Rekod dan fail koperasi merupakan

Transkripsi

1 Teknik Pengurusan Rekod dan Sistem yang Efektif Oleh Noranita Mohd Nor Pusat Keusahawanan dan Peruncitan, MKM Pengenalan Rekod dan fail koperasi merupakan dokumen yang amat penting dalam pengurusan sesebuah koperasi. Kehilangan sesuatu rekod boleh menyebabkan pincangnya operasi sesebuah koperasi itu. Oleh itu, sesebuah koperasi sudah semestinya membangunkan satu pendekatan yang berkesan dalam menguruskan rekod dan fail pada masa kini. Hal ini sedikit sebanyak menggambarkan sikap proaktif dan profesional koperasi dalam tadbir urus serta dapat melicinkan perjalanan operasi koperasi. Artikel ini cuba mengupas dan menerangkan teknik-teknik yang boleh digunakan oleh koperasi untuk memastikan sistem pengurusan rekod dan fail koperasi sentiasa berada dalam keadaan yang teratur dan sistematik. Definisi Rekod Dan Sistem Rekod didefinisikan sebagai dokumen di dalam apa jua bentuk atau media yang diwujudkan, diterima, dipelihara atau digunakan oleh sesebuah organisasi dalam menjalankan tugas atau aktivitinya. Rekod juga merupakan bahan bukti bagi setiap aktiviti yang dilaksanakan oleh koperasi. Akta Arkib Negara 2003(Akta 629) menyatakan rekod adalah bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, filem sinematograf, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apa-apa salinannya. Manakala sistem fail meliputi segala aktiviti berkaitan dengan pengurusan fail aktif (fail semasa) seperti mengklasifikasikan fail, menyusun fail, menyimpan fail, pergerakan fail, mengindeks fail dan mengesan fail. Memfailkan adalah satu proses di mana dokumen-dokumen dimasukkan dalam sebuah folder. Teknik-Teknik Pengurusan Rekod Dan Sistem A. Pengurusan Rekod Di dalam pengurusan rekod sesebuah koperasi terdapat empat proses yang akan dilalui. Proses tersebut adalah seperti berikut: 1. Pengwujudan Rekod Pengwujudan rekod bermaksud kelahiran rekod. mempunyai pelbagai jenis dokumen yang perlu diwujudkan dalam menjalankan aktiviti seharian. Dokumen ini merupakan rekod koperasi tidak kira ia di dalam bentuk konvensional yakni manual atau pun elektronik. Setiap dokumen yang diwujudkan mestilah mempunyai kegunaannya. Salinan kesemua rekod perlu dibuat mengikut keperluan koperasi sebagai bukti sekiranya berlakunya kehilangan rekod. Salinan rekod yang berlebihan boleh menyebabkan penggunaan ruang yang banyak dan mewujudkan fail-fail yang tebal. Oleh itu, pegawai yang bertanggungjawab hendaklah 52 dimensi.jan.2012.indd 52

2 memastikan perkara ini tidak terjadi. Jika salinan rekod diwujudkan secara berlebihan dengan cara tidak sengaja, pegawai yang bertanggungjawab hendaklah memusnah kannya dengan cara yang selamat. Peranan Ahli Lembaga serta pegawai-pegawai kanan koperasi adalah penting dalam kawalan pewujudan rekodnya. 2. Penggunaan Rekod Rekod yang telah diwujudkan oleh koperasi mempunyai pelbagai kegunaan. Rekod juga merupakan nadi utama sesebuah koperasi dan tanpa rekod, koperasi itu tidak boleh berfungsi dengan lancar. Rekod juga digunakan sebagai bahan bukti, bahan rujukan, alat kawalan dan perundangan, komunikasi dan perhubungan, rujukan keputusan, penilaian, perancangan dan pelaksanaan, me lindungi hak, peringatan, kesinambungan kerja dan menunjukkan kecekapan serta produktiviti. 3. Pemeliharaan Rekod Pemeliharaan rekod merupakan penjagaan fail dengan baik bagi memastikan rekod-rekod tidak mengalami sebarang kerosakan. Antara faktor yang menyumbang kepada kerosakan rekod adalah seperti berikut:- a) Suhu Suhu yang tinggi akan menyebabkan kertas bertukar warna kekuningan dan akan mula mereput. Keperluan suhu adalah berbeza mengikut bentuk rekod atau media storan. Keperluan suhu bagi rekod adalah seperti jadual di bawah: Bentuk Rekod/ Media storan Suhu (darjah Celsius) b) Kelembapan Kawasan penyimpanan rekod dan fail yang mempunyai kadar kelembapan yang tinggi boleh menyebabkan berlakunya pertumbuhan kulat atau cendawan. Manakala kawasan yang mempunyai kadar kelembapan yang rendah boleh menyebabkan kertas menjadi kering dan mulai mereput. Alat yang boleh mengawal kelembapan ialah dehumidifier atau silica gel. Dehumidifier adalah sejenis alat yang dapat menyerap air dari udara dan mengurangkan kelembapan di udara. Silika gel adalah sejenis bahan kimia yang juga dapat meresapkan air dari udara. Kadar kelembapan bandingan (relative humidity (RH)) yang sesuai untuk rekod dan fail adalah seperti berikut: Bentuk Rekod/ RH Kertas 50%-55% Rekod Pandang Dengar 25%-45% Rekod Elektronik 30%-40% c) Cahaya Cahaya matahari dan cahaya lampu merupakan dua sumber utama cahaya. Dalam cahaya terdapat pancaran yang merbahaya seperti ultra violet (UV). Pancaran ini boleh melemahkan ketahanan kertas dan akan menyebabkan kertas bertukar warna kekuningan. Tempat penyimpanan rekod dan fail koperasi perlulah dipasang langsir serta lampu ditutupi dengan penapis cahaya bagi Kertas Gambar (hitam putih) Gambar (berwarna) <18 Mikrofilem Filem Nitrate <10 Pita Video Rekod Elektronik (optikal/magnetik) 10 Alat Dehumidifier Alat pendingin udara perlu dipasang oleh koperasi di kawasan penyimpanan rekod serta bilik fail. Pendingin udara ini juga perlu dipasang sepanjang masa iaitu 24 jam sehari. Silica Gel 53 dimensi.jan.2012.indd 53

