BAB III GAMBARAN UMUM PERUS AHAAN. III.1. Sejarah Singkat PT. Columbus Megah Adisarana

Transkripsi

1 BAB III GAMBARAN UMUM PERUS AHAAN III.1. Sejarah Singkat PT. Columbus Megah Adisarana Columbus Cash and Credit adalah salah satu perusahaan yang bergerak dibidang sewa beli atau yang biasa masyarakat katakan dengan penjualan secara kredit, yang beralamat di Jalan Paus No.12 A Rawamangun, Jakarta Timur Dan didirikan pada tanggal 7 juli 2001 Berdirinya Columbus berawal dari ide untuk membentuk suatu bisnis yang dapat memberikan kesempatan masyarakat untuk bergabung bersama Columbus untuk dibentuk dan menjadi orang yang sukses dalam hidup dan karirnya. Penggunaan nama Columbus terilhami dari penemu benua Amerika, yaitu Christoper Columbus. Karena diharapkan Columbus bukan hanya mudah diingat oleh orang namun menjadi besar dan terus berkembang sepanjang jaman. Perkembangan Columbus yang pesat sangat didukung oleh kualitas Sumber Daya Manusia, rencana dan target dari masing-masing unit bisnis. Dengan didasarkan atas 3 hal, yaitu : VIS I Menjadi perusahaan TERBAIK dan NOMOR SATU di bidangnya, dimana unit bisnis itu berada. Peduli terhadap KEBUTUHAN masyarakat Menciptakan karyawan BERBUDAYA dan SEJAHTERA MISI 38

2 Membangun jaringan unit bisnis diseluruh kota besar Menyediakan barang terlengkap, berkualitas dan bergaransi Meningkatkan kualitas PELAYANAN, KEMUDAHAN dan KEPEDULIAN terhadap nasabah sebagai mitra usaha Meningkatkan kesejahteraan dan KEHARMONISAN KARYAWAN yang berbudaya dan berwawasan luas dengan menanamkan budaya, visi dan dimensi nilai-nilai perilaku SISTEM dan STRATEGI Berpacu pada konsep 5T: -Terjangkau Harganya -Terlengkap Produknya -Terjamin Kualitasnya -Tercepat Prosesnya -Terbaik Layanannya Nilai-nilai dan Budaya yang terdapat pada PT. Columbus Megah Adisarana adalah : 1. Budaya COLUMBUS sebagai landasan berpijak, bersikap dan bertindak. 2. Kreatif menciptakan pola pikir, taktik, strategi dan tindakan baru. 3. Memiliki kesetiaan, kejujuran, kedisiplinan didalam diri serta konsistensi dalam perjuangan. 4. Meningkatkan market share electronic dan furniture untuk menjadikan COLUMBUS sebagai market leader dibidangnya. 5. Selalu bereaksi dan merespon secara cepat. 6. Melakukan MCek Monitoring Control Evaluasi Koordinasi untuk menjamin segala sesuatunya adalah sempurna. 39

3 7. Tampil dan berkinerja tinggi untuk selalu menjadi pemenang. a. Melampui 120% dari penjualan 2010 b. Kesempurnaan Collection 100% dan tunggakan nol persen c. Produktivitas bertumbuh 30% d. Profit tinggi melalui peningkatan efektifitas dan efisien III.2. Bidang Usaha Bidang usaha dari PT. Columbus Megah Adisarana adalah Furniture dan Electronic secara Retail yang mengkhususkan pada barang-barang kebutuhan masayarakat seperti untuk dirumah dan dikantor, namun bisa dengan kredit atau tunai. III.3. Produk-produk Ada tiga jenis produk yang ditawarkan Columbus : 1. Core Product. Merupakan produk-produk yang didistribusikan melalui Columbus dengan support penuh dari Principal dan permintaan konsumen tinggi. 2. Regular Product. Merupakan produk yang dijual Columbus yang ditangani langsung oleh unit bisnis masing-masing dan permintaan konsumen cukup tinggi. 3. Non Regular Product. Merupakan produk Columbus dengan penanganan langsung oleh unit bisnis namun pada jenis produk ini permintaan konsumen tidak cukup tinggi, di kondisikan dengan keadaan demografi konsumen di unit bisnis masing-masing serta tidak terikat kontrak dengan pemasok atau melalui sistem beli putus. Berbagai jenis produk Columbus anatara lain : 1. Sharp 2. Akari 3. TCL 40

4 4. Samsung 5. LG 6. Olympic 7. Uniland 8. Polytron 9. Panasonic 10. Quantum 11. Sanken 41

5 III.4 S truktur Organisasi Sumber: PT. Columbus Megah Adisarana Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisai PT. Columbus Megah Adisarana 42

6 III.4.1 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Berikut ini diuraikan job description dari beberapa fungsi yang terkait dengan aktivitas penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas pada PT. Columbus Megah Adisarana : 1. Director TANGGUNG JAWAB : 1. Dalam menjalankan tugasnya Direktur Utama bertanggung jawab langsung kepada Holding dalam Mengembangkan unit usahanya baik ditinjau dari tingkat penjualan biaya, collection, tunggakan dan rasio-rasio lainnya atau kinerja lainnya sehingga dapat menciptakan laba yang baik dan meningkat kesejahteraan seluruh karyawan dibawahnya. 2. Bertanggung jawab terhadap pemeliharaan dan keamanan semua sumber daya yang dipercayakan kepadanya. 3. Menyemaikan budaya perusahaan Columbus. TUGAS 1. Menyusun besarnya target penjualan dikaitkan dengan bisnis plan perusahaan 2. Menyusun strategi peningkatan penjualan berikut action plannya. 3. Menjabarkan penjualan perbulannya menjadi rencana pembelian atau kebutuhan produk. 43

7 4. Menyusun rencana perekrutan tenaga penjual (man-power plan) serta program pelatihannya. 5. Membuat rencana pengembangan pasar. 6. Persiapan laporan keuangan dan laporan lainnya secara tepat waktu. 7. Penyusunan cashflow dan proyeksi rugi laba dikaitkan dengan bisnis plan perusahaan. 8. Menyusun budget biaya mengacu pada proyeksi laba rugi. 9. Membuat laporan pertanggungjawaban bulanan terhadap kinerjanya. 10. Pelatihan karyawan accounting dan finance untuk peningkatan kinerja. 11. Penyusunan target collection, dikaitkan dengan cashflow dan bussiness plan perusahaan. 12. Pemenuhan man power administrasi account receivable, collector, analis sesuai dengan ketentuan perusahaan. 13. Pelatihan karyawan credit acoount receivable department peningkatan kinerja penagih dan analis. 14. Menyiapkan rencana kebutuhan tenaga (man power plan) sesuai dengan perkembangan unit bisnis dibawahnya. 15. Penetapan besarnya kompensasi karyawan sampai dibawah setingkat key person. Untuk key person harus diajukan terlebih dahulu kepada Holding. 44

