KOMUNIKASI BISNIS Kelas XII ( Dua Belas ) Pemasaran

Transkripsi

1 DIKTAT KOMUNIKASI BISNIS Kelas XII ( Dua Belas ) Pemasaran SEMESTER GANJIL (DIPAKAI UNTUK KALANGAN SENDIRI) Oleh : Dra. Lilik Nurwati NIP SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN SMK YP 17 PARE 2015 Diktat Komunikasi Bisnis Kelas XII Pemasaran SMK YP 17 Pare Halaman 1

2 BAB I TEKNIK PRESENTASI A. Pengertian Presentasi Presentasi adalah penyajian atau penyampaian karya tulis atau karya ilmiah seseorang di depan forum undangan/peserta atau suatu kegiatan berbicara di depan masyarakat/khalayak ramai (audiens), dalam rangka mengajukan suatu ide atau gagasan untuk mendapatkan pemahaman atau kesepakatan bersama. Kehadiran peserta dalam presentasi bermanfaat untuk membuat presentasi secara lebih aktif dan lancar, serta efisien dalam jangka waktu yang ditentukan. Orang yang menyampaikan presentasi disebut presentator atau presenter, sedangkan orang yang menghadiri presentasi disebut audience. Agar presentasi itu dapat berjalan secara selektif, ada beberapa hal yang perlu diperhitungkan. Hal yang dimaksudkan tersebut adalah sebagai berikut : a. menarik minat dan perhatian peserta b. mengarahkan perhatian peserta c. mempertahankan minat dan perhatian peserta d. menjaga kefokusan pada presentasi yang disajikan e. menjaga etika atau kode etik presentasi B. Tujuan Presentasi Adapun tujuan dari presentasi adalah : 1. Menginformasi Presentasi berisi informasi yang akan disampaikan kepada orang lain. Presentasi semacam ini sebaiknya menyampaikan informasi secara detail dan jelas sehingga pendengar dapat menerima informasi dengan baik dan tidak salah persepsi terhadap informasi yang diberikan tersebut. 2. Meyakinkan Presentasi berisi informasi, data, dan bukti-bukti yang disusun secara logis (masuk akal) dan sistematis sehingga menyakinkan pendengar atas suatu topik tertentu. Kontradiksi dan ketidakjelasan informasi dan penyusunan yang tidak logis dapat mengurangi keyakinan orang atas presentasi yang sampaikan. 3. Membujuk Presentasi secara logis dapat membuat pendengar mau untuk melakukan suatu aksi atau tindakan. Presentasi dapat berisi bujukan (ajakan), atau rayuan yang disertai dengan bukti-bukti sehingga pendengar merasa tidak ragu dan yakin untuk melakukan suatu tindakan. 4. Menginspirasi Presentasi bertujuan untuk membangkitkan inspirasi dan memberikan motivasi kepada pendengar atau audiens. Diktat Komunikasi Bisnis Kelas XII Pemasaran SMK YP 17 Pare Halaman 2

3 5. Menghibur Presentasi bertujuan untuk memberi kesenangan kepada orang atau pendengar melalui informasi yang disampaikan dalam presentasi. C. Teknik Presentasi Slide presentasi juga berperan dalam penyampaian isi materi, selain dikemas dengan lebih singkat dan menarik, slide dapat menjadi fasilitas untuk memaparkan hasil penelitian. Kekoherensian (kepaduan/hubungan) slide akan mendukung kelancaraan presentasi dan menarik perhatian audiens, karena jika tidak adanya dukungan dari audiens dapat mengganggu kelancaran dalam presentasi. Misalnya audiens berbicara sendiri, gaduh, jenuh, hingga tidur. Selain itu slide juga dipengaruhi oleh software yang digunakan. Terdapat beberapa pilihan perangkat lunak (software) yang dapat digunakan dalam presentasi yaitu: microssoft power point, open office impress, flash point, macromedia flash, macromedia captivate. Teknik presentasi dipengaruhi : a. Pembuatan slide presentasi Berikut ini adalah teknik presentasi yang perlu diperhatikan saat pembuatan slide presentasi, yaitu: 1. Pilih tema desain yang relevan Sebuah slide yang baik akan mampu menjelaskan ide dan gagasan yang ingin disampaikan oleh seorang pre-senter. Dengan demikian, audiens akan terbantu ketika melihat slide yang ditampilkan dan presenter lebih mudah dalam menjelaskan apa makna yang dikandung oleh slide tersebut. Tipe desain harus mengikuti prinsip relevansi artinya memiliki kesesuaian dengan topik yang dibicarakan misalnya presentasi ternak sapi dengan slide bergambar sapi. 2. Hindari sajian teks panjang Pemakaian teks yang terlalu panjang dapat membuat slide tidak dapat terbaca oleh audiens. Apabila belum jelas, audien dapat membaca print out karya ilmiah tersebut, jika belum paham, audiens dapat bertanya pada sesi tanya jawab. Beberapa ahli presentasi menyarankan maksimum lima baris teks dalam sebuah slide. Dengan demikian jika Anda harus menampilkan teks dalam bentuk daftar, pastikan tidak lebih dari lima baris. 3. Alur yang teratur Slide yang baik memiliki alur yang teratur, dari pendahuluan, penjelasan/isi, hingga penutup. Slide yang isinya melompat-lompat dari satu topik ke topik yang lain tanpa alur yang jelas akan menyulitkan audiens untuk memahaminya. 4. Berikan multimedia yang relevan Untuk menambah daya tarik, slide dapat ditambahkan multimedia yang relevan, seperti gambar, animasi, audio, video. Kesesuaian multimedia dengan topik pembicaraan harus saling mendukung, bukan malah membingungkan audiens. Diktat Komunikasi Bisnis Kelas XII Pemasaran SMK YP 17 Pare Halaman 3

