PROPOSAL BEST EDUCATION SYSTEM PENERAPAN SISTEM INFORMASI PENDIDIKAN. PADA SEKOLAH-SEKOLAH / LEMBAGA PENDIDIKAN DI INDONESIA

Transkripsi

1 PROPOSAL PENERAPAN SISTEM INFORMASI PENDIDIKAN BEST EDUCATION SYSTEM PADA SEKOLAH-SEKOLAH / LEMBAGA PENDIDIKAN DI INDONESIA Education is the most powerful weapon which you can use to change the world (Nelson Mandela)

2 TENTANG BEST EDUCATION SYSTEM Proposal BEST Education System BEST Education System adalah sebuah program aplikasi yang dirancang secara khusus untuk dunia pendidikan di Indonesia, dengan orientasi program meliputi : 1. Sistem Pencatatan Administrasi Sekolah Yang Saling Terintegrasi Secara Menyeluruh (Akademik, Keuangan, Kepegawaian, Inventory, Asrama Sekolah dll) 2. Sarana Penunjang Proses Kegiatan Belajar Mengajar Secara Online (E-Learning,E-Test, E-Library) 3. Media Sosial Bagi Insan Pendidikan di Indonesia (Forum Komunikasi, Portal Berita Pendidikan dan Sarana Pertukaran Ilmu Pengetahuan) BEST Education System telah diperkenalkan kepada masyarakat luas sejak tahun 2008 dan hingga kini telah digunakan pada ± 100 Lembaga Pendidikan, dan telah menyerap tenaga kerja di bidang TIK sebanyak ± 50 orang, tersebar di 7 (tujuh) cabang dan perwakilan meliputi Jabodatabek, Bandung, Cilegon, Serang, Pandegelang, Rangkasbitung, Pangkalpinang, Palembang, Padang, Bukittinggi, Batam Spesifikasi Teknis : BEST Education System adalah aplikasi yang berbasis web (Web Base) sehingga dapat diakses melalui internet. Dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MYSQL, serta beberapa system library yang berlisensi publik (GNU) maupun yang berbayar. Untuk menunjang penyampaian informasi yang cepat, tepat, akurat dan bersifat mobilitas, BEST Education System juga dilengkapi dengan sistem SMS Gateway. Komunitas User : Karena berorientasi pada sistem pendidikan, sudah tentu BEST Education System menyediakan berbagai fasilitas untuk para pengajar (Guru/Dosen), peserta didik (Siswa/Mahasiswa) dan bahkan para orang tua/wali. Menyadari bahwa dalam dunia pendidikan ada berbagai elemen yang memiliki peran penting dalam rangka peningkatan mutu pendidikan, untuk itu BEST Education System juga memberikan akses kepada para Stake Holder untuk masuk ke dalam sistem program, dengan tujuan agar terciptanya jalur komunikasi yang lancar antar semua elemen dalam dunia pendidikan Keunggulan BEST Education System : Saat ini BEST Education System adalah aplikasi pendidikan terbaik yang dimiliki bangsa Indonesia. Beberapa catatan tentang berbagai keunggulan BEST Education System jika dibandingkan dengan aplikasi-aplikasi lainnya yang sejenis, antara lain : 1. Terbaik dalam hal penyediaan modul-modul program BEST Education System menyediakan modul-modul program yang sangat lengkap, hampir seluruh kebutuhan administrasi sekolah terakomodir dengan baik dalam aplikasi ini. Bukan hanya masalah administrasi, modul-modul dalam aplikasi ini juga menunjang secara langsung proses belajar mengajar dan meyediakan media khusus untuk saling berbagi ilmu pengetahuan dan forum bagi insan pendidikan di Indonesia. 2. Terbaik dan terdepan dalam hal pemanfaatan teknologi Sejak mulai diperkenalkan kepada masyrakat pada tahun 2008, aplikasi BEST Education System telah berbasis web (web base) dan sudah menggunakan teknologi SMS Gateway. Pada saat itu merupakan satu-satunya aplikasi pendidikan yang berbasis web, Dan di tahun 2012 barulah beberapa pengembang aplikasi pendidikan me-launching aplikasi mereka yang sudah berbasis web. Dan Hal : 1

