BAB IV HASIL PENGAMATAN. terwujudnya masyarakat sehat baik jasmani maupun rohani. Untuk itu

Transkripsi

1 BAB IV HASIL PENGAMATAN A. Gambaran Umum Rumah Sakit 1. Sejarah Rumah Sakit Fasilitas kesehatan / Rumah Sakit memiliki peran strategis untuk terwujudnya masyarakat sehat baik jasmani maupun rohani. Untuk itu rumah sakit harus mampu memberikan pelayanan yang komprehensif meliputi promotif, preventif, kuratif dan rehabilitatif. Pelayanan yang baik harus memandang pasien dari dua sisi yaitu fisik dan mental sehingga selain penyembuhan secara medis juga melalui pendekatan spiritual sesuai syariat islam. Berdirinya Rumah Sakit Islam Muhammadiyah Kendal diawali dengan terbentuknya YARSI (Yayasan Rumah Sakit Islam) yang beranggotakan 6 (enam) unsure ORMAS yang di dalamnya termasuk Muhammadiyah. Pembentukan YARSI (Yayasan RumahSakit Islam) bertujuan agar umat islam bersatu untuk mewujudkan masyarakat yang sehat sesuai syariat islam. Namun demikian, dalam proses perjalanannya YARSI (Yayasan Rumah Sakit Islam) mengalami kevakuman, sehingga Bupati Kendal (selaku Pembina panitia) menawarkan pendirian Rumah Sakit kepada Muhammadiyah setelah ormas yang lain menyatakan tidak bersedia. Pimpinan daerah Muhammadiyah Kendal dengan semangat li ilalikalimatillah bersedia melanjutkan pendirikan Rumah Sakit, dengan syarat harus secara penuh dikelola oleh Muhammadiyah, pada tahun 1993 dimulailah proses awal pembangunan Rumah Sakit Islam 29

2 30 Muhammadiyah Kendal dengan didukung oleh seluruh warga Mummadiyah Kendal. Rumah Sakit Islam Muhammadiyah Kendal mulai dioperasionalkan pada tanggal 15 Januari 1996, dipimpin oleh dr. Joko Kartono sebagai direktur. 1. Falsafah Rumah Sakit Islam Kendal adalah perwujudan dari IMTAQ serta amal sholeh Persyarikatan dalam upaya mewujudkan Masyarakat Utama, Adil Makmur,dan Sejahtera yang diridhoi Allah SWT 2. Visi Menjadi RS kelas B dan Pusat Rujukan Kesehatan Yang Termuka di Nusantara Dengan Pelayanan Prima, Professional dan Islami pada Tahun Misi Misi Rumah Sakit Islam Kendal adalah : a. Melakukan pelayanan kesehatan yang islami sesuai dengan standar ilmu kedokteran, keperawatan, dan ilmu kesehatan lainnya yang berlaku dengan membuka senter-senter pelayanan unggulan. b. Mengembangkan sumber daya insani yang profesional dan berakhlakul karimah, menjalankan syariat islam secara kafah. c. Melengkapi sarana dan prasarana rumah sakit sesuai dengan tuntutan pelayanan unggulan d. Mengembangkan sistem manajemen yang efekttif dan efisien, serta bermutu.

3 31 e. Melaksanakan fungsi amal sholeh dengan tetap mempertimbangkan prinsip-prinsip ekonomi. f. Melakukan fungsi dakwah islam dan kemuhammadiyahan didalam maupun di luar RS. 4. Motto Bekerja sebagai ibadah, ihsan dalam pelayanan, cakap dalam melakukan tindakan, bertawakal pada Allah SWT. 5. Pelayanan Rumah Sakit Islam Kendal a. Pelayanan 24 jam meliputi : 1) IGD 2) Instalasi Farmasi 3) Laboratorium 4) Gizi 5) Ambulance 24 jam b. Pelayanan Rawat Jalan meliputi: 1) Klinik Umum 2) Klinik Gigi 3) Klinik Spesialis : a) Anak b) Dalam c) Bedah d) Obsgin e) Syaraf f) Kulit dan Kelamin g) Bedah Orthopedi