4 5. Satu slide, berisi satu pesan Slide presentasi yang baik hanya terfokus pada satu pesan. Tiap slide sebaiknya mewakili sebuah ide yang ingin dijelaskan. Jangan mencampur beberapa ide berbeda ke dalam satu slide. Audiens akan bingung dan sulit mencernanya. 6. Perhatikan karakter huruf dan ukuran huruf Karakter huruf dan ukuran huruf dalam slide harus proporsional dan sesuai dengan ilustrasi, tidak terlalu besar dan tidak terlalu kecil. b. Penyampaian presentasi Berikut ini adalah teknik presentasi yang perlu diperhatikan saat akan menyampaikan presentasi, yaitu: 1. Persiapkan Diri a. Sering latihan Semakin banyak melakukan latihan, maka akan semakin mahir dalam presentasi. Suatu kebolehan atau skill bisa didapatkan jika sering berlatih. b. Penampilan Menjaga penampilan pada saat presentasi juga sangat penting. Penampilan seseorang dapat meningkatkan rasa percaya diri. 2. Persiapkan Materi dan Bahan a. Tentukan point-point penting (bukan slide yang penuh tulisan) b. Kuasai materi (menjabarkan secara lisan point tersebut) c. Siapkan contoh pendukung d. Susun materi dengan terstruktur 3. Cara Penyampaian a. Santai, sopan, dan tidak terburu-buru b. Intonasi dan bahasa tubuh c. Interaksi d. Bahasa yang mudah e. Selipkan selingan atau humor c. Struktur Presentasi 1. Pembuka Pembuka sangat penting karena di sinilah kesempatan untuk menarik perhatian audiens tentang apa yang akan disampaikan, membangun kredibilitas Anda sebagai presenter bahwa Anda adalah orang tepat dan patut didengarkan, dan menyampaikan garis-garis besar presentasi. Diktat Komunikasi Bisnis Kelas XII Pemasaran SMK YP 17 Pare Halaman 4

5 2. Isi Isi dari presentasi yang sudah dipersiapkan akan memudahkan dalam menyusun pembuka dan penutupnya. Dari topik yang ingin disampaikan cobalah untuk menguraikannya dalam beberapa poin utama. Kemudian dari poin-poin itu kembangkan lagi menjadi sub-poin. Jangan lupa untuk memperhitungkan lama atau waktu yang ingin digunakan untuk presentasi, kira-kira berapa menit yang dibutuhkan untuk menyampaikan satu poin utama. 3. Penutup Untuk menimbulkan kesan yang menarik, maka penutup harus menimbulkan kesan terakhir yang mendalam sehingga akan diingat oleh audiens. D. Syarat-Syarat Presentasi Adapun syarat-syarat presentasi sebagai berikut : 1. Menguasai materi dan bahasa dengan baik 2. Mempunyai keberanian 3. Memiliki ketenangan sikap 4. Sanggup menampilkan gagasan secara lancar dan teratur 5. Sanggup mengadakan reaksi yang cepat dan tepat terhadap situasi apapun yang mungkin timbul saat presentasi 6. Memperlihatkan sikap yang tidak kaku atau canggung E. Ciri-Ciri Presentasi yang Baik dan Benar 1. Penyampain dengan semangat dan siap mental Kadar semangat harus disesuaikan, tidak terlalu monoton ataupun terlalu semangat, karena mempengaruhi kesan terhadap audiens. Sikap mental juga harus di perkuat agar tidak merusak konsentrasi. 2. Kejelasan berbicara di depan audiens Alat pembicara harus disesuaikan dengan kondisi ruangan agar suara tidak terdengar samarsamar, tidak jelas atau terlalu keras. Bantuan pengeras suara hendaknya di perhatikan terlebih dahulu sebelum presentasi di mulai. 3. Disajikan secara sistematis Kesistematisan penyajian mempengaruhi konsentrasi sehingga membuat dampak pemahaman audiens. 4. Memberi argumen yang dapat diterima Argumen hendaknya dapat diterima oleh audiens dan tidak bersifat ambigu. Argumen biasanya disampaikan pada sesi tanya jawab. 5. Slide dapat terbaca dan menarik Slide yang terbaca ataupun slide menarik harus berjalan secara relevan. Selain itu, slide harus sesuai, bervariasi, ilustrasi tiap slide harus sesuai, profesional penggunaan multimedia, pemilihan ukuran dan jenis huruf, pemunculan peta konsep, penyesuaian komposisi warna. Diktat Komunikasi Bisnis Kelas XII Pemasaran SMK YP 17 Pare Halaman 5

6 6. Kontak mata dengan audiens Agar penyampaian presentasi tidak berdampak buruk, maka kontak mata harus disesuaikan dengan seluruh audiens. 7. Melakukan gerak berbicara Gerakan pada saat penyampaian harus sesuai, presentasi yang terlalu kaku dan juga terlalu hiperaktif akan mempengaruhi penampilan anda. 8. Penggunaan pakaian yang serasi Saat akan melakukan presentasi menjaga tampilan kewibawaan harus diperhatikan agar tidak mempengaruhi presentasi pembicara atau audiens. 9. Memiliki sesi tanya jawab Sesi tanya jawab dapat menjadi kritik ataupun saran dari audiens serta menjadi komunikasi aktif antara pembicara dengan audiens. Dengan itu presentasi anda akan lebih hidup. 10. Disampaikan secara tepat waktu Pembicara harus memperhatikan kondisi audiens. Jika presentasi terlalu singkat biasanya menimbulkan kesan kurang baik, karena materi yang di presentasikan mungkin belum di mengerti oleh para audiens. Sebaliknya, presentasi yang molor malah membuat para audiens terganggu dan merasa bosan. F. Jenis Presentasi 1. Presentasi Dadakan (Impromptu) Pembicaraan impromptu merupakan jenis presentasi yang dilakukan secara mendadak tanpa persiapan apapun. Dalam hal ini pembicara ditunjuk langsung untuk menyampaikan informasi kepada para pendengar, tanpa melakukan persiapan segala sesuatunya, baik itu mengenai tema pembicaraan maupun alat bantu yang digunakan, sehingga perasaan pembicara akan mengejutkan. Ada beberapa kelebihan dan kelemahan apabila menggunakan jenis presentasi dadakan atau impromptu. a. Kelebihan : 1. Informasi yang disampaikan sesuai dengan perasaan pembicara yang sesungguhnya. 2. Kata atau suara yang keluar merupakan hasil spontanitas. 3. Membuat pembicara terus berpikir selama menyampaikan informasi. b. Kelemahan : 1. Informasi yang disampaikan tersendat-sendat, karena membutuhkan waktu untuk berpikir dan mengolah kata. 2. Tidak berurutan/sistematis dalam penyampaiannya, karena secara mendadak untuk menyampaikan informasi. 3. Terjadi demam panggung, karena belum ada persiapan apapun mengenai apa yang harus disampaikan. Diktat Komunikasi Bisnis Kelas XII Pemasaran SMK YP 17 Pare Halaman 6

