2. Pencarian data surat memerlukan waktu lama.

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI PENCATATAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI TATA USAHA BIRO PELAYANAN DAN PENGEMBANGAN SOSIAL SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI JAWA BARAT 1 Hasan Balubita S.Si.,M.Kom 2 Risna Nurmayanti 1 Program Studi Manajemen Informatika, Politeknik Komputer Niaga LPKIA 2 Program Studi Sistem Informasi, Politeknik Komputer Niaga LPKIA Jl. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp , Fax hasanbalubita@gmail.com 2 risna.nurmaynti@gmail.com Abstrak Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampai informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Terdapat pada tata usaha biro pelayanan pengembangan sosial sekretariat daerah provinsi jawa barat. Penan bisa harus dilaku dengan baik agar ketika memerlu bisa menemunya. Penggunaan metodologi waterfall untuk merancang perangkat lunak pencatatan dibangun dengan bahasa pemograman PHP framework Yii (Yes It Is), mengguna Notepad++ serta XAMPP basis data PHPMyAdmin bertujuan untuk mempermudah kegiatan penan. Dengan dibuatnya perangkat lunak/ aplikasi ini merubah proses pecatatan menjadi terkomputerisasi. Yaitu menjadi mudahnya penan dalam waktu singkat serta aya klasifikasi pada. Kata kunci : Surat, Penan, Klasifikasi I.1 Latar Belag Masalah Tata Usaha Biro Pelayanan Pengembangan Sosial merupa biro bertugas dalam big pengabdian kepada masyarakat dengan mencipta berbagai perumusan kebija dalam pengembangan sosial sebagai fasilisator handal. Biro pelayanan pengembangan sosial juga bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan koordinasi dengan Dinas unit terkait dalam rangka sinkronisasi pelaksanaan tugas-tugas pengembangan sosial. lambatnya pengerjaan pendataan, karena masih terdapat kesulitan kelemahan-kelemahan dihadapi di mana kegiatan pengelolaan data tersebut masih dilaku pendataan di mana dalam membuat sampai pada dilaku dengan mengguna sebagai bukti buku agenda untuk mencatat penomoran pada. Masalah menyurat sering terjadi karena kesalahan keterlambatan dalam pengerjaan pengiriman karena sulitnya men sudah dilaku karena di data pada buku agenda, mana data pada berupa buku hanya tersisa salinannya saja. pengirim terhadap perusahaan tersebut. I.2 Identifikasi Permasalahan Berdasar latar belag terdapat beberapa masalah terjadi sehingga didapat beberapa rumusan masalah : 1. Tidak aya backup data karena pencatatan dilaku dengan lembar pencatatan dengan buku agenda. 2. Penan data memerlu waktu lama. 3. Belum diketahui sudah diperiksa pimpinan belum diperiksa pimpinan. I.3 Ruang Lingkup Permasalahan

