BAB IV HASIL PENELITIAN. A. Gambaran Umum RSUD Bendan Kota Pekalongan. 1. Sejarah Singkat RSUD Bendan Kota Pekalongan

Transkripsi

1 40 BAB IV HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum RSUD Bendan Kota Pekalongan 1. Sejarah Singkat RSUD Bendan Kota Pekalongan Rumah Sakit Umum Daerah Bendan kota Pekalongan adalah Lembaga teknisi daerah yang didirikan berdasarkan Perda Kota Pekalongan No. 5 Tahun Gagasan untuk membangun rumah sakit sebenernya sudah dimulai pada tahun Pada waktu itu masih dalam bentuk studi kelayakan apakah kota Pekalongan layak untuk dibangun Rumah Sakit Umum Daerah. Beberapa catatan yang menjadi rekomendasi dari hasil studi tersebut adalah meskipun di Kota Pekalongan banyak berdiri rumah sakit swasta, Kota Pekalongan masih layak untuk didirikan Rumah sakit Umum Daerah dengan beberapa ketentuan antaralain luas tanah 1 Ha, terletak dijalur pantura dan memiliki keunggulan pelayanan. Misi yang diemban oleh Walikota dan Wakil Walikota Pekalongan periode dalam rangka meningkatkan mutu dan jangkauan pelayanan kesehatan bagi masyarakat kota Pekalongan. Rencana pembangunan RSUD dimulai dengan kegiatan penyusunan Design Engineering Detail pada tahun Pada awalnya perencanaan ditujukan untuk peningkatan Puskesmas Bendan, namun pada akhirnya berkembang menjadi rumah sakit. Dalam menentukan lokasi mengalami beberapa pembahasan yang cukup panjang. Beberapa lokasi diusulkan 40

2 41 antara lain SMP 13, bekas Terminal, Puskesmas Bendan dan akhirnya di BLK dengan menempati tanah yang masih kosong dan lokasi ini dianggap cukup strategis. Atas dasar keputusan Dewan Perwakilan Rakyat kota Pekalongan Nomor 08/DPRD/IV/2007 tentang persetujuan surat Walikota Pekalongan Nomor 050/0198 tanggal 17 Januari 2007 perihal Rencana Anggaran Biaya kegiatan pembangunan RSUD kota Pekalongan untuk merealisasikan lebih lanjut dan pembangunan nya disepakati bersama bahwa akan dilaksanakan secara 3 tahun dimulai pada tahun 2007, 2008 dan Pembangunan gedung sesuai kontrak kerja ditargetkan selama 18 bulan dan berakhir pada 5 Maret Perkembangan terakhir yang terjadi yaitu dengan adanya addendum pekerjaan sekaligus anggarannya, maka jangka waktu diperpanjang 26 hari hingga berakhir 31 Maret RSUD Bendan diresmikan pada tanggal 21 Mei 2009 oleh Wakil Presiden RI Bapak Jusuf Kalla dan di dampingi oleh Direktur Jendral Pelayanan Medis Bapak Farid W. Husain. 2. Letak Geografis Lokasi RSUD Bendan Kota Pekalongan luas keseluruhan ± 1,35 Ha terletak di Jalan Sriwijaya No. 2 Pekalongan yang termasuk dalam wilayah Kelurahan Bendan Kecamatan Pekalongan Barat dan berjarak 300 m dari Pemerintah Kota Pekalongan. Luas bangunan gedung utama dan penunjangnya adalah ± m 2 terdiri dari bangunan 4 lantai ditambah 1 lantai basement. Adapun rincian bangunan terdiri dari : a. Lantai basement digunakan untuk Instalasi Dapur/Gizi, Instalsi Laundry/CSSD, Radiologi, Laboratorium, Fisioterapi dan Perkantoran

