ISBN: SNIPTEK 2013 SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN PADA BEKASI MONTESSORI PRIVATE SCHOOL

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN PADA BEKASI MONTESSORI PRIVATE SCHOOL Andi Saryoko STMIK Nusa Mandiri Jakarta Jl. Damai. 8, Warung Jati Barat (Margasatwa), Jakarta Selatan Ari Sulis Setya Ningsih STMIK Nusa Mandiri Jakarta Jl. Damai. 8, Warung Jati Barat (Margasatwa), Jakarta Selatan Teni Agustina AMIK BSI Jakarta Jl. RS. Fatmawati.24, Pondok Labu, Jakarta Selatan ABSTRAK Pada perusahaan yang belum komputerisasi untuk proses kegiatan sehari-hari khususnya dalam membuat suatu laporan tentulah suatu cara yang kurang efisien dan cukup memakan waktu mengingat di zaman sekarang ini didalam aspek kehidupan sangat dibutuhkan hasil pengolahan data yang keakuratan datanya tidak diragukan lagi. Pada Bekasi Montessori Private School, masalah penggajian merupakan sesuatu yang sangat penting sehingga dibutuhkan suatu sistem informasi penggajian karyawan yang dapat meningkatkan kecepatan dan ketepatan dalam menyampaikan informasi. Dengan menggunakan teknologi komputer sebagai alat pengolahan data penggajian, maka sistem informasi penggajian diharapkan dapat mengolah data gaji dengan tepat. Kata Kunci: Sistem, Informasi, Penggajian, karyawan Abstract - In companies that have not been computerized for the process of daily activities, especially in making a report would be a way that is less efficient and time consuming enough considering in this day and age in the aspects of life is needed the results of data processing the accuracy of the data no doubt. At Bekasi Montessori Private School, payroll is a very important issue so it needs an employee payroll information system that can improve the speed and accuracy in conveying information. By using computer technology as a payroll data processing tool, the payroll information system is expected to process salary data properly. words: System, Information, Payroll, Employee PENDAHULUAN Kemajuan dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang selalu membawa perubahan di segala aspek kehidupan menuntut kita agar senantiasa turut serta dalam menerima perubahan-perubahan tersebut. Salah satunya adalah penggunaan komputer sebagai salah satu media bantu dalam penulisan dan pengolahan data pada suatu perusahaan sekarang ini. Pada perusahaan yang belum komputerisasi untuk proses kegiatan sehari-hari khususnya dalam membuat suatu laporan tentulah suatu cara yang kurang efisien dan cukup memakan waktu mengingat di zaman sekarang ini didalam aspek kehidupan sangat dibutuhkan hasil pengolahan data yang keakuratan datanya tidak diragukan lagi. Pada Bekasi Montessori Private School, masalah penggajian merupakan sesuatu yang sangat penting sehingga dibutuhkan suatu sistem informasi penggajian karyawan yang dapat meningkatkan kecepatan dan ketepatan dalam menyampaikan informasi. Dengan menggunakan teknologi komputer sebagai alat pengolahan data penggajian, maka sistem informasi penggajian diharapkan dapat mengolah data gaji dengan tepat. Sistem informasi penggajian merupakan salah satu bentuk perangkat lunak yang dapat menyampaikan informasi tentang data gaji yang akan diterima setiap karyawan, tapi pada saat ini sistem penggajian yang diterapkan di Bekasi Montessori Private School belum terkomputerisasi, maka dari itu sering terjadi keterlambatan dalam penerimaan data yang berhubungan dengan data-data gaji dan mengakibatkan kinerja yang ada menjadi tidak efektif. BAHAN DAN METODE Untuk bahan penulisan ini penulis mengumpulkan data-data yang diperlakukan dengan metode atau cara, yaitu : Observasi Penulis melakukan pengamatan langsung terhadap masalah yang akan dijadikan objek penelitian, pengamatan yang penulis lakukan antara lain tentang data absen, slip gaji, bentuk laporan dan semua hal yang menyangkut objek penelitian dalam penggajian pegawai. 2. Wawancara Penulis mengumpulkan data dengan melakukan proses tanya jawab kepada pihak yang bersangkutan. Cara ini dimaksudkan untuk melengkapi data-data yang belum tertulis dalam daftar pertanyaan. 3. Kepustakaan Penulis mencari informasi yang berkaitan dengan pokok pembahasab pada laporan ini, melalui buku, website, maupun catatan yang penulis peroleh pada saat kuliah sebagai bahan penunjang penulisan ini. Menurut Bodnar dan Hopwood dalam Kadir (2014:9) mengemukakan bahwa sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna. INF-26

