BAB 3 OBJEK DAN METODA PENELITIAN. Sejarah mencatat keberadaan Pos Indonesia begitu panjang, Kantor pos

Transkripsi

1 BAB 3 OBJEK DAN METODA PENELITIAN 3.1 Objek Penelitian Sejarah Singkat Sejarah mencatat keberadaan Pos Indonesia begitu panjang, Kantor pos pertama didirikan di Batavia (sekarang Jakarta) oleh Gubernur Jendral G.W Baron van Imhoff pada tanggal 26 Agustus 1746 dengan tujuan untuk lebih menjamin keamanan surat-surat penduduk, terutama bagi mereka yang berdagang dari kantorkantor di luar Jawa dan bagi mereka yang datang dari dan pergi ke Negeri Belanda. Sejak itulah pelayanan pos telah lahir mengemban peran dan fungsi pelayanan kepada publik. Setelah Kantor pos Batavia didirikan, maka empat tahun kemudian didirikan Kantor pos Semarang untuk mengadakan perhubungan pos yang teratur antara kedua tempat itu dan untuk mempercepat pengirimannya. Rute perjalanan pos kala itu ialah melalui Karawang, Cirebon dan Pekalongan. Perubahan Status Pos Indonesia Pos Indonesia telah beberapa kali mengalami perubahan status mulai dari Jawatan PTT (Post, Telegraph dan Telephone). Badan usaha yang dipimpin oleh seorang Kepala Jawatan ini operasinya tidak bersifat komersial dan fungsinya lebih diarahkan untuk mengadakan pelayanan publik. Perkembangan terus terjadi hingga statusnya menjadi Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel). Mengamati perkembangan zaman dimana sektor pos dan telekomunikasi 26

2 berkembang sangat pesat, maka pada tahun 1965 berganti menjadi Perusahaan Negara Pos dan Giro (PN Pos dan Giro), dan pada tahun 1978 berubah menjadi Perum Pos dan Giro yang sejak ini ditegaskan sebagai badan usaha tunggal dalam menyelenggarakan dinas pos dan giro pos baik untuk hubungan dalam maupun luar negeri. Selama 17 tahun berstatus Perum, maka pada Juni 1995 berubah menjadi Perseroan Terbatas dengan nama PT Pos Indonesia (Persero). Dengan berjalannya waktu, Pos Indonesia kini telah mampu menunjukkan kreatifitasnya dalam pengembangan bidang perposan Indonesia dengan memanfaatkan insfrastruktur jejaring yang dimilikinya yang mencapai sekitar 24 ribu titik layanan yang menjangkau 100 persen kota/kabupaten, hampir 100 persen kecamatan dan 42 persen kelurahan/desa, dan 940 lokasi transmigrasi terpencil di Indonesia. Seiring dengan perkembangan informasi, komunikasi dan teknologi, jejaring Pos Indonesia sudah memiliki Kantorpos online, serta dilengkapi elektronic mobile pos di beberapa kota besar. Semua titik merupakan rantai yang terhubung satu sama lain secara solid & terintegrasi. Sistem Kode Pos diciptakan untuk mempermudah processing kiriman pos dimana tiap jengkal daerah di Indonesia mampu diidentifikasi dengan akurat. Visi, Misi dan Moto V I S I Menjadi pemimpin pasar di Indonesia dengan menyediakan layanan suratpos, paket, dan logistik yang handal serta jasa keuangan yang terpercaya M I S I Berkomitmen kepada pelanggan untuk menyediakan layanan yang selalu tepat waktu dan nilai terbaik. Berkomitmen kepada karyawan untuk memberikan iklim kerja yang aman, nyaman dan menghargai kontribusi. 27

