PERENCANAAN PENGUKURAN KINERJA DI LEMBAGA PENDIDIKAN WALISONGO-GEMPOL DENGAN MENGGUNAKAN BALANCED SCORECARD DAN ANALYTIC HIERARCHY PROCESS(AHP)

Transkripsi

1 PERENCANAAN PENGUKURAN KINERJA DI LEMBAGA PENDIDIKAN WALISONGO-GEMPOL DENGAN MENGGUNAKAN BALANCED SCORECARD DAN ANALYTIC HIERARCHY PROCESS(AHP) Arif Rahman 1 dan Moses L. Singgih 2 Bidang Keahlian Managemen Industri Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Kampus ITS Cokroaminoto 12 A, Surabaya, 60264, Indonesia, 1) arifmail83@yahoo.co.id dan 2) moseslsinggih@ie.its.ac.id ABSTRAK Dalam menghadapi lingkungan pendidikan yang semakin kompleks seperti saat ini dibutuhkan metode pengukuran kinerja yang dapat menilai kinerja lembaga pendidikan secara akurat dan menyeluruh. Dalam hal ini metode yang dapat digunakan adalah Balanced Scorecard. Balanced Scorecard merupakan metode yang terbaik dalam melakukan penilaian terhadap kinerja perusahaan, karena Balanced Scorecard mengangkat aspek-aspek penting yang diabaikan oleh pengukuran kinerja secara tradisional, seperti aspek sumber daya manusia, sistem yang digunakan dalam lembaga, proses operasional, dan aspek kepuasan pelanggan, sehingga hasil pengukuran dengan Balanced Scorecard akan lebih akurat. Berdasarkan penyusunan sistem pengukuran kinerja dengan menggunakan metode balanced scorecard yang telah dilakukan, maka dalam empat perspektif didapatkan 14 sasaran strategi Lembaga Pendidikan, antara lain peningkatan kualitas pendidikan, kepuasan pelanggan, perluasan jaringan, optimalisasi pendapatan, efisiensi biaya operasional, pemanfaatan investasi, peningkatan inovasi dan riset pelayanan, efisiensi waktu pelayanan dan anggaran operasional, pemberdayaan dan keselarasan SDM, efektifitas pengajaran guru, peningkatan kepuasan pegawai, kelancaran informasi dan komunikasi, peningkatan kompetensi pegawai dan pembinaan akhlaq pegawai. Hasil penelitian dengan menggunakan scoring OMAX menunjukkan bahwa performance indicator Lembaga Pendidikan memiliki nilai yang berada pada level 4-7 yaitu warna kuning yang berarti pada penilaian performa cukup. Kinerja Lembaga Pendidikan belum mencapai target dan masih membutuhkan perbaikan untuk mencapai target yang diinginkan. Sedangkan indeks produktivitas 18,3% berarti bahwa kenaikan kinerja Lembaga Pendidikan dari periode sebelumnya sebesar 18,3%. Kata kunci: Balanced Scorecard, Perspektif Keuangan, Perspektf Pelanggan, Perspektif Bisnis Internal, Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan. PENDAHULUAN Pada era otonomi melalui Manajemen Berbasis Sekolah (MBS), salah satu tugas penting dan fundamental dari perangkat manajemen lembaga sekolah di bawah kepemimpinan kepala sekolah adalah menyusun suatu perencanaan strategik yang komprehensif, sistematis, dan realistis sebagaimana digambarkan di atas yang A-36-1