8 16. Penerapan peraturan dan kedisiplinan kinerja karyawan. 17. Kaderisasi dan pelatihan karyawan yang berada di unit bisnis. 18. Menyusun strategi pengembangan unit usaha, penambahan gerai, showroom baru mengacu pada target penjualan dan laba perusahaan. 2. Purchasing TANGGUNG JAWAB Dalam menjalankan tugasnya purchasing bertanggung jawab kepada Director. TUGAS 1. Melakukan pemesanan barang ke supplier sesuai dengan keputusan analis komite atau daftar penerimaan map atau berdasarkan kebutuhan stock penjualan atas persetujuan Director. 2. Melakukan negoisasi dengan supplier atas barang yang akan dipesan berdasarkan pengalaman dan harga grosir yang berlaku. Minimal pengecekan harga terakhir. 3. Memantau harga pasar, mitra kinerja secara rutin minimal dua kali dalam seminggu. 4. Memeriksa atau menerima harga pembelian pada faktur tagihan supplier yang diturunkan oleh staf bagian giro. 45

9 5. Membuat laporan analisa penjualan produk secara mingguan dan melaporkannya ke Director. 3. Head Marketing TANGGUNG JAWAB Dalam menjalankan tugasnya Head Marketing bertanggung jawab langsung kepada Director. TUGAS Melakukan penelitian dan pengumpulan data situasi kondisi pasar, setiap produk yang menjadi tanggung jawabnya. Merumuskan dan melaporkan hasil penelitian pasar tersebut diatas, dalam bentuk konsep Marketing Plan (Perencanaan Pemasaran) atau Bussiness Plan Membuat laporan perbandingan atas anggaran dan pelaksanaan bulan penjualan dan promosi dan membuat rincian kegiatan untuk bulan berikutnya. Menetukan struktur harga dan keuntungan setiap produk-produk perusahaan bersama dengan koordinator keuangan. Memonitor persediaan barang sesuai normal persediaan barang yang direncanakan. 46

10 Mengkoordinasi supervisor sales force dan supervisor showroom dalam rangka peningkatan penjualan. 4. Administration Marketing TANGGUNG JAWAB Dalam menjalankan tugasnya Administration Marketing bertangung jawab kepada Director melalui Head Marketing. TUGAS Menerima map order dari masing-masing supervisor yang sudah di rekap dalam daftar penyerahan map. Melakukan pengecekan harga dengan price list yang berlaku berikut kelengkapan barang dan hadiahnya (jika ada). Menyerahkan map order yang layak di survei kepada coordinator analis. Memasukkan map order ke bagian fakturisasi. Menginput laporan produk dan realisasinya. Merekapitulasi map hasil resume dari bagian analis. Menginput laporan bulanan dari data laporan harian. Menginput laporan tolak batal kembali. 5. Supervisor Sales dan Showroom 47

11 TANGGUNG JAWAB Bertanggung jawab kepada Director melalui Head Marketing. Membantu meningkatkan pembayaran indoor di showroom, mengembangkan unit usaha baik ditinjau dari tingkat penjualan maupun laba. TUGAS Membuat rencana penjualan secara harian, mingguan, bulanan yang di koordinasi oleh dan kepada Head Marketing dalam rangka meningkatkan penjualan. Membuat breakdown target untuk para pramuniaga dan sales force berdasarkan target penjualan dan memberikan pengarahan mengenai mekanisme pelaksanaannya secara efisien dan efektif. Menginformasikan kepada para Fungsi Penjualan mengenai rencana promosi, rencana peluncuran produk baru, serta bila ada kenaikan harga serta produk. Memantau serta menganalisa hasil dari kegiatan penjualan yang dilaksanakan oleh pramuniaga. Memantau atau menginformasikan keadaan pasar ke koordinator marketing. Memberikan training kepada pramuniaga dan sales force secara periodik. 48

12 6. Head Accounting and Financing TANGGUNG JAWAB Bertanggung jawab kepada Director Membuat dan menyelesaikan laporan keuangan bulanan. TUGAS Menyiapkan laporan keuangan yang wajar dan tepat waktu. Mengontrol, memastikan dan menganalisa keuangan serta kebenaran laporan. Membuat cash budget bulanan. M engatur pelaksanaan pembiayaan untuk impor dan pembayaranpembayaran lainnya.mengendalikan keuangan perusahaan agar sesuai dengan cash budget. Mengatur pemasukan dan pengeluaran uang sesuai dengan prioritas sehingga berjalan lancar dan tepat penggunaannya. Membuat dan menyiapkan data-data yang diperlukan. Menerima beberapa copy rekapan bukti seperti faktur, kuitansi, daftar piutang, collection report. 49

13 Mengarsipkan data-data konsumen yang sudah sesuai dan melunasi pembayaran. Memeriksa bukti pengeluaran, pemasukan kas atau bank. 7. Coordinator Warehouse TANGGUNG JAWAB Dalam menjalankan tugasnya Coordinator Warehouse bertanggung jawab kepada Director melalui Head Accounting and Financing dan Head Marketing. TUGAS Mengawasi fisik barang yang berada di gudang. Menyiapkan, memeriksa serta menyimpan yang keluar atau masuk barang dari atau ke gudang berdasarkan dokumen yang ada. Mencatat barang yang keluar masuk gudang ke dalam kartu persediaan. Memelihara barang yang ada sehingga tidak rusak. Mengatur pengeluaran barang sesuai FIFO. Mengatur letak barang sesuai dengan jenis dan kelompok. Melaporkan stock gudang secara teratur kepada sales, marketing, financial department, purchasing. 50

14 Melakukan stock opname secara rutin dan bekerja sama dengan bagian stock control. 8. Delivery TANGGUNG JAWAB Dalam melakukan tugasnya pengiriman bertanggung jawab kepada Coordinator Warehouse. TUGAS Mengupayakan agar barang dapat dikirim tepat pada waktunya dan dalam keadaan yang baik. Melakukan pengawasan terhadap penerimaan atau pengiriman barang dari ke pelanggan. Bertanggung jawab atas pembuatan surat-surat serta dokumen-dokumen barang yang telah keluar. Memeriksa semua dokumen yang diterima dari bagian administrasi gudang. Membuat laporan pengiriman barang. Menyusun barang masuk ke dalam mobil. 51

15 Mengantar barang pesanan kepada konsumen sesuai data konsumen yang tercantum pada perjanjian sewa beli. Menurunkan barang ke tempat konsumen sesuai aturan perusahaan. Melakukan pemasangan barang ditempat konsumen sesuai posisi yang konsumen inginkan dan siap digunakan. Menjaga kebersihan mobil pengiriman. Mengingatkan konsumen untuk selalu membayar indoor minimal 3 hari sebelum tanggal jatuh tempo. 9. Head Credit TANGGUNG JAWAB Dalam menjalankan tugasnya bertanggung jawab langsung kepada Director. TUGAS Melakukan pemantauan atau evaluasi dan memberikan pengarahan pengarahan serta petunjuk teknis untuk memperbaiki, meningkatkan dan mempertajam mutu kerja. Merumuskan terobosan baru untuk meningkatkan kualitas kerja. Menjamin dipatuhinya dan dilaksanakannya berbagai bidang kebijakan serta sistem dan prosedur dibidang kredit. 52

