USER MANUAL SISTEM INFORMASI PERENCANAAN (SIPERA) UNTUK JURUSAN, PUSAT, UNIT & BAGIAN UNIT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN POLITEKNIK NEGERI BALI

Transkripsi

1 2016 USER MANUAL SISTEM INFORMASI PERENCANAAN (SIPERA) UNTUK JURUSAN, PUSAT, UNIT & BAGIAN UNIT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN POLITEKNIK NEGERI BALI 0

2 Daftar Isi Apa Itu SIPERA?... 1 Tahapan Penggunaan SIPERA... 2 Petunjuk Penggunaan SIPERA... 4 A. Dashboard... 5 B. Cek Renstra, Kebijakan RENSTRA, Indikator Kebijakan... 5 C. Download Template... 6 D. Input Program Kegiatan (RENOP), Rancangan Kegiatan (RKT) dan Upload Dokumen Renop & RKT... 7 E. Cek PAGU F. Update Usulan RKAKL G. Generate RAB PENUTUP... 20

3 Apa Itu SIPERA? SIPERA adalah akronim dari sistem informasi perencanaan yang bertujuan untuk membantu operasional usulan program, kegiatan dan anggaran unit kerja sesuai dengan SOP di Unit Perencanaan. SIPERA digunakan oleh beberapa pengguna, yaitu Pimpinan PNB, Unit dan Bagian Perencanaan, Ketua Jurusan, Ketua Unit, serta Kepala Pusat/Bagian. Masing masing pengguna memiliki hak akses yang berbeda. Unit dan bagian perencanaan memiliki hak akses penuh pada SIPERA. Ketua Jurusan, Ketua Unit, dan Kepala Pusat/Bagian memiliki hak akses khusus hanya pada sub satuan kerja yang dipimpinnya. Sedangkan pimpinan PNB memanfaatkan SIPERA sebagai alat untuk melakukan monitoring dan evaluasi kinerja dari masing-masing unit kerja di lingkungan PNB. SIPERA diintegrasikan dengan sistem informasi terintegrasi PNB dalam satu sistem dengan metode single sign on. Jadi pengguna dapat sekali login dan memanfaatkan beberapa sistem informasi didalamnya. Sistem informasi terintegrasi PNB dapat diakses melalui Pengguna (user) sesuai dengan tupoksinya dalam unit organisasi akan mendapatkan hak akses yang berbeda mengikuti posisi unit organisasinya. Fasilitas umum pada SIPERA adalah: Setting data Renstra, Tahun Anggaran, DIPA, Satker DIPA, Pagu, Sumber dana, Satuan Belanja, MAK Setting dan update data detail belanja beserta harga maksimal-nya Upload dan download dokumen template dari Unit Perencanaan Input Program Kegiatan dan Rancangan Kegiatan Upload dan download Renop dan RKT dari subsatker Pengajuan Usulan Kegiatan dan Anggaran Upload KAK dan dokumen pendukung kegiatan Generate RAB masing masing sub satuan kerja 1

4 Tahapan Penggunaan SIPERA Penggunaan SIPERA dalam penyusunan program dan kegiatan dilakukan dengan mengikuti alur tahapan sebagai berikut: 1. Diawali dengan melengkapi master data yang dilakukan oleh admin perencanaan di tingkat PNB, yaitu oleh Unit Perencanaan dan Bagian Perencanaan. Unit dan bagian perencanaan dapat memanfaatkan SIPERA untuk berbagi template dokumen kepada sub satker berupa file dalam bentuk.doc/.pdf/.xls, sehingga masing masing sub satuan kerja dapat mengunduhnya melalui SIPERA. 2. Ketua Jurusan, Ketua Unit, Kepala Pusat dan Kepala Bagian sebagai pengusul program dan kegiatan wajib mengunggah versi lengkap RENOP dan RKT berupa file melalui SIPERA. Tujuannya adalah agar Unit Perencanaan dapat mengunduh RENOP dan RKT yang ada pada masingmasing unit kerja. Acuan dasar unit kerja dalam penyusunan RENOP dan RKT adalah melihat pada Renstra Lembaga, Kebijakan dalam Renstra dan Indikator Kinerja Kebijakan melalui fasilitas laporan yang telah tersedia pada SIPERA. 3. Selanjutnya masing masing sub satuan kerja melalui Ketua Jurusan, Ketua Unit, Kepala Pusat dan Kepala Bagian memasukkan program dan kegiatan yang diusulkan sesuai dengan RENOP (Rencana Operasional) masing-masing sub satker ke dalam sistem SIPERA. 4. Dari program kegiatan tersebut lalu diturunkan menjadi rancangan kegiatan seperti tertuang pada RENOP dan RKT (Rencana Kinerja Tahunan) yang juga diinput ke SIPERA. Selain input data program dan rancangan kegiatan melalui form yang disediakan, Pengguna SIPERA dapat melihat laporan PAGU melalui menu yang disediakan pada SIPERA. PAGU tersebut dapat digunakan sebagai dasar dalam update usulan program kegiatan dan anggaran melalui fasilitas RKAKL pada SIPERA. 5. Usulan program dan kegiatan unit kerja harus dilengkapi dengan Kerangka Acuan Kerja (KAK) dan dokumen pendukung yang juga langsung diunggah melalui SIPERA. 6. Setelah dokumen yang dibutuhkan telah diunggah oleh masing-masing unit kerja (Kajur/KaUnit/Kapus/Kabag), oleh Unit dan Bagian 2