2 disesuaikan dengan potensi sumber daya dan keunikan-keunikan yang dimiliki lembaga dan lingkungan lokalnya. Implementasi MBS terbukti tidak berjalan sebagaimana yang diharapkan. Kendala utamanya adalah faktor pengetahuan dan kemampuan dari perangkat manajemen sekolah yang masih lemah tentang penyusunan paket perencanaan strategik lembaga dan penjabarannya ke dalam perencanaan yang lebih operasional. Lembaga Pendidikan Maarif Walisongo Gempol merupakan lembaga pendidikan swasta berbentuk Yayasan yang merupakan Lembaga Pendidikan non profit memiliki 6 unit pendidikan yaitu TK, MI, SMP, SMA, SMK 1 dan SMK 2. Sekolah ini memliki jumlah siswa yang sudah cukup banyak tetapi selama ini masih belum bisa ditunjang dengan fasilitas dan kualitas yang cukup baik. Dari segi manajemen strategi, Lembaga Pendidikan belum memiliki kerangka Manajemen Berbasis Sekolah (MBS) yang jelas sehingga hanya terdapat visi dan misi lembaga yang cenderung hanya sebagai slogan karena tanpa didukung perencanaan strategik yang koheren antara visi dan misi dengan program operasional. Berdasarkan perumusan masalah diatas maka studi ini mempunyai tujuan sebagai berikut : 1. Memperoleh Key Performance Indicator dan Strategy Map yang dapat digunakan dalam menentukan langkah-langkah strategis dan mengukur kinerja unit secara menyeluruh 2. Memperoleh hasil pengukuran kerja dengan metode balanced scorecard Lembaga Pendidikan 3. Menentukan usaha apa saja yang harus dilakukan untuk memperbaiki kinerja sesuai dengan visi dan misi Lembaga Pendidikan METODA Metodologi penelitian ini merupakan suatu tahapan proses yang berkaitan untuk menyelesaikan masalah tersebut diatas. Tahapan-tahapan penelitian dijabarkan sebagai berikut : 1. Observasi Awal, Perumusan Masalah dan Tujuan Studi 2. Tinjauan Pustaka : a. Pengukuran Kinerja pada Organisasi Publik b. Balanced scorecard c. Analytical Hierarcy Process 3. Pengumpulan dan Pengolahan Data : Data pengukuran kinerja Yayasan LPM Walisongo. Kuesioner ditujukan kepada jajaran pengurus satuan unit pendidikan Yayasan LPM Walisongo, penglahan data tiap perspektif dengan menggunakan metode AHP dan bantuan software Expert Choice. 4. Analisis Hasil Penelitian Berisikan analisa berdasarkan hasil pengolahan data. 5. Kesimpulan dan Saran berisikan kesimpulan berdasarkan hasil penelitian dan saran kepada manajemen Lembaga pendidikan terkait dengan tujuan studi. HASIL DAN PEMBAHASAN Pengumpulan Data Proses pengumpulan data dapat dimulai dengan identifikasi sasaran strategi dan key performance indicator pada tiap perspektif, yaitu perspektif pelanggan, keuangan, A-36-2

3 proses bisnis internal dan pertumbuhan dan pembelajaran. Juga dilaksanakan kuesioner perbandingan berpasangan dari jajaran pengurus satuan unit pendidikan yang berjumlah 20 orang. Setelah diketahui sasaran strategi dan key performance indicator kemudian disusun dalam suatu hierarki yang menunjukkan hubungan kriteria-kriteria tersebut dengan sub kriterianya. Setelah itu melakukan pengumpulan data Yayasan LPM Walisongo sesuai dengan sasaran strategi dan key performance indicator yang sudah tersusun. Tabel 1 Daftar Parameter Kinerja Yayasan LPM Walisongo Sasaran Strategi Key Performance Indicator Simbol Perspektif Pelanggan kualitas Penilaian Intelektual (IQ) PLG1.1 pendidikan Penilaian Spiritual (SQ) PLG1.2 prestasi sekolah PLG1.3 Kepuasan pelanggan Kepuasan pelanggan/siswa didik terhadap pelayanan PLG2.1 pendidikan Pemenuhan sarana prasarana pendidikan PLG2.2 Jumlah siswa yang melanjutkan sekolah di YLPM PLG2.3 Walisongo Perluasan jaringan Jalinan kerjasama dengan instansi lain PLG3.1 citra masyarakat PLG3.2 Perspektif Keuangan Optimalisasi pendapatan Prosentase kenaikan pendapatan per siswa KEU1.1 Efisiensi biaya operasional Prosentase biaya per siswa terhadap pendapatan per KEU2.1 siswa Pemanfaatan Return on investment(roi) KEU3.1 investasi Perspektif Proses Bisnis Internal inovasi dan riset Prosentase jumlah pekerjaan yang sudah PBI1.1 pelayanan terkomputerisasi Penerapan metode quantum learning dan quantum PBI1.2 teaching dalam proses belajar mengajar Efisiensi waktu pelayanan Prosentase penurunan waktu pelayanan PBI2.1 Pemberdayaan dan keselarasan Prosentase guru yang memiliki jam mengajar PBI3.1 SDM overload Pemberdayaan SDM PBI3.2 Kesesuaian kompentensi guru dalam pengajaran PBI3.3 Efektifitas Pengajaran Guru Kelengkapan perangkat mengajar Guru PBI4.1 Prosentase ketercapaian PBM sesuai perangkat PBI4.2 mengajar Absensi Guru PBI4.3 Kedisiplinan dalam mengajar PBI4.4 Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran kepuasan pegawai fasilitas untuk pegawai PP1.1 Kepuasan pegawai terhadap kritik dan saran yang PP1.2 diimplementasikan Kelancaran informasi dan Intensitas pertemuan PP2.1 komunikasi Keterpaduan sistem informasi dengan pegawai PP2.2 kompetensi Intensitas pelatihan PP3.1 pegawai Pembinaan akhlaq Penambahan materi agama kepada pegawai PP4.1 A-36-3