16 Mengkoordinasi perkerjaan dibidang analis dengan mengkontrol map-map order, melakukan credit committee dengan analis, evaluasi jumlah kebutuhan analis. Melakukan evaluasi jumlah kebutuhan analis dengan parameter pada produktivitas analis dan rata-rata jumlah map order. Melakukan usaha-usaha peningkatan mutu order. Mengawasi penyerahan kuitansi outdoor yang harus ditagih collector. Secara mendadak melakukan sidak pengecekan dan pencocokan terhadap penurunan kuitansi maupun Daftar Penurunan Kuitansi. Menyelesaikan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan. 10. Coordinator Analys TANGGUNG JAWAB Dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Head Credit. TUGAS Melakukan pembinaan dan pengawasan kerja para analis. Mengontrol dan meminta pertanggung jawaban analis terhadap hasil kerja. Menjamin tidak adanya penyimpanan. 53

17 Melakukan meeting dengan pihak supervisor dan marketing. Merancang alat bantu kerja analis ketika sedang berada di lapangan. Menjamin dilakukannya tindakan perbaikan dan pencegahan dari penipuan customer. Melakukan inspeksi dan parts approval pada setiap hasil survei lapangan. Memberikan masukan atau monitoring dari hasil survei lapangan yang telah berjalan. 11. Administration Analys TANGGUNG JAWAB Dalam menjalankan tugasnya Administration Analys bertanggung jawab kepada Head Credit. TUGAS Menyeleksi dokumen atau data yang diberikan oleh Koordinator Analis. Map order yang telah approve dan cek oleh Koordinator Analis, Administrasi Analis menyiapkan divisi-divisi untuk melakukan survei. Menerima map order hasil survei. Mengecek apakah hasil survei telah sesuai dengan kriteria atau tidak. Menyerahkan map order survei ulang (jika perlu). 54

18 Tanggap dan mengerti akan segala hasil. Kontrol tingkat tunggakan para analis. Menguasai dengan baik pasal-pasal perjanjian sewa beli. 12. Analys TANGGUNG JAWAB Dalam melaksanakan tugasnya analis bertanggung jawab kepada Coordinator Analys. TUGAS Analis melakukan tugasnya dengan mendatangi dan bertemu dengan pemohon di rumah atau kantor atau tempat usaha konsumen. Menguasai dengan baik pasal-pasal perjanjian sewa beli dan menjelaskan kepada calon konsumen tentang perjanjian sewa beli. Menerima map order yang diberikan oleh administrasi analis. Mempersiapkan perlengkapan dan peralatan untuk mensurvei ke lapangan. Harus mempunyai bukti yang konsisten atas hasil survei lapangan. Menyerahkan hasil survei kepada Administrasi Analis, dan membuat laporan kepada Koordinator Analis. 55

19 Mendidik calon konsumen untuk membayar indoor dan menjelaskan kewajibannya membayar. Mengkontrol pembayaran angusuran konsumen. 13. Coordinator Collector TANGGUNG JAWAB Dalam menjalankan tugasnya Coordinator Collector bertanggung jawab kepada Head Credit. TUGAS Melakukan pembinaan dan pengawasan kerja para collector. Mengontrol dan meminta pertanggung jawaban collector terhadap semua hasil kerja hariannya. Mempertanggungjawabkan hasil kerja bulanan baik keberhasilan atau kegagalan secara tertulis dan dipresentasikan dalam rapat unit bisnis. Membuat action plan untuk bulan berikutnya. Menjamin tidak adanya penyimpanan yang dilakukan collector dibawahnya dalam melakukan tugas ke lapangan. Meminta pertanggung jawaban terhadap janji bayar. Menghitung target harian collector. 56

20 Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan. 14. Collector TANGGUNG JAWAB Dalam melakukan tugasnya Collector bertanggung jawab kepada Director melalui Coordinator Collector. TUGAS Mencatat data-data atau nama-nama konsumen yang memiliki piutang. Melakukan penagihan kepada konsumen yang telah jatuh tempo dan janji bayar. Melakukan penarikan bayar jika konsumen tidak mampu melunasi barang yang di kreditkan. Mempertanggung jawabkan hasil collection report dan melaporkan hasil Daftar Penurunan Kuitansi. Melakukan pelacakan kepada konsumen. Menyampaikan complain dari konsumen. Menyampaikan informasi yang bersifat pelanggaran terhadap perjanjian sewa beli. 15. Coordinator Account Receivable 57

21 TANGGUNG JAWAB Dalam menjalankan tugasnya Coordinator Account Receivable bertanggung jawab kepada Director. TUGAS Memberikan kuitansi yang akan ditagih kepada Penagih. Mencari kartu-kartu konsumen yang akan membayar angsuran atau yang sudah membayar. Merapihkan kartu-kartu di loker yang akan dibawa oleh Penagih. Melakukan postingan terhadap kartu outdoor. Memeriksa hasil kerja administrasi piutang baik penurunan kuitansi maupun posting kartu. Melakukan briefing dengan administrasi piutang untuk mengevaluasi atau membahas masalah temuan yang dihadapi sehari-hari. Membuat laporan konsumen yang menunggak. Kontrol Daftar Posisi Piutang per wilayah. Mendata konsumen-konsumen bad debt setelah diklarifikasi. 16. Administration Account Receivable TANGGUNG JAWAB 58

22 Dalam menjalankan tugasnya bertanggung jawab kepada Coordinator Account Receivable. TUGAS Membuat kuitansi indoor terlambat dan outdoor. Merekap semua kuitansi yang akan dibawa Penagih melalui Daftar Penurunan Kuitansi. Menurunkan kuitansi kepada Penagih. Menyetor rekapan collection report kepada koordinator piutang dan diserahkan ke kasir untuk dicocokan dengan uangnya, dan diberikan nomor oleh kasir. Memposting kartu piutang baik yang bayar indoor maupun outdoor. 17. Invoice TANGGUNG JAWAB Dalam melakukan tugasnya bertanggung jawab kepada Head Accounting and Financing. TUGAS Membuat faktur komersial (input data penjualan). Serah terima faktur dari administration marketing. 59

23 Mencetak faktur dan laporan penjualan. Serah teriman faktur yang telah terkirim ke collection. Menginput dalam kartu piutang (kartu piutang). Mengarsip faktur dan kuitansi. Membantu accounting dan finance dalam menyiapkan laporan keuangan bulanan dan laporan lainnya. Membantu accounting dan finance melakukan rekonsiliasi dan konfirmasi secara periodik mengenai cash opname, stock opname, A/R opname. 18. Assistant Accounting and Financing, Control Inventory dan Data Entry TANGGUNG JAWAB Dalam menjalankan tugasnya bertanggung jawab kepada Head Accounting and Financing. TUGAS Memeriksa seluruh data yang masuk sebelum melakukan penginputan dokumen transaksi. Melakukan penjurnalan secara komputerisasi atas transaksi accounting perusahaan sesuai kebijakan yang berlaku. 60

