Gambar 1. 1 Logo PT. Pos Indonesia (Persero) Sumber: Dokumentasi PT. Pos Indonesia (Persero), 2016

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Gambaran Umum Obyek Penelitian Sejarah Perusahaan Status Pos Indonesia telah beberapa kali mengalami perubahan status mulai dari Jawatan PTT (Post, Telegraph, dan Telephone). Badan usaha yang dipimpin oleh seorang Kepala Jawatan ini operasinya tidak bersifat komersial dan fungsinya lebih diarahkan untuk mengadakan pelayanan publik. Perkembangan terus terjadi hingga menjadi Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel). Mengamati perkembangan zaman dimana sektor pos dan telekomunikasi berkembang sangat pesat, maka pada tahun 1965 berganti menjadi Perusahaan Negara Pos dan Giro (PN Pos dan Giro), dan pada tahun 1978 berubah menjadi Perum Pos dan Giro yang sejak ini ditegaskan sebagai badan usaha tunggal dalam menyelenggarakan dinas pos dan giropos baik untuk hubungan dalam maupun luar negeri. Selama 17 tahun berstatus Perum, maka pada Juni 1995 berubah menjadi Perseroan Terbatas dengan nama PT Pos Indonesia (Persero). Dengan berjalannya waktu, Pos Indonesia kini telah mampu menunjukkan kreatifitasnya dalam pengembangan bidang perposan Indonesia dengan memanfaatkan infrastruktur jejaring yang dimilikinya yang mencapai sekitar 24 ribu titik layanan yang menjangkau 100 persen kota/kabupaten, hampir 100 persen kecamatan dan 42 persen kelurahan/desa, dan 940 lokasi transmigrasi terpencil di Indonesia. Seiring dengan perkembangan informasi, komunikasi dan teknologi, jejaring Pos Indonesia sudah memiliki Kantor pos online, serta dilengkapi electronic mobile pos di beberapa kota besar. Semua titik merupakan rantai yang terhubung satu sama lain secara solid & terintegrasi. Sistem Kode Pos diciptakan untuk mempermudah processing kiriman pos dimana tiap jengkal daerah di Indonesia mampu diidentifikasi dengan akurat (Sumber: 11 Maret 2016). 1

2 1.1.2 Pelayanan PT. Pos Indonesia (Persero) memliki beberapa layanan yang dibagi menjadi tiga kategori yaitu: 1. Surat dan Paket Dalam kategori ini terdapat beberapa produk seperti: Admailpos, Express Mail Service (EMS), Filateli, Paketpos, Posexpress, Poskilat Khusus, Surat Biasa (Standar). 2. Jasa Keuangan Dalam kategori ini terdapat beberapa produk seperti: Bank Chanelling, Fund Distribution, Giropos, Weselpos, Pos Pay. 3. Logistik Visi, Misi, dan Logo 1. Visi Menjadi perusahaan pos terpercaya. 2. Misi 1. Berkomitmen kepada pelanggan untuk menyediakan layanan yang selalu tepat waktu dan nilai terbaik 2. Berkomitmen kepada karyawan untuk memberikan iklim kerja yang aman, nyaman dan menghargai kontribusi 3. Berkomitmen kepada pemegang saham untuk memberikan hasil usaha yang menguntungkan dan terus bertumbuh 4. Berkomitmen untuk berkontribusi positif kepada masyarakat 5. Berkomitmen untuk berperilaku transparan dan terpercaya kepada seluruh pemangku kepentingan 2

