PERANCANGAN SISTEM INFORMASI TRANSAKSI BARANG PADA KAWAI CELL DI GANDRUNGMANGU CILACAP JAWA TENGAH NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI TRANSAKSI BARANG PADA KAWAI CELL DI GANDRUNGMANGU CILACAP JAWA TENGAH NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh TRI ANTO Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA

2 2

3 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI TRANSAKSI BARANG PADA KAWAI CELL DI GANDRUNGMANGU CILACAP JAWA TENGAH TRANSACTION INFORMATION SYSTEM DESIGEN ON THE KAWAI CELL IN GANDRUNGMANGU CILACAP CENTRAL JAVA Tri Anto Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT The development of increasingly advanced technology, makes a lot of organizations use it as data processing media, it supported the ability of computers in processing data quickly, accurately, effectively and efficiently to present an accurate and hit the target. Current computer technology has been widely used in a company, but still not maximum utilization. In Kawai Cell to perform data processing of goods that quite a lot, then the processing of data associated with the in and out of the goods will be difficult and will require a long time. The purpose of making this application to facilitate in data processing was done manually become computerized. To build an information system that can help improve the performance of the company in doing data processing, then needed computerized information processing technology in order to improve company performance. Keywords: Technological development, technology utilization, data processing 3

4 PENDAHULUAN 1. Latar Belakang Dalam perkembangan dunia yang pesat saat ini, dimana kemajuan teknologi semakin canggih, mudah dan cepat diserap secara tidak langsung mau tidak mau suatu perusahaan harus mengadakan penyesuaian dalam perkembangan teknologi untuk memperoleh informasi yang akan diolah dan digunakan perusahaan dengan teknologi yang lebih maju. Tetapi perusahaan juga harus memikirkan informasi yang dapat diolah menggunakan teknologi tersebut, secanggih apapun teknologi jika tidak diimbangi dengan kemampuan mengolah informasi maka teknologi yang dipakai itu akan sia-sia. Perusahaan dapat dikatakan berhasil apabila informasi yang akan diolah bersifat relevan, akurat, lengkap dan tepat waktu. Sehingga menghasilkan informasi yang baik dan teknologi yang diterapkan dapat digunakan untuk meningkatkan laba perusahaan. Pimpinan perusahaan atau manager perusahaan membuat keputusan berdasarkan informasi yag diterima dari bawahan, sehingga dapat membuat keputusan-keputusan yang baru. Tetapi kadang-kadang informasi yang diterima tidak akurat, misalnya informasi yang diberikan kurang lengkap, informasi yang diterima perusahan tidak sesuai dengan keadaaan. Untuk mengatasi hal tersebut maka pimpinan perusahaan segera megambil tindakan agar perusahaan tidak mengalami kerugian dan kemunduran. Salah satu cara untuk untuk mengatasi hal tersebut adalah dengan memperbaiki sistem yang dipakai perusahaan. Dengan begitu dapat memperbaiki sistem yang dipakai perusahaan dan dapat mengatasi masalah yang ada, bahkan bila sistem informasi digunakan dengan tepat dapat menjadi alat yang penting bagi manajemen untuk mencapai sasaran perusahaan secara lebih efisien. Seperti halnya yang terjadi di Kawai cell Gandrungmang,Cilacap dalam pengolahan informasi di bagian penjualan sering terjadi masalah seperti kelambatan proses transaksi penjualan, keterlambatan pembuatan laporan penjualan per periode, serta pencarian data membutuhkan waktu yang lama, Karena masih menggunakan cara manual sedangkan Komputer yang terdapat di conter tersebut hanya digunakan sebagai alat untuk mengisi lagu-lagu dan mengeprint foto saja sehingga transaksi pada conter tersebut tidak efektif dan efisien, selain itu menyimpan catatan-catatan penjualan dan catatan lainnya membutuhkan tempat yang cukup besar. Untuk mengatasi masalah yang timbul, di Kawai cell Gandrungmang,Cilacap harus menggunakan sistem informasi yang dapat mengolah 1 4

