BAB I PENDAHULUAN. dampak atau konsekuensi dari sebuah risiko dapat diminimalisir. Mengutip Warehousing Forum, 2006 warehousing selalu menjadi bisnis

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Setiap hari baik manusia maupun organisasi menghadapi apa yang disebut dengan risiko. Risiko merupakan ketidakpastian yang dapat berakibat bagi manusia maupun organisasi. Risiko sendiri pada dasarnya dapat dikelola sehingga dampak atau konsekuensi dari sebuah risiko dapat diminimalisir. Mengutip Warehousing Forum, 2006 warehousing selalu menjadi bisnis yang berisiko. Dalam ekonomi global saat ini risiko risiko semakin beragam dan semakin banyak dari sebelummya. Dalam warehousing forum, 2006 menggunakan kata disastersuntuk merujuk pada risiko. Kategori disasters meliputi natural disasters, chemical disasters, operational errors, human disasters, customer failures, utility disasters, dan goverment disasters. Semua kategori disaster tersebut memiliki kemungkinan unuk terjadi dan berdampak pada perusahaan, tidak terkecuali bagi perusahaan distribusi farmasi PT. Parit Padang Global. PT. Parit Padang Global (selanjutnya disebut PT.PPG) adalah sebuah perusahaan distribusi farmasi yang sedang berkembang dan saat ini memiliki 27 jaringan distribusi di seluruh Indonesia dengan masing - masing jaringan menangani ribuan produk dari berbagai principal. Perusahaan saat ini tidak hanya menjual produk obat obatan ethical saja, tetapi juga menjual tipe/ jenis produk OTC (Over The Counter) / consumer health. Tipe produk ini berbeda karakteristiknya dengan obat obatan ethical (obat resep), misalnya dari segi 1

2 ukuran produk OTC/ Consumer health kemasannya relatif lebih besar dan membutuhkan tempat (space) yang besar atau setidaknya memakan space yang telah ada. Perkembangan yang sedang dialami oleh PPG serta bertambahnya principal dan barang akan berdampak pada profit yang didapat namun disisi lain perkembangan bisnis dan mengelola ribuan produk juga meningkatkan risiko operasionil bagi PPG. Mengacu pada kategori risiko yang dinyatakan warehousing forum,2006,risiko yang mungkin paling dirasakan adalah risiko operasional (seperti kerusakan produk, kesalahan pengiriman, dan selisih persediaan), risiko manusia (seperti pencurian dan kolusi), risiko pelanggan seperti kebangkrutan. Selama bertahun - tahun bekerja sebagai operational compliance di bidang distribusi farmasi, penulis menyadari esensi dari bisnis distribusi adalah pelayanan yang prima kepada pelanggan. Untuk dapat memberikan layanan prima maka sangat diperlukan dukungan dari berbagai bagian penting yaitu warehouse, penanganan persediaan, penjualan, penanganan piutang (Credit Sales), penanganan kas, dan sumber daya manusia yang mana semua bagian tersebut saling berkaitan. Bisnis distribusi bukan hanya sekedar menjual barang tetapi ada faktor services didalamnya yang tidak hanya diiharapkan oleh para pelanggan tetapi juga oleh para principal.untuk mendukung excellent services, salah satupenanganan yang perlu diperhatikan managementadalah persediaan (inventory) mengingat persediaan merupakan salah satu asset terbesar bagi perusahaan distribusi. 2

3 Permasalahan yang terjadi saat ini, di seluruh cabang PT. Parit Padang Global baik cabang tipe A, B maupun cabang tipe C adalah penghapusan barang (write off) yang besar dari tahun ke tahun dengan tren yang dapat dilihat pada grafik berikut : Gambar 1. Tren Penghapusan Barang tahun (seluruh cabang) Dari data tren penghapusan barang menunjukkan total nilai penghapusan barang seluruh cabang pada tahun 2013 adalah sebesar Rp.19,285,695,749.-, dandata penghapusan barang untuktahun 2013 per cabang dengan uraian per cabang (10 cabang dengan nilai penghapusan tertinggi) sebagai berikut : Gambar 2. Penghapusan Barang tahun 2013 (10 cabang) 3

4 Dari data penghapusan yang meningkat drastis mengindikasikan adanya kegagalan (failure) dalam operasi cabang, khususnya gudang. Hal ini telah menjadi perhatian oleh management apalagi perusahaan saat ini juga tengah menjalankan berbagai proyek efisiensi termasuk di logistik dan warehouse. Langkah yang dapat dilakukan untuk mengurangi kegagalan dalam operasi adalah dengan memahami dan mengelola risiko dalam operasi. PT. PPG sampai saat ini belum pernah menerapkan manajemen risiko di cabang sehingga tidak mengetahui semua risiko - risiko yang ada dalam operasi cabang. Banyak kemungkinan mengapa cabang melakukan penghapusan barang. Kemungkinan - kemungkinan penghapusan barang antara lain adalah : 1) Pencurian (theft) 2) Penggelapan (fraud) 3) Usang (kadaluarsa) 4) Retur barang yang tidak sesuai degan prosedur dan ketetapan 5) Overstock terkait akurasi forecasting 6) Administrasi yang tidak akurat 7) Lemahnya kontrol atas barang 8) Salah pengambilan barang (order picking) Beberapa penghapusan barang oleh cabang memang telah teridentifikasi penyebabnya seperti cabang Tangerang, Banjarmasin, dan Palembang namun ada juga yang belum teridentifikasi penyebab penghapusan barang, seperti cabang Yogyakarta.Hal ini harus dicari penyebabnya karena penghapusan atas barang tentunya mempengaruhi profitabilitas perusahaan. Kondisi di cabang Yogyakarta, 4