2 SNIPTEK 2013 ISBN: Menurut Gelinas dkk dalam Kadir (2014:9) mengemukakan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai. Menurut Hall dalam Kadir (2014:9) mengemukakan bahwa Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai. HASIL DAN PEMBAHASAN A. Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan Sistem yang ada di Bekasi Montessori Private School dalam hal ini dikhususkan tentang penggajian karyawan, diawali dengan proses sebagai berikut : Prosedur penyerahan absen Karyawan yang masuk dan pulang kerja setiap hari absen menggunakan kartu absen. Kartu absen tersebut dikumpulkan setiap akhir bulan oleh karyawan ke bagian tata usaha untuk di rekap. Setelah direkapitulasi, absen karyawan dan rekapitulasi absensi tersebut diarsipkan. 2. Prosedur penghitungan gaji Penghitungan gaji bruto karyawan dilakukan oleh bagian tata usaha dengan membaca atau melihat arsip rekapitulasi absensi karyawan dan arsip Over Time. Setelah gaji bruto dihitung, bagian tata usaha melihat ke arsip kasbon karyawan untuk menghitung gaji neto sehingga didapatkan take home pay. Kemudian gaji total dibuat rekapitulasinya oleh bagian tata usaha dan selanjutnya meminta persetujuan ke yayasan. Dari persetujuan yayasan, rekapitulasi dikembalikan ke bagian tata usaha untuk diarsipkan, begitu dengan data-data gaji karyawan juga disimpan dalam arsip gaji karyawan. 3. Prosedur pembayaran gaji Berdasarkan arsip rekapitulasi gaji yang telah disetujui oleh yayasan dan arsip gaji karyawan, bagian tata usaha membayar gaji kepada karyawan dengan memberikan slip gaji karyawan. Slip gaji tersebut berisi rincian detail yang diterima karyawan untuk ditanda tangani sebagai bukti pembayaran dan setelah ditanda tangani, tanda terima resebut diarsipkan. 4. Prosedur laporan gaji Selanjutnya setelah semua prosedur selesai, maka bagian tata usaha membuat laporan gaji dengan melihat ke arsip gaji dan arsip tanda terima yang sudah ditanda tangani oleh karyawan dan ditujukan kepada yayasan sedangkan copy-nya diarsipkan. B. Prosedur Sistem Akuntansi Usulan Prosedur Absensi Setiap karyawan yang datang dan pulang kerja setiap hari absen menggunakan Id Card. Id Card tersebut diinput menggunakan barcode kedalam absen yang telah disediakan oleh pihak sekolah dan secara otomatis. absen karyawan tersimpan kedalam file absen yang sudah dihubungkan denga file karyawan. 2. Prosedur Penghitungan Gaji Penghitungan gaji karyawan dilakukan oleh bagian tata usaha dengan membaca atau melihat file absen, file transaksi gaji, file jabatan, dan file pinjaman serta file karyawan. Setelah dihitung total gaji keseluruhan selanjutnya disimpan dalam file gaji. 3. Prosedur Pembayaran Gaji Bagian tata usaha memberikan gaji dan slip gaji kepada karyawan setelah seluruh proses perhitungan gaji selesai. 4. Prosedur Jurnal Untuk prosedur jurnal, file yang terbentuk dapat dibedakan menjadi file jurnal dan file detail jurnal sehingga akan mempermudah dalam pembuatan laporan pengeluaran kas. 5. Prosedur Laporan Gaji Setelah semua prosedur selesai, maka bagian tata usaha mencetak laporan gaji dan laporan pengeluaran kas, dimana data-data laporan tersebut diambil dari file karyawan, file pinjaman, file jabatan, file transaksi gaji, file jurnal, dan file detail jurnal. Dan laporan tersebut diserahkan kepada yayasan. C. Diagram Alir (DAD) Sistem Akuntansi Usulan Adapun diagram alir data (data flow diagram) sistem akuntansi usulan dapat dilihat pada gambar dibawah ini : Gambar Diagram Konteks Sistem Usulan INF-27

3 Fungsi File : Untuk menyimpan data pengguna Tipe file : File Pengguna Record Size : 58 Tabel 1 Spesifikasi File Pengguna Akronim Type Panjang UserId User Text 8 2. PassId Pswd Text Nama Nm Text Status Stat Text 15 Gambar 2. Diagram l Sistem Usulan Gambar 3. Diagram Detail Sistem Usulan D. Spesifikasi File Spesifikasi file menjelaskan tentang file-file yang akan digunakan dalam pengolahan database yang akan diusulkan. Maka dibuatlah database db_ gaji.mdb yang dibuat dalam perancangan program. Spesifikasi File diantaranya adalah : a. Nama File : File Pengguna Akronim : Tabel Pengguna b. Nama File : File Jabatan Akronim : Tabel Jabatan Fungsi File : Untuk menyimpan akun-akun jabatan yang akan di input Tipe file : File Master Akses File : Setiap Hari Tabel 2 Spesifikasi File Jabatan Akronim Type Panjang Kode_Jabatan Kd_Jabatan Text 5 2. Nama_Jabatan Nm_Jabatan Text 15 c. Nama File : File Karyawan Akronim : Tabel Karyawan Fungsi File : Untuk menyimpan file karyawan Tipe file : File Master Akses File : Setiap Hari Record Size : 40 Tabel 3 Spesifikasi File Karyawan Akronim Type Panjang NIP NIP Text 5 2. Nm_Karyawan Nm_Karyawan Text Gaji_Pokok ga_pok Number 6. Alamat almt Text Telepon Tlp Number d. Nama File : File Transaksi Akronim : Tabel Transaksi Fungsi File : Untuk menginput transaksi penggajian Akses File : Setiap ada penggajian Record Size : 6 Tabel 4 Spesifikasi File Transaksi Akronim Type Panjang _Slip _Slip Text 6 2. Tanggal_Transaksi Tgl_tran Date/time INF-28