5 informasi dengan baik, untuk itu Kawai cell menggunakan sistem informasi dibantu dengan komputer sehingga dapat menyelesaikan pekerjaan lebih cepat dan menghasilkan hasil yang lebih baik dari pada hasil yang didapat dari sistem yang saat ini sedang berjalan di Kawai cell. Dengan pertimbangan serta pemikiran tersebutlah maka penulis mengambil penelitian dengan judul PERANCANGAN SISTEM INFORMASI TRANSAKSI BARANG PADA KAWAI CELL DI GANDRUNMAGU CILACAP JAWA TENGAH untuk menyususn laporan Tugas Akhir guna menyelesaikan Program Studi Strata I di STMIK AMIKOM YOGYAKARTA. 2. Landasan teori 2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Sistem Informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan Roscoc Davis dalam buku Teguh Wahyono, 2004 adalah sebagai berikut : Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian mendukung informasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi, dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan Alat alat yang digunakan dalam pengembangan Sistem Informasi Supaya dapat melakukan langkah-langkah sesuai dengan yang diberikan oleh metodologi penembangan sistem yang terstruktur, maka dibutuhkan alat dan teknik untuk melaksanakan. Alat-alat yang digunakan dalam suatu metodologi umumnya berupa suatu gambar atau grafik. Alat bantu yang penulis gunakan adalah : a. Flow of Document Flow of Document merupakan suatu alat yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem dan menjelaskan urut-urutan dan prosedur-prosedur yang ada dalam sistem. b. Context Diagram Menurut Jogiyanto H.M (2001) Context Diagram merupakan suatu alat untuk menggambarkan suatu sistem pertama kali secara garis besar. Diagram pertama yang digambar dalam pembuatan DFD merupakan level teratas (top level). Dan dari context diagram ini kemudian akan digambarkan dengan lebih terinci lagi, dan disebut dengan level 0 yang isinya adalah diagram context yang dipecah lagi prosesnya menjadi beberapa proses yang 5

6 lebih terinci lagi. Level 0 tersebut dapat dipecah lagi menjadi diagram yang lebih terinci lagi yaitu level 1. c. DFD (Data Flow Diagram) Bagan alir data adalah suatu model yang menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatu sistem. (Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Andri Kristanto, 2003). d. Normalisasi Menurut Fatansyah, Ir (2004) Normalisasi data adalah proses yang berkaitan dengan model data dengan ketergantungan dan keterkaitan yang tinggi atau erat. Hasil dari proses normalisasi adalah tabel data dalam bentuk Normal (Normal Form), yaitu tabel data yang terhindar dari kelemahankelemahan data seperti : a. Pengulangan data b. Potensi in konsistensi data pada oprasi pengulangan Tersembunyinya data-data tertentu 2.3. Konsep Database Manajemen Sistem Menurut Jogiyanto, HM (2001), Suatu Database Manajemen System (DBMS) berisi satu koleksi data yang saling berelasi dan satu set program untuk mengakses data tersebut. Jadi DBMS terdiri dari Database dan Set Program pengelola untuk menambah data, menghapus data, mengambil data dan membaca data Masukan Dan Keluaran (Input Output Design) Masukan (Input Design) Perancangan input pertama kali dimulai dari perancangan dokumen dasar sebagai penangkap input pertama kali, karena apabila dokumen dasar tidak dirancang dengan baik maka kemungkinan input dapat salah dan bahkan kurang. Tujuan dari desain input adalah: 1. Untuk mengefektifkan biaya pemasukan 2. Mencapai keakuratan sistem yang tinggi 3. Menjamin pemasukan data yang dapat diterima dan dimengerti oleh pemakai Visual Basic 6.0 a. PengenalanVisual Basic 6.0 Visual Basic merupakan bahasa pemrograman tercepat dan termudah untuk membuat suatu aplikasi dalam Microsoft Windows. Dengan menggunakan metode Graphical User Interface (GUI), Visual Basic 6

7 memudahkan pemrogram untuk berinteraksi langsung dengan elemenelemen untuk setiap bentuk program SQL Server 200 a. Pengertian SQL SQl adalah salah satu bahasa generasi level ke 4 (4th GL) yang awalnya dikembangkan oleh IBM di San Jose Researche Laboratory. 3. Tinjuan Umum Perusahaan 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan Kawai cell merupakan suatu usaha yang bergerak dalam penjualan Hanpone dan perlengkapanya dengan berbagai merk. Kawai cell berdiri pada tanggal 2 september 2006, conter tersebut mempunyai bangunan satu lantai yang terletak di Jl.Sltp yossoedarso sidaurip Gandrungmangu Cilacap, Conter ini didirikan dengan modal pribadi yaitu oleh Bapak Sumardi yang merupakan pemilik conter tersebut. 3.2 Analisis Sistem Definisi Analisis Sistem Analisis Sistem dapat didefinisikan sebagai pengunaan dari sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mendefinisikan dan mengevaluasi permasalahan permasalahan, kesempatan kesempatan, hambatan hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan. Tahap analisis system merupakan tahapan yang sangat sangat penting, karena kesalahan ditahap ini akan menyebabkan kesalahan ditahap berikutnya Analis Kebutuhan Sistem Sistem informasi yang diusulkan nantinya akan membentuk suatu pengolahan data dan informasi yang akurat bagi perusahaan dengan harapan dapat meningkatkan kinerja karyawan dan kualitas pelayanan Kelayakan Sistem kelayakan adalah suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan apaka proyek pengembangan system layak dipakai atau tidak. 7