3 Berkomitmen kepada pemegang saham untuk memberikan hasil usaha yang menguntungkan dan terus bertumbuh. Berkomitmen untuk berkontribusi positif kepada masyarakat. Berkomitmen untuk berperilaku transparan dan terpercaya kepada seluruh pemangku kepentingan. M O T T O Tepat Waktu Setiap Waktu ( On Time Every Time ) Bidang Usaha Secara umum tujuan utama PT POS INDONESIA untuk melayani kepentingan umum yang bergerak di bidang jasa, untuk mencapai tujuan tersebut usaha-usaha yang telah dicapai PT POS INDONESIA adalah sebagai berikut : 1. Pelayanan pokok meliputi : a. Bidang Urusan - Penjualan benda pos, materai dan akte agrarian - Penerimaan atau penyerahan surat tercatat (terdaftar) - Penerimaan surat kilat khusus - Pemberian bukti pengeposan surat biasa atau dinas b. Urusan Keuangan - Mengirim atau menggunakan wesel pos - Logistik yaitu layanan pengiriman barang dengan spesifikasi dan harga sesuai dengan permintaan/kesepakatan. - Giro dan cek pos - Fund Distribution : yaitu layanan penyaluran dana dari perusahaan dan atau lembaga untuk masyarakat (many to one) secara account to cash atau account to account. 28

4 - Tabanas : yaitu layanan perbankan yang ada di Kantor Pos, meliputi tabungan (saving) dan kredit. c. Penerimaan penyetoran Paket pos d. Loket ekstra - Penjualan benda pos, materai dan akte agrarian - Pengiriman wesel pos 2. Pelayanan tambahan yaitu pelayanan yang diselenggarakan di penyelenggaraan pokok seperti kwitansi pos 3. Pelayanan khusus yaitu yang secara khusus di berikan kepada pelayanan pokok atas permintaan pengiriman atau penerima seperti : tercatat tebusan, biaya tanggungan berita terima atau penerima, bayar kilat atau kilat khusus Produk-Produk Produk-Produk PT POS INDONESIA adalah : Jasa Keuangan o BANK CHANELLING yaitu Layanan perbankan yang ada di Kantor Pos, meliputi tabungan (saving) dan kredit. o FUND DISTRIBUTION yaitu Layanan penyaluran dana dari perusahaan dan atau lembaga untuk masyarakat (many to one) secara account to cash atau account to account. o GIROPOS yaitu Layanan transaksi keuangan yang berbasis rekening koran sebagai alternatif layanan perbankan dengan jangkauan yang lebih 29

5 luas dan tersebar di seluruh Indonesia serta terhubung secara real time online untuk penerimaan setoran, penarikan (pembayaran dengan Cek) dan pemindahbukuan menggunakan teknologi berbasis core banking system o LOGISTIK yaitu Layanan pengiriman barang dengan spesifikasi dan harga sesuai dengan permintaan/kesepakatan. o POSPAY yaitu Pembayaran berbagai tagihan dan angsuran dapat Anda lakukan di Kantor pos yang tersebar di seluruh pelosok Indonesia, dengan layanan yang lebih lengkap, lebih cepat dan tentunya akan sangat memudahkan transaksi pembayaran Anda o WESELPOS yaitu layanan transfer uang cepat dalam negeri Surat dan Paket o ADMAILPOS yaitu layanan pengelolaan essensial mail, advertising mail, Hybrid Mail dan direct mail lainnya meliputi : - Layanan percetakan digital (production) dan delivery melalui one stop services untuk billing/account statement, rekening Koran, invoice tagihan dan solo mail. - Pengamplopan (inserting) surat secara mekanik ke dalam sampul. - Layanan pra posting, menggunakan berita terima atau non way bill. - Layanan penunjang berupa penyediaan raw material produksi dan inventory management. o EXPRESS MAIL SERVICE (EMS) yaitu layanan premium untuk pengiriman surat, dokumen dan barang ke luar negeri. 30

6 o FILATELI yaitu hobi mengumpulkan atau mengoleksi dan mempelajari segala hal tentang Perangko dan benda pos lainnya o PAKET POS yaitu layanan hemat untuk pengiriman barang-barang berharga dalam cakupan nasional maupun internasional. o POS EXPRESS yaitu layanan istimewa dari Pos Indonesia untuk kota tujuan tertentu di Indonesia yang mengedepankan akurasi pengiriman, cepat, tepat, mudah dilacak dengan harga kompetitif. o POS KILAT KHUSUS yaitu layanan pengiriman Surat pos (Dokumen, Surat, Warkatpos, Kartupos, Barang Cetakan, Surat Kabar, Sekogram dan Bungkusan Kecil) serta barang berharga yang mengandalkan kecepatan kiriman dan menjangkau ke seluruh pelosok Indonesia. o SURAT POS BIASA (STANDAR) yaitu Layanan pengiriman pesan dan barang secara impresif untuk semua lapisan masyarakat 31

