BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN. transportasi dan pengadaan batu bara. Awal mula berdirinya perusahaan caretra tersebut

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN 3.1 Latar Belakang Perusahaan Sejarah dan Perkembangan studi kasus PT.Caretra adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang pertambangan yaitu transportasi dan pengadaan batu bara. Awal mula berdirinya perusahaan caretra tersebut berawal dari sebuah ide pemikiran pendirinya untuk memberikan solusi yang sangat dibutuhkan untuk masalah utama yang dihadapi oleh pengembangan industri batubara di Indonesia. Kurangnya infrastruktur biaya transportasi batubara yang tidak efektif telah lama mengganggu perkembangan perindustrian tambang ditanah air, yaitu salah satu sumber terkaya Indonesia. Pendiri caretra mempunyai pemikiran bahwa mencari teknologi asing bukanlah jalan keluar dari masalah yang dihadapi saat itu, karna dalam hal itu perusahaan harus seringkali membutuhkan biaya yang cukup mahal. Pendiri berniat untuk menyelesaikan masalah tersebut dengan mengembangkan solusi pribumi dengan mempertimbangkan sifat unik dari kebutuhan perusahaan tambang di Indonesia. Poling sumber daya dan memanfaatkan kecerdasan pemikiran orang-orang Indonesia. PT.Caretra mengembangkan transportasi dan pengadaan : a. Transportasi, menyediakan transportasi untuk mengangkut batu bara berupa sebuah kereta yang berukuran kurang dari sebuah ukuran mobil yang dapat menarik angkutan yang cukup berat. 48

2 49 b. Pengadaan, yang dimaksud pengadaan ini yaitu menyediakan batu bara untuk keperluan industri, apabila lokasi konsumen dan caretra memungkinkan pihak caretra akan mengirimkan batu bara dengan menggunakan kereta. Seorang pendiri PT.caretra memiliki tujuan yaitu dengan mendirikan perusahaan Caretra dan mengembangkan sistem dipatenkan yang dipercaya dapat mencapai tujuan yaitu meningkatkan potensi pengembangan sumber daya. Ide pemikiran itu keluar dari seorang pendiri perusaahaan caretra yang saat ini sedang mengembangkan sistem yang dibutuhkan oleh perusahaan tambang yang ada di Indonesia Visi Perusahaan Caretra adalah realisasi dari mimpi seorang pendiri untuk Indonesia. bertujuan ingin memaksimalkan potensi pengembangan sumber daya Indonesia dengan cara yang paling efektif dalam masalah biaya, ramah lingkungan dan tanggung jawab sosial. pendiri ingin membawa manfaat dari pasar booming saat ini untuk orang-orang yang memiliki akses ke sumber daya tetapi tidak dapat menguntungkan karena kurangnya infrastruktur. Ini adalah visi seorang pendiri perusahaan caretra, ini adalah mimpi yang dimiliki oleh pendiri caretra.

3 Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT.Caretra 3.2 Analisis Permasalahan Proses Yang Sedang Berjalan Sistem yang sedang berjalan pada PT.Caretra masih menggunakan sistem manual. Segala bentuk laporan dan permintaan sumber daya manusia masih berupa dokumen dengan SOP yang sudah ditentukan. PT.Caretra bergerak dalam bidang sistem transportasi material dan dalam bidang pertambangan. Perusahaan mempunyai kantor pusat berada di Jakarta dan mempunyai dua cabang, yaitu di karawang dan Pelambang Lahat. Untuk sistem yang sedang bergerak, segala pengiriman laporan masih menggunakan . Pada sistem penggajian, semua laporan masih berbentuk tulisan. Perhitungan absen dan gaji

4 51 karyawan / pekerja masih manual. Yaitu dengan cara HRD cabang memberikan rekap gaji dan data laporan kegiatan karyawan / pekerja kepada HRD pusat melalui . Setiap kepala departemen dapat merekomendasikan permintaan karyawan baru. Dengan cara mengisi form yang tertera pada SOP perusahaan. Permintaan ini dilakukan melalui telepon atau . Terdapat 2 jenis tingkatan karyawan, yaitu karyawan tingkat rendah dan karyawan tingkat tinggi. Contoh karyawan tingkat rendah adalah tukang, supir, petugas kebersihan kantor dan lain - lain. Dan contoh karyawan tingkat tinggi adalah tenaga yang mengisi posisi posisi yang berpengaruh pada kemajuan perusahaan, seperti manager, keuangan, hubungan masyarakat dan lain lain. Dalam perekrutan karyawan tingkat rendah tidak dibutuhkan informasi yang lengkap. Cukup dengan memberikan salinan gambar KTP (Kartu Tanda Penduduk) dan nomor telepon. Sedangkan untuk karyawan tingkat tinggi calon karyawan harus menyertakan CV (Curriculum Vitae) dan biodata lengkap karyawan. Setelah di seleksi dan di tes, maka calon karyawan yang terpilih akan disuruh datang ke lokasi perusahaan untuk diwawancara. Proses Prekrutan Pada bagian ini dilampirkan SOP yang digunakan oleh PT.Caretra untuk merekrut tenaga kerja baru, serta tabel penjabaran data proses dan narasi SOP prekrutan. Untuk lebih jelas berikut SOP prekrutan yang sedang berjalan pada PT.Caretra :

5 Gambar 3.2 SOP Rekrutmen Karyawan PT.Caretra 52

6 53 Dari gambar SOP di atas, dapat dijabarkan ke dalam tabel data proses bisnis sebagai berikut : Tabel 3.1 Data Proses Bisnis dan Aktornya dari SOP Rekrutmen PT.Caretra No. Proses Aktor Dokumen 1. Mengajukan perminataan Pimpinan Form permohonan karyawan Departement tenaga kerja 2. Pengajuan disetujui Direktur 3. Mencari calon karyawan Staff HRD 4. Kualifikasi data karyawan Staff HRD dan pimpinan departement 5. Mengadakan seleksi Staff HRD dan Form daftar hasil pimpinan psikotest calon departement karyawan 6. Lulus atau tidak Staff HRD dan Form rekomendasi yang pimpinan diambil departement 7. Kontrak kerja Staff HRD dan karyawan 8. Memberikan basic training Staff HRD 9. Menempatkan karyawan Staff HRD 10. Memberikan ON THE JOB TRAINING Departement terkait 11. Riwayat pelatihan dan update daftar karyawan Staff HRD

7 54 Saat perusahaan membutuhkan tenaga kerja baru, hal pertama yang dilakukan yaitu departement head mengajukan form permintaan karyawan sesuai dengan kebutuhan mereka kepada HRD, form permintaan karyawan harus terlebih dahulu disetujui oleh direktur. Berdasarkan form permintaan karyawan dari departement, HRD melakukan pencarian karyawan dengan cara memasang iklan di surat kabar, melalui pihak ketiga (penyalur), melalui internet, dll. HRD akan melakukan kualifikasi terhadap data calon karyawan yang masuk / mendaftar. Untuk level operator,proses kualifikasi bisa dilakukan oleh HRD sendiri, untuk level leader atau staff keatas dilakukan oleh HRD dan pimpinan department yang memerlukan. Jika seleksi data karyawan sudah OK, maka HRD akan mengundang calon karyawan yang bersangkutan untuk mengikuti seleksi, proses seleksi dilakukan dengan tes tertulis dan interview, jika calon karyawan dinyatakan lulus proses seleksi, maka selanjutnya calon karyawan tersebut wajib mendatangani kontrak kesepakatan kerja. Semua karyawan wajib mengikuti on the job training sebelum melakukan pekerjaan, berdasarkan training yang telah diberikan, HIRD membuat riwayat pelatihan karyawan. Proses penggajian Terdapat 3 jenis SOP untuk menilai PE(performance evaluation), diantaranya yang paling utama yaitu absensi, izin dan cuti. Dalam hal-hal tersebut perusahaan dapat memberikan gaji kepada tenaga kerja nya sesuai dengan PE(performance evaluation), berikut dibawah ini adalah 3 jenis SOP penggajian yang sedang berjalan :

8 Gambar 3.3 SOP Absensi Karyawan PT.Caretra 55

9 56 Tahapan-tahapan untuk melihat performance evaluation dari segi absensi yaitu. Staff administrasi SDM mengecek data absensi sidik jari ataupun melalui pengecekan langsung di tempat kerja, selanjutnya melakukan pemeriksaan apakah ada informasi yang masuk ke HRD melalui atasan, rekan kerja karyawan bersangkutan, maupun pihak lainnya baik lisan atau tertulis. Bila ada informasi sakit, lalu di cek lamanya sakit. Bila lama sakit 1 hari, maka tidak perlu di cek surat dokter, bila lama sakit 2 hari / lebih, maka harus di cek adanya surat dokter. Bila sakit 2 hari / lebih tidak ada surat dokter maka akan dianggap mangkir, yang bersangkutan akan dipotong cutinya sebanyak alpanya. Bila sakit lebih dari 2hari harus di cek adanya surat dokter dan surat diagnosa dokter. Bila tidak ada surat diagnosa dokter, maka yang bersangkutan dianggap mangkir sebanyak hari sakit 2 hari. Bila ada surat dokter, maka yang bersangkutan dianggap cuti izin sakit, dan tidak mempengaruhi hak cutinya. Bila yang bersangkutan ternyata tidak sakit, maka harus di cek yang bersangkutan minta izin atau tidak, bila yang bersangkutan tidak minta izin, maka yang bersangkutan dianggap alpa dan dipotong hak cutinya. Bila yang bersangkutan minta izin, maka harus di cek apakah ada formulir izin yang di sah kan atasannya. Bila tidak ada surat izin, maka yang bersangkutan dianggap alpa dan dipotong hak cutinya.

10 Gambar 3.4 SOP Izin Karyawan PT.Caretra 57

11 58 Beberapa bagian dari SOP izin karyawan yang sedang berjalan. Karyawan mengalami peristiwa yang mendesaknya untuk meminta izin (sakit, kematia keluarga, pernikahan, khitanan, kelahiran anak, musibah lain, panggilan instansi resmi). Sebelum ataupun sesudah peristiwa peristiwa tersebut sesuai dengan kondisinya, karyawan meminta formulir surat keterangan cuti / izin (form C1) kepada bagian HRD. Kemudian karyawan tersebut mengisi formulir C1, setelah itu karyawan tersbut meminta tanda tangan atasan langsung untuk diketahui. Kemudian formulir C1 tersebut diserahkan kepada pejabat terkait (kacab / kadiv / asdir / gm / dir / dirut) untuk diminta persetujuannya. Apabila pejabat terkait menolak maka permohonan izin tersebut ditolak dan karyawan dipotong hak cutinya apabila karyawan tersebut sudah terlanjur tidak masuk kerja. Apabila pejabat terkait menyetujui, maka formulir C1 diserahkan kepada HRD untuk pengisian data tentang izin dan pemeriksaan administratif. Bila tidak menerima pertanggung jawaban secara administratif, maka permohonan izin ditolak dan karyawan tersebut mendapat pemotongan hak cuti. Bila HRD menerima pertanggung jawaban administratif tersebut, maka izin tersebut dianggap sah. Formulir C1 asli diserahkan kepada karyawan, 1 copy diserahkan kepada atasan langsung dan 1 copy lagi untuk arsip HRD.

