ANALISIS DAN PERANCANGAN ELECTRONIC SUPPLY CHAIN MANAGEMENT (E-SCM) PADA PT TERRA FACTOR INDONESIA

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN ELECTRONIC SUPPLY CHAIN MANAGEMENT (E-SCM) PADA PT TERRA FACTOR INDONESIA Dewan Dana Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Abstract Ketatnya dunia persaingan dan penerapan teknologi informasi dalam industri alat berat telah membawa setiap perusahaan yang menerapkannya bergerak lebih efisien dan efektif. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah PT Terra Factor Indonesia memerlukan e-scm untuk mendukung kegiatan bisnisnya dan bagaimana situs web E-SCM dapat terhubung dengan entitas bisnis. Matriks Internal Eksternal menunjukkan bahwa PT Terra Factor Indonesia berada pada posisi Internal yang seimbang. Analisis SWOT menunjukkan pilihan strategi yang paling dominan adalah dengan mengaplikasikan situs web E-SCM. Matriks QSPM menunjukkan startegi untuk menerapkan aplikasikan situs web E-SCM adalah strategi yang paling cocok untuk diterapkan dibanding meningkatkan service dan menerapkan program-program penyewaan. Dari hasil wawancara berdasarkan elemen 7C, perusahaan memerlukan situs web E-SCM yang dapat mengintegrasikan sebagian proses bisnisnya, dapat mengetahui lamanya pengadaan barang, dan arus informasi yang cepat dan up-to-date. Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Electronic Supply Chain, E-SCM

2 1. Pendahuluan Pada masa sekarang ini setiap perusahaan di seluruh dunia terus berupaya untuk meningkatkan kinerjanya agar lebih efisien dan efektif dengan menerapkan teknologi dan pengetahuan dalam setiap bidangnya. Salah satu cara yang sudah umum dilakukan oleh setiap perusahaan adalah dengan me-manage hubungan dari supplier-nya sampai pada pelanggan sebagai konsumen terakhir. Teknologi pada dunia global sekarang tidak dapat dipisahkan dalam kehidupan seharihari kita dan bahkan semakin kompleks serta luas penggunaannya. Dari banyaknya aspek penggunaan teknologi dalam bidang-bidang tertentu di dalam proses bisnis perusahaan, dapat kita lihat juga bahwa pemakaian teknologi dalam bidang supply chain management sangat besar pengaruhnya dalam pengiriman dan penyaluran baik barang fisik maupun informasi dari hulu ke hilir. Supply Chain Management merupakan salah satu arus yang krusial dimana arus pertukaran bahan baku, informasi serta keuangan antar perusahaan terjadi ( Rudy et all, 2008). Jadi, dengan adanya supply chain management (SCM) segala kegiatan operasional di dalam maupun di luar perusahaan dapat saling diintegrasikan. PT Terra Factor Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang rental alat berat (crane) yang sudah terkenal pengalaman dan kualitasnya dalam menyediakan peralatan konstruksi pada pembangunan proyek besar maupun kecil. Pada sisi pengadaan mesin serta peralatan suku cadang perusahaan masih menggunakan cara yang biasa yakni melalui telephone, , maupun faximile. Sementara itu, estimasi suku cadang maupun mesin masih belum terakumulasi dengan baik. Interaksi dengan pelanggan maupun dealer-dealer sebagai supplier dalam melakukan pertukaran informasi masih menggunakan media telephone, , fax dan

3 mengaplikasikan situs web hanya sebagai media pengenalan perusahaan dan produk-produknya yang ditawarkan melalui Sampai saat ini, PT Terra Factor Indonesia belum melakukan perubahan untuk mengatasi masalah tersebut sehingga dengan melihat kondisi tersebut akan beresiko pada lambatnya respon untuk menanggapi pengadaan mesin dan peralatan sampai pada pertukaran informasi secara langsung kepada pihak vendor maupun customer. Dengan melihat kondisi bisnis pada PT Terra Factor tersebut, memang masalah tersebut tidak terlalu menggangu, namun apabila terus menerus dibiarkan, maka dalam waktu panjang perusahaan akan kehilangan customer karena cara-cara baru yang lebih efektif dan efisien yang dikembangkan oleh para pesaing. Oleh karena itu, setelah menguraikan kondisi perusahaan yang ada saat ini, penulis tertarik untuk mengangkat topik pembuatan e-scm dalam membantu perusahaan melakukan aktivitas yang berhubungan dengan pengadaan mesin dan alat berat, menjamin ketersediaan alat berat, serta arus pertukaran fisik maupun informasi sehingga terjalin hubungan yang baik dan berkelanjutan 2. Pembahasan Ruang lingkup dari penelitian mencakup aplikasi E-SCM yang berfokus pada rancangan komponen downstream, proses bisnis, dan E-SCM yang dapat terhubung terhadap entitas bisnis. Pembahasan yang dilakukan meliputi : - Analisis Internal dan Eksternal PT Terra Factor Indonesia - Penentuan Strategi bagi PT Terra Factor Indonesia - Perancangan Situs Web E-SCM PT Terra Factor Indonesia

