BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN

Transkripsi

1 BAB IV ANALISIS DAN PERANANGAN 4. Analisis Sistem 4.. Analisis sistem yang berjalan. Narasi sistem yang berjalan Pada saat sebuah posisi karyawan tertentu kosong, tiap departemen akan memberikan pengajuan kebutuhan karyawan kepada bagian personalia. Kemudian bagian personalia akan memproses mulai dari pendataan karyawan yang dibutuhkan untuk pengisian karyawan yang kosong dan mengajukannya pada manajer. Setelah pengajuan karyawan tersebut disetujui, personalia akan menyeleksi dan melakukan penilaian setiap pelamar serta melakukan analisis persyaratan karyawan. Setelah itu personalia akan menilai calon karyawan yang akan diterima dengan kriteria persyaratan karyawan yang telah ditentukan perusahaan. Semua proses rekruitmen sebagian besar dilakukan oleh personalia yang berarti semua tanggung jawab pelaksanaan ada pada pegawai personalia. Hasil rekruitmen diserahkan ke Kepala Bagian, dengan kata lain Kepala Bagian yang melakukan pengambilan keputusan pengangkatan calon karyawan. 33

2 34. Flow of document sistem yang berjalan Proses Penerimaan Karyawan Staff Administrasi Manager Umum dan Personalia Pelamar Pimpinan Data Unit Data Jabatan Kebutuhan Karyawan A Data pelamar D Analisis Jabatan Kosong Kebutuhan Karyawan Pendataan Karyawan yang dibutuhkan Data Pengajuan Karyawan A Data Pengajuan Karyawan A Data Pengajuan Karyawan Data Pengajuan Karyawan A Laporan penerimaan karyawan A Laporan Laporan penerimaan karyawan A B B Data pelamar Data Pengajuan Karyawan A D Data penerimaan karyawan Seleksi, Penilaian pelamar Data Jabatan Data pelamar Analisis Karyawan dgn Jabatan Data penerimaan karyawan A Data penerimaan karyawan Data penerimaan Karyawan yang ter-a Pembuatan Laporan penerimaan karyawan Laporan penerimaan karyawan D D Gambar 4. Flow of document sistem penerimaan karyawan yang berjalan 4.. Analisis sistem yang diusulkan Analisis sistem merupakan tahapan yang paling penting dalam pengembangan suatu sistem, karena dengan adanya proses ini diharapkan dapat menentukan sejauh mana sistem dapat mencapai target yang diinginkan. Dari proses analisis tersebut akan dihasilkan suatu laporan

3 35 yang dapat digunakan untuk memperbaiki kesalahan ataupun kekurangan yang mungkin dimiliki sistem. Selama ini sistem yang ada masih belum dapat membantu dalam mengevaluasi perekrutan karyawan pada PT. Wisanka Jepara karena semua proses penerimaan dilakukan secara subyektif oleh manajer. Oleh karenanya, dibangun sebuah Sistem Pendukung Keputusan penerimaan karyawan dengan tujuan agar bisa digunakan untuk menilai calon karyawan yang nantinya dari hasil penilaian tersebut akan dapat diambil suatu keputusan untuk menerima karyawan tersebut atau menolaknya. Dalam proses penilaian tersebut akan mempertimbangkan beberapa aspek, diantaranya: tes tertulis, tes wawancara, latar belakang pendidikan, pengalaman kerja/keahlian, tes kesehatan, psikotest Flow of System yang dirancang Bagan alir sistem (FOS) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan uruturutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem. Sedangkan bagan alir sistem yang dapat membantu proses pembuatan sistem komputerisasi dalam sistem DSS rekrutmen Karyawan ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

4 36 Input Data pelamar Input tes Karyawan Input Data Kriteria Input Subkriteria Pengolahan Data pelamar Pengolahan nilai tes pelamar Pengolahan Data Kriteria Pengolahan Data Subkriteria TblPelamar.mdf TblPelamar.mdf TblKriteria.mdf TblSubkriteria.mdf Proses Rekruitment TblRequire.mdf Proses Penilaian TblNilai.mdf Pembuatan Laporan TblResult.mdf Display Di Layar Pengaturan Nilai & Rangking Input Nilai & Rangking Laporan-Laporan Gambar 4. : Flow of System SPK Penerimaan Karyawan Berdasarkan gambar diatas, dapat dilihat bahwa alir sistem yang akan dirancang untuk pembuatan sistem Penerimaan Karyawan adalah sebagai berikut : a. Masukkan data calon karyawan dan data profil karyawan menggunakan on-line keyboard untuk sumber pendataan.