12 Gambar 3.5 SOP Cuti Karyawan PT.Caretra 59

13 60 Karyawan meminta formulir surat keterangan cuti / izin (form C1) kepada HRD paling lambat 2 minggu sebelum cuti, kumudian karyawan tersebut mengisi formulir C1, setelah formulir C1 diisi, karyawan tersebut meminta data hak cuti dan paraf dari HRD khsus untuk cuti sakit (sakit melebihi 2 hari), harus dilengkapi surat diagnosa dokter. Bila karyawan yang bersangkutan belum mempunyai hak cuti, atau meminta hari cuti melebihi sisa cuti yang ada, maka HRD akan mengambil 2 alternatif keputusan : 1. Menolak cuti tersebut dengan jalqan tidak menandatangani formulir C1 tersebut. 2. Menyetujui cuti tersebut dengan menyediakan 2 pilihan : a. Cuti diluar tanggungan perusahaan (cuti unpaid). b. Cuti dimuka (in advance) yang akan diperhitungkan pada saat hak cutinya mulai berlaku. Setelah mendapat pengesahan administratif dari HRD, formulir C1 dibawa oleh yang bersangkutan kepada atasannya langsung untuk diketahui dan diberi catatan pertimbangan, setelah mendapat tanda tangan atasan langsung formulir C1 tersebut diserahkan kepada pejabat terkait (kacab / kadiv / asdir / gm / dir / dirut) untuk diminta tanda tangan persetujuannya, pejabat terkait akan mempertimbangkan berbagai kondisi, tingkat urgensi kebutuhan karyawan yang bersangkutan, serta catatan pertimbangan bagian HRD. Apabila pejabat terkait menolak, maka permohonan cuti tersebut ditolak atau ditunda, apabila pejabat terkait menyetujuinya, maka karyawan tersebut mengambil asli formulir C1 tersebut, 1copy diserahkan kepada atasan langsung sebagai pemberitahuan cuti dan 1 copy lagi diberikan kepala HRD sebagai bukti administratif keabshan cuti tersebut.

14 61 Masalah di dalam SOP PT.Caretra mempunyai 2 tingkatan untuk karyawan, yaitu karyawan tingkat rendah dan tingkat tinggi. Dalam perekrutan karyawan tingkat rendah tidak dibutuhkan informasi yang lengkap. Cukup dengan memberikan salinan gambar KTP (Kartu Tanda Penduduk) dan nomor telepon. Sedangkan untuk karyawan tingkat tinggi calon karyawan harus menyertakan CV (Curriculum Vitae) dan biodata lengkap karyawan. PT.Caretra sering membutuhkan tenaga kerja baru karna bekerja dengan sistem projek, setiap kepala departemen dapat merekomendasikan permintaan karyawan baru. Namun belum ada sistem yang mengatur prosedur permintaan karyawan baru ini. Dan sering terjadi kelebihan jumlah dalam perekrutan karyawan baru. Karena laporan perekrutan karyawan baru seringkali tanpa persetujuan HRD pusat. Penggajian pada PT.caretra masih berupa rekap, yaitu HRD cabang memberikan rekap gaji yang harus dibayar oleh perusahaan secara manual. Dan seringkali terjadi kesalahan dalam rekap gaji Karena terdapat ribuan pekerja lapangan, ditemukan masalah lain yakni pemberian gaji yang diberikan tidak sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan. Untuk hal lain karna kantor pusat dan cabang berjauhan, perusahaan agak sulit mengawasi perusahaan cabangnya dengan sistem yang masih manual. Karena perusahaan pusat sulit mendapatkan laporan dengan cepat Analisis Wawancara dan Kusieoner Pada Studi Kasus Setelah mengevaluasi dari proses bisnis yang sedang berjalan pada PT.Caretra, ditemukan beberapa permasalahan yang muncul dan dapat diverifikasi menggunakan

15 62 studi literatur (Landasan Teori). Untuk mendapatkan permasalahan yang rinci dan benar sesuai yang dibutuhkan oleh pengguna (staff HRD), maka diperlukan evaluasi dengan melalui wawancara dan kusioner. Evaluasi tersebut lebih ditekankan pada verifikasi permasalahan dan kemungkinan mendapatkan solusi untuk memecahkan permasalahan tersebut, oleh karna itulah dibuat wawancara dan kusieoner sebagai berikut : a. Wawancara I Tabel 3.2 Wawancara I Nama : Jabatan : Manggala Dharmasatya S. Kom IT Manager Tanggal wawancara : Jam wawancara : Tempat wawancara : PT.Caretra Pertanyaan wawancara I : 1. seperti apakah design aplikasi perekrutan dan penggajian yang anda inginkan? 2. apa alasan anda membuat aplikasi ini? Jawaban pertanyaan : 1. sebuah aplikasi yang mudah dipakai dan tidak berat untuk diakses. namun tetap memiliki user interface yang enak dilihat serta dapat diandalkan sebagai alat bantu perusahaan dalam melaporkan kebutuhan karyawan dan rekapitulasi gaji karyawan. Jawaban pertanyaan : 2. Karena perusahaan saat ini kesulitan dalam menerima data karyawan

16 63 pada perusahaan cabang dan setiap perekrutan yang dilakukan di cabang seringkali tidak sesuai standar perusahaan. Karena kurangnya informasi yang didapat oleh perusahaan pusat dan seringkali perusahaan cabang merubah gaji salah satu atau beberapa karyawan dan hal ini seringkali tidak terdeteksi oleh pusat. Karena itu perusahaan membutuhkan sebuah aplikasi yang dapat membantu perusahaan dalam menerima informasi data karyawan serta absen yang dapat diupdate setiap harinya. Sehingga memungkinkan rekapitulasi gaji secara otomatis berdasarkan absen jadi rekapitulasi gaji dapat dilakukan oleh 1 orang saja yaitu human resource di perusahaan pusat Alasan pertanyaan : 1. Menganalisa bentuk design aplikasi yang diinginkan. Alasan pertanyaan : 2. Menganalisa kebutuhan sistem yang saat ini dibutuhkan oleh perusahaan. b. Wawancara II Tabel 3.3 Wawancara II Nama : Jabatan : Feredricus Mado T HR Manager Tanggal wawancara : Jam wawancara : Tempat wawancara : PT.Caretra Pertanyaan wawancara II :

17 64 1. seperti apa sistem perekrutan dan penggajian yang berjalan pada saat ini? 2. kesulitan apa saja yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan saat ini? Jawaban pertanyaan : 1. Semua proses pekerjaan di pusat dilakukan sesuai dengan SOP perusahaan, namun semua masih manual. Sehingga seluruh proses berjalan dengan proses yang cukup memakan waktu, apalagi jarak antara pusat dengan cabangnya terbilang cukup jauh. Caretra memiliki cabang di karawang dan di lahat. Jawaban pertanyaan : 2. Kesulitan yang terjadi biasanya terdapat pada kecepatan informasi yang kita terima dan terkadang setiap laporan memiliki format yang berbeda, sehingga memakan waktu untuk sebuah proses yang dibutuhkan kecepatan dalam prosesnya. Seperti dalam hal rekapitulasi gaji sering terjadi penyimpangan jumlah gaji, jika kita telusuri maka akan memakan waktu yang lama padahal gaji harus diturunkan secepatnya dan kami tidak memiliki data yang lengkap untuk perusahaan cabang, apalagi di lahat sering terjadi keributan bila proses yang berjalan tidak cepat. saya berharap aplikasi ini dapat membantu masalah - masalah yang timbul pada perusahaan. Alasan pertanyaan : 1. menganalisa proses bisnis yang sedang berjalan. Alasan pertanyaan : 2. menganalisa permasalahan yang terjadi dengan proses bisnis yang sedang

18 65 berjalan. Setelah melakukan wawancara, dibuat kusioner untuk ditunjukan kepada karyawan PT.Caretra sehingga data informasi tidak dilihat dari segi permasalahan perusahaan saja, akan tetapi informasi didapatkan dari sudut pandang permasalahan yang ada pada karyawan juga. Pengambilan data informasi kusioner diambil dari sebagian jumlah karyawan PT.Caretra yaitu di pusat dan di cabang, jumlah sebagian yang mengisi kusioner oleh karyawan PT.Caretra yaitu : 10 karyawan terbagi 5 karyawan kantor pusat dan 5 karyawan kantor cabang, dan periode pelaksanaan pengisian kusioner terhitung dari tanggal 26 November Desember Berikut adalah pertanyaan pertanyaan yang ada pada kusioner : Tabel 3.4 Pertanyaan Kusioner No Pertanyaan Jawaban Alasan Pertanyaan 1. Dalam keadaan pekerjaan project, a. >1000 Mengevaluasi berapa berapa jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan? b. >100 c. <100 banyak tenaga kerja yang dibutuhkan pada kondisi 2. Apakah pernah terjadi dalam a. Ya Mengevaluasi apakah prekrutan tenaga kerja melebihi b. Tidak pengontrolan prekrutan jumlah yang dibutuhkan? di cabang sudah cukup baik 3. Apakah prosedur yang sudah ada a. Ya Mengevaluasi sudah cukup efektif untuk b. Tidak penyebaran informasi

19 66 No Pertanyaan Jawaban Alasan Pertanyaan menyebarkan informasi lowongan kerja kebutuhan tenaga kerja perusahaan dari segi biaya dan kemudahan? 4. Berapa kali dalam 1 tahun terjadi a. <5 Mengevaluasi volume kesalahan dalam merekap gaji harian tenaga kerja? b. >5 c. 0 kesalahan dalam merekap gaji harian tenaga kerja 1 tahun 5. Berapa kali dalam 1 bulan terjadi a. <5 Mengevaluasi volume kesalahan dalam merekap gaji bulanan tenaga kerja? b. >5 c. 0 kesalahan dalam merekap gaji harian tenaga kerja dalam 1 tahun 6. Apakah pernah terjadi kurangnya a. Ya Mengevaluasi apakah nominal jumlah gaji? b. Tidak pernah terjadi kekurangan atau 7. Apakah gaji yang diterima sudah sesuai dengan tingkat kesulitan pekerjaan? a. Ya b. Tidak kelebihan dalam total jumlah gaji Mengetahui apakah gaji yang diterima sudah sesuai dengan standar gaji umum 8. Berapa rata - rata besar data a. < 1 Mb Menghitung besar