2 Ruang lingkup permasalahan pada penulisan penelitian adalah : 1. Penelitian ini hanya membahas tentang pencatatan. 2. Aplikasi ini dibangun dengan mengguna YII Framework agar penan lebih cepat. 3. Aplikasi ini hanya membuat pencatatan terkomputerisasi aya klasifikasi. I.4 Tujuan Perancangan Adapun tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Merancang atau membuat suatu sistem pencatatan berbasis komputer secara tepat cepat. 2. Dapat merancang sebuah aplikasi dapat melaku penan dalam waktu singkat dengan berdasar perihal ataupun nomor urut. 3. Merancang sebuah aplikasi dapat mengklasifikasi. I.5 Metodologi Penelitian Waterfall atau AIR terjun adalah model dikembang untuk pengembangan perangkat lunak, membuat perangkat lunak. model berkembang secara sistematis dari satu tahap ke tahap lain dalam mode seperti air terjun. Model ini mengusul sebuah pendekatan kepada pengembangan software sistematik sekuensial mulai dari tingkat kemajuan sistem pada seluruh analisis, desain, kode, pengujian pemeliharaan. Model ini melingkupi aktivitasaktivitas sebgai berikut : rekayasa pemodelan sistem informasi, analisis kebutuhan, desain, koding, mengujian pemeliharaan. Berikut ini adalah tahapan atau fase model waterfall: Gambar I.5 Tahapan Waterfall (Sumber : Pressman Roger. S) 2. Dasar Teori Bab ini menjelas teori tentang permasalahan dibahas dalam tugas akhir serta menjelas teori-teori di ambil untuk judul dalam ini. II.1 Teori Tentang Permasalahan Pada bab I telah dikemuka dijelas tentang permasalahan-permasalahan terjadi, selanjutnya penyusun a menjelas beberapa teori berhubungan dengan permasalahan dihadapi serta metodologi pengembangan diguna sebagai tolak ukur untuk memecah masalah ada, dituang kedalam sebuah perancangan sistem. II.1.3 Sistem Informasi Menurut Rommey. Sistem informasi merupa sebuah sistem diselenggara untuk mengumpul, me, mengolah, pan data terorganisir cara untuk pan, mengelola, mengendali melapor informasi dengan cara juga prosedur tertentu. (Rommey, 2015) II.1.6 Surat Masuk Andi Darlianto Inggih Permana Surat merupa komunikasi tertulis berupa semua jenis diterima dari perusahaan atau instansi lain kepada pihak penerima. Surat dapat diterima mei pos maupun mei kirir dengan memperguna buku pengiriman (Andi Darlianto, inggih Permana, 2016)

3 II.1.7 Surat Keluar Menurut Joko Agus Prawono. Surat dibuat oleh instansi atau perusahaan dituju kepada instansi atau perusahaan lain atau untuk kepentingan internal. (Prawono, 2015) II.1.8 Disposisi Surat Disposisi merupa catatan singkat berisi pendapat/instruksi dari seorang atasan/pejabat kepada bawahan/anggotanya biasanya ditulis (tangan) secara langsung di dokumen bersangkutan fungsionalnya untuk melihat apakah program aplikasi dapat menghasil output sesuai dengan diingin sesuai pula dengan fungsi dasar dari program tersebut. 3. Analisis Perancangan III.1 Aliran Proses Setelah dilaku analisa mengenai permasalahan dihadapi ditemu beberapa masalah harus ditemu solusinya dimana salah satu cara pemecahannya adalah dengan mencipta perangkat lunak sesuai kebutuhan diharap perangkat lunak tersebut bisa membuat pencatatan di Biro Pelayanan Pengembangan Sosial menjadi lebih mudah. Adapun use case-nya adalah sebagai berikut: III.1.1 Use Case Diagram Sistem Gambar II.1.8 Contoh Disposisi Surat staff Administrasi Mengelola Disposisi Surat Masuk II.2 Metodoligi Yang Diguna II.2.2 Metodologi Waterfall Waterfall atau AIR terjun adalah model dikembang untuk pengembangan perangkat lunak, acuan dalam membuat perangkat lunak. model berkembang secara sistematis dari satu tahap ke tahap lain dalam mode seperti air terjun. 1. Black Box Testing merupa pengujian program mengutama pengujian terhadap kebutuhan fungsi dari suatu program. Tujuan dari metode Black Box Testing ini adalah untuk menemu kesalahan fungsi pada program. Pengujian dengan metode Black Box Testing dilaku dengan cara memberi sejumlah input pada program. tersebut kemudian di proses sesuai dengan kebutuhan Gambar III.1.1 Use Case Diagram 4. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN IV.1 Mengelola Surat Keluar Surat Sudah Dikoreksi Surat Belum Dikoreksi Implementasi Pimpinan Sub bab ini menjelas langkah-langkah serta jadwal pelaksanaan untuk mengimplementasi rancangan perangkat lunak pencatatan di gambar dengan mengguna aktivitas Implementasi gantt chart. Login

