DOKUMEN DAN PERALATAN PK.UiTM.APB.(P).11

Transkripsi

1 RUJUKAN MUKA SURAT : 1/13 PK.UiTM.APB.(P).11 Tandatangan Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh Nama Zakaria Abdul Wahab Bosirah Daud Prof. Madya Dr. Normah Abdullah Jawatan Penolong Jurutera Pen. Pendaftar Dekan Kanan Tarikh 17 Februari Februari Februari 2012

2 RUJUKAN MUKA SURAT : 2/13 REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemas kini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan. HALAMAN DIPINDA Tarikh No. No. Muka Ringkasan Pindaan Diluluskan Keluaran Para Surat / Pindaan 25/5/09 01/01 25/5/09 25/5/09

3 RUJUKAN MUKA SURAT : 3/13 BIL. ISI KANDUNGAN MUKASURAT Muka Hadapan 1 Rekod Pindaan Dokumen Terkawal 2 Isi Kandungan Objektif Skop Dokumen Rujukan Definisi Singkatan Tanggungjawab dan Tindakan Rekod Kualiti Lampiran 12

4 RUJUKAN MUKA SURAT : 4/ OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan dokumen dan peralatan yang dikenalpasti, dikendali, dibungkus, disimpan dengan selamat, teratur dan dalam keadaan baik. Prosedur ini merangkumi aspek pemuliharaan dan pencegahan melalui penyelenggaraan berjadual. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh personel APB dalam mengendali dan menyelenggara dokumen serta peralatan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN 3.1 MK.UiTM.APB.01 MANUAL KUALITI BIL. RUJUKAN JENIS Seksyen Seksyen Kawalan Dokumen Kawalan Rekod Kualiti Seksyen 6.3 Seksyen 6.4 Infrastruktur Persekitaran Kerja Seksyen Seksyen Identifikasi dan Kemudahkesanan Produk Pemeliharaan Produk 3.2 Dokumen Sokongan BIL. RUJUKAN JENIS DS. UiTM.APB.25 Perintah-Perintah Am dan Arahan Pentadbiran dan Arahan Perbendaharaan

5 RUJUKAN MUKA SURAT : 5/ DEFINISI 4.1 Pengendalian Dokumen dan peralatan yang diterima akan direkod, disemak dan didaftar. Semua dokumen dan peralatan yang berkaitan akan diklasifikasikan menurut kesesuaian. 4.2 Penyelenggaraan Penyelenggaraan adalah satu proses pemuliharaan dokumen dan peralatan. 4.3 Penyimpanan Dokumen dan peralatan akan disimpan dengan baik dan selamat dalam ruang yang telah dikhaskan. 4.4 Tidak ekonomi dibaiki Peralatan di mana kos pembaikannya terlalu tinggi. 4.5 Kandungan dokumen Dokumen yang terdiri daripada surat, memo, cetakan e-mel, surat perjanjian dan laporan.

6 RUJUKAN MUKA SURAT : 6/ Dokumen terperingkat Merujuk kepada dokumen sulit. 4.7 Jilid Dokumen yang disusun, dikepil atau dibukukan. 4.8 Bahan Multimedia Dokumen yang disimpan dalam bentuk CD atau disket. 4.9 Peralatan Peralatan-peralatan yang digunakan oleh APB adalah seperti di Lampiran Pelupusan Proses melupus dokumen yang melebihi jangka hayat dan peralatan yang rosak serta tidak ekonomi dibaiki sebagaimana yang tercatat di dalam Akta, Arahan Perbendaharaan dan Pekeliling berkaitan.

