Pelan Strategik ICT UTM Ringkasan Eksekutif

Transkripsi

1 Pelan Strategik UTM Ringkasan Eksekutif

2 1. Pengenalan Projek pembangunan Pelan Strategik UTM ( ) telah dimulakan pada 3 Disember Pembangunan PS ini dijalankan secara dalaman dengan kerjasama khidmat perundingan dari Pasukan Perunding Strategik INTAN yang diketuai oleh Ybhg. Dato Dr Zahari bin Othman. Pelan Strategik UTM ( ) adalah pelan jangka panjang yang menetapkan hala tuju perancangan, strategi pembangunan dan pelaksanaan projek-projek bagi menyokong Pelan Global UTM ( ). 2. Pendekatan Projek Metodologi ASF v1.1 diguna pakai untuk mengetahui keperluan bisnes agensi dan diterjemahkan bagi menentukan keperluan agensi yang terlibat bagi tempoh 5 tahun ( ). Metodologi ini ditunjukkan seperti Rajah 2-1. Rajah 2-1: Metodologi ASF v1.1 i

3 3. Visi dan Misi Visi dan Misi yang dibangunkan dan dipersetujui oleh pihak pengurusan adalah seperti Rajah 3-1. VISI Pemerkasaan Bersepadu Memacu Kecemerlangan Universiti Bertaraf Dunia MISI Memanfaatkan Secara Efisien dan Efektif bagi Memperkasakan Kecemerlangan Akademik, Penyelidikan dan Pengurusan Universiti Rajah 3-1: Visi dan Misi UTM 4. Teras Strategik dan Objektif Hasil analisis ke atas persekitaran semasa, pasukan pembangunan telah mengenalpasti empat Teras Strategik dan telah menetapkan objektif bagi setiap teras tersebut sebagaimana Rajah 4-1. ii

4 TERAS 1 PENGUKUHAN DAN PENGINTEGRASIAN APLIKASI Memantapkan integrasi dan integriti aplikasi bagi meningkatkan kebolehpercayaan dan perkongsian maklumat secara efektif Meningkatkan tahap prestasi dan keberkesanan aplikasi bagi memenuhi keperluan pengguna TERAS 2 PENGUKUHAN INFRASTRUKTUR KAMPUS DIGITAL Memantapkan infrastruktur yang selamat, tersedia dan boleh dicapai pada bila-bila masa di mana sahaja Mengukuhkan adaptasi teknologi terkini bagi mengoptimumkan kelestarian penggunaan dan keberkesanan infrastruktur TERAS 3 PEMANTAPAN PENGURUSAN DAN PEMBUDAYAAN Mempertingkatkan modal insan yang berpengetahuan dan berkemahiran melalui pembelajaran yang berterusan Memperkasakan pembudayaan bagi mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif dan dinamik TERAS 4 PEMANTAPAN TADBIR URUS Memperkukuhkan pematuhan dan pengurusan selaras dengan peningkatan ekspektasi stakeholders dan pelanggan Rajah 4-1: Teras Strategik dan Objektif 5. Inisiatif Strategik Inisiatif Strategik adalah strategi-strategi yang telah dibangunkan bagi setiap teras untuk mencapai objektifnya. Strategi-strategi berkaitan ditunjukkan sebagaimana Rajah 5-1. iii