3 3. Logo Gambar 1. 1 Logo PT. Pos Indonesia (Persero) Sumber: Dokumentasi PT. Pos Indonesia (Persero), 2016 Berdasarkan data yang diambil dari posindonesia.co.id, ide utama pada logo adalah burung, sebagai tanda yang mewakili merpati pos sebagai bentuk konsep pengiriman surat jaman dahulu. Visualisasi burung merpati pos terlihat siap terbang bebas mengelilingi dunia. Burung merpati pos juga terbang dan berjalan semakin cepat, kesan kecepatan tersebut divisualisasikan dengan sayap yang bergaris horisontal. Bola dunia sebagai representasi dari perputaran dunia, kekekalan dan adanya hubungan antar negara, atau internasionalisasi. Logo memiliki warna dasar jingga untuk menandakan sesuatu yang penting. Warna ini juga digunakan untuk tiang-tiang pemisah pada perbaikan di jalan tol, seragam tukang parkir, pakaian pendaki gunung, dan segala sesuatu yang dianggap penting dan perlu perhatian. Tulisan dengan tipografi bold: POS INDONESIA, menunjukan nama perusahaan dengan identitas negara, berada di bawah gambar burung dan bola dunia, disini terbaca bahwa yang utama adalah profesionalitas di bidang usaha, dengan slogan Untuk Anda kami ada, untuk lebih menekankan kesan mengutamakan pelayanan. 3

4 1.1.4 Divisi Pengadaan Barang dan Jasa Pengadaan barang dan jasa merupakan suatu divisi yang melakukan kegiatan pengadaan barang/jasa dengan anggaran perusahaan yang meliputi Pengadaan Barang, Pengadaan Jasa Konstruksi dan Jasa Lainnya, dan Pengadaan Jasa Konsultasi di PT. Pos Indonesia (Persero). Untuk kantor pusatnya terletak di jalan Jakarta No. 34 Bandung. Adapun fasilitas yang terdapat pada Divisi ini adalah fasilitas 3 (tiga) untuk semua barang pengadaan, termasuk barang cetak biasa, barang cetak berharga dan barang habis pakai. Adapun jenis-jenis barang meliputi: 1. Barang cetak biasa adalah barang cetakan yang digunakan untuk keperluan penyelenggaraan pos disemua Unit Pelayanan Teknis (UPT). Contoh: Barang Cetakan (model form/buku), Formulir Pernyataan Isi Kiriman (PIK), Model CP-91, dan lain-lain. 2. Barang cetak berharga adalah barang cetakan yang digunakan untuk penyelanggaraan pos yang berkaitan dengan bukti penerimaan uang dari pelanggan. Contoh: Resi Tunggal Pos Pay Terpadu, Resi I-Pos 2 ply, Stiker Barcode I-Pos, dan lain-lain. 3. Barang habis pakai adalah barang yang digunakan untuk keperluan pengriman surat atau paket pos. Contoh: Seal Plastik, Notebook, Kantung EMS Warna Orange, dan lain-lain. Divisi Pengadaan Barang/Jasa wajib menerapkan prinsip-prinsip: 1. Efisien, berarti Pengadaan Barang/Jasa harus diusahakan untuk mendapatkan hasil yang optimal dan terbalik dalam waktu yang cepat dengan menggunakan dana dan kemampuan seminimal mungkin secara wajar dan bukan hanya didasarkan pada harga terendah. 2. Efektif, berarti Pengadaan Barang/Jasa harus sesusai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan. 3. Kompetitif, berarti Pengadaan Barang/Jasa harus terbuka bagi Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara Penyedia Barang/Jasa yang setara dan memenuhi 4

5 syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan. 4. Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai Pengadaan Barang/Jasa termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon Penyedia Barang/Jasa, sifatnya terbuka bagi Peserta Penyedia Barang/Jasa. 5. Adil dan Wajar, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi syarat. 6. Akuntabel, berarti harus mencapai sasaran dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menjauhkan dari potensi penyalahgunaan dan penyimpangan. 7. Kemandirian, yaitu pengelolaan pengadaan dilakukan secara profesional tanpa benturan kepentingan dan pengaruh atau tekanan dari pihak manapun yang tidak sesuai dengan peraturan perundang-undangan maupun ketentuan yang diatur dalam Keputusan Direksi ini. 8. Pertanggungjawaban, yaitu kesesuaian di dalam pengelolaan Pengadaan Barang/Jasa terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku maupun terhadap ketentuan yang diatur dalam Keputusan Direksi ini. 5