3 hingga saat ini masih banyak modul-modul program yang belum selesai dikerjakan dan belum lagi problem error dan bugs yang ada pada aplikasi tersebut. Jadi pada saat para pengembang aplikasi pendidikan lainnya masih berkutat dengan masalahmasalah teknis, BEST Education System telah melewati itu semua dan telah sangat berpengalaman dalam pengaturan organisasi data dalam jumlah besar dan bersifat online. Dalam kurun waktu 5 tahun, aplikasi BEST Education System telah merelease 3 x versi terbaru, dengan fitur-fitur yang memberi banyak kemudahan bagi para user. 3. Terbaik dalam hal konsistensi dan pelayanan Berbicara tentang bisnis dalam dunia TIK khususnya di bidang pendidikan, berarti akan berhadapan dengan user yang kompleks dan dalam jumlah yang tidak sedikit. Belum lagi masalah keterbatasan kemampuan TIK ataupun kesibukan para user dari lingkungan sekolah. Untuk itu dibutuhkan sebuah semangat dan loyalitas tinggi terhadap kepentingan bangsa di atas kepentingan bisnis yang sedang dikembangkan. BEST Education System telah memberi bukti akan pelayanan yang konsisten bagi sekolah-sekolah mulai sejak berdiri hingga saat ini. Dalam menjalankan misi bisnis dan juga misi pengabdiannya, tidak jarang BEST Team harus melakukan pelatihan berulang-ulang kali, ataupun terlibat langsung dalam proses pendataan. Pelayanan yang diberikan kepada para pelanggan tidak terbatas pada jasa penyediaan program, terlebih dari itu, BEST Team ikut terlibat langsung dalam proses penggunaan program secara intens dan terus menerus sepanjang tahun. Tidak mengenal waktu bahkan di tengah malam, BEST Team selalu hadir untuk memberi bantuan teknis kepada para penguna aplikasi BEST Education System. 4. Terbaik dalam hal Flexibilitas dan Kompatibiltas Selain penyediaan modul-modul program yang lengkap dan pemanfaatan teknologi tinggi, aplikasi BEST Education System juga telah dirancang sedemikian rupa agar memberi kemudahan dan kenyamanan bagi para user yang menggunakannya. Salah satu bentuk penyediaan fasilitas untuk kenyamanan dan kemudahan tersebut adalah adanya fasilitas program yang memungkinkan sistem pendataan dilakukan melalui metode import data. Dan untuk hasil pemrosesan datanya (output), juga disediakan fasilitas export data. Penyediaan fasilitas import/export data ini, menjadikan aplikasi BEST Education sangat flexible dan kompatible untuk digunakan oleh para user yang sudah terbiasa menggunakan aplikasi software lain yang sudah umum digunakan seperti MS. Office (Word & Excel). 5. Terbaik dalam hal Biaya dan Investasi Penentuan harga / biaya jasa penggunaan aplikasi BEST Education System dilakukan berdasarkan kemampuan membayar para pelanggannya dan bukan berdasarkan volume produk/jasa yang diberikan. Sehingga sekolah-sekolah / lembaga pendidikan yang menjadi pelanggan BEST Education System akan menerima tagihan yang berbeda-beda namun mendapatkan jasa pelayanan yang sama. Sedangkan dari sisi investasi, untuk menjalankan BEST Education System, tidak diperlukan investasi pembelian Server ataupun peralatan lain. cukup menggunakan sebuah PC dan koneksi internet, aplikasi BEST Education System sudah dapat dipergunakan. Masih banyak hal-hal yang lain tentang keunggulan aplikasi BEST Education System yang akan anda temukan sendiri apabila sudah menjadi pelanggan. Akan lebih mudah melakukan penilaian, jika sebelumnya lembaga sekolah tempat anda bekerja sudah pernah menggunakan aplikasi pendidikan yang lain. Atau bisa juga dengan melakukan studi banding ke sekolah-sekolah yang sudah terlebih dahulu menggunakan BEST Education System. Hal : 2