5 PENGUKUHAN DAN PENGINTEGRASIAN APLIKASI PENGUKUHAN INFRASTRUKTUR KAMPUS DIGITAL PEMANTAPAN PENGURUSAN DAN PEMBUDAYAAN PEMANTAPAN TADBIR URUS Peningkatan integrasi dan keselamatan aplikasi melalui pembangunan Enterprise Architechture (EA) Pengukuhan prestasi aplikasi berimpak tinggi Pemantapan perkhidmatan penyampaian maklumat kepada pengguna Pemerkasaan infrastruktur utama dan sokongan Pengukuhan keselamatan infrastruktur Pemantapan penggunaan infrastruktur selaras dengan keperluan semasa Pengukuhan kompetensi Personel Pembangunan Kepimpinan Strategik Peningkatan kesedaran dan pematuhan prosedur Pembangunan, pengukuhan dan pelaksanaan polisi dan SOP Pengukuhan SLA dan keselamatan perkhidmatan Pemerkasaan tadbir urus dan organisasi Rajah 5-1: Strategi mengikut Teras 6. Pelan Tindakan Pelan Tindakan menunjukkan maklumat terperinci pelaksanaan setiap program. Pelan Tindakan mengandungi maklumat aktiviti, objektif, faktor kejayaan kritikal, tempoh masa pelaksanaan, pemilik program dan pertunjuk amal utama (KAI). Pelan Tindakan yang diringkaskan mengikut teras dan inisiatif strategik, program dan setiap program dihuraikan dalam Jadual 6-1 hingga Jadual 6-4. Jadual 6-1: Strategi, dan bagi Teras 1 PENGUKUHAN DAN PENGINTEGRASIAN APLIKASI Strategi 1 Peningkatan integrasi dan keselamatan aplikasi melalui pembangunan Enterprise Architechture (EA) a) Pembangunan EA UTM Dokumen EA dihasilkan iv

6 b) Penambahbaikan ciri keselamatan aplikasi c) Pembangunan sistem pengurusan identiti berpusat Dis % Pelaksanaan EA selesai Dis % Aplikasi mematuhi tahap keselamatan bagi setiap kumpulan aplikasi Okt server LDAP tambahan Mei 2015 Dokumen laporan kajian sistem pengurusan identiti berpusat & SSO Mei 2016 Pelaksanaan sistem pengurusan identiti berpusat Mei 2017 Pelaksanaan Sistem Single Sign-On (SSO) Jun 2018 Selesai integrasi aplikasi dengan SSO Strategi 2 Pengukuhan prestasi aplikasi berimpak tinggi a) Penambahbaikan aplikasi dari perspektif teknikal b) Penambahbaikan aplikasi dari perspektif bisnes Dis 2015 Hasil kajian dan cadangan penambahbaikan dibentang dan diluluskan Dis % Penambahbaikan modul sistem mengikut kumpulan aplikasi Strategi 3 Pemantapan perkhidmatan penyampaian maklumat kepada pengguna a) Pembangunan aplikasi mobile Nov 2014 Laporan keperluan sistem mobile b) Pemantapan & pengintegrasian sistem pengurusan pelanggan berpusat Dis 2016 Sekurang-kurangnya 6 aplikasi mobile sedia digunakan Dis 2015 Hasil kajian dan cadangan penambahbaikan dibentang dan diluluskan Dis 2016 Pemantapan sistem Adu IT dan CRM Dis 2017 Pemantapan sistem SSACD dan ecs Dis 2018 v

7 Integrasi sistem pengurusan pelanggan c) Peningkatan aplikasi atas talian Ogos 2016 Dokumen laporan kajian dan kelulusan Dis % aplikasi dimasukkan ke dalam portal One Stop Centre d) Pembangunan Aplikasi Baharu untuk menyokong teras utama sedia ada dan akan datang Sistem Pengurusan Intelectual Property (IP) Sistem Penyelidikan Sistem Advance HPC Sistem Grid computing Sistem Pengurusan Alumni Sistem Perhubungan Industri Digital Examination Digital Accessment Massive Open Online Course (MOOC) Sistem Seminar Berasaskan Web (Webinar) Dis dokumen aplikasi laporan kajian dan kelulusan (MOOC, Webinar) Dis dokumen daripada 10 aplikasi laporan kajian dan kelulusan 2 aplikasi siap (MOOC, Webinar) Dis dokumen daripada 10 aplikasi laporan kajian dan kelulusan Dis daripada 10 aplikasi baharu siap Jadual 6-2: Strategi, dan bagi Teras 2 PENGUKUHAN INFRASTRUKTUR KAMPUS DIGITAL Strategi 1 Pemerkasaan infrastruktur utama dan sokongan a) Penambahbaikan infrastruktur Laporan cadangan peningkatan keupayaan infrastruktur Jun 2015 Kelulusan laporan (UTM, KPM, EPU, MAMPU) b) Penambahbaikan perkakasan sokongan Dis % perolehan dan pelaksanaan Laporan cadangan peningkatan keupayaan infrastruktur sokongan Jun 2015 Kelulusan laporan (UTM, KPM, EPU, MAMPU) Dis % perolehan dan pelaksanaan vi

