ANALISA PELAKSANAAN INDEKS PENYAKIT PADA BAGIAN KODING/INDEKSING DI RSI KENDAL TAHUN 2016

Transkripsi

1

2 Abstract ANALISA PELAKSANAAN INDEKS PENYAKIT PADA BAGIAN KODING/INDEKSING DI RSI KENDAL TAHUN 2016 Arvina Cici Dewanti *), Arif Kurniadi *) *) *) Alumni FakultasKesehatanUniversitas Dian Nuswantoro *) *) FakultasKesehatanUniversitas Dian Nuswantoro background : Islamic Hospital Kendal only made an disease index, it was because the hospital information system were not running and the absence of standard operational procedures on the indexing management. Supposedly the disease index could be used for retention. In the Islamic Hospital Kendal, retention activity has not been executed, it caused an accumulation of documents in the filing section. While other indexes could affect reporting. The purpose of this study was to analyze the indexing and its utilization in Islamic Hospital Kendal. Method : This research used descriptive. Data collection by observation. Study subject was coding/indexing officers and the chief of the medical record. Study object was Indexing and the other types of indexes in Indexing section. Data were analyzed in descriptive. Result : Based on the research results, the Islamic Hospital Kendal has one type of index that was disease index. The disease index was only used to create a report of ten classifying of diseases. There did not have procedures and hospital policies governing the implementation of Indexing. The indexing officer on duty was 1 person aged 32 years olf and graduated from diploma-iii of Medical Record. Conclusion: Improve indexing, islamic hospital kendal should be made hospital indexing regulation. So that every hospital employees would be aware of the importance of the completeness of the index. Keywords: index, coding / Indexing, diseases index management system ABSTRAK Latar Belakang : Rumah Sakit Islam Kendal hanya membuat indeks penyakit, hal tersebut karena sistem informasi rumah sakit yang tidak berjalan dan tidak adanya prosedur tetap tentang pengelolaan indeks. Seharusnya indeks penyakit dapat digunakan untuk retensi. Pada Rumah Sakit Islam Kendal kegiatan retensi belum dijalankan sehingga menyebabkan penumpukan dokumen di filing. Sedangkan indeks lainnya dapat berpengaruh pada pelaporan. Tujuan penelitian ini untuk menganalisa pembuatan indeks serta pemanfaatan indeks di Sakit Islam Kendal. Metode : Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif. pengambilan data secara observasi. Subjek penelitian adalah satu petugas rekam medis bagian koding/indeksing dan satu kepala rekam medis. Objek penelitian adalah pelaksanaan indeksing serta jenis-jenis indeks yang dibuat di bagian indeksing. Data dianalisa secara deskriptif. Hasil : Berdasarkan hasil penelitian, Rumah Sakit Islam Kendal memiliki satu jenis indeks yaitu indeks penyakit. Indeks penyakit hanya digunakan untuk membuat laporan pengklasifikasian sepuluh besar penyakit. Tidak ada prosedur tetap dan kebijakan rumah sakit yang mengatur tentang pelaksanaan indeksing. Petugas yang bertanggung jawab membuat indeks berjumlah satu orang berusia 32 tahun dengan pendidikan terakhir adalah DIII Rekam Medis. Kesimpulan : untuk meningkatkan pelaksanaan indeksing, Rumah Sakit Islam Kendal perlu membuat kebijakan rumah sakit yang mengatur tentang pelaksanaan indeksing. Sehingga setiap pegawai rumah sakit sadar akan pentingnya kelengkapan indeks.

3 PENDAHULUAN Rumah Sakit merupakan bagian dari kelanjutan perwujudan peningkatan derajat kesehatan, dimana salah satu kegiatannya adalah memberikan pelayanan kesehatan. Dalam rangka mewujudkan derajat kesehatan yang optimal bagi seluruh masyarakat, perlu adanya peningkatan suatu pelayanan kesehatan serta adanya sarana penunjang yang memadai yang salah satunya melalui penyelenggaraan rekam medis. Guna mencapai tujuan tersebut Kementrian kesehatan telah menetapkan Peraturan Mentri kesehatan No. 269/ Menkes /PER / III / 2008 tentang Rekam Medis [1] Rekam medis dapat diartikan sebagai Rekam Medis adalah dokumen atau catatan tentang pasien tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan rumah sakit. [1] Rekam Medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien. [2] Rumah sakit harus membina dan mengelola rekam medisnya dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada,sebagaimana yang diungkapkan oleh Edna K. Huffman yaitu Rekam Medis yang baik akan mencerminkan pelayanan kesehatan yang baik pula. [3] Pada prinsipnya isi rekam medis adalah milik pasien sedangkan berkas rekam medis adalah berkas rekam medis adalah milik rumah sakit. Berkas rekam medis itu merupakan milik sarana pelayanan kesehatan yang harus disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 tahun terhitung sejak tanggal terakhir berobat. [1] Untuk tujuanitulah di setiap institusi pelayanan kesehatan, dibentuk Unit Rekam Medis yang bertugas menyelenggarakan proses pengelolaan serta penyimpanan Rekam Medis. Penyelenggaraan sistem rekam medis yang baik, salah satu harus ditunjang oleh pembuatan indeksing yang baik. Indeksing adalah membuat tabulasi sesuai dengan kode yang sudah dibuat kedalam indeks-indeks atau (dapat menggunakan kartu indeks atau komputerisasi). [4] sedangkan Indeks adalah segala sesuatu yang berfungsi untuk mengarahkan, menjadi petunjuk, perunut atau yang membantu refensi.didalam indeks tidak boleh mencantumkan nama pasien. Jenis indeks yang dibuat oleh rumah sakit

