PENGUKURAN DAN EVALUASI KINERJA OPERASIONAL PELABUHAN TANJUNG PERAK

Transkripsi

1 PENGUKURAN DAN EVALUASI KINERJA OPERASIONAL PELABUHAN TANJUNG PERAK Faruq Hidayat 1 dan Iwan Vanany 2 1 Program Studi Magister Managemen Teknologi, Manajemen Bisnis Maritim, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Kampus MMT-ITS Cokroaminoto 12 A, Telp froex@yahoo.com 2 Program Studi Magister Managemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, iwan.vanany@gmail.com ABSTRAK Metode Performance Prism digunakan untuk merancang model dan kerangka sistem pengukuran kinerja operasional di Pelabuhan Tanjung Perak Surabaya. Hal ini dilakukan guna memperbaiki sistem pengukuran kinerja yang telah ada yaitu pengukuran kinerja individu (SKI) yang masih belum merepresentasikan kinerja organisasi secara komprehensif dan integratif. Pengukuran dengan Performance Prism merupakan pengukuran kinerja yang terintegrasi dengan menggunakan keseimbangan antara indikator-indikator kinerja finansial dan non finansial meliputi seluruh aspek perusahaan ( stakeholder) yang menyangkut kepuasan stakeholder serta kontribusi dari stakeholder kepada perusahaan. Pengukuran kinerja dalam penelitian ini juga didukung oleh beberapa metode antara lain pembobotan dengan Analytic Hierachy Process (AHP) untuk mengetahui skala nilai prioritas setiap (key performance indicator), Scoring System dengan metode Objectives Matrix (OMAX) dan Traffic Light System untuk mengetahui nilai indeks total perusahaan pada tingat korporasi dan kategori dari indeks tersebut apakah sudah sesuai dengan yang diharapkan atau masih perlu dilakukan perbaikan secara berkelanjutan ( continuous improvement). Hasil perancangan pengukuran kinerja pada PT Pelindo III dengan Performance Prism berupa 21 meliputi 6 pada perspektif Customer, 4 pada perspektif Supplier, 6 pada perspektif Investor, 3 pada perspektif Emplooye, 2 pada perspektif Regulator. Dari perhitungan pengukuran kinerja dengan menggunakan Objective Matrix diperoleh nilai kinerja perusahaan sebesar 6,62. Kata kunci: Indikator Kinerja, Pengukuran Kinerja, Perbaikan Berkelanjutan, Key Performance Indicator (). PENDAHULUAN Selama ini, belum ada model pengukuran kinerja operasional berikut evaluasinya secara komprehensif mengukur indikator-indikator kinerja mana yang perlu diperhatikan agar mendukung kinerja operasional pelabuhan secara keseluruhan. Penilaian kinerja yang ada hanya didasarkan kepada penilaian pencapaian SKI (sasaran kinerja individu), belum dilakukan penilaian kinerja organisasi secara komperehensif yang mempertimbangkan penilaian dari sisi stakeholder, sehingga mengakibatkan adanya kesenjangan yang tinggi antara harapan konsumen dengan penyediaan jasa (PT Pelindo III) sebagaimana studi yang dilakukan Brooks (2011). Oleh karena itu, desain pengukuran kinerja secara komprehensif perlu dirancang untuk mengantisipasi persaingan dengan diberlakukannya undang-undang nomor 17 tahun 2008 A-20-1