7 RUJUKAN MUKA SURAT : 7/ SINGKATAN UiTM : Universiti Teknologi MARA APB : Akademi Pengajian Bahasa D : Dekan TD(A) : Timbalan Dekan (Akademik) TD(P&A) : Timbalan Dekan (Pelajar & Alumni) KPK (BI) : Ketua Pusat Khidmat Bahasa Inggeris KPK (BAE) : Ketua Pusat Khidmat Bahasa Asia dan Eropah KPK (BM) : Ketua Pusat Khidmat Bahasa Melayu PPK/PD : Penolong Pendaftar Kanan K (IT & Latihan) : Koordinator Unit IT & Latihan PE(A) I : Pegawai Eksekutif Akademik I PE(A) II : Pegawai Eksekutif Akademik II PJ : Penolong Jurutera PTO : Pembantu Tadbir Operasi PMT : Pembantu Makmal Tertinggi PMK : Pembantu Makmal Kanan PM : Pembantu Makmal PG : Pelukis Grafik JTKK : Juruteknik Komputer Kanan JTK : Juruteknik Komputer JT : Juruteknik JAV : Juruteknik Audio Visual AKP : Aduan Kerosakan Peralatan PPTM : Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

8 RUJUKAN MUKA SURAT : 8/ TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWA TINDAKAN B PTO A. Dokumen i) Pengendalian 1. Pastikan dokumen yang dikeluarkan dari simpanan direkodkan dalam Kad Pergerakan Fail. 2. Kemukakan dokumen dalam keadaan baik kepada pemohon. 3. Terima dan semak dokumen yang dipulangkan dalam keadaan yang baik. 4. Jika kandungan dokumen / dokumen hilang, kesan dan dapatkan semula kandungan dokumen / dokumen berkenaan. 5. Bagi dokumen yang hilang, sila laporkan kepada PYB dan dapatkan kebenaran untuk membuka dokumen sementara. Kemaskini rekod dan simpan semula dokumen di tempat asal. PYB ii) Pembungkusan 6. Pastikan surat yang dikeluarkan menggunakan sampul surat rasmi. 7. Pastikan dokumen terperingkat yang dibawa keluar mengikut Arahan Perkhidmatan Bab Pastikan semua laporan dijilid dengan sempurna sebelum diedarkan. 9. Pastikan bahan multimedia menggunakan casing yang sesuai.. JT JAV iii) Simpanan 10. Pastikan dokumen disimpan mengikut peraturan yang

9 RUJUKAN MUKA SURAT : 9/13 PTO ditetapkan. 11. Surat-surat perjanjian, bon dan cek disimpan dalam kabinet besi berkunci. 12. Labelkan tempat simpanan dokumen bagi memudahkan pengesanan. iv) Kawalan Keselamatan 13. pastikan semasa pergerakan dokumen daripada tempat simpanan kepada pemohon dikendalikan mengikut Arahan Perkhidmatan Bab Dokumen terperingkat hendaklah dikendalikan mengikut Arahan Perkhidmatan Bab V) Pemuliharaan Semak dan asingkan dokumen yang perlu dibaikpulih. 16. Buat pembaikan ke atas dokumen 17. Pastikan nombor identifikasi dokumen adalah sama dengan yang asal. D vi) Pelupusan 18. Terima senarai dokumen yang diluluskan dan arahkan PYB untuk mengambil tindakan pelupusan. PTO 19. Terima arahan daripada PPK (P) / PD dan asingkan dokumen yang diluluskan untuk pelupusan. PJ, PMT, PMK, PM, PG, JTKK, JTK, JT, 20. Hantar dokumen berkenaan ke bahagian Pentadbiran untuk penghantaran ke Arkib UiTM. B. PERALATAN