8 3.3 Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau peraturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh Perancangan Proses pada tahap perancangan proses, akan dibuat yang disebut dengan rancangan model, pada tahap rancangan model ini akan memberikan suatu gambaran mengenai bentuk model sistem yang akan dibuat. Berikut ini akan dijelaskan gambaran mengenai flowchart sistem dan DFD (data flow diagram) yang di usulkan: a. Flowchart sistem Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urut-urutan prosedur dari suatu program. Flowchart menolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoperasian. 8

9 b. DFD Pada permodelan ini akan mengilustrasikan suatu proses dimana akan dilakukan perpindahan antara aktivitas yang satu dengan aktivitas lainnya. Untuk membaca suatu DFD kita harus memahami dulu elemen-elemen yang menyusun suatu DFD. Ada 4 elemen yang menyusun suatu DFD. Masing-masing elemen akan diberi lambang tertentu untuk membedakan satu dengan yang lain. Berikut ini merupakan DFD yang diusulkan: Perancangan Basis Data Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi. Sedangkan data sendiri merupakan fakta mengenai obyek, orang dan lain-lain, data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter, atau simbol). 9

10 1. Relasi Antar tabel Pada tahap ini tabel akan dihubungkan antara satu table dengan tabel lainnya berdasarkan relasi yang telah ditentukan Keterangan : * : primary key ** : foreign key Perancangan Antarmuka (interface) Berikut ini merupakan rancangan antarmuka (interface) pada aplikasi sistem informasi Transaksi: a. Form menu b. Form Pencarian Data Barang c. Form Data Barang d. Form Supleyer e. Form Data Jenis f. Form Pembelian g. Form Penjualan h. Form Laporan Data Barang i. Form Laporan Penjualan j. Form Laporan Pembelian k. Form Laporan Analisis 10

11 3.3.4 Perancangan Output a. Laporan Data Barange b. Laporan Data Supleyer c. Laporan Pembelian d. Laporan penjualan e. Laporan Nota Jual f. Laporan Analisis 4. Penulisan Program Dan Pengetesan Program 4.1 Penulisan Program Penulisan program disini untuk menuliskan perintah-perintah atau logika yang digunakan dalam proses pembuatan Sistem implementasi barang pada kawai cell seperti penulisan pada imput data barang. 4.2 Pengetesan Program Pengetesan program merupakan proses untuk mengecek apakah suatu perangkat lunak yang dihasilkan bebas dari kesalahan-kesalahan yang dapat mungkin terjadi. Berikut ini merupakan bentuk-bentuk kesalahan yang mungkin terjadi. 1) Syntax Error Syntax error merupakan jenis kesalahan yang terjadi apabila salah dalam mengetikkan bahasa pemrograman atau tidak sesuai dengan kaidah bahasa compiler yang digunakan. Gambar 4.1 Pesan Eror Pada Saat Program Di Jalankan 2) Runtime Error Runtime error merupakan jenis kesalahan yang ditemukan saat program dijalankan. Kesesalahan ini akan menyebabkan proses program berhenti sebelum selesai pada saatnya. Karena compiler menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi sehingga tidak bisa dikerjakan. Kesalahan seperti ini karena koneksi ke database belum terbuka atau koneksi belum di panggil saat form di load. 11

12 Gambar 4.2 Pesan Eror Pada Saat Program Di Jalankan 3) Logic Error Logic error merupakan kesalahan pada logika, kesalahan seperti ini sulit untuk ditemukan karena tidak ada pemberitahuan mengenai kesalahannya dan tetap akan didapatkan hasil dari proses program tetapi hasilnya salah. Sebagai contoh, pada input kode barang pada program yang dibuat atau data belum di isi semua. Jika terjadi kesalahan dalam penginputan maka akan muncul pesan error sebagai berikut : Gambar 4.3 Pesan Eror Pada Saat Input Data Dengan demikian maka dapat diketahui bahwa sistem yang telah dibuat dapat barjalan sebagaimana mestinya. 4.3 Pemilihan dan Pelatihan Personil 1. Pemilihan Personil Rencana pembuatan program pada awalnya di peruntukkan pada Kawai cell. Dalam melakukan pemilihan personil akan di serahkan pada pemilik conter. 2. Pelatihan Personil Pelatihan personil dilakukan agar program yang dibuat dapat dapat dijalankan dengan baik. Ada beberapa tahapan dalam melakukan pelatihan personil: Pemberian prosedur tertulis, yang didalamnya menjelaskan tentang langkah-langkah dalam mengoperasikan aplikasi yang telah dibuat, sehingga personil yang dilatih akan lebih mudah dalam menjalankan program. Pelatihan secara langsung kepada personil, yakni dengan memberikan bimbingan atau arahan tentang apa yang harus dikerjakan dan bagaimana mengopersikan sistem, dan bagaimana cara kerja program yang dibuat. 12