2 dimana PT Pelindo tidak lagi memonopoli usaha penyediaan jasa kepelabuhanan. Pengukuran kinerja ini nantinya diharapkan dapat merekomendasikan proses perbaikan yang dapat digunakan sesuai dengan hasil pengukuran kinerja yang dilakukan. Dari hasil pengukuran kinerja, akan terlihat pada bagian mana kinerja perusahaan yang bermasalah. Dengan adanya rekomendasi perbaikan ini, perusahaan dapat mengetahui permasalahan yang terjadi dan mempertimbangan untuk melakukan langkah korektif. Perumusan Masalah Berdasarkan uraian yang telah disampaikan dalam latar belakang maka permasalahan yang akan dikaji dalam studi ini adalah sebagai berikut: (1) bagaimana menentukan model dan kerangka sistem pengukuran kinerja operasional di Pelabuhan Tanjung Perak Surabaya, (2) bagaimana mengukur kinerja operasional Pelabuhan Tanjung Perak dengan model pengukuran kinerja operasional secara komprehensif yang tidak hanya menilai dari sisi internal saja, tetapi juga mempertimbangkan dari sisi stakeholder yang dapat menggambarkan penilaian secara menyeluruh terhadap kondisi perusahaan. Tujuan dan Manfaat Penelitian Penelitian ini bertujuan untuk mengukur kinerja operasional pada Pelabuhan Tanjung Perak Surabaya yang antara lain adalah sebagai berikut: (1) Merancang model dan kerangka sistem pengukuran kinerja operasional di Pelabuhan Tanjung Perak Surabaya. (2) Melakukan pengukuran kinerja operasional Pelabuhan Tanjung Perak berdasarkan kerangka sistem pengukuran kinerja yang telah dibuat sebagai evaluasi dari kondisi perusahaan saat ini. (3) Melakukan interpretasi hasil pengukuran untuk mengetahui indikator kinerja yang memberikan kontribusi dan indikator kinerja mana yang perlu mendapatkan prioritas perbaikan. Sedangkan manfaat dari penelitian ini adalah dapat dijadikan masukan bagi Manajemen perusahaan untuk mengambil keputusan strategis dalam menghadapi perubahan peraturan dalam industri kepelabuhanan, dapat memberikan kontribusi secara teoritis terhadap ilmu pengetahuan khusunya yang berkaitan dengan masalah pengukuran kinerja perusahaan dan pengelolaan pelabuhan, dapat dijadikan bahan referensi bagi pihak-pihak yang berkeinginan melakukan penelitian lebih lanjut tentang penataan terminal dan pengelolaan pelabuhan. METODOLOGI PENELITIAN Metodologi penelitian merupakan gambaran penelitian secara keseluruhan sehingga diketahui proses, metode dan hasil yang diperoleh dalam penelitian. HASIL DAN PEMBAHASAN Identifikasi Stakeholder Dalam penelitian dengan metode performance prism ini, stakeholder yang ditinjau terdiri dari Investor/pemegang saham, Customer, Supllier, Karyawan dan Komunitas/Instansi Pemerintah. Struktur Hierarki Sistem Pengukuran Kinerja Operasional Pelabuhan Data hasil survey pendahuluan dipilah berdasarkan Faset Performance Prism dan klasifikasi stakeholder diperoleh 84 macam parameter atau kriteria pengukuran kinerja. A-20-2

3 Validasi Awal Langkah selanjutnya adalah menyusun indikator atau parameter kinerja, dan Interview dengan Senior Manager Pemasaran dan Ka. Biro Perencanaan yang mengisi kuesioner variabel kinerja berdasarkan performance prism. Berdasarkan hasil diskusi dan mempertimbangkan segi pengukuran kinerja yang telah dilakukan perusahaan sebelumnya, hasil checklist pemilihan variabel kinerja performance prism yang disarankan dan hasil identifikasi kelima faset performance prism, disusun beberapa item parameter kinerja (Performance Indicator) dan dilakukan pengklasifikasian sesuai dengan kerangka dasar performance prism. Sebagai verifikasi parameter kinerja yang telah disusun, dilakukan diskusi kembali dengan stakeholder untuk memastikan bahwa parameter kinerja (Performance Indicator) yang disusun benar-benar applicable dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Daftar parameter kinerja dapat dilihat pada Tabel 