam divisi marketing 2. Merencanakan jumlah penjualan serta mengatur dan mempersiapkan surat-surat penjualan 3. Merancanakan dan mengatur serta mengawasi sistem penjualan dan promosi agar berjalan dengan lancar sesuai dengan strategi 4. Membina dan menjaga relasi dengan pelanggan 5. Bertanggung jawab atas kegiatan penjualan dan mengkoordinasikan kegiatan yang bisa meningkatkan penjualan 6. Menjaga agar setiap prosedur berjalan dengan baik Quality Manager 1. Mengevaluasi kelancaran kegiatan-kegiatan yang berjalan dalam perusahaan 2. Mengevaluasi kualitas produk dan kinerja karyawan 3. Melaksanakan pemeriksaan kelancaran proses produksi dan keamanan dalam pabrik 34

10 4. Bertanggung jawab atas kualitas bahan baku yang dipesan dan kualitas produk yang dihasilkan 5. Memastikan prosedur diterapkan sesuai dengan yang seharusnya Manufacturing Manager 1. Memimpin staf-staf yang bekerja dalam proses produksi 2. Menjaga, memantapkan, dan mengawasi berjalannya proses produksi 3. Menyusun rencana efisiensi produksi, pengaturan mesin, dan tenaga kerja 4. Memastikan kegiatan produksi berjalan tepat waktu sesuai dengan rencana EPS Block Production 1. Menjalankan proses produksi EPS sebagai salah satu bahan baku untuk produksi panel berinti EPS 2. Mentransfer EPS yang sudah diproduksi kepada divisi Panel Production 3. Turut beserta dalam mengatur persediaan bahan mentah untuk memproduksi EPS Panel Production 1. Bertanggung jawab atas pengaturan dan pengawasan produksi panel-panel insulasi berbahan inti EPS dan PU (EPS Panel Production dan PU Panel Production) dan pembuatan pintu berbahan panel-panel insulasi (Door Fabrication) 2. Memeriksa kualitas umum panel-panel dan pintu-pintu yang telah selesai diproduksi. 35

11 EPS Panel Production 1. Melaksanakan proses produksi panel insulasi berbahan inti EPS 2. Melakukan koordinasi dan menyediakan bahan baku pintu bebahan inti EPS dengan bagian Door Fabrication EPS Cutting 1. Melakukan proses pemotongan bahan EPS sesuai dengan ukuran standar yang diberikan atau diminta 2. Melakukan koordinasi dan menyediakan bahan EPS untuk inti panel insulasi untuk bagian EPS Panel Production PU Panel Production 1. Melaksanakan proses produksi panel insulasi berbahan inti PU 2. Melakukan koordinasi dan menyediakan bahan baku pintu bebahan inti PU dengan bagian Door Fabrication Folder/Flashing 1. Melaksanakan proses pembuatan dan pencampuran bahan kimia untuk bahan PU 2. Melakukan koordinasi dan menyiapkan bahan PU untuk bagian PU Panel Production Door Fabrication 1. Bertanggung jawab atas pembuatan pintu-pintu sesuai dengan fungsi dan model yang telah ditentukan 36

12 2. Melaksanakan pemeriksaan ukuran dan kualitas pintu yang telah dibuat Extrusion Cutting 1. Melaksanakan pemotongan panel-panel insulasi sesuai dengan ukuran yang telah ditentukan sebagai bahan dasar pembuatan pintu (untuk Door Fabrication) Production Plan & Inventory Control 1. Bertanggung jawab atas penyusunan strategi produksi 2. Turut serta dalam mengawasi jalannya strategi produksi dalam pabrik 3. Bertanggung jawab atas pengaturan akan penyimpanan dan pemakaian persediaan Warehouse & Delivery 1. Melaksanakan pengaturan tata ruang penempatan barang dan faktor keamanan dalam persediaan 2. Mengontrol stok bahan-bahan di gudang 3. Mengawasi keberadaan fisik dan kondisi bahan-bahan di gudang 4. Melaksanakan pengiriman produk-produk yang sudah jadi kepada pelanggan Warehouse Administration 1. Mengurus semua kegiatan administrasi yang terjadi dalam gudang 2. Mengelola petty cash di dalam gudang 37

13 Tools, Vehicles & Building 1. Bertanggung jawab atas penyediaan, penyimpanan, pemeriksaan, dan perawatan alat pertukangan, kendaraan, dan lainnya 2. Mengatur jadwal transportasi dan pengemudi kendaraan bagi karyawan yang akan melaksanakan instalasi produk 3. Mengawasi jalannya kegiatan dalam bangunan secara berkala, terutama dari aspek keamanan dan kebersihan bangunan Purchasing 1. Melaksanakan pembelian bahan-bahan yang dibutuhkan 2. Menandatangani laporan mengenai pembelian, penggunaan, maupun persediaan bahan 3. Melaksanakan pembelian bahan-bahan yang dibutuhkan 4. Mengawasi persediaan bahan di warehouse. 5. Membuat laporan mengenai pembelian, pemakaian, dan persediaan barang Production Machines Maintenance 1. Bertanggung jawab atas perawatan dan pembersihan mesin-mesin produksi dalam pabrik 2. Melakukan inspeksi mesin secara berkala dan memberikan laporan hasil inspeksi kepada Manufacturing Administration 38

