PROSEDUR PENGENDALIAN STANDARD (STANDARD OPERATION PROCEDURE (S.O.P)) TINDAKAN PEMBAIKAN REKOD SELEPAS BENCANA BANJIR

Transkripsi

1 PROSEDUR PENGENDALIAN STANDARD (STANDARD OPERATION PROCEDURE (S.O.P)) TINDAKAN PEMBAIKAN REKOD SELEPAS BENCANA BANJIR

2 1. Menubuhkan pasukan petugas yang diketuai oleh Pegawai Khidmat Pengurusan, Kader, PRJ, Jabatan terlibat. Ahli-ahli terdiri daripada: a. Kakitangan Unit Registri Jabatan terlibat; b. Bantuan petugas sukarelawan; terdiri daripada kakitangan Jabatan yang terlibat; dan c. Kakitangan Arkib Negara Malaysia (sebagai penasihat / pakar rujuk untuk melaksanakan pemulihan rekod) 2. Penyediaan ruang yang bersesuaian dan keluasan yang boleh menampung jumlah rekod yang perlu diselamatkan, termasuk:. Peralatan (Rujuk Lampiran 1); Peredaran udara yang baik; Berdekatan dengan sumber air dan elektrik 3. Mengalihkan semua rekod yang terjejas akibat bencana ke ruang yang kering dan tidak terdedah kepada cahaya matahari. 4. Menyelamatkan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan oleh Arkib Negara Malaysia (Rujuk Lampiran 2). Carta aliran kerja disediakan seperti di Lampiran Kumpulan rekod yang rosak teruk dan tidak dapat dipulihara, hendaklah dimusnahkan segera. Permohonan pemusnahan hendaklah dimajukan serta merta kepada kakitangan Arkib Negara Malaysia yang bertugas dalam pasukan berkenaan (Seksyen 26 (1C) Akta Arkib Negara 2003) 6. Sediakan laporan keseluruhan pelaksanaan kerja-kerja penyelamatan rekod. 7. Sediakan makan dan minum petugas sukarelawan sepanjang tempoh pelaksanaan bantuan penyelamatan rekod (atas budi bicara). 2

3 SENARAI MINIMA PERALATAN PASUKAN BERTINDAK BENCANA BIL. PERALATAN 1. Apron Plastik 2. Takung plastik (Tray) / Besen 3. Jaring (net mesh) plastik (lembut dan keras) 4. Suratkhabar / Bloating Paper 5. Tisu dapur (Tuala Dapur) 6. But keselamatan (Kasut getah) 7. Polyester Sheet / Plastik Alas Meja 8. Perspex Sheet / Kepingan Plastik (Saiz A3) 9. Penyepit baju / Klip kertas 10. Getah paip 11. Gunting 12. Pisau 13. Pemotong Wayar 14. Playar 15. Tukul Besi 16. Paku 17. Mop 18. Penyapu 19. Kipas (Portable fan) 20. Hairdryer (Pengering rambut) 21. Seterika 22. Kabel sambungan (Extension cable) 23. Tali 24. Sarung tangan getah 25. Spatula (Besi / Plastik) 26. Span 27. Berus Cat 28. Tuala kecil 29. Topeng muka (Mask) 30. Peti kecemasan (First-aid kit) 31. Plastik sampah / Tong sampah 32. Lampu Kesemasan / lampu Suluh 33. Gougle / Cermin mata keselamatan 34. Topi keselamatan Lampiran 1 3

4 Lampiran 2 DOKUMEN / FAIL Fail Basah (Keseluruhan) Letakkan rekod di ruang yang selamat / sesuai Potong tali hijau (jika ada) Pisahkan helaian fail menggunakan spatula. Mengangkat helaian menggunakan Polyester Sheet / Plastik Alas Meja / jaring plastik (net mesh) / suratkhabar Letakkan helaian pada jaring plastik (net mesh) / suratkhabar Keringkan (Angin semulajadi / Kipas angin / Pendingin hawa). Rujuk Lampiran 4 untuk proses pengeringan. Fail Basah (Sebahagian) Letakkan rekod di ruang yang selamat / sesuai Potong tali hijau (jika ada) Pisahkan helaian fail menggunakan spatula. Mengangkat helaian menggunakan Polyester Sheet / Plastik Alas Meja / jaring plastik (net mesh) / suratkhabar Letakkan helaian pada jaring plastik (net mesh) / suratkhabar Keringkan (Angin semulajadi / Kipas angin / Pendingin hawa). Rujuk Lampiran 4 untuk proses pengeringan. Jika sedikit, kaedah pengeringan boleh menggunakan Pengering rambut (hairdryer) Fail Berlumpur Letakkan rekod di ruang yang selamat / sesuai. Angkat fail menggunakan Perspex Sheet / Kepingan Plastik Bawa fail ke tempat cucian / punca air Siram fail yang berlumpur, bermula dari belakang fail (Spine) Gunakan berus / span untuk membuang lumpur, dengan berhati-hati Potong tali hijau (jika ada) Buka kulit fail menggunakan spatula Pisahkan helaian fail menggunakan Polyester Sheet / Plastik Alas Meja / jaring plastik (net mesh) bersama spatula Pindahkan ke atas Perspex Sheet / Kepingan Plastik. Ulang aliran air sehingga bersih. Mengeluarkan lumpur dengan aliran air bersih menggunakan span / berus. Terbalikkan helaian, keluarkan Polyester Sheet / Plastik Alas Meja / jaring plastik (net mesh), dan bersihkan permukaan helaian. Pindahkan helaian fail ke suratkhabar menggunakan Polyester Sheet / Plastik Alas Meja / jaring plastik (net mesh) 4

