PEROLEHAN BAHAN HADIAH

Transkripsi

1 NO. SALINAN : PERPUSTAKAAN PEROLEHAN BAHAN HADIAH P. UTeM (ISO)/PO/ PK05 Perkara Disediakan Disemak Diluluskan oleh Tandatangan Nama Mohd Mawardi bin Badruddin Fauziah binti Hassan Hjh. Faridah binti Hj. Md. Amin Jawatan Pustakawan Kanan Pustakawan Kanan Ketua Pustakawan Tarikh 09 MEI MEI MEI 2016

2 UTeM(ISO)/SP/PK01/F3 Semakan 1/ 1/1 HELAIAN REKOD PINDAAN Nota: Helaian ini merekodkan setiap pindaan yang dibuat terhadap manual/ prosedur ini. Segala butir-butir pindaan perlu dinyatakan dengan jelas. Wakil Pengurusan bertanggungjawab mengendalikan rekod ini. No. Pindaan surat No. Semakan Tarikh Semakan Butir-butir Pindaan Pengesahan 1/ /2012 1/2012 2/2012 2/ , 1-7 1/ / / Perincian bahan yang diasingkan pada Prosedur Kerja 6.10 Pertukaran nama penanggungjawab prosedur dan penanggungjawab semakan Penstrukturan semula terminologi, struktur ayat, struktur carta alir dan prosedur, dan struktur organisasi Pertukaran nama penanggungjawab semakan Pertukaran logo UTeM / / /2015 1/2016 1/ Pertukaran Nama Unit Hadiah & Koleksi UTeM kepada Unit Koleksi UTeM, Hadiah & Pertukaran Pertukaran Terminologi P (UHKU) Pustakawan Unit Hadiah & Koleksi UTeM kepada P (UKHP) Pustakawan Unit Koleksi UTeM, Hadiah & Pertukaran Pertukaran Terminologi P (UHKU) Pustakawan Unit Hadiah & Koleksi UTeM kepada PmP (UKHP) Pembantu Perpustakaan Unit Koleksi UTeM, Hadiah & Pertukaran Pertukaran Terminologi (PAP ) Pembantu Am Pejabat kepada (PO) Pembantu Operasi Perubahan pada terminologi proses kerja : Pertukaran tempat stor kepada kompaktor Pertukaran nama penanggungjawab prosedur Pertukaran nama penanggungjawab semakan Pertukaran logo UTeM

3 1/7 1.0 OBJEKTIF, SKOP, DAN RUJUKAN 1.1 OBJEKTIF Prosedur ini adalah bertujuan menerangkan langkah-langkah yang harus diambil dalam menguruskan perolehan bahan penerbitan secara hadiah dan pertukaran daripada organisasi dalam dan luar Universiti. 1.2 SKOP Mengurus permohonan dan penerimaan bahan penerbitan daripada organisasi dalam dan luar Universiti. Prosedur ini melibatkan Ketua Pustakawan,Pustakawan Unit Koleksi UTeM, Hadiah & Pertukaran,Pembantu Perpustakaan Unit Koleksi UTeM, Hadiah & Pertukaran dan Pembantu Operasi. 1.3 RUJUKAN Dasar Koleksi UTeM, Hadiah & Pertukaran Manual Prosedur Kerja Fail Meja Rekod Penerimaan Koleksi UTeM, Hadiah & Pertukaran Fail Buku Koleksi UTeM, Hadiah & Pertukaran Fail Surat Permohonan Bahan Fail Surat Pengesahan Penerimaan Bahan

4 2/7 2.0 DEFINISI 2.1 Bahan Bacaan Akademik Bahan yang dapat membantu dalam proses pembelajaran, pengajaran, penyelidikan dan perundingan di Universiti sama ada untuk rujukan atau pinjaman. Bahan ini terdiri daripada buku dan bahan terbitan berkala. 2.2 Bahan Media Bahan yang terdiri daripada cakera padat, kaset video, kaset audio, disket, slaid filem, mikrofilem, mikrofische dan sebagainya. 2.3 Penyumbang Terdiri dari IPTA, IPTS, Kementerian, Jabatan, Agensi, Badan Berkanun, Badan Korporat dan Individu.