5 37 b. Sistem akan mengolah masukkan data calon karyawan, setelah itu data akan tersimpan kedalam database. Sedangkan masukkan data kriteria akan meminta konfirmasi data subkriteria karena data tersebut saling berhubungan, setelah data data kriteria dan subkriteria diolah oleh sistem maka data tersebut akan disimpan kedalam database. c. Masukkan data batasan untuk data nilai rangking menggunakan online keyboard untuk mengatur proses pengaturan nilai dan persen yang akan digunakan untuk proses selanjutnya. Semua data diolah oleh sistem dan akan disimpan kedalam database. d. Proses recruitment dapat dilakukan dengan cara memilih dan melihat daftar profil karyawan dan daftar nilai kriteria dalam database. Setelah proses penilaian recruitment akan diolah dan simpan kedalam database. e. Setelah proses penilaian selesai, maka data penilaian akan diolah dan disimpan kedalam database. f. Terakhir semua data dalam database akan digunakan dalam pembuatan laporan. Sebelum laporan dicetak laporan akan ditampilkan kelayar monitor, untuk memudahkan pengguna yang akan mencetak laporan tersebut. 4. Perancangan Sistem 4.. Model Data Berdasarkan kriteria-kriteria penilaian penerimaan karyawan, maka dapat ditentukan model data dari sistem pendukung keputusan penerimaan karyawan pada PT. Wisanka Jepara sebagai berikut:

6 38 Sistem Pendukung Keputusan Penerimaan Karyawan Tes tertulis Wawancara Riwayat Pendidikan Keahlian Tes Kesehatan Psikotest Pelamar Pelamar Pelamar 3 Gambar 4.3 : Struktur Hierarki Sistem Penerimaan Karyawan 4.. Use ase Diagram Gambar 4.4 : Use case diagram sistem penerimaan karyawan

7 39 Use case diagram pada gambar diatas menjelaskan bahwa diagram terdiri dari aktor yang berperan yaitu admin dan user pada proses sistem pendukung keputusan penerimaan karyawan di PT. Wisanka Jepara. Admin dalam proses ini berwenang mengelola data pelamar, data faktor dan data sub faktor serta penilaian SPK dengan melakukan login ke sistem terlebih dahulu. Proses penilaian SPK akan menghasilkan laporan hasil tes yang akan diserahkan ke user (pelamar) Activity Diagram. Activity Diagram Login Gambar 4.5 : Activity Diagram Login Untuk dapat masuk kedalam aplikasi sistem, admin terlebih dahulu melakukan login ke sistem dengan mengisi username dan password dalam form login, jika valid maka akan ditampilkan menu utama dan jika tidak valid akan ditampilkan pesan kesalahan.

8 40. Activity Diagram Data Pelamar Gambar 4.6 : Activity Diagram Data Pelamar Activity diagram pada gambar diatas menjelaskan tentang proses pengelolaan data pelamar yang meliputi, input, edit dan hapus data pelamar. Untuk dapat mengakses form data pelamar, maka admin harus

9 4 melakukan login terlebih dahulu, kemudian memilih submenu data pelamar pada menu utama. 3. Activity diagram data kriteria Gambar 4.7 : Activity diagram data kriteria Activity diagram data kriteria menjelaskan tentang proses pengelolaan data kriteria oleh admin. Untuk dapat mengelola data kriteria, maka admin harus melakukan login. Dalam form data kriteria terdapat tiga pilihan perintah yakni, input, edit dan hapus data kriteria.

10 4 4. Activity diagram data subkriteria Gambar 4.8 : Activity diagram data subkriteria Seperti halnya data kriteria, data subkriteria juga terdiri dari tiga pilihan perintah pengelolaan data yakni, input, edit dan hapus data kriteria.

