EFEKTIVITAS SOP UNTUK PELAKSANAAN PENGELOLAAN DOKUMEN REKAM MEDIS INAKTIF DI FILING RSJD DR. AMINO GONDOHUTOMO SEMARANG TAHUN 2016

Transkripsi

1 EFEKTIVITAS SOP UNTUK PELAKSANAAN PENGELOLAAN DOKUMEN REKAM MEDIS INAKTIF DI FILING RSJD DR. AMINO GONDOHUTOMO SEMARANG TAHUN 2016 Karya Tulis Ilmiah Disusun untuk memenuhi syarat dalam mencapai gelar diploma III (Amd. RMIK) pada program studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Oleh : WAHYU BUDI UTOMO D PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG 2016 i

2 HALAMAN HAK CIPTA 2016 Hak Cipta Karya Tulis Ilmiah ada pada Penulis ii

3

4

5

6

7 HALAMAN PERSEMBAHAN Karya tulis ilmiah ini secara khusus kupersembahkan kepada : Terimakasih Kepada Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-nya kepada kita semua Ibu,Bapak,Mas tercinta yang telah melindungi, menjaga, mendoakan dan mendukung keluarga besar H. Amat Slamet terimakasih dukungannya Kepada I.D.M Ayu Oktavika Sari terimakasih sudah mau berjuang bersama selama pembuatan KTI ini Kepada Dosen Pembimbing Retno Astuti Setijaningsih, SS, MM, terimakasih sudah sabar membimbing saya sampai karya ilmiah ini selesai. Sahabat-sahabat seperjuangan Faris,Ashim,Bayu dan semua seisi kelas D22.61 kalian JOOOS Dan keluarga besar PANSER PASUKAN yang telah memberikan motivasi dan semangat selama pembuatan KTI ini. Kampus Biru tercinta, Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang Terima kasih vii

8 DAFTAR RIWAYAT HIDUP Nama : Wahyu Budi Utomo Tempat Tanggal Lahir : Semarang, 8 Februari 1995 Jenis Kelamin Agama Alamat : Laki-Laki : Islam : Jl. Dewi Sartika Barat RT 02 RW03 Gunungpati Semarang Riwayat Pendidikan : 1. SDN Sukorejo 02 Semarang tahun SMP N 13 Semarang tahun SMA N 12 Semarang tahun Program Studi DIII RMIK Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang tahun 2013 sampai sekarang viii

9 KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat serta Ridhonya sehingga peneliti dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah ini. Dengan Judul Efektivitas SOP Untuk Pelaksanaan Pengelolaan Dokumen Rekam Medis Inaktif Di Filing RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang Tahun Karya tulis ilmiah ini disusun guna sebagai salah satu syarat menyelesaikan Program Pendidikan Diploma III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang. Penulis menyadari bahwa karya tulis ilmiah ini tidak akan berjalan dengan lancar tanpa adanya bantuan dan dukungan dari berbagai pihak, maka perkenankanlah penulis menyampaikan terima kasih kepada : 1. Dr. Ir. Edi Noersasongko M.Kom, selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 2. Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, M.Kes, selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 3. Dr. Sri Widyayati, SpPK,M.Kes selaku Direktur RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang 4. Arif Kurniadi, M.Kom, selaku Ka Progdi DIII RMIK Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro dan selaku Reviewer Karya Tulis Ilmiah ini. 5. Retno Astuti S, SS, MM selaku Pembimbing yang telah berkenan membimbing dan mengarahkan dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini. 6. J. Caturwati, Amd. PK selaku Ka.Instal Rekam Medis RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang. 7. Seluruh Staf Unit Rekam Medis RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang. 8. Semua pihak yang tidak dapat penyusun sebutkan satu persatu, terima kasih atas segala bantuan dan dukungannya. ix

10 Peneliti menyadari dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini masih jauh dari sempurna, maka peneliti mengharapkan saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan Karya Tulis Ilmiah. Semoga Karya Tulis Ilmiah ini dapat bermanfaat bagi pembaca. Semarang, Juni 2016 Peneliti x

11 Program Studi D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang 2016 WAHYU BUDI UTOMO ABSTRAK EFEKTIVITAS STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL UNTUK PELAKSANAAN PENGELOLAAN DOKUMEN REKAM MEDIS INAKTIF DI FILING RSJD DR AMINO GONDOHUTOMO SEMARANG TAHUN 2016 xix + 54 hal + 3 tabel + 3 gambar + 8 lampiran Berdasarkan studi pendahuluan terhadap petugas Rekam Medis di RSJD Dr Amino Gondohutomo Semarang, dijumpai kesulitan pencarian dokumen rekam medis inaktif dan dari 25 sampel pengambilan satu dokumen dilakukan rata-rata selama 10 menit. Selain itu masih terjadi tumpukan dokumen hasil retensi yang ditempatkan di lantai filing inaktif. Tujuan penelitian ini adalah mengidentifikasi efektivitas pelaksanaan pengelolaan dokumen di RSJD Dr Amino Gondohutomo Semarang. Jenis penelitian adalah deskriptif dan pendekatan cross sectional dan metode penelitian observasi dan wawancara. Subjek ialah 3 petugas filing, dan objeknya kebijakan pengelolaan dokumen inaktif, Standar Prosedur Operasional pengelolaan dokumen inaktif, dokumen inaktif tahun 2010 penyakit skizofrenia paranoid. Instrumen penelitian adalah pedoman observasi dan pedoman wawancara. Data Analisis secara deskriptif Berdasarkan hasil penelitian di RSJD Dr Amino Gondohutomo Semarang sudah mempunyai kebijakan pengelolaan dokumen, namun belum menyatakan kewajiban petugas filing tentang pengelolaan dokumen Inaktif, belum mempunyai Standar Prosedur Operasional pengelolaan dokumen inaktif, penyimpanan dokumen inaktif dengan menggunakan Terminal Digit Filing (TDF), dokumen efektif ada 20%, dokumen tidak efektif ada 80%. Dokumen tidak efektif karena waktu pengambilannya lebih dari 1 menit. Dokumen aktif yang dipindahkan ke inaktif belum dicatat semuanya didalam daftar pemindahan dokumen. Pemilihan dokumen aktif berdasarkan tanggal terakhir pasien berobat, sedangkan cara penyimpanan ditumpuk dan masih menggunakan sistem penjajaran Terminal Digit Filing (TDF). Saran bagi RSJD Dr Amino Gondohutomo Semarang adalah menambahkan kebijakan tentang kewajiban petugas filing dalam pengelolaan dokumen Inaktif, membuat Standar Prosedur Operasional pengelolaan dokumen Inaktif, sebaiknya sistem penyimpanan dokumen inaktif berdasarkan klasifikasi penyakit di Jadwal Retensi Arsip (JRA) supaya pengambilan dokumen lebih mudah, dan penataan dokumen sebaiknya dengan cara di tumpuk sehingga dokumen yang belum disimpan nantinya bisa disimpan ke dalam rak. Kata Kunci : Kebijakan, SPO, Pengambilan, Efektif, Tidak efektif Kepustakaan : 15 ( ) xi

