Implementasi Business Process Reengineering Pada PT. Nagamas Bangun Realty

Transkripsi

1 Implementasi Business Process Reengineering Pada PT. Nagamas Bangun Realty Ringkasan Skripsi Oleh Abstrak Samuel Yudhistira ( ) Dhumas Lubhan ( ) 07PAM Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mendapatkan proses bisnis baru yang bisa lebih menghemat waktu dalam implementasinya serta proses bisnis yang baru dapat meningkatkan produktifitas dari PT. Nagamas Bangun Realty itu sendiri. Metodologi yang digunakan adalah metodologi BPM (10 fase BPM), dimana yang digunakan adalah fase organisasi, fase improvisasi, fase SDM dan teknologi, dan fase BPM berdasarkan framework Jeston. Hasil yang telah dicapai selama proses penelitian dari awal hingga selesai adalah mulai dari melihat secara langsung bagaimana penerapan proses bisnis dalam sebuah perusahaan, dan mengaplikasikan teori teori mengenai Business Process Reengineering ke dalam suatu perusahaan dan merancang proses bisnis baru untuk mengatasi masalah yang ada. Kesimpulan yang bisa diambil dari analisa Business Process Reengineering ini adalah perubahan proses bisnis yang lebih efektif, dan peningkatan kinerja para karyawan dalam menjalankan proses bisnis Kata Kunci : Business Process Reengineering,Kinerja, Business Process, Efektifitas, Efisiensi, Produktifitas Abstract The purpose of this research is to get new Business Process that can shorten the time on the implementation phase and this new business process can make productivity raised for PT. Nagamas Bangun Realty. These new business process expected to make coordination from office and field get better from the old one, which now isn t that good enough (coordination). The methodology that used in this Analysis is the BPM methodology (10 phase), from the jeston framework, which only used 5 from 10 phase (Organization phase, Improvement phase, people and technology phase, and BPM phase. The result that accomplished by researching process from the beginning until the end are look into real world how to implement business process on a company, and applying 1

2 theories about Business Process Reengineering into a company to solve the problems. The Conclusion from this Business Process Reengineering Analysis are to get more effective business process, and more performance from the employee on doing the new business process Keyword : Bussiness Process Reengineering, Performance, Effectivity, Efficiency, Productivity Latar Belakang Perkembangan properti yang pesat di Indonesia akhir dekade ini dan semakin banyaknya kebutuhan masyarakat akan tempat tinggal, membuka peluang bisnis baru untuk bergerak di bidang properti. Banyak indikator yang dapat kita lihat dalam kehidupan sehari hari, seperti banyaknya pembangunan rumah dan apartemen dengan harga yang murah dan terjangkau bagi banyak kalangan konsumen. Selain itu, Banyak komponen penunjang kepemilikan rumah yang menawarkan cara pembayaran yang mudah, seperti Kredit Kepemilikan Rumah, dimana hampir sebagian besar bank di Indonesia mempunyai fasilitas ini dengan ketentuan yang bervariasi. Selain itu, Produk properti berupa gedung perkantoran dan ruko juga mengalami peningkatan pesat pada akhir dekade ini, Membuat bisnis properti semakin diminati oleh banyak pengusaha dikarenakan keuntungan yang didapat lumayan besar dibanding dengan sektor usaha lainnya. Ini bisa dilihat dari maraknya gedung perkantoran serta ruko tempat usaha yang menjamur, khususnya di wilayah Jakarta ( Gedung Perkantoran ) dan pinggiran Jakarta (ruko), sehingga tak heran bahwa bisnis properti ini di zaman sekarang sangat menggiurkan bagi sebagian pengusaha. Namun, di balik pesatnya bisnis properti, ada juga masalah masalah yang timbul dimana jika tidak diatasi maka akan mengancam kelangsungan dari bisnis properti itu sendiri, seperti jumlah tanah yang makin lama makin menipis, khususnya di daerah ibu kota (Jakarta), sulitnya mendapatkan izin mendirikan bangunan dan surat surat dalam bidang perumahan, serta saingan dalam bisnis properti yang makin hari makin banyak, selain itu proses bisnis pun juga bisa ikut 2