11 43 5. Activity diagram penilaian SPK Gambar 4.9 : Activity diagram penilaian SPK Activity diagram penilaian SPK terdiri dari pemilihan data pelamar, input nilai kriteria pelamar, tampilkan matrik masing-masing kriteria, kemudian simpan ke tabel nilai dan tampilkan hasil penilaian.

12 Sequence Diagram. Proses Login. Proses Data pelamar Gambar 4.0 : Sequence Diagram Proses Login Gambar 4. : Sequence Diagram Proses Data Pelamar

13 45 3. Proses Data kriteria Gambar 4. : Sequence Diagram Proses Data Kriteria 4. Proses Data subkriteria Gambar 4.3 : Sequence Diagram Proses Data Subkriteria

14 46 5. Proses Penilaian Gambar 4.4 : Sequence Diagram Proses Penilaian

15 lass diagram Tabel 4. : lass Diagram 4..6 Struktur Basis Data Struktur basis data sistem pendukung keputusan penerimaan karyawan yang nantinya akan digunakan untuk menyimpan data yang diperlukan sesuai dengan class diagram, yaitu:. Tabel pelamar Primary key : No_pelamar Fungsi : Untuk menyimpan data calon karyawan

16 48 Tabel 4. : Tabel Pelamar No. Field Tipe Width Key Keterangan No_pelamar * Nomor pelamar Nama 5 Nama pelamar 3 No_ktp 7 Nomor KTP 4 Jns_kelamin Jenis kelamin 5 Alamat_tinggal 5 Alamat tinggal 6 Telp 5 Nomor Telp 7 Rt Rt 8 Rw Rw 9 Kelurahan 0 Kelurahan 0 Kecamatan 0 Kecamatan Kabupaten 0 Kabupaten Propinsi 0 Propinsi 3 Kd_pos 5 Kode pos 4 Berat_bdn N 3 Berat badan 5 Tingi_bdn N 3 Tinggi badan 6 Agama Enum Agama 7 Status_perkawinan Enum Status perkawinan 8 Npwp 5 Npwp 9 Pend_terakhir Enum Pendidikan terakhir. Tabel Kriteria Primary key Fungsi : ID kriteria : menyimpan data kriteria Tabel 4.3 : Tabel kriteria No. Field Tipe Width Key Keterangan Id_kriteria * ID kriteria Nama_kriteria 5 Nama kriteria 3 Bobot Int Bobot kriteria

17 49 3. Tabel Subkriteria Primary key : Id_subkriteria Fungsi : menyimpan data subkriteria Tabel 4.4 : Tabel Subkriteria No. Field Tipe Width Key Keterangan Id_kriteria * ID kriteria Id_subkriteria Id subkriteria 3 Nama_subkriteria 5 Nama subkriteria 4 Nilai Int Nilai subkriteria 4. Tabel Nilai Primary key Fungsi : no_pelamar : menyimpan data nilai Tabel 4.5 : Tabel Nilai No. Field Tipe Width Key Keterangan No_pelamar * No pelamar Id_kriteria ID kriteria 3 Id_Subkriteria Id subkriteria 4 Nilai Int Nilai 4..7 Desain Input Output Desain input output berfungsi untuk memudahkan user dalam menjalankan aplikasi. Dengan desain input output juga dapat dijelaskan fungsi dan fasilitas dari masing-masing tampilan

18 50. Desain login Panel Kontrol Bank Mandiri - HRD - Recrutment Masukan User dan Password User Gambar Password Ok Batal Gambar 4.5 : Desain Login Desain form login merupakan tampilan yang pertama kali tampil saat user menjalankan aplikasi. Form tersebut harus diisi oleh user dengan mengisi username dan password, kemudian pilih tombol login untuk masuk ke menu utama.. Desain Menu Utama SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PENERIMAAN KARYAWAN File Data Proses Laporan Gambar 4.6 : Desain menu utama Desain menu utama tersebut berisi submenu-submenu dalam aplikasi yang dibuat sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Untuk menjalankan submenu yang diinginkan, user dapat melakukannya dengan memilih icon yang tersedia.