6 Adapun struktur organisasi pada Direktorat Sumber Daya Manusia dan Umum dapat dilihat pada gambar berikut ini: DIREKTUR SUMBER DAYA MANUSIA DAN UMUM SVP PENGELOLAAN UMUM DAN BINA LINGKUNGAN PERUSAHAAN VP UMUM VP PENGADAAN BARANG DAN JASA VP BINA LINGKUNGAN PERUSAHAAN MANAJER RUMAH TANGGA DAN PENGELOLAAN KENDARAAN JABATAN MANAJER PENGADAAN BARANG MANAJER PROGRAM KEMITRAAN DAN BINA LINGKUNGAN MANAJER PENGELOLAAN PERALATAN DAN SUPPLIES MANAJER PENGADAAN JASA MANAJER CORPORATE SOCIAL RESPONSIBILITIES Gambar 1. 2 Struktur Organsasi Direktorat Sumber Daya Manusia dan Umum Sumber: Dokumnetasi PT. Pos Indonesia, 2016 PT. Pos Indonesia pada Direktorat Sumber Daya Manusia (SDM) dan Umum dipimpin oleh satu kepala direktur SDM dan Umum dan memimpin satu kepala Super Vice President (SVP) Pengelolaan Umum dan Bina Lingkungan Perusahaan. Kemudian, SVP memiliki tiga kepala divisi operasional yaitu, Vice President (VP) Umum, Vice President (VP) Pengadaan Barang dan Jasa, dan Vice President (VP) Bina Lingkungan Perusahaan. 6

7 Masing-masing VP divisi operasional mengepalai dua subdivisi operasional dan setiap subdivisi dipimpin oleh manajer. VP Umum mengepalai Manajer Rumah Tangga dan Pengelolaan Kendaraan Jabatan dan Manajer Pengelolaan Peralatan dan Supplies. VP Pengadaan Barang dan Jasa mengepalai Manajer Pengadaan Barang dan Manajer Pengadaan Jasa. VP Bina Lingkungan Perusahaan mengepalai Manajer Corporate Social Responsibilities dan Manajer Program Kemitraan dan Bina Lingkungan Resi Tunggal Pos Pay Terpadu Resi Tunggal Pos Pay Terpadu adalah bukti pembayaran atau hasil cetak sebagai bukti pembayaran untuk pelanggan yang memiliki berbagai fungsi sebagai alat bukti berbagai macam transaksi pembayaran dan untuk transaksi pengiriman surat dan paket pos dengan bentuk 2 lembar kertas berwarna putih dan kuning. Perbedaannya ialah apabila digunakan untuk melakukan transaksi pengiriman surat dan paket pos, lembar berwarna putih ditempeli barcode mengikuti surat atau paket pos yang akan dikirim dan lembar yang berwarna kuning akan diberikan kepada pelanggan sebagai bukti pengiriman. Sebaliknya apabila digunakan untuk melakukan transaksi pembayaran lembar putih yang akan diberikan kepada pelanggan sebagai bukti pembayaran dan lembar kuning untuk perusahaan. 7

8 Dibawah ini adalah contoh gambar Resi Tunggal Pos Pay Terpadu Gambar 1. 3 Resi Tunggal Pos Pay Terpadu Lembar Putih Sumber: Dokumentasi PT. Pos Indonesia (Persero), 2016 Gambar 1. 4 Resi Tunggal Pos Pay Terpadu Lembar Kuning Sumber: Dokumentasi PT. Pos Indonesia (Persero),

9 Gambar 1. 5 Contoh Bukti Pembayaran Sumber: Dokumentasi PT. Pos Indonesia (Persero), 2016 Gambar 1. 6 Bukti Pengiriman Paket Sumber: Dokumentasi PT. Pos Indonesia (Persero),