12 Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Unversitas Dian Nuswantoro Semarang 2016 ABSTRAK WAHYU BUDI UTOMO EFFECTIVENESS OF STANDARD OPERATING PROCEDURES FOR THE IMPLEMENTATION OF INACTIVE MEDICAL RECORD DOCUMENT MANAGEMENT IN FILING RSJD DR AMINO GONDOHUTOMO SEMARANG YEAR 2016 xix + 54 hal + 3 tabel + 3 gambar + 8 lampiran Based on a preliminary study to the medical record officer in RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang, encountered difficulties searching of inactive medical records document and retrieval 25 samples of the documents was done on average for 10 minutes. Also occured accumulation of document retention that were placed on the floor of inactive filing. The purpose of this study was identified the effectiveness the implementation of document management in RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang. This type of research was descriptive and cross sectional approach and methods were observation and interviews. Subject were 3 filing officer, and the object were policy of inactive document management, Standard Operating Procedures inactive document management, inactivated document of paranoid schizophrenia in The research instrument were observation and interview guides. Data analyzed descriptively. Based on the results research in RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang already have policy of document management, but the policy did not mention an obligations of officer to inactive document management, did not have Standard Operating Procedures of inactivate document management, storage of inactivate document by Terminal Digit Filing (TDF), effective document was 20%, ineffective document was 80%. Ineffective documents occured because time of document retrieval were taken more than 1 minute. Active documents that transferred to inactive were not recorded on the register of transfered documents. Selection of active documents based on the date of last visit, while the storage were stacked and the alignment system were Terminal Digit Filing (TDF). Suggestions for RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang is adding a policy on obligations of officer to manage inactivate document, create Standard Operating Procedures of inactive document management, storage system of inactivate document should be classified base on the diseases on Schedule of Document Retention (JRA) so that document easier to retrieve, and the arrangement of document should be stacked so that the unsaved document will be stored into the rack. Keywords : Policies, Standard Operating Procedures, Retrieval, Effective, Ineffective Bibliography : 15 ( ) xii

13 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i HALAMAN HAK CIPTA... ii HALAMAN PERSETUJUAN... iii HALAMAN KEASLIAN PENELITIAN... v HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KTI... vi HALAMAN PERSEMBAHAN... vii DAFTAR RIWAYAT HIDUP... vii KATA PENGANTAR... x ABSTRAK... xi ABSTRACT... xii DAFTAR ISI... xiii DAFTAR TABEL... xvi DAFTAR GAMBAR... xvii DAFTAR SINGKATAN... xviii DAFTAR LAMPIRAN... xix BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang... 1 B. Rumusan Masalah... 3 C. Tujuan Penelitian Tujuan Umum Tujuan Khusus... 3 D. Manfaat Penelitian... 3 E. Ruang Lingkup... 4 xiii

14 F. Keaslian Penelitian... 5 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Rekam Medis... 9 B. Retensi C. Pemindahan Dokumen Aktif ke Inaktif D. Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Inaktif E. Penyusutan Rekam Medis F. Jadual Retensi Arsip G. Prosedur Tetap H. Standar Operasional Prosedur I. Efektivitas J. Unsur Manajemen K. Kerangka Teori BAB III METODE PENELITIAN A. Kerangka Konsep B. Jenis Penelitian C. Variabel Penelitian D. Definisi Operasional E. Populasi dan Sampel F. Instrumen Penelitian G. Pengumpulan Data H. Pengolahan Data I. Analisa Data BAB IV HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum Rumah Sakit xiv

15 B. Gambaran URM C. Hasil Penelitian BAB V PEMBAHASAN 1. Kebijakan Pengelolaan DRM Inaktif SOP Pengelolaan DRM Inaktif Pengelolaan DRM Inaktif Pengelolaan DRM Efektiv Pengelolaan DRM Tidak Efektiv BAB VI SIMPULAN DAN SARAN A. Simpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN xv

16 DAFTAR TABEL Tabel 1.1 Keaslian penelitian Tabel 2.1 Jadwal Retensi Arsip Tabel 3.1 Devinisi operasional xvi

17 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Kerangka teori Gambar 3.1 Kerangka konsep Gambar 4.1 Struktur Organisasi URM xvii

18 1. DRM : Dokumen Rekam Medis DAFTAR SINGKATAN 2. SPO : Standar Prosedur Operasional 3. Protap : Prosedur tetap 4. TDF : Terminal Digit Filing xviii

19 DAFTAR LAMPIRAN 1. Surat Ijin Penelitian 2. Pedoman Wawancara 3. Pedoman Observasi 4. Hasil Observasi 5. Hasil Wawancara 6. SOP Retensi 7. Usulan Protap Pengelolaan DRM Inaktif 8. Dokumentasi xix

20 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Rumah sakit adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang memberikan pelayanan baik pelayanan rawat inap maupun pelayanan rawat jalan. Setiap pelayanan kesehatan wajib menyelenggarakan rekam medis, jadi setiap pelayanan kesehatan pada seorang pasien harus dicatat/direkam dalam rekam medis secara lengkap. Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas,anamnesis penentuan fisik laboratorium, diagnosis segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang rawat inap, rawat jalan maupun gawat darurat. Ada rekam medis aktif dan inaktif, rekam medis aktif adalah rekam medis yang masih digunakan untuk transaksi pelayanan kesehatan pada pasien. Sedangkan rekam medis inaktif adalah rekam medis yang telah mencapai waktu tertentu tidak pernah digunakan lagi karena pasien tidak pernah berkunjung ke rumah sakit tersebut sekurang-kurangnya 5 tahun sejak tanggal terakhir berobat. (1) Dokumen Rekam Medis (DRM) inaktif disimpan selama 5 tahun karena jika sewaktu-waktu pasien datang kembali maka DRM inaktif bisa di aktifkan kembali untuk pengobatannya. DRM inaktif harus diselenggarakan dengan tertib, prosedur penyimpanan DRM inaktif harus dilaksanakan oleh petugas filing agar DRM inaktif mudah dilacak untuk berbagai keperluan, khususnya 1

21 2 kepentingan berobat untuk pasien yang datang kembali dan persiapan nilai guna. Berdasarkan survei awal di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang rumah sakit sudah mempunyai SPO retensi tetapi masih ada petugas yang belum tahu tentang isi SPO retensi tersebut. Petugas filing ada 3 orang, 2 orang laki-laki dan 1 orang perempuan, 2 petugas berlatar pendidikan rekam medis dan 1 petugas berlatar pendidikan SLTA. Sistem penyimpanan dokumen inaktif di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang dengan cara menjajarkan menggunakan sistem penjajaran terminal digit filing ( TDF ). Dokumen rekam medis rawat jalan inaktif disimpan berdasarkan angka akhir nomor rekam medis, sedangkan dokumen rekam medis rawat inap inaktif disimpan berdasarkan angka akhir nomor rekam medis dan tahun terakhir kunjungan. Dari sampel yang diambil, dari 25 DRM inaktif penyakit jiwa tahun 2010 di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang baik pengambilan secara terminal digit filing (TDF) maupun dengan cara kelompok penyakit samasama belum efektif karena pengambilan dengan kedua cara itu membutuhkan waktu lebih dari 10 menit seharusnya pengambilan efektif DRM maksimal adalah 1 menit berdasarkan kesepakatan tidak tertulis dari kepala unit rekam medis dengan petugas rekam medis. Kurangnya pengetahuan petugas tentang pengelolaan DRM inaktif dan tempat yang terbatas menyebabkan pelaksanaan retensi terhambat. Oleh karena itu peneliti tertarik untuk melakukan tinjauan terhadap efektivitas pelaksanaan SPO retensi, dengan judul Efektivitas SPO Untuk Pelaksanaan Pengelolaan DRM inaktif di Filing RSJD Dr. Amino Gondohutomo Provinsi Jawa Tengah Tahun 2016.