4 SNIPTEK 2013 ISBN: Sub_Total Sub_Tot Number 4. Total_Gaji Tot_Gj Number 5. Jumlah jml Number e. Nama File : File Pinjaman Akronim : Tabel Pinjaman Fungsi File : Untuk menginput potongan Akses File : Setiap Ada Potongan Pinjaman Tabel 5 Spesifikasi File Pinjaman Panjan Akronim Type g _poto ngan _pot Number 2. Keterang an Ket text Debet Deb Number 4. Kredit Kre Number f. Nama File : File Absensi Akronim : Tabel Absensi Fungsi File : Untuk rekapan absensi karyawan. Akses File : Setiap terjadi absensi Record Size : 5 Tabel 6 Spesifikasi File Absensi Akronim Type Panjang _absensi _absen Text 5 2. Tanggal Tgl Date 3. Jam_Masuk Jm_Msk Time 4. Jam_Pulang Jm_Plg Time 6. Jam_Hari_K erja JHK number 7. Sakit Skt Number 8. Ijin Ijn Number 9. Alpha Alp Number 10. Cuti cuti Number h. Nama File : File Jurnal Akronim : Tabel Jurnal Fungsi File : Output dan input penggajian Akses File : Setiap ada penggajian Tabel 7 Spesifikasi File Jurnal Akronim Type Panjang _Jurna _Jrnl Number l 2. Debet Deb Number 3. Kredit Kre Number 6. Keterang Ket Text 20 an i. Nama File : File Perkiraan Fungsi File : Untuk memperkirakan gaji pokok Record Size : 30 Tabel 8 Spesifikasi File Perkiraan Akronim Type Panjan g _Akun Number _Akun 2. Nama_Ak un Nm_Akun Text 10 k. Nama File : File Detail Jurnal Fungsi File : Untuk melihat isi detail jurnal. Tipe file : File Jurnal Record Size : - Tabel 9 Spesifikasi File Detail Jurnal N Akronim Type Panj o ang _Detail_Ju rnal _dj Number 2. Debet Deb Number 3. Kredit Kre Number l. Nama File : File Ganti Password Fungsi File : Untuk mengganti password Tipe file : File Utility Record Size : 25 Tabel 10 Spesifikasi File Ganti Password Panja Akronim Type ng User_Id User text 10 Primar y 2. Nama_Peng Nm_penggu guna na text Password_ Lama Pswd_lm Number 6. Password_ Baru Pswd_br Number KESIMPULAN Pada akhir pembahasan penulisan dapat menyimpulkan sebagai berikut: Perlu adanya pengoptimalan dalam pengadaan dan penggunaan perangkat komputer pada sekolah dengan meningkatkan akan pengetahuan dan pengoperasian oleh personil / staff terkait akan pentingnya duplikat file yang telah dibuat. 2. Dalam penggunaan file yang tidak terlalu banyak dalam sistem pengolahan data dapat menghemat INF-29

5 waktu dalam memasukan data dan proses pembuatan laporan yang diperlukan. 3. Pengolahan data mengunakan komputer yang mempunyai kecepatan tinggi dapat meningkatkan proses pengolahan data dan pembuatan laporan dapat di kerjakan dengan cepat, tepat dan akurat. 4. Proses secara komputerisasi dalam kondisi yang baik akan menghasilkan informasi dengan kemungkinan kesalahan sekecil mungkin yang sangat membantu dalam proses pengambilan keputusan bagi pemilik perusahaan. 5. Dapat meningkatkan produktivitas kerja karyawan, sebab dengan sistem penggajian ini, kinerja karyawan pada Bekasi Monteesori Private School akan menjadi semakin cepat. UCAPAN TERIMA KASIH Penulis mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihakpihak terkait yang sudah membantu dalam menyelesaikan makalah ini yang tak dapat kami sebutkan satu persatu. REFERENSI Irawan. (2011). Panduan Berinternet Untuk Orang Awam. Palembang: Maxikom. Kadir, Abdul. (2013). Pengenalan Sistem Informasi Edisi Revisi. Yogyakarta: Andi Offset. Larry, Roy. (2012). Jurus Kilat Mahir HTML & CSS. Jakarta Timur: Dunia Komputer. Nilasari, Senja. (2013). Jago Membuat Website Gratis & Cepat Secara Otodidak. Jakarta Timur: Dunia Komputer. S, Rosa. A dan Shalahuddin. (2013). Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung: Informatika. Sadeli, Muhammad. (2013). Toko Baju Online Dengan php dan MySQL. Palembang: Maxikom. Yasin, Verdi. (2012). Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek. Jakarta: Mitra Wacana Media. INF-30