5 Keringkan (Angin semulajadi / Kipas angin / Pendingin hawa). Rujuk Lampiran 4 untuk proses pengeringan. Rekod / Dokumen / Fail yang tidak sempat diproses boleh disimpan menggunakan Peti Sejuk Beku (Freezer) bagi menghentikan proses pertumbuhan kulat, dan menghalang helaian dari melekat 5

6 BUKU Basah Lapiskan suratkhabar pada setiap helaian. Pisahkan setiap helaian menggunakan spatula / Polyester Sheet / Plastik Alas Meja. Letak Perspex Sheet / Kepingan Plastik di atas buku, dan tekan dengan kadar yang sederhana. Tukar suratkhabar. Dirikan buku untuk proses pengeringan (Angin Kipas angin) Bagi buku yang nipis dan ringan, proses pengeringan boleh dilakukan dengan kaedah menyidai Bagi buku yang lembap, proses pengeringan boleh dilakukan menggunakan Pengering Rambut (hairdryer) Basah (Berlumpur) Angkat buku menggunakan Perspex Sheet / Kepingan Plastik Bawa buku ke tempat cucian / punca air Siram buku yang berlumpur, bermula dari belakang buku (Spine) Gunakan berus / span untuk membuang lumpur, dengan berhati-hati Selak helaian menggunakan spatula. Bersihkan setiap helaian, sekiranya berlumpur Lapiskan suratkhabar pada setiap helaian. Pisahkan setiap helaian menggunakan spatula / Polyester Sheet / Plastik Alas Meja. Letak Perspex Sheet / Kepingan Plastik di atas buku, dan tekan dengan kadar yang sederhana. Tukar suratkhabar / Tissu. Dirikan buku untuk proses pengeringan (Angin Kipas angin) Proses pembersihan buku perlu bermula dari tulang belakang buku (Book Spine) 6

7 GAMBAR FOTO DAN NEGATIF (BERWARNA DAN TIDAK BERWARNA) Basah Rendam gambar dalam air bersih sekiranya gambar melekat di sampul. Keluarkan gambar dari sampul dengan berhati-hati, menggunakan penyepit. Keringkan secara semulajadi dengan menyidai menggunakan penyepit (sertamerta) Sidai secara berasingan dan tidak bertindih Jangan sentuh permukaan gambar dengan jari semasa basah. Buat salinan gambar sebelum proses pembersihan Asingkan gambar hitam putih dan gambar berwarna semasa rendaman. Berlumpur Rendam gambar dalam air bersih sekiranya gambar melekat di sampul. Keluarkan gambar dari sampul dengan berhati-hati, menggunakan penyepit. Letakkan gambar di atas Perspex Sheet / Kepingan Plastik. Alirkan air bersih sehingga hilang lumpur. Keringkan secara semulajadi dengan menyidai menggunakan penyepit (sertamerta). Sidai secara berasingan dan tidak bertindih Bersihkan gambar menggunakan span / berus dengan berhatihati. Lap negatif dan mikrofilem menggunakan kain sutera (silk) atau kain kapas (cotton) 7

8 Gambar foto, negatif atau filem tersebut boleh dikeringkan mengikut langkah-langkah di atas atau dihantar terus ke makmal pemprosesan foto untuk dirawat. 8