24 Membantu accounting and finance head menyiapkan laporan keuangan bulanan dan laporan lainnya yang terkait dengan bidang akuntansi. Melaksanakan tugas lain yang diberikan accounting and finance head serta Director. 19. Cashier TANGGUNG JAWAB Dalam menjalankan tugasnya bertanggung Jawab kepada Head Accounting and Financing. TUGAS Menerima setoran indoor dari supervisor dan outdoor dari collector. Menerima setoran awal. Membuat collection report. Melakukan penyetoran uang ke Bank. Mencairkan dana cek untuk kebutuhan operasional. Membuat rekapan saldo yang ada di Bank Mengatur uang keluar masuk perusahaan. 20. Head HRD 61

25 TANGGUNG JAWAB Dalam melaksanakan tugasnya, Head HRD bertanggung jawab kepada Director dan secara teknis mengacu pada ketetapan dan kebijakan perusahaan. TUGAS Wajib menjadi contoh teladan kepada seluruh karyawan dalam berprilaku. Menyiapkan rencana kebutuhan tenaga sesuai dengan perkembangan unit bisnis. Melaksanakan pemanggilan atau recruitment tenaga kerja professional. Membantu Director dalam menetapkan besarnya kompensasi karyawan baru sampai pada jabatan setingkat dibawahnya. Melaksanakan pemantauan terhadap kedisiplinan kerja. Melakukan kaderisasi dan pelatihan karyawan yang berada di unit bisnisnya. Bekerja sama dengan marketing dan accounting and finance dalam menetapkan budget. Melakukan sampling. 21. Staff HRD 62

26 TANGGUNG JAWAB Dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab pada Head HRD. TUGAS Melakukan tugas-tugas administrative kepersonaliaan seperti absensi, kontrol penggajian, kontrol uang operasi sales force, kontrol produktivitas, data karyawan. Melaksanakan pemanggilan terhadap karyawan baru. Menyiapkan seluruh laporan yang terkait dengan bidang HRD sesuai kebutuhan. III.5 Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang PT. Columbus Megah Adisarana Sistem penjualan yang dilakukan oleh PT. Columbus Megah Adisarana sebagian besar melalui tunai dan sewa beli (kredit). Tetapi sebagian besar melalui kredit, PT. Columbus Megah Adisarana dalam melaksanakan kegiatan penjualan memberikan jangka waktu kredit selama 180 hari (6 bulan), 300 hari (10 bulan), 365 hari (1 tahun) kepada customer tergantung kesepakatan customer dengan bagian penjualan. Bagi para pelanggan yang membeli secara tunai maka akan diberikan potongan. Di PT. Columbus Megah Adisarana ini memberikan harga spesial bagi customer yang membeli barang dengan secara tunai. Syarat-syarat sistem pembayaran : 63

27 1. Bila barang sudah diambil oleh konsumen atau diberikan ke konsumen, maka langsung dilakukan pembayaran sesuai dengan jatuh tempo. 2. Konsumen melakukan pembayaran secara langsung dengan mendatangi showroom (indoor) atau customer ditagih secara langsung oleh pihak perusahaan (outdoor) 3. Pembayaran yang dilakukan secara outdoor maka akan dikenakan biaya collector sebesar Rp ,00 4. Pembayaran bisa melalui ATM dan konsumen dapat mengirimkan bukti transfer dengan mendatangi showroom atau melalui fax. Perusahaan memiliki kebijakan dalam menentukan layak atau tidaknya seorang customer diberikan kredit. Syarat-syarat kredit yang telah ditetapkan adalah sebagai berikut : 1. Konsumen harus mampu melunasi pembayaran kredit yang diberikan sebelum atau setelah jatuh tempo. 2. Penjualan kredit dilakukan setelah perusahaan (Fungsi Kredit) meninjau konsumen secara langsung untuk memastikan kelayakan kredit. 3. Retur penjualan dilakukan dalam jangka waktu 1 bulan, jika sudah terealisasi dan lewat dari jangka waktu tersebut maka dianggap tidak ada masalah. 4. Penjualan kredit dilakukan setelelah maksimal tiga hari dari hasil tinjauan kredit analis. 64

28 5. Rumah kontrakan (terutama yang dibayar bulanan) dan asal usul yang tidak jelas mengenai konsumen maka tidak akan diberikan kelayakan kredit. III.5.1 Fungsi yang Terkait Dengan Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Dagang Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan kredit dan piutang dagang PT. Columbus Megah Adisarana : 1. Fungsi Penjualan Fungsi penjualan bertanggung jawab dalam menerima order dari konsumen, membuat surat order, mempersiapkan dokumen-dokumen konsumen, kemudian di distribusikan kepada fungsi lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan konstribusi dalam melayani order dari konsumen. 2. Fungsi Kredit Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengkonfirmasi kelayakan pemberian kredit kepada Fungsi Penjualan, Penagihan dan Marketing. Dan mengirimkan map order persetujuan pemberian kredit. menyiapkan map-map order untuk di analis, mengecek kualitas dari laporan hasil analis, menetapkan target bulanan pada konsumen dalam pembayaran, menyiapkan penurunan kuitansi outdoor dan Daftar Penurunan Kuitansi oleh para Fungsi Piutang, memantau, minindaklanjuti dan menuntaskan janji bayar, evaluasi jumlah kebutuhan collector. 3. Fungsi Piutang 65

29 Mencatat dari hasil order penjualan konsumen tentang down payment dalam kartu piutang dan mencatat tiap angsuran yang dibayarkan konsumen, mencatat angsuran yang dibayar outdoor dan mengecek collection harian (rekapitulasi kuitansi). 4. Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menyimpan barang sesuai pesanan yang tercantum dalam faktur penjualan yang dipesan oleh customer, mencatat ke dalam kartu persediaan, dan mengirimkan barang serta dokumen ke bagian pengiriman. 5. Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab atas pengiriman barang pesanan kepada customer ke alamat yang tercantum dalam faktur, serta bertanggung jawab dalam pembuatan bukti pengiriman. 6. Fungsi Penagihan Fungsi ini menerima sejumlah kuitansi outdoor yang diturunkan dari Fungsi Piutang untuk melakukan tagihan kepada konsumen yang telah jatuh tempo ataupun menunggak. Melakukan pelacakan kepada konsumen yang tidak jelas alamatnya maupun telah pindah. Fungsi ini melakukan penagihan yang sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. 7. Fungsi Pengendalian Persediaan 66

30 Fungsi ini bekerjasama dengan Fungsi-fungsi lainnya menyangkut kondisi barang yang dibutuhkan atau diinginkan konsumen. Selalu memperbaharui kuantitas, kualitas dan harga persediaan barang. 8. Fungsi Akuntansi Menerima surat order, dan bertanggung jawab dalam membuat faktur berdasarkan informasi yang tercantum dalam surat order, meminta otorisasi kredit, dan mengirimkan dokumen-dokumen tersebut ke bagian administrasi marketing dan gudang. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit ke dalam jurnal dan kartu piutang berdasarkan faktur penjualan yang dilampiri dengan bukti pengiriman, selain itu fungsi ini juga bertanggung jawab dalam mengoreksi jurnal penjualan yang tidak sesuai diakhir bulan, kemudian merekonsiliasi saldo kartu piutang dengan rekening kontrol piutang ke dalam buku besar. III.5.2 Dokumen dan Catatan Akuntansi yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit dan piutang dagang PT. Columbus Megah Adisarana : 1. Formulir Kredit Merupakan dokumen pertama untuk memproses penjualan kredit kepada konsumen. Dokumen ini harus disertai dengan kelengkapan data-data konsumen 67

