BAB 1. Pendahuluan. Gambar 1.1 Statistik pengguna intenet di Indonesia Sumber: 08 Agustus 2014

Transkripsi

1 BAB 1 Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Penggunaan internet di Indonesia telah mengalami perkembangan yang sangat besar. Menurut data dari jumlah pengguna internet di Indonesia mencapai pengguna internet per tanggal 31 desember 2011 dengan penetrasi mencapai 21,1%. Berikut data statistik perkembangan pengguna internet di Indonesia dari tahun 2000 sampai 2010 menurut Gambar 1.1 Statistik pengguna intenet di Indonesia Sumber: 08 Agustus 2014 Di dalam dunia bisnis, internet sudah menjadi menjadi media yang memiliki banyak keuntungan diantaranya seperti kelebihan dalam efesiensi dan efektifitas dalam melakukan suatu proses dengan menggunakan internet. Hal ini membuat perusahaan sekarang ini banyak yang menggunakan internet dan teknologi informasi untuk pertukaran informasi yang lebih cepat. Oleh karena itu, internet berkembang menjadi aplikasi untuk teknologi bisnis seperti untuk procurement, marketing, selling, human resourcing, administration, dan customer service. Procurement merupakan kegitan yang dulu dianggap kurang strategis dan dipandang sebagai kegiatan administratif biasa. Tetapi sekarang anggapan tersebut sudah banyak berubah. Kini procurement diaggap sebagai bagian strategis yang memiliki potensi besar untuk penghematan biaya serta membawa nilai maksimal dalam setiap barang/jasa yang digunakan. Procurement yang bersifat manual menyebabkan adanya pemborosan waktu karyawan untuk kegiatan-kegiatan yang tidak menambah nilai seperti memasukan 1

2 2 data secara manual, memeriksa dan memperbaiki kesalahan pencatatan data, adanya kesalahan mata uang yang diakibatkan perbedaan mata uang dibeda negara,dll. Itu semua membuat karyawan tidak fokus untuk melakukan pekerjaan yang bernilai tinggi seperti pencarian dan pemilihan vendor, negosiasi kesepakatan dan harga, evaluasi vendor, dll. Untuk itu, perusahaan membutuhkan penggunaan e- procurement. United Nations atau lebih dikenal dengan nama UN, merupakan lembaga yang bergerak dibidang kemanusiaan dan lingkungan. Salah satu agency UN yang ada di Indonesia adalah United Nations Developments Programme (UNDP) merupakan lembaga UN yang bergerak dalam bidang pembangunan yang berpusat kepada pemberantasan kemiskinan, pemerintahan demokrasi, penghindaran krisis dan pemulihan, lingkungan dan energi untuk pembangunan berkelanjutan. UNDP Indonesia terbagi menjadi dua tim yang bekerja di dalamnya, yaitu operations Team (team operasional) dan programme team (team program). Unit procurement merupakan salah satu unit didalam team operasional yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa dari sesama tim operasional dan tim program. Dengan total karyawan mencapai 242. Tugas staff dari unit procurement menjadi sangat sulit dalam melakukan procurement process terutama dalam hal informasi dan dokumen yang terpisah-pisah, kesulitan dalam pemilihan vendor, informasi vendor yang kurang lengkap, serta banyaknya waktu dan biaya yang digunakan untuk melakukan kegiatan administratif seperti membuat dokumen-dokumen secara manual, memeriksa kelengkapan dokumen secara satu persatu, memindahkan informasi dari satu dokumen ke dokumen lainnya secara manual, dll. Oleh karena itu, UNDP Indonesia dituntut untuk memiliki sistem procurement yang dapat mengatasi masalah yang ada. Dengan demikian dapat menigkatkan kuliatas kinerja sumber daya manuasia dan efesiensi dalam proses procurement. 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup perancangan e-procurement pada UNDP Indonesia dibatasi pada: 1. Proses procurement yang meliputi kegiatan permintaan requisition atas barang/jasa oleh unit dari tim program dan tim operasional, pembuatan solicitation meliputi RFQ, RFP, dan ITB, pembuatan evaluation summary,