3. Untuk mendapatkan nilai bobot terhadap perusahaan dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1 = Nilai Bobot stakeholder investor x Nilai bobot 1 dalam stakeholder investor = 0,26 x 0,05 = 0,013. Total nilai bobot dari seluruh adalah 1 (satu). Adapun keseluruhan nilai bobot terhadap perusahaan dapat dilihat pada Tabel 4. Tabel 1. Daftar Kode (Key Performance Indeks) Stake Holder Kode Stake holder Kode Inves Tor Custom er I 1 Return On Capital Employed (ROCE) E 1 Indeks Kepuasan Pegawai Emplo I 2 Operating Ratio E 2 Tingkat kesehatan pegawai yees I 3 Pertumbuhan Pendapatan Usaha E 3 Persentase kehadiran karyawan I 4 Pertumbuhan laba usaha S 1 Kesiapan alat produksi CC I 5 Penilaian implementasi GCG Suppli S 2 Kesiapan alat produksi RTG I - 6 Penyerapan Investasi er S 3 Kesiapan kapal tunda C - 1 Jumlah penanganan keluhan pelanggan S 4 Tingkat ketepatan pembayaran Supplier C 2 Waiting Time For Berth R 1 Pemantauan dan pengelolaan lingkungan Regula C 3 Rasio Effective Time (ET) terhadap R 2 ketaatan terhadap persyaratan perijinan tor Berthing Time (BT) (kelengkapan perijinan) C 4 Produktivitas Bongkar Muat C 5 Capaian Petikemas yang ditangani (dalam TEU's) C 6 Indeks kepuasan pelanggan Sumber: Olahan Data Primer, Tabel 2. Bobot Masing-masing BOBOT BOBOT BOBOT BOBOT BOBOT I C E S R I C E S R I C E S I C S I C I C Total Nilai Bobot Seluruh 1.00 Sumber: Olahan Data Primer, A-20-3

4 Validasi Akhir Proses ini merupakan proses validasi akhir untuk memastikan apakah yang telah diidentifikasi sudah cukup mampu merepresentasikan kondisi perusahaan. Penyusunan Performance Measurement Record Sheet ( Model dan Kerangka Sistem Pengukuran Kinerja Operasional Pelabuhan) Setelah memperoleh sebagai parameter pengukuran kinerja perusahaan, selanjutnya dilakukan penyusunan Performance Measurement Record Sheet untuk masingmasing. Penyusunan Performance Measurement Record Sheet dilakukan dengan cara interview kepada pihak perusahaan mengenai satuan dan hasil pengukuran berupa persentase dan hasil dari Buku Capaian Key Performance Indicator Tahun 2012 yang setiap tahun dihasilkan PT Pelabuhan Indonesia (Persero) pada Bulan April 2013 untuk masing -masing, capaian hasil Tahun 2012 tersebut didapat dari hasil Self Assessment oleh Tim Penyusunan Laporan dan Self Assessment Capaian Key Performance Indicators () Korporat Tahun Capaian Tahun 2012 tersebut disusun berdasarkan realisasi operasional perusahaan terhadap target yang tertuang dalam kontrak manajemen. Hasil dari pendataan tersebut dapat dilihat pada Tabel 3: Tabel 3. Satuan Data, Target Maksimum dan Minimum serta Kondisi Terburuk untuk Masingmasing KODE SAT TARG ET MAX TARGE T MIN 2011 TERB URUK 1 I-1 Return On Capital Employed (ROCE) % 25% 15.75% 15.75% 10% 19.52% 2 I-2 Operating Ratio % 80% 61.98% 61.98% 50% 62.76% 3 I-3 Pertumbuhan Pendapatan Usaha % 50.00% 20.28% 20.28% 0.00% 21.22% 4 I-4 Pertumbuhan laba usaha % 200% 85% 85% 80% 124% 5 I-5 Penilaian implementasi GCG % 100% 83% 83.43% 80% 85.21% 6 I-6 Penyerapan Investasi (Pencapaian program dan fisik) 2012 % 100% 85% 85.08% 50% 86.70% 7 C-1 Jumlah penanganan keluhan pelanggan % 100% 80% 100% 50% 90% 8 C-2 Waiting Time For Berth jam C-3 Rasio Effective Time (ET) terhadap Berthing Time (BT) % 100% 80.00% 70.50% 0% 70.00% 10 C-4 Produktivitas Bongkar Muat B/S/H C-5 Capaian Petikemas yang ditangani (dalam TEU's) % 