8 c) Perluasan rangkaian wireless ke seluruh kampus Jan 2015 Penubuhan task force Feb 2015 Kajian skop perkhidmatan dan teknologi tanpa wayar Jul 2015 Kelulusan laporan (UTM, KPM, EPU, MAMPU) Dis 2015 Pelaksanaan Wi-Fi di semua Fakulti d) Penambahbaikan kemudahan Video Conferencing (VC) Dis 2016 Pelaksanaan Wi-Fi di Kolej Kediaman dan Bangunan Pentadbiran. Mac 2014 Kajian keperluan VC di UTM Jul 2014 Kelulusan Laporan cadangan perluasan perkhidmatan VC (UTM) e) Pemantapan Komunikasi Dalaman (Penyebaran maklumat melalui digital signage) Perolehan dan penambahbaikan VC selesai Jan 2015 Task force diwujudkan Jan 2015 Latihan digital signage diadakan Sept 2015 Pemasangan player di lima PTJ f) Pemantapan perkhidmatan dan penggunaan multimedia g) Pemantapan penyiaran berasaskan IP (Internet Protocol Television (IPTV), VOD) Jun 2016 Pemasangan player di kolej kediaman pelajar i) Pembelian peralatan multiple camera production (MCP) ii) Satu kumpulan task force multimedia ditubuhkan iii) Penglibatan sekurang-kurangnya lima staf dari bahagian lain di C Mac 2015 Liputan majlis rasmi UTM dilaksanakan oleh kumpulan task force Sept 2014 Penubuhan jawatankuasa penyedia isi kandungan Jun 2015 Pemasangan dan penggunaan pelayan broadcaster dan set encoder yang berspesifikasi tinggi vii

9 Strategi 2 Pengukuhan keselamatan infrastruktur a) Pelaksanaan Security Posture Assessment (SPA) dan Network Audit Jun 2014 Kajian ancaman keselamatan dan penilaian risiko Mac 2015 Kelulusan laporan hasil kajian dan cadangan tindakan (UTM) Mei 2015 Perolehan pengukuhan perkakasan keselamatan b) Pemantapan UTMCert Apr 2014 Kelulusan penubuhan kumpulan kerja UTMCert Jun 2014-Dis 2018 Perlaksanaan aktiviti UTMCert 1 bulan sekali Pembentangan atau penyerahan laporan insiden keselamatan kepada Majlis. c) Penambahbaikan infrastruktur keselamatan 3 bulan sekali Pembentangan laporan insiden keselamatan kepada JPU. Jun 2015 Kelulusan laporan cadangan peningkatan keupayaan infrastruktur keselamatan (UTM, KPM, EPU, MAMPU) Dis % Perolehan pengukuhan perkakasan keselamatan Strategi 3 Pemantapan penggunaan infrastruktur selaras dengan keperluan semasa a) Perlaksanaan penggunaan/langganan Cloud Services b) Perolehan perisian untuk kegunaan akademik dan penyelidik Mac 2015 Kelulusan laporan cadangan penggunaan Cloud Services (UTM) Mei 2015 Dis 2015 Perolehan dan pelaksanaan Cloud Services Mei 2015 Dis 2015 Perolehan dan pelaksanaan perisian viii