7 2. Presentasi Naskah (Manuscript) Presentasi naskah merupakan jenis presentasi dimana dalam menyampaikan informasinya, seorang pembicara melakukannya dengan membaca naskah. a. Kelebihan : 1. Penyampaian dilakukan secara berurut/sistematis. 2. Kata yang keluar diungkapkan secara baik dan benar. 3. Tidak terjadi kesalahan dalam penyampaiannya. b. Kelemahan : 1. Pendengar akan merasa bosan dalam mendengarkannya. 2. Bagi pendengar tidak termotivasi untuk mendengarkannya. 3. Tidak menarik dalam menyampaikan informasinya. 4. Terlalu sibuk akan membaca naskah sehingga tidak melakukan kontak mata dengan pendengar seolah-olah acuh tak acuh terhadap pendengar. 3. Presentasi Hafalan (Memoriter) Jenis presentasi yang dilakukan dengan cara menghapal dari teks yang telah disediakan. Berbeda dengan jenis manuscript, memoriter tidak menggunakan naskah dalam penyampaiannya, pembicara hanya melakukan persiapannya dengan menghafal dari teks dimana isinya mengenai informasi yang akan disampaikan. Kelebihan dan kelemahannya hampir sama dengan manuscript. Jenis ini sangat buruk untuk dilakukan, karena apabila melupakan kata-kata dari naskah maka presentasi yang dilakukan akan terjadi kegagalan. 4. Presentasi Ekstempore Jenis presentasi ekstempore merupakan jenis presentasi yang paling baik untuk dilakukan dibanding jenis lainnya. Pembicara mempersiapkan materi dengan garis besarnya saja, kemudian pada saat presentasi akan dijabarkan secara mendetail. a. Kelebihan : 1. Pembicara dapat menyampaikan informasi secara jelas, karena ada persiapan sebelumnya. 2. Dapat menyampaikan secara sistematis/berurutan. 3. Kemungkinan besar pembicara dalam menyampaikannya menarik perhatian pendengar, karena tidak berpedoman kepada naskah ataupun hafalan, tetapi tidak melenceng dari garis besar materi. 4. Lebih leluasa dalam penyampaiannya. 5. Pembicara dapat melakukan kontak mata dengan pendengar, sehingga akan terlihat apakah pesan yang disampaikan menarik atau tidak. Diktat Komunikasi Bisnis Kelas XII Pemasaran SMK YP 17 Pare Halaman 7

8 b. Kelemahan : 1. Perlu memiliki wawasan yang cukup mengenai tema yang akan dibicarakan. 2. Membutuhkan waktu yang lama. Selain keempat jenis presentasi tersebut di atas, adapula beberapa jenis-jenis presentasi sebagai berikut : a. Oral : Presentasi yang dilakukan dengan cara berbicara langsung kepada audience b. Visual : Presentasi yang menggunakan tampilan, contoh Ms.Power Point c. Teksual : Presentasi yang menggunakan teks atau selebaran. SOAL LATIHAN Jawablah soal-soal dibawah ini dengan benar! 1. Dalam melakukan suatu komunikasi, ada dua dasar yang harus dimiliki, yaitu ketrampilan menerima pesan dan ketrampilan menyampaikan pesan. Jelaskan maksudnya! 2. Jelaskan hal-hal yang dapat mempengaruhi keberhasilan komunikasi dilihat dari sudut penyampai pesan (komunikator)! 3. Dalam teknik komunikasi lisan, ada beberapa prinsip keberhasilan berbicara. Jelaskan yang dimaksud dengan : a. prinsip motivasi b. prinsip pengertian 4. Untuk memudahkan proses komunikasi dengan audience ada beberapa kekuatan yang dapat digunakan. Salah satunya adalah power legal. Jelaskan menurut pendapat Anda, apa yang dimaksud dengan power legal! 5. Jelaskan apa yang anda ketahui tentang : a. Presentasi b. Hal-hal yang perlu diperhitungkan agar presentasi dapat berjalan secara selektif. 6. Jelaskan tujuan presentasi! 7. Teknik presentasi yang dilakukan dipengaruhi oleh pembuatan slide presentasi. Jelaskan teknik presentasi yang perlu diperhatikan saat pembuatan slide presentasi! 8. Jelaskan teknik presentasi yang perlu diperhatikan saat akan menyampaikan presentasi! 9. Jelaskan ciri-ciri presentasi yang baik dan benar! 10. Jelaskan apa yang dimaksud dengan presentasi naskah, dan sebutkan kelebihan dan kelemahan presentasi tersebut! Diktat Komunikasi Bisnis Kelas XII Pemasaran SMK YP 17 Pare Halaman 8

