PENGUKURAN KINERJA SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN MENGGUNAKAN DATA ENVELOPMENT ANALYSIS (DEA) (Studi Kasus : PT. X cabang Surabaya)

Transkripsi

1 PENGUKURAN KINERJA SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN MENGGUNAKAN DATA ENVELOPMENT ANALYSIS (DEA) (Studi Kasus : PT. X cabang Surabaya) Devita Noviyanti, Bambang Syairudin Jurusan Teknik Industri Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya Kampus ITS Sukolilo Surabaya 6 noviyantidevita@gmail.com Abstrak Pentingnya pengetahuan menjadi perhatian baik akademisi maupun praktisi, pengetahuan juga merupakan aset intelektual yang penting bagi organisasi profit maupun non-profit. Sehingga telah banyak perusahaan yang menerapkan sistem manajemen pengetahuan (KMS) untuk mendapatkan competitive advantage secara terus menerus. Dilain sisi, penerapan sistem manajemen pengetahuan juga membutuhkan pengukuran kinerja agar dapat memastikan sistem berjalan dengan baik. Namun pengukuran kinerja konvensional belum dapat benar-benar mengukur pencapaian penerapan KMS. Oleh sebab itu diperlukan pengukuran kinerja sistem pengukuran kinerja yang komperhensif. Penelitian ini berfokus pada pengukuran kinerja KMS berdasarkan lima tahap proses pengetahuan. Dengan melihat KMS sebagai sistem multi-input dan multi-output maka dilakuan pengukuran kinerja KMS menggunakan data envelopment analysis (DEA). Model pengukuran kinerja KMS bertujuan untuk memaksimalkan dan mengukur nilai efisiensi relatif dari masing-masing decision-making unit (). Pada tahap akhir penelitian dibuat rekomendasi perbaikan untuk meningkatkan nilai efisiensi relatif. Kata kunci: data envelopment analysis, efisiensi relatif, pengukuran kinerja, sistem manajemen pengetahuan Abstract The importance of are being considered by both academics and practitioners, are also an important intellectual assets for profit and non-profit organizations. Because of that, there are many companies already implementing management systems (KMS) to get continuous competitive advantage. On the other hand, the application of management systems also require performance measurement in order to ensure the system is running well. However, the conventional performance measurement can not measure the performance of the implementation of KMS. Therefore, the implementation of management system require more comprehensive performance measurement. This research focused on measuring the performance of KMS based on the five-stage process. By looking KMS as a multi-input and multi-output system, KMS performance measurement was done using data envelopment analysis (DEA) methodology. The KMS performance measurement model aims to maximize the value and measure the relative efficiency of each decision-making unit (). At the final stage of research, recommendations for increase the value of relative efficiency are developed. Keywords: data envelopment analysis (DEA), management system, performance measurement, relative eficiency. Pendahuluan Pengetahuan merupakan aset intelektual yang penting bagi organisasi profit maupun non-profit. Hal ini dibuktikan dengan pernyataan bahwa pengetahuan, keahlian dan modal intelektual telah dikenal sebagai aset yang penting untuk mendapatkan competitive advantage secara terus menerus (Kuah et. al, ). Oleh sebab itu telah banyak organisasi yang menerapkan sistem manajemen pengetahuan (KMS). Seiring dengan penerapan KMS yang dilakukan oleh perusahaan, maka pengukuran kinerja terhadap KMS menjadi hal yang penting karena apabila kinerja tidak terukur maka organisasi ykan sulit mengelolanya. Pengukuran kinerja terhadap sistem manajemen pengetahuan perlu dilakukan agar penerapan KMS dapat mencapai tujuan yang diinginkan perusahaan. Pengukuran kinerja pada organisasi biasanya dilakukan dengan mengukur pencapaian indikator