3 mengelakkan kesan negatif dari pancaran UV. Jika bilik penyimpanan rekod tidak digunakan, suis lampu hendaklah sentiasa ditutup. Kotak, kulit fail, sampul dan lain-lain bekas merupakan kawasan pe nyimpanan fail yang selamat daripada pancaran UV. Kawasan penyimpanan rekod dan fail sebaikbaiknya perlu dicat dengan warna putih yang mengandungi titanium dioksida dimana ia dapat menyerap pancaran UV. Jumlah unit cahaya boleh diukur dengan alat photometer dan sekiranya bacaannya melebihi 50 lux ia adalah merbahaya bagi rekod. d) Air Kerosakan rekod yang disebabkan oleh air adalah seperti banjir, kebocoran atap atau bumbung, kebocoran paip air dan sebagainya. -fail yang telah basah hendaklah dikeringkan dengan kadar segera bagi mengelakkan pertumbuhan kulat. sama sekali tidak boleh dikeringkan di bawah jemuran sinaran matahari. Sinaran matahari mengandungi pancaran UV yang boleh merosakkan rekod dan kertas akan menjadi kekuningan. yang telah basah perlu dikeringkan dengan menggunakan kertas serap air (blotting paper) di dalam bangunan dan di bawah putaran kipas yang perlahan (kipaskan atau anginkan di dalam bangunan). Langkah-langkah di bawah hendaklah di patuhi bagi mengelakkan sebarang kerosakan pada rekod akibat air. i. tidak boleh di simpan di tingkat bawah (basements). ii. perlu diletakkan di dalam kabinet yang mempunyai ketinggian kakinya sebanyak 6 inci (15sm). e) Api iii. tidak boleh diletakkan berdekatan dengan saluran paip. iv. Tempat seperti kantin, bilik air dan tangki air perlulah dijauhi. v. Jarak 45sm ruang dari siling bagi mem bolehkan penyembur air memadam kan api sekiranya berlaku kebakaran. Api boleh mengakibatkan kebakaran dan turut menyebabkan rekod-rekod musnah dengan cepat. Bilik fail koperasi hendaklah di tempatkan di kawasan yang jauh daripada punca-punca api seperti kantin, dapur, stor peralatan dan sebagainya. Rak-rak dan kabinet kayu hendaklah dielakkan sebagai tempat penyimpanan rekod. Peralatan seperti ini adalah mudah terbakar dan boleh menarik serangga seperti anai-anai. Peralatan-peralatan seperti di bawah hendak lah dipasang di koperasi bagi mengesan dan memadam kebakaran dengan segera: i. Penyembur Air (water sprinklers) ii. Alat pemadam api (fire extinguishers) iii. Alat pengesan asap (smoke detectors) iv. Alat pengesan haba (heat detectors) v. Salur bantu mula (hose reel) vi. Loceng amaran (fire alarm) vii. Telefon kecemasan (emergency telephone) viii. Pintu rintangan api (fire resistence door) Semua Ahli Lembaga serta kakitangan koperasi hendaklah menjalani latihan memadam api dan mengadakan latihan sekurang-kurangnya sekali dalam setahun. 4. Pelupusan Rekod Alat Photometer Pelupusan rekod adalah peringkat akhir dalam kitaran hayat rekod. Pegawai yang bertanggungjawab perlulah mengkaji sama ada rekod tersebut perlu di simpan atau dimusnahkan. yang masih digunakan atau aktif perlulah di 54 dimensi.jan.2012.indd 54