200% 105% % 100% 110% 12 C-6 Indeks kepuasan pelanggan likert E-1 Indeks Kepuasan Pegawai likert E-2 Tingkat Kesehatan Pegawai % 100% 80% 95% 80% 95% 15 E-3 Persentase Kehadiran Pegawai % 100% 100% 100% 85% 95% 16 S-1 Kesiapan alat produksi Container Crane (CC) % 100% 95.24% 95.24% 80% 94.09% 17 S-2 Kesiapan alat produksi Rubber Tired Gantry (RTG) % 100% 94.87% 94.87% 80% 95.16% 18 S-3 Kesiapan kapal tunda % 100% 95.30% 95.30% 80% 96.20% 19 S-4 Tingkat ketepatan pembayaran Supplier % 100% 55.33% 55.33% 0% 85.03% 20 R-1 Pelaksanaan pemantauan dan pengelolaan lingkungan % 100% 80.00% 80.00% 80% % 21 R-2 Ketaatan terhadap persyaratan perijinan % 100% 88.80% 88.80% 0% 70.00% A-20-4

5 Hasil tabulasi di atas merupakan olahan data yang berbeda cara penilaian terhadap masingmasing indicator, ada yang berupa persentase, skala likert berdasarkan hasil kuisioner, satuan jam dan B/S/H. Hasil capaian tahun sebelumnya, yaitu tahun 2011 ditampilkan pada tabel untuk menentukan target minimum tahun 2012 yang diharapkan capaiannya meningkat melebihi tahun sebelumnya dan didapatkan dari Buku Capaian Key Performance Indicator Tahunan, sedangkan target maksimum dan kondisi terburuk dari masing-masing didapatkan dengan cara Focus Group Discussion dengan para stakeholder yang kompeten di bidang kepelabuhanan. Data capaian kinerja Tahun 2012 didapatkan dari Buku Capaian Key Performance Indicator Tahun Untuk beberapa yaitu 8 ( Waiting Time For Berth), 9 (Rasio Effective Time (ET) terhadap Berthing Time (BT)), 10 (Produktivitas Bongkar Muat), 11 (Capaian Petikemas yang ditangani (dalam TEU's)), 16 (Kesiap an alat produksi Container Crane (CC)) dan 17 (Kesiapan alat produksi Rubber Tired Gantry (RTG)) hasil capaian pada Buku Capaian di atas didapatkan berdasarkan perhitungan rata-rata dari 3 jenis terminal, yaitu Terminal Peti Kemas Surabaya (TPKS), Term inal Peti Kemas Berlian (TPKB) dan Terminal Nilam Tanjung Perak. Nilai Kinerja Operasional Pelabuhan Tanjung Perak Scoring System dengan Model Objective Matrix (OMAX) Langkah selanjutnya, model pengukuran kinerja tersebut dapat dipadukan dengan model scoring system yaitu model OMAX (objectives matrix) sebagaimana fungsinya untuk mengetahui skor masing-masing kriteria, sehingga akan diketahui level dari setiap kriteria. Pengukuran Kinerja Menggunakan Traffic Light System Metode Traffic Light System ditandakan dengan pewarnaan untuk setiap level seperti lampu lalu lintas (merah,kuning dan hijau) sebagai tanda bahwa nilai performa yang didapatkan termasuk dalam batasan. Berdasarkan hasil perhitungan OMAX untuk seluruh stakeholder, dapat diringkas dalam Tabel 4: Tabel 4. Total Penilaian Capaian Kinerja Berdasarkan Level OMAX I C E S R I C E S R I C E S I C S I C I C INDEKS TOTAL 6.62 Dari Tabel 4, didapatkan nilai indeks total sebesar 6,62 dengan skala 10. Jika menggunakan Traffic Light System, maka dapat diambil kesimpulan bahwa kinerja Pelindo III Perak Surabaya secara keseluruhan dapat dikatakan belum mencapai performa yang diharapkan. Dari hasil Traffic Light System dapat diketahui bahwa yang masuk dalam kategori hijau sebanyak 15 sedangkan yang masuk kategori kuning sebanyak 5 dan yang masuk kategori merah sebanyak 1. Aspek kinerja yang masih berada dalam kategori A-20-5