9 BAHAN AUDIO, VIDEO DAN MULTIMEDIA Pita magnetik (audio dan video) Keluarkan bahan dari kotak simpanan. Buka casing. Cuci pita menggunakan putik kapas (Cotton bud) yang basah. Tutup semula casing. Keringkan dalam masa 48 jam dalam keadaan berdiri (Angin Kipas angin). Dilarang menyejuk beku dan memainkan / memutarkan pita Piring hitam / Cakera Padat (CD) Keluarkan bahan dari sampul. Alirkan air bersih ke kedua-dua permukaan bahan. Bersihkan menggunakan berus, mengikut aliran sehala (Pusingan Jam). Keringkan dengan menggunakan kain. Lap bahan menggunakan kain sutera (silk) atau kain kapas (cotton) Keringkan secara semulajadi / anginkan menggunakan kipas. 9

10 FAIL BASAH (KESELURUHAN) Lampiran 3 Mula Alih Letakkan rekod di ruang yang selamat / sesuai Potong Potong tali hijau (jika ada) Pisahkan Pisahkan helaian fail menggunakan spatula. Angkat Mengangkat helaian menggunakan Polyester Sheet / Plastik Alas Meja / jaring plastik (net mesh) / suratkhabar Letak Letakkan helaian pada jaring plastik (net mesh) / suratkhabar Kering Angin semulajadi / Kipas angin / Pendingin hawa Tamat 10

11 KAEDAH PENGERINGAN Lampiran 4 Kaedah (1) Sidai Sesuai dilakukan di dalam dewan atau ruang yang luas dan bertutup. Cara-cara: a) Sediakan tempat penyidai. b) Sidai helaian fail yang telah diletakkan ke atas suratkhabar / jaring plastik (net mesh) nipis. c) Sepit helaian menggunakan penyepit baju / klip kertas. Susunan helaian mengikut turutan dari kiri ke kanan Sekiranya kipas digunakan, aliran angin tidak boleh menghala terus ke helaian yang disidai Kaedah (2) Bungkus Sesuai dilakukan di ruang pejabat / kecil. Boleh dilaksanakan di atas meja atau lantai. Bahan Tambahan: Kain Gore-Tex dan Blotting Paper Cara-cara: a) Lapiskan helaian dengan kertas Blotting. b) Ulang proses sehingga habis keseluruhan fail. c) Bungkus lapisan tersebut dengan kain Gore-Tex. Ulang proses bagi kesemua fail yang terjejas. Kaedah (3) Lapisan Sesuai dilakukan di ruang pejabat / kecil. Boleh dilaksanakan di atas meja atau lantai. Cara 3.1 : Kertas Blotting a) Lapiskan helaian dengan kertas Blotting. b) Ulang proses sehingga habis keseluruhan fail. 11

12 c) Dirikan lapisan helaian di atas suratkhabar. d) Biarkan kering (Angin semulajadi / Kipas angin / Pendingin hawa). Cara 3.2 : Kertas Newsprint a) Lapiskan helaian dengan kertas Newsprint. b) Ulang proses sehingga habis keseluruhan fail. c) Dirikan lapisan helaian di atas suratkhabar. d) Biarkan kering (Angin semulajadi / Kipas angin / Pendingin hawa). Cara 3.3 : Suratkhabar a) Lapiskan helaian dengan suratkhabar. b) Ulang proses sehingga habis keseluruhan fail. c) Dirikan lapisan helaian di atas suratkhabar d) Biarkan kering (Angin semulajadi / Kipas angin / Pendingin hawa). Cara 3.4 : Jaring Plastik (Net mesh) keras a) Lapiskan helaian dengan jaring plastik (Net mesh) keras b) Ulang proses sehingga habis keseluruhan fail. c) Dirikan lapisan helaian di atas suratkhabar d) Biarkan kering (Angin semulajadi / Kipas angin / Pendingin hawa). Cara 3.5 : Jaring Plastik (Net mesh) nipis a) Lapiskan helaian dengan jaring plastik (Net mesh) nipis b) Ulang proses sehingga habis keseluruhan fail. c) Dirikan lapisan helaian di atas suratkhabar d) Biarkan kering (Angin semulajadi / Kipas angin / Pendingin hawa). Kaedah (4) Haba (heat) Sesuai dilakukan di ruang pejabat / kecil. Boleh dilaksanakan di atas meja atau lantai. Cara 4.1 : Penggunaan Pengering Rambut a) Halakan pengering rambut ke setiap helaian b) Susun helaian yang telah kering mengikut lampiran asal Cara 4.2 : Penggunaan Seterika a) Lapiskan helaian menggunakan kertas Bloating / kertas lukisan / kain b) Pastikan suhu seterika pada kadar yang sederhana. c) Ulang proses sehingga selesai keseluruhan fail. d) Susun helaian yang telah kering mengikut lampiran asal 12