7 3.1.4 Struktur Organisasi STRUKTUR ORGANISASI KANTOR POS JAKARTA SELATAN Kepala Kantor Wakil Kepala Kantor Manajer SDM Manajer Audit & Mutu Manajer PPLA Manajer Sarana Manajer Pelayanan Surat Pos Manajer Keuangan dan BPM Manajer Pelayanan Sore Manajer Akuntansi Manajer BMS / SLPK Manajer Jasa Keuangan Manajer Teknologi Informasi Representatif Manajer Penjualan Representatif Uraian Tugas Pembagian wewenang dan tanggung jawab pada PT Pos Indonesia Jakarta Selatan adalah : 1. Manajer Sumber Daya Manusia (SDM) a. Menyusun uraian tugas staf dibagiannya sesuai dengan SOP yang berlaku. 32

8 b. Menyusun dan mengendalikan anggaran di bagiannya. c. Mengelola pendayagunaan karyawan yang mencakup promosi, mutasi, serta penugasan dalam rangka pemenuhan kebutuhan tenaga kerja dan optimalisasi karyawan bagi penyelenggaraan aktivitas bisnis proses staffing. d. Mengkoordinasikan pelaksanaan proses staffing. e. Mengelola pengembangan kompetensi dan pemenuhan kebutuhan training. f. Menyusun rencana kebutuhan jumlah karyawan tetap dan tenaga kontrak karya / tenaga temporer. g. Melakukan proses rekrutmen karyawan. h. Melakukan role statement untuk jabatan struktural. i. Mengkoordinasikan pengelolaan SIM SDM. j. Melakukan pengawasan terhadap daftar kehadiran karyawan. k. Mengkoordinasikan pelaksanaan layanan SDM. l. Mengelola pelaksanaan terhadap daftar kehadiran karyawan. m. Mengelola pelaksanaan penilaian kinerja dan penghargaan. n. Melaksanakan administrasi dan pengolahan penegakan hukuman disiplin / manajemen disiplin. o. Melaksanakan program harmonisasi hubungan industrial. p. Mengkoordinasikan penanganan penyelesaian perselisihan hubungan industrial. q. Melakukan pengawasan dan verifikasi pengelolaan SDM. r. Memimpin dan mengkoordinasikan staf masing-masing serta memberikan bimbingan dan petunjuk bagi pelaksanaan tugas staf. 33

9 s. Menyusun dan menyampaikan laporan kinerja pengembangan dan pelatihan SDM. 2. Manajer Audit dan Mutu a. Menyusun uraian tugas staf dibagiannya sesuai dengan SOP yang berlaku. b. Menyusun dan melaksanakan program kerja bagiannya. c. Menyusun jadwal kegiatan pemeriksaan periodik, obyek dan materi pemeriksaan agar tercapai pelaksanaan pekerjaan di UPT dalam lingkup tanggungjawabnya sesuai dengan SOP yang berlaku. d. Melaksanakan pemeriksaan terhadap pelaksanaan pekerjaan pada semua bagian di UPT dalam lingkup tanggungjawab agar terhindar dari fraud. e. Membuat hasil pemeriksaan periodik, eksploitasi dan rutin dalam buku pemeriksaan tersendiri serta melaporkan kepada kepala kantor atau wakil. f. Melakukan pemeriksaan khusus dalam hal terdapat indikasi kecurangan. g. Melaksanakan pengukuran mutu operasi dan pelayanan kepada publik dan memberikan laporan kepada kepala kantor dan wakil atas hasil pengukuran mutu. h. Menyimpan dan mempersiapkan hasil pemeriksaan ditempat yang aman dan tidak dijangkau oleh yang tidak berhak. i. Mengelola sumber daya dibagiannya untuk kelancaran tugas. j. Melakukan coaching dan counseling kepada karyawan di lingkungan kerjanya. k. Mengkoordinir dan mengkompilasi temuan dan perbaikan terhadap hasil pemeriksaan rutin perwakilan SPI. 34