5 perencanaan melakukan pemeriksaan usulan tersebut apakah telah sesuai dengan Renstra dan Renop dan melakukan verifikasi. 7. Setelah semua terverifikasi maka usulan dalam sitem dikunci (tidak dapat diubah) dan dapat di-generate RAB per masing-masing sub satuan kerja. Alur penggunaan SIPERA dapat juga dilihat melalui flowchart pada Gambar 1. Admin Perencanaan Kajur,KaPusat,KaUnit,Kabag Login Login Update Master Data Download Template Upload Template Input dan Upload Renop & RKT Download Renop & RKT Cek PAGU Verifikasi RKAKL Update Usulan RKAKL tidak Download KAK & Dokumen Pendukung tidak Upload KAK & Dokumen Pendukung RKAKL final? Verified RKAKL? ya ya Generate RAB Generate RAB logout logout Gambar 1. Flowchart Penggunaan SIPERA 3

6 Petunjuk Penggunaan SIPERA Untuk membuka SIPERA maka buka halaman maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 2. Gambar 2. Tampilan Utama SION Pengguna dapat memasukkan username dan password yang diberikan dan memilih tombol masuk. Tampilan menu akan menyesuaikan dengan hak akses yang diberikan. Untuk Unit dan Bagian Perencanaan memiliki hak untuk mengakses sub modul master data, rencana kegiatan, dan laporan. Ketua Jurusan, Ketua Unit, Kepala Pusat/Bagian memiliki hak untuk mengakses sub modul rencana kegiatan dan laporan. Pimpinan memiliki hak untuk mengakses sub modul laporan. User manual ini diperuntukkan bagi Ketua Jurusan, Ketua Unit, Kepala Pusat dan Kepala Bagian. Perlu diketahui setelah login, pengguna tidak hanya mendapatkan fasilitas dari SIPERA saja, namun juga mendapat fasilitas dari sistem informasi lainnya yang tergabung dalam Sistem Informasi Terintegrasi PNB. 4

7 A. Dashboard Setelah login maka sistem akan membawa ke dashboard masing masing pengguna. Gambar 3 menunjukkan dashboard dari pengguna sub satuan kerja (Jurusan/Pusat/Unit/Bagian). Sebelah kiri adalah menu atau fasilitas fasilitas yang disediakan SIPERA. Fasilitas yang disediakan bagi adalah fasilitas Pengisian Rencana Kegiatan dan Laporan. Fasilitas Rencana Kegiatan terdiri dari download template, input program kegiatan (RENOP), input rancangan kegiatan (RKT), Upload dokumen Renop & RKT, detail belanja, RKA-KL, dan generate RAB. Untuk fasilitas laporan ada laporan PAGU dan laporan renstra, kebijakan & indikator. Jika pengguna sub satuan kerja (Jurusan/Pusat/Unit/Bagian) belum mengisi program kegiatan, rancangan kegiatan dan belum mengunggah dokumen Renop dan RKT maka pengguna sub satuan kerja (Jurusan/Pusat/Unit/Bagian) tidak dapat mengisi data RKA-KL. Gambar 3. Dashboard Pengguna Sub Satuan Kerja (Jurusan/Pusat/Unit/Bagian) B. Cek Renstra, Kebijakan RENSTRA, Indikator Kebijakan Sebagai acuan dalam penyusunan RENOP dan RKT, pengguna dapat melihat Renstra, Kebijakan Renstra dan Indikator Kebijakan melalui fasilitas laporan pada SIPERA. 5

