DESAIN DAN PEMBUATAN APLIKASI MANAJEMEN STOCK BARANG DI PT. MEAD JOHNSON INDONESIA

Transkripsi

1 TUGAS AKHIR DESAIN DAN PEMBUATAN APLIKASI MANAJEMEN STOCK BARANG DI PT. MEAD JOHNSON INDONESIA Oleh : DONNY MAULANA NIM : BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Mead Johnson Indonesia merupakan bagian dari perusahaan dunia Mead Johnson Nutrionals yang memproduksi produk/ makanan khusus bernutrisi untuk perkembangan kesehatan bayi dan anak-anak agar lebih kuat dan sehat, di Indonesia perusahaan ini memegang lisensi untuk distribusi khusus produk susu bayi dan anak-anak. Dengan lebih dari 70 produk yang ada di 60 negara, Para orang tua mempercayakan kesehatan dan perkembangan anaknya pada Mead Johnson Nutrionals. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1905 oleh Edward Mead Johnson Sr, selama 100 tahun lebih, Mead Johnson tumbuh dari suatu mimpi seorang laki-laki menjadi perusahaan yang besar dengan jumlah karyawan saat ini lebih dari 4500 karyawan yang tersebar diseluruh dunia termasuk di Indonesia. Dengan semakin banyaknya bayi dan anak-anak mengkonsumsi produk Mead Johnson, maka semakin banyak pula proses kerja yang dilakukan para karyawan Mead Johnson, untuk menyuplai stok susu bagi anak-anak khususnya Indonesia. Dalam perjalanannya diindonesia perusahaan ini banyak mengalami permasalahan salah satu diantaranya terkait dengan Supply Stock yang selama ini bermasalah, proses monitoring stok pada perusahaan ini dilakukan oleh bagian Inventory Controller (IC). Bagian ini telah melakukan pengamatan bahwa Konsumsi susu 1

2 untuk bayi dan anak-anak di Indonesia sangatlah tinggi khususnya pada produk mead johnson, dan kenyataan ini tidak diimbangin dengan supply stock yang memadai pada cabang-cabang daerah yang ada, sehingga mengakibatkan banyak produk-produk yang Out of Stock (OOS), dengan adanya hal ini menyebabkan perusahaan tidak dengan optimal menjual produknya dikarenakan tidak ada barang yang harus dijual, dan ini jelas kerugian yang besar bagi Mead Johnson diantara banyaknya permintaan. 1.2 Rumusan Masalah Adapun beberapa permasalahan khusus yang berhubungan dengan stok selama ini, dapat di rinci sebagai berikut : - Tidak akurasinya data distribusi barang - Sering terjadi OOS (Out of Stock) pada cabang-cabang - Analisa monitoring stok yang kurang tepat, karena inputan dilakukan secara manual 1.3 Ruang Lingkup Dengan keterbatasan waktu dan agar pembahasan tidak menyimpang dari tujuan, maka penulis memberi ruang lingkup dari yang dikerjakan aplikasi Manajemen Stok ini meliputi - Memantau dan melakukan verifikasi kedatangan barang dari pusat / gudang pusat ke cabang-cabang setempat. - Data IMS Forecast tidak dihitung oleh aplikasi ini, karena sudah kebijakan dari pusat yang berwenang dalam memproses data IMS hanyalah manajer pusat dari PT. Mead Johnson Indonesia - Pergerakan sales (penjualan) di cabang - Monitoring stok di cabang - Semua proses yang dilakukan oleh aplikasi ini tidak berhubungan dengan biaya, misal : pendapatan dari penjualan, biaya produksi - Laporan-laporan cabang yang dibutuhkan oleh para manajer 2

3 1.4 Maksud dan Tujuan Adapun maksud dan tujuan dibuatnya aplikasi manajemen stok antar cabang ini sebagai berikut : - Memantau tingkat OOS suatu produk sehingga mampu Mengurangi/ meminimalkan tingkat OOS (Out of Stock) barang yang ada di gudang cabang (jangan sampai ada OOS). - Memantau pergerakan sales(penjualan) di cabang cabang - Memantau pergerakan stok yang ada di cabang cabang - Memberikan dukungan informasi bagi ASM (Area Sales Manager) yg terdapat pada cabang masing-masing daerah - Memberikan dukungan informasi bagi RBM (Regional Branch Manager) yang terdapat pada cabang tertentu. - Memberikan dukungan informasi ke pusat (Distributor Manager), digunakan sebagai acuan untuk pengiriman barang bulan berikutnya - Keakuratan data terjaga, karena data diolah secara otomatis 1.5 Keluaran Dengan adanya aplikasi ini, diharapkan user mendapatkan informasiinformasi yang akurat dan cepat, sehingga dapat membantu dalam memberikan keputusan pada suatu pekerjaan. Dari aplikasi manajemen stok ini akan dihasilkan beberapa keluaran/output dan beserta informasi yang perlu diperhatikan, sebagai berikut : 1. Laporan Sales Laporan ini menampilkan informasi yang berhubungan dengan pergerakan sales harian dan stok, informasi yang ditampilkan pada laporan ini sangat berguna bagi RBM(Regional Branch Manager) dan ASM (Area Sales Manager) - Pergerakan sales - Pergerakan stok 2. Laporan Monitoring Stok 3