31 yang mengajukan kredit, dokumen ini juga menjadi pendukung faktur dalam pelaksanaan prosedur persetujuan kredit. 2. Faktur Merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat timbulnya piutang. Dokumen ini dibuat oleh staf fakturisasi sebanyak tiga rangkap untuk kemudian didistribusikan kepada berbagai fungsi lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan konstribusi dalam melayani transaksi. 3. Kuitansi (Indoor) Merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti atas pembayaran konsumen, baik pembayaran atas down payment atau pembayaran angsuran. 4. Kuitansi (Outdoor) Merupakan dokumen yang digunakan untuk penagihan kepada konsumen yang ingin membayar angsuran melalui collector (penagih), dan menjadi bukti atas pembayaran konsumen atas angsurannya. 5. Collection Report Merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat pelunasan angsuran yang dilakukan secara indoor dalam satu hari. 6. Rekapan Map Order 68

32 Merupakan dokumen yang berisikan tentang data-data konsumen yang akan melakukan pembelian kredit. 7. Bukti Pengeluaran Barang Konsumen (BPBK) Dokumen ini merupakan dokumen yang digunakan untuk pengeluaran barang di gudang yang akan diberikan kepada konsumen. 8. Daftar Penyerahan Kuitansi (DPK) Dokumen ini merupakan dokumen yang berisi tentang daftar-daftar nama konsumen yang akan ditagih. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit dan piutang dagang PT. Columbus Megah Adisarana : 1. Kartu Piutang Catatan ini merupakan catatan pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap konsumen. Pencatatannya dilakukan oleh fungsi akuntansi dengan menggunakan kartu piutang. 2. Jurnal Penjualan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara kredit maupun tunai. Pencatatannya dilakukan dengan menggunakan komputer oleh fungsi akuntansi. 3. Purchase Order (Pemesanan Persediaan) 69

33 Catatan ini merupakan catatan pembantu yang berisi rincian mutasi jenis persediaan. Pencatatannya dilakukan oleh fungsi gudang dengan menggunakan komputer. 4. Daftar Posisi Piutang Catatan ini merupakan lembar rekapitulasi untuk mencatat data kartu piutang berdasarkan tanggal jatuh tempo, lama angsuran dan besarnya angsuran. 5. Buku Indeks Catatan ini merupakan buku yang mencatat seluruh account receivable (piutang konsumen). 6. Kartu Persediaan Barang Catatan ini dibuat dan diselenggarakan oleh bagian Fungsi Gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. III.5.3 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Dagang PT. Columbus Megah Adisarana Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan kredit dan piutang dagang PT. Columbus Megah Adisarana adalah sebagai berikut : PROSEDUR PENJUALAN 1. Tujuan Prosedur ini ditunjukan untuk meyakinkan bahwa kebutuhan sewa beli dari pelanggan dapat terpenuhi. 2. Prosedur Order Penjualan 70

34 a. Fungsi Penjualan Pramuniaga atau Sales Force - Melayani konsumen datang, proses dimulai dengan telah diisinya form sewa beli serta konsumen juga telah melengkapi dokumen-dokumen yang dibutuhkan, seperti kartu keluarga, KTP. - Menerima kembali formulir dan kelengkapan data dari Supervisor jika konsumen belum melengkapi data-datanya. - Formulir dan dokumen-dokumen pendukung yang sudah diisi konsumen diserahkan ke supervisor. Supervisor - Supervisor memeriksa kelengkapan data yang diserahkan oleh konsumen. - Supervisor dihadapkan pada 2 (dua) pilihan. Jika data dan dokumendokumen yang diserahkan oleh konsumen tidak lengkap, maka konfirmasi ke konsumen untuk dilengkapi. - jika data dan dokumen telah lengkap, maka supervisor meneruskan pengajuan kredit yang telah menjadi map order tersebut ke administrasi marketing. Administrasi Marketing - Administrasi marketing melakukan pengecekan harga angsuran dan kelengkapan. Disini kembali ada 2 (dua) pilihan, harga sesuai atau tidak sesuai maka administrasi marketing mengembalikannya ke supervisor untuk proses pelengkapan atau konfirmasi lainnya yang dibutuhkan. 71

35 - jika harga dan dokumen telah lengkap, maka administrasi marketing membuat rekapan map order, lalu map order diteruskan ke bagian analis. Seterusnya proses berlanjut ke prosedur survei. - Menerima map yang telah di setujui dan ditanda tangani untuk dikonfirmasikan kepada kepala gudang mengenai persediaan barang, dan dihadapkan pada 2 (dua) pilihan, apakah barang tersedia atau tidak, jika barang tersedia maka map tersebut didistribusikan ke Fungsi Akuntansi. Apabila barang tidak tersedia maka Fungsi Penjualan memberikan catatan barang konsumen kepada Bagian Pembelian untuk dilakukan pembelian barang sesuai dengan kebutuhan konsumen. 3. Prosedur Kelayakan Kredit a. Fungsi Kredit Administrasi Analis - melakukan penyeleksian awal berdasarkan kelayakan data konsumen yang terdapat dalam formulir sewa beli. kemudian diserahkan ke Fungsi Penjualan setelah diterima, dikirimkan ke administrasi analis lalu administrasi analis menyerahkan map order ke Fungsi Penjualan untuk dilakukan pengecekan kembali, lalu di serahkan ke analis. - Menerima semua berkas konsumen jika dianggap tidak memenuhi kelayakan kredit dan diarsipkan menjadi map tolak. - Menerima map order yang telah disurvei, dan akan dilakukan survei ulang lalu mendistribusikannya ke koordinator analis. 72

36 - Menerima map order yang layak untuk diberikan kredit dari perusahaan dan memberikannya kepada kepala pemberian kelayakan kredit untuk di tandatangani dan menjadi map disetujui lalu di distribusikan kepada Fungsi Penjualan Koordinator Analis - Membagi map order kepada para analis untuk dilakukan survei lapangan. - Menyiapkan untuk melakukan Credit Committee dimana dalam rapat Credit Committee akan dibahas mengenai karakter konsumen dan kelayakan kredit yang akan diberikan, apakah sesuai atau tidak. Dalam credit committee akan dibahas mengenai pemberian kredit kepada konsumen yang bersangkutan. Akan ada 2 (dua) pilihan terhadap hasil credit committee ini. Layak diberikan kredit atau tidak. Pertama akan dibahas jika hasil credit committee tidak layak untuk diberikan kredit, maka akan ada 2 (dua) pilihan lagi, pertama tidak akan dilakukan survei ulang. Jika pilihannya tidak akan di survei ulang maka semua berkas diserahkan kembali ke administrasi analis untuk dikategorikan sebagai map tolak. Jika pilihannya adalah akan dilakukan survei ulang maka map order didistribusikan kembali ke administrasi analis. Jika konsumen layak diberikan kredit menurut hasil credit committee maka map order menjadi map disetujui diteruskan ke administrasi analis. - Menentukan analis-analis yang akan melakukan survei lapangan untuk mengetahui identitas konsumen yang mengajukan kredit pada perusahaannya. Dan menentukan analis yang berbeda jika akan dilakukan survei ulang lapangan. 73