3 42 b. Lantai 1 digunakan untuk Instalasi Rawat Jalan, Hemodialisa serta Instalasi Gawat Darurat. c. Lantai 2 digunakan untuk Instalasi Bedah Sentral/Operasi, ICU, Persalinan dan Rawat Inap Kelas III. d. Lantai 3 digunakan untuk Rawat Inap Kelas II, Kelas I, dan Kelas Utama. e. Lantai 4 digunakan untuk Rawat Inap VIP dan Aula. f. Bangunan penunjang antara lain : Pemulasaran Jenazah, Ruang Genset, IPAL, dan lain-lain 3. Visi dan Misi RSUD Bendan Kota Pekalongan a. Visi RSUD Bendan Kota Pekalongan Visi RSUD Bendan Kota Pekalongan adalah Unggulan dalam Pelayanan. b. Misi RSUD Bendan Kota Pekalongan 1) Memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu dan terjangkau 2) Menjadi pusat rujukan pelayanan medis 3) Mengembangkan jejaring pendidikan 4) Mewujudkan kemandirian pengelolaan keuangan yang transparan dan bertanggung jawab. c. Motto Motto dari RSUD Bendan Kota Pekalongan adalah Kesembuhanmu Ibadahku. 4. Jenis Pelayanan Yang Ada di RSUD Bendan Kota Pekalongan RSUD Bendan Kota Pekalongan merupakan Rumah Sakit tipe C yang memiliki beberapa fasilitas pelayanan diantaranya:

4 43 a. Pelayanan Gawat Darurat 24 Jam Pelayanan profesional 24 jam oleh dokter spesialis dan perawat yang handal. Selain itu ditunjang pula dengan fasilitas dan peralatan medis yang lengkap, laboratorium, radiologi, ruang observasi, dan mobil ambulance b. Pelayanan Rawat Jalan, meliputi: 1) Poli Umum 2) Poli Mata 3) Poli Penyakit Dalam 4) Poli Gigi 5) Poli Bedah Mulut 6) Poli Obsgyn 7) Poli Jiwa 8) Poli Saraf 9) Poli Bedah 10) Poli bedah syaraf 11) Poli Jantung 12) Poli kulit / kelamin 13) Poli Bedah Tulang / Ortopedi 14) Poli Anak 15) Poli THT 16) Poli Rehab Medik 17) VCT 18) Dot (tb) 19) CST

5 44 c. Instalasi Rawat Inap Instalasi Rawat inap di laksanakan selama 24 jam. Kapasitas tempat tidur di RSUD Bendan sebanyak 193 tempat tidur yang terdiri dari : 1) Kelas VIP 2) Kelas I (Truntum) 3) Kelas II (sekar jagad) 4) Kelas III (Jlamprang dan sekar jagad khusus anak ) 5) ICU 6) Bangsal VK 7) Bangsal Ruang bayi d. Pelayanan instalasi Bedah Sentral Pelayanan insatalasi bedah sentral meliputi tindakan operasi baik umum maupun persalinan. e. Instalasi Pelayanan Penunjang antara lain: 1) Instalasi Radiologi 2) Instalasi Laboratorium 24 Jam 3) Instalasi Farmasi 24 Jam 4) Instalasi Gizi 5) IPAL 6) Laundry / CSSD 7) Fisioterapi 8) Konsultasi Gizi 9) Instalasi Bank Darah RS 24 Jam

6 45 B. Gambaran Umum Unit Rekam Medis RSUD Bendan Kota Pekalongan 1. Struktur Organisasi Rekam Medis Direktur Kabid Pelayanan Medik Kasi Pelayanan Medik KA. Unit Rekam Medik Pelaksana Pendaftaran Pelaksana Assembing Pelaksana Pelaporan Pelaksan Filing Pelaksana Mediko Legal Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rekam Medis 2. Visi dan Misi Unit Rekam Medis a. Visi Tertib rekam medis demi terselenggaranya pelayanan rumah sakit yang bermutu b. Misi 1) Meningkatkan pelayanan dokumen rekam medis secara lengkap dan memuaskan semua pihak