10 1.2 Latar Belakang Penelitian Menurut UU RI No.19 Tahun 2003, Pengertian Badan Usaha Milik Negara (BUMN) adalah badan usaha yang baik seluruh maupun sebagian besar modalnya dimiliki oleh negara, di mana melalui penyertaan secara langsung yang berasal dari kekayaan negara yang terpisahkan. Badan Usaha Milik Negara (BUMN) memiliki peran yang sangat penting dalam menghasilkan berbagai macam barang dan jasa untuk mewujudkan cita cita bangsa Indonesia, yaitu kesejahteraan untuk rakyat. BUMN mencakup berbagai sektor, seperti halnya sektor keuangan, sektor industri, sektor pertanian, sektor perkebunan, sektor kehutanan, sektor transportasi dan lain sebaganya. Problem utama yang dihadapi BUMN saat ini terletak pada masalah tata kelola (governance) dan profesionalitas. Kinerja BUMN dituntut profesional sama halnya dengan swasta yang berorientasi efektif dan efisien (Sumber: 28 Januari 2015). Salah satu perusahaan persero terbesar dan tertua yang terdapat di Indonesia adalah PT. Pos Indonesia (persero). Pada awalnya perusahaan ini bergerak hanya dibidang surat-menyurat, namun seiring perkembangan zaman perusahaan ini menyediakan berbagai layanan pembayaran berbagai tagihan, penerimaan dan pengiriman uang, dan layanan pengiriman barang dengan spesifikasi harga sesuai dengan permintaan/kesepakatan. PT. Pos Indonesia (persero) merupakan salah satu perusahaan besar di Indonesia. Seiring dengan perkembangan informasi, komunikasi, dan teknologi, jejaring Pos Indonesia sudah memiliki Kantorpos online, serta dilengkapi electronic mobile pos di beberapa kota besar. Semua titik merupakan rantai yang saling terhubung satu sama lain secara terintegrasi. Sistem Kode Pos diciptakan untuk mempermudah proses kiriman pos. Pos Indonesia telah mampu menunjukkan kreatifitasnya dalam pengembangan bidang perposan Indonesia dengan memanfaatkan infrastruktur jejaring yang dimilikinya yang telah mencapai 24 ribu titik layanan yang menjangkau 100 persen kecamatan dan 42 persen kelurahan/desa, dan 940 lokasi transmigrasi terpencil di Indonesia (Sumber: 11 Maret 2016). PT. Pos Indonesia (persero) memiliki beberapa produk yang dibagi menjadi tiga kategori yaitu, Surat dan Paket, Jasa Keuangan, dan Logistik. 10

11 Dalam PT. Pos Indonesia, salah satu hal penting dalam bisnis BUMN ini dan juga yang harus diperhatikan adalah bagian pengadaan barang dan jasa. Pengadaan barang dan jasa adalah kegiatan pengadaan barang/jasa yang dilakukan PT. Pos Indonesia (Persero) dengan anggaran perusahaan yang meliputi Pengadaan Barang, Pengadaan Jasa Konstruksi dan Jasa Lainnya, dan Pengadaan Jasa Konsultasi. Oleh sebab itu, Divisi Pengadaan menjadi unsur penting dalam menunjang aktivitas bisnis PT. Pos Indonesia. Adapun fasilitas yang terdapat pada Divisi ini adalah fasilitas 3 (tiga) untuk semua barang pengadaan, termasuk barang cetak biasa, barang cetak berharga dan barang habis pakai. Adapun jenis-jenis barang meliputi: Barang cetak biasa, barang cetak berharga, dan barang habis pakai. Alur kegiatan pendistribusian barang di PT. Pos Indonesia yaitu seluruh kantor regional yang membutuhkan barang akan meminta kepada pusat pengadaan barang dan jasa yang terletak di Jalan Jakarta No. 34 Bandung, lalu pusat pengadaan barang dan jasa akan mendistribusikan barang kebutuhan berdasarkan jumlah yang diminta dari masing-masing kantor regional. Adapun gambar untuk memeperjelas alur diatas adalah sebagai berikut: Kantor Regional: Mengajukan Permintaan Barang. Melakukan permintaan Mendistribusikan Barang Pusat Pengadaan Barang dan Jasa: 1. Merekap data dari masingmasing kantor regional. 2. Mendistribusikan barang kepada kantor regional yang membutuhkan. Gambar 1. 7 Alur Kegiatan Pendistribusian Barang di PT. Pos Indonesia (Persero) Sumber: PT. Pos Indoenesia (Persero) Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Eka sebagai Kepala Gudang Bagian Barang Cetak Berharga (wawancara dilakukan pada tanggal 1 Maret 2016), PT. Pos Indonesi pada kantor pusat Pengadaan tersebut kurang melakukan peramalan 11