8 Klik menu maka akan muncul pilihan untuk mencetak rencana strategis untuk periode yang diinginkan. Klik Cari maka akan muncul laporan Renstra dilengkapi dengan tabel kebijakan, indikator serta kondisi awal dan target per tahun seperti pada Gambar 4. Gambar 4. Laporan Renstra, Kebijakan dan Indikator C. Download Template Pengguna sistem dapat mengunduh dokumen template yang disediakan oleh Unit dan Bagian Perencanaan melalui menu Maka akan muncul dokumen yang bisa diunduh seperti pada Gambar 5. 6

9 Gambar 5. Menu Download Template D. Input Program Kegiatan (RENOP), Rancangan Kegiatan (RKT) dan Upload Dokumen Renop & RKT Ketua Jurusan, Ketua Unit, Kepala Pusat dan Kepala Bagian input data program kegiatan sesuai dengan dokumen RENOP yang dimiliki. Selain program kegiatan, masing masing sub satuan kerja juga input rancangan kegiatan sesuai Rencana Kinerja Tahunan (RKT). Dokumen lengkap Renop dan RKT diupload juga sebagai pelengkap dokumentasi. Gambar 6 menunjukkan relevansi antara tabel Renop dan file dokumen Renop&RKT dengan menu fasilitas pada SIPERA. 7

10 Gambar 6. Relevansi Tabel Renop dan File Dokumen dengan Menu pada SIPERA Input program kegiatan dapat dilakukan melalui menu Yang muncul pada menu tersebut adalah daftar program kegiatan yang sudah tersimpan pada database. Program tersebut dapat diubah ( ) maupun dihapus ( ). Untuk menambah program kegiatan baru dapat dilakukan dengan memilih tombol Tambah ( ), maka akan muncul form tambah data program kegiatan seperti pada Gambar 7. Isi data seperti pada Gambar 8 lalu simpan melalui tombol Simpan ( ). Gambar 7. Tambah Data Program Kegiatan 8

11 Gambar 8. Tambah Data Program Kegiatan Pengembangan SDM Input rancangan kegiatan dapat dilakukan melalui menu Yang muncul pada menu tersebut adalah daftar rancangan kegiatan yang sudah tersimpan pada database. Program tersebut dapat diubah ( ) maupun dihapus ( ). Untuk menambah rancangan kegiatan baru dapat dilakukan dengan memilih tombol Tambah ( ), maka akan muncul form tambah data rancangan kegiatan seperti pada Gambar 9. Setelah memilih program kegiatan maka daftar indikator akan muncul pada form. Isi data lengkap sampai dengan indikator kebijakan (IKU/IKK) yang disasar oleh kegiatan tersebut, seperti pada Gambar 10 lalu simpan melalui tombol Simpan ( ). Dokumen lengkap Renop dan RKT dapat diupload melalui menu Yang muncul pada menu tersebut adalah daftar dokumen yang sudah tersimpan pada database. Program tersebut dapat diunduh, diubah dan dihapus ( ). Untuk menambah dokumen dapat dilakukan dengan memilih tombol Tambah ( form tambah data dokumenseperti pada Gambar 11. ), maka akan muncul 9

12 Gambar 9. Tambah Data Rancangan Kegiatan 10

13 Gambar 10. Tambah Data Rancangan Kegiatan (lengkap) 11

14 Gambar 11. Tambah Data Dokumen E. Cek PAGU PAGU masing masing subsatker dapat dicek melalui menu Pilih tahun PAGU yang ingin dilihat lalu klik tombol Cari, maka akan muncul Laporan PAGU seperti pada Gambar 12. Gambar 12. Laporan PAGU 12