4 Tahapan Kerja : Dalam rangka sosialisasi dan penerapan aplikasi BEST Education System di berbagai sekolah-sekolah / lembaga pendidikan, BEST Team melakukan tahapan-tahapan kerja sebagai berikut : 1. Presentasi Presentasi merupakan tahapan awal dan menjadi ajang perkenalan antara pihak sekolah dengan BEST Team, dimana pihak sekolah akan menerima penjelasan secara jelas dan terperinci tentang modul-modul program dalam BEST Education System. Pada tahapan ini dibahas juga hal-hal lain yang mungkin saja belum dimengerti dengan baik oleh pihak sekolah, sehingga menimbulkan keragu-raguan untuk mulai menggunakan aplikasi BEST Education System. Seperti Harga, Garansi Program, Keamanan dan Kerahasiaan Data dll. 2. Penandatanganan Nota Kesepakatan Bersama (MOU) Setelah pihak sekolah sudah merasa yakin dan memutuskan untuk menerapkan aplikasi BEST Education System pada sekolah tersebut, maka akan dilakukan penandatangan nota kesepakatan bersama (MOU) antara Pimpinan Sekolah dengan Manajemen BEST Education System. 3. Pengumpulan Data & Setting Program Pada tahapan ini BEST Team akan meminta data atau contoh-contoh data apabila bersifat rahasia, dan melakukan beberapa wawancara / tanya-jawab dengan para pelaksana tugas dalam lembaga sekolah, guna melakukan setting (pengaturan) program dalam aplikasi BEST Education System agar benar-benar sesuai dengan kebutuhan sekolah. 4. Pelatihan (Training) Tahapan pelatihan merupakan tahapan terpenting dalam menentukan sukses tidaknya aplikasi BEST Education System diterapkan dalam lingkungan sekolah. Pelatihan bagi para pengguna program akan dilakukan selama ± 20 jam, dilaksanakan secara sistematis dan terkoordinasi per masing-masing bagian dalam sistem manajemen lembaga sekolah. 5. Uji Coba (Trial Error) Setelah para user (pengguna program) selesai mengikuti pelatihan, dan data-data awal telah selesai dimasukan ke dalam database sistem, maka secara teknis aplikasi BEST Education System sudah mulai diterapkan di lingkungan sekolah tersebut. Akan tetapi seiring sistem mulai berjalan BEST Team akan melakukan serangkaian uji coba untuk menemukan berbagai kesalahan baik yang ditimbulkan oleh sistem program (sistem error) ataupun akibat kesalahan pemakainya (human error). 6. Sosialisasi Lanjutan Pada tahapan ini akan diadakan sosialisasi aplikasi BEST Education System kepada para peserta didik (Siswa/Mahasiswa) dan juga kepada para orang tua / wali. Sosialisasi pelatihan kepada siswa biasanya dilakukan per kelas pada saat jam pelajaran berlangsung dengan durasi selama 2 x Jam Pelajaran. Sedangkan sosialisasi pelatihan kepada para orang tua wali murid biasanya dilakukan pada saat ada acara pertemuan orang tua di sekolah. Durasi untuk pelatihan orang tua / wali ± 90 menit 7. Pelatihan Penyegaran (Refreshment Training) Walaupun tahapan pelatihan dan sosialisasi telah selesai dilaksanakan dan sistem program telah berjalan dengan baik, BEST Team senantiasa siap melakukan pelatihan-pelatihan kembali dalam rangka penyegaran ataupun adanya fitur-fitur baru dalam aplikasi BEST Education System. Hal : 3

5 MODUL-MODUL PROGRAM Hal : 4

6 Hal : 5

7 Hal : 6

8 Hal : 7

9 Hal : 8

10 Hal : 9

11 Hal : 10

12 TARIF HARGA & BIAYA Melihat pada kenyataan bahwa para pelanggan BEST Education System adalah sekolah-sekolah atau lembaga-lembaga pendidikan yang pada umumnya memiliki keterbatasan kemampuan dalam pembiayaan dan investasi, maka dari itu management BEST Education System menerapkan strategi subsidi silang dalam menentukan tarif biaya jasa penggunaan aplikasi BEST. Penentuan tarif harga / biaya jasa penggunaan aplikasi BEST ditentukan berdasarkan pada kemampuan membayar para pelanggan dan bukan berdasarkan pada volume pelayanan yang diberikan. Setiap pelanggan akan dikenakan tarif biaya jasa yang berbeda-beda namun akan mendapatkan pelayanan yang sama. Untuk menggunakan aplikasi BEST Education System pihak sekolah tidak harus membeli semua paket program yang disediakan, tapi bisa juga dengan hanya membeli beberapa paket sesuai dengan kebutuhan, atau bahkan cukup dengan cara menyewa aplikasi tersebut. Berikut ini adalah tabel harga penawaran aplikasi BEST Education System. A. HARGA JUAL APLIKASI Tingkat Sekolah Dasar dan Menengah Paket Jenis Biaya Harga Satuan Harga A1. Paket Akademik Rp ,- Per Paket A2. Paket Keuangan Rp ,- Per Paket A3. Paket PPDB Online Rp ,- Per Paket A4. Paket Data Alumni Rp ,- Per Paket A5. Paket Boarding School Rp ,- Per Paket B1. Paket Kepegawaian Rp ,- Per Paket B2. Paket Properti dan Inventaris Rp ,- Per Paket C1. Paket E-Learning Rp ,- Per Paket C2. Paket Perpustakaan Online Rp ,- Per Paket Tingkat Perguruan Tinggi Paket Jenis Biaya Harga Satuan Harga A1. Paket Akademik Rp ,- Per Paket A2. Paket Keuangan Rp ,- Per Paket A3. Paket PPDB Online Rp ,- Per Paket A4. Paket Data Alumni Rp ,- Per Paket A5. Paket Boarding School Rp ,- Per Paket B1. Paket Kepegawaian Rp ,- Per Paket B2. Paket Properti dan Inventaris Rp ,- Per Paket C1. Paket E-Learning Rp ,- Per Paket C2. Paket Perpustakaan Online Rp ,- Per Paket Catatan : 1. Harga belum termasuk pajak-pajak yang berlaku 2. Harga sudah termasuk biaya pelatihan. Apabila pelatihan dilakukan pada sekolah-sekolah diluar jangkauan cabang atau perwakilan BEST Education System, maka akan dikenakan biaya tambahan berupa biaya akomodasi dan transportasi untuk 2 (dua) orang tenaga trainer. Alternatif lain untuk menghindari pembebanan biaya akomodasi dan biaya transportasi, pihak sekolah yang akan mengirimkan tenaga pelaksana untuk mengikuti pelatihan di kantor cabang/perwakilan BEST terdekat. Hal : 11