10 l. Membuat dan menyampaikan laporan dibagiannya kepada atasan dan unit kerja terkait. 3. Manajer Pengawasan Pelayanan Luar dan Agen Pos (PPLA) a. Menyusun uraian tugas staf dibagiannya sesuai dengan SOP yang berlaku. b. Melakukan rekapan pendapatan dan biaya dari N2/N2b/N2c Kpc, LE, PKK dan Agen pos. c. Melakukan reposisioning pangkalan PKK / LE ke tempat yang lebih produktif. d. Melakukan pencatatan piutang dan uang titipan Kpc, LE dan PKK dengan tertib dan menyelesaikannya sebelum akhir bulan berjalan. e. Mengawasi pelayanan Kpc, LE dan Agen pos f. Melakukan uji petik Ipos dari Kpc, LE, PKK dan Agen pos dan temuannya agar dibukukan. g. Melakukan pengawasan kehadiran seluruh SDM yang ada di wilayah tanggungjawabnya. h. Membuat C3/C6 setiap bulan, membukukan serta C6/C3 ditandatangani oleh Kakp/Wkp. i. Melakukan pengosongan kas PKK dan LE minimal dua kali setahun. j. Membuat Cost and Analysis Benefit (CBA). k. Membuat target pendapatan Kpc, LE dan PKK l. Membuat realisasi pendapatan dan biaya setiap bulan. m. Memimpin dan mengkoordinasikan staf masing-masing serta memberikan bimbingan dan petunjuk bagi pelaksanaan tugas staf. 35

11 4. Manajer Sarana a. Menyusun uraian tugas staf dibagiannya sesuai dengnan SOP yang berlaku. b. Mengawasi agar semua barang inventaris telah diinput di Toll Inventaris Asset (TIA). c. Membuat dan melakukan update per-73 di setiap ruangan. d. Mengawasi setiap mutasi barang yang telah dipertanggungkan dan didukung dengan sumber lengkap (Per-28) e. Mengawasi resi barang dan pengeluaran dicatat di Per-1 f. Mengawasi penyimpanan dan penomoran Per-8, per-9, Per-28 dan Per-49 pada buku bantu sudah tertib. g. Mengawasi dan mendata barang-barang yang rusak tidak dapat digunakan kembali. h. Mengajukan persetujuan penghapusan barang yang rusak ke Kantor Pusat (Per-49). i. Membuat berita acara penghapusan (Per-51) setelah mendapatkan ijin dari Kantor Pusat. j. Mengawasi penempelan stiker disetiap barang inventaris. k. Mengawasi administrasi model / register berharga telah dilakukan dengan tertib (permintaan, pemberian dan serah terima). l. Membuat bezeting kendaraan dinas milik perusahaan dan seewa guna. m. Membuat buku pengawasan (KM-1) pemeliharaan, perbaikan, penggantian suku cadang. n. Membuat buku pengawasan pemakaian kendaraan di setiap kendaraan (KM-2) serta BBM. 36

12 o. Menyimpan fotokopi sertifikat tanah milik perusahaan dengan tertib dan tempat yang aman. p. Melakukan standarisasi warna, papan identitas kantor dan papan petunjuk kantor. q. Melaksanakan pengamanan kantor : CCTV, satpam, alarm, alat pemadam kebakaran. r. Membuat PKS dengan mitra yang memanfaatkan lahan perusahaan. s. Membuat laporan pengunaan BBM dan penggunaan anggaran sarana. 5. Manajer Pelayanan Surat Pos a. Menyusun uraian tugas staf dibagiannya sesuai SOP yang berlaku. b. Membuat userid dan password milik sendiri c. Mengaktivasi IPOS modul pelayanan dengan password manajer layanan. d. Mengaktivasi pegawai loket sesuai nama dan nippos petugas loket yang bertugas. e. Mengaktivasi modul manajer pelayanan melakukan ubah kurs untuk layanan EMS. f. Memeriksa nomor urut terakhir rekap backsheet yang tampil pada sistem sama dengan rekap backsheet hari kemarin. g. Melakukan serah terima resi yang belum digunakan dari manajer ke petugas loket. h. Pada akhir dinas, mencetak dan menandatangani rekap backsheet. i. Melakukan pemeriksaan segitiga antara backsheet, rekap backsheet dan neraca loket / bukti setoran. j. Melakukan proses resi pembatalan. k. Memeriksa resi batal agar dilampirkan pada backsheet. 37