10 Jadual 6-3: Strategi, dan bagi Teras 3 PEMANTAPAN PENGURUSAN DAN PEMBUDAYAAN Strategi 1 Pengukuhan kompetensi Personel a) Pembangunan Pakar Feb 2015 Wujudkan Task force untuk kenalpasti bidang kepakaran Mac laporan bidang pakar dikeluarkan Apr 2015 Training Needs Analysis (TNA) telah disiapkan Mei 2015 Dis pakar bagi setiap tahun b) Pelaksanaan Job Rotation Setiap 2 tahun Sekurang kurangnya seorang personel bertukar bahagian c) Penambahbaikan Kerjaya Personel Kertas cadangan bagi menjustifikasikan Bayaran insentif Staf (elaun topup) dan kelulusan perlaksanaan Jan 2015 Dis 2018 Sekurang-kurangnya seorang Personel mendapat insentif elaun topup setiap tahun Setiap Tahun i) 2 kursus bagi setiap personel ii) Sijil pengiktirafan dikeluarkan kepada sekurang-kurangnya seorang dari setiap bahagian Strategi 2 Pembangunan Kepimpinan Strategik secara berterusan kepada kumpulan pengurusan atasan Setiap tahun i) Sekurang-kurangnya 2 orang staf daripada pengurusan atasan menghadiri seminar luar negara/ lawatan kerja ii) Sekurang-kurangnya 5 orang staf daripada kumpulan sasaran menghadiri seminar dalam Negara/ lawatan kerja Strategi 3 Peningkatan kesedaran dan pematuhan prosedur ix

11 a) Penggalakkan Penglibatan pengguna didalam pembangunan sistem b) Kesedaran dan Pembudayaan Setiap tahun 5 sesi coaching dan handholding antara pembangun, pemilik dan pengguna akhir Setiap tahun i) Sekurang-kurangnya 12 latihan Aplkasi ii) 1 kali kursus untuk staf bukan personel iii) 2 latihan prosedur dan pematuhannya iv) 1 roadshow semasa kemasukan pelajar v) roadshow peranan semasa Hari Bersama Pelanggan vi) 1 seminar kesedaran semasa Hari Bersama Pelanggan Jadual 6-4: Strategi, dan bagi Teras 4 PEMANTAPAN TADBIR URUS Strategi 1 Pembangunan, pengukuhan dan pelaksanaan polisi dan SOP a) Semakan semula polisi UTM b) Semakan semula Garis Panduan UTM c) Pembangunan SOP dan prosedur kerja : (Acceptable Usage Policy-AUP) d) Perlaksanaan dan pematuhan piawai dan best practise 6 Garis panduan Polisi UTM versi 2 Dis Garis panduan Polisi UTM versi 3 6 Garis Panduan UTM Dis Garis Panduan UTM Jun SOP dan prosedur kerja UTM Julai SOP dan prosedur kerja UTM Mei 2014 Laporan kajian pematuhan piawaian. Oktober 2014 Kelulusan laporan (UTM) dan laksana pematuhan Strategi 2 Pengukuhan SLA dan keselamatan perkhidmatan x

12 a) Pembangunan Security Plan Disaster Recovery Plan (DRP) Business Continuity Plan (BCP) Jun dokumen pelan pembangunan DRP 1 pelan pembangunan BCP Mac 2015 Fasa 1 Pengujian/ simulasi (DRC UTMJB dan UTMKL) Jun 2015 Fasa 2 Pengujian/ simulasi (Data Center baru di UTMJB) b) Pelan pengukuhan Service Level Agreement (SLA) Okt 2015 Laporan pengujian / simulasi Julai 2014 Katalog perkhidmatan Dis dokumen piagam pelanggan versi 2 Strategi 3 Pemerkasaan tadbir urus dan organisasi a) Pembangunan dan Pelaksanaan pelan tadbir urus dan kepakaran modal Insan i) 1 dokumen perlaksanaan pelan tadbir urus ii) 1 dokumen pelan kepakaran modal insan b) Penstrukturan semula organisasi UTM c) Penilaian semula peranan dan keanggotaan Jawatankuasa Pengurusan d) Penubuhan Jawatankuasa Baharu iii) 1 dokumen cadangan pemusatan pengurusan UTM Jun 2015 Pelaksanaan Struktur organisasi baru dokumen TOR JK 2 JK ditubuhkan Jan 2015 Dis 2018 Mesyuarat JK (3-4 kali setahun) xi