2 kinerja kunci (KPI). Namun, demikian, KPI pengukuran kinerja konvensional masih belum dapat mengukur KMS berdasarkan tahapan prosesnya. KMS terdiri dari beberapa tahapan proses. Lee, et. al. () mengemukakan bahwa manajemen pengetahuan terdiri dari tahapan yaitu creation, accumulation, sharing, utilization, dan internalization. Dengan adanya beberapa tahapan pengetahuan tersebut maka pengukuran kinerja seharusnya dilakukan pada seluruh tahapan pengetahuan tersebut. Namun sesuai keadaan dilapangan, KPI konvensional belum dapat mengukur pencapaian kinerja pada tahaptahap pengetahuan. Sehingga pengukuran kinerja KMS yang lebih komprehensif perlu dilakukan. Pengukuran kinerja KMS dalam penelitian ini menggunakan data envelopment analysis (DEA) karena DEA merupakan salah satu metodologi dalam pengambilan keputusan kriteria majemuk yang memiliki potensi untuk diterapkan pada KM (Kuah & Wong, ). Talluri () mendefinisikan DEA sebagai model analisis produktifitas multi faktor untuk mengukur efisiensi relatif dari decision-making unit () dari suatu set yang homogen sehingga DEA dapat mengukur nilai efisiensi relatif dari beberapa.. Studi Pustaka Landasan teori yang digunakan dalam penelitian ini adalah mengenai model DEA. DEA pertama kali diperkenalkan oleh (Ackoff, 989) Model dasar dari DEA adalah sebagai berikut : Max ε = s. t. s r= u r y r i= v i x i s r= u r y rj, j i= v i x ij u r, v i >, r, i () Fungsi objektif dari model () adalah ε o yaitu total nilai efisiensi relatif. Notasi variabel adalah r dari hingga s dan i dari hingga m. u r merupakan bobot yang diberikan untuk keluaran r, sedangkan y rj adalah nilai keluaran r yang dihasilkan oleh j. Variabel v i adalah bobot yang diberikan untuk masukan, sedangkan x ij adalah nilai masukan r yang digunakan oleh j. Model ini selanjutnya dikembangkan menjadi model pengukuran kinerja. Selain model DEA yang digunakan dalam penelitian, juga terdapat konsep KMS sebagai sistem multi input dan multi-output. Model konseptual dibuat untuk memudahkan gambaran penelitian. Model konseptual pengukuran kinerja KMS dibuat dengan mempertimbangkan sistem multi-input dan multioutput serta tahapan pengetahuan. Berikut ini adalah gambar model konseptual pengukuran kinerja KMS: Tahapan Proses KM Inputs Inputs Inputs Inputs Inputs Creation Accumulation Sharing Utilization Internalization Gambar. Model konseptual (diadaptasi dari Kuah et. al, ) Pada Gambar dapat dilihat bahwa terdapat lima tahapan pengetahuan yang diteliti dan dipengaruhi oleh variabel-variabel yang terdiri dasi berbagai macam masukan yang menghasilkan berbagai macam keluaran.. Objek Amatan Objek amatan dalam penelitian ini adalah PT. X cabang Surabaya. PT. X merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi alat berat. Dalam PT. X cabang Surabaya memiliki beberapa departemen, namun departemen yang dipilih sebagai objek amatan adalah departemen administrasi. Hal ini dikarenakan departemen administrasi memegang peranan sebagai supporting department bagi departemen lainnya. Departemen administrasi juga memiliki aliran pengetahuan yang keluar maupun masuk ke departemen administrasi dari departemen lain. Karen perannya yang penting ini maka departemen administrasi menjadi departemen yang diukur kinerjanya. Terdapat lima yang dipilih dari departemen aadministrasi karena lima tersebut menjalankan tugas pokok dari departemen administrasi.. Variabel Penelitian Variabel-variabel penelitian merupakan indikatorindikator kinerja pada penerapan KMS. Untuk mengidentifikasi variabel-variabel yang diukur dalam

3 penelitian ini dilakukan eksplorasi dengan berdasarkan data perusahaan berupa uraian jabatan dan KPI, serta dilakukan wawancara pada tenaga ahli departemen administrasi maupun wawancara dengan yang terkait. Dari hasil eksplorasi dan wawancara didapatkan enam belas variabel penelitian yang kemudia dikelompokkan berdasarkan masukan dan keluarannya. Berikut ini adalah rekapitulati variabel masukan dan keluaran yaitu : Tabel. Variabel Keluaran No. Masukan Notasi Persentase meeting yang dihadiri/bulan X Intensitas menggunakan SAP dalam membantu pekerjaan X Rata-rata interval waktu antara dokumen masuk hingga filling X dilakukan Jumlah jam training, konsolidasi atau seminar yang diikuti per tahun X Jumlah jam untuk akses dan membaca intranet (yang terkait pekerjaan) dalam sebulan X Persentase pemahaman standar 6 operasional prosedur (SOP) terkait pekerjaan X 6 Tabel Variabel Masukan No. Keluaran Notasi Intensitas mengemukakan pendapat, ide atau solusi dalam Y meeting Persentase ketepatan waktu dalam posting di SAP Y Persentase kelengkapan data dalam posting di SAP Y Persentase kelengkapan file dan dokumen (hardcopy dan softcopy) Y yang terkait pekerjaan Jumlah proposal inovasi baru yang dihasilkan/tahun Y 6 Persentase ide, solusi dan pengetahuan baru yang Y 6 diimplementasikan perusahaan 7 Intensitas sharing dengan intranet dalam sebulan Y 7 8 Persentase ketepatan waktu dalam menyelesaikan laporan/report Y 8 9 Persentase rata-rata kelengkapan laporan/report yang dibuat Y 9 No. Keluaran Notasi Persentase pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan standar operasional prosedur (SOP) perusahaan Y Selain dikelompokkan berdasarkan masukan dan keluarnya, maka selanjutnya dilakukan pengelompokkan variabel berdasarkan tahapan pengetahuan. Berikut ini adalah hasil rekapitulasi pengelompokkan variabel: Tabel. Variabel Sesuai Tahap Pengetahuan Tahapan Masukan Keluaran Pengetahuan creation X, X, X Y, Y, Y 6, Y 7 accumulation sharing X, X, X utilization internalization X, X Y, Y, Y 7 X, X 6 Y, Y, Y, Y, Y 6, Y 7, Y 9 Y, Y, Y 6, Y 8, Y 9, Y X, X 6 Y 6, Y 9, Y. Model Pengukuran Kinerja KMS Model pengukuran kinerja KMS disusun berdasarkan model pengukuran kinerja KMS umum yang dikembangkan oleh Kuah et. al.,. Berikut ini adalah modelnya: Max E KM = s r= u r Y r i= v i X i s. t. u r Y rj v i X ij, j b p r u r Y p rj a p i v i X p ij, j, p u r, v i >, r, i,6 a p i, b p r,, r, i h p p= b r p a i =, r h p= =, i () Sumber: Kuah et. al., Dari model umum sesuai dengan formulasi () dibuat model pengukuran kinerja KMS yang telah di sesuaikan dengan variabel dan tahapan proses pengetahuan dalam penelitian. Berikut ini adalah formulasinya: r= Y r i= v i X i Max E KM = u r 6