13 l. Memeriksa resi batal sudah dientri ulang di loket, sebagai pembetulan kekeliruan. m. Melakukan pemeriksaan tarif perangko sesuai dengan tarif yang ditetapkan. n. Melakukan pemeriksaan keaslian perangko pada surat pos yang diterima. o. Melakukan pemeriksaan surat pos yang diprangkoi telah dibubuhi teraan cap tanggal. p. Melakukan serah terima IPOS ke bagian proses dan distribusi dengan buku serah. q. Membuat laporan harian / I Manajer Keuangan dan BPM a. Menyusun uraian tugas staf dibagiannya sesuai dengan SOP yang berlaku. b. Melakukan pencatatan mutasi BPM dengan tertib. c. Melakukan pemeriksaan fisik BPM denga catatan persediaan BPM :G-15 dan Per-1 d. Melakukan rekonsiliasi jumlah BPM yang terjual jumlah uangnya sesuai dengan catatan akuntansi (pendapatan prangko, hutang benda meterai, hutang barang konsinyasi dan rekening terkait lainnya) e. Membuat berita acara penyerahan BPM yang mutakhir kepada Kpc, LE dan PKK. f. Melakukan pencatatan mutasi BPM antar kantor dicatat pada G-15, Per-1 dan buku rekening koran BPM, bandingkan dengan dokumen terkait mutasi BPM G2a, G2c, G14. 38

14 g. Melakukan penyelesaian kredit pension kepada mitra kreditur yang telah didukung dokumen pembayaran yang sah. h. Melakukan penyetoran kredit pension ditransfer ke rekening mitra yang ditunjuk sesuai PKS. i. Membuat laporan sesuai ketentuan yang telah ditetapkan. 7. Manajer Pelayanan Sore a. Menyusun uraian tugas staf dibagiannya sesuai dengan SOP yang berlaku. b. Membuat userid dan password milik sendiri. c. Mengaktivasi IPOS modul pelayanan dengan password manajer layanan. d. Mengaktivasi pegawai loket sesuai nama dan nippos petugas loket yang bertugas. e. Mengaktivasi modul manajer pelayanan melakukan ubah kurs untuk layanan EMS. f. Memeriksa nomor urut terakhir rekap backsheet yang tampil pada sistem sama dengan rekap backsheet hari kemarin. g. Melakukan serah terima resi yang belum digunakan dari manajer ke petugas loket. h. Pada akhir dinas, mencetak dan menandatangani rekap backsheet. i. Melakukan pemeriksaan segitiga antara backsheet, rekap backsheet dan neraca loket / bukti setoran. j. Melakukan proses resi pembatalan. k. Menginput PIN wesel agar dilakukan oleh pengirim. l. Memeriksa agar resi setor di tandatangani pengirim dan petugas loket. m. Mengawasi pelaksanaan pelayanan SOPP sesuai dengan SOP. 39

15 n. Memeriksa resi batal agar dilampirkan pada backsheet. o. Memeriksa resi batal sudah dientri ulang di loket, sebagai pembetulan kekeliruan. p. Melakukan pemeriksaan tarif perangko sesuai dengan tarif yang ditetapkan. q. Melakukan pemeriksaan keaslian perangko pada surat pos yang diterima. r. Melakukan pemeriksaan suratpos yang diperangkoi telah dibubuhi teraan cap tanggal. s. Melakukan serah terima IPOS ke bagian proses dan distribusi dengan buku serah. t. Membuat laporan harian / I Manajer Akuntansi a. Menggunakan userid Simakpos sesuai dengan userid petugas yang bertalian. b. Membuat saldo kas pada BKH sesuai dengan buku anasir kas bendaharawan dan buku bank. c. Menncatat pelimpahan pada buku pelimpahan dengan benar berdasarkan buku pelimpahan. d. Melakukan pencetakan konfirmasi dari Kantor Pusat dari aplikasi ITEMS. e. Melakukan penjurnalan JPM atas konfirmasi tersebut. f. Melakukan penjurnalan pada BKH dengan benar sesuai dengan jumlah yang seharusnya pada JKK dan JKM. g. Mencatat pada BKH sesuai dengan dokumen sumber. h. Melakukan otorisasi setiap dokumen pengeluaran yang dicatat pada BKH. i. Melakukan verifikasi data transaksi. 40