4 32 h) THT 4) Klinik Fisioterapi 5) Klinik DOTS 6) Klinik VCT & CST c. Pelayanan Rawat Inap Pelayanan rawat inap Rumah Sakit Islam Kendal didukung oleh sarana gedung yang respresentatif dengan lingkungan alam yang kondusif untuk membantu proses penyembuhan. Jumlah tempat tidur yang dimiliki sebanyak 120 TT dengan rincian sebagai berikut : Table 4.1 rincianjumlahtempattidur NO NAMA RUANG KELAS KAPASITAS 1. Roudhoh Utama 1 14 TT 2. Usman Utama 1 9 TT 3. Hamzah 1 16 TT 4. Ali 3 16 TT 5. Fatimah 3 16 TT 6. Lukman 1 (Anak) 2A 2 TT 2B 4 TT 3 4TT 7. Perinatalogi 2 2 TT

5 33 8. Khadijah (Persalinan) 2A 1 TT 2B 8 TT 3 3 TT 9 ICU 5 TT 10 Umar 2 20 TT Total 120 TT Sumber : data jumlah tempat tidur rumah sakit islam Kendal instalasi diklat Pelayanan penunjang medis yang dimiliki Rumah Sakit Islam Kendal sampai saat ini : 1) Laboratorium 2) Radiologi 3) Pelayanan pemeriksaan penunjang 4) USG 5) Ambulance 6) Kamar Jenazah

6 34 B. Gambaran Umum Pelayanan Rekam Medis Rumah Sakit 1. Struktur Organisasi Bagian Rekam Medis Rumah Sakit Islam Kendal Direktur Manager Pelayanan Medis Subbagianrekammedis Kepalaruangrekammedis Urusan pendaftaran pasien Urusan pengambilan dan penyimpanan berkas Urusan perakitan berkas dan pengolahan data Urusan korespondensi laporan, dan logistik Gambar 4.1 Bagan Struktur Organisasi Unit Rekam Medis Sumber: data struktur organisasi rumah sakit islam Kendal 2. Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan a. Kepala Asman Sub Bag Rekam Medis Merencanakan, memimpin, mengawasi, mengkoordinasi, serta mengevaluasi kegiatan dibidang pemasaran dan Rekam Medis dalam rangka mencapai visi dan misi Rumah Sakit Islam Kendal.Fungsi Jabatannya sebagai penanggung jawab instansi rekam medis diatas kepala instalasi rekam medis.

7 35 b. Kepala Ruangan Rekam Medis. 1) Tugas Pokok a) Mengatur koordinasi antar staf rekam medis,membuat dan mengatur jadwal jaga dinas, b) Membuat program kerja, c) Membantu korespondensi, pembuatan laporan dan logistik c. Pendaftaran Pasien. 1) Tugas pokok a) Menerima pendaftaran pasien yang akan berobat b) Melakukan wawancara untuk memperoleh data identitas c) Mencatat data identitas pasien pada buku registrasi. d) Entry data pada kiup. e) Membuat kartu identitas berobat dan DRM baru untuk pasien baru. f) Menulis nomer rekam medis pada tracer untuk diambilkan DRM kebagian filing untuk pasien lama. g) Menanyakan keluhan pasien kemudian mengarahkan pasien ke poli klinik yang dituju. 2) Fungsi Jabatan a) Pencatat identitas pasien b) Memberi dan pencatat nomer rekam medis. c) Penyedia DRM baru dan lama. d) Pendistribusi DRM untuk pelayanan e) Penyedia informasi d. Pengambilan dan Penyimpanan Berkas