4 adalah: indeks pasien, indeks penyakit, indeks operasi, indeks dokter, indeks kematian. Dalam rekam medis indeksing penting karena kegunaan indeks sendiri sebagai acuan dalam beberapa kegiatan rekam medis contohnya:indeks penyakit untuk retensi, laporan statistik, pembuatan 10 besar penyakit.indeks pasien untuk memudahkan dalam mencari data identitas pasien, alat bantu penyusunan laporan kunjungan. Indeks operasi berguna untuk menyusun laporan jenis operasi, dokter yang menangani serta pelayanan yang diberikan. Indeks dokter untuk menyediakan catatan kepada dokter tentang pasien yang telah ditangani. Indeks kematian untuk audit kematian, serta menyusun laporan kematian (mortalitas). [5] Berdasarkan survey awal di Rumah Sakit Islam Kendal indeks yang dibuat hanyalah indeks penyakit sedangkan untuk indeks pasien, indeks operasi, indeks dokter, dan indeks kematian, pihak Rumah Sakit Islam Kendal tidak membuatnya. Pengelolaan indeks rumah sakit yang tidak maksimal ini disebabkan oleh sistem informasi rumah sakit yang tidak berjalan dan tidak adanya prosedur tetap tentang pengolahan indeks. Seharusnya indeks penyakit dapat digunakan untuk retensi. Retensi yang dimaksud adalah kegiatan untuk mengurangi arsip arsip yang tercipta dengan jalan memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna [8], serta memindahkan arsip yang telah mencapai masa inaktif ke file inaktif. Pada Rumah Sakit Islam Kendal kegiatan retensi belum dijalankan sehingga menyebabkan penumpukan dokumen di filing. Sedangkan untuk indeks lainnya berpengaruh pada pelaporan seperti tidak adanya indeks pasien mengakibatkan petugas analising reporting tidak dapat menyusun laporan kunjungan, tidak adanya indeks kematian menyulitkan petugas untuk membuat laporan kematian. Laporan laporan tersebut yang nantinya akan dilaporkan ke dinas kesehatan. Jika rumah sakit tidak memiliki laporan tersebut maka rumah sakit tersebut dianggap tidak update data informasi kesehatan. Untuk tidak adanya indeks dokter dan indeks operasi menyebabkan rumah sakit rawan tuntutan malpraktik karena indeks tersebut dapat berfungsi sebagai bukti hukum yang berpengaruh pada mutu pelayanan rumah sakit.

5 Maka dari itu peneliti tertarik mengambil judul Analisa Pelaksanaan Indeks Penyakit di bagian koding/indeksing RSI Kendal Tahun 2016 B. Tujuan Penelitian 1. Tujuan umum Menganalisa pelaksanaan indeks penyakit di Rumah Sakit Islam Kendal Pada Tahun Tujuan khusus a. Mengidentifikasi jenis - jenis indeks b. Mengetahui pemanfaatan indeks c. Mengetahui prosedur tetap (protap) koding/indeksing d. Mengetahui kebijakan rumah sakit tentang indeks e. Mengetahui karakteristik petugas METODE Jenis penelitian adalah deskriptif yaitu mendeskripsikan atau menguraikan keadaanmasalah secara obyektif dalam komunitas [6] sedangkan metode yangdigunakan adalah observasi dan wawancara. Observasi yaitu mengumpulkan data dengan caramelakukan pengamatan secara langsung terhadap sumber penelitian sedangkan wawancara yaitu mendapatkan informasi dengan cara bertanya langsung kepada responden sehingga memperoleh gambaran keadaan masalah secara obyektifselanjutnya akan dianalisa secara deskriptif [10] a) Subyek adalah petugas rekam medis bagian koding/indeksingsebanyak satu petugas dan satu kepala rekam medis. b) Obyeknya adalah pelaksanaan indeksing serta jenis-jenis indeks yang dibuat di bagian indeksing. Instrumen penelitian yang di gunakan dalam penelitian ini dengan menggunakan pedoman observasi dan pedoman wawancara yaitu:

