Surat Masuk. Surat Masuk (Pimpinan)

Transkripsi

1

2 Surat Masuk Surat Masuk (Pimpinan) Proses surat masuk adalah proses menerima surat yang berasal dari Dinas/SKPD lain melalui aplikasi (secara digital). Untuk memeriksa surat masuk: 1. Login ke aplikasi e-dokumen dengan menggunakan Nama Pengguna dan Sandi milik Kepala/Pimpinan Unit Kerja / SKPD penerima. 2. Di dalam dashboard milik Pimpinan terdapat tiga (3) area, yaitu: Daftar Surat Masuk, Daftar Dokumen, dan Folder Saya. Di area Daftar Surat Masuk, terdaftar surat-surat masuk milik Pimpinan yang belum di proses. Sebagai contoh, terdapat Surat Laporan Sosialisasi Penggunaan Aplikasi DMS, dengan tanggal jatuh tempo 25 Desember 2016, sebagai Tugas, dengan status Not Yet Started. Klik pada judul surat untuk melihat detail surat masuk tersebut.

3 3. Untuk memberikan tanda bahwa dokumen telah direview dan diterima, pada area Perkembangan, di bawah Status, pilih Completed, atau status lainnya jika dibutuhkan. Kemudian untuk menyelesaikan alur surat, pada area Respon, di bawah Komentar:, silahkan isi komentar terhadap surat masuk tersebut yang akan menjadi informasi bagi pengirim. Kemudian klik tombol Task Done untuk menyelesaikan alur surat.

4 4. Jika tidak ada kendala, surat tersebut akan hilang dari Daftar Surat Masuk. 5. Setelah menyelesaikan alur surat masuk, keterangan tentang surat masuk tersebut dapat diisikan di dalam AGENDA SURAT MASUK dengan cara mengklik menu AGENDA yang berada pada bagian pojok kiri bawah dari halaman web aaplikasi e-dokumen.

5

6 Disposisi Disposisi dari pimpinan ke bawahan Proses disposisi dari pimpinan ke bawahan merupakan alur kerja surat dari Pimpinan kepada bawahan melalui aplikasi (secara digital). Untuk melakukan proses disposisi surat/dokumen lakukan langkah-langkah berikut: 1. Login ke aplikasi e-dokumen dengan menggunakan Nama Pengguna dan Sandi milik Kepala/Pimpinan Unit Kerja / SKPD. 2. Di area Daftar Surat Masuk, pilih Surat Masuk Sudah Diselesaikan dari daftar pilihan.

7 3. Pada daftar surat masuk, klik judul tugas untuk menampilkan rincian tugas.

8 4. Pada bagian Items, klik nama dokumen untuk menampilkan rincian dokumen

9 5. Untuk menyimpan dokumen tersebut ke komputer, klik tombol Unduh, kemudian klik tombol Save untuk menyimpan dokumen ke dalam komputer lokal.

10 6. Setelah menampilkan detail dokumen, dapat dilanjutkan dengan proses disposisi dengan memilih salah satu cara di berikut ini: a. terlebih dahulu menyimpan dokumen tersebut ke dalam komputer lokal, memodifikasi sesuai kebutuhan, kemudian menggunggah dokumen/file tersebut ke aplikasi e-dokumen, kemudian melakukan proses dokumen untuk memulai proses disposisi. b. Memilih menu Proses Dokumen untuk mengirimkan dokumen yang sama, tanpa dimodifikasi kepada pihak lain/bawahan. 7. Di dalam aktifitas pemroses dokumen, berikan pesan untuk proses disposisi, pilih tanggal jatuh tempo, prioritas, dan tentukan penerima

11 8. Untuk menentukan penerima, klik tombol Pilih. Pada kotak Pilih..., ketikkan nama yang dituju, klik tombol cari atau dengan menekan tombol Enter pada keyboard komputer anda, kemudian klik tombol tanda (+) untuk menambahkan Pegawai tersebut ke dalam daftar penerima, kemudian klik tombol Siap.

12 9. Klik tombol Mulai Proses Surat Keluar untuk mengirimkan dokumen / surat tersebut kepada bawahan maupun bidang/subbidang lainnya.