13 4.4 Manual Instalasi Manual instalasi akan menjelaskan tata cara mengenai cara menginstal program kedalam komputer. Berikut ini akan menjelaskan bagaimana cara melakukan instalasi program pada komputer: 1) Pastikan komputer sedah terinstal SQL server ) Buat folder kawai tanpa tanda petik pada pada drive C, contoh: C:\kawai tanpa tanda petik 3) Attach database Caranya: a. Buka enterprise manager b. Kemudian klik kanan pada databases lalu pilih all tasks lalu attach database c. Kemudian klik ( ) untuk mencari lokasi penyimpanan database dengan nama miska.mdf setelah itu klik ok 4) instalasi program menggunakan CD, caranya: a. masukkan CD, buka folder TRIAN INSTALASI kemudian dobel klik setup.exe b. setelah itu akan masuk pada tampilan PENJUALAN Sistem Sistem Implementasi Barang Setup klik ok untuk melakukan instalasi program c. Untuk melanjutkan instalasi program, klik gambar computer d. Klik continue dan tunggu beberapa saat, program siap untuk digunakan. 4.5 Pengetesan Sistem Pengetesan sistem adalah pengujian yang dilakukan pada sistem komputer secara keseluruhan. Pengujian ini dilakukan untuk memastikan bahwa elemenelemen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan oleh pengguna, dalam hal ini adalah Kawai cell. Pengujian ini dilakukan untuk mencari kelemahan sistem yang mungkin terjadi pada sistem baru. 1. Pengujian Pada Proses Instalasi Pada pengujian ini, dilakukan dengan cara melakukan instalasi program aplikasi pada komputer, hal ini dilakaukan dengan tujuan agar dapat dietahui apakan program aplikasi dapat dijalankan pada komputer dan berjalan lancar. 13

14 4.6 Pemeliharaan Sistem Untuk membuat sistem yang baik dan bebas dari masalah, maka perlu dilakukan pemeliharaan sistem. Pemeliharaan pada sistem meliputi pemeliharaan software dan hardware. 4.7 Manual Program Manual program akan menjelaskan bagaimana cara menggunakan progam atau aplikasi yang di buat, hal ini bertujuan agar pengguna dapat menjalankan program dengan baik. 1. Menu Login = Menu login adalah menu yang berfungsi untuk melakukan proses login pada saat memasuki program. 2. Menu Utama = jika paswod dan username benar maka akan muncul tampilan menu utama 3. Form Menu Input Data Barang = Menu ini digunakan untuk menginputkan data barang. Menu ini dilengkapi dengan tombol tambah, hapus, simpan, pencarian data barang, update dan keluar. 4. Form Menu Input data Jenis Barang = Menu ini digunakan untuk menginputkan data-data jenis barang. Menu ini dilengkapi dengan tomboltombol tambah, simpan, update, batal dan keluar 5. Form Transaksi Pembelian = Menu ini digunakan untuk menginputkan datadata dalam transaksi pembelian. Dalam transaksi pembelian dilengkapi tombol simpan dan batal serta tombol seach. 6. Form Transaksi Penjualan = Menu ini digunakan untuk menginputkan datadata dalam transaksi penjualan. Dalam transaksi pembelian dilengkapi tombol bayar dan batal serta tombol search 7. Laporan Semua Data Barang = Merupakan laporan seluruh data barang,caranya pilih menu laporan data barang kemudian pilih tampilkan semua kemudian klik tombol priview. setelah itu akan muncul tampilan laporan siswa, klik gambar printer untuk melakukan pencetakan 8. Laporan supplier = Merupakan laporan yang akan menampilkan data suplier, caranya dengan mengklik menu laporan data suplier. setelah itu akan muncul tampilan laporan suplier, klik gambar printer untuk melakukan pencetakan. 9. Laporan Nota Jual = Meruupakan laporan yang menampilkan nota penjualan yang fungsinya sebagai tanda bukti bagi konsumen yang membeli di conter ini, caranyqa adalah tekan F2 pada saat selese melakukan transaksi penjualan maka akan muncul tampilan nota jual, klik gambar printer untuk melakukan pencetakan 14