6 a. Pedoman observasi untuk mengetahui kondisi indeks rumah sakit yang digunakan. Mengamati pelaksanaan indeks di rekam medis, protap kebijakan. b. Pedoman wawancara dengan kepala unit rekam medis dan petugas koding/indeksing aktif Rumah Sakit Islam Kendal tentang sistem pembuatan indeks, jenis indeks, manfaat dari indeks. HASIL PENGAMATAN 1. Jenis JenisIndeks Gambar 4.2 indekspenyakitrumahsakit Islam Kendal RumahSakit Islam Kendal memiliki satu indeks yaitu indeks penyakit yang hanya digunakan untuk laporan 10 besar penyakit. Sedangkan untuk indeks lainnya seperti indeks pasien, indeks operasi, indeks dokter, indeks kematian, dan indeks obat pihak rumah sakit tidak membuatnya. Dari hasi lwawancara dengan petugas bahwa kendala yang penyebab indeks

7 lainnyatidak di buat adalah system informasi rumah sakit yang tidak berjalan, dari pihak bagian rekam medis telah melakukan permohonan perbaikan pada teknisi TI rumah sakit dan belum ada tindakan dari pihak IT. A. Jenis Indeks a. Indeks Utama Pasien Indeks Utama Pasien (IUP), disebut juga master patient indeks (MPI) mengidentifikasi semua pasien yang pernah diterima atau diobati oleh fasilitas asuhan kesehatan. IUP merupakan kunci dalam menentukan lokasi catatan pasien dan satu di antara alat yang paling penting difasilitas asuhan kesehatan. [7] Indeks ini sering dalam wujud kartu maka disebut Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP). b. Indeks Penyakit Indeks penyakit berisi daftar penyakit dan kondisi sesuai dengan system klasifikasi (pengkodean) yang digunakan fasilitas. [7] Indeks penyakit yaitu indeks tentang jenis penyakit tertentu yang telah ditetapkan diagnose penyakitnya oleh dokter den kode diagnosis penyakitnya oleh perekam medis dilihat asal pasien maka indeks ada 2 yaitu indeks penyakit rawat jalan dan indeks penyakit rawat inap. c. Indeks Operasi Indeks operasi adalah suatu daftar nomor kode pembedahan dan prosedur [7]. Indeks operasi yaitu indeks tentang tindakan medis tertentu sesuai dengan tindakan yang dilakukan dokter pada pelayanan rawat jalan atau rawat inap. Indeks operasi dibagi menjadi 2 yaitu indeks operasi rawat jalan dan rawat inap. d. Indeks Kematian

8 Indeks kematian yaitu indeks tentang sebab kematian penyakit tertentu sebagai hasil pelayanan pasien di rawat jalan, gawat darurat atau rawat inap [7]. Indeks ini tidak dipisahkan antara indeks kematian rawat jalan dan rawat inap. e. Indeks Dokter Indeks dokter yaitu indeks yang menyediakan sebuah catatan pasien pasien yang di obati oleh dokter tersebut. Indeks dokter merupakn catatan rahasia, informasi yang terdapat di dalamnya hanya bisa dibaca oleh dewan pimpinan, oleh komite staf medis yang bertugas untuk mereview pekerjaan dokter, dan untuk dokter yang ingin mereview pekerjaannya. [7] berdasarkan hasil penelitian ini di Rumah Sakit Islam Kendal memiliki satu indeks yaitu indeks penyakit yang digunakan oleh pihak rumah sakit untuk membuat laporan 10 besar penyakit. Data didapatkan dari sensus harian rawat inap pengelolaannya dilakukan secara komputerisasi. Sedangkan untuk indeks lainnya seperti indeks pasien, indeks operasi, indeks dokter, indeks kematian, dan indeks obat Rumah Sakit Islam Kendal belum membuatnya. Pengelolaan jenis indeks di Rumah Sakit Islam Kendal belum sesuai teori karena masih ada beberapa indeks yang tidak dibuat. Faktor beberapa indeks lainnya tidak dibuat dikarenakan: a. Sistem informasi rumah sakit Di Rumah Sakit Islam Kendal sistem informasi tidak berjalan menjadi kendala dalam pembuatan indeks. Hal ini sangat berpengaruh mengetahui pembuatan indeks dilakukan secara komputerisasi. b. Karakteristik Petugas Koding/indeksing