13

14 Surat Masal Surat Masal Proses surat masal merupakan proses mengirimkan surat dari satu pegawai ke seluruh pegawai dalam satu dinas, maupun beberapa dinas sekaligus (broadcast) melalui aplikasi e-dokumen (secara digital). Untuk melakukan proses pengiriman surat masal, dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1. Login ke aplikasi e-dokumen dengan menggunakan Nama Pengguna dan Sandi milik Kepala/Pimpinan Unit Kerja / SKPD. 2. Login ke aplikasi e-dokumen dengan menggunakan Nama Pengguna dan Sandi milik Kepala/Pimpinan Unit Kerja / SKPD. 3. Unggah dokumen / buat dari template ke aplikasi e-dokumen. 4. Pilih proses dokumen

15 5. Untuk tipe surat keluar, pilih Surat Massal (Group) Pengiriman Surat Massal.

16 6. Tentukan pesan, tanggal jatuh tempo, prioritas, dan penerima (group). Tentukan juga Presentase Persetujuan yang diperlukan untuk menentukan jumlah pegawai yang menerima untuk menyelesaikan alur surat pengiriman massal tersebut. 7. Untuk memilih grup penerima, pada kotak Pilih, tentukan nama grup. Jika telah dipilih, klik tombol Siap.

17 8. Klik tombol Mulai Proses Surat Keluar untuk mulai mengirimkan surat ke seluruh pegawai pada grup yang ditentukan sebelumnya. Surat Keluar Surat Keluar Proses surat keluar adalah alur pembuatan surat keluar dimana surat dibuat oleh staff, kemudian staff menentukan daftar pemeriksa yang perlu melakukan pemeriksaan terhadap surat. Pemeriksaan akan berlangsung secara ber-urutan sesuai dengan daftar urutan yang dimasukkan oleh staff 1. Login dengan pengguna staff

18 2. Pada halaman Dashboard, pilih folder di dalam folder saya 3. Halaman Dokumen Arsip / Repositori akan terbuka

19 4. Buka menu membuat untuk membuat surat dari template, lalu pilih Buat dokumen dari template 5. Template perlu diunduh dan di edit untuk mengisi surat, klik menu unduh

20 6. Modifikasi template menggunakan aplikasi office sesuai dengan isi surat yang diinginkan 7. Setelah surat selesai dibuat, pilih menu unggah versi baru untuk mengungah surat yang telah dibuat

21 8. Pada pengunggah surat, versi dari surat dapat ditentukan apakah perubahan yang terjadi hanya sedikit (minor) atau banyak (mayor), pilih tingkat perubahan yang terjadi pada radio button dan sertakan pula keterangan 9. Setelah diunggah, surat siap untuk diproses, pilih menu proses dokumen 10. Pilih pengajuan surat keluar untuk diperiksa dan disetujui

22 11. Isi attribut pemrosesan surat, pada bagian pemeriksa, isikan daftar pemeriksa sesuai urutan, lalu klik mulai proses surat 12. Proses surat akan berjalan, surat akan diteruskan ke pemeriksa, staff dapat memeriksa perkembangan pemeriksaan surat

23 13. Surat akan diterima oleh pimpinan, informasi tentang surat yang harus diperiksa dapat dilihat pada dashboard 14. Pimpinan dapat memeriksa isi surat lalu a. mengubah status surat mejadi completed dan menyetujui surat dengan memilih tombol disetujui b. mengubah status surat selain completed (jika belum selesai diperiksa) dan menyimpan kembali surat dengan memilih tombol simpan dan tutup c. menolak surat dengan memilih tombol ditolak

24 15. Jika pemeriksa adalah sekretaris maka perlu mengisi agenda surat keluar 16. Setelah agenda dibuat, unduh surat, edit surat untuk menambahkan nomer surat, lalu pilih unggah versi baru 17. berikut ini hasil dokumen setelah diberi nomer

25 18. Kembali ke dashboard untuk meneruskan surat ke kepala dengan memilih pada daftar 19. Teruskan surat ke kepala, ubah status menjadi completed, isikan keterangan dan klik disetujui

26 20. Pemeriksa berikutnya (kepala) akan menerima surat, dpat dilihat pada dashboard kepala 21. seperti hal-nya sekretaris kepala dapat mengunduh dokumen lalu mengunggah kembali sebagai versi baru, setelah menambahkan tanda tangan digital pada dokumen.

27 22. setelah diunggah, kepala dapat mengirimkan dokumen ke dinas lain dengan memilih menu proses dokumen, lalu pilih kirim ke skpd lain 23. Isi attribut sesuai tujuan surat

28 24. Kembali ke dashboard untuk menyatakan status surat telah selesai diproses 25. kepala perlu menyatakan alur pemrosesan surat telah selesai, dengan memilih Disetujui

29