13 3. Harga sudah termasuk free hosting di server BEST selama (3) tiga bulan. Apabila setelah 3(tiga) bulan ingin meneruskan hosting di server BEST, maka tarif hosting yang dikenakan sebesar Rp ,- Per Siswa/Mahasiswa Per Bulan B. HARGA SEWA APLIKASI Tingkat Sekolah Dasar dan Menengah No. Jenis Biaya Harga Satuan Biaya 1. Biaya Jasa Aplikasi Rp ,- Per Siswa, Per Bulan 3. Biaya SMS Rp. 150,- Per SMS Terpakai 4. Biaya Pelatihan Rp ,- Per Paket 20 Jam Tingkat Perguruan Tinggi No. Jenis Biaya Harga Satuan Biaya 1. Biaya Jasa Aplikasi Rp ,- Per Mahasiswa, Per Bulan 2. Biaya SMS Rp. 150,- Per SMS Terpakai 3. Biaya Pelatihan Rp ,- Per Paket 20 Jam Catatan : 1. Harga sudah termasuk Pajak-pajak yang berlaku 2. Apabila pelatihan dilakukan pada sekolah-sekolah diluar jangkauan cabang atau perwakilan BEST Education System, maka akan dikenakan biaya tambahan berupa biaya akomodasi dan transportasi untuk 2 (dua) orang tenaga pelaksana BEST Team, yang besar biayanya disesuaikan dengan lokasi jarak sekolah dengan cabang/perwakilan BEST Terdekat. Alternatif lain untuk menghindari pembebanan biaya akomodasi dan biaya transportasi, pihak sekolah yang akan mengirimkan tenaga pelaksana untuk mengikuti pelatihan di kantor cabang/perwakilan BEST terdekat. 3. Bagi sekolah-sekolah yang memilih untuk menyewa aplikasi, diijinkan untuk menggunakan semua paket aplikasi yang ada (Full Paket). A1. Paket Akademik - Pengaturan Kurikulum - Data Nilai - Data Absensi - Data Prilaku Siswa - Data Kegiatan Extra Kurikuler Keterangan Paket-Paket Aplikasi BEST Education System Khusus Untuk Perguruan Tinggi : - Pengaturan Tahun Ajaran/Akademik - Data KRS - Data KHS & Transkip - Data Pengajuan Skripsi/Tugas Akhir A1. Paket Keuangan - Pengaturan Biaya Pendidikan - Transaksi Kas & Bank - Pembelian & Hutang - Persediaan Barang - Anggaran / Budgeting - Sistem Accounting A3. Paket PPDB / PMB Online - Kepanitiaan - Pengaturan Ketentuan - Jadwal Pelaksanaan - Formulir Online - Seleksi - Penentuan Akhir - Pengumuman & Pesan Hal : 12

14 A4. Paket Data Alumni - Pengaturan - Pendataan Alumni - Forum Alumni - Pemgumuman & Pesan A5. Paket Boarding School - Data Kegiatan Asrama - Ijin Keluar Asrama - Customize Fasilitas Umum Asrama B1. Paket Kepegawaian - Pengaturan - Pendataan Pegawai - Absensi Pegawai - Cataan Pelanggaran - Catatan Prestasi - Catatan Khusus - Sistem Penggajian - Penilaian Kinerja B2. Paket Properti & Inventaris - Tanah & Gedung - Inventaris / Peralatan - Ruangan & Sarana C1. Paket E-Learning - Penyajian Materi - Penyajian Soal (E-test) - Pemberian Tugas - Diskusi Materi/Soal - Publikasi Materi secara Nasional C2. Paket Perpustakaan Online - Pendataan Buku - Transaksi Peminjaman - Transaksi Pengembalian HUBUNGI KAMI CV. SEMANGAT BARU Ruko PCI Blok E1.G No. 2, Cilegon Banten , Perwakilan Jakarta : Jl. Bintaro Permai No 45 Pesanggrahan Jakarta Selatan , marketing@besteducation.web.id Hal : 13

15 Education is not preparation for life, Education is life itself (John Dewey) Hal : 14