9 Karakteristik petugas indeksing yaitu berusia 32 tahun telah bekerja selama 3 tahun pendidikan terakhir adalah D3 Rekam Medis dan belum mendapatkan pelatihan c. Kebijakan rumah sakit Di Rumah Sakit Islam Kendal sudah terdapat kebijakan dan SOP namun belum ada protap khusus untuk bagian pembuatan indeksing. Sehingga membuat petugas rumah sakit kurang memperhatikan pentingnya indeks rumah sakit. 2. Pemanfaatanindeks Berdasarkan observasi peneliti Indeks penyakit yang dihasilkan oleh petugas rekam medis di Rumah Sakit Islam Kendal berfungsi sebagai laporan 10 besar penyakit. Dan hasil wawancara peneliti dengan petugas indeksing adalah sebagai berikut. Tabel 4.2 hasil wawancara dengan petugas indeksing WAWANCARA 1. Apakah saudara memahami tujuan dari pembuatan indeks? HASIL 1. Iya saya paham, tujuan dari pembuatan indeks itu untuk pelaporan rumah sakit 2. Apakah saudara mengerti fungsi indeks? 3. Jenis indeks apa saja yang anda ketahui? 2. iya saya paham fungsi dari indeks itu - untuk memudahkan mengkriteriakan penyakit - untuk memudahkan pengelompokkan identitas pasien 3. yang saya tahu - indeks penyakit - indeks tindakan - kematian - dokter

10 4. Menurut anda indeks apa saja yang perlu dibuat untuk rumah sakit? 5. Jenis indeks apa saja yang anda buat? 4. yang perlu untuk rumah sakit itu indek tindakan, kematian, dokter 5. yang saya buat hanya indeks penyakit 6. Apakah ada indeks yang tidak dibuat, apa alasannya? 7. Bagaimana pelaksanaan pembuatan indeks? 8. Apa fungsi dan kegunaan indeks itu sendiri pada rekam medis di Rumah Sakit Islam Kendal? 9. Adakah kendala dalam pembuatan indeks? 6. ada, kita sudah minta ke pihak TI tapi dari sana masih belum dibuatkan 7. Pelaksanaan secara komputerisasi data dari sensus harian lalu dimasukkan kesistem sensus rekam medis lalu di buat R.L, evaluasi pelayanan, perencanaan pembelian alat kesehatan 8. Fungsi indeks di rumah sakit sini untuk - Membuat laporan R.L - Untuk mengevaluasi pelayanan - Untuk perencanaan pembelian alat kesehatan 9. Kendalanya kalau sistemnya error Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas koding/indeksing dapat diketahui bahwa manfaat dari indeks penyakit di Rumah Sakit Islam Kendal yaitu untuk membuat laporan R.L, untuk mengevaluasi pelayanan, untuk perencanaan pembelian alat kesehatan. Pemanfaatan Indeks Dari hasil penelitian indeks penyakit yang ada di Rumah Sakit Islam Kendal digunakan untuk laporan 10 besar penyakit. Berasarkan teori indeks penyakit dapat dimanfaatkan sebagai acuan retensi, perencanaan keputusan manajemen tentang kebutuhan alat medis dan obat, dan sebagai laporan morbiditas. Pemanfaatan indeks di Rumah Sakit Islam Kendal belum sesuai dengan teori.

11 3. Mengetahui prosedur tetap (protap) koding/indeksing Suatu urutan kegiatan yang ditetapkan untuk menjamin penanganan secara seragam terhadap kegiatan yang terjadi berulang ulang. Dengan didokumentasikan prosedur koding/indeksing.pada Rumah Sakit Islam Kendalsudah terdapat protap tentang koding/indeksing. Yang isinya adalah prosedur pelaksanaan pada bagian koding/indeksing. Menjelaskan tata cara pelaksanaan kegiatan dalam koding / indeksing sehingga memudahkan petugas dalam bekerja. Karena setiap urutan kegiatan petugas telah ditetapkan dalam protap. 4. Mengetahui kebijakan rumah sakit tentang indeks Di Rumah Sakit Islam Kendal belum terdapat kebijakan dansop ( Standard Operating Procedures) yang akan mengikat dan mewajibkan semua petugas di rumah sakit yang terlibat dalam pembuatan indeks. Berdasarkan penelitian di Rumah Sakit Islam Kendal tidak adanya kebijakan dan protap tentang pelaksanaan indeksing. Sehingga menimbulkan minimnya pengetahuan petugas akan pentingnya pengelolaan indeksing 5. Mengetahui karakteristik petugas Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas indeksing di Rumah Sakit Islam Kendal,terdapat satu petugas indeksing. Dari hasil wawancara petugas mengatakan job description mereka belum jelas mana yang menjadi tanggung jawab mereka dalam melaksanakan kegiatan. karakteristik petugas indeksing dapat di tinjau dari beberapa aspek yaitu sebagai berikut: 1) Pengalaman kerja Petugas indeksing di Rumah Sakit Islam Kendalada satu orang. Petugas indeksingsudah bekerja selama lebih dari 3tahun. 2) Latar belakang pendidikan Untuk kedua petugas koding di Rumah Sakit Islam Kendal memiliki latar belakang pendidikan terakhir D3 RekamMedis.