9 BAB II MENJELASKAN TEKNIK NEGOSIASI Definisi Negosiasi Secara umum kata "negosiasi" berasal dari kata to negotiate, to be negotiating dalam bahasa inggris yang berarti "merundingkan, membicarakan kemungkinan tentang suatu kondisi, dan atau menawar". Sedangkan kata-kata turunanya adalah antara lain "negotiation" yang berarti "menunjukkan suatu proses atau aktivitas untuk merundingkan, membicarakan sesuatu hal untuk disepakati dengan orang lain", dan "negotiable" yang berarti "dapat dirundingkan, dapat dibicarakan, dapat ditawar". Definisi negosiasi secara formal dapat diartikan sebagai suatu bentuk pertemuan bisnis antara dua pihak atau lebih untuk mencapai suatu kesepakatan bisnis. Negosiasi merupakan perundingan antara dua pihak dimana didalamnya terdapat proses memberi, menerima, dan tawar menawar. Selain itu negosiasi juga merupakan ijab kabul dari sebuah proses interaksi yang dilakukan oleh kedua belah pihak untuk saling memberi dan menerima atas sesuatu yang ditentukan dengan kesepakatan bersama. Berikut definisi negosiasi menurut beberapa ahli: 1. Oxford Dictionary Negosiasi adalah pembicaran dengan orang lain dengan maksud untuk mencapai kompromi atau kesepakatan untuk mengatur atau mengemukakan. 2. Jaqueline M. Nolan-Haley Negotiation may be generally defined as a consensual bargaining process in which parties attempt to reach agreement on a disputed or potentially disputed matterí. Terjemahan bebasnya adalah: Negosiasi dapat diartikan secara umum sebagai konsensual dari proses penawaran antara para pihak untuk mencapai suatu kesepakatan tetang suatu sengketa atau sesuatu hal yang berpotensi menjadi sengketa. 3. Suyud Margono Proses konsensus yang digunakan para pihak untuk memperoleh kesepakatan di antara mereka. Negosiasi menurut H. Priyatna Abdurrasyid adalah: Suatu cara di mana individu berkomunikasi satu sama lain mengatur hubungan mereka dalam bisnis dan kehidupan sehariharihnya atau Proses yang dimanfaatkan untuk memenuhi kebutuhan kita ketika ada pihak lain yang menguasai apa yang kita inginkan 4. Rusly ZA Nasution negosiasi adalah suatu proses perundingan antara para pihak yang berselisih atau berbeda pendapat tentang sesuatu permasalahan. 5. Gary Godpaster Negosiasi adalah proses interaksi dan komunikasi yang dinamis dan beraneka ragam, mengandung seni dan penuh rahasia, untuk mencapai suatu tujuan yang dianggap menguntungkan para pihak Diktat Komunikasi Bisnis Kelas XII Pemasaran SMK YP 17 Pare Halaman 9

10 6. Fisher dan Urg Negosiasi adalah komunikasi dua arah yang dirancang untuk mencapai kesepakatan pada saat kedua belah pihak memiliki kepentingan yang berbeda 7. Friedrich Naumann Stiftung Negosiasi Suatu proses dimana sedikitnya dua orang (atau lebih) berusaha mencapai sesuatu. Agar hal itu tercapai, kedua pihak harus menyepakati suatu cara pemecahan. Namun, itu baru permulaan. Kedua pihak harus tetap bekerjasama dalam pelaksanaan dari kontrak yang telah disepakati. Dengan demikian, secara sederhana dapat disimpulkan negoisasi adalah satu cara antara dua orang atau lebih yang berbedakepentingan baik itu berupa pendapat, pendirian, maksud atau tujuan dalammencari kesepahaman dengan cara mempertemukan penawaran dan permintaan darimasingmasing pihak sehingga tercapai suatu kesepakatan atau kesepahamankepentingan baik itu berupa pendapat, pendirian, maksud atau tujuan (mencapaikesepakatan bersama). Kesepakatan tercapai ketika posisi negosiator berkumpul dan mereka mencapai berbagai penyelesaian yang dapat diterima, seperti rasa adil dan puas tidak ada yang dirugikan. Ada banyak cara yang berbeda untuk negosiasi segmen untuk mendapatkan pemahaman yang lebih besar dari bagian penting. Salah satu pandangan negosiasi melibatkan tiga elemen dasar: proses, perilaku dan substansi. Proses ini mengacu pada bagaimana para pihak berunding: konteks negosiasi, pihak dalam negosiasi, taktik yang digunakan oleh para pihak, dan urutan dan tahapan di mana semua ini bermain keluar. Selain untuk memperoleh kesepakatan kedua belah pihak, menurut Thong, alasan bernegosiasi adalah untuk mendapatkan sebuah keuntungan atau menghindarkan kerugian atau memecahkan problem yang lain. Untuk mendapatkan suatu kesepakatan kedua belah pihak, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain (Purwanto, 2006: 251) : a. Persiapan yang cermat. b. Persentasi dan evaluasi yang jelas mengenai posisi kedua belah pihak. c. Keterampilan, pengalaman, motivasi, pikiran yang terbuka. d. Pendekatan yang logis untuk menciptakan dan mempertahankan hubungan yang baik dan saling menguntungkan dan saling menghormati. e. Kemauan untuk membuat konsensi untuk mencapai kesepakatan melalui kompromi bila terjadi kemacetan. Tujuan Negosiasi Secara umum negosiasi mempunyai tujuan, yaitu: Tujuan agresif : berusaha memperoleh keuntungan dari kerugian (damage) pihak lawan. Tujuan kompetitif : berusaha memperoleh sesuatu yang lebih (getting more) dari pihak lawan Diktat Komunikasi Bisnis Kelas XII Pemasaran SMK YP 17 Pare Halaman 10