19 5 3. Desain Data Pelamar Master Pelamar Kode Tanggal Nama Alamat Rt Rw // xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx // xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx Foto // xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx // xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx Baru Edit Hapus ari Kode Pelamar : Gambar 4.7 : Desain daftar pelamar Tampilan tersebut merupakan informasi mengenai daftar pelamar secara detail. Dalam form tersebut disediakan tomol sebagai berikut: a. Baru Tombol baru merupakan fasilitas tombol yang dapat digunakan oleh administrasi untuk menambah data pelamar. b. Edit Tombol edit merupakan fasilitas untuk administrasi melakukan edit data yang sudah tersimpan kedalam database pelamar c. Hapus Tombol hapus merupakan fasilitas yang dapat digunakan oleh administrasi untuk menghapus data pelamar yang sudah tersimpan dalam tabel pelamar. d. ari Tombol pencarian data digunakan untuk mencari data pelamar yang akan diedit dan dihapus.

20 5 Input data pelamar Tanggal masuk Kode pelamar Nama Alamat Rt Rw Kelurahan Kecamatan Kabupaten Propinsi Kode Pos Pendidikan dan Kondisi fisik Pendidikan akhir Asal sekolah Jurusan Tinggi badan Berat badan Foto No. Telp Agama Tempat / Tgl. Lahir Jenis kelamin - > Pria - > Wanita Status perkawinan Npwp Simpan Batal Keluar Gambar 4.8 : Tampilan data pelamar Desain data pelamar berfungsi untuk melakukan entry data pelamar yang meliputi profil lengkap pelamar. Data tersebut dientry oleh admin berdasarkan formulir lamaran yang sudah diisi oleh pelamar.

21 53 4. Desain Kriteria Master Daftar Kriteria ID Kriteria Nama Kriteria xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Baru Edit Hapus Keluar Gambar 4.9 : Desain Informasi Kriteria Tampilan diatas akan tampil jika admin memilih submenu data kriteria pada menu utama. Data kriteria berisi kriteria-kriteria perusahaan yang digunakan untuk menilai penerimaan karyawan. Pada form tersebut dilengkapi dengan tombol baru, edit, hapus dan keluar. Apabila admin memilih tombol baru, maka akan ditampilkan form input data kriteria seperti tampilan berikut : Input Data Kriteria ID Kriteria Nama Kriteria Simpan Batal Keluar Gambar 4.0 : Desain Input Kriteria

22 54 Untuk mengisi data kriteria, maka admin mengisikan ID kriteria dan nama kriteria kemudian pilih tombol simpan untuk menyimpan data, batal untuk membatalkan serta keluar untuk keluar dari form tersebut. 5. Desain Subkriteria Master Daftar Subkriteria ID Subkriteria Nama Subkriteria xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Baru Edit Hapus Keluar Gambar 4. : Desain Informasi Subkriteria Tampilan diatas berisi informasi mengenai daftar subkriteria yang digunakan untuk menilai penerimaan karyawan. Dalam form tersebut dilengkapi dengan tombol : a. Baru, untuk mengisi data kriteria baru b. Edit, digunakan untuk mengedit data kriteria yang sudah tersimpan c. Hapus, digunakan untuk menghapus data kriteria yang sudah tersimpan d. Keluar, digunakan untuk keluar form Jika user memilih tombol baru maka akan ditampilkan form input data subkriteria sebagai berikut :

23 55 Input Data Subkriteria ID Subkriteria Nama Subkriteria Simpan Batal Keluar Gambar 4. : Desain form input subkriteria Dalam tampilan data subkriteria, admin harus mengisi ID Subkriteria dan nama subkriteria kemudian pilih tombol simpan untuk penyimpanan data. 6. Desain Data Kriteria-subkriteria DATA KRITERIA - SUBKRITERIA ID Kriteria Nama Kriteria ID Subkriteria Nama Subkriteria SIMPAN No. Subkriteria Tambah Keluar Gambar 4.3 : Desain Data Kriteria-subkriteria Tampilan diatas digunakan untuk mengisi data gabungan dari kriteria dan subkriteria. Dalam satu kriteria terdapat beberapa subkriteria yang masing-masing memiliki nilai harapan yang berbeda. Untuk melakukan analisa terhadap masing-masing kriteria