10 RUJUKAN MUKA SURAT : 10/13 JAV, PPTM i) Pengendalian 1. Pastikan peralatan baru didaftarkan dalam Buku Pendaftaran (K Kew ) 2. Labelkan peralatan dengan nombor siri kod harta. 3. Agihkan peralatan kepada semua pegawai yang ditentukan. 4. Semua pinjaman peralatan direkodkan (K.Kew ) di dalam Borang Pinjaman Peralatan 5. Dapatkan akuan penerimaan daripada pegawai yang berkaitan. 6. Pastikan terimaan peralatan dalam keadaan baik dan turunkan tandatangan pengesahan penerimaan. 7. Jika peralatan IT rosak, isikan borang aduan kerosakandan kemukakan kepada Penolong Jurutera. 8. Jika peralatan yang diselenggara di bawah kontrak rosak, hubungi syarikat untuk pembaikan. Jika peralatan yang tidak diselenggara di bawah kontrak rosak, mohon pesanan tempatan untuk pembaikian. 9. Jika peralatan IT hilang, PYB kemukakan laporan kehilangan peralatan berserta laporan polis melalui PPK / PD. 10. Jika peralatan hilang, PYB melaporkan kehillangan bersertakan Laporan Polis melalui PPK /PD kepada D. OM, JK, JA, PMK,PPTM, PJ PYB ii) Pembungkusan 11. Pastikan peralatan yang boleh dibawa keluar disimpan di dalam casing bersesuaian. iii) Penyimpanan 12. Pastikan semua peralatan disimpan dengan selamat di tempat yang ditentukan. iv) Kawalan Keselamatan 13. Pastikan langkah keselamatan peralatan diambil untuk menghindari sebarang kemungkinan berlakunya

11 RUJUKAN MUKA SURAT : 11/13 PJ, PPTM bencana. v) Penyelenggaraan 14. Sediakan Jadual Penyelenggaraan Berkala bagi peralatan yang memerlukan penyelenggaraan berterusan. 15. Lantik seorang Penyelaras Penyelenggaraan untukmenyelaras pengurusan penyelenggaraan peralatan. 16. Kemaskini Jadual Penyelenggaraan: i) Sistem Bekalan Elektrik ii) Sistem Pencahayaan iii) Sistem ICT iv) Sistem Pendingin Udara vi) Kebersihan PYB 17. Terima aduan mengenai peralatan yang rosak. 18. Minta pengadu atau pengguna mengisi Borang AKP yang terletak di dalam rak pelbagai APB (Lampiran 2). 19. Pastikan pengadu melengkapkan borang AKP dan ditandatangani. 20. Terima boring AKP mengenai peralatan yang rosak dan failkan kerosakan dalam fail AKP. 21. Hubungi PJ atau PPKM jika berkaitan dengan peralatan komputer, untuk urusan kerja pembaikan. PPK/KD & PPTM 22. Kemaskini borang AKP dan lengkapkan status tindakan selanjutnya. vi) Pelupusan Peralatan 23. Kenalpasti peralatan yang perlu dilupuskan.

12 RUJUKAN MUKA SURAT : 12/ Arah PYB menyenaraikan peralatan yang hendak dilupuskan di dalam boring permohonan pelupusan yang telah ditetapkan. 25. Semak senarai peralatan yang hendak dilupuskan. 26. Dapatkan pengesahan Dekan dan kemukakan boring permohonan perlupusan ke Bahagian Perolehan dan Pelupusan, Pejabat Bendahari. 27. Pastikan PYB mengasingkan peralatan dan membuat penandaan pada peralatan yang hendak dilupuskan sehingga mendapat kelulusan dari Bahagian Perolehan dan Pelupusan, Pejabat Bandahari. 28. Pastikan PYB membuat kemaskini di dalam Buku Pendaftaran peralatan. 7.0 REKOD KUALITI BIL JENIS REKOD RUJUKAN LOKASI TEMPOH 7.1 Senarai Inventori Fail Inventori Pejabat 5-7 Tahun Peralatan 300-APB Pentadbiran Peralatan (PT.2/4) 7.2 Senarai Peralatan ICT Fail Peralatan ICT 300- APB(PT.3/1) Pejabat Pentadbiran 5-7 Tahun 7.3 Senarai Pelupusan dan Pemusnahan Fail Pelupusan dan Pemusnahan 300- APB (PT.18/2) Pejabat Pentadbiran 5-7 Tahun Borang Aduan Kerosakan Borang Penyelenggaraan Peralatan Fail penyelenggaraan Peralatan 200-APB (PT.9/2/2) Pejabat Pentadbiran Pejabat Pentadbiran 5-7 Tahun 5-7 Tahun

13 RUJUKAN MUKA SURAT : 13/ LAMPIRAN 8.1 Contoh Senarai Peralatan APB Lampiran Contoh Borang Aduan Kerosakan Peralatan Lampiran 2