16 j. Membuat jurnal umum yang dilengkapi dengan data sumber yang sah k. Melakukan rekonsiliasi data antar bagian. l. Mengawasi buku pengawasan rekening koran, hutang penyaluran dana, hutang pension, konsinyasi, hutang pajak, hutang benda meterai. m. Membuat buku pengawasan piutang, kelengkapan dokumen, buku penagihan ke mitra. n. Membuat laporan sesuai dengan ketentuan. 9. Manajer BMS (Bussiness Mail Service) dan SLPK (Sentra Layanan Pelanggan Korporat) a. Menyusun uraian tugas staf dibagiannya sesuai dengan SOP yang berlaku. b. Mengawasi pengiriman menggunakan fasilitas kredit, menggunakan daftar pengantar kiriman yang bernomor bulanan, tanggal dan nomor ijin dan nama mitra. c. Mengawasi sampul kiriman dibubuhi teraan cap karet yang memuat nomor dan tanggal ijin fasilitas kredit. d. Mengawasi daftar mitra yang selalu di update oleh bagian penjualan / PLP. e. Membuat uji petik pemeriksaan berat dan jumlah dan kiriman korporat dengan fasilitas kredit. f. Membuat hasil uji petik dicatat pada buku pengawasan. g. Mengawasi file/softcopy yang diserahkan pelanggan dilakukan dengan menandatangani serah terima. h. Mengawasi format data sesuai dengan PKS. 41

17 i. Melakukan pencocokan antara jumlah kiriman dari backsheet dan jumlah pengantar dari mitra. j. Membuat rekapan backsheet. k. Pada akhir dinas, naskah rekap backsheet, daftar pengantar kiriman agar diserahkan ke bagian akuntansi untuk dipertanggungjawabkan. l. Membuat surat tagihan kepada pelanggan. m. Membuat laporan neraca harian / I Manajer Teknologi Informasi Representatif a. Menyusun uraian tugas staf dibagiannya sesuai dengan SOP yang berlaku. b. Menyusun dan mengendalikan anggaran di bagiannya. c. Melakukan pelatihan teknis kepada pengguna dan pendukung teknologi informasi. d. Mengkoordinasikan pelaksanaan instalasi/update/upgrade sistem teknologi informasi. e. Melakukan pemeliharaan sistem teknologi informasi. f. Mengusulkan pengadaan dan pengembangan kompetensi karyawan teknologi (brainware). g. Melakukan evaluasi penggunaan / optimalisasi sistem teknologi informasi. h. Mengusulkan kebutuhan sistem teknologi informasi (infrastruktur dan perangkat lunak). i. Memberi bantuan teknis kepada pengguna sistem teknologi informasi. j. Mengelola asset teknologi informasi. 42

18 k. Menyusun dan menyampaikan laporan kegiatan pengelolaan teknologi informasi. 11. Manajer Penjualan Representatif a. Menyusun uraian tugas staf dibagiannya sesuai dengan SOP yang berlaku. b. Membuat PKS atau SPK atau surat ijin lainnya kepada mitra yang menggunakan fasilitas kredit atau fasilitas lainnya : diskon, tarif khusus. c. Mencatat pada daftar mitra yang melakukan PKS. d. Mengawasi masa laku PKS. e. Melengkapi dokumen PKS dengan form piutang-1, 1A, 2, 9, 10. f. Melakukan pengawasan kepada mitra yang mempunyai piutang pendapatan dan memenuhi batas minimum pengiriman. g. Membuat dan mengawasi jadwal kunjungan prospek mitra dan buktibuktinya. h. Membuat laporan realisasi biaya pemasaran yang telah direkonsiliasi dengan pertanggungan akuntansi. i. Mencatat biaya pemasaran pada kartu pengawasan anggaran. j. Melakukan pengawasan pendapatan yang sudah / belum dipertanggungkan. k. Membuat surat tagihan yang diterima oleh mirta tepat pada waktunya. l. Melakukan rekonsiliasi buku pengawasan piutang dengan rekening koran bank. m. Membuat surat teguran apabila tanggal 15 belum dilunasi. 43