24 56 maka kriteria harus dicocokkan dengan subriteria. Satu kriteria dapat memiliki banyak subkriteria. Dengan demikian untuk melakukan input data, admin terlebih dahulu memilih ID Kriteria kemudian akan ditampilkan nama kriteria. Selanjutnya admin memilih ID subkriteria dan akan ditampilkan secara otomatis nama subkriteria, kemudian admin mengisi nilai standart penilaian dari perusahaan. Dalam form kriteria-subkriteria terdapat tombol tambah untuk tambah data, simpan untuk penyimpanan data serta tombol keluar untuk keluar form. 7. Desain Analisa Analisa Penilaian Pelamar Kode Pelamar ID Kriteria ID Subkriteria Nilai Simpan Keluar Gambar 4.4 : Desain Analisa Form diatas digunakan oleh admin untuk melakukan penilaian karyawan berdasarkan kriteria-kriteria yang sudah ditentukan oleh perusahaan. Untuk melakukan penilaian maka admin memilih kode pelamar yang akan dinilai, kemudian memilih ID kriteria sehingga akan ditampilkan nama kriteria, kemudian memilih ID subkriteria sehingga akan ditampilkan nama subkriteria dan nilai standart perusahaan, selanjutnya admin memasukkan nilai profil karyawan dan melakukan penyimpanan data. Admin melakukan

25 57 beberapa inputan untuk menyelesaikan semua kriteria dan subkriteria sehingga diperoleh penilaian dari semua kriteria dan subkriteria. 8. Laporan Pelamar Laporan pelamar berisi informasi data pelamar yang disajikan dalam beberapa pilihan laporan dan ditampilkan dalam periode tanggal. Laporan tersebut antara lain : etak Data Pelamar Tgl Tes // S/D // Lolos Gagal Semua OK Selesai Gambar 4.5: Desain form pilihan laporan pelamar a. Laporan semua pelamar Laporan alon Karyawan yang mengikuti Periode : // s/d // KODE TGL. TES NAMA BAGIAN NO. TELP KETERANGAN RANGKING // XXX XXXXXX XXXXXXXX 9 // XXX XXXXXX XXXXXXXX 9 // XXX XXXXXX XXXXXXXX 9 Gambar 4.6: Desain laporan semua pelamar

26 58 b. Laporan pelamar lolos tes Laporan karyawan lolos tes Periode : // s/d // KODE TGL. TES NAMA BAGIAN NO. TELP KETERANGAN RANGKING // XXX XXXXXX XXXXXXXX 9 // XXX XXXXXX XXXXXXXX 9 // XXX XXXXXX XXXXXXXX 9 Gambar 4.7: Desain laporan pelamar lolos tes c. Laporan pelamar gagal tes Laporan karyawan gagal tes Periode : // s/d // KODE TGL. TES NAMA BAGIAN NO. TELP KETERANGAN RANGKING // XXX XXXXXX XXXXXXXX 9 // XXX XXXXXX XXXXXXXX 9 // XXX XXXXXX XXXXXXXX 9 Gambar 4.8: Desain laporan pelamar gagal tes 9. Laporan Penilaian Laporan penilaian berisi informasi mengenai penilaian masing-masing pelamar. Untuk menampilkan laporan tersebut, user diberikan form pengisian nomor tes pelamar dengan tampilan sebagai berikut:

27 59 Laporan Penilaian Pilih No Tes Nomor Tes Gambar 4.9 : Desain pilihan laporan penilaian Kemudian jika user memilih nomor tes pelamar yang ingin ditampilkan maka sistem akan menampilkan laporan sebagai berikut: HASIL PENELITIAN Nomor Tes Nama Tempat/Tgl. Lahir Jenis Kelamin Pendidikan KRITERIA PENELITIAN SKALA TES TERTULIS Bobot Nilai Pengetahuan Umum Pengetahuan pada bidang pekerjaan TES WAWANARA Penampilan fisik Kepribadian Pengalaman kerja Motivasi kerja Kemampuan kerjasama Kemampuan berkomunikasi PENDIDIKAN Formal Non formal KEAHLIAN Penguasaan bidang pekerjaan Ketelitian Kerapian Kecepatan Pemahaman instruksi TES KESEHATAN 3 Pendengaran Penglihatan Pernapasan PSIKOTEST 3 4 Tes logika algoritma Tes kode dan ingatan Tes ketelitian Tes gambar KETERANGAN : LULUS/TIDAK LULUS Gambar 4.30 : Laporan penilaian