BUKU PANDUAN PENGOPERASIAN SIPUS

Transkripsi

1 BUKU PANDUAN PENGOPERASIAN SIPUS SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS KUNINGAN Jalan Cut Nyak DIen No 36 A, Kel. Cijoho, Cijoho, Kuningan Sub-District, Kuningan Regency, West Java 45513

2 KATA PENGANTAR Sistem Informasi sudah menjadi kebutuhan bagi instansi manapun untuk meningkatkan kinerja dan akuntabilitas informasi yang dikelolanya. Pengembangkan Sistem Informasi Perpustakaan (SIPUS) UNIKU kami lakukan secara berkesinambungan untuk mendukung kinerja Biro Perpustakaan. Sistem Informasi Perpustakaan yang telah dibuat disesuaikan dengan alur Biro Perpustakaan meskipun tidak semua alur dapat terpenuhi pada sistem ini. Beberapa kebutuhan inti seperti pengelolaan data anggota (mahasiswa/ pegawai), data buku dan denda keterlambatan pengembalian sudah disediakan didalam sistem ini. Tentunya Sistem Informasi Perpustakaan ini akan terus kami kembangkan selaras dengan kebutuhan beberapa alur pada Biro Perpustakaan yang belum terpenuhi. 1 P a g e

3 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... 1 DAFTAR GAMBAR... 3 REGULASI DAN HAK AKSES Regulasi Dasar Hak Akses... 4 HALAMAN LOGIN... 5 FASILITAS DAN MENU SISTEM Menu Home Menu Data Buku Menu Data Rak Buku Menu Data Anggota Menu Peminjaman Buku Menu Data Unit Menu Profile (Edit User) Menu Setting Menu Laporan Menu Logout IMPORT DATA ANGGOTA PROSES PEMINJAMAN BUKU PROSES PENGEMBALIAN BUKU P a g e

4 DAFTAR GAMBAR Gambar 1 Halaman Login... 5 Gambar 2 Fasiltas dan Menu Sistem... 6 Gambar 3 Halaman Dashboard... 6 Gambar 4 Halaman Data Buku... 7 Gambar 5 Halaman Data Rak Buku... 7 Gambar 6 Halaman Data Anggota... 8 Gambar 7 Halaman Peminjaman Buku... 8 Gambar 8 Halaman Data Unit... 9 Gambar 9 Halaman Profile... 9 Gambar 10 Halaman Setting Nominal denda... 9 Gambar 11 Halaman Jenis Buku Gambar 12 Halaman Tanggal Libur Gambar 13 Pemilihan Jenis dan Sub Jenis Laporan Gambar 14 Hasil Laporan Gambar 15 Akses Import Data Anggota Gambar 16 Halaman Import Data Anggota Gambar 17 Halaman Proses Peminjaman Buku Gambar 18 Halaman Form Peminjaman Buku Gambar 19 Halaman Proses Pengembalian Buku Gambar 20 Halaman View Peminjaman Buku Gambar 21 Halaman Fasilitas Check (Pengembalian Buku) Gambar 22 Halaman Hasil Pengembalian Buku P a g e

5 REGULASI DAN HAK AKSES 1. Regulasi Dasar Setiap fakultas memiliki pengelola data perpustakaan yang bertujuan sebagai unit bantu di perpustakaan pusat (universitas) yang bertanggung terhadap mengelola data buku sesuai dengan bidang ilmu pada fakultas masing-masing. Masing-masing fakultas hanya dapat mengelola data pada masing-masing fakultas saja dan tidak mempunyai akses untuk mengelola data pada fakultas lain. User pada perpustakaan universitas dapat memantau pengelolaan data buku pada semua fakultas. Proses peminjaman buku untuk lingkungan fakultas hanya diperbolehkan untuk mahasiswa yang terdaftar sebagai mahasiswa pada fakultas tersebut dan tidak diperbolehkan untuk meminjam buku lintas fakultas. User di perpustakaan universitas bertanggung jawab terhadap pengelolaan anggota secara keseluruhan dimana data anggota (mahasiswa) diambil dari sistem informasi akademik. Selain itu user di perpustakaan universitas bertanggung jawab mengelola data lainnya seperti penetapan nominal denda atas peminjaman, tgl libur, data buku, master rak buku, data unit (fakultas) dan data pengguna sistem untuk tingkat fakultas. 2. Hak Akses Setiap user diberikan pengelolaan data seperti pengelolaan data buku, data peminjaman, pengembalian buku dan lain sebagainya. Hak akses user diberikan menjadi 2 tingakatan yaitu user dengan hak akases lingkungan fakultas dan user dengan hak akases perpustakaan universitas. User hak akses fakultas hanya dapat mengelola data buku pada lingkup fakultasnya saja. User dengan hak akses ini diberikan juga akses untuk mengelolaa data peminjaman buku dan pengebalian buku serta manu laporan untuk perekapan data-data yang telah diinputkan pada sistem. User dengan hak akses perpustakaan universitas diberikan pengelolaan secara keseluruhan seperti mengelola data unit/ fakultas, data anggota, data buku yang ada di perpustakaan universitas, data peminjaman buku, pengembalian buku, nominal denda, tgl libur, data rak buku sampai perekapan laporan baik itu data perpustakaan fakultas maupun perpustakaan pusat (universitas). 4 P a g e