4 Laporan ini akan menampilkan informasi yang berhubungan dengan kondisi stok digudang pada saat itu.informasi yang ditampilkan pada laporan ini sangat berguna bagi RBM(Regional Branch Manager), ASM (Area Sales Manager) dan Distributor Manager - Posisi stok saat itu - OOS (out of stock) / Stok yang habis (potensi kosong) - Buffer Stock / stok yang harus disimpan untuk cadangan - DOI / berapa hari stok mencukupi untuk penjualan - Rata-rata penjualan perhari - IMS Forecast / prediksi penjualan pada bulan yang ditentukan 3. Laporan Distribusi Barang Laporan ini menampilkan data pengiriman barang, penerimaan, dan perbandingan (compare) data barang yang dikirim dengan data barang yang datang ke area/cabang masing-masing daerah. Informasi yang ditampilkan pada laporan ini sangat berguna bagi Distributor Manager. - Membandingkan data yang dikirim dari pusat dengan data yang diterima dari cabang - Informasi lead time/waktu tunggu sampai barang datang - Informasi pengiriman dan penerimaan barang 4. Laporan Retur Barang Laporan ini menampilkan data-data barang retur setiap bulan, berdasarkan 2 kriteria yaitu : - Expired Dekat (mendekati tgl kadaluarsa) - Rusak Kemasan 1.6 Metodologi Penelitian Adapun metode yang perlu dilakukan dalam perencanaan Aplikasi manajamen stok barang ini adalah : - Analisa permasalahan Mempelajari dan memahami sistem kerja dari stok barang di PT. Mead Johnson Indonesia, untuk membantu menganalisis suatu sistem dipelajari juga proses pembuatan permodelan sistem seperti DFD dan ERD 4

5 - Studi Pustaka memanfaatkan buku-buku dan modul-modul serta literatur-literatur yang berkaitan dengan sistem yang akan dibuat. Studi pustaka ini juga memanfaatkan literatur-literatur yang ada di internet 1.7 Sistematika Penulisan Sistematika pembahasan dalam tugas akhir ada 5 (lima) bab yang merupakan tata cara urutan penulisan ilmiah skripsi/tugas akhir. Sistematika tersebut adalah : Bab I Pendahuluan Pada bab pendahuluan diuraikan tentang latar belakang, ruang lingkup, maksud dan tujuan, keluaran, tahap pelaksanaan dan sistematika penulisan dari tugas akhir ini. Bab II Landasan Teori Pada bab landasan teori, dipaparkan tentang teori-teori yang digunakan untuk mendukung penyelesaian tugas akhir ini. Teori-teori yang dipaparkan adalah teori-teori yang berhubungan dengan permasalahan yang ada seperti sale/penjualan, persediaan barang, metode perhitungan stok yang kosong. Disamping itu juga akan dipaparkan teori yang menunjang penyelesaian dari permasalahan ini, seperti analisa sistem (Konteks Diagram, DFD, ERD), Microsoft Visio 2002, Microsoft SQL Server 2000 Personal Edition, Microsoft Vsual Basic 6.0. Bab III Analisa dan Desain Sistem Pada bab analisa dan desain sistem, dipaparkan tentang bagaimana analisa permasalah, desain sistem, pembuatan konteks diagram, data flow diagram, 5

6 entity relationship diagram, mapping data, pembuatan struktur tabel yang digenerealisasi dari hasil pembuatan DFD, ERD dan mapping datanya. Selain itu juga dipaparkan bagaimana membuat desain input dan outputnya. Bab IV Pengujian dan Evaluasi Pada bab pengujian dan evaluasi, dipaparkan tentang pengujian aplikasi yang dibuat. Bab ini jugas bisa disebut sebagai bab implementasi dari aplikasi yang dibuat. Sekaligus pula dalam bab ini dipaprkan tentang evaluasi dan sistem yang dibuat dalam tugas akhir ini. Bab V Penutup Pada bab penutup ini, dipaparkan tentang kesimpulan dan saran-saran dari hasil penyusunan tugas akhir dan pembuatan aplikasi ini. 6

7 7