6 kuning tersebut adalah 5 antara lain Rasio Effective Time (ET) terhadap Berthing Time (BT), Produktivitas Bongkar Muat, Persentase Kehadiran Pegawai, Kesiapan alat produksi Container Crane (CC) dan Ketaatan terhadap persyaratan perijinan (kelengkapan perijinan). Sedangkan aspek kinerja yang berada dalam kategori merah adalah Waiting Time For Berth, untuk itu perlu adanya prioritas perbaikan pada indikator kinerja ini. PEMBAHASAN Dari rekomendasi perbaikan 5 yang masih berada di kategori kuning dan merah, ada beberapa metode yang dapat diterapkan untuk peningkatan kinerja perusahaan yang telah ada ke arah yang lebih baik, rencana-rencana perusahaan untuk pengembangan/pembangunan fasilitas terminal baru di Teluk Lamong serta peremajaan peralatan khususnya peralatan bongkar muat petikemas agar segera terealisasikan untuk mengganti atau menambah kapasitas produksi bongkar muat agar kesiapan alat lebih terjamin. Dengan adanya kesiapan peralatan bongkar muat yang cukup, produktifitas kegiatan B/M dapat terjamin, tidak ada waktu tunggu (idle time) sehingga rasio Effective Time (ET) terhadap Berthing Time (BT) semakin meningkat. Prosentase kahadiran pegawai yang masih belum sesuai dengan kondisi yang diharapkan terjadi karena sistem penilaian kehadiran yang diterapkan perlu dievaluasi kembali, karena sistem yang ada saat ini hanya melakukan penilaian berdasarkan ketepatan waktu jam masuk dan jam pulang, tanpa adanya suatu batas toleransi tertentu. Jam masuk ditetapkan pukul 8.00 WIB dan jam pulang pukul WIB. Kelengkapan perijinan mutlak harus dipenuhi agar proses bisnis yang dijalankan terhindar dari permasalahan hukum, oleh karena itu percepatan proses pengurusan perijinan seperti halnya ijin pengoperasian Reception Facilities (RF) dan persetujuan Masterplan/ Rencana Induk Pelabuhan (RIP) perlu dilakukan agar kegiatan yang dilakukan mempunyai dasar hukum yang pasti. Berdasarkan hasil penelitian ini, disarankan kepada perusahaan untuk memasukkan hasil pengukuran ke dalam tinjauan manajemen ( Management Review) yang dilaksanakan secara periodik oleh perusahaan dan dihadiri oleh middle hingga top management, untuk memperbaiki sistem Management Review yang telah diterapkan sebelumnya oleh perusahaan. Hal ini karena hasil rekayasa sistem pengukuran kinerja perusahaan yang disarankan dengan menggunakan metode performance prism, lebih terintegrasi dan lebih mudah dipahami serta dapat diketahui performa perusahaan secara keseluruhan dimana hal ini sangat diperlukan oleh top management sebagai pembuat kebiijakan perusahaan. Hasil penelitian ini telah disampaikan pada Focus Group Discussion (FGD) dengan pimpinan perusahaan dan telah divalidasi oleh stakeholder tersebut bahwa untuk mendapatkan hasil analisis ini menggunakan metode pengukuran kinerja yang tepat yaitu menggunakan Metode Performance Prism dengan didukung oleh studi literatur terkait. KESIMPULAN Hasil yang didapatkan dalam penelitian ini adalah nilai kinerja operasional pada Pelabuhan Tanjung Perak Surabaya yang disesuaikan dengan tujuan penelitian sebagai berikut: 1. Dalam model dan kerangka sistem pengukuran kinerja operasional di Pelabuhan Tanjung Perak Surabaya menggunakan metode Performance Prism, terintegrasi 5 stakeholder yaitu Investor dengan 6, Customer dengan 6, Employee dengan 3, Supplier dengan 4 dan Regulator dengan 2. Total ada 21 buah sebagai indikator kinerja Pelabuhan Tanjung Perak Surabaya. A-20-6