20 67 No Pertanyaan Jawaban Alasan Pertanyaan laporan yang sering dikirim? b. < 10 Mb c. > 10 Mb laporan yang dikirim ke kantor pusat 9. Menurut anda, apakah biasanya a. Ya Mengestimasi waktu pengiriman data laporan memakan waktu lama? b. Tidak untuk mengirim sebuah laporan 10. Apakah laporan yang anda kirim a. Ya Mengetahui apakah pernah terjadi kegagalan / tidak terkirim? b. Tidak pernah terjadi kegagalan dalam pengiriman data Kusioner : Berdasarkan hasil survey akhir yang dilakukan pada 10 responden yang ditujukan pada karyawan PT.Caretra, maka data yang didapatkan sebagai berikut : Tabel 3.5 Pertanyaan Pertama No. Pertanyaan Hasil Responden 1. Dalam keadaan pekerjaan project, berapa jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan? Jawaban dalam Angka a. > b. >100 3 c. <100 5

21 68 Dari tabel diatas sebanyak 2 karyawan menyatakan bahwa setiap projek dibutuhkan tenaga kerja >1000, 3 karyawan menjawab dibutuhkan tenaga kerja >100 setiap projek, 5 karyawan menjawab setiap projek dibutuhkan tenaga kerja <100. Tabel 3.6 Pertanyaan Kedua No. Pertanyaan Hasil Responden 2. Apakah pernah terjadi dalam prekrutan tenaga kerja melebihi jumlah yang dibutuhkan? Jawaban dalam Angka a. Ya 3 b. Tidak 7 Dari tabel diatas sebanyak 3 karyawan menyatakan Ya, pernah terjadi kelebihan tenaga kerja yang dibutuhkan dan 7 karyawan menjawab Tidak pernah terjadi kelebihan tenaga kerja yang dibutuhkan. Tabel 3.7 Pertanyaan Ketiga No. Pertanyaan Hasil Responden 3. Apakah prosedur yang sudah ada sudah cukup efektif untuk menyebarkan informasi kebutuhan tenaga kerja perusahaan Jawaban dalam Angka dari segi biaya dan kemudahan? a. Ya 5 b. Tidak 5

22 69 Dari tabel diatas 5 karyawan menjawab Ya prosedur yang ada sudah cukup efektif untuk menyebarkan informasi tenaga kerja perusahaan dari segi biaya dan kemudahan, 5 karyawan menjawab Tidak prosedur yang ada belum efektif untuk menyebarkan informasi tenaga kerja perusahaan dari segi biaya dan kemudahan. Tabel 3.8 Pertanyaan Keempat No. Pertanyaan Hasil Responden 4. Berapa kali dalam 1 tahun terjadi kesalahan dalam merekap gaji bulanan tenaga kerja? Jawaban dalam Angka a. >5 5 b. <5 3 c. 0 2 Dari tabel diatas 5 karyawan menyatakan bahwa >5 dalam 1 setahun terjadi kesalahan dalam merekap gaji harian tenaga kerja, 3 karyawan menjawab <5 terjadi kesalahan merekap gaji, 2 karyawan menjawab 0 atau tidak pernah terjadi kesalahan merekap gaji harian. Tabel 3.9 Pertanyaan kelima No. Pertanyaan Hasil Responden 5. Berapa kali dalam 1 bulan terjadi kesalahan dalam merekap gaji harian tenaga kerja? Jawaban dalam Angka a. >5 3

23 70 b. <5 5 c. 0 2 Dari tabel diatas 3 karyawan menyatakan bahwa >5 dalam 1 setahun terjadi kesalahan dalam merekap gaji harian tenaga kerja, 5 karyawan menjawab <5 terjadi kesalahan merekap gaji, 2 karyawan menjawab 0 atau tidak pernah terjadi kesalahan merekap gaji harian. Tabel 3.10 Pertanyaan keenam No. Pertanyaan Hasil Responden 6. Apakah pernah terjadi kurangnya nominal jumlah gaji? Jawaban dalam Angka a. Ya 7 b. Tidak 3 Dari tabel diatas 7 karyawan menyatakan Ya pernah terjadi kurangnya nominal jumlah gaji, 3 karyawan menjawab Tidak atau dalam pemberian gaji tidak pernah kurang jumlah nominalnya. Tabel 3.11 Pertanyaan Ketujuh No. Pertanyaan Hasil Responden 7. Apakah gaji yang diterima sudah sesuai dengan tingkat kesulitan pekerjaan? Jawaban dalam Angka

24 71 a. Ya 2 b. Tidak 8 Dari tabel diatas 2 karyawan menyatakan Ya bahwa pemberian gaji sudah sesuai dengan tingkat kesulitan pekerjaan, 8 karyawan menjawab Tidak atau pemberian gaji belum sesuai dengan tingkat kesulitan pekerjaan. Tabel 3.12 Pertanyaan kedelapan No. Pertanyaan Hasil Responden 8. Berapa rata - rata besar data laporan yang sering dikirim? Jawaban dalam Angka a. <1MB 1 b. <10MB 6 c. >10MB 3 Dari tabel diatas 1 karyawan menyatakan rata rata besar data laporan <1MB, 6 karyawan menjawab rata rata besar data laporan <10MB, 3 karyawan menjawab rata rata besar data laporan >10MB. Tabel 3.13 Pertanyaan Kesembilan No. Pertanyaan Hasil Responden 9. Menurut anda, apakah biasanya pengiriman data laporan memakan waktu lama? Jawaban dalam Angka

25 72 a. Ya 7 b. Tidak 3 Dari tabel diatas 7 karyawan menyatakan Ya pengiriman data memakan waktu lama, 3 karyawan menjawab Tidak memakan waktu lama dalam pengiriman data laporan. Tabel 3.14 Pertanyaan Kesepuluh No. Pertanyaan Hasil Responden 10. Apakah laporan yang anda kirim pernah terjadi kegagalan / tidak terkirim? Jawaban dalam Angka a. Ya 9 b. Tidak 1 Dari tabel diatas 9 karyawan menyatakan Ya pernah terjadi kegagalan dalam pengiriman data laporan, 1 karyawan menjawab Tidak pernah gagal dalam mengirim data laporan. Tabel 3.15 Evaluasi Hasil Wawancara & Kusioner Terhadap Permasalahan No. Permasalahan yang muncul Target yang Evaluasi dari : mengalami permasalahan 1. Perekrutan tenaga kerja yang HR manager daftar dari pertanyaan kusioner

26 73 No. Permasalahan yang muncul Target yang Evaluasi dari : berjumlah besar, tingkat yang cukup tinggi didalam perekapan gaji pernah terjadi kesalahan atau pernah terjadi kurangnya jumlah nominal gaji, tidak setaranya jumlah gaji dengan tingkat kesulitan pekerjaan mengalami permasalahan dan karyawan dan evaluasi pada wawancara Tabel 3.16 Evaluasi Hasil Wawancara & Kusioner Terhadap Solusi No. Target Pengguna Informasi/data/fungsi yang diperlukan Value yang diharapkan Mengapa mau kembali menggunakan solusi 1. HR manager dan Informasi calon perusahaan akan Karena dengan karyawan karyawan untuk menerima solusi perusahaan memenuhi kriteria informasi akan lebih cepat dan standar gaji pelamar dan dan mudah umum yang pantas informasi mengetahui

27 74 No. Target Pengguna Informasi/data/fungsi yang diperlukan Value yang diharapkan Mengapa mau kembali menggunakan solusi sesuai tingkat standar gaji kualitas calon kesulitan umum sesuai karyawan posisi HR manager akan mendapatkan informasi rincian gaji dan absensi karyawan, menerima dan mencari data data / biodata karyawan Perusahaan dapat melihat rincian gaji disetiap cabang, mengontrol kinerja karyawan melalui absensi dan mencari data data / biodata karyawan Mempermudah proses mengirim, mencari dan menerima data karyawan serta rincian gaji dan absensi karyawan pada perusahaan Disimpulkan dari hasil evaluasi wawancara dan kusioner terhadap solusi adalah dibuatnya sistem untuk mempermudah perusahaan untuk merekrut tenaga kerja baru dan menggaji karyawan.

28 Analisis Permasalahan pada Sistem Perekrutan yang Sedang berjalan Berikut adalah bentuk sistem perekrutan yang sedang berjalan pada PT.Caretra berdasarkan Standart operational procedure yang digambarkan dengan bentuk flow chart : 1 2 Gambar 3.6 Flowchart SOP yang Sedang Berjalan

29 76 Berikut adalah masalah yang muncul dari flowchart yang digambarkan dengan lingkaran merah pada gambar : 1. Kualifikasi data karyawan Pada proses ini, bagian pusat harus tahu data calon karyawan. Namun hal tersebut cenderung memakan waktu karena proses tersebut masih manual. Hal ini diperlukan agar bagian pusat dapat menilai kualitas calon karyawan. 2. Kontrak Kerja Pada proses ini, bagian human resource cenderung memiliki data yang kurang memadai dalam menentukan gaji calon karyawan. Bagian Human Resources kesulitan untuk mendapatkan informasi UMR untuk menentukan jumlah gaji yang pantas untuk calon karyawan berdasarkan posisi yang akan ditempatinya Analisis Permasalahan pada Sistem Penggajian yang Sedang Berjalan PT.Caretra : Berikut adalah flowchart sistem penggajian yang sedang berjalan pada 1 2 Gambar 3.7 Flowchart penggajian yang Sedang berjalan

30 77 Berikut adalah masalah yang muncul pada flowchart sistem penggajian yang sedang berjalan : 1. Menilai Performance Evaluation berdasarkan Kehadiran. Proses ini memakan waktu lama karena penyimpanan data absen masih manual. Hal ini disebabkan karena seluruh data kehadiran masih terpisah. 2. Kalkulasi jumlah gaji berdasarkan Performance Evaluation. Pada proses ini, pernah terjadi beberapa kali kesalahan yang disebabkan oleh Human Error. Hal tersebut dikarenakan jumlah karyawan yang cukup banyak. Serta lokasi perusahaan yang berjauhan Identifikasi Permasalahan Rangkuman permasalahan yang terjadi pada PT.Caretra berdasarkan evaluasi dan verifikasi menggunakan pengamatan lapangan wawancara dan kusioner dapat dilihat pada tabel 3.17 dibawah ini. Tabel 3.17 Rangkuman Permasalahan Dalam Studi Kasus No. Proses Masalah Studi Literatur 1. Perekrutan Perekrutan tenaga kerja yang berjumlah besar, Kualifikasi data karyawan dan Kontrak Rekrutmen adalah proses menemukan dan menarik pelamar-pelamar yang memiliki keahlian dan mengumpulkan kandidat-kadidat terbaik sebanyak-

