Bab 1 PENDAHULUAN. atau digunakan oleh lembaga-lembaga pemerintah maupun swasta. Informasi

Transkripsi

1 Bab 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Dalam banyak hal surat menjadi alat komunikasi yang sangat penting, khususnya dalam kehidupan perusahaan atau organisasi yang sebagian dari arus informasi dan komunikasi dilakukan dengan surat. Ini menunjukkan betapa perlunya pengelolaan surat. Sudah tidak dapat dipungkiri lagi bahwa kemajuan dan perkembangan teknologi informasi yang semakin luas sangat diperlukan oleh para pemakai jasa informasi. Dalam kehidupan sehari-hari teknologi informasi telah banyak diterapkan atau digunakan oleh lembaga-lembaga pemerintah maupun swasta. Informasi dianggap sebagai salah satu faktor produksi dalam organisasi atau perusahaan, karena bentuk ketidakpastian dan ketidaktahuan yang seringkali menjadi kendala dalam proses pengambilan keputusan. Kenyataan bahwa manusia memiliki keterbatasan waktu, ketelitian, dan ingatan untuk mengolah informasi yang cukup besar, maka tidak dapat disangkal lagi bahwa penggunaan komputer akan lebih mempercepat proses kerja dengan hasil yang baik jika dibandingkan cara manual. Salah satu keuntungan pemakai komputer adalah dalam hal manajemen penyimpanan dan pencarian data, dimana ketepatan, kecepatan, dan ketelitian

2 komputer dalam pengolahan data sudah banyak membantu berbagai perusahaan. Sehingga sekarang ini sudah sedikit sekali perusahaan yang dalam pengolahan datanya dilakukan secara manual. Agar perangkat keras komputer bisa digunakan untuk keperluan yang kita inginkan dalam mengolah data, maka terlebih dahulu dipersiapkan perangkat lunaknya. Peranngkat lunak komputer terdiri dari sistem informasi yang biasanya menggunakan Microsoft Windows serta bahasa pemrogramannya seperti Visual Basic, Delphi PHP, Cobol dan lain sebagainya. Perangkat lunak yang dibuat oleh programmer nantinya akan dipakai untuk pengolahan data secara cepat dan akurat. Selain itu juga dapat digunakan dalam hal pembuatan laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen seperti laporan tahunan, bulanan, mingguan, serta harian dapat dicetak dengan cepat. Dengan pertimbangan tersebut penulis tertarik untuk membuat suatu program pengendalian surat dengan memilih judul: PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK SISTEM PENGENDALIAN SURAT- SURAT PADA PT.(PERSERO) ANGKASA PURA II BANDAR UDARA POLONIA MEDAN. 1.2 Permasalahan Pada bagian Sekretariatan Umum kantor PT.(Persero) Angkasa Pura II Bandar Udara Polonia Medan terdapat pintu masuk surat menyurat yang diolah karyawan yang bertugas, dimana dalam pengagendaan surat masuk dan surat keluar guna pengawasan dan pengendalian agar surat tersebut bias sampai tujuan dengan tepat dan segera diproses.

3 Masalah yang dihadapi disini yaitu bagaimana surat-surat tersebut dapat terkendali dengan baik. Ada kalanya surat yang masuk setelah diagendakan tidak diketahui keberadaannya karena sistem kearsipan secara manual memerlukan dokumen-dokumen yang banyak. Ada kalanya surat yang masuk diagendakan dua kali dimana surat sebelumnya pernah diagendakan, dan dalam hal ini sistem yang digunakan masih menggunakan MS Excel, yang mana tidak dapat mendeteksi surat tersebut sehingga surat yang sama dan dari instansi yang sama dapat diagendakan dua kali. 1.3 Batasan Masalah Agar pembahasan masalah dalam perancangan tugas akhir ini menjadi terarah serta permasalahan yang dihadapi tidak terlalu luas maka batasan masalah yang akan dibahas adalah: a. Sistem agenda surat masuk dan surat keluar dimulai dari proses pengendalian sampai ke pengolahan surat. b. Proses pencarian surat masuk berdasarkan nomor surat dan asal surat. c. Penyajian laporan surat masuk dan surat keluar. 1.4 Maksud dan tujuan Maksud penulis mengadakan penelitian ini adalah untuk merancang perangkat lunak sistem pengendalian surat masuk dan surat keluar yang dapat mengusahakan agar kekurangan dan kelemahan pengendalian surat yang selama ini digunakan perusahaan tidak terjadi sehingga dapat menghasilkan pengelolaan surat yang baik, efisien dan