37 Analis - Melakukan prosedur survei ke lapangan berdasarkan data-data yang diperoleh mengenai konsumen. - Menyiapkan peralatan, perlengkapan, dokumen-dokumen, data-data untuk melakukan survei, dan jika survei telah dilakukan maka kroscek hasil survei dan diberikan kepada Andministrasi Analis untuk di distribusikan pada Koordinator Analis. Koordinator Kelayakan Kredit - Kepala pemberian layak kredit menerima map yang telah di setujui dari Fungsi Penjualan dan sudah diberi no.faktur lalu menyerahkannya ke bagian gudang. - Kemudian proses berlanjut prosedur pengiriman barang ke konsumen. 4. Prosedur Pengiriman Barang a. Fungsi Gudang Koordinator Gudang - Menerima map order hasil survei berikut dengan faktur rangkap 1 yang ditempel di map order. - Melakukan persiapan untuk pengiriman barang kepada konsumen. - Gudang membuat Bukti Pengeluaran Barang Konsumen sebagai bukti sementara pengeluaran barang dari gudang sebelum realisasi. BPBK di buat 2 rangkap: BPBK asli : supir 74

38 BPBK copy 1 : arsip di gudang - Koordinator Gudang melakukan penyetoran ke kasir setelah menerima uang angsuran pertama dari konsumen yang barangnya telah dikirimkan. - Gudang akan menuliskan hasil pengiriman pada BPBK dan menerima uang lalu di catat dalam Collection Harian, dan menerima kembali copy faktur untuk diserahkan nantinya ke kasir beserta Collection Report yang dibuat. Collection report dibuat rangkap 3 (tiga): Collection report 1 Collection report 2 Collection report 3 : Akuntansi : kasir : diarsip di gudang b. Fungsi Pengiriman Staf Pengiriman - proses pengiriman dilakukan oleh bagian pengiriman gudang, disini ada 2 pilihan. Apakah konsumen mau menerima barang atau tidak. - Jika barang Tidak mau diterima konsumen dikarenakan kondisi konsumen sedang tidak ada dirumah atau membatalkan sendiri, maka belum realisasi, dan akan menunggu kabar dari konsumen atau bagian pengiriman akan menghubungi konsumen apakah akan dikirim ulang atau tidak. Jika konsumen tidak mau dikirim ulang maka bagian pengiriman gudang menuliskan keterangan batal pada BPBK. Jika konsumen meminta untuk dikirim ulang, maka bagian pengiriman menanyakan ke konsumen waktu 75

39 pengiriman ulang dan menuliskannya pada BPBK, lalu diserahkan kembali ke Fungsi Gudang. - Jika konsumen menerima barang, konsumen akan menerima barang berikut faktur rangkap ke 3 dan kuitansi rangkap ke 1 lalu menyerahkan uang angsuran pertama. 5. Prosedur Pencatatan Penjualan Kredit a. Fungsi Akuntansi - Memberikan nomor faktur pada map order yang diperoleh dari Fungsi Penjualan untuk diberikan nomor faktur dan dibuatkan Faktur dan Kuitansi rangkap 3 (tiga). Faktur rangkap 3 dan Kuitansi rangkap 1 didistribusikan kepada konsumen melalui Fungsi Gudang dan Pengiriman, Faktur Rangkap 2 dan Kuitansi rangkap 3 akan diarsipkan, Faktur rangkap 1 didistribusikan ke Fungsi Gudang (ditempel pada Map Order), Kuitansi rangkap 2 didistribusikan ke Kasir. - Memberikan nomor faktur pada Kartu Piutang yang baru. - Membuatkan Kartu Piutang baru yang nantinya akan diisi oleh bagian fakturisasi berikut nomor faktur lalu didistribusikan ke bagian administrasi kartu piutang. - Menerima Faktur rangkap ke 2 dan kuitansi rangkap ke 3. - Menerima collection report rangkap ke 1. - Mengarsipkan semua dokumen. menerima kartu piutang membuat jurnal penjualan kredit. Setelah pembuatan jurnal kartu piutang tersebut dikembalikan pada Koordinator Kartu Piutang. 76

40 - Menerima kartu piutang baru dari fakturisasi yang telah berisi nomor faktur dan nantinya akan di catat didalam buku indeks (abjad konsumen), selanjutnya kartu diberikan pada staf administrasi kartu piutang lalu dilakukan posting berdasarkan konsumen membayar angsurannya. Dimana kartu piutang tersebut akan diberikan kepada Koordinator Akuntansi untuk diinput pada komputer, lalu kartu piutang diterima kembali dan simpan dengan baik. - Semua dokumen dicatatkan pada kartu piutang dan jurnal penjualan kredit. 77

41 III.5.4 Flowchart atas Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang yang Berjalan pada PT. Columbus Megah Adisarana Gambar 3.2 Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Dagang yang Berjalan 78

42 Fungsi Kredit 1 2 Ma p order KTP KK Fo rmulir Memeriksa Screening Point & Kelengka pan Data Konfirmasi administrasi marketing Map Order (Ha sil survey) Kredit Layak Ya M ap order disetujui Tidak Map order disetujui Melakukan Survey Ulang & Memilih Analisis Baru Map order KTP, KK, Formulir Mendatanga ni Map Order Yan g Disetujui Layak Tidak Map Order Tolak M embagikan Map Order Untuk dilakukan surve y Map Order Disetujui & di Tanda Tangan Ya Map order disetujui A Map Order Cek 3 Melakukan Su rvey & Proses Hasil Survey Map Order (Hasil su rvey) Menerima Hasil Survey & Menyiapkan Cred it Komite Map Order (Hasil su rvey) 2 Gambar 3.3 Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Dagang yang Berjalan 79

43 BPBK CR : Bukti Pengeluaran Barang Konsumen : Collection Report Gambar 3.4 Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Dagang yang Berjalan 80

44 Gambar 3.5 Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Dagang yang Berjalan 81

45 Gambar 3.6 Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Dagang yang Berjalan 82

46 III.6 Sistem Akuntansi atas Retur Penjualan PT. Columbus Megah Adisarana Sistem Retur Penjualan yang dilakukan oleh PT. Columbus Megah Adisarana sebagian besar dilakukan dengan penukaran barang dan pengembalian uang, namun pengembalian uang ini akan melewati beberapa prosedur yang terkait. PT. Columbus Megah Adisarana memberikan syarat untuk barang yang akan di retur penjualan, meliputi : 1. Barang dapat diretur jika masih belum lebih dari 30 hari, jika sudah lebih dari 30 hari, maka barang dianggap tidak bermasalah. 2. Barang yang diretur melebihi jangka waktu yang di tentukan maka dianggap kerusakan dari kesalahan pemakaian konsumen. 3. Barang-barang yang diretur akan diperiksa oleh perusahaan mengenai kerusakan, apakah kerusakan ini wajar atau tidak wajar. Perusahaan memiliki kebijakan dalam menentukan uang kembali pada saat retur oleh konsumen, karena tidak semua dapat dikembalikan dengan uang. Uang akan dikembalikan jika sudah ada kompensasi dari direktur dan staf-staf perusahaan. Selain itu akan adanya komitmen antara konsumen dan perusahaan mengenai retur yang akan dikembalikan uang atau di tukarkan barang baru. Jika konsumen meminta pengembalian uang maka harus sesuai dengan ketentuan maupun prosedur yang berlaku meliputi : 1. Uang akan dikembalikan jika barang yang diretur tidak lebih dari jangka waktu 7 hari (seminggu). 83