31 78 No. Proses Masalah Studi Literatur Kerja.. banyaknya pool of talents untuk dipilih yang paling baik dari yang terbaik untuk menduduki posisi tertentu (Dr.Dewi Hanggraeni,Se.,mba 2012). 2. Penggajian Menilai Performance Evaluation berdasarkan Kehadiran dan Kalkulasi jumlah gaji berdasarkan Performance Evaluatio. Sistem kompensasi ini harus dikelola secara serius dan tepat oleh perusahaan. Apabila tidak dikelola dengan baik bisa mengakibatkan pay dissaticfaction yaitu perasaan ketidakpuasan karyawan atas balas jasa yang diterimanya, apabila dikelola dengan baik maka sistem kompensasi akan membantu perusahaan untuk mempertahankan pekerjaan, mempertahankan produktivitas, dan membantu perusahaan mewujudkan tujuan-tujuan dan visi (Dr.Dewi Hanggraeni,Se.,mba 2012) Permasalahanya adalah sistem perekrutan dan penggajian yang ada masih kurang cukup untuk mendapatkan tenaga kerja yang berkualitas serta sistem penggajian yang masih manual dengan cara merekap gaji karyawan setiap bulan. Kantor pusat dengan

32 79 kantor cabang yang berjauhan membuat melambatnya pengiriman data dan memakan banyak waktu. 3.3 Analisis Pemecahan Masalah Rangkuman solusi pada studi kasus berdasarkan evaluasi dan verifikasi menggunakan pengamatan lapangan wawancara dan kusioner dapat dilihat pada tabel 3.18 dibawah ini. Tabel 3.18 Rangkuman Solusi Untuk Permasalahan Studi Kasus No. Permasalahan Solusi untuk permasalahan Landasan Teori 1. Kualifikasi data karyawan, Pada proses ini, bagian pusat harus tahu data calon Membuat sebuah media untuk calon pelamar mendaftarkan dirinya kepada perusahaan. Cara bagi perusahaan untuk menilai sejarah mana kecocokan antara kandidat dengan kriteria karyawan. Namun hal Membuat sarana yang telah ditetapkan tersebut cenderung penyimpanan data untuk untuk mengisi suatu memakan waktu standar gaji setiap tingkatan jabatan tertentu (Dr.Dewi karena proses tersebut masih manual. Kotrak kerja, Pada proses ini, bagian jabatan karyawan. Hanggraeni,Se.,mba 2012). human resource

33 80 No. Permasalahan Solusi untuk permasalahan Landasan Teori cenderung memiliki data yang kurang memadai dalam menentukan gaji calon karyawan. 2 Pernah terjadi kesalahan atau pernah Membuat sistem kalkulasi gaji yang datanya Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah terjadi kurangnya berdasarkan kehadiran per departement, yang jumlah nominal gaji. Menilai performance Evaluation berdasarkan Kehadiran, proses ini memakan waktu lama karyawan. Data kehadiran karyawan diinput setiap harinya oleh staff pada setiap departemen. dibuat berdasrkan daftar gaji dan upah (Mulyadi, 2008) karena penyimpanan data absen masih manual. Hal ini disebabkan karena seluruh data kehadiran masih terpisah Proses ini memakan.

34 81 Sesuai dengan permasalahan dan solusi yang telah ditulis pada tabel 3.19, maka selanjutnya perlu pendefinisian tujuan dari solusi yang akan dibangun. Tujuan ini digunakan untuk mengevaluasi pada saat aplikasi telah selesai dibangun apakah tujuan dari solusi yaitu memecahkan permasalahan telah tercapai atau harus dikembangkan lebih lanjut untuk menyelesaikan permasalahan yang telah diidentifikasi sebelumnya. Tabel 3.19 Tujuan Dari Solusi Yang Akan Dibangun No. Tujuan Solusi Ditunjukan Untuk Informasi/ Data/Fungsi Yang Akan Diberikan Kepada Aktor Keuntungan Bagi Pengguna 1. Mempercepat dan HR manager Memberikan Memepermudah user mempermudah sarana untuk untuk melihat Data user pencarian tenaga data dan keahlian calon mempublikasikan kerja baru dan karyawan dan lowongan kerja memberikan Mempermudah untuk pada saat informasi lengkap mencari tenaga kerja membutuhkan calon karyawan dengan mempublikasikan tenaga kerja baru dan kualitas calon lowongan kerja pada dan mengetahui karyawan website resmi perusahaan kualitas calon karyawan 2. Menyediakan HR manager Memberikan Terdapat data data

35 82 sarana untuk informasi data karyawan dan menyimpan data, karyawan berupa perusahaan yang mencari data, biodata/absen, tersimpan pada database menerima biodata, rincian gaji yang dapat dilihat maupun dan mengkalkulasi telah dikalkulasi diedit gaji berdasarkan dan data absen karyawan. perusahaan. 3.4 Requirement Diagram sistem perekrutan dan penggajian Berikut adalah gambar dan penjelasan berbentuk Requirement diagram dari hasil analisis permasalahan pada perusahaan. 1. Functional Requirement Gambar 3.8 Functional Requirement

36 83 Berikut penjelasan mengenai bagian bagian dari functional requirement : - REQ001 User Privilege : Memungkinkan user yang memiliki hak akses yang berbeda sesuai dengan kebutuhannya. - REQ002 Pengaturan User : Memungkinkan user yang memiliki hak akses sebagai admin untuk mengatur user. Seperti membuat user baru, mengatur hak akses nya dan menutup user. - REQ003 Menampilkan Struktur Perusahaan : Memungkinkan user yang memiliki hak akses sebagai Human Resource untuk dapat melihat struktur perusahaan yang ada setelah diinput datanya oleh user. - REQ004 Mencatat setiap kegiatan user : Memungkinkan program dapat mencatat seluruh aktivitas user dalam sistem ke dalam database. Sehingga Admin dapat mengawasi aktivitas di dalam sistem. - REQ005 Pengaturan Karyawan : Memungkinkan user yang memiliki hak akses sebagai Human Resource untuk dapat mengatur posisi, biodata, dan gaji karyawan. - REQ006 Memberikan Informasi Upah Minimum Regional (UMR) : Memungkinkan user memiliki hak akses sebagai Human Resource untuk dapat melihat upah minimum regional yang berlaku, sebagai landasan user dalam menentukan gaji calon karyawan yang akan direkrut. - REQ007 Rekap data gaji : Memungkinkan sistem untuk dapat mengkalkulasi gaji karyawan, dengan absen sebagai landasan dalam menentukan pemberian gaji.

37 84 - REQ008 Mengimport data absen dengan format.xls atau.xlsx : Memungkinkan sistem untuk dapat mengambil data absen melalui dokumen dengan format.xls atau.xlsx. - REQ009 Menyediakan form pendaftaran untuk calon pelamar pada website resmi PT.Caretra. Data calon pelamar yang telah mendaftar harus dapat dilihat oleh user. 2. Non-functional Requirement Terdapat 3 paket non-functional requirement, yaitu : a. Extensibility : Sistem dapat berkembang b. Reliability : Sistem dapat melakukan fungsinya dengan baik, seperti yang disyaratkan, dalam waktu tertentu dalam kondisi operasi tertentu c. Security : Informasi di dalam sistem harus terlindungi. Berikut ini gambar dan penjelasan dari masing masing paket non-functional requirement : a. Extensibility

38 85 Gambar 3.9 Paket Extensibility Non-functional Requirement functional extensibility, pada dasarnya sistem tersebut memungkinkan untuk mudah dikembangkan. ada beberapa bagian yang dijelaskan pada bagian tersebut untuk mengembangkan sistem yaitu : - REQ101 Sistem harus mudah untuk dikembangkan : Memungkinkan user untuk terus menambah ketersediaan data pada database. - REQ102 Segala jenis posisi baru harus mudah untuk didaftarkan pada perusahaan : Memungkinkan user untuk menambahkan posisi baru pada perusahaan yang saling terikat. - REQ103 Sistem dapat menggambarkan perubahan struktur perusahaan : Memungkinkan user untuk menggambarkan struktur perusahaan apabila adanya perubahan dalam perusahaan. - REQ111 Sistem harus mudah terintegrasi dengan sistem yang telah ada : Memungkinkan sistem yang telah ada dengan yang baru dapat digabungkan dengan baik. b. Reliability

39 86 Gambar 3.10 Paket Reliability Non-functional Requirement functional reability, sistem tersebut dibuat agar mudah untuk digunakan dan sistem ini harus mampu untuk diandalkan, ada beberapa bagian yang dijelaskan pada bagian tersebut untuk membuat sistem tersebut dapat diandalkan yaitu : - REQ104 Sistem mudah dipahami oleh user : Memungkinkan user untuk menggunakan sistem dengan mudah dan segala informasi mudah dipahami / dimengerti. - REQ105 Memiliki desain yang elegan dan enak dilihat : Memungkinkan sistem yang dibuat menampilkan desain yang baik untuk dilihat sesuai dengan kegunaanya. - REQ107 Memiliki akurasi data 99,99% valid : Setiap menampilkan data yang memiliki relasi pada database harus memiliki informasi yang tepat. - REQ108 Setiap kalkulasi memiliki keakuratan 99,99% valid : setiap kalkulasi otomatis pada data harus tepat. c. Security

40 87 Gambar 3.11 Paket Security Non-functional Requirement functional security, informasi yang ada dalam sistem yang ada harus terlindungi oleh keamanan yang baik, ada beberapa bagian yang dijelaskan pada bagian tersebut untuk keamanan pada sistem : - REQ109 Setiap informasi harus aman dari pihak luar : informasi pada sistem tidak untuk dipublikasikan hanya ditujukan hanya untuk karyawan perusahaan. REQ110 Seluruh sistem hanya bisa diakses oleh orang orang dalam perusahaan : Seluruh sistem diberikan ID dan kata sandi agar hanya karyawan perusahaan saja yang dapat mengaksesnya. 3.5 Perancangan Solusi Setelah menemukan solusi yang tepat yaitu akan dibuat sistem aplikasi perekrutan dan penggajian karyawan berbasiskan web, oleh karena itu sistem tersebut dibuat. Dibawah ini adalah proses perancangan yang dilakukan Perancangan Proses Bisnis yang Diusulkan Pada Solusi

41 88 Untuk mencapai suatu tujuan yang diharapkan dari solusi, maka perlu didefinisikan proses-proses bisnis dengan kebutuhan informasi / data / fungsi sebagai berikut : Tabel 3.20 Proses Bisnis Untuk Mencapai Tujuan dari Solusi No. Tujuan Solusi Proses Proses Bisnis yang Digunakan Untuk mencapai Tujuan Informasi / Data dan Fungsi yang Akan Terdapat Pada Proses 1. Mempercepat dan Pemberitahuan lowongan Bisnis Fungsi mempublikasikan mempermudah user pekerjaan untuk pelamar lowongan pekerjaan, mempublikasikan dan data calon karyawan menerima data data lowongan kerja pada saat untuk perusahaan. calon karyawan. membutuhkan tenaga kerja baru dan mengetahui kualitas calon karyawan 2. Menyediakan sarana untuk menyimpan data, mencari data, menerima biodata, dan mengkalkulasi gaji berdasarkan absen Pemberitahuan informasi data karyawan, kalkulasi gaji dan absensi karyawan. Fungsi mengkalkulasi gaji karyawan berdasarkan absen, menyimpan data karyawan dan perusahaan secara detail.