14 Construction & Engineering Manager 1. Bertanggung jawab atas operasional engineering 2. Membuat dan mengontrol penggunaan budget engineering 3. Membuat perhitungan biaya untuk kebutuhan material project 4. Supervisi dan monitoring seluruh kegiatan Engineering 5. Mengkoordinasi penyusunan jadwal 6. Membuat analisa,dan mengontrol operasional dan perawatan equipment Commercial Manager 1. Bertanggung jawab atas pembuatan anggaran produksi 2. Bertugas untuk mengurus hal- hal sehubungan dengan pajak perusahaan 3. Menjalankan tugas terkait dengan kegiatan akuntansi dan keuangan 4. Bertugas untuk memegang kas di perusahaan 5. Membuat budget tahunan, analisis operasi dan pendapatan Office Manager 1. Menyeleksi, menempatkan, melatih dan mengevaluasi karyawan front office 2. Menjaga kedisiplinan petugas kantor 3. Menyambut tamu 4. Melayani keluhan tamu yang tidak bisa diselesaikan oleh bawahan 5. Memastikan semua staff menguasai komputer dan etika bertelepon 39

15 III.3. Prosedur Operasional Pengelolaan Persediaan Barang PT. Bondor Indonesia berikut : Kebijakan PT. Bondor Indonesia dalam mengelola persediaannya adalah sebagai 1. Pencatatan atas persediaan barang dalam perusahaan menggunakan metode persediaan perpetual (Perpetual Inventory Method). 2. Sedangkan untuk metode penilaian atas persediaan barang perusahaan menerapkan metode rata-rata tertimbang (Weighted Average Cost). III.3.1. Prosedur Pemesanan dan Pembelian Persediaan Barang Prosedur ini digunakan untuk melakukan pemesanan barang dan jasa agar sesuai dengan yang telah dipesan dengan terlebih dahulu menentukan persyaratan pembelian yang telah ditentukan agar diperoleh harga yang kompetitif dengan kualitas yang memenuhi syarat. a) Setiap Purchase Request untuk pembelian material dibuat oleh Inventory Control Department Head mengacu pada warehouse jurnal stok dan keperluan proyek, purchase request untuk nonmaterial dan permintaan subcontractor dibuat oleh department terkait. b) Purchase Request harus dibuat dengan jelas, jenis barang dan jumlahnya serta pengisisan format ditulis mengikuti kolom-kolom yang ada. Sebelum diserahkan ke Purchasing, Purchase Request harus diketahui dan ditandatangani oleh Division Head terkait. 40

16 c) Setelah itu Purchase Request akan dikembalikan kepada pembuatnya, jika tidak jelas spesifikasi barang yang akan dibeli dan tidak ada tanda tangan Division Head. Bagian Purchasing akan membuat Purchase Order berdasarkan Purchase Request atau List Qualified Supplier yang telah diseleksi. d) Purchase Order yang telah ditandatangani Purchasing Department Head akan diteruskan ke bagian Cost control untuk mendapatkan persetujuan dan tanda tangan dari Cost Control Department Head. Pada kondisi tertentu Purchase Order bisa dilakukan oleh Top Management. e) Untuk pembelian langsung Purchase Order akan dibuat setelah dilakukan pembelian dengan persetujuan Cost Control. Pembelian mengunakan Petty Cash akan dilampiri dengan Purchase Request. Setelah PO disahkan oleh Cost Control, PO asli akan diserahkan ke Accounting, satu salinan dikirim ke Qualifies Suplier dan satu salinan untuk diarsipkan. f) Bagian Purchasing harus memonitor Purchase Order material, non material dan pembelian langsung sampai barang diterima di warehouse, setelah melalui pemeriksaaan. Untuk pembelian jasa dari subcontractor terhadap pekerjaan atau jasa ke pihak PT. Bondor Indonesia akan dilaksanankan oleh requestor. g) Selain itu bagian purchasing juga bertanggung jawab untuk mengembalikan material yang tidak bisa diterima berdasarkan laporan dari Quality Control dan Selanjutnya meneruskan ke Qualified Supplier untuk ditukar atau diperbaiki, mengacu pada pengendalian produk yang tidak sesuai. 41