8 36 1) Tugas Pokok a) Mengembalikan DRM, b) Mengirim DRM ke poliklinik yang dituju c) Mengembalikan DRM ke rak filing e. Perakitan Berkas dan Pengolahan Data Melaksanakan fungsi asembling di instalasi rekam medis sehingga membantu proses pengelolaan rekam medis Rumah Sakit Islam Kendal agar pelaksanaannya dapat berjalan sesuai yang diharapkan. 1) Tugas Pokok a) Menyiapkan formulir-formulir rekam medis yang dibutuhkan. b) Merakit DRM. c) Merakit kembali DRM yang telah digunakan agar menjadi rapi. d) Meneliti kelengkapan data dalam formulir rekam medis. e) Mengisikan kode penyakit berdasarkan kode ICD-10 dari diagnosa yang ditulis dokter pada ringkasan masuk keluar. f) Menulis kode tindakan atau operasi berdasarkan ICD-9 CM pada ringkasan masuk dan keluar. g) Membuat indeks penyakit, indeks dokter, indeks sebab kematian pada kartu indeks. h) Entry data morbiditas RJ dan RI i) Evaluasi ketidaklengkapan pengisian DRM. 2) Fungsi Jabatan

9 37 Berfungsi dalam meneliti kelengkapan isi catatan pada dokumen rekam medis dan merakit kembali dokumen rekam medis pasien rawat inap yang telah pulang dari perawatan dan teah dikembalikan ke instalasi rekam medis serta menyediakan formulirformulir rekam medis dan nomor rekam medis baru. 3. Unit Rekam Medis Bagian Pelayanan Data atau Bagian Dalam Unit Rekam Medis a. Assembling Setelah DRM dilengkapi dari URI / bangsal RI mengembalikan ke bagian assembling untuk dirakit kembali formulir-formulirnya dari DRM rawat jalan dan rawat inap menjadi urut sesuai dengan kronologi penyakit. Di Rumah Sakit Islam Kendal tidak memiiki petugas assembling secara khusus. Petugas rekam medis lain yang tugas pokoknya sudah diselesaikan sesekali menyempatkan waktu untuk membantu bagian assembling melaksanakan perakitan formulir. Kegiatan menganalisa kelengkapan hanya dilakukan pada DRM pasien BPJS untuk kebutuhan klaim, sedangkan kelengkapan isi DRM pasien umum kurang mendapat perhatian. b. Koding / Indeksing Koding adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis yang mempunyai tugas pokok mencatat dan meneliti serta menetapkan kode penyakit, kode operasi dari diagnose dokter. Di Rumah Sakit Islam Kendal menggunakan buku ICD 10 untuk menetukan kode penyakit dan buku ICD 9 CM untuk kode tindakannya. Untuk efisiensi waktu pengkodean menggunkan buku pintar / rangkuman

10 38 buku ICD 10 / ICD 9 CM yang dibuat berdasarkan kasus yang sering muncul di Rumah Sakit Islam Kendal. Indeksing adalah membuat tabulasi sesuai dengan kode yang sudah dibuat kedalam indeks-indeks. Di Rumah Sakit Islam Kendal membuat indeks penyakit yang sumber datanya di dapat dari sensus harian. Pelaksanaan pembuatan indeks penyakit secara komputerisasi. Indeks digunakan untuk laporan pengklasifikasian 10 besar penyakit. c. Analising / Reporting Sistem pelaporan di Rumah Sakit Islam Kendal terdiri dari laporan bulanan, laporan triwulan, laporan tahunan, dan laporan sesuai permintaan / kebutuhan. Distribusi laporan : 1) Laporan Ekstern a) Data kegiatan rumah sakit (RL 1) b) Data keadaan morbiditas pasien rawat jalan (RL 2) c) Data keadaan morbiditas penyakit khusus pasien rawat inap (RL 2a) d) Data keadaan morbiditas pasien rawat jalan (RL 2b) e) Data keadaan morbiditas khusus penyakit rawat jalan (RL 2b.1) 2) Data Individual Morbiditas Pasien Rawat Inap, terdiri dari : a) Pasien umum (RL 2.1) b) Pasien obstetrik (RL 2.2) c) Pasien baru lahir / lahir mati (RL 2.3) d) Data inventaris rumah sakit (RL 3)