4 2.1. Analisis Internal dan Eksternal Analisis Internal yang dilakukan pada PT Terra Factor Indonesia menggunakan alat analisis Internal Factor Evaluation (IFE) Matrix dan Analisis Eksternal yang dilakukan pada PT Terra Factor Indonesia menggunakan alat analisis External Factor Evaluation (EFE) Matrix. Berdasarkan Matriks IFE, Maka dapat diketahui bahwa dari sisi kekuatan perusahaan faktor layanan menjadi kekuatan utama untuk merebut pasar yang dilihat dari nilai sebesar Sedangkan dari sisi kelemahan, perusahaan memiliki kelemahan terbesar pada ketergantungan terhadap agen tunggal pemegang merek. Hal ini berarti perusahaan dapat menggunakan kekuatan internal yang dimilikinya untuk menutupi kelemahan-kelemahan internal yang ada dan mampu menjaga kondisi internal perusahaannya dengan baik. Gambar 1- Analisis IFE

5 Berdasarkan Matriks EFE diatas, maka dapat diketahui bahwa faktor kepercayaan dari customer dapat memberikan peluang yang sangat tinggi bagi perusahaan, dilihat dari nilai sebesar 1. Sedangkan dari sisi ancaman, perusahaan mendapatkan ancaman terbesar melalui program penawaran leasing oleh perusahaan pesaing dimana dengan penggunaan leasing perusahaan dapat memiliki alat berat serta peralatan konstruksi secara diangsur. Hal ini berarti perusahaan masih dapat memanfaatkan peluang yang ada untuk menghadapi ancaman dari luar dalam persaingan industrinya. Gambar 2- Analisis EFE

6 2.2. Penentuan Strategi Berdasarkan hasil analisa dari matriks IFE, EFE, IE, dan Matriks SWOT, maka untuk mencari strategi yang sesuai diterapkan perusahaan adalah dengan menggunakan matriks QSPM. Berdasarkan analisis melalui tabel QSPM, maka dapat diketahui bahwa nilai total tertimbang terhadap strategi 1 adalah 3.93 dan nilai tertimbang terhadap strategi 2 adalah 3.63 sehingga dari analisis tersebut dapat diambil opsi strategi bisnis bahwa PT Terra Factor Indonesia perlu untuk menggunakan peran website sebagai media yang dapat menghubungkan seluruh entitas bisnis terkait serta mengaplikasikan e-scm sebagai aplikasi yang dapat digunakan untuk meningkatkan proses bisnis perusahaan Perancangan Situs Web E-SCM Pada tahap ini akan dibahas mengenai perancangan situs web e-scm pada PT. Terra Factor Indonesia. Dalam perancangan situs web ini, penulis menggunakan 7 elemen yang terdapat dalam situs web (7c) sebagai berikut : 1) Context Perancangan situs web e-scm yang diusulkan menggunakan tampilan yang sederhana namun tetap mempertimbangkan unsur estetika. Unsur fungsional dan kemudahan para user lebih dipertimbangkan agar user lebih mudah dalam mencari dan menelusuri informasi yang diinginkan. (1) Section Breakdown Situs web e-scm PT Terra Factor Indonesia menggunakan navigasi yang menghubungkan dengan halaman web yang telah terstruktur sesuai dengan content yang akan ditampilkan.

7 (2) Linking Structure Linking structure memungkinkan user untuk berpindah dari halaman satu ke halaman lainnya secara teratur, konsisten, dan content pada setiap halaman yang sesuai dengan menu yang ada. (3) Navigation Tools Situs web e-scm yang diusulkan menyediakan fasilitas search engine yang berfungsi dalam mempermudah proses pencarian informasi yang ada pada situs web e-scm. 2) Content Content terdiri dari 3 jenis antara lain adalah : (1) Offering mix Pada usulan rancangan situs e-scm PT Terra Factor Indonesia offering mix dikategorikan dalam Our Solution. (2) Appeal mix Sarana promosi yang dilakukan ditampilkan pada layar home dimana user dapat secara langsung melihat pada news and event serta melalui media contact us perusahaan. (3) Multimedia mix Multimedia yang digunakan pada website ini berupa text, gambar dan link. 3) Community Pada usulan rancangan situs web e-scm PT Terra Factor Indonesia, dilengkapi dengan media community yang menampilkan thread yang berhubungan dengan promo dari PT Terra Factor Indonesia, news and event yang sedang marak dalam industri, penjualan alat berat, user forum yang akan digunakan untuk saling berbagi informasi seputar dunia industri rental alat berat maupun yang lainnya.