22 3 B. Rumusan Masalah Bagaimana gambaran SPO untuk pelaksanaan pengelolaan DRM inaktif secara efektif di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang th 2016? C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum Menganalisis SPO untuk pelaksanaan pengelolaan DRM inaktif yang efektif di RSJD Dr. Amino Gondohutomo semarang th Tujuan Khusus a. Menggambarkan kebijakan yang berhubungan dengan pengelolaan DRM inaktif. b. Menggambarkan SPO yang berhubungan dengan pengelolaan DRM inaktif. c. Menganalisis efektivitas pelaksanaan pengambilan DRM inaktif. 1) Mengidentifikasi pengambilan DRM efektif 2) Mengidentifikasi pengambilan DRM tidak efektif D. Manfaat Penelitian 1. Bagi RS Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan bagi rumah sakit mengenai efektivitas pelaksanaan SPO pengelolaan DRM inaktif. Dapat dijadikan sebagai masukan dan bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan guna peningkatan pelayanan kesehatan yang ada di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang.

23 4 2. Bagi Institusi Sebagai bahan bacaan untuk menambah wawasan bagi mahasiswa khususnya dan masyarakat umumnya juga sebagai bahan referensi serta sebagai bukti bahwa penulis telah menyelesaikan tugas akhir sebagai syarat menyelesaikan pendidikan Program DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. 3. Bagi Penelitian Menambah wawasan, pengalaman tentang efektivitas pelaksanaan SPO pengelolaan DRM inaktif sebagai sarana untuk menerapkan ilmu yang diperoleh selama kuliah dengan yang ada di lapangan, khususnya dalam bidang penyimpanan data. E. Ruang Lingkup 1. Lingkup Keilmuan Lingkup keilmuan penelitian yang dipakai adalah rekam medis dan informasi rekam medis. 2. Lingkup Materi Materi dalam penelitian ini adalah tentang alur dan prosedur rekam medis. 3. Lingkup Lokasi Penelitian ini mengambil lokasi di bagian Filing Rekam Medis RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang.

24 5 4. Lingkup Metode Metode yang di gunakan dalam penelitian ini adalah observasi dan wawancara. 5. Lingkup Obyek/Sasaran Objek yang diteliti adalah bagian Filing Rekam Medis RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang. 6. Lingkup Waktu Penelitian dilakukan pada bulan Mei 2016 F. Keaslian Penelitian Tabel 1.1 Keaslian Penelitian Nama Judul Metode dan Variabel 1. DETA SECTIO Tinjauan Pelaksanaan Metode : Penelitian PRIHATNA Retensi DRM Non Aktif deskriptif dengan Di Filing Rumah Sakit metode observasi dan Permata Bunda wawancara pendekatan Purwodadi Tahun 2015 cross sectional. Variabelnya adalah Jadual retensi, karakteriistik petugas filing tentang retensi, kebijakan retensi DRM,sarana pelaksanaan retensi

25 6 DRM, Penataan DRM Inaktif 2. DINI NUR INDAH Tinjauan Pelaksanaan Metode : penelitian Retensi Dokumen deskriptif menggunakan Rekam Medis Aktif metode observasi Rawat Inap Pada dengan pendekatan Tahun 2012 Di RSUD cross sectional. Kota Semarang Variabelnya adalah Sarana, Jadual retensi, Pelaksanaan retensi, Cara penyimpanan 3. ATIKA NUR W Tinjauan Pelaksanaan Metode : Penelitian Pengelolaan Dokumen deskriptif dengan Rekam Medis (DRM) di metode observasi dan Filing Rawat Inap wawancara pendekatan Inaktif RSUD Kota kualitatif. Variabelnya Semarang Tahun 2015 adalah Fungsi petugas filing, pengelolaan inaktif, Sarana DRM Kebijakan penfelolaan DRM, SPO pengelolaan DRM, Pelaksanaan pengelolaan DRM 4. DEVITA Tinjauan Pelaksanaan Metode : penelitian

26 7 SARASWATI Retensi Dokumen deskriptif menggunakan Rekam Medis Akif metode observasi dan Dibagian Filing Rumah wawancara dengan Sakit Bhakti Wira pendekatan cross TamtamaSemarang sectional. Variabelnya Tahun 2015 adalah Kebijakan retensi DRM aktif, SPO retensi DRM aktif, Alat-alat retensi, Pelaksanaan retensi 5. ARI HERMAWAN Tinjaun Pelaksanaan Metode : penelitian Retensi Dokumen deskriptif menggunakan Rekam Medis Di metode observasi Rumah Sakit Dr. dengan pendekatan Kariadi Semarang Pada cross sectional. Minggu III Bulan Maret Variabelnya adalah Tahun 2002 Jadual retensi, Sarana, Pelaksanaan retensi, Cara penympanan Perbedaan yang pertama antara penelitian ini dengan penelitian yang sebelumnya adalah periode waktu dan tempat yang berbeda. Penelitian ini dilakukan di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang pada bulan Desember 2015, serta

27 8 peneliti menggunakan metode observasi dan wawancara pendekatan cross sectional. Perbedaan yang kedua antara penelitian ini dengan penelitian yang sebelumnya adalah periode waktu dan tempat yang berbeda. Penelitian ini dilakukan di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang pada bulan Desember 2015 Perbedaan yang ketiga antara penelitian ini dengan penelitian yang sebelumnya adalah periode waktu dan tempat yang berbeda. Penelitian ini dilakukan di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang pada bulan Desember Perbedaan yang keempat antara penelitian ini dengan penelitian yang sebelumnya adalah periode waktu dan tempat yang berbeda. Penelitian ini dilakukan di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang pada bulan Desember Perbedaan kelima antara penelitian ini dengan penelitian yang sebelumnya adalah periode waktu dan tempat yang berbeda. Penelitian ini dilakukan di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang pada bulan Desember 2015, serta peneliti menggunakan metode observasi dan wawancara pendekatan cross sectional.

28 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Rekam Medis 1. Pengertian Rekam Medis a. Menurut Ery Rustiyanto Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnesis penentuan fisik laboratorium, diagnosis segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang rawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat. (1) b. Menurut PERMENKES No.269/MenKes/PER/III/2008 Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. (2) 2. Kegunaan Rekam Medis Menurut Giborry, menyatakan kegunaan Rekam Medis dengan singkatan ALFRED yaitu : a. Administration (Administrasi) Data dan informasi yang dihasilkan rekam medis dapat digunakan managemen untuk melaksanakan fungsi guna mengelola berbagai sumber daya. 9

29 10 b. Legal (Hukum) Dokumen rekam medis mempunyai nilai hukum karena isinya menyangkut masalah adanya hukum atas dasar keadilan dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan bukti untuk menegakkan keadilan. c. Financial (Keuangan) Setiap jasa yang diterima pasien bila dicatat dengan lengkap dan benar maka dapat untuk menghitung biaya yang harus dibayar pasien. Selain itu jumlah dan jenis kegiatan pelayanan yang dicatat dalam formulir dapat digunakan untuk memprediksi pendapatan dan biaya sarana pelayanan kesehatan. d. Research (Penelitian) Berbagai macam pelayanan yang telah dicatat ke dalam rekam medis dapat dilakukan penelusuran guna kepentingan penelitian. e. Education (Pendidikan) Berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data atau informasi tentang pengembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien, informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan atau referensi penjajaran di bidang profesi. f. Documentation (Dokumentasi) Mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan rumah sakit berdasarkan surat

30 11 Keputusan Dirjen Yanmed no. 78/yanmed/PS UM.Dib/YMU/I/91 tentang petunjuk pelaksanaan penyelenggara rekam medis atau Medical Record di Rumah Sakit maka rekam medis dipakai sebagai: 1) Sumber informasi medis pasien yang berobat ke Rumah Sakit yang berguna untuk keperluan pengobatan dan pemeliharaan kesehatan pasien. 2) Alat komunikasi antara dokter dengan dokter lainnya, antara dokter dengan paramedis dalam usaha memberikan pelayanan pengobatan dari perawatan. 3) Bukti tertulis (Documentary Evidence) tentang pelayanan yang telah diberikan oleh rumah sakit dari keperluan lainnya. 4) Alat untuk analisa dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan oleh rumah sakit. 5) Alat untuk melindungi kepentingan hukum, bukan pasien, dokter, tenaga kesehatan lainnya dan rumah sakit. 6) Untuk penelitian dan pengobatan. (3) B. Retensi 1. Pengertian Retensi adalah kegiatan memilih DRM aktif dengan DRM yang dinyatakan inaktif, sesuai dengan tanggal terakhir pasien yang datang berobat. 2. Keuntungan Retensi a) Menghemat penggunaan rak.