7 46 2) Memberikan pelayanan rekam medis secara efektif dan efesien dengan data yang akurat lengkap serta dapat dipertangung jawabkan 3) Memberikan informasi kesehatan secara komprehensif untuk mencapai pelayanan rumah sakit yang bermutu. c. Motto Motto pelayanan rekam medis RSUD Bendan Kota Pekalongan adalah Jelas, Lengkap, Tepat. 3. Tugas Pokok dan Fungsi Rekam Medis a. Kepala Unit Rekam Medis Kepala Unit Rekam Medis berpendidikan formal minimal D-3 Rekam Medis dan memiliki tugas pokok sebagai berikut : 1) Bertanggung jawab terhadap proses penyelenggaraan pelayanan rekam medis di rumah sakit 2) Memberikan pengarahan kerja kepada staff bawahannya. 3) Merencanakan pengembangan sistem rekam medis sesuai standar 4) Menyusun rencana kebutuhan tugas staff di instalasi Rekam Medis. b. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) Bagian Pendaftaran Pasien Rawat Jalan berpendidikan minimal SLTA dan telah mengikuti pelatihan tentang rekam medis, memiliki tugas Pokok antara lain : 1) Menerima pendaftaran pasien yang akan berobat di rawat jalan 2) Melakukan pencatatan pendaftaran ( registrasi ) 3) Menyediakan folder dokumen rekam medis yang didalamnya sudah terdapat formulir-formulir bagi pasien yang baru pertama kali

8 47 berobat ( pasien baru ) dan pasien yang akan datang pada kunjungan berikutnya ( pasien lama ) 4) Mengarahkan pasien ke Unit Rawat Jalan ( URJ ) atau Poliklinik yang sesuai dengan keluhannya 5) Memberikan informasi pelayanan-pelayanan di rumah sakit bagi yang membutuhkan. c. Tempat Pendaftaran Paisen Gawat Darurat (TPPGD) Bagian Pendaftaran Pasien Gawat Darurat berpendidikan minimal SLTA dan telah mengikuti pelatihan tentang rekam medis, memiliki tugas pokok sebagai berikut: 1) Menerima pendaftaran pasien yang akan berobat di unit Gawat Darurat 2) Melakukan pencatatan pendaftaran ( registrasi ) 3) Menyediakan folder dokumen rekam medis yang didalamnya sudah terdapat formulir-formulir bagi pasien yang baru pertama kali berobat ( pasien baru ) dan pasien yang akan datang pada kunjungan berikutnya ( pasien lama ) 4) Mengarahkan keluarga pasien duduk di ruang tunggu untuk menunggu panggilan berikutnya guna di wawancara / di mintai keterangan perihal kondisi pasien sebelum di bawa ke unit gawat darurat. 5) Memberikan informasi pelayanan-pelayanan di rumah sakit bagi yang membutuhkan.

9 48 d. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI) Bagian Pendaftaran Pasien Rawat Inap berpendidikan formal minimal SLTA dan telah mengikuti pelatihan tentang rekam medis, memiliki tugas pokok sebagai berikut : 1) Menerima pasien berdasarkan admission note yang di buat dokter baik dari pelayanan rawat jalan maupun Gawat Darurat. 2) Bersama-sama keluarga pasien menentukan kelas perawatan dan bangsal yang di tuju. 3) Menjelaskan mengenai tarif layanan rawat inap dengan fasilitasfasilitas di ruang rawat inap. 4) Menyiapkan Formulir kelengkapan pelayanan pendaftaran rawat inap. 5) Melengkapi data pada formulir Rekam Medis Rawat Inap 6) Mendistribusikan DRM rawat inap kepada perawat IGD untuk di kirim ke bangsal di mana pasien akan di rawat. 7) Memberi informasi tentang adanya mutasi kepada keluarga pasien, pengunjung atau instansi badan / orang yang memerlukan informasi tentang keberadaan pasien rawat inap. e. Assembling Assembling di RSUD Bendan Kota Pekalongan berpendidikan formal minimal D-3 Rekam Medis dan dibantu beberapa staff yang berpendidikan minimal SLTA,memiliki tugas pokok sebagai berikut: 1) Menerima pengembalian dokumen dari URJ, IGD dan URI. 2) Merakit Dokumen Rekam Medis rawat inap.