7 2. Dengan metode Performance Prism, pengukuran kinerja operasional Pelabuhan Tanjung Perak didapatkan indeks total dari perhitungan menggunakan metode Objectives matrix (OMAX) dan Traffic Light System sebesar 6,62. Dari 21 yang ada, sebanyak 15 yang masuk dalam kategori hijau yang dapat memberikan kontribusi yang baik dan 5 yang masih berada dalam kategori kuning. Dan 1 yang masuk dalam kategori merah. 5 yang masih berada dalam kategori kuning antara lain Rasio Effective Time (ET) terhadap Berthing Time (BT), Produktivitas Bongkar Muat, Persentase Kehadiran Pegawai, Kesiapan alat produksi Container Crane (CC) dan Ketaatan terhadap persyaratan perijinan (kelengkapan perijinan). Sedangkan aspek kinerja yang berada dalam kategori merah adalah waiting time for berth untuk itu perlu adanya prioritas perbaikan pada indikator kinerja ini. Saran Disarankan kepada Pelabuhan Tanjung Perak Surabaya untuk melakukan pengukuran kinerja dengan menggunakan metode Performance Prism agar pengukuran kinerja tingkat korporasi dapat dilakukan. Metode Performance Prism ini tidak hanya dapat dilakukan pada tingkat korporasi saja tetapi pada setiap bagian kerja yang ada di perusahaan sampai dengan level terkecil. Perlu dilakukan pula penambahan sebagai indikator kerja yang mengacu pada identifikasi 5 (lima) faset Performance Prism yang telah dilakukan pada seluruh stakeholder. Sistem pengukuran kinerja dengan mengunakan metode Performance Prism ini harus ditinjau secara periodik, agar variabel kinerja dan target yang ada dapat disesuaikan dengan perkembangan terbaru, baik menyangkut perubahan lingkungan, persaingan usaha, regulasi pemerintah, tuntutan masyarakat, perkembangan kebutuhan pelanggan, perkembangan teknologi terbaru maupun perkembangan standar pencapaian kinerja dengan metode terbaru DAFTAR PUSTAKA Brooks, M. R., Schellinck, T. and Pallis, A. A. (2011). A systematic approach for evaluating port effectiveness. Maritime Policy and Management, vol. 38, no. 3, pp Cook, Thomas J. Vantsant J, Stewart L, Adrian J, (1995), Performance Measurement: Lessons Learned for Development Management World Development 23 (8) : Kaselimi, V., Notteboom, T., De Borger, R. (2010). Game theoretical approach to competition between multi-user terminals: the impact of dedicated terminals Modde Roberto and Santheimer Leigh Ellen. (1996), Performance Monitoring Indicator Handbook World Bank Technical paper no Neely, A. D., and Kennerly, M., Performance Measurement Frameworks -A Review, Centre for Business Performance, Cranfield School of Management, UK. Pareto, Vilfredo. (2003) Mind and Society. Vol. 4. Kessinger Publishing. Perhubungan. (2011) Standar Kinerja Pelayanan Operasional Pelabuhan, Direktur Jenderal Perhubungan Laut. UNCTAD, (1985) Port Development second edition, A handbook for planners in developing countries. Presiden Republik Indonesia (2008) Undang-undang nomor 17 tahun 2008 tentang Pelayaran. A-20-7

8 Saaty, T. L. (1980), The analytic hierarchy process, McGraw-Hill, New York. Saaty, T. L. (1993), Pengambilan Keputusan Bagi Para Pemimpin, PT. Bustaman Binaman Presindo, Jakarta. Wibisono, Dermawan. (2006) Manajemen Kinerja: Konsep, Desain dan Teknik Meningkatkan Daya Saing Perusahaan. Erlangga Woo, S. H., Pettit, S. J. and Beresford, A. K. C. (2011) Port evolution and performance in changing logistics environments. Vanany, Iwan. (2009), Performance Measurement: Model dan Aplikasi. A-20-8