31 12 b) Menghemat pemakaian peralatan dan kelengkapan kearsipan. c) Tempat arsip lebih longgar akan mempermudah petugas menggambil arsip. 3. Pelaksanaan Retensi Kegiatan yang dilakukan untuk melaksanakan kegiatan pemilihan dokumen rekam medis, yaitu dengan cara sebagai berikut : a) Pemilihan dokumen rekam medis aktif dilihat dari tanggal terakhir pasien datang berobat. b) Memindahkan dokumen rekam medis aktif ke rak dokumen rekam medis inaktif. c) Menscan dokumen yang mempunyai nilai guna atau yang akan diabadikan. d) Memilih dokumen yang akan diabadikan e) Melakukan pemusnahan dokumen yang sudah dinyatakan non aktif. (13) C. Pemindahan Dokumen Aktif ke Inaktif 1. Pengertian pemindahan dokumen aktif Pemindahan dokumen adalah pemindahan dokumen aktif (sering digunakan) ke rak dokumen inaktif karena tidak atau jarang digunakan dalam kegiatan sehari-hari. Pemindahan dokumen dapat dilakukan berdasarkan : a) Jadwal retensi adalah daftar yang berisi sekurang kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu

32 13 jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. b) Pemindahan menurut jangka waktu atau periode, jangka waktu tersebut dapat 6 bulan, 1 tahun, 3 tahun, 5tahun, dan sebagainya tergantung pada peraturan yang ada di kantor. c) Pemindahan individual yaitu pemindahan arsip yang dilakukan tanpa berdasarkan waktu, tetapi berdasarkan selesainya suatu kegiatan. (4) D. Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Inaktif 1. Penyimpanan dokumen rekam medis dilakukan dengan cara sentralisasi dan desentralisasi. Sentralisasi adalah penyimpanan rekam medis di pusatkan pada satu tempat atau URM, sedangkan desentralisasi adalah penyimpanan rekam medis di masing-masing unit. 2. Rekam medis rumah sakit sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun dihitung tanggal terakhir berobat. 3. Dalam hal rekam medisberkaitan dengan kasus-kasus tertentudapat disimpan lebih dari 5 tahun 4. Penyimpanan dapat dilakukan sesuai dengan perkembangan teknologi penyimpanan yaitu dengan mikrofilm. Mikrofilm adalah suatu proses fotografi dimana dokumen atau arsip dalam film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan

33 14 penyimpanan, transformasi dan penggunaan. Penggunaan mikrofilm mempunyai : Keuntungan: a) Penghematan ruangan. b) Perlindungan terhadap arsip. c) Memudahkan pengiriman dan biaya rendah. d) Penemuan arsip jadi lebih mudah. Kerugian : a) Biaya. b) Kesukaran mata untuk melihat dalam waktu lama. c) Kesukaran dalam pembaharuan arsip. (5) E. Penyusutan Rekam Medis 1. Pengertian Penyusutan adalah salah satu kegiatan pengurangan berkas dari rak penyimpanan. Penyusutan dapat dilakukan dengan cara a. Memindahkan berkas rekam medis aktif ke rak penyimpanan berkas rekam medis inaktif dengan cara memilah sesuai tahun kunjungan. b. Memusnahkan berkas dengan cara sesuai dengan ketentuan 2. Tujuan Penyusutan Berkas Rekam Medis a. Mengurangi jumlah berkas rekam medis yang semakin bertambah jumlahnya

34 15 b. Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat penyimpanan berkas rekam medis yang baru c. Menyelamatkan arsip yang bernilai guna tinggi serta mengurangi yang tidak bernilai guna / nilai gunanya rendah / nilai gunanya telah menurun (5) F. Jadual Retensi Arsip Program penyusutan arsip meliputi penetapan jangka penyimpanan berkas ( retensi ) beserta penetapan penyimpanan permanen dan pemusnahan. Program tersebut di tuangkan ke dalam Jadwal Retensi Arsip ( JRA ). JRA tersebut berupa daftar yang berisi tentang kebijakan jangka penyimpanan arsip dan penetapan penyimpanan permanen dan pemusnahan JRA di perlukan sebagai pedoman untuk penyelenggaraan penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip di tentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap arsip. Untuk menjaga objektivitas dalam menentukan nilai kegunaan tersebut, sebaiknya JRA di susun oleh suatu kepanitiaan yang terdiri dari unsur komite Rekam Medis yang benerbenar memahami kearsipan, fungsi dan nilai rekam medis. Rancangan JRA yang merupakan hasil kerja panitia tersebut perlu mendapat persetujuan direktur rumah sakit terlebih dahulu sebelum di jadikan pedoman resmi JRA yang akan berlaku di rumah sakit. JRA berisikan sekurang-kurangnya jenis berkas dan jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan kegunaanya. (9)

35 16 Untuk pertama kalinya sebelum melakukan proses pemusnahan harus terlebih dahulu di tetapkan Jadwal Retensi Arsip Medis sebagaimana riciannya sebagai berikut : Tabel Jadual Retensi Arsip Umum NO KELOMPOK AKTIF PASIF RJ RI RJ RI 1 Umum Mata Jiwa Orthopedi Kusta Ketergantungan obat Jantung Paru-paru Keterangan : RJ = Rawat Jalan RI = Rawat Inap 2. Jadwal Retensi Arsip Khusus a. Anak-anak diretensi menurut kebutuhan tertentu b. KIUP, Register, Indeks disimpan dan tidak di musnahkan c. Retensi berkas-berkas rekam medis berdasarkan penggolongan penyakit rumah sakit harus membuat ketentuan sendiri bila retensinya lebih lama dari ketentuan umum yang ada antara lain untuk : 1. Riset dan Edukasi

36 17 2. Khusus dokumen yang terlibat hukum ( legal aspek ) minimal 23 tahun setelah ada ketentuan hukum 3. Untuk kepentingan tertentu 4. Penyakit jiwa, ketergantungan obat, orthopedi, kusta, mata 5. Perkosaan 6. HIV 7. Penyesuaian Kelamin 8. Pasien orang asing 9. Kasus Adopsi 10. Bayi Tabung 11. Cangkok Organ 12. Plastik Rekonstruksi d. Retensi Berdasarkan Diagnosa Masing-masing berdasarkan keputusan komite rekam medis / komite medis menetapkan jadwal retensi diagnosa tertentu bila lebih dari ketentuan umum dengan pertimbangan nilai guna : Primer :1. Administrasi 2. Hukum 3. Keuangan 4. IPTEK Sekunder : 1. Pembuktian dan Sejarah. (10)

37 18 G. Prosedur Tetap 1. Pengertian Prosedur Tetap Prosedur tetap adalah suatu rangkaian tugas-tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan-urutan tugas menurut waktu dan tata cara tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang dilakasanakan berulang-ulang yang berarti posedur adalah suatu tata kerja atau kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan urutan waktu dan memiliki pola kerja yang tetap dan telah di tentukan. 2. Prosedur Retensi a. Pemilihan berkas rekam medis pasien inaktif berdasarkan tanggal kunjungan terakhir. b. Penjajaran / penyusutan berkas rekam medis pada rak inaktif c. Berkas rekam medis yang inaktif disimpan berdasarkan straight numerical filing system ( Sistem Nomor Langsung ) d. Pasien lama yang datang kembali namun berkas rekam medisnya sudah di inaktifkan, akan di ambil kembali. (12) H. Standar Operasional Prosedur (SPO) 1. Pengertian SPO SPO adalah suatu perangkat instruksi atau langkah-langkah yang di bakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu. SPO adalah urutan-urutan tugas dan tata cara tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang dilaksanakan berulang-ulang untuk menyelesaikan pekerjaan dengan pola kerja yang tetap dan telah ditentukan.