4 Setelah terbentuk kriteria-kriteria yang dibutuhkan, maka dapat dirumuskan suatu Strategi Map untuk melihat keterkaitan antara sasaran strategi-sasaran strategi yang sudah terbentuk. Strategy Map merupakan gambaran keterkaitan antara sasaran strategis pada tiap-tiap perspektif. Di bawah ini merupakan Strategy Map dari Yayasan LPM Walisongo Gempol: Pelanggan kualitas pendidikan Kepuasan pelanggan Perluasan jaringan Keuangan Efisiensi biaya operasional Optimalisasi pendapatan Pemanfaatan investasi Proses Bisnis Internal inovasi dan riset pelayanan Efektifitas pengajaran guru Efisiensi waktu pelayanan Pemberdayaan dan keselarasan SDM Pertumbuhan dan Pembelajaran kepuasan pegawai Kelancaran komunikasi dan informasi kompetensi pegawai Pembinaan akhlaq Gambar 1. Strategy Map Pengolahan Data dengan Metode AHP dan Bantuan Software Expert Choice Proses Pengolahan data dimulai dengan melihat hasil kuesioner dari jajaran pengurus satuan unit pendidikan. Dari hasil kuesioner perbandingan berpasangan jajaran pengurus satuan unit pendidikan Yayasan LPM Walisongo akan dihitung dengan menggunakan AHP sehingga dapat diketahui seberapa besar bobot prioritas kriteria dan sub kriteria tersebut. Data-data yang diperoleh dari butir-butir tersebut diatas selanjutnya dilakukan perhitungan dengan menggunakan metode AHP : 1. Mencari Bobot prioritas; 2.Mencari Nilai Matriks; 3.Mencari nilai Consistency Index; 4.Mencari nilai Consistency Ratio; 5.Mencari Bobot yang dinormalkan Setelah semua hasil pembobotan dihitung, maka didapatkan hasil pembobotan seluruh KPI setelah dinormalkan sebagai berikut: A-36-4

5 Tabel 2 Hasil Pembobotan Seluruh KPI KPI BOBOT KPI BOBOT KPI BOBOT KPI BOBOT PLG KEU PBI PP PLG KEU PBI PP PLG KEU PBI PP PLG PBI PBI PP PLG PBI PBI PP PLG PBI PBI PP PLG PBI PBI PLG Hasil Perhitungan dengan Scoring OMAX Total Bobot = 1,000 Dari hasil scoring OMAX semua KPI, maka dapat dihitung performance indicator dan juga indeks produktivitas. Nilai performance indicator dihitung dari total value dari semua KPI. Berikut ini adalah perhitungan dari Indeks produktivitas. Performance indicator = 4,538 Performance indicator periode sebelumnya = 3,835 Indeks Produktivitas = (,,, ), 100% = 18,3% Hasil dari perhitungan diatas menunjukkan bahwa performa Lembaga Pendidikan memiliki nilai 5,084 yang berada pada warna kuning yang artinya kinerja Lembaga Pendidikan sudah cukup baik tetapi masih membutuhkan perbaikan untuk menuju ke target yang diinginkan. Sedangkan indeks produktivitas 18,3% berarti bahwa kenaikan kinerja Lembaga Pendidikan dari periode sebelumnya sebesar 18,3%. Rasio Pencapaian Target Rasio pencapaian target adalah tingkat pencapaian target yang ditetapkan pada setiap perspektif dibandingkan dengan indeks target realistis (Kaplan, 2000). Pembacaan rasio pencapaian target ini adalah bahwa semakin mendekati nilai 1, maka semakin baik tingkat pencapaia target atas perspektif tersebut. Tabel 3 Pengukuran Rasio Pencapaian Target Perspektif Bobot Kinerja Tertinggi Indeks Pencapaian Indeks Target Realistis Rasio Pencapaian Target Pelanggan 0, ,543 4,83 0,526 Keuangan 0, ,576 2,72 0,212 Proses Bisnis Internal Pertumbuhan dan pembelajaran 0, ,868 1,57 0,553 0, ,552 0,88 0,627 A-36-5