12 permintaan. Pemesanan produksi Resi Tunggal Pospay yang dilakukan terhadap suatu barang tersebut selalu membutuhkan prediksi permintaan yang berasal dari kantor pos cabang atas dasar penggunaan oleh konsumen. Namun, berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan, diakui bahwa prediksi terhadap permintaan pada masing-masing cabang yang ada di wilayah hanya berdasarkan prediksi dari kepala gudang. Adapun regional di Indonesia terdiri dari: Regional 1 Medan, Regional 2 Padang, Regional 3 Palembang, Regional 4 Jakarta, Regional 5 Bandung, Regional 6 Semarang, Regional 7 Surabaya, Regional 8 Denpasar, Regional 9 Banjarbaru, Regional 10 Makassar, dan terakhir Regional 11 Jayapura. Berikut adalah data permintaan setiap kantor pos regional yang didistribusikan dari kantor pusat pengadaan pada tahun Setiap kantor regional terdiri dari beberapa kantor cabang, namun yang dibahas dalam penelitian ini hanya kantor regional saja. 12

13 Tabel 1.1 Data Permintaan Resi Tunggal Pos Pay Terpadu dari Kantor Regional pada Tahun 2015 Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nov Des Total Reg Reg Reg Reg Reg Reg Reg Reg Reg Reg 10 Reg Sumber: Dokumentasi Perusahaan,

14 Berdasarkan tabel 1.1 dapat dilihat bahwa untuk periode 2015 setiap kantor regional menunjukkan perbedaan permintaan Resi Tunggal Pos Pay Terpadu setiap bulannya selama setahun. Sebagai contoh untuk permintaan yang terbesar dan terkecil, untuk yang terbesar ada pada regional 5 dan 10 dengan jumlah permintaan box dan box dimana pada regional ini banyak yang melakukan berbagai macam tagihan pembayaran dan melakukan pengiriman surat dan paket. Jika dianalisis lebih lanjut, sebenarnya kedua regional tersebut merupakan wilayah dengan tingkat kepadatan penduduk yang tinggi di Indonesia. Sedangkan yang terkecil ada pada regional 7 dan 8 dengan jumlah permintaan 200 box dan 730 box dimana pada regional ini sedikit banyak yang melakukan berbagai macam tagihan pembayaran dan melakukan pengiriman surat dan paket. Kegiatan untuk mengetahui atau memperkirakan apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang disebut dengan peramalan (forecasting). Oleh karena itu perusahaan perlu meramalkan apa yang terjadi pada masa yang akan datang, hal ini dikarenakan untuk menentukan tujuan yang akan dicapai oleh perusahaan. Fungsi dari peramalan adalah untuk pengambilan keputusan. Namun sayangnya, belum ada peramalan permintaan pada jumlah Resi Tunggal Pos Pay Terpadu yang harus didistribusikan untuk tahun 2016, padahal peramalan pada permintaan tersebut sangat penting karena dapat memperngaruhi kinerja operasional pada masing-masing cabang pada setiap regional kalau tidak terpenuhi. Peramalan (forecasting) adalah suatu seni dan ilmu pengetahuan dalam memprediksi peristiwa pada masa mendatang. Peramalan akan melibatkan mengambil data historis dan memproyeksikan mereka ke masa yang akan datang dengan model matematika. Mungkin akan menjadi prediksi yang bersifat subjektif atau intuitif (Heizer & Render 2015:113). Didalam penelitian ini peramalan yang dilakukan menggunakan pendekatan Time Series. Time Series adalah urutan waktu observasi yang diambil dalam jangka waktu teratur. Datanya dapat menjadi ukuran permintaan, pendapatan, laba, muatan, kecelakaan, output, pengendapan, produktivitas, atau indeks harga konsumen. 14