8 4) Customization Pada situs web e-scm yang disusulkan kepada PT Terra Factor Indonesia, disediakan fasilitas sign-in dan sign-up untuk bergabung ke dalam situs web e-scm perusahaan. 5) Communication Media komunikasi yang terdapat pada situs PT Terra Factor Indonesia antara lain adalah : (1) Menu Contact Us Menu contact us berfungsi untuk memberikan informasi bagi para user agar dapat menghubungi perusahaan. (2) Online Service Layanan online service ini menggunakan yahoo messenger, media jejaring sosial facebook, dan media jejaring sosial tweeter. 6) Connection Pada elemen connection, perusahaan selain menghubungkan situsnya ke jejaring sosial dan online service, juga menghubungkan perusahaannya dengan group perusahaan lainnya yang merupakan anak perusahaan dari PT Intraco Penta, Tbk sebagai induk perusahaan. 7) Commerce Transaksi penyewaan maupun pembelian alat berat untuk saat ini belum dapat dilakukan secara online sepenuhnya karena untuk melakukan negosiasi harga terhadap proyek yang sedang berjalan.

9 3. Simpulan Berdasarkan hasil analisis dan usulan perancangan e-scm pada PT Terra Factor Indonesia, maka dapat ditarik simpulan sebagai berikut : 1) Berdasarkan hasil analisis pada PT Terra Factor Indonesia, posisi perusahaan di dalam industri rental alat berat memiliki daya saing yang cukup kuat dan kondisi internal yang seimbang yang dapat dilihat dari matriks IFE, EFE, dan IE. Dari hasil analisis matriks QSPM dapat disimpulkan bahwa PT Terra Factor Indonesia perlu untuk menerapkan suatu situs web e-scm yang dapat menjadi strategi untuk mencapai keunggulan bersaing. 2) E-SCM yang diusulkan pada PT Terra Factor Indonesia dirancang dengan membangun arus informasi yang saling terintegrasi mulai dari supplier melalui partner, sampai pada customer, ke bagian persediaan dan pergudangan, bagian rental order, bagian keuangan, tender proyek, dan pengadaan barang yang dapat saling memberikan data dan informasi secara up-to-date, lengkap, akurat, mengurangi waktu dan biaya, serta meningkatkan efektifitas dan efisiensi bagi para penggunanya.

10 Daftar Pustaka [1] Anatan, Lina., Ellitan, Lena. (2008). Supply Chain Management. 1st edition: Alfabeta. Bandung [2] Chaffey, Dave. (2007). E-business and E-Commerce Management. 3rd edition: Prentice Hall. Edinburgh england [3] David, Fred R. (2007). Strategic Management. Concept and Cases. 11th edition: Prentice Hall. New jersey. USA [4] David, Fred R. (2011). Strategic Management: Concepts and Cases. 13th edition: Prentice Hall. New Jersey. USA [5] Kotler P, Keller Kevin L. (2006). Marketing Management. 12th edition: Prentice Hall. New Jersey. USA [6] O Brien James A., Marakas George M. (2006). Management Information Systems. 7th edition: McGraw Hill. New york. USA [7] O Brien James A., Marakas George M. (2008). Management Information Systems. 6th edition: McGraw Hill. New york. USA [8] O Brien James A. (2003). Introduction to Information System. 10th edition: McGraw- Hill. New York [9] Robbins Stephen P, Coulter Mary. (2009). Management. 10th edition: Prentice Hall. New jersey. USA [10] Rudy, Agustinus, Chandra, A., Tanring, Z. E., et al.(2008). Analisis dan Perancangan e- Supply Chain Management, Journal Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi, A-63: A- 70 [11] Schneider Gary P. (2011). E-Business. 9th edition: Cengage Learning. Canada

11 [12] Schroeder, Roger G. (2007). Operations Management: Contemporary Concept and Cases. McGraw-Hill. Singapore. [13] Shapiro, Jeremy F. (2007). Modeling The Supply Chain. 2th edition: Thomson Brooks/Cole. Belmont. USA [14] Tunggal, Amin Widjaja. (2009). Manajemen Logistik dan Supply Chain Management. 1st edition: Havarindo, Jakarta. [15] Turban Efraim, Rainer jr R. Kelly. (2009). Introduction to Information Systems: Enabling and Transforming Business. 2nd edition: John Wiley & Sons.Asia [16] Turban Efraim, Volonino Linda. (2010). Information Technology for Management: Transforming Organizations in the Digital Economy. John Willey and Son. Asia [17] Turban, Efraim., R Kelly Rainer, Jr.dan Richard E.Potter. (2008). Introduction to Information Technology. Jhon Wiley and Sons, Inc, New York