17 III.3.2. Prosedur Penerimaan Persediaan Barang Prosedur ini berfungsi untuk melakukan penerimaan material dan mengontrol material ataupun produk yang masuk agar sesuai dengan standar prosedur yang ditetapkan. Prosedur penerimaan ini mencakup pada pengecekan Quantity material, spesifikasi produk, dan, menyimpan material yang diterima. a) Untuk setiap material yang masuk ke PT. Bondor Indonesia akan diinformasikan oleh security. Kemudian warehouse menginformasikan ke Quality Control (QC) lalu barang yang masuk tersebut akan diperiksa oleh QC dan untuk Bondor, produk warehouse menerima panel Run List dan Work Shop Report dari Production Department. b) Kemudian Material yang diterima akan distempel OK pada surat jalan dan Return Material Form oleh QC sebagai tanda persetujuan, material yang telah mendapat rekomendasi dari QC diidentifikasikan dan selanjutnya diserahkan ke warehouse. c) Material yang masuk akan dicatat oleh warehouse ke dalam procurement record, kartu stok, dan jurnal stok sedangkan untuk material yang kembali dari Installer tidak dicatat kedalam procurement record. Selanjutnya pada material yang masuk atau diterima akan dilakukan pemisahan jenis dan karakteristik barang. d) Pada material yang mempunyai sifat kadaluarsa, maka akan dilakukan Check Reguler, Perisible Check List dan untuk yang tidak bisa dipakai karena reject atau kadaluarsa, berikutnya akan dicatat ke dalalm Record 42

18 of Damage Material dan dilaporkan sebagai material yang tidak layak pakai mengacu pada prosedur Cost Control perusahaan. e) Setelah itu Qualified Supplier akan mengeluarkan surat jalan yang kemudian akan ditandatangani oleh Inventory Control Department dan QC Department, untuk kemudian diarsipkan. Inventory Control Department bersama dengan Accounting Department selama tiga bulan sekali akan bersama-sama melakukan Stock Take (Stock of name) terhadap material yang ada di stok gudang. III.3.3. Prosedur Pengeluaran Persediaan Barang Prosedur ini digunakan dalam rangka memverifikasi kondisi awal barang milik customer, melindungi, menjaga barang milik customer, hanya berkaitan dengan proses produksi, sehingga kondisi barang milik customer dapat terjamin keberadaannya. a) Customer akan mengirimkan barang dalam status untuk dikerjakan oleh PT. Bondor Indonesia yang disertai dokumen Delivery Docket atau surat jalan, maka warehouse, security dan QC akan melakukan pengecekan atas barang yang dikirm oleh customer tersebut. b) Jika barang tersebut diterima maka akan dibuatkan Berita Acara Penerimaan Barang (Serah Terima). Berita acara tersebut berisikan perihal penerimaan barang, kondisi barang, dan jumlah barang yang diterima, dan berita acara ini akan diinformasikan kepada pemilik barang. 43

19 c) Security akan mencatat dalam Check list sebagai barang yang harus diamankan. Selama masa pengerjaan oleh departemen produksi, QC akan melakukan pengecekan secara berkala sesuai kebutuhan. Apabila ditemukan ketidaksesuaian maka QC akan menerbitkan Non Conforming Product Procedure. Bila telah selesai, maka delivery akan mengirimkan kembali kepada customer. III.4 Teknik Pengumpulan Data Dalam rangka proses pengumpulan data yang dibutuhkan oleh penulis untuk menyusun skripsi ini, penulis menggunakan metode observasi dimana teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara melakukan pengamatan secara langsung di lapangan. Tidak cukup sampai disitu penulis juga menggunakan metode wawancara dimana penulis memperoleh data dengan melalui proses tanya jawab secara langsung dengan narasumber terkait di PT. Bondor Indonesia. Selain itu penulis juga memberikan pertanyaan kepada pihak-pihak yang terkait dengan pengelolaan persediaan barang di perusahaan sehingga mempermudah penulis untuk memperoleh data yang dibutuhkan. Data yang diperoleh dari pertanyaan adalah sebagai berikut seperti yang tersaji pada lampiran di halaman L10. Melalui hasil penyebaran pertanyaan secara umum penulis dapat menyimpulkan bahwa PT. Bondor Indonesia telah memiliki dan menerapkan sejumlah prosedur dan kebijakan yang baik dalam rangka mendukung jalannya opersional perushaan yang dapat terlihat dari upaya perusahaan sebagai berikut: 44

20 a) Pemesanan persediaan dilakukan dengan otorisasi dari pihak manajemen. b) Perhitungan dan acuan tertentu sebelum melakukan pemesanan barang. c) Pemisahan wewenang antara fungsi pemesanan dan pembelian dengan fungsi gudang. d) Penerimaan persediaan dilakukan hanya oleh pihak yang berwenang. e) Adanya pemeriksaan ulang dalam penerimaan barang. f) Terdapat pemisahan tugas dalam pelaksanaan penerimaan, pemesanan, penyimpanan dan pengeluaran serta pencatatan transaksi persediaan. g) Terdapat pencocokan terlebih dahulu antara barang yang akan diterima dengan surat jalan atau dokumen resmi tertentu. h) Pengeluaran persediaan selalu berdasarkan otorisasi pihak yang berwenang. i) Keluar masuknya persediaan barang dijaga dan diawasi oleh petugas. j) Tidak sembarang orang bisa keluar masuk gudang. k) Kartu stok yang di update secara rutin dan dilaporkan kepada pihak management. 45