6 P.PEL P.KEU P.PBI P.PP Gambar 2 Grafik Rasio Pencapaian Target KESIMPULAN DAN SARAN KESIMPULAN Dari hasil pengukuran kinerja dengan metode balanced scorecard yang telah dilakukan, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Berdasarkan penyusunan sistem pengukuran kinerja dengan menggunakan metode balanced scorecard yang telah dilakukan, maka dalam empat perspektif didapatkan 14 sasaran strategi Lembaga Pendidikan, antara lain peningkatan kualitas pendidikan, kepuasan pelanggan, perluasan jaringan, optimalisasi pendapatan, efisiensi biaya operasional, pemanfaatan investasi, peningkatan inovasi dan riset pelayanan, efisiensi waktu pelayanan dan anggaran operasional, pemberdayaan dan keselarasan SDM, efektifitas pengajaran guru, peningkatan kepuasan pegawai, kelancaran informasi dan komunikasi, peningkatan kompetensi pegawai dan pembinaan akhlaq pegawai. 2. Hasil dari perhitungan scoring OMAX menunjukkan bahwa performance indicator Lembaga Pendidikan memiliki nilai 5,084 yang berada pada level 4-7 yaitu warna kuning yang berarti pada penilaian performa cukup. Kinerja Lembaga Pendidikan belum mencapai target dan masih membutuhkan perbaikan untuk mencapai target yang diinginkan. Sedangkan indeks produktivitas 29,2% berarti bahwa kenaikan kinerja Lembaga Pendidikan dari periode sebelumnya sebesar 29,2%. SARAN Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis, maka ada beberapa saran yang perlu diperhatikan, yaitu: 1. Yayasan LPM Walisongo harus mempunyai target dalam hal prestasi akademik dan berupaya semaksimal mungkin untuk mencapai target tersebut sehingga akan meningkatkan citra Yayasan LPM Walisongo di mata masyarakat. 2. Perlu adanya penilaian atau evaluasi terhadap semua karyawan disertai dengan reward dan punishment terhadap produktivitas pegawai. A-36-6

7 DAFTAR PUSTAKA Durianto, Darmadi, Sugianto dan Kawan-Kawan, (2003), Strategi, Program dan Teknik Pengukuran, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Gaspersz, Vincent., (2003), Sistem Manajemen Terintegrasi: Balanced Scorecard dengan Six Sigma untuk Organisasi Bisnis dan Pemerintah, Gramedia, Jakarta. Giri, Efraim Ferdinan., (1998), Balanced Scorecard: Suatu Sistem Pengukuran Kinerja Strategik, Kajian Bisnis, No Hansen, Mowen R. Don dan Maryanne M., (1997), Management Accounting, International Thompson Publishing Co, Ohio. Helfert, Erich A., (1996), Tehnik Analisis Keuangan: Petunjuk Praktis Untuk Mengelola dan Mengukur Kinerja Perusahaan, Edisi Kedelapan, Erlangga, Jakarta. Hermawan, Ancella, (1996), Balanced Scorecard Sebagai Sarana Akuntansi Manajemen Strategik, IAI, Jakarta. Kaplan R.S. dan Norton D.P., (2000), Balanced Scorecard Menerapkan Strategi Aksi, Erlangga, Jakarta. Kaplan R.S. dan Norton D.P., (1996), Balanced Scorecard: Translating Strategy Into Action, Harvard Business Review. Mulyadi, (2001), Balanced Scorecard : Alat Manajemen Kontemporer untuk Pelipatgandaan Kinerja Keuangan Perusahaan, Salemba Empat, Jakarta. Mulyadi dan Johny Setiawan, (1999), Sistem Perencanaan dan Pengendalian Manajemen: Sistem Pelipatgandaan Kinerja Perusahaan, Edisi 1, Aditya Media, Yogyakarta. Richard L. Lynch dan Kelvin F. Cross., (1993), Performance Measurement System, Handbook of Cost Management, Peny. Barry Brinker, Edisi Ketiga, h. 328, Warren Gorham Lamont, New York. Saaty, Thomas L., (1990), The Analytical Hierarchy Process: Planning, Priority Setting, Resource Allocation, University Of Pittsburgh Pers, Pittsburgh. Supranto, J., (1997), Pengukuran Tingkat Kepuasan Pelanggan:Untuk Menaikkan Pangsa Pasar, Rineka Cipta, Jakarta. A-36-7