3 ambil bagian dalam ancaman dari kelangsungan perusahaan itu sendiri, dimana proses bisnis yang kurang efisien dan kurang efektif membuat perusahaan semakin tertinggal jauh dari para kompetitor yang MUNGKIN sudah melakukan inovasi dalam proses bisnis yang mereka jalankan dalam rangka memenangkan persaingan dengan para competitor Maka dari itu, diperlukan perubahan proses bisnis (Bussiness Process Reengineering) untuk memenangkan persaingan dengan kompetitor dalam bisnis Properti ini, dan juga mempermudah dalam pengurusan segala hal yang berhubungan dengan legalitas (perizinan perumahan, tanah, dan kepemilikan), sehingga produktifitas perusahaan makin membaik yang berujung pada efisiensi dan efektifitas sumber daya manusia dan waktu yang dikeluarkanpun mampu dipangkas secara signifikan. PT Nagamas Bangun Realty adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang Property Developer yang berdiri dari tahun 2003, namun baru secara resmi menjadi PT pada tahun 2012 dan didirikan oleh Bapak Eko Angkowidjojo selaku owner dari PT Nagamas Bangun Realty, dan sudah membangun serta menjual lebih dari 500 unit rumah tinggal, termasuk apartemen dan ruko serta berkontribusi dalam pengembangan rumah tinggal di Indonesia, terutama di Jakarta. Tujuan i. Mendapatkan proses bisnis yang lebih efektif dan efisien pada PT Nagamas Bangun Realty ii. Mengintegrasikan divisi divisi perusahaan agar koordinasi terjalin dengan lebih baik lagi. iii. Meningkatkan produktifitas perusahaan. Manfaat 1. Mendapatkan pengetahuan tentang perubahan proses bisnis yang efisien dan efektif 3

4 2. Mengetahui masalah-masalah yang biasa terjadi di dalam dunia bisnis,khususnya untuk segmen properti dan hunian tempat tinggal 3. Memahami tentang pengimplementasian strategi bisnis di zaman modern. Sejarah Singkat Mengenai PT. Nagamas Bangun Realty PT Nagamas Bangun Realty adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang properti. Didirikan sejak tahun 2003, namun baru diresmikan tahun 2012 lalu oleh Bapak Eko Angkawidjaja, PT Nagamas Bangun Realty total telah membangun dan menjual lebih dari 500 unit rumah sampai sekarang., menjadi bukti nyata bahwa kontribusi PT Nagamas Bangun Realty telah berkontribusi besar dalam penyediaan rumah tinggal di Indonesia. PT Nagamas Bangun Realty memprioritaskan kepuasan konsumen antara biaya yang dikeluarkan untuk membeli rumah tinggal dengan kualitas rumah tinggal tersebut.selain itu PT Nagamas Bangun Realty telah memiliki website untuk mendukung operasional perusahaan dengan alamat Visi Perusahaan 1. Menjadi Perusahaan penyedia rumah tinggal nomor 1 di daerah Jakarta dan sekitarnya 2. Menyediakan rumah dengan harga terjangkau dan dengan kualitas yang baik. Misi Perusahaan 1. Selalu berusaha untuk memberikan informasi mengenai produk yang akan dijual secara transparan tanpa menambahkan atau mengurangi informasi yang sebenarnya. 2. Menyediakan informasi tambahan yang dibutuhkan oleh konsumen sebagai panduan dalam mencari tempat tinggal yang baik. 4

5 Struktur Organisasi PT. Nagamas Bangun Realty Komisaris Direktur Utama General Manager Project Manager General Affair Marketing Legal 5

6 Proses Bisnis PT. Nagamas Bangun Realty 6

7 Masalah 1. Kurangnya koordinasi antar divisi perusahaan dalam proses operasional perusahaan yang menyebabkan pembangunan rumah seringkali tidak sesuai dengan tenggat waktu yang ditetapkan. 2. Proses legalisasi yang cukup rumit dan memakan waktu yang cukup lama dari yang seharusnya (9 bulan) 3. Kurangnya kesadaran karyawan dalam menjaga kinerja secara personal yang berpengaruh terhadap proses bisnis yang berjalan pada perusahaan Usulan Pemecahan Masalah 1. Mengintegrasikan antar masing- masing divisi di PT Nagamas Bangun Realty sehingga koordinasi antar divisi berjalan dengan lancar. 2. Menggabungkan beberapa proses terkait legalisasi yang dijalankan secara bersamaan dan dengan mempekerjakan orang yang tepat dalam membantu proses legalisasi ( orang yang bergerak dalam bidang hukum) 3. Memotivasi para karyawan dalam menjaga kinerja kerja dengan memberikan seminar seminar dan menerapkan sistem komisi untuk bagian marketing( 1% dari harga rumah) serta memberikan penghargaan kepada karyawan berupa piagam. 7