10 49 3) Meneliti Kelengkapan data yang seharusnya tercatat di dalam Dokumen rekam medis. 4) Meneliti kebenaran pencatatan data rekam medis. 5) Mengendalikan DRM yang di kembalikan ke unit pencatat data karena isinya tidak lengkap. 6) Mendistribusikan dan mengendalikan penggunaan formulir rekam medis f. Koding / Indeksing Bagian Koding/Indeksing di RSUD Bendan Kota Pekalongan berpendidikan formal minimal D-3 Rekam Medis, memiliki tugas pokok sebagai berikut: 1) Mencatat dan meneliti kode penyakit dari diagnosis yang ditulis dokter, kode operasi dan tindakan medis yang telah dilakukan oleh dokter atau petugas kesehatan lainnya dan kode sebab kematian dari sebab kematian yang ditetapkan dokter. 2) Mencatat hasil pelayanan ke dalam formulir indeks penyakit, indeks operasi atau tindakan medis, Indeks sebab kematian dan indeks dokter sesuai dengan ketentuan mencatat indeks. 3) Menyimpan indeks tersebut sesuai dengan ketentuan menyimpan indeks. 4) Membuat laporan penyakit (morbiditas) dan laporan kematian (mortalitas) berdasarkan indeks penyakit, indeks operasi dan indeks sebab kematian.

11 50 g. Analising / Reporting Bagian Analising / Reporting di RSUD Bendan Kota Pekalongan berpendidikan formal minimal D-3 Rekam Medis,memiliki tugas pokok sebagai berikut: 1) Mengambil sensus ke bangsal setiap hari. 2) Merekap SHRI ke rekapitulasi harian ( RP 1 ) setiap bulanan. 3) Mengolah data RP 1 sebagai bahan penyusunan laporan RL. 4) Mengolah data sensus harian unit pelayanan klinis lainnya untuk penyusunan kegiatan rawat jalan, gawat darurat, kesehatan gigi, radiologi, pengujian kesehatan, rujukan, rehabilitasi medik, pelayanan kesehatan jiwa, sebagai bahan penyusunan pembuatan laporan kegiatan rumah sakit setiap bulan. 5) Menyerahkan laporan kegiatan rumah sakit yang sudah di tanda tangani oleh Ka. Instalasi rekam medis Bidang pelayanan, dan Unit terkait. 6) Meminjam indeks penyakit rawat jalan dan rawat inap darti fungsi K/I untuk menyusun laporan. 7) Mengkalkulasi data rekam medis dari laporan-laporan tersebut untuk dianalisis statistiknya. 8) Membuat laporan-laporan khusus untuk keperluan manajemen rumah sakit. 9) Mengolah data rekam medis untuk analisis statistik rumah sakit serta membuat laporan RL 1-5 kemudian mengirim RL tersebut ke Depkes dengan sistem online.

12 51 h. Filing Bagian Filing di RSUD Bendan Kota Pekalongan berpendidikan formal D-3 Rekam Medis, dan dibantu beberapa staff lulusan SLTA yang telah mengikuti Pelatihan memiliki tugas pokok sebagai berikut : 1) Menyimpan DRM dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan penyimpanan DRM. 2) Mengambil kembali ( retrieve ) DRM untuk berbagai keperluan. 3) Menyusun (meretensi) DRM sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sarana pelayanan kesehatan. 4) Memisahkan penyimpanan DRM in-aktif dari DRM aktif. 5) Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis. 6) Menyimpan DRM yang dilestarikan (diabadikan). 7) Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis. C. Hasil Penelitian 1. Kondisi Filing di RSUD Bendan Kota Pekalongan Berdasarkan hasil wawancara tentang pelaksanaan keamanan dan kerahasian di filing RSUD Bendan Kota Pekalongan mengunakan sistem penyimpanan sentralisasi dengan mengunakan metode penjajaran TDF (Terminal Digit Filing). Untuk Tugas pokok petugas filing adalah mengambil dokumen rekam medis dengan tracer, kemudian menyortir pada rak distibusi tanpa adanya buku ekspedisi, setelah itu mendistribusikan berdasarkan ke setiap poliklinik yang di tuju. Kemudian melakukan pengembalian ke rak filing berdasarkan sistem penjajaran metode angka akhir yaitu TDF (Terminal Digit Filing).