42 89 No. Tujuan Solusi Proses Proses Bisnis yang Digunakan Untuk mencapai Tujuan Informasi / Data dan Fungsi yang Akan Terdapat Pada Proses Bisnis karyawan. Tabel diatas adalah rincian untuk rancangan solusi yang dibuat untuk proses bisnis yang baru. Proses bisnis yang baru, yaitu membuat sistem aplikasi prekrutan dan penggajian karyawan berbasiskan web, dan proses bisnis yang baru akan memperbaiki proses bisnis lama yang masih manual sehingga dapat dipergunakan dengan mudah dan efektif untuk segi merekrut calon tenaga kerja dan informasi yang berhubungan dengan kepentingan perusahaan dan karyawan Use Case Diagram sistem perekrutan dan penggajian Berikut adalah Use case diagram yang di dapatkan dari Requirement diagram untuk menjelaskan langkah langkah pada sistem dan subsistem.

43 Gambar 3.12 Use case diagram sistem perekrutan dan penggajian 90

44 91 Keterangan Use Case Aktor Terdapat 6 jenis aktor pada sistem perekrutan dan penggajian. Berikut akan dijelaskan posisi masing masing aktor pada use case diatas : - Admin : Pengawas dan pemelihara program pada sistem. Admin mengatur hak akses user dan mendaftarkan karyawan sebagai user. - Direksi : Pemberi keputusan di dalam perusahaan. Setiap permintaan karyawan harus melalui persetujuan dari Direksi. - Kepala Departemen : Pemimpin karyawan karyawan pada suatu departemen di dalam perusahaan. Dalam sistem ini kepala departemen dapat meminta kebutuhan karyawan dan ikut dalam seleksi karyawan bila karyawan yang dibutuhkan akan menduduki posisi yang penting dalam perusahaan. - Human Resource : Pengatur sumber daya manusia pada perusahaan. Human resource dalam sistem ini terdapat 2 jenis, yaitu manager dan staf. - Staff : Penginput data rutin pada perusahaan. Data yang diinput berupa absen dan laporan laporan yang terkait pada perusahaan. - Pelamar : Pelamar atau calon karyawan tidak masuk kedalam bagian user pada sistem. Pelamar atau calon karyawan hanya menginput CV dan biodata dirinya kepada perusahaan untuk kemudian diseleksi oleh pihak perusahaan. Boundary Subsistem Terdapat 3 boundary subsistem pada use case diatas. Berikut penjelasan masing masing subsistem dari use case di atas :

45 92 - Perekrutan : Sistem yang mengatur perekrutan karyawan, penyimpanan data karyawan dan pengaturan posisi karyawan. - Penggajian : Sistem yang mengatur absen dan perhitungan gaji para karyawan. - Pengaturan : Sistem yang mengatur berbagai data yang berhubungan dengan ketersediaan data pada sistem seperti daftar upah minimum regional dan pembuatan user yang akan menggunakan sistem.

46 Use Case Sistem Perekrutan Gambar 3.13 Use case diagram sistem perekrutan

47 94 Berikut akan penjelasan use case dari gambar diatas beserta hubungannya dengan aktor dan use case yang lain. Kepala departemen dapat melakukan permintaan karyawan baru dengan cara mengisi form permintaan karyawan. Lalu hasil permintaan ini akan di evaluasi oleh bagian human resource untuk kemudian diajukan kepada direksi. Bila direksi telah menyetujui permintaan ini maka human resource harus mempublikasikan permintaan melalui website perusahaan atau melalui pihak ke 3. Setelah kebutuhan karyawan baru ini di publikasi maka pelamar dapat membuka official website Caretra dan membuka halaman Job Vacancy untuk melamarkan dirinya. Dengan cara mengisi form biodata yang tersedia dan menyertakan CV nya melalui attachment. Kemudian human resource dapat melihat daftar biodata dan CV yang terkumpul. Dan mengevaluasi kelayakan calon karyawan untuk masuk ke dalam perusahaan. Kepala departemen juga dapat mengevaluasi biodata tersebut bila posisi yang akan diduduki merupakan posisi yang penting dalam perusahaan. Lalu human resource akan melakukan tes dan wawancara kepada pelamar yang dapat pula diikuti oleh kepala departemen bila memang posisi yang akan diduduki merupakan posisi yang penting dalam perusahaan. Setelah melakukan tes dan wawancara, bila calon karyawan dirasa layak untuk menduduki posisi dalam perusahaan. Maka human resource akan melakukan negosiasi gaji kepada pelamar. Saat ini human resource dapat melihat daftar upah minimum

48 95 regional dan tunjangan jabatan sebagai referensi human resource dalam menentukan gaji calon karyawan. Setelah jumlah gaji disepakati maka pelamar akan diminta untuk menanda tangani kontrak dan berubah status nya menjadi karyawan perusahaan. Pada bagian ini human resource memasukkan data karyawan baru ini ke dalam sistem beserta jabatan dan gajinya. Bila sudah maka sistem perekrutan telah selesai dilakukan. Berikut penjelasan dari masing masing Use Case pada sistem perekrutan : 1. Login Gambar 3.14 Event Login Tabel 3.21 Event Login Event Pre Event Keterangan Eksekusi program dengan cara mengakses halaman website melalui browser On Event Mengisi username dan password berdasarkan akun yang dimiliki

49 96 Event Post Event Keterangan 1. Bila akun user ditemukan masuk kehalaman home 2. Bila akun user tidak ditemukan kembali ke halaman login 2. Logout Gambar 3.15 Event Logout Tabel 3.22 Event Logout Event Pre Event On Event Keterangan Telah berhasil melakukan login User, Sistem akan menghapus session dari akun user yang melakukan logout Post Event Kembali ke halaman login

50 97 3. Mengisi form permintaan karyawan Gambar 3.16 Event Mengisi form Permintaan Karyawan Tabel 3.23 Event Mengisi form Permintaan Karyawan Event Pre Event Keterangan 1. Mengakses halaman employee 2. Mengklik submenu insert new employee request On Event 1. Kepala departemen mengisi form permintaan karyawan 2. Kepala departemen mengklik tombol submite Post Event Menyimpan data permintaan karyawan kedalam database dan menunggu persetujuan dari direksi

51 98 4. Menyetujuin permintaan Gambar 3.17 Event Menyetujui Permintaan Tabel 3.24 Event Menyetujui Permintaan Event Pre Event Keterangan 1. Mengakses halaman employee 2. Mengklik submenu employee request On Event Post Event Direksi mengklik approve atau reject Data persetujuan disimpan didalam database

52 99 5. Publikasi kebutuhan Gambar 3.18 Event Publikasi Kebutuhan Karyawan Tabel 3.25 Event Publikasi Kebutuhan Karyawan Event Pre Event Keterangan 1. Mengakses halaman employee 2. Mengklik submenu employee request On Event Post Event HR mengklik tombol publish Data disimpan didalam database dan daftar kebutuhan karyawan secara otomatis akan muncul pada website resmi perusahaan

53 Menginput data Gambar 3.19 Event Menginput Data Diri Tabel 3.26 Event Menginput Data Diri Event Pre Event Keterangan Mengakses website resmi perusahaan dan mengklik menu career, lalu memilih lowongan yang tersedia On Event Post Event Pelamar mengisi data diri dan melampirkan CV Data akan tersimpan didalam database lalu pelamar menunggu pemanggilan dari perusahaan

54 Validasi dan pemilihan data diri Gambar 3.20 Event Validasi dan Pemilihan Data Diri Tabel 3.27 Event validasi dan Pemilihan Data diri Event Pre Event Keterangan 1. Mengakses halaman employee 2. Mengklik submenu applicant On Event HR atau kepala departemen mengklik tombol approve Post Event Data akan disimpan didalam database dan HR harus menghubungi pelamar untuk datang ke perusahaan

55 Penentuan gaji dan tugas Gambar 3.21 Event Penentuan Gaji dan Tugas Tabel 3.28 Event Penentuan Gaji dan Tugas Event Pre Event Keterangan 1. Mengakses halaman user 2. Mengklik submenu reference On Event HR menjelaskan deskripsi tentang tugas dari posisi yang akan diduduki oleh pelamar kemudian melakukan negosisasi gaji dengan pelamar Post Event 1. Bila kesepakatan tercapai, maka HR masuk kembali ke halaman employee lalu mengklik submenu applicant lalu mengklik set as employee pada bagian data pelamar

56 Melihat UMR dan tunjangan jabatan Gambar 3.22 Event Melihat UMR dan Tunjangan Jabatan Tabel 3.29 Event Melihat UMR dan Tunjangan Jabatan Event Pre Event Keterangan 1. Mengakses halaman user 2. Mengklik submenu reference On Event HR melihat tabel minimum regional wage sebagai landasan dalam menentukan gaji yang cocok untuk calon karyawan Post Event Kembali kehalaman employee

57 Menginput data karyawan baru Gambar 3.23 Event Menginput data Karyawan Baru Tabel 3.30 Event Menginput Data Karyawan Baru Event Pre Event Keterangan 1. Mengakses halaman employee 2. Bila pelamar terdaftar dalam menu applicant, maka HR akan mengklik submenu applicant dan mengklik set as employee 3. Bila pelamar tidak terdaftar dalam menu applicant, maka HR mengklik tombol insert new employee On Event HR memasukan data calon karyawan baru dan menginput posisi serta gaji yang telah disepakati Post Event Data akan disimpan didalam database