11 39 e) Data keadaan keterangan rumah sakit (RL 4) f) Data peralatan rumah sakit (RL 5) g) Data INOS (RL 6) 3) Laporan Intern a) Tingkat efisiensi pelayanan (BOR, LOS, TOI, BTO, NDR, GDR) b) Kegiatan persalinan c) Kegiatan rawat jalan d) Sensus harian e) Perkembangan pasien rawat inap Bagian ini berfungsi sebagai pengumpul dan pengolah data rekam medis sehingga menghasilkan informasi untuk pengambilan keputusan bagi manajemen dan melaporkannya pada Dinas Kesehatan Kabupaten. Data-data diperoleh dari kegiatan-kegiatan pelayanan kesehatan yang dilakukan di rumah sakit. Di Rumah Sakit Islam Kendal tidak memiliki petugas khusus untuk pembuatan laporan. Selama ini pembuatan laporan dilaksanakan oleh petugas yang sudah diperintahkan oleh Kepala Unit Rekam Medis, namun petugas itu juga memiliki tugas lain yang harus dilakukan. d. Filing Petugas filing di Rumah Sakit Islam Kendal selain berperan sebagai penyimpan, penyedia dan pelindung DRM juga bertugas untuk mengambil dan membuat DRM baru termasuk pula didalamnya kegiatan mendistribusikan DRM ke poliklinik yang

12 40 sesuai. Dalam pengambilan DRM di Rumah Sakit Islam Kendal menggunakan bantuan tracer untuk menunjukkan DRM yang sudah diambil. Pada bagian filing terdapat beberapa sistem yang digunakan, yaitu: 1) Sistem Penyimpanan Sistem penyimpanan DRM Rumah Sakit Islam Kendal yang ditetapkan adalah sistem sentralisasi dimana DRM rawat jalan dan rawat inap disimpan secara bersama dalam satu folder. DRM aktif tersimpan secara terpusat pada satu tempat, yaitu didalam rak penyimpanan, sedangkan penyimpanan DRM inaktif disimpan terpisah dalam rak tersendiri. DRM dinyatakan inaktif apabila selama 5 tahun berturut-turut sejak tanggal terakhir berobat, pasien tidak pernah datang untuk berobat kembali. 2) Sistem Penjajaran Sistem penjajaran yang diterapkan Rumah Sakit Islam Kendal adalah Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filling) yaitu sistem penyimpanan DRM dengan menjajarkan folder DRM berdasarkan urutan langsung nomor rekam medisnya pada rak penyimpanan.

13 41 C. Hasil Pengamatan 1. Jenis Jenis Indeks Gambar 4.2 indeks penyakit RumahSakit Islam Kendal Rumah Sakit Islam Kendal memiliki satu indeks yaitu indekspenyakit yang hanya digunakan untuk laporan 10 besar penyakit. Sedangkan untuk indeks lainnya seperti indeks pasien, indeks operasi,

14 42 indeks dokter, indeks kematian, dan indeks obat pihak rumah sakit tidak membuatnya. Dari hasil wawancara dengan petugas bahwa kendala yang penyebab indeks lainnya tidak di buat adalah system informasi rumah sakit yang tidak berjalan, dari pihak bagian rekam medis telah melakukan permohonan perbaikan pada teknisi TI rumah sakit dan belum ada tindakan dari pihak IT. 2. Pemanfaatan Indeks Berdasarkan observasi peneliti Indeks penyakit yang dihasilkan oleh petugas rekam medis di Rumah Sakit Islam Kendal berfungsi sebagai laporan 10 besar penyakit. Dan hasil wawancara peneliti dengan petugas indeksing adalah sebagai berikut. Tabel 4.2 hasil wawancara dengan petugas indeksing WAWANCARA 1. Apakah saudara memahami tujuan dari pembuatan indeks? HASIL 1. Iya saya paham, tujuan dari pembuatan indeks itu untuk pelaporan rumah sakit 2. Apakah saudara mengerti fungsi indeks? 3. Jenis indeks apa saja yang anda ketahui? 2. iya saya paham fungsi dari indeks itu - untuk memudahkan mengkriteriakan penyakit - untuk memudahkan pengelompokkan identitas pasien 3. yang saya tahu - indeks penyakit - indeks tindakan - kematian - dokter