13 52 2. Karakteristik Petugas Filing Tabel 4.1 Karakteristik Responden Petugas Filing RSUD Bendan Kota Pekalongan No Nama Umur (Tahun) Jenis Kelamin Lama Kerja (Tahun) Pendidikan Pelatian yang pernah diikuti 1 AS 31 Laki-laki 5 S1 Teknologi Pendidikan Tidak pernah 2. AR 30 Laki-laki 5 SMA Tidak pernah 3 BA 24 Laki-laki 2 D3 Akuntansi Tidak pernah 4 SO 35 Laki-laki 4 SMA Tidak pernah Sumber: Hasil wawancara dengan petugas filing RSUD Bendan Kota Pekalongan Dari tabel 4.1 diketahui terdapat 4 (empat) petugas laki-laki yang semuanya merupakan petugas filing, dari keempatnya bukan merupakan lulusan D3 rekam medis. Dengan rincian: 1 (Satu) petugas lulusan S1 Teknologi Pendidikan, 1 (Satu) petugas lulusan D3 Akuntansi, dan 2 petugas lulusan SMA serta semuanya belum pernah mengikuti pelatihan yang berkaitan tentang pengelolaan berkas rekam medis. Rata-rata petugas berumur 30 tahun dengan lama kerja kurang dari 5 tahun dibagian filing.

14 53 Berikut merupakan hasil wawancara dari petugas filing: a. Tugas pokok dan fungsi petugas filing Berdasarkan hasil wawancara kepada beberapa petugas filing tugas pokok dan fungsi filing adalah mencari dokumen rekam medis berdasarkan tracer pada rak yang sesuai nomor rekam medis, dan menjajarkan dokumen rekam medis berdasarkan TDF yang kembali dari poliklinik. b. Keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis 1) Aspek keamanan dokumen rekam medis Petugas filing belum mengetahui sepenuhnya tentang keamanan dokumen rekam medis di karenakannya belum terdapatnya protap dan tidak pernah mengikuti pelatihan tentang pengolahan dokumen rekam medis dari aspek keamanan dan kerahasiaannya. Usaha yang dilakukan untuk menjaga dokumen rekam medis supaya tetap aman adalah ruangan tetap kering, menyiapkan anti serangga, menyiapkan tempat sampah, di rawat tiap bulan, dan mengusahakan agar dokumen tetap tertata rapi. Kendala dalam menjaga dokumen rekam medis di filing yaitu kebutuhan rak yang tidak sesuai dengan ukuran dokumen, ruangan kurang luas, dan sering terjadinya miss file. 2) Aspek kerahasiaan dokumen rekam medis Petugas mengetahui tentang kerahasiaan dokumen rekam medis bahwa dokumen rekam medis wajib dijaga kerahasiaan isi, tidak boleh dibawa pasien dan tidak boleh dibeberkan untuk umum. Di filing terdapat prosedur peminjaman dokumen rekam medis, dan

15 54 jika terdapat seseorang yang meminjam dokumen tanpa seizin petugas diberi teguran dan tidak di berikan dokumen tersebut kecuali dengan izin petugas. Di filing semua petugas rekam medis wajib menjaga dan mengelola dari kerahasiaanya. Usaha yang dilakukan dalam untuk menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis adalah harus ada izin peminjaman, penataan sesuai sistem penjajaran TDF dan menganti map ketika dokumen rusak. Yang bertanggung jawab bila terdapat dokumen yang hilang adalah seluruh petugas filing dan mencarinya berdasarkan histori pasien dalam pelayanan. Jika hilang diganti dengan yang baru. 3. Keamanan ruang penyimpanan dokumen rekam medis a. Aspek fisik 1) Kondisi pencahayaan Untuk penerangan di ruang filing RSUD Bendan Kota Pekalongan digunakan lampu neon ruangan sebanyak 12 buah, dengan daya lampu 24 watt. Tetapi yang masih aktif menyala hanya 6 buah. Pada ruangan tersebut juga sudah diberi jendela kaca besar dengan ukuran 2,5x2,5 m 2 sebanyak 6 buah dan tidak pernah dibuka untuk menghindari kebocoran Air Conditioner. Pintu hanya 1 (Satu) yang menghubungkan antara ruang filing dengan ruang unit rekam medis. Sinar matahari sebagai penerangan alami dapat masuk keruangan, namun tidak langsung mengenai DRM karena ventilasi berada di sebelah selatan.