11 Tujuan kooperatif : berusaha memperoleh kesepakatan yang saling menguntungkan (mutual gain) Tujuan pemusatan diri : berusaha memperoleh keuntungan tanpa memperhatikan penerimaan pihak lain Tujuan defensif : berusaha memperoleh hasil dengan menghindari yang negatif Tujuan kombinasi Dalam bisnin negosiasi mempunyai tujuan,antara lain : 1. Untuk mendapatkan atau mencapai kata sepakat yang mengandung kesamaan persepsi, saling pengertian dan persetujuan. 2. Untuk mendapatkan atau mencapai kondisi penyelesaian atau jalan keluar dari masalah yang dihadapi bersama. 3. Untuk mendapatkan atau mencapai kondisi saling menguntungkan dimana masing-masing pihak merasa menang (win-win solution). Manfaat Negosiasi Manfaat yang diperoleh dari sebuah proses negosiasi di dalam pengertian bisnis resmi antara lain adalah : 1. Untuk mendapatkan atau menciptakan jalinan kerja sama antar badan usaha atau institusi ataupun perorangan untuk melakukan suatu kegiatan atau usaha bersama atas dasar saling pengertian. Dengan terjalinnya kerjasama antar kedua belah pihak inilah maka tercipta sebuah transaksi bisnis yang saling terkait, sehingga membuat hidup perekonomian. Dengan kata lain, bahwa suatu proses negosiasi bisnis merupakan bagian dari suatu proses interaksi guna menghidupkan perekonomian dalam skala yang lebih luas. 2. Dalam sebuah perusahaan, sebuah proses negosiasi akan memberikan manfaat untuk menjalin hubungan bisnis yang lebih luas dan juga untuk mengembangkan pasar, yang diharapkan memberikan peningkatan penjualan. Proses negosiasi bisnis juga akan menghasilkan harga yang lebih baik dan efisiens, yang memberikan keuntungan yang lebih besar. Dalam jangka panjang hal ini akan memberikan kemajuan dari sebuah perusahaan. Karakteristik Negoisasi 1. Senantiasa melibatkan orang baik sebagai individual, perwakilan organisasi atau perusahaan, sendiri atau dalam kelompok, 2. Memiliki ancaman terjadinya atau di dalamnya mengandung konflik yang terjadi mulai dari awal sampai terjadi kesepakatan dalam akhir negosiasi, 3. Menggunakan cara-cara pertukaran sesuatu baik berupa tawar menawar (bargain) maupun tukar menukar (barter), 4. Hampir selalu berbentuk tatap-muka yang menggunakan bahasa lisan, gerak tubuh maupun ekspresi, Diktat Komunikasi Bisnis Kelas XII Pemasaran SMK YP 17 Pare Halaman 11

12 5. Negosiasi biasanya menyangkut hal-hal di masa depan atau sesuatu yang belum terjadi dan kita inginkan terjadi. Prinsip Negoisasi 1. Memisahkan perasaan pribadi dengan masalah yang sedang dihadapi, 2. Berfokus pada kepentingan bukan pada posisi, 3. Mengumpulkan beberapa pilihan sebelum membuat keputusan akhir, 4. Kharismatik, vokal yang terdengar meyakinkan pada saat negoisasi. Kemampuan Bernegoisasi 1. Meskipun secara lahiriah manusia telah dibekali dengan kemampuan untuk bernegosiasi, namun untuk dapat bernegoisiasi dengan baik, kemampuan dasar tersebut pelu dikembangkan. Adapun, beberapa kemampuan dasar untuk dapat bernegosiasi yang baik adalah: Kemampuan menentukan serangkaian tujuan, namun tetap fleksibel dengan sebagian diantaranya. Selain harus mampul mempertahankan serangkaian tujuan, dalam organisasi, seorang negosiator harus mampu bersikap fleksibel dalam membaca keseimbangan atau perubahan posisi tawar yang terjadi selama negosiasi, 2. Kemampuan untuk mencari kemungkinan-kemungkinan dari pilihan yang banyak. Dalam hal ini, seorang megosiator harus jeli membaca kemungkinan dan memprediksi konsekuensi yang mungkin timbul dari masing-masing pilihan. Sebaiknya seorang negosiator sudah harus mampu memprediksi kemungkinan terbaik dan terburuk yang mungkin timbul, 3. Kemampuan untuk mempersiapkan dengan baik. Tidak ada negosiasi yang baik tanpa persiapan yang baik. Negosiator ulung selalu mempersiapkan segala sesuaatu, mulai dari hal besar hingga hal kecil jauh sebelum pelaksanaan negosiasi. Namun, tak jarang seorang negosiator harus mampu melakukan negosiasi pada saat yang tidak terduga, 4. Kompetensi interaktif, yaiut mampu mendengarkan dan menanyakan pihak-pihak lain. Menjawab lebih mudah dari memberikan pertanyaan yang baik, karena setiap jawaban lahir karena ada pertanyaan. Tanpa adanya pertanyaan yang baik, jawaban yang baik tidak bisa diharapkan, 5. Kemampuan menentukan prioritas. Dalam negosiasi, segala hal yang dinegosiasikan adalah penting, hanya saja seorang negosiator harus mampu memberikan prioritas kepada permasalahan yang ada, hingga tersusun dalam tingkatan prioritas. Dengan memiliki kemampuan dasar tersebut, diharapkan negosiator sudah memiliki dasar pemikiran dan kemampuan untuk bernegosiasi. Selanjutnya, selain kemampuan dasar tersebut, seorang negosiator harus memiliki kemampuan berbicara (retorika) dan kemampuan memimpin (leadership) serta manajemen yang baik agar mampu menetukan alur negosiasi dan melangsungkan negosiasi hingga tujuan tercapai. Diktat Komunikasi Bisnis Kelas XII Pemasaran SMK YP 17 Pare Halaman 12