13 7. Pemilik dan Keutamaan Pemilik, keutamaan program dan program Quick Wins yang telah dikenalpasti mengikut teras strategik adalah seperti Jadual 7-1 hingga Jadual 7-4. Jadual 7-1: Pemilik dan Keutamaan Teras 1 TERAS 1 : PENGUKUHAN DAN PENGINTEGRASIAN APLIKASI Strategi Keutamaan Quick 1. Peningkatan integrasi dan keselamatan aplikasi melalui pembangunan Enterprise Architechture 2. Pengukuhan prestasi aplikasi berimpak tinggi 3. Pemantapan perkhidmatan penyampaian maklumat kepada pengguna a) Pembangunan EA UTM b) Penambahbaikan ciri keselamatan aplikasi c) Pembangunan sistem pengurusan identiti berpusat a) Penambahbaikan aplikasi dari aspek teknikal b) Penambahbaikan aplikasi dari aspek bisnes a) Pembangunan aplikasi mobile b) Pemantapan & pengintegrasian sistem pengurusan pelanggan berpusat c) Peningkatan aplikasi atas talian d) Pembangunan aplikasi baharu Wins Pemilik C PTJ Tinggi HCM,HCD, BPO,Benda hari, AMD, PHB, HEMA, KLINIK, HEK Tinggi HCM,HCD, BPO,Benda hari, AMD, PHB, HEMA, KLINIK, HEK Tinggi Tinggi Tinggi HCM,HCD, BPO,Benda hari, AMD, PHB, HEMA, KLINIK, HEK Tinggi HCM,HCD, BPO,Benda hari, AMD, PHB, HEMA, KLINIK, HEK Tinggi BPO,PHB,H EK xii

14 Jadual 7-2: Pemilik dan Keutamaan Teras 2 TERAS 2 : PENGUKUHAN INFRASTRUKTUR KAMPUS DIGITAL Strategi Keutamaan Quick 1. Pemerkasaan infrastruktur utama dan sokongan 2. Pengukuhan keselamatan infrastruktur 3. Pemantapan penggunaan infrastruktur selaras dengan keperluan semasa a) Penambahbaikan infrastruktur b) Penambahbaikan perkakasan sokongan c) Perluasan rangkaian wireless ke seluruh kampus d) Penambahbaikan kemudahan Video Conferencing (VC) e) Pemantapan Komunikasi Dalaman (Penyebaran maklumat melalui digital signage) f) Pemantapan perkhidmatan dan penggunaan multimedia g) Pemantapan penyiaran berasaskan IP (Internet Protocol Television (IPTV), VOD) a) Pelaksanaan Security Posture Assessment (SPA) dan Network Audit b) Pemantapan UTMCert c) Penambahbaikan infrastruktur keselamatan a) Perlaksanaan penggunaan/langg anan Cloud Services b) Perolehan perisian untuk kegunaan akademik dan penyelidik Tinggi Wins Pemilik C PTJ J/K Tinggi PHB Tinggi Unit Media, Unit Produ ksi Video UTMC ert Tinggi Majlis Tinggi Tinggi Tinggi xiii

15 Jadual 7-3: Pemilik dan Keutamaan Teras 3 TERAS 3 : PEMANTAPAN PENGURUSAN DAN PEMBUDAYAAN Strategi Keutamaan Quick 1. Pengukuhan kompetensi Personel 2. Pembangunan Kepimpinan Strategik 3. Peningkatan kesedaran dan pematuhan prosedur a) Pembangunan Pakar b) Pelaksanaan Job Rotation c) Penambahbaikan Kerjaya Personel a) secara berterusan kepada kumpulan pengurusan atasan a) Penggalakkan Penglibatan pengguna didalam pembangunan sistem b) Kesedaran dan Pembudayaan Wins Pemilik C PTJ J/K Tinggi HCD Sederhana HCM Sederhana HCM Sederhana HCD Sederhana Pemilik sistem/pengg una akhir Sederhana HCD Jadual 7-4: Pemilik dan Keutamaan Teras 4 TERAS 4 : PEMANTAPAN TADBIR URUS Strategi Keutamaan Quick 1. Pembangunan, pengukuhan dan pelaksanaan polisi dan SOP 2. Pengukuhan SLA dan keselamatan perkhidmatan a) Semakan semula polisi UTM b) Semakan semula Garis Panduan UTM c) Pembangunan SOP dan prosedur kerja : (Acceptable Usage Policy-AUP) d) Perlaksanaan piawai dan best practise a) Pembangunan Security Plan Disaster Recovery Plan (DRP) Wins Pemilik C J/K xiv