58 Menutup Perekrutan Gambar 3.24 Event Menutup Perekrutan Tabel 3.31 Event Menutup Perekrutan Event Pre Event Keterangan 1. Mengakses halaman employee 2. Mengklik submenu employee request On Event HR mengklik tombol close pada data permintaan karyawan yang ingin ditutup Post Event Data tersimpan didalam database dan secara otomatis data kebutuhan karyawan yang dihapus akan hilang dari website resmi perusahaan

59 Use Case Sistem Penggajian Gambar 3.25 Use Case Sistem Penggajian Untuk sistem penggajian semua jumlahnya dihitung berdasarkan absen. Dalam ketentuan yang berlaku bila karyawan tidak masuk sebanyak hari yang ditentukan perusahaan, maka perusahaan berhak untuk tidak menggaji karyawan yang bersangkutan. Absen akan diinput oleh staf yang bersangkutan. Data absen yang diinput memiliki format.xls atau.xlsx, dan tidak dapat dirubah lagi bila telah masuk ke dalam database. Kalkulasi gaji dilakukan oleh sistem berdasarkan data absen dan gaji yang tersedia di dalam sistem. Pada waktu yang telah ditentukan, human resource harus melakukan rekapitulasi gaji untuk kemudian di ajukan kepada keuangan dan akan

60 107 disetujui oleh direksi. Untuk kemudian total gaji masing masing akan diserahkan kepada para karyawan. Namun untuk persetujuan direksi dan pengajuan ke keuangan dilakukan di luar sistem. Karena pihak keuangan memiliki sistem tersendiri untuk memasukan hasil dari rekapitulasi gaji dan jumlah total uang yang harus dikeluarkan perusahaan. Berikut penjelasan dari masing masing Use Case pada sistem penggajian : 1. Menginput absen Gambar 3.26 Event Menginput Absen Tabel 3.32 Event Menginput Absen Event Pre Event On Event Keterangan Membuka halaman attendance Staff memasukkan tanggal dan file absen yang memiliki extensi.xls atau.xlxs Post Event Data disimpan didalam database

61 Rekapitulasi gaji Gambar 3.27 Event Rekapitulasi Tabel 3.33 Event Menyetujui Permintaan Event Pre Event On Event Keterangan Mengakses halaman payroll HR memasukan tanggal mulai perhitungan dan tanggal terakhir perhitungan lalu mengklik tombol submit Post Event Data akan disimpan didalam database dan kalkulasi gaji akan dilakukan secara otomatis oleh sistem

62 Use Case Pengaturan Sistem Gambar 3.28 Use Case Sistem Pengaturan Semua data yang berbentuk referensi seperti upah minimum regional dan tunjangan jabatan, diinput oleh admin untuk digunakan oleh user. Semua user diinput oleh admin. Dan admin dapat mengatur hak akses user serta dapat menutup user. Berikut penjelasan dari masing masing Use Case pada sistem pengaturan :

63 Mengatur data struktur perusahaan Gambar 3.29 Event Mengatur Data Struktur Perusahaan Tabel 3.34 Event Mengatur Data Struktur Perusahaan Event Pre Event Keterangan Mengakses halaman user lalu mengklik submenu reference On Event Post Event HR menginput data perusahaan dan departemen Data akan disimpan didalam database

64 Menginput UMR dan tunjangan jabatan Gambar 3.30 Event Menginput UMR dan Tunjangan Jabatan Tabel 3.35 Event Menginput UMR dan Tunjangan Jabatan Event Keterangan Pre Event Mengakses halaman user mengklik submenu reference On Event HR menginput data minimum mage regional atau tunjangan jabatan Post Event Data akan disimpan didalam database

65 Menutup user Gambar 3.31 Event Menutup User Tabel 3.36 Event Menutup User Event Pre Event On Event Mengakses halaman user Keterangan Admin memilih data user yang ditutup lalu mengklik close user Post Event Data akan disimpan didalam database

66 Menginput user baru Gambar 3.32 Event Menginput User Baru Tabel 3.37 Event Menginput User Baru Event Pre Event On Event Keterangan Mengakses halaman employee Admin memilih data karyawan yang ingin dijadikan user lalu mengklik tombol add to user Post Event Data akan disimpan didalam database

67 Class Diagram Berikut adalah gambar berbentuk class diagram : Gambar 3.33 Class Diagram Prekrutan dan Penggajian

68 Sequence Diagram Berikut adalah gambar dan penjelasan berbentuk Sequence Diagram : Login Gambar 3.34 Sequence Diagram Login Setiap user harus melakukan login untuk dapat masuk kedalam program sistem. User harus mengisi username dan password pada form login. Dan user harus sudah terdaftar di dalam sistem sebagai user.

69 116 a. Mengisi form permintaan karyawan Gambar 3.35 Sequence Diagram Form Permintaan Karyawan Untuk melakukan permintaan karyawan. Kepala departemen yang bersangkutan harus mengisi form permintaan karyawan. Dengan masuk ke menu employee lalu pilih bagian request new employee. Lalu mengisi spesifikasi dan posisi yang diinginkan untuk karyawan baru.

70 117 b. Menyetujui Permintaan Gambar 3.36 Sequence Diagram Menyetujui Permintaan Setelah kepala departemen membuat permintaan, maka pihak human resource akan melakukan konfirmasi kepada direksi. Direksi dapat memutuskan untuk menyetujui atau menolak permintaan karyawan tersebut. Sistem akan menampilkan daftar permintaan karyawan yang kemudian direksi bisa merubah status nya menjadi Rejected atau Approved.

71 118 c. Publikasi Kebutuhan Karyawan Gambar 3.37 Sequence Diagram Publikasi Kebutuhan Karyawan Setelah disetujui oleh direksi, maka pihak human resource harus mempublikasi kebutuhan karyawan. Terdapat 2 cara untuk melakukan publikasi kebutuhan karyawan. Yang pertama dengan cara mempublikasikan di dalam website, yaitu mempublikasikan kebutuhan tersebut pada website resmi Caretra melalui sistem. Lalu yang kedua adalah dengan cara mempublikasikan kepada para karyawan untuk mencari tenaga kerja, atau biasa disebut melalui pihak ketiga. Setelah dipublikasi maka pihak human resource harus merubah status permintaan menjadi published.

72 119 d. Menginput Data Diri Gambar 3.38 Sequence Diagram Menginput Data Diri Untuk melamar pada perusahaan pada saat terdapat kebutuhan karyawan baru, maka pelamar dapat mengakses website resmi Caretra lalu masuk ke bagian Vacancy. Pada halaman ini pelamar harus mengisi biodata dirinya yang telah disediakan formnya. Lalu pelamar harus menginput sebuah attachment yang telah disediakan dalam form tersebut untuk mengajukan CV pelamar tersebut. Pelamar bukan termasuk user di dalam sistem. Karena itu pelamar tidak perlu melakukan registrasi atau login terlebih dahulu untuk melamar ke dalam perusahaan.

73 120 e. Validasi dan Pemilihan Data Diri Gambar 3.39 Sequence Diagram Validasi Dan Pemilihan Data Diri Seluruh pelamar yang telah melamar ke dalam perusahaan harus di validasi dahulu oleh human resource. Untuk kemudian dipilih yang terbaik untuk perusahaan. Bila pelamar terpilih maka human resource harus mengubah status pelamar menjadi Approved. Setelah itu pihak human resource akan melakukan panggilan kepada pelamar untuk kemudian melakukan tes dan wawancara. Bagian ini dapat diikuti oleh kepala departemen bila dirasa posisi yang akan diisi calon karyawan merupakan posisi yang penting untuk perusahaan.

74 121 f. Penentuan Gaji dan Tugas Gambar 3.40 Sequence Diagram Penentuan Gaji dan Tugas Setelah melakukan tes dan wawancara maka pihak human resource akan membahas jumlah gaji untuk calon karyawan. Setelah mencapai kesepakatan maka pihak human resource harus menjelaskan tugas dan kewajiban pelamar di dalam perusahaan. Lalu mengisi hasil dari wawancara tersebut kedalam database. Untuk kemudian diinput kembali kedalam database setelah pelamar tersebut telah resmi menjadi karyawan.

75 122 g. Melihat Upah Minimum Regional (UMR) dan Tunjangan Jabatan Gambar 3.41 Sequence Diagram UMR dan Tunjangan Jabatan Pada saat negosiasi gaji dengan pelamar, pihak human resource dapat melihat Upah Minimum Regional (UMR) di daerahnya dan tunjangan jabatan sebagai referensi dalam tawar menawar jumlah gaji. Dimana semua data telah diinput oleh admin sebelumnya dengan persetujuan dari pihak human resource dan direksi. Data ini memudahkan human resources menentukan gaji yang pantas untuk calon karyawan.

76 123 h. Menginput Data Karyawan Baru Gambar 3.42 Sequence Diagram Penentuan Menginput Data Karyawan Baru Setelah pelamar resmi menjadi karyawan, maka human resource harus menginput pelamar sebagai karyawan melalui halaman Applicant kemudan mengubah datanya sebagai karyawan dengan langsung menginput posisi yang diduduki dan gaji yang sudah disepakati sebelumnya.

77 124 i. Menutup Perekrutan Gambar 3.43 Sequence Diagram Menutup Perekrutan Setelah semua proses perekrutan selesai, maka human resource harus menutup perekrutan agar calon pelamar tidak mendaftarkan dirinya. Hal ini dilakukan dengan cara membuka halaman Employee lalu memilih bagian Employee Request lalu rubah statusnya menjadi Closed. Secara otomatis sistem akan menutup menu pada halaman Vacancy pada website resmi Caretra yang berkaitan dengan kebutuhan yang telah ditutup.

78 125 j. Menginput Absen Gambar 3.44 Sequence Diagram Menginput Absen Input absen dilakukan oleh staf masing masing Sub Company sebagai landasan dalam penilaian kelayakan karyawan dalam menerima gaji. Hal ini dilakukan staf dengan cara mengakses halaman Attendance lalu memilih tanggal yang ingin dimasukkan absennya. Sistem akan memvalidasi apakah data pada tanggal tersebut telah tersedia, bila sudah maka staf harus menghapus terlebih dahulu data tersebut. Bila belum maka staf dapat melakukan export data dengan format <tanggal>.xls atau <tanggal>.xlsx. dimana <tanggal> merupakan tanggal hari absen yang ingin diinput.

79 126 k. Rekapitulasi Gaji Gambar 3.45 Sequence Diagram Rekapitulasi Gaji Setiap bulan human resource harus membuat rekapitulasi gaji karyawan pada seluruh cabang perusahaan. Perhitungan gaji ini sudah dilakukan otomatis oleh sistem dengan mengkalkulasi gaji dari data absen yang telah diinput. Hal ini dilakukan dengan cara mengakses halaman Payroll dan memilih Insert Payroll dan memilih tanggal mulai kalkulasi gaji hingga tanggal selesai kalkulasi gaji. Setelah itu human resource akan melihat rincian total gaji berdasarkan absen.