13 Proses Negosiasi Proses negosiasi bukanlah proses sesaat kemudian dapat dengan segera diperoleh hasilnya. Oleh karena itu negosiasi merupakan suatu proses yang berlangsung secara kontinu atau terus-menerus hingga tercapai suatu kesepakatan bagi kedua belah pihak. Persiapan yang baik sebelum bernegosiasi merupakan salah satu kunci sukses bernegosiasi. Menurut Casse, proses bernegosiasi ada tiga tahapan penting, yaitu sebagai berikut : 1. Tahap Perencanaan Tahap perencanaan negosiasi membutuhkan tiga tugas utama, yaitu merencanakan sasaran negosiasi dan memperjelas proses negosiasi. Sasaran negosiasi adalah hasil yang diharapkan dalam bernegosiasi. Hal ini merupakan salah satu alasan utama mengapa seseorang bernegosiasi. Penentuan sasaran sangatlah penting sebagai arahan atau petunjuk dalam bernegosiasi. Strategi negosiasi yang merupakan cara untuk mencapai tujuan bernegosiasi. Untuk mencapai kesepakatan kedua belah pihak memang diperlukan strategi yang tepat. Proses negosiasi merupakan suatu proses tawar-menawar yang diharapkan mampu menghasilkan suatu kesepakatan dikedua belah pihak yang saling menguntungkan. 2. Tahap Implementasi Tahap implementasi merupakan tahapan peranan atau tindakan yang diperlukan agar mencapai sukses dalam bernegosiasi. Implementasi negosiasi memiliki beberapa komponen penting, antara lain : a. Taktik cara Anda Adalah bahwa Anda tahu tujuan yang ingin dicapai, Anda bersikeras dan memaksa pihak lawan agar percaya bahwalah Anda yang benar dan Anda terus menekan. b. Taktik bekerja sama Taktik ini menegaskan bahwa Anda mau mendengarkan pihak lawan dan mengetahui apa yang ada di benak mereka, Andalah yang memutuskan untuk bersikap reaktif(bukan proaktif) siap bekerjasama. c. Taktik tidak bertindak apa-apa Taktik ini merupakan sikap keras kepala dalam bernegosiasi. Dalam hal ini Anda tetap bersikukuh pda pendirian dan tidak mudah berubah. d. Taktik melangkah ketujuan lain Taktik ini menuntut Andalah yang harus aktif menggeser suatu persoalan ke persoalan lain. 3. Tahap Peninjauan Negosiasi Tahap ini merupakan tahapan setelah berlangsungnya suatu proses negosiasi. Ada beberapa alasan penting mengapa tahap peninjauan negosiasi perlu dilakukan, antara lain : o Untuk memeriksa apakah Anda sudah mencapai tujuan anda. Diktat Komunikasi Bisnis Kelas XII Pemasaran SMK YP 17 Pare Halaman 13

14 o Jika tidak, maka hal itu dapat menjadi pelajaran sekaligus pengalaman yang sangat berharga bagi seorang negosiator. o Jika ya, maka pastikan apa yang sudah Anda lakukan dengan baik dan bangunlah kesuksesan Anda. Negosiator Negoisasi adalah perundingan, negosiator adalah perunding. Negosiasi adalah untuk mengatasi perbedaan pendapat antara kedua belah pihak. Negosiasi yang baik danefektif adalah negosiasi yang berdasarkan data riil dan faktual. Seorang negosiator harus memiliki ilmu pengetahuan, keterampilan & intuitif dalam melakukan proses negosiasi. Gaya Negosiator Negosiator yang terampil, yang secara teratur bertemu dengan banyak pihak lain tahu bahwa mereka masing-masing mempunyai gaya bernegosiasi tersendiri. Di dalam praktek negoisasi akan ditemukan tiga gaya negosiator, yaitu 1. Tipe petarung (fighter). Yaitu negosiator yang memiliki orientasi pada tugasnya, sangat tinggi. 2. Tipe kolaborator (collaborator) Yaitu negosiator yang bertujuan untuk memperoleh segalanya ditempat terbuka, menghadapi berbagai masalah dan membuat transaksi yang kreatif. 3. Tipe kompromistis. Yaitu negosiator yang selalu berusaha mencari kompromi untuk menyelesaikan persoalan. Ketiga jenis negosiator tersebut sangat erat kaitannya dengan jenis organisasi yang berbeda-beda didalam penerapannya. Diantara ketiga tipe tersebut yang paling unggul sangat tergantung kepada ketrampilan, pelatihan dan pengalaman yang dimiliki masing-masing negosiator. Kemampuan dasar yang harus dimiliki oleh seorang negosiator : Informasi Mengapa kita harus memiliki Informasi? karena Informasi itu memiliki kemampuan untuk mencari, mengolah dan memanfaatkan informasi yang riil, akurat dan faktual. Ilmu Pengetahuan Karena dengan memiliki kemampuan Ilmu Pengetahuan kita bisa mengetahui tentang bagaimana cara bernegoisasi secara efektif. Diktat Komunikasi Bisnis Kelas XII Pemasaran SMK YP 17 Pare Halaman 14

15 Penilaian Disini juga kita harus mengerti mengenai Penilai agar kita dapat mempunyai ketepatan dan kecepatan dalam menilai situasi dan kondisi proses negoisasi. Bijak / Arif Kebijkan/Arif itu sangat penting untuk proses dalam bernegosiasi karena Kebijakan/Arif ini bertindak dengan pegangan moral (etika bisnis) dalam proses negosiasi. Karakteristik Negosiator yang BaikSifat-sifat negosiator yang baik : Percaya diri Menciptakan penampilan yang baik Dapat mengendalikan emosi Menghargai orang lain Tidak merasa sempurna Ramah, sopan, simpatik dan humor Berpikir positif Sabar, ulet dan tidak mudah putus asa Mencintai dan memiliki profesi yang ditekuni Prinsip-prinsip pelaksanaan Negosiator. Mempersiapkan bahan materi pembicaraan Menyusun tujuan sekaligus target yang akan dicapai Membuat janji Waktu pelaksanaan pertemuan Dengan siapa Mengenal lebih jauh yang akan di lobby (kepribadian, hobby, sifat & karakter, dll) dari orang dekat). Kenal & akrab dengan orang dekatnya (Sekretaris, Ajudan, Rekan, dll). Persiapan penampilan (pakaian, sepatu, dasi, alat tulis, dll), sehingga menarik simpati & meyakinkan. Strategi Negosiasi Strategi yang digunakan untuk mempengaruhi orang lain, agar orang lain memperhatikan & menuruti kehendak seorang negosiator => digunakan oleh sales dalam memasarkan produk/jasa. Strategi ini meliputi: A. Asosiasi => memanfaatkan nama institusi/produk yang sudah dikenal luas àefek positif. B. Disasosiasi => memanfaatkan nama/produk/jasa yang ditawarkan sehingga klien akan berpaling pada produk lain. Diktat Komunikasi Bisnis Kelas XII Pemasaran SMK YP 17 Pare Halaman 15