16 Business Continuity Plan (BCP) b) Pelan pengukuhan Service Level Agreement (SLA) Tinggi 3. Pemerkasaan tadbir urus dan organisasi a) Pembangunan dan Pelaksanaan pelan tadbir urus dan kepakaran modal Insan b) Penstrukturan semula organisasi UTM c) Penilaian semula peranan dan keanggotaan Jawatankuasa Pengurusan d) Penubuhan Jawatankuasa Baharu Tinggi Pengurusan C Tinggi Pengurusan C Tinggi Pengurusan C Tinggi Pengurusan C 8. Pelan Pelaksanaan Pelan Tindakan dan anggaran kos bagi setiap program yang dirancang telah dikompilasi menjadi satu jadual Pelan Pelaksanaan. Pelan pelaksanaan ini akan memudahkan pihak Pengurusan Tertinggi UTM dan pemilik program memantau program dan aktiviti yang akan atau belum dilaksanakan pada tahun semasa. Pelan pelaksanaan program yang telah dirancang bagi tahun telah diringkaskan seperti Rajah 8-1. xv

17 Peningkatan integrasi dan keselamatan aplikasi melalui pembangunan Enterprise Architechture (EA,Keselamatan,SSO) Pemantapan perkhidmatan penyampaian maklumat kepada pengguna (mobile app,online app,pengurusan pelanggan,pembangunan aplikasi baharu) Pengukuhan prestasi aplikasi berimpak tinggi (aspek teknikal,bisnes) Pemantapan penggunaan infrastruktur selaras dengan keperluan semasa (CLOUD, Perisian) Pemerkasaan infrastruktur utama dan sokongan (perkakasan,rangkaian,wifi,vc,ds,mm,iptv) Pengukuhan keselamatan infrastruktur (SPA,UTMCERT) Pemantapan Pengurusan Dan Pembudayaan (Kompetensi,Kepimpinan Strategik,Kesedaran Pematuhan Prosidur ) Pemantapan Tadbir Urus (Pematuhan Polisi, Garispanduan,SOP,SLA,Struktur Tadbirurus) Rajah 8-1: Pelan Pelaksanaan Anggaran Kos Keseluruhan Anggaran kos pelaksanaan telah ditentukan bagi program-program dan aktiviti yang dirangka. Komponen kos melibatkan kos one-off dan kos berulang. Sebanyak RM 112 juta dicadangkan bagi tujuan melaksanakan program dan aktiviti UTM bagi tempoh xvi

18 Rajah 9-1 menunjukkan keseluruhan anggaran kos yang terlibat iaitu bagi Kos One Off/Pembangunan dan Kos Berulang/Penyenggaraan: KOS ONE-OFF RM 88,539, KOS KESELURUHAN RM 111,933, KOS BERULANG RM 23,394, Rajah 9-1: Anggaran Kos Keseluruhan Rumusan Pelan Strategik merupakan dokumen penting yang menjadi sumber rujukan dan garis panduan pelaksanaan di sesebuah organisasi secara sistematik dan terancang. Ini dapat dilihat melalui Pemilik Utama yang telah dikenalpasti dari awal untuk membolehkan perancangan dan pelaksanaan projek mengikut jadual serta keutamaannya. PS ini juga mengenalpasti 14 program Quick Wins yang perlu diselesaikan dalam tempoh Jun 2014 hingga Jun xvii

19 Dengan PS ini, projek-projek dapat dilaksanakan dengan baik dan terancang, maklumat dapat dikongsi secara berkesan serta pengagihan kos dapat dibuat dengan lebih efektif. xviii