5 saat ini cabang Yogyakarta memiliki 1 gudang utama dan 3 gudang pendukung. Kondisi ini berdampak pada proses penyiapan barang pesanan dan pengiriman ke pelanggan memakan waktu yang lebih lama begitu juga dengan peroses retur barang dari pelanggan, konsekuensi lainnya dengan lokasi gudang yang berbeda - beda adalah tingkat pengawasan atas barang akan menurun. Dari perhitungan bulanan atas akurasi persediaan oleh tim accounting cabang, diketahui terjadi selisih jumlah barang yang sangat banyak, selisih barang tersebut berakibat meningkatnya tingkat scrap ataupenghapusan. Penghapusan barangppg Yogaykarta tahun 2013 senilai Rp.1,333,242,732. Dari nilai tersebut 83.49% adalah produk OTC/ Consumer health Rumusan masalah Berdasarkan uraian latar belakang permasalahan diatas, permasalahan yang dihadapi PT.PPG adalah besarnya jumlah penghapusan barang yang terjadi di semua cabang PT.PPG. Dari semua cabang yang ada beberapa diantaranya masihbelum diketahui penyebabnya.besarnya penghapusan barang menjadi perhatian management danberkeinginan agar penghapusan barang dapat diminimalisir. Penghapusan barang merupakan akibat dari aktivitas aktivitas (operasi)di cabang. Pemahaman tentang risiko risiko aktivitas cabang dapat membantu perusahaan mengelola risiko, namun PT.PPG belum menerapkan manajemen risiko di cabang sehingga tidak mengetahui semua risiko risiko yang ada. 5

6 1.3. Tujuan penelitian Studi ini bertujuan untuk : 1. Untuk mengidentifikasi penyebab penghapusan pada produk OTC / consumer healthdi cabang Yogyakarta. 2. Untuk mengidentifikasi risiko risiko dalam operasi warehouse dan logistikcabang Yogyakarta. 3. Untuk menganalisis risiko risiko dalam operasi warehouse dan logistik cabang Yogyakarta Manfaat Penelitian Manfaat dari sisi akademis, dengan studi dilakukan pada perusahaan yang kental dengan praktik operasi sehari hari yang nyata mungkin dapat menjadi referensi tentang logistik dan pengelolaan persediaan, khususnya pengelolaan di bidang distribusi farmasi di Indonesia. Manfaat bagi perusahaan, mengurangi penghapusan barangatau kerugian dari pengelolaan produk OTC / consumer health sehingga profitabilitas yang diperoleh berada dalam tingkat optimal Ruang Lingkup dan Batasan Studi Untuk mendapatkan pembahasan yang jelas mengenai permasalahan yang disebutkan diatas, perlu ditekankan ruang lingkup dan batasan - batasan penelitian yaitu : 1. Studi ini akan dilakukan hanya di satu cabang yaitu cabang Yogyakarta sehingga mungkin tidak dapat memberikan deskripsi keseluruhan operasi cabang cabang lainnya yang mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. 6

7 2. Studi ini hanya berfokus pada produk OTC / consumer health karena dari data penghapusan yang telah disebutkan sebelumnya, 83,49% penghapusan di cabang Yogyakarta adalah produk OTC/ consumer health dan dari pengalaman penulis, produk ini memiliki kompleksitas dan memberikan kontribusi kerugian bagi perusahaan. 3. Pembahasan studi terkait dengan operation management, khususnya manajemen risiko dalam operasi warehouse dan logistik. Dalam proses identifikasi risiko dalam studi ini hanya melibatkan Branch Logistic development support dan quality management and best practices manager. Risk events didasarkan padadata history laporan kunjungan kedua personil inisehingga mungkin terdapat risk events atau potential impactyang belum teridentifikasi. 4. Analisis risiko hanya melibatkan level supervisor tanpa melibatkan subordinate seperti petugas gudang, petugas retur, stock controller, pelaksana stock opname, dan salesman dikarenakan level subordinate disibukkan dengan kegiatan operasi sehari hari disamping keterbatasan waktu penulis sendiri. 5. Data data sekunder seperti data retur dan data penghapusan sebelum Agustus 2014 untuk mengidentifikasi penyebab penghapusan tidak digunakan karena data sekunder tidak akurat Sistematika Penulisan 1. Bab I : Pendahuluan Bagian pendahuluan membahas latar belakang penelitian, rumusan masalah,tujuan penelitian, manfaat penelitian, ruang lingkup dan batasan penelitian. 7

8 2. Bab II : Tinjauan Literatur Tinjauan literatur membahas konsep - konsep terkait persediaan, fishbone diagram,dan manajemen risiko yang terkait dengan penelitian. 3. Bab III : Metodologi Penelitian dan Profil Perusahaan Bab ini menjelaskan metode yang digunakan dalam melakukan studi dan Profil perusahaan. 4. Bab IV : Analisis Bab ini membahas hasil pengumpulan data dan analisis yang digunakan. 5. Bab V : Kesimpulan dan Saran Bab ini merupakan kesimpulan hasil studi dan saran bagi management yang dapat digunakan dalam pengelolaan persediaan di masa mendatang. 8