8 SWOT Analysis External Peluang (Opportunity) Ancaman (Threat) Internal - Kebutuhan masyarakat akan tempat tinggal semakin besar seiring berjalannya waktu - Kebutuhan akan bisnis investasi dalam bidang properti - Adanya para pesaing dalam bidang properti yang semakin banyak -Proyek yang tertunda dikarenakan proses legalitas yang rumit dan memakan waktu yang lama Kekuatan (Strength) - Varian property yang dijual yang lebih dari 1 jenis (Rumah, Apartement, Ruko) Kelemahan (Weakness) - Kurangnya koordinasi antar divisi dalam kegiatan Rencana Strategis (SO) - Membuat konsep penjualan dengan mencari lokasi yang strategis - Memulai pemasaran rumah bersamaan dengan proses pembangunan rumah Rencana Strategis (WO) - Memberi tunjangan dan bonus kepada karyawan khususnya bagian bagian Marketing Rencana Strategis (ST) - Membuat konsep bangunan yang unik dan menarik - Menganalisa proses bisnis yang berjalan untuk menentukan strategi perusahaan ke depannya. Rencana Strategis (WT) - Mempekerjakan orang yang berprofesi dalam bidang hokum - Menerapkan sistem Sharing Knowledge 8

9 operasional - Kurangnya motivasi dalam penjualan properti - Membuat rencana pekerjaan dalam sebuah proyek kepada karyawan bagi perusahaan - Menggabungkan pengurusan sertifikat dan IMB dalam 1 proses. Perbandingan Waktu Lama Dan Baru Perbandingan Waktu Survey Kegiatan Pelaku Waktu Lama Waktu Baru Survey Lokasi Project Manager 1 Minggu 1 Minggu Persetujuan Survey General Manager 1 Minggu 4 Hari Pembelian Tanah General Manager 2 Minggu 10 Hari Perbandingan Waktu Legalitas Kegiatan Pelaku Waktu Lama Waktu Baru Pengurusan Sertifikat Tanah Pengurusan Izin Mendirikan Bangunan Legal Manager Legal Manager 6 Bulan 3 Bulan 6 Bulan * Keterangan : Dalam proses baru yang telah dirancang, maka pengurusan sertifikat tanah dan pengurusan Izin Mendirikan Bangunan berjalan secara bersamaan sehingga waktu yang dibutuhkan hanya 6 bulan saja dari yang awalnya 6 bulan + 3 bulan 9

10 Perbandingan Waktu Pembangunan Kegiatan Pelaku Waktu Lama Waktu Baru Menentukan Konsep Bangunan Project Manager 2 Minggu 2 Minggu Menentukan Bangunan Tipe Project Manager 1 Minggu 1 Minggu Menentukan Jumlah Bangunan Menentukan Bahan Baku Properti Memulai Pembangunan Project Manager 1 Minggu 1 Minggu Project Manager 2 Minggu 2 Minggu Project Team 18 Minggu 18 Minggu Perbandingan Penjualan Memasarkan Properti Melayani Penjualan Properti Bagian Marketing 2 Minggu 2 Minggu Bagian Marketing 2 Jam 2 Jam Mengurus Bank Akad Bagian Marketing 8 Minggu 8 Minggu Pemberian Komisi General Manager - 1 Minggu Mengurus Akta Jual Beli tanah Mengurus kepemilikan property Bagian Legalitas 6 Minggu 6 Minggu Bagian Legalitas 4 Minggu 4 Minggu Perbandingan Pembuatan Laporan Kegiatan Pelaku Waktu Lama Waktu Baru Membuat Proyek Laporan Project Manager 2 Minggu 2 Minggu 10

11 Membuat Penjualan Membuat keuangan Laporan Laporan Marketing Manager 2 Minggu 2 Minggu General Manager 17 Minggu 17 Minggu Menyiapkan Dokumen Pendukung Laporan Menyerahkan Laporan General Affair 5 Hari 5 Hari General Manager 2 Hari 2 Hari Rencana Implementasi Dalam pengimplementasian proses bisnis yang baru akan didukung oleh Development Team dan melibatkan seluruh tenaga kerja dalam perusahaan yang terlibat dalam proses bisnis baru. Implementasi proses bisnis yang baru dilakukan selama 12 bulan dengan jadwal sebagai berikut ini : Bulan Bulan ke 1 Bulan ke 2 Bulan ke 3, 4, dan 5 Bulan ke 6 Bulan ke 7 11 Bulan ke 12 Implementasi Analisa proses bisnis yang berjalan Mobilisasi Proyek BPR Perancangan ulang proses bisnis Rencana Implementasi BPR Implementasi proses bisnis baru Evaluasi proses bisnis baru Kendala Pada Proses Bisnis Mendatang Dalam penerapan proses bisnis yang baru ini diperkirakan akan mengalami sejumlah kendala, dimana kendala kendala ini bersifat umum hingga menengah dengan perusahaan lain di Indonesia pada umumnya. 11