15 F. Update Usulan RKAKL Pada RKA-KL struktur yang terbentuk terdiri dari tujuh tingkat yaitu Program, Kegiatan, Output, Sub Output, Komponen, Sub Komponen, dan Kegiatan Subsatker. Data mengenai Program, Kegiatan, Output, Sub Output, dan Komponen diisi terlebih dahulu oleh unit dan bagian perencanaan. Subsatker (jurusan/unit/pusat/bagian) nantinya hanya dapat mengisi sub komponen dan kegiatan subsatker. Berikut ini pada Gambar 13 adalah tampilan kertas kerja RKA-KL. Struktur RKA-KL dimunculkan lengkap dalam bentuk tree. Proses tambah, ubah, hapus dan tampil dapat dilakukan langsung pada kertas kerja tersebut. Sebuah sub komponen dapat terdiri dari satu atau lebih kegiatan subsatker. Untuk menambah data dapat dilakukan dengan menekan tombol Tambah Data. Setelah klik tombol tambah, maka akan muncul form tambah data sesuai dengan jenis data yang akan ditambah. Data diisi sesuai form dan menekan tombol Simpan. Data yang telah tersimpan dapat diubah dan dihapus melalui tombol edit dan tombol delete disamping data tersebut. Gambar 13. Kertas Kerja RKA-KL 13

16 Gambar 14 menunjukkan relevansi antara tabel pada file POK.RKAKL dengan fasilitas pada SIPERA. Gambar 14. Relevansi file POK.RKAKL dengan SIPERA Misalkan pengguna akan menambahkan Kegiatan Sosialisasi Sistem Informasi seperti pada Gambar 15. Maka cek terlebih dahulu beberapa level diatasnya yaitu Sub Komponen (Kode B dengan nama Sosialisasi ) dan Komponen (Kode 055 dengan nama Seminar/Pelatihan/Workshop Pengembangan Mutu Kelembagaan Organisasi ). Gambar 15. Kegiatan Sosialisasi Sistem Informasi Cek pada RKA-KL SIPERA apakah sub komponen Sosialisasi sudah ada pada komponen dengan kode 055. Jika belum maka tambahkan sub komponen dengan klik tombol Tambah (+). Gambar 16 adalah form untuk menambah sub komponen pada RKA-KL. 14

17 Gambar 16. Form Tambah Sub Komponen Setelah menambah sub komponen Sosialisasi, maka langkah berikutnya adalah menambah kegiatan subsatker yang berasal dari rancangan kegiatan RKT yang telah diinput sebelumnya. Klik tombol Tambah (+) disebelah sub komponen yang dituju. Kegiatan subsatker yang akan diinput disini adalah kegiatan yang berasal dari rancangan kegiatan RKT yang telah diinput sebelumnya. Pada form di Gambar 17 tersedia tombol yang digunakan untuk mencari rancangan kegiatan RKT. Form pilih rancangan kegiatan digunakan untuk memilih rancangan kegiatan yang akan dijadikan kegiatan subsatker. Form dapat dilihat pada Gambar 18. Isi kelengkapan termasuk KAK dan dokumen pendukung seperti pada Gambar 19 lalu klik Simpan, maka tampilan RKA-KL akan terupdate. 15

18 Sub Komponen Gambar 17. Form Tambah Kegiatan Subsatker Gambar 18. Form Pilih Rancangan Kegiatan 16

19 Gambar 18. Form Lengkap Kegiatan Subsatker Langkah selanjutnya adalah menambah detail belanja pada kegiatan tersebut. Pilih tombol tambah detail belanja ( + ) maka akan muncul form tambah detail belanja seperti Gambar 19. Gambar 19. Form Tambah Detail Belanja 17

20 Isi form dengan menyesuaikan pada tabel POK.RKAKL, perhatikan contohnya pada Gambar 20. Input satu per satu detail belanja, jika detail belanja tidak ada pilihan maka dapat menambahkan detail belanja baru dengan klik pilihan lainnya. Setelah selesai proses input, rekapitulasi detail belanja dapat dilihat dengan klik tombol Lihat Detail Belanja. Hasilnya seperti pada Gambar 21. Gambar 20. Contoh Pengisian Detail Belanja Sesuai POK.RKAKL 18

21 Gambar 21. Detail Belanja Kegiatan Sosialisasi Sistem Informasi G. Generate RAB Setelah proses update usulan RKA-KL selesai dilakukan, maka hasil akhir berupa RAB dapat di-generate langsung dari SIPERA dengan memilih menu RAB di-generate berdasarkan pilihan Renstra, tahun anggaran dan unit kerja seperti pada form di Gambar 22. Gambar 22. Generate RAB 19

22 PENUTUP Demikianlah user manual Sistem Informasi Perencanaan (SIPERA). User manual dapat diperbaharui apabila ada perubahan atau update dari fungsional sistem SIPERA ini. Semoga user manual ini dapat membantu dan menuntun dalam penggunaan software aplikasi SIPERA. 20