16 55 2) Temperatur udara (suhu dan kelembaban udara) Pada ruang filing RSUD Bendan Kota Pekalongan sudah mengunakan 6 buah AC sehingga suhu dan kelembaban stabil. Akan tetapi AC tidak aktif selama 24 jam. Dari hasil observasi dengan mengukur suhu dan kelembaban udara menggunakan alat thermohygrometer di ruang filing didapatkan hasil sebagai berikut: Tabel 4.2 Suhu dan kelembaban udara ruang Filing RSUD Bendan Kota Pekalongan Tanggal Jam o C Suhu Kelembaban o F % 10 Juni ,6 81, ,0 80, ,9 82,2 71 Dari tabel 4.2 dapat dilihat hasil pengukuran suhu dan kelembaban udara mengunakan alat thermohygrometer. Dan hasilnya pada jam suhu mencapai 27.6 o C atau 81.6 o F dan kelembaban 65%, untuk jam suhu mencapai 27.0 o C atau 80.6 o F dan kelembaban 70%, dan pada pengamatan terakhir jam suhu mencapai 27.9 o C atau 82.2 o F dan kelembaban 71%. 3) Keamanan ruangan dari seranggan api atau kebakaran Berdasarkan hasil observasi selama penelitian di RSUD Bendan Kota Pekalongan untuk keamanan dari seranggan kebakaran, penempatan rak dokumen rekam medis sudah jauh

17 56 dari tempat penyimpanan barang barang yang mudah terbakar tetapi belum tersedia alat pemadam kebakaran pada ruang filing. 4) Keamanan ruangan dari seranggan air atau banjir Di filing RSUD Bendan Kota Pekalongan terdapat saluran air berupa talang pipa air yang melalui ruang tersebut dan masih terdapat atap yang bocor. b. Aspek biologis Untuk menjaga dokumen rekam medis dari kerusakan yang di sebabkan serangga hama pemakan kertas petugas filing tidak memberikan kamfer pada rak filing akan tetapi petugas filing langsung menyemprotkan alat pengendalian serangga berupa cairan aerosol ketika menemui serangga. Untuk pengendalian tikus sendiri petugas menggunakan racun tikus sebagai alat untuk membasmi tikus. c. Aspek kimiawi Untuk Menjaga keamanan dokumen rekam medis dari aspek kimiawi perlindungan sudah dilakukan dengan baik yaitu digunakan tinta warna hitam untuk menghindari kelunturan dalam pengisian dokumen rekam medis. Akan tetapi untuk menyatukan dokumen rekam medis hanya dengan mengunakan steples, padahal bahan staples merupakan bahan yang mudah berkarat. Dan masih ditemukannya petugas yang melakukan aktivitas-aktifitas seperti makan dan minum di ruang filing yang mengakibatkan kerusakan pada dokumen rekam medis.

18 57 4. Kerahasiaan dokumen rekam medis Pada ruang filing RSUD bendan Kota Pekalongan belum sepenuhnya menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis dikarenakan tidak terkuncinya pintu filing dan masih terdapat pasien atau petugas selain rekam medis masuk ke ruang filing untuk meminta dokumen rekam medis, ruang filing dijadikan satu dengan ruang unit rekam medis yang lain seperti: assembling, pelaporan, dan koding. Karenakan pintu masuk menuju ruang filing belum tertulis Selain petugas rekam medis dilarang masuk yang seharusnya wajib terdapat pada pintu masuk yaitu bertujuan untuk meminimalisir orang yang masuk ke ruang filing Kebutuhan rak tidak sesuai dengan jumlah DRM yang terus bertambah menyebabkan kapasitas rak tidak memenuhi sehingga banyak DRM yang masih di lantai. 5. Hasil pelaksanaan keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis a. Kebijakan dan protap Di RSUD Bendan Kota Pekalongan berdasarkan wawancara dengan kepala rekam medis menyatakan bahwa belum terdapat kebijakan rumah sakit mengenai pelaksanaan pemeliharaan keamanan dokumen rekam medis. Akan tetapi hanya terdapat kebijakan tentang kerahasiaan. Dan belum ada prosedur tetap tentang sarana dan prasarana dalam mengelola keamanan dokumen rekam medis dan hal-hal tentang kerahasiaan dokumen rekam medis. b. Pemeliharaan dokumen rekam medis dari aspek keamanan dan kerahasiaan 1) Pemeliharaan dari aspek keamanan