4 s. t. r= u r Y rj i= v i X ij, j 6 b u Y j + u Y j + b 6 u 6 Y 6j + b 7 u 7 Y 7j (a v X j + a v X j + a v X j ), j b u y j + b u Y j + b 7 u 7 Y 7j (a v X j + v X j ), j b u Y j + b u Y j + b u Y j + u Y j + b 6 u 6 Y 6j + b 7 u 7 Y 7j + b 9 u 9 Y 9j (a v X j + a v X j + a v X j ), j (u Y j + b u Y j + b 6 u 6 Y 6j + u 8 Y 8j + b 9 u 9 Y 9j + b u Y j (a v X j + a 6 v 6 X 6j ), j b 6 u 6 Y 6j + b 9 u 9 Y 9j + b u Y j (a v X j + a 6 v 6 X 6j ), j u r, v i >,, r, i a, a, a, a, a, a, a 6, a 6, b, b, b, b, b, b,7, a, a, a, b, b, b 7, b 7, b 7, b 7, b 9, b 9, b 9,7, b 6, b 6, b 6, b 6, p p= b r p a i =, r p= =, i () Sedangkan untuk menghitung nilai kinerja masing-masing tahap pengetahuan dihitung dengan : p ur Y r p E KP = b r p p, p () a vi i Y i Dimana E KM adalah nilai efisiensi relatif keseluruhan, P adalah tahapan proses pengetahuan, hingga, u r adalah bobot yang diberikan untuk keluaran r, y rj adalah nilai variabel keluaran r yang dihasilkan oleh j, v i adalah bobot yang diberikan untuk masukan, x ij adalah nilai variabel masukan r yang digunakan oleh j, a p i adalah nilai proporsi p masukan i pada tahapan pengetahuan p, b r adalah nilai proporsi keluaran r pada tahapan pengetahuan p, dan h adalah jumlah tahapan pengetahuan yang menggunakan variabel yang sama. 6. Pengumpulan Data Tahap pengumpulan data dilakukan dengan cara menyebarkan kuesioner kepada lima dalam departemen administrasi yang disertai dengan wawancara kepada tiap. Kuesioner yang disebarkan berisi variabel-variabel penelitian yang telah disebutkan sebelumnya. 7. Pengolahan Data Pengolahan data dilakukan dengan bantuan software LINGO dengan cara menuliskan persamaan () pada software LINGO dan menghitung persamaan () untuk mendapatkan nilai kinerja pada tahap pengetahuan. Berikut ini adalah hasil perhitungannya: Tabel Hasil Perhitungan Eksisting EKM EK EK EK EK EK Selain perhitungan eksisting, juga dilakukan perhitungan skenario perbaikan. skenario perbaikan dengan mengubah nilai variabel yang terkait dnegan internalization, sedangkan skenario dengan mengubah konstanta variabel terkait accumulation. Berikut adalah hasil perhitungan nya: Tabel Hasil Perhitungan Skenario EKM EK EK EK EK EK Tabel 6 Hasil Perhitungan Skenario EKM

5 EK EK EK EK EK Diskusi Dari ketiga hasil perhitungan, secara keseluruhan nilai pencapaian yang terbaik adalah pada skenario karena pada tahap internalization banyak mengalami peningkatan. Sehingga dapat direkomendasikan untuk membuat kebijakan yang dapat meningkatkan nilai keluaran pada tahap pengetahuan ini. Model DEA tidak dapat menangkap peristiwa atau kejadian yang bersifat stokastik sehingga untuk penelitian yang akan datang direkomendasikan untuk melakukan penelitian dibidang ini. Selain itu juga perlu dapat dilakukan perbaikan perhitungan dengan menggunakan software yang lebih praktis. 9. Daftar Pustaka Ackoff, R. L., (989). From data to wisdom. Journal of Applied Systems Analysis vol.6 hal. 9. Kuah, C. T., & Wong, K. Y. () management performance measurement : A review, African Journal of Business Management Vol. (), hal Kuah, C. T., Wong, K. Y., Wong, W. P. (). Monte carlo data envelopment analysis with genetic alogaritm for management performance measurement, Journal of expert system with application, Vol. 9, hal Lee, K. C., Lee, S., Kang, I. W. () Journal of information & management Vol., hal. 69-8