12 Adapun kendala kendala yang dihadapi adalah sebagai berikut : 1. Proses penyesuaian karyawan dengan proses bisnis baru Dengan adanya proses bisnis yang baru, maka diperlukan penyesuaian lebih lanjut sehingga karyawan dapat beradaptasi dengan proses bisnis baru tersebut, dan untuk proses penyesuaiannya bias memakan waktu yang cukup lama sesuai dengan kemampuan karyawan untuk beradaptasi (ada yang cepat beradaptasi, ada juga yang lambat untuk beradaptasi), sehingga hal ini menjadi kendala tersendiri bagi perusahaan. 2. Proses koordinasi yang kompleks untuk memaksimalkan kinerja karyawan Mengingat adanya koordinasi dalam proses bisnis yang baru, akan berdampak pada sulitnya dalam mengimplementasi koordinasi tersebut mengingat sebelumnya tidak ada koordinasi yang baik antar divisi dalam perusahaan. Simpulan Saran 1. Berdasarkan hasil analisa Bussiness Process Reengineering yang dilakukan pada PT. Nagamas Bangun Realty dan perancangan proses baru yang telah dijabarkan sebelumnya, maka proses bisnis yang berjalan pada PT. Nagamas Bangun Realty lebih efektif. 2. Proses legalitas menjadi lebih mudah dan menghemat waktu yang dibutuhkan ( proses yang dibutuhkan membutuhkan waktu 6 bulan dari yang awalnya membutuhkan waktu 9 bulan), sehingga waktu yang dapat dihemat mencapai 3 bulan. 3. Peningkatan kinerja kerja para karyawan yang diiringi dengan meningkatnya proses bisnis yang berjalan pada perusahaan. 1. Perlunya tambahan motivasi dari bagian Marketing untuk lebih giat dalam mencari customer yang ingin membeli rumah tinggal, sehingga nantinya tercipta keadaan saling menguntungkan baik bagi perusahaan maupun bagi karyawan, dimana karyawan akan mendapatkan penghargaan atas kinerja yang diberikan dan keuntungan yang maksimal bagi perusahaan. 12

13 2. Men-desain tampilan website yang ada menjadi lebih menarik Daftar Pustaka untuk dilihat oleh calon pembeli sehingga pembeli dimanjakan dengan penampilan website yang indah, serta memperbanyak informasi yang diberikan via website agar pembeli dapat mengetahui seluruh informasi yang diperlukan dengan lengkap, benar adanya, dan jelas. Calvin, Welly Santana, William Implementasi BPR Untuk Memperbaiki Kinerja Pada PT. Samudera Arfak.. Tesis tidak diterbitkan Jakarta: Binus University. Donald, F. Jemella, 2002, Business Process Reengineering And Performance Improvement : The Case of Chase Manhattan Bank. Volume 8, No. 4, E7%B1%8D/%E8%BF%90%E4%BD%9C%E7%AE%A1%E7%90%86/BRP %E5%9C%A8%E6%9B%BC%E5%93%88%E9%A1%BF%E9%93%B6%E8 %A1%8C%E6%A1%88%E4%BE%8B%E5%88%86%E6%9E%90.pdf Majed, Al Mashari, 1999, BPR Implementation Process : An Analysis Of Key Success And Failure Factors. Volume 5, No.1, nd%20failure%20factors.pdf Nelis, J. J. (2008). Business Process Management : Practical Guidelines To Successful Implementations (2nd Edition). Burlington, USA: Elsevier Ltd. Pengertian Analisis SWOT.24/05/2012 dari Pengertian RASCI Model. April 2012 dari Satzinger, John.,& Jackson, Robert.,& Burd, Steven., (2010). System Analysis & Design In A Changing World. (5th edition). United States: Cengage Learning. S, Limam Mansar, 2007, Best Practices In Business Process Redesign : Use And Impact. Volume 13, No. 2, Tegar Chandra Gunawan Pengertian Teknologi Informasi menurut para ahli, 13

14 Tutorialspoint. n. d. UML Activity Diagram. 12/13/2012 dari Website resmi PT. Nagamas bangun Realty : 14

15 15