19 3.1.6 Prosedur Penggajian a. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Pencatatan waktu hadir karyawan pada PT Pos Indonesia Jakarta Selatan dengan melakukan penempelan sidik jari ke mesin absensi tapping sidik jari. Karyawan melakukan absen dengan menempelkan sidik jari ke mesin tapping hingga menghasilkan bunyi pada mesin. Mesin tersebut akan mencatat waktu kehadiran yang mencakup jam kehadiran karyawan. Absensi pada perusahaan berfungsi pada pukul yang merupakan waktu masuk kantor pada shift pertama. Karyawan yang masuk pada shift kedua, masuk pada jam Dan melakukan absen kembali pada pukul untuk shift pertama dan pada pukul untuk shift kedua pada saat waktu pulang kantor. b. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji Data yang tercatat dari mesin tapping sidik jari, akan langsung mengakses ke web kantor pos pusat yang ada di Bandung. Lalu kantor pos pusat mengirim data tersebut ke kantor pos Jakarta Selatan. Kemudian data kehadiran karyawan tersebut dicocokkan setiap minggunya oleh bagian SDM yang di simpan dalam flashdisk. Dan dirangkum setiap bulannya untuk proses perhitungan gaji karyawan. c. Prosedur Perhitungan Waktu Kerja dan Lembur Pada prosedur ini, bagian SDM menghitung gaji karyawan dengan menggunakan aplikasi komputer yaitu Microsoft Excel. Perhitungan gaji karyawan memiliki beberapa golongan (grade) jabatan, yaitu : 44

20 GOLONGAN PANGKAT GRADE I/a JMPOS 17 I/b JMPOS I 16 I/c JPOS 15 I/d JPOS I 14 II/a PMPOS 13 II/b PMPOS I 12 II/c PAPOS 11 II/d PAPOS I 10 III/a PNMPOS 9 III/b PNMPOS I 8 III/c PNPOS 7 III/d PNPOS I 6 Dikonversikan Menjadi PT Pos Indonesia Jakarta Selatan memiliki kebijakan, jika karyawan tidak masuk kerja tanpa surat ijin, maka akan dikenakan sanksi yaitu sebesar 20% dari gaji karyawan tersebut. Jadi, jika karyawan tidak masuk 5 hari kerja tanpa surat ijin, maka karyawan tersebut tidak mendapatkan gaji pada bulan berikutnya. Sedangkan bagi pegawai yang tidak masuk kerja dengan alasan (ada pemberitahuan) kepadanya dikenakan potongan premi kehadiran sebesar 1/25 x dari besarnya uang premi kehadiran yang bersangkutan untuk setiap satu hari ketidakhadirannya. Potongan premi kehadiran dimaksudkan tidak diperhitungkan bilamana pegawai tidak masuk kerja karena mengambil cuti tahunan. Izin meninggalkan tempat kerja diberikan oleh atasan dari pegawai yang bersangkutan, apabila alasan yang diberikan pegawai tersebut dapat diterima. 45

21 Dan berikut ini adalah tarif lembur per jam untuk masing-masing golongan : Jika lembur pada hari kerja, maka tarif per/jam : Golongan I Golongan II Golongan III : Rp25.000,- / jam : Rp50.000,- / jam : Rp75.000,- / jam Jika lembur pada hari libur nasional atau tanggal merah, maka tarif per/jam: Golongan I : Rp40.000,- / jam Golongan II : Rp50.000,- / jam Golongan III : Rp60.000,- / jam Seorang karyawan bisa dikatakan lembur jika mempunyai surat tugas lembur dari atasan dan dilakukan diluar jam kantor. d. Prosedur Distribusi Pembayaran Gaji Setelah bagian SDM menghitung gaji tiap karyawan, lalu data tersebut diberikan ke bagian keuangan. Di bagian keuangan, melihat jumlah uang yang ada di Bank apakah jumlahnya mencukupi untuk membayar gaji para karyawan atau tidak. Jika mencukupi jumlahnya, lalu membuat cek untuk memberitahukan ke Bank. Kemudian Bank melakukan proses transfer ke rekening masing-masing karyawan sesuai dengan data yang diberikan. e. Prosedur Otorisasi Dokumen Penggajian Setelah uang ditransfer ke rekening masing-masing karyawan, lalu bagian keuangan memberikan bukti ke bagian akuntansi. Bukti transfer tersebut lalu dicocokkan jumlahnya dengan perhitungan dari bagian SDM dan 46