47 2. Uang akan dikembalikan tanpa adanya potongan, artinya di kembalikan sesuai konsumen membayar angsuran. 3. Barang yang diretur dan dikembalikan dengan uang, maka angsuran sebelumnya akan hangus. 4. Jika perusahaan sudah melakukan realisasi atas data-data konsumen. Dan konsumen mengembalikan barang dalam jangka waktu lebih dari 30 hari dan meminta pengembalian uang, uang tidak dapat diberikan. Hal ini menjadi tanggung jawab Fungsi penjualan dan supervisor. III.6.1 Fungsi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Retur Penjualan PT. Columbus Megah Adisarana Fungsi yang terkait dengan sistem retur penjualan PT. Columbus Megah Adisarana meliputi : 1. Fungsi Gudang Fungsi gudang bertanggung jawab dalam menerima dan mengecek barang yang di retur oleh konsumen apakah sesuai pada saat pembelian serta menyimpan barang yang direturkan. Fungsi gudang juga bertanggung jawab dalam menyiapkan buktibukti atau aplikasi retur pada saat customer pertama kali melakukan pembelian dan penerimaan barang, seperti bukti kuitansi, faktur dan catatan untuk kartu piutangnya. Gudang juga membuat catatan kedalam Kartu Persediaan, untuk kemudian didistribusikan kepada konsumen dan fungsi akuntansi, untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam mencatat tranksaksi retur penjualan. 84

48 2. Fungsi Akuntansi Fungsi Akuntansi bertanggung jawab dalam mencatat Kartu Piutang dan menjurnal retur penjualan berdasarkan Bukti Retur yang diterima dari fungsi gudang. III.6.2 Dokumen dan Catatan Akuntansi yang digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem retur penjualan PT. Columbus Megah Adisarana : 1. Faktur Sewa Beli Merupakan dokumen yang dibuat oleh Fungsi Akuntansi dan di arsip oleh Fungsi Gudang untuk mencatat transaksi retur penjualan yang diterima dari konsumen, untuk kemudian didistribusikan kepada berbagai fungsi lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam mencatat tranksaksi retur penjualan. 2. Kuitansi Sewa Beli Merupakan dokumen yang diterima dari konsumen bersama dengan barang yang akan diretur, yang digunakan sebagai dasar pembuatan bukti retur penjualan oleh Fungsi Gudang. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem Retur Penjualan PT. Columbus Megah Adisarana : 1. Kartu Piutang Catatan ini merupakan catatan pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap konsumennya. Pencatatannya dilakukan oleh fungsi administrasi account receivable dengan menggunakan kartu piutang. 2. Jurnal Retur Penjualan 85

49 Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi retur penjualan. Pencatatannya dilakukan dengan menggunakan komputer oleh fungsi akuntansi (data entry) III.6.3 Jaringan prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Retur Penjualan PT. Columbus Megah Adisarana Jaringan prosedur yang membentuk Sistem Akuntansi Retur Penjualan pada PT. Columbus Megah Adisarana meliputi : PROSEDUR RETUR PENJUALAN 1. Tujuan Prosedur ini ditunjukan untuk meyakinkan bahwa prosedur retur penjualan dapat dilakukan dengan benar dan terdokumentasi dan sesuai dengan prosedur pengembalian barang. Sehingga dapat meminimalisir terjadinya retur penjualan. 2. Prosedur Retur Penjualan a. Fungsi Gudang - Konsumen mendatangi gudang dengan membawa barang berikut faktur dan kuitansi. - Gudang melakukan pengecekan terhadap barang yang diretur, apakah sudah sesuai pada saat pembelian atau tidak. - Gudang menyiapkan aplikasi ketika konsumen akan mengembalikan barangnya. 86

50 - Setelah barang dikembalikan, konsumen akan menerima aplikasi-aplikasi seperti dokumen yang diberikan oleh gudang. - Disini dihadapkan pada proses perjanjian, apakah barang dikembalikan dengan uang atau di tukar baru. Maka gudang akan melihat dan mengecek prosedur retur. - Disini akan melakukan negoisasi dan dihadapkan dengan 2 hal, kembalikan uang atau tidak? Jika tidak maka gudang akan menginformasikan ke konsumen dengan melakukan service barang atau tukar baru (jika masih dalam jangka waktu retur). jika Ya, maka gudang akan menyiapkan uang untuk konsumen. - Kuitansi dan faktur yang diterima oleh gudang dari konsumen didistribusikan ke Fungsi Akuntansi untuk dilakukan pencatatan. b. Fungsi Akuntansi - Menerima kuitansi dan faktur dari Fungsi Gudang untuk dilakukan pencatatan pada jurnal retur penjualan dan mencatatkannya pada kartu piutang oleh administrasi kartu piutang. - Mengarsip kuitansi dan faktur berdasarkan tanggal. - Mencatatkan pada kartu piutang dan jurnal retur penjualan. 87

51 III.6.4 Flowchart atas Sistem Retur Penjualan yang Berjalan pada PT. Columbus Megah Adisarana Fungsi Gudang Fungsi Akuntansi Mulai Terima konsu men retur dan si apka n apl ikasi MO Faktur 1 1 MO Faktur 1 2 Faktur 3 Kuitansi 1 Cek barang d an li hat pro sedu r Beserta barang retur konsumen Siapkan ua ng d an terima dokumen dari konsu men T Jurnal Retur Penj ual an MO Faktur 1 Se les ai Kartu Pi utang Uang atau tidak? Tidak MO Faktur 1 Ya MO Faktur 1 Li hat prose dur ba ta s retur uan g MO Faktur 1 Tidak Tuk ar bara ng baru dan terima do kume n dari ko nsu men Faktur 3 Kuitansi 1 Map Order Faktur 1 Faktur dan kuitansi dari konsumen Kartu persediaan A 2 Sesua i atau tidak? Ya MO Faktur 1 1 Gambar 3.7 Bagan Alir Sistem Retur Penjualan yang Berjalan 88

52 III.7 Sistem Akuntansi atas Penerimaan Kas PT. Columbus Megah Adisarana Sistem akuntansi penerimaan kas yang dilakukan PT. Columbus Megah Adisarana melalui beberapa cara, yaitu : 1. Konsumen mendatangi langsung showroom dan membayar angsuran kepada kasir, supervisor ataupun pramuniaga dengan membawa kuitansi pembayaran angsuran sebelumnya. Hal ini sering disebut dengan pembayaran Indoor. 2. Membuat perjanjian janji bayar, pembayaran yang akan ditagih langsung oleh collector di rumah atau di kantor konsumen bekerja. Dengan dikenakan biaya sebesar Rp ,00 3. Pembayaran dengan menggunakan ATM, billyet giro, atau cek. Konsumen harus memberika bukti atau slip Bank setelah pembayaran dilakukan. Pembayaran dengan Billyet giro dan cek biasanya dilakukan oleh konsumen yang memiliki angsuran diatas Rp ,00. III.7.1 Fungsi-fungsi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi peerimaan kas dari piutang dagang PT. Columbus Megah Adisarana : 1. Fungsi Penagihan Fungsi penagihan bertanggung jawab dalam membuat Daftar Posisi Piutang berdasarkan Kartu Piutang yang dipinjamkan oleh bagian kartu piutang, sebagai 89