38 19 2. Tujuan SPO Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektivitas, konsisten seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku. 3. Manfaat SPO a) Akan di peroleh acuan yang jelas untuk memastikan staf rumah sakit melaksanakan pekerjaan. b) Adanya konsistensi dalam pelaksanaan. c) Adanya kemampuan dalam menelusuri kembali. d) Memungkinkan pengendalian pencegahan untuk perbaikan terus menerus. e) Memenuhi persyaratan standar pelayanan rumah sakit atau akreditasi. f) Memungkinkan pertumbuhan dan pengembangan terhadap citra sarana kesehatan. g) Menetapkan kerangka kerja untuk proses peningkatan mutu lebih lanjut dengan membakukan dan hubungan antar fungsi. (6) I. Efektivitas 1. Pengertian Efektivitas Efektivitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kuantitas,kualitas dan waktu) telah tercapai. Dimana makin besar presentase target yang di capai, makin tinggi efektifitasnya.

39 20 Menurut Prasetyo Budi Saksono Efektivitas adalah seberapa besar tingkat kelekatan output yang dicapai dengan output yang diharapkan dari sejumlah input. (7) J. Unsur Manajemen 1. Man (Manusia) Man merujuk pada sumber daya manusia yang dimiliki oleh organisasi. Dalam manajemen, faktor manusia adalah yang paling menentukan.manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. 2. Money (Uang) Money atau uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oelh karena itu uang merupakan alat (tools) yangpenting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus di perhitungkan secara rasional. 3. Materials (Material) Material terdiri fari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi. Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain menusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi dan manusia tidak dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil yang dikehendaki.

40 21 4. Machines (Mesin) Machine atau mesin digunakan untuk memberi kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efisiensi kerja. 5. Methodes (Metode) Metode adalah suatu tata cara kerja yang memperlancar jalannya pekerjaan manajer. Suatu metode dapat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitasfasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha. (8)

41 22 Kerangka Teori Man Money Materials Pengelolaan DRM Inaktif Methods Machines Modifikasi antara Teori Manajemen oleh Harold konntz dan Cyril O donnel dengan Teori Manajemen Kearsipan oleh Sugiarto Agus.

42 BAB III METODE PENELITIAN A. Kerangka Konsep Kebijakan Pengelolaan DRM Inaktif Efektif 1 menit Pelaksanaan Pengambilan DRM Inaktif SPO Pengelolaan >1 menit DRM Inaktif Tidak Efektif B. Jenis Penelitian Jenis penelitian yang digunakan adalah jenis penelitian deskriptif, yaitu menjelaskan atau menggambarkan hasil penelitian sesuai dengan keadaan di lokasi penelitian. Pendekatan yang di lakukan adalah pendekatan studi kasus yaitu memahami atau mendalami suatu kejadian yang dianggap sebagai suatu masalah. (11) C. Variabel Penelitian 1. Kebijakan Pengelolaan DRM inaktif 2. SPO Pengelolaan DRM inaktif 3. Pelaksanaan Pengambilan DRM inaktif 23

43 24 a. Pengambilan DRM inaktif yang efektif b. Pengambilan DRM inaktif yang tidak efektif D. Definisi Operasional Tabel 3.1 Defini Operasional No Variabel Definisi Operasional 1 Kebijakan Pengelolaan DRM Aturan-aturan yang dibuat untuk inaktif mengelola DRM inaktif. 2 SPOPengelolaan DRM Prosedur yang di gunakan inaktif. sebagai acuan dalam pengelolaan DRM inaktif. 3 Pelaksanaan Pengambilan Hasil observasi terhadap waktu DRM inaktif pengambilan DRM oleh petugas filing dari no RM diterima oleh petugas filing sampai dengan pengiriman DRM kebagian pendistribusian DRM. a. Pengambilan DRM efektif Pengambilan DRM dengan waktu pengambilan 1 menit b. Pengambilan DRM tidak Pengambilan DRM dengan waktu efektif pengambilan > 1 menit

44 25 E. Subjek dan Objek Penelitian 1. Subjek Penelitian. a. Subjek penelitian yang bertanggung jawab dalam bidang pengelolaan DRM inaktif terdapat 3 petugas di bagian filing. 2. Objek Penelitian a. Kebijakan Pengelolaan DRM inaktif. b. SPO Pengelolaan DRM inaktif. c. 25 DRM inaktif penyakit skizofrenia paranoid dari jumlah keseluruhan 735 DRM inaktif skizofrenia paranoid tahun sampel adalah bagian dari populasi yang diambil sebagai sumber data dan dapat mewakili seluruh populasi. (15) n = = = = 24,17 24,47 dibulatkan menjadi 25 F. Instrumen Penelitian 1. Pedoman Observasi Dengan melihat SPO serta kebijakan rumah sakit tentang retensi dan pengelolaan DRM inaktif

45 26 2. Pedoman Wawancara Dengan melakukan wawancara tentang isi SPO retensi, pengetahuan petugas tentang retensi dan pengelolaan DRM inaktif, DRM bernilai guna dan DRM tidak bernilai guna. G. Pengumpulan Data 1. Sumber Data a. Data primer adalah data yang harus dicari sendiri oleh peneliti pada waktu penelitian. b. Data sekunder adalah data yang sudah tersedia di rumah sakit. (15) 2. Metode a. Metode Wawancara : tanya jawab dengan petugas filing yang berpedoman pada daftar pertanyaan. b. Metode Observasi : melakukan pengamatan terhadap pengelolaan dan penyimpanan DRM inaktif. (15) H. Pengolahan Data 1. Editing : cara untuk mengoreksi kesesuaian data yang telah di kumpulkan. 2. Penyajian : setelah melalui tahap editing maka data siap disajikan dalam bentuk yang lebih informative yaitu dituangkan dalam bentuk kalimat.

46 27 I. Analisa Data Penelitian menggunakan analisa deskriptif yaitu membandingkan apa yang didapat dilapangan dengan teori yang ada kemudian diambil suatu kesimpulan tanpa menguji statistik.