4 efektif. Serta dapat menyajikan informasi surat seperti keberadaan maupun status surat. Adapun tujuan diadakannya penelitian ini adalah untuk membantu kinerja perusahaan khususnya bagian Sekertariat Umum agar mempermudah dalam mengolah data surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan sistem yang baru serta dapat cepat diproses dan dibuat laporannya. Selain itu penelitian ini dilakukan untuk mengetahui sejauh mana kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan selama ini. 1.5 Metode Penelitian Lokasi Penelitian Penelitian ini dilaksanakan di PT. (Persero) Angkasa Pura II Bandar Udara Polonia Medan pada bagian personalia khususnya di Divisi Kepegawaian dan Umum yang mengurus surat masuk dan surat keluar pada perusahaan tersebut Objek Penelitian Adapun yang menjadi objek penelitian adalah sistem pengendalian surat masuk dan surat keluar yang dipergunakan di PT. (Persero) Angkasa Pura II Bandar Udara Polonia Medan.

5 1.5.3 Metodologi Penelitian Adapun metode penelitian yang akan penulis lakukan dalam penyusunan tugas akhir ini dengan cara : a. Penelitian lapangan Yaitu suatu penelitian yang akan dilakukan secara langsung oleh penulis ke lapangan. Penelitian ini akan dilaksanakan penulis pada PT. (Persero) Angkasa Pura II Bandar Udara Polonia Medan untuk pengambilan data. b. Penelitian Pustaka Merupakan suatu penelitian yang dilakukan pada perpustakaan untuk mendapatkan data yang bersifat teori. Dalam hal ini penulis akan berusaha mengumpulkan buku ataupun bentuk tulisan lainya yang mendukung dalam pembuatan laporan ini baik dari PT. (Persero) Angkasa Pura II maupun dari tempat yang lainya. Teori-teori yang telah diperoleh tersebut akan dihubungkan dengan kenyataan di lapangan sehingga diharapkan akan tercipta keseimbangan antara praktek dan teori yang telah dilakukan selama riset tersebut. Dalam penyimpulan data ada dua cara yang akan penulis pergunakan yaitu dengan cara: a. Wawancara Digunakan untuk meyakinkan bahwa data yang dihasilkan benar-benar sudah akurat. Dalam pengumpulan data penulis akan melakukan wawancara pada bagian personalia, ini dilakukan untuk mengetahui

6 proses pengolahan data dan pembuatan laporan pada bagian Sekretariatan Umum dan juga bentuk laporan lainya. b. Observasi Merupakan kegiatan untuk mengumpulkan, mengolah, menyajikan data dan melihat langsung keadan yang sebenarnya. Dalam hal ini penulis meninjau dan mengamati secara langsung kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada perusahaan tersebut. Dari uraian dan penjelasan diatas, maka penulis akan melakukan analisa. Dari analisa ini nantinya akan ditarik beberapa kesimpulan dan seterusnya, sehingga nanti dapat memberikan saran-saran yang berguna bagi perusahaan tersebut. 1.6 Sistematika Penulisan Untuk mempermudah penulisan tugas akhir ini, penulis membuat surat sistematika penulisan yang terdiri dari: Bab 1 PENDAHULUAN Bab ini merupakan bab pendahuluan dalam tugas akhir ini, penulis akan membuat latar belakang masalah, identifikasi masalah, pembatasan masalah, maksud dan tujuan dan metode penelitian serta data-data yang dibutuhkan.

7 Bab 2 TINJAUAN TEORITIS Pada Bab ini penulis akan menjelaskan teori-teori singkat tentang halhal yang berhubungan dengan judul dan bahasa Pemrograman Visual Basic 6.0 yang digunakan oleh penulis. Bab 3 SEJARAH SINGKAT PERUSAHAAN Bab ini berisi tentang sejarah berdirinya perusahaan, struktur organisasi perusahaan, job description, dan visi dan misi perusahaan. Bab 4 PERANCANGAN SISTEM Pada Bab ini akan dijelaskan dan diuraikan tentang pembuatan serta perancangan sistem. Bab 5 IMPLEMENTASI SISTEM Bab ini akan menguraikan tentang defenisi, tujuan, dan langkahlangkah dalam implementasi sistem juga disertai dengan komponenkomponen kebutuhan sistem. Bab 6 SIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini penulis akan membuat suatu kesimpulan dari yang telah dibahas pada bab-bab sebelumnya, serta saran yang baik yang akan ditujukan pada pihak perusahaan untuk pengoptimalan dan penyempurnaan kerja, sehingga mencapai suatu kerja yang baik untuk masa yang akan datang.