15 (Stevenson & Chuong 2014:82). Sesuai dengan data yang dimiliki dalam penelitian ini maka komponen time series yang sesuai adalah trend yang melukiskan deret berkala selama jangka waktu yang panjang, bersifat terus-menerus dari waktu ke waktu selama jangka waktu tersebut. Trend merupakan gerakkan jangka panjang yang mempunyai kecenderungan menuju pada satu arah, naik dan turun. Dapat dilihat pada tabel 1.1 diatas bahwa pergerakkan permintaan pada masing-masing regional setiap bulannya sesuai dengan persyaratan trend ini yaitu menuju pada satu arah yaitu naik dan turun. Adapun metode yang digunakan sesuai dengan jenis trend adalah least square dan dan Semi Average. Berdasarkan latar belakang dan permasalahan tersebut maka penelitian ini bertujuan untuk menghitung peramalan permintaan Resi Tunggal Pos Pay Terpadu untuk setiap bulan pada masing-masing regional pada tahun 206 dengan judul penelitian Menentukan Peramalan Distribusi pada Regional-regional PT. Pos Indonesia (Persero) terhadap Permintaan Resi Tunggal Pos Pay Terpadu. 1.3 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan sebelumnya, maka perumusan masalah dalam penelitian ini adalah: Metode forecasting mana yang paling mendekati permintaan Resi Tunggal Pos Pay Terpadu pada regional-regional PT. Pos Indonesia (Persero) untuk periode yang akan datang? 1.4 Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini adalah: Untuk mengetahui metode forecasting mana yang paling mendekati permintaan Resi Tunggal Pos Pay Terpadu pada regional-regional PT. Pos Indonesia (Persero) untuk periode yang akan dating. 15

16 1.5 Kegunaan Penelitian Kegunaan dari penelitian ini adalah: 1. Kegunaan Teoritis: a) Penelitian ini dapat menambah pengetahuan pada teori manajemen operasi, manajemen pengadaan, dan forecating. b) Penelitian ini sebagai informasi dan referensi untuk penelitian berikutnya mengenai masalah peramalan persediaan pada perusahaan sehingga memberikan kontribusi dalam perkembangan ilmu pengetahuan. 2. Kegunaan Praktis: 1. Penelitian ini dapat berguna sebagai salah satu bahan referensi dan sumbangan pemikiran serta dapat membantu perusahaan dalam menentukan metode peramalan yang tepat untuk periode yang akan datang. 2. Penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan pertimbangan, bahan pustaka, dan masukan dalam melakukan penelitian selanjutnya. 1.6 Sistematika Penulisan BAB I PENDAHULUAN Bab ini terdiri dari uraian awal mengenai gambaran umum objek penelitian, latar belakang penelitian, batasan masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, keguanaan penelitian dan sistematika penulisan. BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN LINGKUP PENELITIAN Bab ini berisi tentang hasil kajian kepustakaan yaitu rangkuman teori dan penelitian terdahulu yang terkait dengan topik penelitian untuk dijadikan dasar bagi penyusunan kerangka pemikiran dan ruang lingkup penelitian. Teori-teori yang digunakan dalam pengerjaan penelitian ini yaitu teori mengenai peramalan, dan metode perhitungan peramalan (Least Square dan Semi Average). 16

17 BAB III METODOLOGI PENELITIAN Bab ini berisi suatu alur atau kerangka kerja yang terstruktur dan sistematis yang merupakan suatu proses dimana terdiri dari tahap-tahap yang saling terkait satu sama lainnya atau dalam antrian hasil dari suatu tahap akan menjadi masukan bagi tahap berikutnya. BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN Dalam bab ini akan ditampilkan seluruh data yang dihasilkan dari perhitungan peramalan dengan menggunakan metode Least Square dan Semi Average, kemudian dianalisa mengenai perhitungan peramalan. BAB V Bab ini berisi kesimpulan dan saran dari perhitungan peramalan yang telah dilakukan sehingga dapat memberikan suatu masukkan bagi pihak perusahaan. DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN 17

18