47 BAB IV HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum RS 1. Gambaran Institusi a. Sejarah Singkat Rumah Sakit RSJD dr. Amino Gondohutomo Semarang pertama kali berdiri pada tahun 1848 di Jl. Sompok Semarang, sebagai tempat penampungan bagi pasien psikotik akut (Doorgangshuizen). Tahun 1912 Doorgangshuizen Sompok dipindah ke gedung Kleedingmagzijin, sebuah gedung tua yang dibangun kurang lebih pada tahun 1878 di Jl. Cendrawasih, Tawang dengan nama Doorgangshuizen Tawang. Kemudian pada tanggal 21 Januari 1928 Doorgangshuizen Tawang berubah status menjadi Rumah Sakit Jiwa Pusat Semarang (Kranzinningenggestichten). Menerima perawatan pasien-pasien psikotik mulai tanggal 2 Februari Tanggal tersebut kemudian ditetapkan sebagai hari jadi Rumah Sakit Jiwa Pusat Semarang. Pada tanggal 4 Oktober 1986 seluruh kegiatan Rumah Sakit Jiwa Pusat Semarang dipindahkan ke gedung baru di Jl. Brigjend Sudiarto No. 347 Semarang. Tanggal 9 Februari 2001 Rumah Sakit Jiwa Pusat Semarang berubah nama menjadi Rumah Sakit Jiwa Pusat dr. Amino Gondohutomo Semarang. dr. Amino Gondohutomo adalah nama psikiater pertama di Indonesia kelahiran Surakarta, Jawa Tengah. Tanggal 1 Januari 2002 Rumah Sakit Jiwa Pusat dr. Amino Gondohutomo Semarang berubah nama menjadi Rumah Sakit Jiwa 28

48 29 Daerah dr. Amino Gondohutomo Semarang Provinsi Jawa Tengah sesuai dengan SK Gubernur No. 440/09/2002, Pebruari Sebagai Rumah Sakit Jiwa Daerah milik Pemerintah Provinsi Jawa Tengah, yang telah mendapatkan status penuh sebagai Rumah Sakit BLUD (Badan Layanan Umum Daerah) maka RSJD dr. Amino Gondohutomo Semarang berupaya secara terus menerus untuk meningkatkan kualitas pelayanan dan meningkatkan kemandirian Rumah Sakit dalam pengelolaan keuangan. Dengan status ini maka inovasi dan kreatifitas seluruh jajaran direksi dan manajemen dituntut untuk dapat makin mengembangkan keanekaragaman pelayanan (diversifikasi). 2. Deskripsi Lingkungan Rumah Sakit Jiwa Daerah dr. Amino Gondohutomo Semarang terletak di Jalan Brigjend. Sudiarto No. 347 Semarang, Kelurahan Pedurungan, Kecamatan Pedurungan. Bangunan fisik berdiri diatas tanah seluas ± m 2. Rumah Sakit Jiwa Daerah dr. Amino Gondohutomo Semarang memiliki wilayah kerja yang luas yaitu sepanjang jalur pantura Jawa Tengah. 3. Visi, Misi dan Motto Visi Menuju Pelayanan Kesehatan Jiwa Paripurna yang Bermutu.

49 30 Misi 1) Melaksanakan dan mengembangkan pelayanan kesehatan jiwa paripurna. 2) Meningkatkan sarana, prasarana dan teknologi pelayanan. 3) Meningkatkan profesionalisme sumber daya manusia. 4) Meningkatkan peran serta masyarakat di bidang kesehatan jiwa. Motto APIK : Aman, Profesional, Inovatif, Kebersamaan 4. Ruang Lingkup dan Pelayanan yang Dihasilkan a. Instalasi Rawat Jalan 1) Jiwa dewasa (DPJP Psikiater) 2) Klinik tumbuh kembang anak dan remaja ( Tim Pelayanan Terpadu, DPJP Psikiater) 3) Mental Organik (Tim Pelayanan Terpadu) 4) Napza / IPWL (Tim Pelayanan Terpadu) 5) Psikoterapi (DPJP Psikiater) 6) Forensik Psikiatri (DPJP Psikiater) 7) Saraf (DPJP Spesialis Saraf) 8) Umum (DPJP Dokter Umum) 9) Gigi (DPJP Dokter Gigi) 10) Psikologi (Penanggungjawab Pelayanan Psikologi) Melayani pemeriksaan dan pengukuran : 1) IQ ( kecerdasan ) 2) EQ ( kecerdasan emosi )

50 31 3) Kemampuan khusus/bakat 4) Jurusan pendidikan 5) Seleksi pekerjaan 6) Pegembangan SDM 7) Psikometri (DPJP Psikiater) 8) Pelayanan day care (Pelayanan Terpadu) 9) Surat keterangan sehat fisik (DPJP Dokter Umum) 10) Surat Keterangan bebas narkoba (DPJP Psikiater) 11) Surat keterangan sehat jiwa (DPJP Psikiater) Pelayanan lain : 1) Pelayanan kesehatan jiwa masyarakat 2) Pelayanan hotline service 3) Electro Convulsive Therapy 4) Pelayanan Rehabilitasi Medik 5) Pelayanan Rehabilitasi Mental 6) Klinik/Konsultasi Gizi b. Instalasi Gawat Darurat Jiwa dan Umum 24 jam Pelayanan one day care c. Instalasi Rawat Inap 1) Pelayanan Intensif psikiatri (UPIP / Unit Pelayanan Intensif Psikiatri) 2) Pelayanan rawat inap anak dan remaja 3) Pelayanan rawat inap psikogeriatri 4) Pelayanan rawat inap gangguan jiwa dengan fisik/saraf 5) Pelayanan rawat inap forensik psikiatri d. Pelayanan Penunjang

51 32 1) Brainmapping 2) Elektro Encefalografi (EEG) 3) Epilepsy Monitoring 4) Electro Kardiografi (EKG) 5) Densitometry 6) Neurokognitif 7) Stress analyzer 8) Personality Test Menthal Capacity B. Gambaran Unit Rekam Medis (URM) 1. Visi, Misi URM a. Visi URM Memberikan layanan yang santun sebagai perwujudan pelayanan kepada masyarakat dengan data siap saji yang lengkap dan akurat untuk mendukung visi rumah sakit b. Misi URM 1) Mengetahui indikator pelayanan Rumah Sakit melalui Rekam Medis. 2) Mengembangkan mutu pelayanan kesehatan di Rumah Sakit melalui pengelolaan Rekam Medis. 3) Mengelola Rekam Medis sedemikian rupa berdasarkan alur dan prosedur yang berlaku. 2. Struktur Organisasi Rekam Medis RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang. Susunan dan tanggung jawab staf Bidang Rekam Medis: a. Kepala Rekam Medis : J. Caturwati, A.Md Pk

52 33 b. TPPRI dan TPPGD : Y. Aji Rahardjanto Ika Yulianti, A.Md Eko Agus H, A.Md PK Dian Ayu, A.Md PK c. TPPRJ : Ulfa Amalia S.KM Ari astuti, A.Md Pk d. Asembling : Khusnul Khotimah, A.Md Pk Andrias Dimas, A.Md Pk Ermi Nurjana, A.Md. Pk Bambang S e. Koding : Wahyu Indah L, A.Md. Pk Afip Maschuri, A.Md. Pk Sandy Arfendy, A.Md. Pk (RI BPJS) Swatiara Karnita, A.Md. Pk (RJ BPJS) f. Indexing : Wahyu Indah L, A.Md. Pk Afip Maschuri, A.Md. Pk g. Analising Reporting : Megawati Ningtyas, Amd. Pk Yoga Yudha, Amd. Pk h. Filling : Achmad Subagio, A.Md. Pk Widodo Dwi Hari Purwadi

53 34 3. Tugas Pokok dan Fungsi Unit Rekam Medis a. Kepala Instalasi Rekam Medis Kepala Instalasi Rekam Medis berpendidikan formal D3 Rekam Medis dan memiliki tugas pokok sebagai berikut : 1) Memimpin a) Melakukan bimbingan kepada stafnya b) Memberikan pengarahan tugas kepada staf bawahannya 2) Perencanaan a) Menyusun rencana kebutuhan tugas staf di instalasi Rekam Medis b) Merencanakan pengembangan sistem rekam medis sesuai standar 3) Pengawasan a) Memantau pelaksanaan tugas staf di Instalasi Rekam Medis b) Memantau/ monitoring pelaksaan Rekam Medis 4) Wewenang a) Menilai dan mengawasi pelaksanaan tugas stafnya b) Memberikan pertimbangan kepada atasan tentang stafnya yang berkaitan dengan : 1) Mengusulkan mutasi pegawai pada atasan langsung ( Kasi pelayanan rawat jalan ) 2) Memberikan Cuti staf Rekam Medis 3) Memberikan Sanksi c) Berkoordinasi dengan unit terkait dalam rangka pengumpulan / pengolahan data rekam medis