16 C. Random Sample => menawarkan dengan cara memamerkan suatu produk yang terbaik sehingga wakil dari keseluruhan produk ditawarkan. D. Salami => menawarkan produk/jasa dengan cara membuat pihak lain makin lama makin mempercayai & mendapatkan kewenangan yang meningkat. Keterampilan Bernegosiasi Keberhasilan atau kesuksesan dalam bernegosiasi dapat ditentukan oleh berbagai faktor penting,diantaranya adalah keterampilan seseorang negosiator dalam bernegosiasi dengan pihak lawan negosiasi. Menurut Hartman,ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam ketrampilan bernegosiasi (negotiation skills) antara lain. 1. Persiapan Persiapan yang baik merupakan salah satu kunci sukses negosiasi. Tanpa persiapan yang baik,hasil yang diperoleh dalam bernegosiasi tidak akan memuaskan kedua belah pihak atau bahkan mengalami kegagalan yang pada akhirnya menimbulkan kekecewaan bagi kedua belah pihak. 2. Memulai Negosiasi Ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam memulai bernegosiasi,antara lain : memilih waktu yang tepat, tempat yang tepat, pengaturan tempat duduk yang tepat, menciptakan suasana yang positif dan santai, menetapkan agenda, meumusakn tawaran / posisi pembuka, menghadapi konflik, berkomunikasi secar efektif, meningkatkan ktrampilan mendengarka, peringatan, menciptakan kesepakatan dengan lebih cepat. 3. Strategi dan Teknik Menurut kamus Webster, strategi dapat mendefinisikan sebagai rencana atau metode yang teliti atau tipu daya cerdik. Sedangkan yang dimaksud dengan taktik lebih mengacu pada setiap metode yang digunakan untuk mencapai tujuan,yaitu mencapai kesepakatan dalam bernegosiasi. Baik strategi maupun taktik menuntut ketrampilan khusus dalam bernegosiasi. Negosiasi yang sukses bukan saja hasil dari perencanaan atau persiapan yang baik, tetapi juga implementsi yang baik dari sebuah negosiasi. 4. Kompromi Sebagaimana dijelaskan sebelumnya bahwa proses bernegosiasi melibatkan kedua belah pihak. Kompromi merupakan salah satu upaya menuju pencapaian kesepakatan kedua belah pihak dalam bernegosiasi. Dalam upaya menu kompromi, seseorang negosiator rmenyajikan kerangka dasar atau garis besarnya terlebih dulu, kemudian melangkah pada perbedaan kedua belah pihak secara lebih spesifik, dan akhirnya disajikan pernyataan yang bersifat penilaian untuk mendukung posisi mereka sendiri. Diktat Komunikasi Bisnis Kelas XII Pemasaran SMK YP 17 Pare Halaman 16

17 5. Menghindari Kesalahan Taktis Agar negosiasi sukses, berikut ini adalah beberapa hal yang perlu dihindari dalam melakukan negosiasi, antara lain : mengajukan permintaan awal yang tidak logis (permintaan tinggi untuk penjual dan permintaan rendah untuk pembeli), membuat konsesi bebas, memulai tanpa daftar penawaran, melakukan negosiasi terlalu cepat,bernegosiasi saat terkejut,menghargai tawaran yang tidak masuk akal, takut diam, marah, tidak menuliskan hasil negosiasi, bernegosiasi pada saat lelah, mengecewakan bos Anda, dan memaksakan bernegosiasi. Menurut Casse, ketrampilan bernegosiasi dapat dibedakan ke dalam dua kelompok besar, yaitu ketrampilan konvensional / conventional skills (untuk negosiator konvensional) dan nonkonvensional no-conventional skills (untuk negosiator nonkonvensional). Menurut Oliver,ada enam kunci dasar yang perlu diperhatikan dalam bernegosiasi, antara lain: persiapan yang baik, berlatih, menggambarkan posisi Anda, membuat usulan, penawaran, dan persetuuan. Masing-masing kunci dasar dalam bernegosiasi tersebut dapat dijelaskan berikut ini. 1. Persiapan Yang Baik Negosiasi yang tidak disertai persiapan yang baik tidak akan mampu menghasilkan kesepakatan secara optimal. Semakin penting negosiasi, seiakan banyak persiapan yang harus dilakukan. Lakukan identifikasi pada tahap persiapan atas hal-hal berikut: Kemungkinan pihak lawan membuka pernyataan dan posisi, bagaimana Anda bergerak dari posisi pihak lawan menuju aspirasi Anda, masalah potensial,rintangan, kesempatan, kebutuhan dan pilihan yang dimiliki lawan Anda, bagaimana idealism dan garis Anda, pertimbangan biaya setiap gerakan yang mungkin Anda buat dan itu dapat menguntungkan pihak lawan Anda, dan antisipasi apa konsesi yang akan diberikan oleh pihak lawan Anda. 2. Berlatih Berlatih bernegosiasi merupakan kunci percaya diri. Hal itu dapat menjadi pintu pembuka besar atau kecil masalah dan kesulitan yang akan muncul. Cobalah rinci bagaimana Anda berlatih, pendekatan apa yang akan Anda gunakan, pernyataan kunci apa yang akan Anda sampaikan, dan bagaiman Anda merespons pernyataan pihak lawan Anda. Jangan bimbang dan ragu, berlatih dan berlatilah! Semakin sering berlatih dan selalu memperbaiki diri setiap terjadi kekeliruan akan menjadikan modal dasar yang berharga menuju kesuksesan Anda. 3. Menggambarkan Posisi Anda Pada beberapa titik, setiap sisi menggambarkan posisi mereka dengan jelas. Tujuan Anda adalah bagaimana memberikan kesempatan kepada pihak lawan untuk berbicara tentang berbagai hal yang berkaitan dengan apa, bagaimana, kapan, dimana, dan mengapa negosiasi perlu dilakukan. Anda harus dapat mengendalikan apa yang seharusnya anda lakukan dan jangan terpengaruh oleh pihak lawan Anda. Diktat Komunikasi Bisnis Kelas XII Pemasaran SMK YP 17 Pare Halaman 17