80 127 l. Kalkulasi Absen Gambar 3.46 Sequence Diagram Kalkulasi Absen Input absen dilakukan setiap harinya oleh user yang memiliki hak akses sebagai staff. Kalkulasi absen dihitung berdasarkan jumlah jam masuk karyawan setiap harinya. Kalkulasi absen akan dilakukan secara otomatis saat melakukan kalkulasi absen.

81 128 m. Kalkulasi Gaji Gambar 3.47 Sequence Diagram Kalkulasi Gaji Kalkulasi gaji dilakukan dengan cara menghitung total jam kerja pada kalkulasi absen yang tersedia pada database. Bila jam kerja dibawah ketentuan perusahaan, maka perusahaan akan melakukan potongan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Bila jam kerja masih diatas ketentuan perusahaan, maka gaji yang diberikan akan sesuai dengan gaji karyawan yang ada pada database.

82 129 n. Mengatur Data Struktur Perusahaan Gambar 3.48 Sequence Diagram Mengatur Data Struktur Perusahaan Pengaturan struktur perusahaan dilakukan melalui halaman reference. Dengan mengisi form data perusahaan. Lalu data struktur perusahaan tersebut akan disimpan kedalam database. Hal ini berguna untuk member informasi posisi dari sebuah jabatan didalam perusahaan.

83 130 o. Menginput UMR dan Tunjangan Jabatan Gambar 3.49 Sequence Diagram Menginput UMR dan Tunjangan Jabatan Data UMR dan tunjangan jabatan berguna sebagai panduan untuk Human Resource dalam menentukan gaji dari calon karyawan. Data dapat diinput oleh Human Resource dan Admin. Hal ini dilakukan pada halaman user dengan mengklik add new reference. Lalu mengisi form ditampilkan oleh sistem. Kemudian data akan disimpan didalam database dan ditampilkan pada halaman reference.

84 131 p. Menginput User Baru Gambar 3.50 Sequence Diagram Menginput User Baru Syarat untuk menjadi user adalah calon user harus terdaftar sebagai karyawan didalam sistem. Hal ini dilakukan dengan cara memilih salah satu calon user lalu mengklik add as user. Setelah di klik akan muncul form pendaftaran user. Setelah diisi dengan benar maka data akan disimpan didalam database.

85 132 q. Menutup User Gambar 3.51 Sequence Diagram Menutup User User yang telah terdaftar dapat dihapus oleh Admin. Hal ini dilakukan di halaman user dengan cara mengklik close user pada salah satu akun user yang ingin ditutup. Setelah di klik data keaktifan user akan dirubah menjadi tidak aktif. Dan user tersebut tidak akan bisa login selama keaktifan data user tersebut tidak aktif.

86 133 r. Publikasi Melalui Website Gambar 3.52 Sequence Diagram Publikasi Melalui Website Website yang dimaksud ini adalah website resmi PT.Caretra. pendaftaran akan terbuka secara otomatis saat user meng-klik Publish pada salah satu permintaan karyawan pada halaman Employee Request Perancangan Layar (Storyboard) Berdasarkan dari fungsi dan proses bisnis baru telah didefinisikan sebelumnya, maka dirancanglah layar (screen) yang akan digunakan pada aplikasi. Masing masing layar akan menerangkan bagaimana tampilan beberapa halaman pada aplikasi yang berisi data dan informasi yang terdapat didalamnya, rancangan layar (screen) ini akan menghasilkan format rancangan tata letak navigasi menu, data dan informasi. Berikut merupakan tabel yang memetakan fungsi / menu yang akan digunakan dalam proses

87 134 proses bisnis baru tersebut dengan layar (storyboard) yang akan digunakan pada fungsi menu / dan proses bisnis baru : Tabel 3.38 Fungsi / Menu dan layar (storyboard) No. Menu Aplikasi Digunakan Pada Proses Nama Layar (storyboard) Bisnis Baru 1. Login Pemberitahuan informasi user Login Halaman pertama untuk mengakses sistem 2. Home Pemberitahuan informasi baru secara singkat Home Menanmpilkan informasi yang baru singkat 3. Employee Pemberitahuan informasi Employee Menampilkan calon karyawan 4. Attendance Pemberitahuan informasi data kebutuhan karyawan Attendance Menampilkan data absen karyawan aktif dan non aktif 5. Payroll Pemberitahuan rincian gaji Payroll Menampilkan kalkulasi gaji karyawan secara detail 6. User Pemberitahuan Data karyawan dan tugas karyawan User Menampilkan data karyawan dan tugasnya

88 135 Berikut ini merupakan penjelasan secara rinci masing masing layar (storyboard) yang disebut pada tabel a. Layar Login Gambar 3.53 Layar Login Layar login, layar ini digunakan untuk melakukan login untuk mengakses aplikasi, maka setiap user yang akan mengakses aplikasi sebelum user login akan diarahkan pada halaman tersebut untuk mengisi username dan passwoard.

89 136 b. Layar Home Gambar 3.54 Layar Home Layar home, layar ini merupakan tampilan layar setelah user melakukan login, pada halaman home akan terdapat informasi, terbagi 2 bagian yang menampilkan informasi yakni notification dan general information. Notifacation berisi informasi yang singkat yang terbaru masuk dan general information berisi total semua informasi dengan berbentuk lebih terperinci.

90 137 c. Layar Employee Gambar 3.55 Layar Employee Layar employee, layar ini merupakan tampilan berupa rincian data calon karyawan dan kebutuhan perusahaan untuk membutuhkan karyawan baru. Pada tampilan employee ada beberapa submenu yang terdapat dalam menu employee yakni employee, employee request, applicant, ignored request, dan ignored applicant. Employee berisi daftar informasi karyawan secara detail, employee request berisi informasi permintaan karyawan dari user, applicant berisi informasi calon karyawan yang telah melamar ke perusahaan, ignored request berisi informasi daftar permintaan karyawan yang belum diperoses dan ignored berisi tentang informasi daftar calon karyawan yang diabaikan hingga perekrutan ditutup.

91 138 d. Layar Attendance Gambar 3.56 Layar Attendance Layar attendance, layar ini merupakan tampilan dari menu attendace yang terdapat 2 submenu yakni employee list dan non employee list. Employee list berisi tentang daftar karyawan serta masing masing data absensi karyawan yang masih aktif dan non employee list berisi data karyawan serta absensi yang sudah tidak aktif.

92 139 e. Layar Payroll Gambar 3.57 Layar Payroll Layar payroll, layar ini merupakan tampilan kalkulasi pada penggajian karyawan pada perusahaan melihat dari segi penggajian harian dan bulanan secara detail, pada menu payroll ada beberapa submenu yakni monthly payroll, monthly payroll history, daily payroll dan daily payroll history. Monthly payroll berisi daftar detail kalkulasi gaji karyawan yang pembayaranya bulanan, monthly payroll history berisi daftar detail kalkulasi gaji karyawan yang pembayaranya bulanan dan telah direkap sebelumnya, daily payroll berisi daftar detail kalkulasi gaji karyawan yang pembayaranya harian dan daily payroll history berisi daftar detail kalkulasi gaji karyawan yang pembayaranya harian dan telah direkap sebelumnya. f. Layar User

93 140 Gambar 3.58 Layar User Layar user, layar ini merupakan tampilan dari menu user yang menampilkan data data karyawan, pada menu user terdapat beberapa submenu yakni user list, user activity, deleted user dan refrence. User list berisi data data karyawan berupa biodata secara detail, user activity berisi aktifitas user pada sistem sehingga dapat tercontrol, deleted user berisi data data user yang sudah dideleted (risent / dikeluarkan) dan referensi berisi data perusahaan mengedit data yang dibutuhkan dalam sistem Perancangan Basis Data Berdasarkan dari fungsi pada proses bisnis baru, data dan informasi yang akan ditampilkan pada perancangan proses bisnis baru dan layar aplikasi, maka dirancanglah basis data yang akan digunakan pada aplikasi. Keluaran dari tahapan perancangan basis

94 141 data ini adalah rancangan tabel tabel beserta field field yang akan digunakan. Keseluruhan tabel akan dirangkum dalam diagram Entity Relationship Diagram (ERD). Berikut ini adalah gambar diagram dalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD) yang akan digunakan pada aplikasi : Gambar 3.59 Diagram ERD Aplikasi

95 142 Entity Relationship Diagram akan dijelaskan secara detail masing masing tabelnya, rancangan tabel tabel pada aplikasi tersebut akan diimplementasikan dengan menggunakan database engine : MySQL version : Berikut ini merupakan definisi dari tabel tabel yang akan digunakan pada aplikasi yang diusulkan : Tabel 3.39 Definisi Tabel Absen Fungsi tabel ini diigunakan untuk menyimpan data : data absen karyawan. Primary key dari tabel ini : absent_id No. Nama Field Tipe Data Keterangan 1. absent_id Int(11) Berisi Primary Key 2. worker_id Int(11) Berisi ID Karyawan yang bersangkutan 3. absentin Time Berisi jam masuk karyawan 4. absentout Time Berisi jam keluar karyawan 5. absenttotal Int(11) Berisi total jam masuk karyawan 6. absentdescription Varchar(50) Berisi keterangan absen 7. absendate Date Berisi keterangan tanggal absen Tabel 3.40 Definisi Tabel Admin Fungsi tabel ini diigunakan untuk menyimpan data : user yang menggunakan sistem Primary key dari tabel ini : admin_id

96 143 No. Nama Field Tipe Data Keterangan 1. admin_id Int(11) Berisi Primary Key 2. worker_id Int(11) Berisi ID Karyawan yang bersangkutan 3. Username Varchar(50) Berisi username karyawan 4. Password Text Berisi password karyawan dan di enkripsi menggunakan format MD5 5. lastupdate_id Int(11) Berisi ID user yang menginput data 6. adminjoindate Date Berisi tanggal dibuatnya akun user 7. adminupdate Timestamp Berisi tanggal terakhir berubahnya data 8. admindatastate Tinyint(1) Berisi penanda keaktifan data Tabel 3.41 Definisi Tabel Agrement Fungsi tabel ini diigunakan untuk menyimpan data : persetujuan pada beberapa kasus. Primary key dari tabel ini : agreement_id No. Nama Field Tipe Data Keterangan 1. agreement_id int(11) Berisi Primary Key 2. agreementkind varchar(50) Berisi jenis persetujuan 3. agreementget_id int(11) Berisi ID yang terkait dengan jenis persetujuan 4. agreementstatus varchar(50) Berisi status dari persetujuan 5. agreementdatastate tinyint(1) Berisi penanda keaktifan data 6. admin_id int(11) Berisi ID user yang menginput data