54 35 d) Membubuhkan paraf atas konsep laporan rekam medis 5) Tanggung Jawab a) Menjamin kelancaran pelaksanaan tugas di instalasi Rekam Medis b) Melakukan penilaian DP3 dan menegakkan disiplin staf bawahannya c) Menjamin keabsahan/ kebenaran kutipan dokumen Rekam Medis d) Kelengkapan dan ketepatan pelaporan Instalasi Rekam Medis e) Menjaga kebersihan lingkungan setempat b. Petugas Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Petugas pendaftaran pasien rawat jalan terdiri dari 2 orang dengan jenjang pendidikan S1 Kesehatan Masyarakat dan D3 Rekam Medis, memiliki tugas pokok dan fungsi antara lain : 1) Melaksanakan kelancaran pelayanan pendaftaran rawat jalan. 2) Memantau dan melaksanakan penggunaan nomor rekam medis dari komputer / sistem billing agar tidak terjadi satu pasien memperoleh lebih dari satu nomor RM. 3) Melayani pendaftaran bagi pasien yang akan berobat. 4) Menginput data identitas pasien dangan benar kedalam komputer. 5) Ketepatan identitas pasien di pendaftaran rawat jalan baik pada komputer maupun DRM 6) Mencetak lembar RM.1 dan resume rawat jalan. 7) Mendistribusikan DRM ke unit terkait sesuai hasil skrining. 8) Memberikan informasi yang dibutuhkan pasien.

55 36 9) Mencetak kunjungan rawat jalan selesai pelayanan setiap hari. 10) Menerima pengembalian DRM rawat jalan dari unit terkait / poli. 11) Mengoreksi dokumen yang kembali dengan print out data kunjungan. 12) Menyerahkan DRM ke bagian koding. 13) Membuat laporan SPM penyedia dan dokumen rawat jalan setiap awal bulan. 14) Melaksanakan tugas lain yang diberikan yang diberikan oleh atasanya. 15) Mendukung pelaksanaan akreditasi. c. Petugas Pendaftaran Pasien Rawat Inap dan Gawat Darurat Petugas pendaftaran pasien GD dan RI terdiri dari 5 orang dengan 2 orang berpendidikan SLTA dan 3 orang berpendidikan formal D3 Rekam Medis, pada pendaftaran gawat darurat dan rawat inap dilakukan 3 shift. Tugas pokok dan fungsi TPPRI, yaitu : a. Menerima pasien berdasarkan admission note yang dibuat dokter baik dari pelayanan rawat jalan maupun gawat darurat. b. Menyiapkan DRM baru maupun lama dan form rawat inap lainya, untuk diisi oleh dokter jaga dan perawat sesuai pelayanan yang diberikan. c. Melengkapi data sosial pada formulir formulir RM rawat inap. d. Mencetak stiker label yang berisi identitas pasien. e. Mendistribusikan DRM rawat inap kepada perawat IGD untuk dikirim kebangsal pasien dirawat. f. Mengembalikan DRM ke URM untuk diolah dan disimpan.

56 37 Sedangkan tugas pokok dan fungsi TPPGD, yaitu : 1) Menerima pendaftaran pasien yang akan berobat di IGD. 2) Melakukan input data pendaftaran (registrasi) pada sistem billing. 3) Mencetak RMI 1, RMI 3, RMI 4, stiker label dan KIB untuk pasien baru. 4) Menyusun DRM pasien baru dan menyatukan DRM pasien lama. 5) DRM diserahkan ke petugas IGD. 6) Mengarahkan keluarga pasien duduk di ruang tunggu untuk menunggu panggilan berikutnya guna diwawancara / meminta keterangan perihal kondisi pasien sebelum dibawa ke IGD. 7) Pasien dengan keadaan gawat dan darurat akan dirujuk untuk rawat inap, tetapi apabila keadaan masih stabil dan terkendali cukup dirujuk rawat jalan. 8) Untuk pasien yang dirujuk rawat inap, petugas akan menginput data pasien ke dalam sistem billing dan dicetakkan form RI. 9) DRM RI yang sudah lengkap diserahkan ke bangsal sesuai dengan bangsal pasien. d. Petugas Assembling Petugas Assembling di RSJD dr Amino Gondohutomo Semarang berpendidikan formal D3 Rekam Medis, memiliki pokok sebagai berikut: 1) Menerima pengembalian dokumen dari URJ, IGD dan URI dengan menuliskan tanggal pengembalian. 2) Memisahkan DRM dari bangsal berdasarkan rawat jalan dan rawat inap.

57 38 3) Merakit DRM rawat inap sesuai dengan urutan nomor formulir yang ditetapkan. 4) Menganalisa kuantitatif DRM rawat inap kemudian menandai formulir dengan melingkari kolom S (S-Bar), E (ECT Premed-Non Premed), B (Asessment Bunuh diri), F (Fiksasi). 5) Mengendalikan DRM dengan menuliskan ketidaklengkapan DRM memakai KK dan diletakkan sesuai dengan bangsal, lalu DRM akan diberikan menurut bangsal dengan waktu 2x24 jam. 6) Menginput ke komputer DRM rawat inap /IGD untuk menghasilkan laporan tentang pengembalian DRM dan kelengkapan DRM. 7) Mengendalikan catatan penggunaan nomor RM dari billing sistem RS agar tidak terjadi penggandaan no RM ada pasien. 8) Formulir RM yang diabadikan seperti formulir resume rawat inap, IC tindakan medis, IC tindakan anestesi, formulir ECT Premedikasi, formulir ECT Non premedikasi, formulir laporan ECT Premedikasi dan Non Premedikasi, formulir transfusi darah discanner oleh petugas assembling. 9) Memilah DRM berdasarkan cara pembayaran yaitu umum, BPJS, Jamkesda. 10) Mengirimkan DRM ke bagian koding. e. Petugas Koding / Indeksing Petugas Koding / Indeksing di RSJD dr. Amino Gondohutomo Semarang berpendidikan formal D3 Rekam Medis, memiliki tugas pokok sebagai berikut :

58 39 1) Menerima DRM dari petugas asembling. 2) Membaca diagnosis yang ditulis oleh dokter dan menetapkan diagnosa menggunakan ICD-10 dengan melihat perjalanan penyakit. 3) Membaca prosedur / tindakan yang diberikan oleh dokter ke pasien dan menetapkan kode tindakan menggunakan ICD-9 dengan melihat lembar hasil prosedur / tindakan. 4) Menginput diagnosa kedalam billing system. 5) Mencatat hasil pelayanan ke dalam formulir indeks penyakit, prosedur / tindakan medis, indeks sebab kematian dan indeks dokter. 6) Menyimpan indeks tersebut sesuai dengan ketentuan menyimpan indeks. 7) Membuat laporan penyakit (morbiditas) dan laporan kematian (mortalitas) berdasarkan indeks penyakit, indeks tindakan medis, indeks mortalitas. 8) Melaksanakan kelancaran coding entri data BPJS. 9) Menerima DRM yang masuk BPJS dari assembling baik pasien baru / pasien lama dari poliklinik maupun IGD. 10) Melakukan crosscheck antara DRM pasien BPJS yang akan dientry dengan kunjungan pasien rawat jalan dan data pasien pulang bagi rawat inap. 11) Mengentri data BPJS ke dalam program INA CBG s.