6 HALAMAN LOGIN Halaman login dimaksudkan untuk membatasi pengguna yang menggunakan sistem. Hal ini sebagai tingkat kemanan pertama untuk memasuki halaman sistem. Pengguna yang dapat memasuki sistem adalah pengguna yang mempunyai akses masuk terhadap sistem dengan username dan password setelah itu pengguna diwajibkan meyesuaikan dengan kode unik yang terdapat pada sistem. Berikut adalah halaman login yang terdapat pada sistem : Gambar 1 Halaman Login 5 P a g e

7 FASILITAS DAN MENU SISTEM Fasilitas dan menu yang disediakan pada sistem kepegawaian ini adalah sebagai berikut : Menu Home Menu Data Buku Menu Data Rak Buku Menu User/ Mahasiswa Menu Data Peminjaman Menu Laporan Menu Edit User Menu Seting : Nominal Denda, Jenis Buku, Tanggal Libur 1. Menu Home Gambar 2 Fasiltas dan Menu Sistem Halaman ini adalah tampilan awal ketika pengguna sudah berhasil login. Halaman ini memuat mengenai pembahasan singkat mengenai sistem ini dan link untuk melakukan download panduan pengoperasian sistem perpustakaan. Berikut adalah tampilan halaman home : 2. Menu Data Buku Gambar 3 Halaman Dashboard Menu data buku digunakan untuk mengelola data buku dengan ketentuan data buku yang dimuat adalah data buku pada unit masing-masing. Untuk user dengan hak akses perpustakaan pusat dapat melihat keseluruhan buku yang ada di tiap fakultas namun untuk user dengan hak akses perpus 6 P a g e

8 fakultas hanya tidak diperkenankan untuk melihat data buku pada unit/ fakultas lain. Berikut tampilan untuk menu data buku : 3. Menu Data Rak Buku Gambar 4 Halaman Data Buku Halaman ini digunakan untuk mengelola data rak buku (jenis buku). User yang diberikan akses mengelola menu ini adalah user dengan hak akses perpustakaan pusat. Berikut tampilan halaman Menu Pegawai : Gambar 5 Halaman Data Rak Buku 7 P a g e

9 4. Menu Data Anggota Halaman menu data anggota adalah daftar anggota perpustakaan baik itu mahasiswa/ pegawai universitas kuningan. Pengelolaan halaman ini hanya dapat digunakan oleh user dengan hak akses perpustakaan pusat. Dimana data yang ada adalah data yang diambil dari sistem informasi akademik dan sistem informasi kepegawaian yang selanjutnya user menggunakan fasilitas import data anggota. Berikut adalah tampilan halaman data anggota : 5. Menu Peminjaman Buku Gambar 6 Halaman Data Anggota Halaman ini digunakan untuk melakukan pengelolaan data peminjaman buku. Fasilitas ini berlaku untuk semua user dengan ketentuan mahasiswa dari fakultas tidak dapat meminjam lintas fakultas (fakultas lain) namun semua mahasiswa dapat melakukan peminjaman buku ke perpustakaan pusat. Berikut tampilan halaman peminjaman buku : Gambar 7 Halaman Peminjaman Buku 8 P a g e