4 sulit, terhad dan terbuka. Sebagai contoh adalah seperti di bawah:- Contoh: Makmur Berhad Makmur Berhad adalah sebuah koperasi kredit yang menjalankan aktiviti pembiayaan kepada anggotanya. Terdapat empat bahagian di dalam koperasi tersebut iaitu: Alat Pemadam Api Alat Pengesan Asap simpan di dalam bilik fail. hendaklah membuat senarai pemindahan rekod dan fail yang tidak aktif sebelum ditutup. Seterusnya fail yang tidak aktif selepas lima tahun fail ditutup bolehlah dilupuskan dengan cara berikut:- i) Pentadbiran ii) Kewangan iii) Pembiayaan iv) Keanggotaan Oleh itu cara untuk mewujudkan atau men daftarkan nombor fail tersebut adalah seperti berikut:- i. Kitar semula ii. Bakar iii. Rincih iv. Tanam Sebelum rekod dilupuskan atau dimusnahkan koperasi perlu menyediakan senarai serta jenis rekod dan fail yang hendak dimusnahkan sebagai bukti bahawa rekod tersebut telah dimusnahkan kelak. B. Sistem Nama Ringkas Organisasi: Makmur Kod Bahagian/ Unit: Pentadbiran Taraf Keselamatan Contoh Nombor 1: K/tgn Sub En. Ali Aktiviti-aktiviti utama dalam sistem fail koperasi adalah seperti berikut:- 1. Klasifikasi Klasifikasi fail adalah aktiviti terpenting dalam sistem fail. Ia dapat diertikan sebagai penyusunan maklumat ke dalam kumpulankumpulan fail yang mengandungi perkara yang sama atau seakan-akan sama, serta tiap-tiap kumpulan ini mempunyai identitinya tersendiri. Identiti yang diberikan kepada sesuatu fail atau sesuatu kumpulan fail adalah dalam bentuk abjad, nombor, warna, simbol dan sebagainya. -fail yang diwujudkan oleh koperasi dapat dikelaskan mengikut beberapa kaedah seperti perkara, taraf keselamatan dan kod. Kebiasaannya taraf keselamatan fail yang berada di koperasi adalah terdiri daripada fail Nama Ringkas Organisasi: Makmur 2. Penyusunan Kod Bahagian/ Unit: Kewangan Invois Contoh Nombor 2: Sub Perkara Sykt Maju Jaya boleh menggunakan kaedah nombor iaitu mengikut bahagian dalam koperasi bagi penyusunan fail. Kaedah nombor ini lebih teratur kerana ia senang dicari berdasarkan bahagian koperasi itu. Sekiranya fail-fail tidak disusun dengan baik dan teratur ia boleh menyebabkan fail-fail tersebut tidak dapat dikesan dengan cepat. 55 dimensi.jan.2012.indd 55

5 3. Penyimpanan Setiap koperasi perlu mempunyai bilik fail serta peralatan seperti kabinet fail, rak, peti besi atau bilik kebal. Setiap rak dan kabinet fail perlu dilabelkan bagi memudahkan pengesanan fail. Bilik fail juga hendaklah terletak berdekatan dengan pegawai koperasi supaya tindakan dapat diambil dengan segera sekiranya fail tersebut diminta. 5. Pengesanan Pengesanan sesuatu fail dapat dibuat dengan menggunakan kaedah berkomputer atau senarai fail seperti di bawah:- Senarai : Makmur Bil. No. Tajuk 1. KMM Mesyuarat 2. KMM 100-1/1 Mesyuarat Lembaga 3. KMM 100-1/2 Mesyuarat Bahagian Pentadbiran 4. KMM 100-1/3 Mesyuarat Bahagian Kewangan 5. KMM Kursus 6. KMM 100-2/1 Kursus anjuran Maktab 4. Pergerakan Rak Setiap kali fail hendak di buka ia perlu direkodkan dalam buku daftar fail dan apabila fail berkenaan keluar dari bilik fail, kakitangan yang mengeluarkan fail hendaklah mencatatkannya ke dalam buku keluar masuk fail atau kad keluar fail. bertanggungjawab untuk mengawal pergerakan fail. Contoh: Kad Keluar No. : Tajuk : Dihantar Dihantar Kepada Tarikh Oleh Kepada Tarikh Oleh 7. KMM 100-2/2 Kursus anjuran Suruhanjaya 8. KMM Perjawatan 9. KMM Kakitangan 10. KMM Lawatan KESIMPULAN Pengurusan rekod dan sistem fail yang efektif boleh mencerminkan atau melambangkan sistem pengurusan koperasi itu sendiri. Sehubungan itu, koperasi yang ada pada hari ini perlu meningkatkan lagi cara menguruskan rekod dan sistem fail dengan lebih baik dan efektif. Bagi yang sebelum ini masih samar-samar atau keliru bagaimana hendak mengurus rekod dan sistem fail koperasi, diharap artikel yang ditulis ini dapat membantu sedikit sebanyak dalam mengurus rekod harian koperasi. Rujukan Mina Resources Sdn.Bhd. Pengurusan Rekod, dan Pentadbiran Pejabat Sistematik. Dicapai pada 5 Oktober 2011, daripada Savumthararaj.G (2008). Pengenalan Kepada Pengurusan Rekod & Sistem. Edisi Kedua. Kuala Lumpur. Intan Spektra Sdn.Bhd. 56 dimensi.jan.2012.indd 56