22 mengotorisasi jika kedua data tersebut telah sesuai jumlahnya. Setelah diotorisasi oleh bagian akuntansi, barulah bagian SDM membuat slip gaji untuk karyawan dengan rangkap 2. Rangkap pertama untuk diberikan kepada karyawan. Dan rangkap yang kedua, untuk disimpan atau didokumentasikan. Karyawan yang telah mengambil slip gaji di bagian SDM, harus menandatangani daftar pengambilan slip gaji untuk pendokumentasian di bagian SDM agar mengetahui siapa saja yang telah mengambil dan yang belum mengambil slip gaji tersebut Flowchart Sistem Penggajian Flowchart yang penulis sajikan berdasarkan dari gambaran atas kegiatan proses penggajian : 47

23 Prosedur Sistem Penggajian PT Pos Indonesia Jakarta Selatan Karyawan SDM Keuangan Akuntansi Komputer Mulai Validasi sidik jari Data kehadiran karyawan masuk ke Web Online Kantor Pusat Data kehadiran karyawan dari kantor pusat Perhitungan Gaji Karyawan Masukkan perhitungan gaji Data perhitungan gaji Tanda tangan cek 2 1 Dokumen perhitugan gaji Otorisasi dokumen perhitungan gaji dengan jumlah yang ditransfer Buat Slip Gaji Slip gaji Slip gaji Selesai 48

24 3.2 Metodelogi Penelitian Teknik Pengumpulan Data Metode yang digunakan dalam proses pengumpulan data perusahaan dilakukan dengan observasi langsung ke perusahaan pada bulan Mei sampai dengan bulan Juni 2013, serta mengajukan daftar pertanyaan yang berkaitan dengan pengendalian internal pada perusahaan, khususnya pada fungsi yang berkaitan dengan siklus penggajian. Pada observasi yang dilakukan, penulis mendapatkan gambaran dan keterangan dari kepala kantor, manajer SDM dan bagian akuntansi. Pengumpulan bukti dilakukan dengan cara : a. Wawancara Pelaksanaan wawancara dilakukan dengan mengajukan pertanyaan pada pihak perusahaan, yaitu manajer SDM serta kepala kantor. Pertanyaan yang diajukan seputar pelaksanaan pengendalian internal, prosedur dan aktivitas penggajian serta bukti-bukti yang mendukung proses penggajian. b. Studi Dokumentasi Pengumpulan bukti dilakukan dengan mempelajari dan mengevaluasi dokumen-dokumen sumber yang diberikan oleh pihak perusahaan seperti perhitungan jumlah kehadiran karyawan. Untuk dokumen seperti perhitungan gaji karyawan, penulis tidak dapat mempelajari dokumen tersebut disebabkan karena sifatnya rahasia. c. Observasi Setelah melakukan wawancara dengan bagian yang berkaitan dengan proses penggajian dan memperoleh pemahaman dari prosedur serta dokumen yang diberikan, penulis juga melakukan observasi ke proses penggajian di 49

25 perusahaan tersebut untuk melihat langsung ada atau tidaknya pengendalian internal dan bagaimana pelaksanaannya oleh karyawan. d. Menilai Risiko Pengendalian Untuk mendukung proses observasi, dokumen-dokumen dan bukti lain yang didapatkan, penulis melakukan penelitian terhadap risiko pengendalian, yaitu melakukan pengujian pengendalian langsung ke perusahaan dengan mengidentifikasi dan mengevaluasi Prosedur Evaluasi Pengendalian Internal Bentuk prosedur evaluasi pengendalian internal yang penulis lakukan, yaitu : 1. Mempertimbangkan pengetahuan yang diperoleh dari prosedur untuk memperoleh suatu pemahaman pengendalian internal dengan kesesuaian pada lima komponen pengendalian internal menurut COSO. 2. Mengidentifikasi salah saji potensial. 3. Mengidentifikasi pengendalian-pengendalian yang diperlukan. 4. Mengevaluasi bukti dan penilaian. 50