15 10. Laporan Analisis Penjualan Hari Ini = Merupakan laporan yang akan menampilkan analisis laporan penjualan hari ini yang berfungsi untuk melihat jumlah barang apa saja yang laku terjual hari ini,caranya pili menu analisis pilih penjualan hari ini. setelah itu akan muncul tampilan analisis penjualan hari ini, klik gambar printer untuk melakukan pencetakan 4.8 Pembahasan Interface Berikut ini adalah tampilan implementasi aplikasi sistem yang telah dibuat dan disertai dengan penjelasan fungsi pada setiap tampilan: 1. Form Login Sistem ini dibuat disertai dengan login user. Hal ini untuk bertujuan agar pihak yang berkepentingan saja yang dapat menjalankan program, misalnya bagian operator conter. Pada tampilan login dibawah ini user harus mengimputkan nama dan password terlebih dahulu. Gambar 4.8 Form Login 2. Form Menu Utama Menu utama merupakan tampilan awal setelah user berhasil melakukan login. Pada menu utama terdapat terdapat sub-sub menu yang disediakan program. Gambar 4.10 Form Menu Utama 15

16 3. Form Data Barang Form ini berisi data barang yang dimiliki oleh kawai cell, pada form ini user dapat melakukan penyimpanan, perubahan dan penghapusan data barang. Gambar 4.12 Form Data Barang 4. Form Transaksi Penjualan Form ini digunakan untuk menginputkan data-data dalam transaksi penjualan hal ini dimaksudkan untuk mempermudah dalam melakuka transaksi dan meningkatkan pelayanan terhadap konsumen dengan maksud agar prosestransaksi lebih cepat dan efisien. Gambar 4.15 Transaksi Penjualan 16

17 5. PENUTUP 5.1 Kesimpulan Dari penelitian dapat dilihat bahwa pengolahan data menggunakan sistem lama sangat tidak efektif dan tidak efisien untuk mengahasilkan informasi yang dibutuhkan. Adapun kelemahan dari sistem lama antara lain : 1. Pelayanan yang lambat karena masih menggunakan sistem manual. 2. Penyajian informasi mengenai data-data yang behubungan dengan barang mengalami keterlambatan. 3. Pencarian data, penyimpanan data, perubahan data dan penghapusan data akan memerlukan waktu yang cukup lama. 4. Data yang disimpan dalam bentuk arsip akan membutuhkan media penyimpanan yang besar. 5. Terjadinya kesulitan dalam melakukan backup terhadap data-data yang berbentuk arsip. Sedangkan penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputer, diharapkan informasi yang dihasilkan lebih berkualitas dan dapat membantu dalam pengabilan keputusan. Karena dalam sistem komputerisasi mempunyai banyak keuntungan yang didapat antara lain : 1. Dapat menyajikan informasi secara cepat, akurat, dan relevan 2. Dapat menghemat waktu untuk pencarian, pencatatan, dan pemasukan data. 3. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulanh-ulang atau dapat mengedit data dengan mudah. 4. Hasil-hasil laporan yang dibutuhkan akan dapat dengan mudah diperoleh dan tepat waktu. 5. Dapat meninjau data yang sedang diproses atau data yang sudah lama dievaluasi dari disket, monitor, ataupun dari kertas. 6. Bentuk tampilan dapat dengan mudah dimengerti oleh pemakai atau user. 7. Meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan menyelesaikan tugas-tugas dengan baik. 17

18 5.2 Saran Dengan kesimpilan diatas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut : 1. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem implementasi barang yang dilakukan secara manual diperbarui dengan menerapkan sistem yang terkomputerisasi. 2. Sistem implementasi barang berbasis komputer yang penulis usulkan dapat diterapkan dan dapat membantu pihak konter dalam melakukan pengolahan data barang dan menyajikan informasi yang dibutuhkan untuk membantu pekerjaan. 18

19 DAFTAR PUSTAKA Husni Iskandar Pohan, Pengantar Perancangan Sistem, UPT Pusat Komunikasi ITB, Erlangga, Jogiyanto HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Edisi II, Andi Offset,Yogyakarta, Raymond Mc. Leod Jr, Sistem Informasi Manajemen, PT. Prenhallindo, Jakarta, Gordon B. Davis, Sistem Informasi Manajemen, Andi Offset, Yogyakarta, Suyanto, M, Analisis Dan Desain Aplikasi Multimedia Untuk Pemasaran, Andi Offset. Yogjakarta Harianto Kristanto, Sistem Manajemen Basis Data, UPT Pusat Komunikasi ITB, Erlangga,