18 4. Membuat Suatu Usulan/Proposal Jika pihak lawan Anda mengisyaratkan tidak membuat suatu usulan (proposal) yang ingin diajukan dalam bernegosiasi, satnya bagi Anda untuk mengusulkannya. Hal itu juga akan memberikan suatu konsensi yang terlalu dini oleh pihak lawan. Namun demikian, pada babak awal tersebut janganlah terlalu berharap munculnya sebuah kesepakatan. Masih ada kata-kata tawaran berikutnya yang perlu dipertimbangkan lebih lanjut dalam bernegosiasi. 5. Penawaran Salah satu respon yang eektif dalam bernegosiasi adalah bagaimana melakukan tawaran bagi pihak lawan dengan cara-cara yang baik. Bagaimanapun, proses bernegosiasi tidak dapat dilepaskan dengan proses penawaran. Gunakan kesempatan proses penawaran ini dengan sebaik-baiknya. 6. Persetujuan Dalam proses penawara yang intens,sangatlah mudah untuk melupakan apa yang telah disetujui. Sasaran dari setiap kali bernegoisai adalah untuk mencapai kesepakatan. Suatu kesepakatan itu tidak hanya terbatas pada hasil akhir dari kesepakatan, tetapi butir-butir dari setiap kesepakatan juga menjadi bagian penting yang tak terpisahkan dalam proses bernegosiasi. Untuk mencapai suatu kesepakatan yang baik (efektif) bagi kedua belah pihak, Anda perlu memahami dengan sebaik-baiknya apa yang sebenarnya diinginkan oleh pihak lawan. Menurut Mattock dan Ehrenborg, ada sepuluh hal yang sangat diinginkan oleh pihak lawan Anda, antara lain (1) merasa nyaman akan dirinya sendiri, (2) tidak merasa dibohongi, (3) sekutu yang kekal, (4) mengetahui dan memahami lebih banyak, (5) menyelesaikan negosiasi tanpa harus bekerja terlalu kera, (6) uang, barang, dan pelayanan yang bagus, (7) diperlakukan dengan ramah-artinya didengarka, (8) disenangi, (9) komunikasi yang jelas, (10) mengetahui kemampuan dan usahanya-dari Anda, bos, dan rekan kerjanya. Diktat Komunikasi Bisnis Kelas XII Pemasaran SMK YP 17 Pare Halaman 18

19 Kendala Suksesnya Suatu Negosiasi 1. Melihat negosiasi sebagai konfrontasi Perlu diingat bahwa negosiasi bukanlah suatu konfrontasi. Pada kenyataannya, negosiasi dikategorikan sebagai kerjasama antara dua belah pihak untuk mencari pemecahan masalah, dibandingkan dengan individu yang menginginkan KEMENANGAN dari suatu kontes. Ketahuilah bahwa sikap yang ditimbulkan pada saat negosiasi (bermusuhan, bekerjasama) akan membawa pengaruh dari interaksi yang dilakukan. Suatu perkelahian akan Anda hadapi bila Anda seseorang yang konfrontasi. 2 Selalu berusaha untuk memenangkan di setiap situasi Jika Anda Menang pasti ada yang kalah, dan itu akan menjadikan kesulitan pada suatu saat. Suatu pandangan yang bagus dalam negosiasi adalah mencoba untuk menemukan solusi dimana kedua belah pihak Menang. 3. Menjadi emosional Memang wajar bila emosional timbul saat bernegosiasi. Tapi ingat juga bahwa kemampuan Anda untuk bernegosiasi dengan benar akan berkurang bila Anda semakin emosional. Mengontrol emosi adalah hal yang juga tidak boleh terlupakan. 4. Tidak berusaha untuk mengerti orang lain Mengertilah kebutuhan orang lain, dan mencoba untuk memahami keinginan tersebut. Mengapa? sebab Anda berusaha untuk mendapatkan solusi yang dapat diterima oleh kedua belah pihak. Apabila Anda tidak dapat mengerti kebutuhan dan keinginan orang lain, dapat dipastikan negosiasi akan gagal. Seringkali, pada saat mencari tahu tentang seseorang, kadang malah menemukan bahwa sebenarnya tidak banyak pertentangan yang berarti. 5. Fokus pada pribadi, bukan pada masalah Kadang persepsi sulitnya orang lain diajak bekerjasama hadir saat berhadapan dengan orang yang tidak Anda sukai. Pada saat ini terjadi, negosiasi yang efektif akan gagal. Penting sekali untuk tetap pada masalah (issue) yang ada dan menyingkirkan ketidaksukaan kita dari orang tersebut. 6. Menyalahkan orang lain Dalam setiap pertikaian ataupun negosiasi, setiap pihak akan memberikan sesuatu yang akan membuat lebih baik ataupun lebih buruk. Suasana yang tidak menyenangkan akan tercipta jika Anda menyalahkan seseorang. Namun jika Anda bertanggung jawab terhadap masalah tersebut, Anda menciptakan suatu semangat dalam bekerjasama. Diktat Komunikasi Bisnis Kelas XII Pemasaran SMK YP 17 Pare Halaman 19

20 Soal Latihan : Diskusikan dengan teman sebangku Anda, hal-hal berikut : 1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan negosiasi! 2. Kapan kita membutuhkan negosiasi? 3. Bagaiman bentuk negosiasi yang baik dan efektif itu? 4. Ada enam tahapan penting dalam proses negosiasi. Jelaskan! 5. Sebut dan jelaskan jenis-jenis negosiasi! 6. Jelaskan cara melakukan negosiasi! Diktat Komunikasi Bisnis Kelas XII Pemasaran SMK YP 17 Pare Halaman 20