97 144 Tabel 3.42 Definisi Tabel Applicants Fungsi tabel ini diigunakan untuk menyimpan data : data calon karyawan yang mendaftarkan dirinya melalui website Caretra. Primary key dari tabel ini : applicants_id No. Nama Field Tipe Data Keterangan 1. applicants_id int(11) Berisi Primary Key 2. applicantsname varchar(50) Berisi nama pelamar 3. applicants varchar(50) Berisi pelamar 4. applicantsgender varchar(50) Berisi jenis kelamin pelamar 5. applicantsmessage varchar(50) Berisi catatan human resource 6. applicantsattachment varchar(50) Berisi lampiran pelamar 7. worker_needs_id int(11) Berisi ID dari tabel worker_needs yang terkait Tabel 3.43 Definisi Tabel Company Fungsi tabel ini diigunakan untuk menyimpan data : daftar perusahaan. Primary key dari tabel ini : company_id No. Nama Field Tipe Data Keterangan 1. company_id int(11) Berisi Primary Key 2. companyname varchar(50) Berisi nama perusahaan 3. companycode varchar(50) Berisi kode perusahaan

98 145 No. Nama Field Tipe Data Keterangan 4. companydescription int(11) Berisi keterangan perusahaan 5. company varchar(50) Berisi perusahaan 6. companyaddress Text Berisi alamat perusahaan 7. companyphone varchar(50) Berisi nomor telepon perusahaan 8. companyparent_id int(11) Berisi ID dari perusahaan yang menjadi parent-nya 9. companyupdate Timestamp Berisi tanggal terakhir berubahnya data 10. companydatastate tinyint(1) Berisi penanda keaktifan data 11. admin_id int(11) Berisi ID user yang menginput data Tabel 3.44 Definisi Tabel Departement Fungsi tabel ini diigunakan untuk menyimpan data : daftar departement yang ada dalam perusahaan. Primary key dari tabel ini : departement_id No. Nama Field Tipe Data Keterangan 1. departement_id int(11) Berisi Primary Key 2. departementname varchar(50) Berisi nama departemen 3. departementcode varchar(50) Berisi kode departemen 4. departementdescripti on Text Berisi keterangan tentang departemen 5. departementparent_i D int(11) Berisi ID departemen yang menjadi parent-nya

99 146 No. Nama Field Tipe Data Keterangan 6. company_id int(11) Berisi ID perusahaan yang terkait atau menjadi parent-nya 7. departementupdate Timestamp Berisi tanggal terakhir berubahnya data 8. departementdatastate tinyint(1) Berisi penanda keaktifan data 9. admin_id int(11) Berisi ID user yang menginput data Tabel 3.45 Definisi Tabel Payroll Fungsi tabel ini diigunakan untuk menyimpan data : data arsip rekapitulasi gaji. Primary key dari tabel ini : payroll_history_id No. Nama Field Tipe Data Keterangan 1. payroll_history_id int(11) Berisi Primary Key 2. company_id int(11) Berisi ID perusahaan yang terkait 3. payrollkind varchar(50) Berisi jenis dari penggajian yang disimpan 4. payrollstartdate Date Berisi tanggal mulai perhitungan gaji 5. payrollenddate Date Berisi tanggal akhir perhitungan gaji 6. payrollupdate Timestamp Berisi tanggal terakhir berubahnya data 7. payrolldatastate tinyint(1) Berisi penanda keaktifan data 8. admin_id int(11) Berisi ID user yang menginput data

100 147 Tabel 3.46 Definisi Tabel Position Fungsi tabel ini diigunakan untuk menyimpan data : jabatan karyawan yang ada pada perusahaan. Primary key dari tabel ini : position_id No. Nama Field Tipe Data Keterangan 1. position_id int(11) Berisi Primary Key 2. positionname varchar(50) Berisi nama jabatan 3. positionlevel varchar(50) Berisi jenis tingkat dari jabatan 4. positiondescription Text Berisi keterangan atau tugas dari jabatan 5. positionparent_id int(11) Berisi ID jabatan yang menunjukan parent-nya 7. positionupdate Timestamp Berisi tanggal terakhir berubahnya data 8. positiondatastate tinyint(1) Berisi penanda keaktifan data 9. admin_id int(11) Berisi ID user yang menginput data Tabel 3.47 Definisi Tabel Position Detail Fungsi tabel ini diigunakan untuk menyimpan data : jabatan dan gaji pokok karyawan. Primary key dari tabel ini :position_id No. Nama Field Tipe Data Keterangan 1. positiondetail_id int(11) Berisi Primary Key 2. worker_id int(11) Berisi ID karyawan yang terkait

101 148 No. Nama Field Tipe Data Keterangan 3. departement_id int(11) Berisi ID departemen yang terkait 4. position_id int(11) Berisi ID jabatan yang terkait 5. positiondetailsalary int(11) Berisi gaji karyawan 6. positiondetailupdate Timestamp Berisi tanggal terakhir berubahnya data 7. positiondetaildatastat tinyint(1) e Berisi penanda keaktifan data 8. admin_id int(11) Berisi ID user yang menginput data Tabel 3.48 Definisi Tabel Shift Fungsi tabel ini diigunakan untuk menyimpan data : data jadwal masuk karyawan. Primary key dari tabel ini : shift_id No. Nama Field Tipe Data Keterangan 1. shift_id int(11) Berisi Primary Key 2. shiftname varchar(50) Berisi nama dari jenis shift 3. shiftstarttime Time Berisi jam masuk kerja 4. shiftendtime Time Berisi jam pulang kerja 5. shiftovertime tinyint(1) Berisi penanda berlakunya lembur 6. shiftlate tinyint(1) Berisi penanda berlaku keterlambatan 7. Monday tinyint(1) Berisi penanda hari masuk hari senin 8. Tuesday tinyint(1) Berisi penanda hari masuk hari selasa 9. Wednesday tinyint(1) Berisi penanda hari masuk hari rabu

102 149 No. Nama Field Tipe Data Keterangan 10. Thusday tinyint(1) Berisi penanda hari masuk hari kamis 11. Friday tinyint(1) Berisi penanda hari masuk hari jumat 12. Saturday tinyint(1) Berisi penanda hari masuk hari sabtu 13. Sunday tinyint(1) Berisi penanda hari masuk hari minggu Tabel 3.49 Definisi Tabel Shift Event Fungsi tabel ini diigunakan untuk menyimpan data : data event per hari. Foreign key dari tabel ini : shift_id No. Nama Field Tipe Data Keterangan 1. shift_id int(11) Berisi ID jenis shift yang terkait 2. shift_eventrule varchar(50) Berisi aturan tertentu pada waktu tertentu 3. shift_eventdate varchar(50) Berisi tanggal aturan akan berlaku 4. admin_id int(11) Berisi ID user yang menginput data Tabel 3.50 Definisi Tabel Worker Fungsi tabel ini diigunakan untuk menyimpan data : data karyawan. Primary key dari tabel ini : worker_id No. Nama Field Tipe Data Keterangan 1. worker_id int(11) Berisi Primary Key

103 150 No. Nama Field Tipe Data Keterangan 2. workerlevel varchar(50) Berisi tingkat jenis karyawan 3. workername varchar(50) Berisi nama karyawan 4. workercode varchar(50) Berisi kode karyawan 5. worker varchar(50) Berisi karyawan 6. workergender varchar(50) Berisi jenis kelamin karyawan 7. workerbiodata Text Berisi keterangan biodata karyawan 8. workeraddress int(11) Berisi alamat karyawan 9. workerphone varchar(50) Berisi nomor telepon karyawan 10. workerpayroll varchar(50) Berisi jenis penggajian karyawan 11. workerext varchar(50) Berisi nomor ekstensi karyawan 12. workerstatus varchar(50) Berisi status karyawan di dalam perusahaan 13. workerjoindate Date Berisi tanggal bergabung karyawan 14. workerupdate Timestamp Berisi tanggal terakhir berubahnya data 15. workerdatastate tinyint(1) Berisi penanda keaktifan data 16 shit_id int(11) Berisi ID jenis shift karyawan 17. admin_id int(11) Berisi ID user yang menginput data Tabel 3.51 Definisi Tabel Absen Worker Detail Info Fungsi tabel ini diigunakan untuk menyimpan data : data info tambahan mengenai karyawan. Foreign key dari tabel ini : worker_id

104 151 No. Nama Field Tipe Data Keterangan 1. worker_id int(11) Berisi ID Karyawan yang bersangkutan 2. info_type varchar(50) Berisi tipe informasi tambahan karyawan 3. info_description varchar(50) Berisi keterangan tipe informasi tambahan karyawan Tabel 3.52 Definisi Tabel Worker Needs Fungsi tabel ini diigunakan untuk menyimpan data : data permintaan karyawan. Primary key dari tabel ini : worker_needs_id No. Nama Field Tipe Data Keterangan 1. worker_needs_id int(11) Berisi Primary Key 2. worker_needspositio n varchar(50) Berisi jabatan yang akan diisi 3. worker_needsreq Text Berisi syarat untuk pelamar 4. admin_id int(11) Berisi ID user yang menginput data 5. worker_needsstatus varchar(50) Berisi status permintaan karyawan 6. worker_needsupdate Timestamp Berisi tanggal terakhir berubahnya data 7. worker_needsdatasta te tinyint(1) Berisi penanda keaktifan data Berikut ini merupakan pemetaan antara tabel tabel yang digunakan dengan layar pada aplikasi diusulkan :

105 152 Tebel 3.53 Pemetaan Tabel dengan Layar No. Nama Layar (Storyboard) Tabel Yang Digunakan Pada Layar Tersebut 1. Home Tabel Worker needs Tabel Applicant 2. Employee Tabel Worker Tabel Worker_detail_info Tabel Shift Tabel Position Tabel Positiondetail Tabel Positionsalarydetail Tabel Departement Tabel Company 3. Attendance Tabel Absent Tabel Worker 4. Payroll Tabel Absent Tabel Worker Tabel Shift Tabel Shift_event Tabel Positiondetail Tabel Positionsalarydetail Tabel Company Tabel Payroll_history 5. User Tabel Worker

106 153 No. Nama Layar (Storyboard) Tabel Yang Digunakan Pada Layar Tersebut Tabel Admin Tabel Shift Tabel Shift_event Tabel Company Tabel Departement Perancangan Struktur Menu berikut ini merupakan perancangan struktur menu dari rancangan layar yang dijelaskan melalui Satate Transition Diagram. Gambar 3.60 State Transaction Diagram