19 58 Berdasarkan wawancara dengan kepala rekam medis, Usaha yang dilakukan untuk menjaga dokumen rekam medis supaya tetap aman dari aspek fisik, biologis, dan kimia. Berdasarkan aspek fisik adalah di rak harus tertata rapi dari pelayanan ada buku espedisi dan terhindar dari ancaman seperti bocor, untuk aspek biologis sudah diberikan obat racun serangga dan racun tikus tetapi di rak tidak diberikan kamper untuk menghidari seranggan serangga. Sedangkan aspek kimiawi ruangan dipasang AC biar tertutup terhindar luar seperti debu dan yang lain. Dan upaya yang dilakukan bila dokumen rekam medis tersebut rusak maka map diganti dengan yang baru. Untuk formulir kertas yang sobek atau rusak kecil disteples atau dilem. 2) Pelaksanaan dari aspek kerahasiaan Tabel 4.3 Hasil wawancara Kepala Unit Rekam Medis Pertanyaan Upaya apa yang dilakukan untuk menjaga kerahasiaan DRM dari kehilangan di filing? Jawaban 1) Penataan ulang dan evaluasi kita satu persatu terhadap DRM 2) Adanya buku peminjaman dan kedepannya akan dibutuhkan aplikasi berkas 3) Kelengkapan diteliti kembali supaya pencarian mudah ketika dicari kembali

20 59 Dari hasil wawancara dengan kepala unit rekam medis tentang usaha untuk menjaga kerahasiaan DRM dari kehilangan adalah melakukan penataan ulang, adanya evaluasi satu-satu, adanya buku peminjaman, kelengkapan diteliti kembali supaya ketika pencarian mudah dicari kembali. c. Tanggung jawab pimpinan terhadap kerahasiaan dan keamanan rekam medis Dalam pasal 15 Permenkes tahun 2008 tentang rekam medis pimpinan sarana pelayanan kesehatan bertanggung jawab atas hilangnya,rusaknya,atau pemalsuan rekam medis dan penggunaan oleh orang atauu badan yang tidak berhak. Catatan medis merupakan milik rumah sakit yang harus dipelihara karena sangat bermanfaat bagi pasien, bagi dokter, dan bagi rumah sakit. Menjadi tanggung jawab rumah sakit untuk melindungi informasi yang ada di dalam catatan medis ataupun dipergunakan oleh orang yang tidak semestinya. Izin tertulis dari pasien harus dimintakan untuk memberikan keterangan pada seseorang. Bagi orang yang seharusnya tidak berhak untuk memperoleh informasi. Berdasarkan wawancara pihak yang bertanggung jawab bila terjadi dokumen hilang adalah seluruh petugas rekam medis. Dengan cara mencari dokumen yang hilang tersebut berdasarkan historinya dalam pelayanan atau di bagian unit rekam medis. Jika dibagian pelayanan minta bantuan bagian pelayanan untuk mencari dokumen tersebut, dan jika histori terakhir di bagian unit rekam medis di lacak dibagian yang menyortir atau yang menyimpan. Apabila dokumen

21 60 rekam medis akhirnya tidak ditemukan maka dibuatkan dokumen rekam medis baru. Masing-masing personal rekam medis mengetahui bahwa isi dokumen rekam medis tidak boleh disebarluaskan dan disampul dokumen rekam medis sudah terdapat tulisan bahwa dokumen bersifat rahasia.