4 Gambar IV.1 Gantt Chart IV.1.1 Lingkup Batasan Lingkup batasan implementasi perangkat lunak pencatatan sebagai berikut : IV.2 Pengujian Penjelasan meliputi cara, langkah-langkah pengujian perangkat lunak hasil implementasi baik secara modular maupun sistem. IV.2.3 Hasil Pengujian Tabel IV.2.3 Pengujian No Fungs i diuji login dispos isi Cara Penguj ian userna me & passwo rd login userna me & passwo rd salah login si Hasil Pengujia n asi username & password ke asi username & password halaman daftar Hasil diharap Saat memasu dengan user & passwor d maka ke Login gagal menamp il pesan error ya page ya daftar buat si, inputka n data dengan buat si, Te cetak PDF ubah si save hapus si Menginpu t data ke textfield p an ke asi data dalam format PDF Menguba h data Menghap us dipilih dapat tersimpa n di Gagal pan menamp il pesan error ya dalam format PDF Berubah nya data Terhapu s terpilih databse

5 si a di enter input, inputka n data dengan input ubah save Men telah di daftar Menginpu t data ke textfield p an ke asi data Menguba h data ya data di ya daftar dapat tersimpa n di Gagal pan menamp il pesan error Terubah nya data lapora n belum dikore ksi lapora n sudah dikore ksi hapus a di enter belum dikorek si sudah dikorek si Menghap us keluat dipilih Men telah di belum di koreksi sudah di koreksi Terhapu snya terpilih databse ya data di ya belum dikoreks i ya sudah dikoreks i 5. Kesimpulan Saran Bab ini memuat elaborasi rincian kesimpulan ditulis pada abstrak. Saran untuk kajian lanjutan serta practical implication dari kerja mahasiswa dapat ditulis pada bab ini. V.1 KESIMPULAN Berdasar permasalahan di bab I maka dapat di simpul sebagai berikut: 1. Dengan aya perangkat lunak ini, admin dapat melaku input secara terkomputerisasi.

6 2. Dengan aya perangkat lunak dapat memudah admin dalam penan dalam waktu singkat. 3. Dengan aya perangkat lunak maka V.2 SARAN dapat terklasifikasi. Saran atau an dapat kami beri untuk njang atau pengembangan sistem selanjutnya, sebagai berikut: 1. Perangkat lunak telah dibuat hendaknya lebih diberdaya dioptimal secara maksimal dalam memberi informasi sehingga memperlancar kegiatan pekerjaan serta memudah admin melaku pencatatan. 2. Sebaiknya pengembangan aplikasi berikutnya dilaku agar bisa diperbarui sesuai dengan kebutuhan diperlu oleh perusahaan. DAFTAR PUSTAKA Andi Darlianto, inggih Permana. (2016, Februari 1). Jurnal Rekayasa Manajemen Sistem Informasi, Vol. 2,. SISTEM INFORMASI PENCATATAN SURAT MASUK, 38. Indonesia, K. B. (2012). kamussabda. Dipetik April 14, 2017, dari kamus.sabda.org: PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR, 27. Rommey. (2015, September 19). dosenit. Dipetik April 14, 2017, dari dosenit.com: S, R. A., & Shalahuddin, M. (2015). Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung: Informatika. Shelly, R. (2014, September). Erik Gunawan Notes. Dipetik April 15, 2017, dari erikgunawan.com: Sibero. (2017). Santika Dewi. Dipetik April 15, 2017, dari santika.elearning.me: Sidharta, L. (2015, December 19). orangbejo. Dipetik April 14, 2017, dari orangbejo.com: pengertian-informasi-rut-para.html Sutabri, T. (2015, September 19). dosenit. Dipetik April 14, 2017, dari dosenit.com: Zaki, A. (2016, October 18). Pengertianmu. Dipetik April 15, 2017, dari pengertianmu.com: ngertian-css-rut-para-ahli.html Jackson Satzinger, B. (2014, September 16). Erik Gunawan Notes. Dipetik April 15, 2017, dari erikgunawan.com: Nababab, D. (2012, Agustus). lepank. Dipetik April 14, 2017, dari lepank.com: n--rut-beberapa-ahli.html Prawono, J. A. (2015, Maret). INFORMATIKA vol 2 No.1. SISTEM INFORMASI