10 6. Menu Data Unit Halaman ini digunkan untuk pengelolaan data unit sebagai unit yang diperbantukan di fakultas. Halaman ini hanya dapat dikelola oleh user dengan hak akses perpustakaan pusat. Berikut tampilah halaman data unit : 7. Menu Profile (Edit User) Gambar 8 Halaman Data Unit Halaman ini digunakan untuk mengelola akun masuk sistem seperti merubah username, password, nama pengguna dan foto pengguna. Berikut tampilan halaman profile : 8. Menu Setting Gambar 9 Halaman Profile Halaman ini digunakan untuk mengelola data master seperti nominal denda, jenis buku dan tanggal libur. Berikut tampilah pada menu setting : Gambar 10 Halaman Setting Nominal denda 9 P a g e

11 Gambar 11 Halaman Jenis Buku Gambar 12 Halaman Tanggal Libur 9. Menu Laporan Halaman ini digunakan untuk membuat laporan mengenai data-data yang telah dikelola pada sistem seperti data buku dan data peminjaman buku. Gambar 13 Pemilihan Jenis dan Sub Jenis Laporan 10 P a g e

12 Gambar 14 Hasil Laporan 10. Menu Logout Menu ini digunakan untuk keluar sistem dan mengakhiri penggunaan sistem informasi kepegawaian. 11 P a g e

13 IMPORT DATA ANGGOTA Proses penambahan data anggota dilakukan secara otomatis oleh sistem melalui user dengan fasilitas import data anggota pada menu anggota seperti berikut : Gambar 15 Akses Import Data Anggota Lanjutkan klik link IMPORT DATA seperti pada gambar yang telah ditandai, sehingga user akan diarahkan ke halaman import dan keterangan didalamnya data seperti berikut : DOWNLOAD FORMAT IMPORT PILIH FILE PROSES IMPORT Gambar 16 Halaman Import Data Anggota Masukkan file CSV dengan isian data anggota perpustakaan jika belum mempunyai file format import anda dapat mendownload template yang sudah disediakan oleh sistem. Jika sudah lanjutkan klik tombol submit untuk memproses import data anggota. 12 P a g e

14 PROSES PEMINJAMAN BUKU Untuk mengelola data peminjaman anda dapat menggunakan Menu Peminjaman pada bagian sistem sebelah kiri sehingga didapatkan halaman seperti berikut : Gambar 17 Halaman Proses Peminjaman Buku Pada halaman peminjaman buku klik bagian kanan atas TAMBAH DATA seperti pada gambar diatas yang sudah diberi tanda, sehingga muncul tampilan seperti berikut : Cari judul buku yang akan dipinjam sampai keluar list buku sesuai kata pencarrian Klik tanda untuk memilih buku List buku yang akan dipinjam Input tanggal peminjaman Gambar 18 Halaman Form Peminjaman Buku Setelah form dilengkapi lanjutkan klik tombol SIMPAN untuk melakukan penyimpanan data peminjaman dan BATAL untuk mengakhiri dan membatalkan peminjaman. 13 P a g e

15 PROSES PENGEMBALIAN BUKU Untuk mengelola data pengembalian buku anda dapat menggunakan Menu Peminjaman pada bagian sistem sebelah kiri sehingga didapatkan halaman seperti berikut : Gambar 19 Halaman Proses Pengembalian Buku Setelah halaman tampil gunakan fasilitas VIEW dan CHECK dengan ketentuan VIEW untuk melihat detail buku yang dipinjam dan CHECK untuk melakukan pengembalian. Berikut adalah fasilitas VIEW untuk data peminjaman buku : Gunakan fasilitas hapus data jika terdapat kesalahan peminjaman Gambar 20 Halaman View Peminjaman Buku Berikut adalah proses pengembalian buku pada fasilitas CHECK : 14 P a g e

16 Pilih buku yang akan dikembalikan Gambar 21 Halaman Fasilitas Check (Pengembalian Buku) Pilih buku yang akan dikembalian seperti pada tanda pada gambar diatas setelah itu lanjutkan proses pengembalian buku dengan mengklik tombol Submit pada bagian bawah kiri menyatakan seperti halaman berikut : sehingga Gambar 22 Halaman Hasil Pengembalian Buku 15 P a g e