59 40 f. Petugas Analising / Reporting Petugas Analising / Reporting di RSJD dr. Amino Gondohutomo Semarang berpendidikan formal D3 Rekam Medis, memiliki tugas pokok sebagai berikut : 1) Mengambil sensus ke bangsal setiap hari. 2) Mendistribusikan sensus informasi paien pada unit terkait. 3) Merekap SHRI ke rekapitulasi harian ( RP 1 ) setiap bulanan. 4) Mengolah data RP 1 sebagai bahan penyusunan laporan RL. 5) Mengolah data sensus harian unit pelayanan klinis lainnya untuk penyuusunan kegiatan rawat jalan, gawat darurat, kesehatan gigi, radiologi, pengujian kesehatan, rujukan, rehabilitasi medik, pelayanan kesehatan jiwa, sebagai bahan penyusunan pembuatan laporan kegiatan rumah sakit setiap bulan. 6) Menyerahkan laporan kegiatan rumah sakit yang sudah di tanda tangani oleh Ka. Instalasi rekam medis Bidang pelayanan, dan Unit terkait. 7) Mengkalkulasi data rekam medis dari laporan-laporan tersebut untuk dianalisis statistiknya 8) Membuat laporan-laporan khusus untuk keperluan manajemen rumah sakit 9) Mengolah data rekam medis untuk analisis statistik rumah sakit 10) Membuat laporan RL 1-5 kemudian mengirim RL tersebut ke Depkes dengan Sistem online. g. Petugas Filing

60 41 Petugas Filing di RSJD dr. Amino Gondohutomo Semarang berpendidikan formal D3 Rekam Medis, dan dibantu staf lulusan SLTA yang telah mengikuti Pelatihan memiliki tugas pokok sebagai berikut : 1) Menyimpan DRM dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan penyimpanan DRM. 2) Mengambil kembali ( retrieve ) DRM untuk ber berbagi keperluan dengan memberikan tracer, sebagai keterangan bahwa DRM sedang dipinjam. 3) Prosedur pengambilan DRM dengan menempelkan stiker label pada tracer yang tercetak melalui billing system, yang terhubung dengan pendaftaran rawat jalan dan gawat darurat. 4) Membuat JRA (jadwal retensi arsip). 5) Menyusun (meretensi) DRM sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan. 6) Memisahkan penyimpanan DRM in-aktif dari DRM aktif. 7) Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis. 8) Menyimpan DRM yang dilestarikan ( diabadikan ). 9) Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis. 10) Mengisi buku ekspedisi bukti penerimaan dan peminjaman DRM dari berbagai unit terkait.

61 42 C. Hasil Penelitian 1. Kebijakan Pengelolaan DRM Inaktif Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang telah dilakukan di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang diketahui bahwa, Rumah Sakit sudah memiliki kebijakan pengelolaan DRM yang berbunyi sebagai berikut: a) Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/Menkes/PER/III/2008, tentang rekam medis / medical record. b) Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1171/Menkes/PER/VI/2011, tentang Sistem Informasi Rumah Sakit. c) SK Dirjen. Yanmed. No : YM tahun 1996, tentang Pedoman Penyelenggaraan Dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Revisi II tahun 2006 d) Surat Edaran Direktur Pelayanan Medik Spesialis Nomor YM tanggal 01 Juni 2001 tentang Perihal Bentuk SPO e) SK Direktur RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang tentang Penyimpanan, Retensi dan Pemusnahan Dokumen Rekam Medis. Hasil observasi adalah rumah sakit sudah mempunyai kebijakan pengelolaan DRM inaktif. Akan tetapi kebijakan itu masih menjadi 1 di SPO retensi. Dan salah satu petugas ada yang tidak tahu tentang isi kebijakan tersebut.

62 43 Tabel 4.1 Hasil Wawancara No Pertanyaan Petugas A B C 1 Apakah rumah sakit Sudah Sudah Sudah sudah ada kebijakan? 2 Apakah anda Ya, Ya, saya Tidak mengetahui kebijakan kebijakan itu mengeta tersebut? berisi udang- hui undang yang mengatur tentang kebijaka n tersebut pengelolaan DRM inaktif Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filling ada satu petugas yang tidak mengetahui isi kebijakan pengelolaan DRM inaktif. Sudah ada kebijakan tetapi belum menyatakan kewajiban petugas filing tentang pengelolaan DRM Inaktif sehingga pelaksanaannya kurang efektif karena masih banyak dokumen rekam medis yang belum masuk rak.

63 44 2. SPO Pengelolaan DRM Inaktif. Berdasarkan hasil observasi di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang belum mempunyai SPO pengelolaan DRM inaktif sehingga dalam pelaksanaan pengelolaan DRM inaktif masih menggunakan acuan SPO retensi. Tabel 4.2 Hasil Wawancara No Pertanyaan Petugas A B C 1 Apakah sudah Belum ada tetapi Belum Belum ada SPO untuk saat ini ada. ada. pengelolaan DRM inaktif? pengelolaan DRM inaktif masih menggunakan acuan SPO retensi. Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filling di RSJD Dr. Amino Godohutomo Semarang belum mempunyai SPO kusus untuk pengelolaan DRM inaktif. 3. Pelaksanaan Pengambilan DRM inaktif Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, untuk pengambilan DRM inaktif dilakukan Di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang dengan cara sebagai berikut :

64 45 a. Mencetak tracer dari bagian pendaftaran. b. Mencari DRM sesuai yang tertera di tracer menggunakan no akhir dan tahun kunjungan. c. jika dokumen sudah ditemukan maka tracer di selipkan dan dokumen diambil. d. Mendistribusikan sesuai poli tujuan pasien. Ada 3 petugas yang berada di ruang filing ketika ditanya tentang pelaksanaan pengambilan DRM inaktif semua petugas mengetahuinya. Sistem penjajaran yang digunakan di ruang inaktif petugaspun memahaminya dan petugas juga mengatakan jika sistem penjajaran yang digunakan di ruang inaktif juga membantu dalam pencarian DRM ketika di dalam rak. Berdasarkan teori untuk pengambilan DRM inaktif dokumen rekam medis dapat dilakukan dengan cara berikut : a. Mencetak tracer dari bagian pendaftaran. b. Mencari DRM sesuai yang tertera di tracer berdasarkan diagnosis penyakit. c. jika dokumen sudah ditemukan maka tracer di selipkan dan dokumen diambil. d. Mendistribusikan sesuai poli tujuan pasien 1) Pengambilan DRM Efektif DRM inaktif yang mudah dilacak/pencarian 1 menit. Hasil observasi di RSJD Dr. Amino Gondohutomo yang sudah efektif pengambilannya 1 menit. Dari 25 DRM skizofrenia paranoid DRM

65 46 yang sudah efektif dalam pengambilannya di dalam rak dari trecer di cetak hingga DRM di distribusikan ada 5 DRM yang efektif sebesar 20%. Hasil wawancara dengan petugas faktor yang menyebabkan lamanya pengambilan DRM karena banyaknya dokumen yang berada di lantai sehingga mengganggu petugas saat pengambilan DRM. 2) Pengambilan DRM Tidak Efektif DRM inaktif yang tidak mudah dilacak/pencarian > 1 menit. Hasil observasi di RSJD Dr. Amino Gondohutomo yang tidak efektif pengambilannya > 1 menit. Dari 25 DRM skizofrenia paranoid DRM yang belum efektif dalam pengambilannya di dalam rak dari trecer di cetak hingga DRM di distribusikan ada 20 DRM yang belum efektif sebesar 80%. Hasil wawancara dengan petugas faktor yang menyebabkan lamanya pengambilan DRM yaitu : a. Banyaknya dokumen yang berada di lantai. b. Sulinya membuka rak karena terhalangi oleh karung yang berisikan dengan tumpukan DRM.

66 47 c. Dokumen yang diikat oleh tali rafia membuat waktu pengambilan DRM lebih lama karena petugas harus membuka tali rafia terlebih dahulu..