15 43 4. Menurut anda indeks apa saja yang perlu dibuat untuk rumah sakit? 5. Jenis indeks apa saja yang anda buat? 4. yang perlu untuk rumah sakit itu indek tindakan, kematian, dokter 5. yang saya buat hanya indeks penyakit 6. Apakah ada indeks yang tidak dibuat, apa alasannya? 7. Bagaimana pelaksanaan pembuatan indeks? 8. Apa fungsi dan kegunaan indeks itu sendiri pada rekam medis di Rumah Sakit Islam Kendal? 9. Adakah kendala dalam pembuatan indeks? 6. ada, kita sudah minta ke pihak TI tapi dari sana masih belum dibuatkan 7. Pelaksanaan secara komputerisasi data dari sensus harian lalu dimasukkan kesistem sensus rekam medis lalu di buat R.L, evaluasi pelayanan, perencanaan pembelian alat kesehatan 8. Fungsi indeks di rumah sakit sini untuk - Membuat laporan R.L - Untuk mengevaluasi pelayanan - Untuk perencanaan pembelian alat kesehatan 9. Kendalanya kalau sistemnya error Berdasarkan hasi lwawancara dengan petugas koding/indeksing dapat diketahui bahwa manfaat dari indeks penyakit di Rumah Sakit Islam Kendal yaitu untuk membuat laporan R.L, untuk mengevaluasi pelayanan, untuk perencanaanpembelian alat kesehatan.

16 44 3. Mengetahui prosedur tetap (protap) koding/indeksing Suatu urutan kegiatan yang ditetapkan untuk menjamin penanganan secara seragam terhadap kegiatan yang terjadi berulang ulang. Dengan didokumentasikan prosedur koding/indeksing.pada Rumah Sakit Islam Kendalsudah terdapat protap tentang koding/indeksing. Yang isinya adalah prosedur pelaksanaan pada bagian koding/indeksing. Menjelaskan tata cara pelaksanaan kegiatan dalam koding / indeksing sehingga memudahkan petugas dalam bekerja. Karena setiap urutan kegiatan petugas telah ditetapkan dalam protap. 4. Mengetahui kebijakan rumah sakit tentang indeks DiRumah Sakit Islam Kendalbelumterdapat kebijakan dansop (Standard Operating Procedures) yang akan mengikat dan mewajibkan semua petugas di rumah sakit yang terlibat dalampembuatanindeks. 5. Mengetahui karakteristik petugas Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas indeksing di Rumah Sakit Islam Kendal, terdapat satu petugas indeksing. Dari hasil wawancara petugas mengatakan job description mereka belum jelas mana yang menjadi tanggung jawab mereka dalam melaksanakan kegiatan. karakteristik petugas indeksing dapat di tinjau dari beberapa aspek yaitu sebagai berikut: 1) Pengalaman kerja Petugas indeksing di Rumah Sakit Islam Kendalada satu orang. Petugas indeksing sudah bekerja selama lebih dari 3 tahun.

17 45 2) Latar belakang pendidikan Untuk kedua petugas koding di Rumah Sakit Islam Kendal memiliki latar belakang pendidikan terakhir D3 RekamMedis. 3) Pelatihan Petugas koding Rumah Sakit Islam Kendalyang satu belum pernah mengikuti pelatihan tentang koding/indeksing. 6. Sarana dan prasarana Di Rumah Sakit Islam Kendal dalam pembuatan indeks menggunakan sarana dan prasarana yaitu komputerisasi dan icd 10 (volume 1 dan volume 3) untuk mengkode pada indeks penyakit.