5 3/7 3.0 DAFTAR KATA 3.1 Terminologi dan glosari UTeM - Universiti Teknikal Malaysia Melaka KP - Ketua Pustakawan BI - Bahagian Pengindeksan P (BI) - Pustakawan Bahagian Pengindeksan P (UKHP) - Pustakawan Unit Koleksi UTeM, Hadiah & Pertukaran - Pembantu Perpustakaan Unit Koleksi UTeM, Hadiah & Pertukaran PO - Pembantu Operasi IPTA - Institusi Pengajian Tinggi Awam IPTS - Institusi Pengajian Tinggi Swasta 4.0 TANGGUNGJAWAB DAN PENJELASAN TINDAKAN 4.1 Prosedur ini merangkumi proses perolehan bahan hadiah dan pertukaran daripada organisasi dalam dan luar Universiti yang sepenuhnya dipertanggungjawabkan kepada Pejabat Perpustakaan.

6 4/7 5.0 CARTA ALIR 6.1 Mula 6.2 Kenal pasti organisasi 6.3 Serah senarai alamat 6.4 Buat surat permohonan sumbangan bahan penerbitan 6.5 Tandatangan surat 6.6 Failkan surat 6.7 Hantar surat ke Pejabat Pendaftar 6.8 Terima bahan 6.9 Hantar surat pengesahan penerimaan bahan 6.10 Rekodkan penerimaan bahan 6.11 Semak kesesuaian bahan Tidak sesuai 6.12 Bahan diasingkan 6.13 Sesuai Katalog / Cop hak milik Perpustakaan/ tarikh proses 6.14 Tampal slip ucapan terima kasih 6.15 Serah bahan 6.16 Tamat

7 5/7 6.0 PROSEDUR 6.1 Mula Tindakan Tanggungjawab 6.2 Kenal pasti organisasi untuk dihantar surat permohonan yang difikirkan sesuai untuk menyumbangkan bahan penerbitan dalam membantu proses pembelajaran dan pengajaran di Universiti yang terdiri dari IPTA, IPTS, Kementerian, Jabatan, Agensi, Badan Berkanun, Badan Korporat dan Individu. 6.3 Serah senarai alamat organisasi yang telah dikenal pasti kepada Pembantu Perpustakaan Unit Koleksi UTeM, Hadiah & Pertukaran 6.4 Buat surat permohonan sumbangan bahan penerbitan kepada organisasi berkenaan. P (UKHP) P (UKHP) 6.5 Tandatangan surat permohonan yang lengkap. P (UKHP) 6.6 Failkan satu salinan fotokopi surat ke dalam Fail Surat Permohonan Bahan 6.7 Serah surat salinan asal yang lengkap bersampul kepada Pembantu Operasi untuk dihantar kepada Pejabat Pendaftar. 6.8 Terima bahan berserta surat sumbangan bahan daripada organisasi luar. Bahan yang diterima sama ada koleksi bahan media atau koleksi bahan bacaan akademik. 6.9 Hantar surat pengesahan penerimaan bahan dan ucapan terima kasih Rekodkan penerimaan bahan dalam Rekod Penerimaan Hadiah dan Koleksi UTeM Microsoft Excel File mengikut jenis dan kategori bahan Semak kesesuaian/ fizikal bahan yang diterima Buat preview bahan media untuk mengenalpasti jenis tayangan dan keadaan fizikal bahan. Bagi bahan bacaan akademik, lakukan semakan untuk mengenalpasti keadaan fizikal bahan dalam PO P (UKHP) P (UKHP)

8 6/7 keadaan baik atau tidak. Jika bahan didapati rosak atau tidak sesuai dijadikan koleksi perpustakaan, ikut langkah Sekiranya bahan sesuai dijadikan koleksi perpustakaan, ikut langkah Bahan diasingkan dan disimpan di dalam kompaktor Unit Koleksi UTeM, Hadiah & Pertukaran 6.13 Bahan dikatalog, dicop hak milik Perpustakaan UTeM dan tarikh proses bahan Tampal slip ucapan terima kasih pada bahan Bahan diserahkan kepada Bahagian Pengindeksan untuk memasukkan Call Number dan Subject Heading. PO 6.16 Tamat.

9 7/7 7.0 DOKUMEN SOKONGAN Nama Kod Tempoh Simpanan (Tahun) Lokasi Surat Permohonan Bahan UTeM.04.03/100-4/10/5/1 5 UKHP Surat Pengesahan Penerimaan Bahan Surat Sumbangan Bahan Dari Organisasi Luar UTeM.04.03/100-4/10/5/2 5 UKHP UTeM.04.03/100-4/10/5/2 5 UKHP