12 3) Pelatihan Petugas koding Rumah Sakit Islam Kendalyang satu belum pernah mengikuti pelatihan tentang koding/indeksing. Dari hasil penelitian petugas yang bertanggung jawab membuat indeks berjumlah satu orang berusia 32 tahun pendidikan terakir adalah DIII Rekam Medis dan petugas belum pernah mendapatkan pelatihan khusus tentang pengelolaan indeksing. 6. Sarana dan prasarana Di Rumah Sakit Islam Kendal dalam pembuatan indeks menggunakan sarana dan prasarana yaitu komputerisasi dan icd 10 (volume 1 dan volume 3) untuk mengkode pada indeks penyakit. KESIMPULAN Berdasarkan pengamatan yang peniliti telah lakukan maka dapat ditarik kesimpulan : 1. Rumah Sakit Islam Kendal tidak memiliki indeks secara lengkap hanya indeks penyakit yang telah dibuat. Indeks penyakit di Rumah Sakit Islam Kendal hanya digunakan sebagai laporan 10 besar penyakit. Sehingga indeks penyakit tidak digunakan untuk pelaksaan retensi yang menyebabkan penumpukan dokumen di rak filing.rumah Sakit Islam Kendal belum memiliki indeks pasien, indeks kematian, dan indeks dokter, sehingga menyulitkan dalam membuat laporan kunjungan dan laporan kematian.rumah Sakit Islam Kendal belum memiliki indeks operasi, dan indeks obat Sehingga menyebabkan rumah sakit rawan tuntutan hukum. 2. Rumah Sakit Islam Kendal belum mempunyai kebijakandan protap yang mengatur tentang pelaksanaan indeksing dalam pelaksanaannya. 3. Job description pegawai rekam medis di Rumah Sakit Islam Kendal belum jelas mana yang menjadi tanggung jawab

13 A. Saran Beberapa saran yang bisa diterapkan guna meningkatkan kinerja yang efektif dan efisien khususnya pada pelaksanaan retensi adalah sebagai berikut : 1. Agar meningkatkan pelaksanaan indeksing pada Rumah Sakit Islam Kendal dibuat kebijakan rumah sakit yang mengatur tentang pelaksanaan indeksing. Sehingga menyadarkan setiap pegawai rumah sakit akan penting adanya indeks untuk segera melengkapi beberapa indeks yang belum dimiliki pihak rumah sakit. 2. Perlu dibuatnya indeks lain yang belum dimiliki oleh pihak Rumah Sakit Islam Kendal. Seperti indeks pasien, indeks dokter, indeks kematian, dan indeks operasi. Guna peningkatan mutu pelayan di Rumah Sakit Islam Kendal 3. Perlu dibuatnya struktur organisasi agar pegawai dapat bekerja sesuai dengan job yang tertera di struktur tersebut DAFTAR PUSTAKA 1. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam medis 2. Frenti. Giyana Analisis system pengelolaan rekam medis rawat inap rumah sakit umum daerah kota semarang. (2012) From di akses 26 maret Huffman, Edna K. Health Information Manajement, Physician Record Company Berwyn Linois. (1994) 4. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Indonesia. Depkes RI, Jakarta Manajen Berkas Rekam Medis di akses 26 maret 2016 academia.edu/327564/manajemen_berkas_dan_isii_rekam_medis

14 6. Prof.Dr. Nana SyaodihSukmadinata. MetodePenelitianPendidikan. PenerbitPT.RemajaRosdakarya, Huffman, Edna K. Health Information Management, Physicians Record Company, Edisi 10,Illinois: Berwyn Makalah Jadwal Retensi Arsipdi akses 12 april Notoadmojo S.. Ilmu Kesehatan Msyarakat (prinsip -prinsip dasar). Penerbit Rineka Cipta, Jakarta Pengertian Dan JenisObservasi di akses 29 Maret