3 3 pendaftaran member, pendaftaran vendor. Pembuatan Solicitation tidak termasuk micro purchasing. 2. Kegiatan e-procurement tidak meliputi pembuatan purchase order, retur, evaluasi kinerja vendor, evaluasi kepemilikan barang, dan inventory&service tracking. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari analisis dan perancangan e-procurement ini adalah: 1. Menganalisis proses procurement yang berjalan pada perusahaan. 2. Merancang sistem e-procurement yang dapat menyatukan informasi dan dokumen kebutuhan barang/jasa disatu tempat. 3. Merancangan sistem yang dapat menyediakan akses informasi yang sesuai dengan kebutuhan dari pihak yang terlibat dalam proses procurement. Manfaat yang diperoleh dari tujuan diatas adalah: 1. Menemukan kelemahan-kelemahan sistem unit procurement perusahaan yang berjalan, sehingga dapat diperbaiki dengan menggunakan sistem e- procurement. 2. Menyatukan informasi dan dokumen menjadi satu tempat, sehingga dapat menghindari adanya miss communication dan over information dalam suatu proses procurement. 3. Memudahkan pihak-pihak yang ingin terlibat dalam mengakses sistem e- procurement UNDP Indonesia. 1.4 Metodologi Untuk mencapai tujuan yang telah dirumuskan sebelumnya, metode yang digunakan terbagi menjadi tiga bagian, yaitu metode pengumpulan data, analisis, dan perancangan. Metode pengumpulan data yang digunakan dalam skripsi ini, adalah: 1. Studi Kepustakaan Metode ini dilakukan dengan cara mempelajari buku-buku, jurnal, dan situs web yang berkaitan dengan topik diatas. 2. Studi Lapangan

4 4 Metode ini dilakukan dengan melakukan wawancara kepada staff internal UNDP Indonesia yang bersangkutan. Metode analisis yang digunakan dalam skripsi ini adalah: 1. Analisis PIECES problem-solving Framework. 2. Analisis Michael Porter s Value Chain Model. Perancangan sistem e-procurement yang digunakan adalah dengan menggunakan pendekatan berorientasi objek (Object-Oriented Analysis and Designi) yang terdiri dari: a. Perancangan Event Table. b. Perancangan Activity Diagram. c. Perancangan Usecase Diagram. d. Perancangan Usecase Description. e. Perancangan Class Diagram. f. Perancangan Sequence Diagram. g. Perancangan tampilan Layar. 1.5 Sistematika Penulisan Secara garis besar, penulisan skripsi ini akan diuraikan dalam beberapa BAB, antara lain: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini akan menjelaskan mengenaik latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat dari penulisan skripsi, ruang lingkup, metodologi, serta sistematikan penulisan yang digunakan. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini akan menjelaskan kerangka teori dan kerangka pikir yang digunakan sebagai dasar konsep dari berbagai studi yang digunakan dalam skripsi ini. Teori-teori utama yang digunakan antara lain e-business, sistem informasi manajemen, procurement, e-procurement, PIECES framework, value chain model, UML, dan OOAD. BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN

5 5 Bab ini akan menjelaskan profile singkat perusahaan, struktur organisasi, prosedur yang berjalan, analisis proses procurement UNDP Indonesia, analisis problem-solving menggunakan PIECES framework, analisis value chain model, dan analisis permasalahan yang dihadapi. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM Bab ini akan menjelaskan alternatif pemecahan masalah yang dihadapi dan hasil perancangan dari usulan alternatif pemecahan masalah yang disampaikan, termasuk penyajian dan pembahasan dari hasil rancangan sistem yang akan mendukung proses procurement di UNDP Indonesia. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini menjelaskan mengenai kesimpulan dari hasil analisis dan rancangan yang telah didapat serta saran-saran yang ada untuk pengembangan topik lebih lanjut dan memperbaiki kesalahan dan kekurangan atas sistem yang telah dibangun.

6

7