53 dokumen dasar dalam melakukan penagihan kepada konsumen, serta menerima pembayaran dari konsumen. 2. Kasir Kasir bertanggung jawab dalam menerima pembayaran konsumen melalui collector outdoor (jika konsumen meminta collector menagih langsung dimana konsumen berada) dan mencatatnya kedalam Bukti Setor, dan menyetorkannya ke Bank. Selain itu kasir juga bertanggung jawab dalam membuat kuitansi penerimaan kas, serta mendistribusikannya ke fungsi akuntansi bersama dengan bukti setor dan cek. 3. Fungsi Akuntansi Bertanggung jawab dalam mencatat jurnal penerimaan kas berdasarkan dokumendokumen yang diterima dari fungsi penagihan dan kasir, serta mengarsipkannya berdasarkan tanggal. 4. Fungsi Piutang Menurunkan kuitansi outdoor yang akan diberikan kepada collector untuk menagih langsung berikut dengan kartu piutangnya, fungsi ini juga menerima pembayaran indoor (konsumen mendatangi langsung ke showroom) karena akan langsung dicatat di kartu piutang berikut angsuran-angsuran yang berkaitan dan memberikan kuitansi yang baru. III.7.2 Dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan Dokumen yang digunakan biasanya terdiri dari formulir dimana formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Dengan formulir ini data yang berkaitan direkam untuk pertama kalinya sebagai dasar pencatatan 90

54 dalam catatan selanjutnya. Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang dagang PT. Columbus Megah Adisarana : a. Kuitansi Indoor Dokumen ini dibuat oleh konsumen untuk memberitahu maksud pembayaran yang dilakukannya dengan mendatangi showroom. Dokumen ini juga digunakan sebagai dokumen sumber dalam pencatatan berkurangnya piutang di dalam kartu piutang. b. Collection Report Merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat pelunasan angsuran yang dilakukan secara indoor dalam satu hari. c. Bukti setor bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke Bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas. d. Kuitansi Sewa Beli (Outdoor) Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh administrasi kartu piutang melalui penagih, diberikan kepada pada konsumen yang jatuh tempo atau harus melakukan pembayaran angsurannya. e. Kuitansi kas masuk Dokumen ini dibuat oleh bagian piutang sebagai tanda terima uang yang dikirimkan kepada kreditur dan sebagai bukti dasar untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang dalam jurnal penerimaan kas. 91

55 Catatan akuntansi yang digunakan merupakan salah satu unsur dari sistem akuntansi pokok. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas yang berasal dari piutang dagang PT. Columbus Megah Adisarana : a. Jurnal penerimaan kas Digunakan oleh bagian akuntansi untuk meringkas dan mencatat transaksi penerimaan kas dari berbagai sumber. b. Buku Besar Buku besar merupakan ringkasan akun-akun yang sudah dicatat dalam jurnal yang digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan. c. Kartu Piutang Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap- tiap debiturnya. III.7.3 Jaringan prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Jaringan prosedur yang membentuk Sistem Akuntansi Penerimaan Kas pada PT. Columbus Megah Adisaran meliputi : PROSEDUR PENERIMAAN KAS 1. Tujuan Prosedur ini ditunjukan untuk mengendalikan penerimaan uang hasil collection via indoor dan outdoor (melalui penagih) 2. Prosedur Penerimaan Kas Indoor a. Fungsi Penjualan Supervisor 92

56 - Menerima konsumen yang datang ke showroom untuk membayar angsuran dengan membawa kuitansi terakhir. Pembayaran langsung melalui supervisor showroom dengan kuitansi terakhir, jika tidak membawa kuitansi, maka melakukan pembayaran pada administrasi kartu piutang, karena angsurannya dapat dilihat pada kartu piutang (kartu A/R). - Supervisor menerima uang dari konsumen dan membuatkan kuitansi pembayaran baru untuk konsumen. Kuitansi rangkap ke-1 diberikan konsumen, Kuitansi rangkap ke- 2 didistribusikan pada kasir dan diteruskan ke Fungsi Akuntansi, Kuitansi rangkap ke- 3 diarsip berdasarkan nomor. - Supervisor mencatat hasil pembayaran indoor pada collection report (indoor), collection report rangkap ke- 1 akan diberikan pada kasir, collection report rangkap ke-2 didistribusikana pada Fungsi Akuntansi, collection report rangkap ke- 3 diarsip berdasarkan tanggal. - Supervisor menyerahkan kuitansi, Collection Report dan uang pada kasir. 3. Prosedur Penerimaan Kas melalui Penagih a. Fungsi Penagih Penagih (collector) - Menerima Kuitansi dan Daftar Penurunan Kuitansi yang diperoleh dari Fungsi Akuntansi masing-masing rangkap 3, kemudian dilakukan penagihan kepada konsumen, disini akan ada dua pilihan, pilihan pertama ada orang atau tidak. Jika tidak ada maka Daftar Penurunan Kuitansi akan diserahkan ke koordinator wilayah. 93

57 - Terkait point sebelumnya, jika konsumen ada, pilihannya adalah konsumen akan melakukan pembayaran atau tidak, jika pilihannya tidak, maka penagih akan membuatkan dokumen Perjanjian Pembayaran Angsuran 2 rangkap. Rangkap ke-1 akan diberikan pada konsumen, rangkap ke-2 akan didistribusikan pada Fungsi Akuntansi beserta kuitansi dan Daftar Penurunan Kuitansi. Jika bayar maka konsumen akan menerima kuitansi rangkap ke 1. Dokumen ditanda tangani secara langsung oleh penagih dan konsumen. - Penagih menerima tanda tangan Kuitansi dari konsumen dan uang, lalu membuat Collection Report rangkap 3, Collection Report rangkap ke -1 akan didistribusikan ke Kasir dan dikembalikan kembali pada Fungsi Penagih, Collection Report rangkap ke-2 akan diberikan ke Fungsi Akuntansi, Collection Report rangkap ke-3 akan di arsipkan oleh penagih berdasarkan nomor. Lalu menyerahkan Uang, kuitansi dan Daftar Penurunan Kuitansi ke Kasir. Koordinator Wilayah - Menerima dokumen dan akan melakukan pengecekan dan pemeriksaan pada Daftar Penurunan Kuitansi. Dan Daftar Penurunan Kuitansi diserahkan kembali pada penagih. 4. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank Kasir - Menerima uang, Collection Report dan Kuitansi dari Fungsi Penjualan. - Memeriksa dan memberikan validasi collection report dan kuitansi kepada Fungsi Akuntansi kemudian diposting pada kartu piutang 94