KOMPUTERISASI SISTEM PEMINJAMAN STUDI KASUS KOPKERJA PT. SUPER WORLD WIDE

Transkripsi

1 Konferensi Nasional Ilmu Sosial & Teknologi (KNiST) Maret 0, pp. 37~397 KOMPUTERISASI SISTEM PEMINJAMAN STUDI KASUS KOPKERJA PT. SUPER WORLD WIDE 37 Dedi Suharyadi AMIK BSI Bekasi Abstrak Kopkerja PT.Super World Wide Foodstuff Industries adalah sebuah koperasi perusahaan yang didirikan untuk meningkatkan kesejahteraan para pekerjanya. Kopkerja PT.Super World Wide Foodstuff Industries membutuhkan sekali adanya suatu sistem informasi yang menunjang dan memberikan pelayanan yang memuaskan bagi para anggota, untuk itulah penulis mencoba membuat Penelitian mengenai sistem peminjaman uang pada Kopkerja PT.Super World Wide Foodstuff Industies yang sampai saat ini belum terkomputerisasi. Sistem peminjaman uang yang ada pada Kopkerja PT. SWWFI ini masih dilakukan secara manual, mulai dari prosedur permohonan pinjaman, sampai penyimpanan data-data lainnya yang berhubungan dengan proses peminjaman uang hingga sampai pembuatan laporan, sehingga memungkinkan pada saat proses berlangsung terjadi kesalahan dalam pencatatan, kurang akuratnya laporan yang dibuat dan keterlambatan dalam pencarian data yang diperlukan. Komputerisasi sistem merupakan solusi yang terbaik untuk memecahkan permasalahanpermasalahan yang ada pada koperasi ini, serta dengan sistem yang terkomputerisasi dapat tercapai suatu kegiatan yang efektif dan efisien dalam menunjang aktifitas pada koperasi ini. Maka dari itu dengan sistem yang terkomputerisasi lebih baik dari sistem yang manual agar berjalan lebih efektif dan efisien serta sistem peminjaman uang yang sekarang lebih kondusif dibandingkan dengan sistem yang terdahulu. Kata Kunci : Komputerisasi Sistem, Sistem Peminjaman Uang. Pendahuluan Pemanfaatan teknologi komputerisasi dalam bidang akuntansi, akan mempermudah suatu pekerjaan tertentu seperti pengolahan data menjadi lebih cepat sehingga dapat mempermudah dalam pengambilan keputusan dan penghematan ruang penyimpanan data untuk mengurangi penumpukan arsip yang tidak diperlukan, namun demikian belum seluruhnya kegiatan yang ada terkomputerisasi pada saat ini masih ada kegiatan yang dilakukan secara manual salah satunya adalah sistem peminjaman uang pada Kopkerja PT. Super World Wide Foodstuff Industries. Kopkerja PT. Super World Wide Foodstuff Industries, merupakan sebuah koperasi perusahaan yang didirikan untuk meningkatkan kesejahteraan para pekerjanya, dengan cara memberikan pinjaman dari dana kas koperasi yang berasal dari iuran para anggota setiap bulannya. Saat ini koperasi tersebut memiliki sekitar 00 anggota, dan setiap bulannya terjadi transaksi peminjaman uang. Oleh karena itu hal ini memberikan gagasan bagi penulis untuk membuat sistem peminjaman uang secara komputerisasi agar informasi yang dihasilkan lebih tepat dan akurat. Berdasarkan latar belakang atau permasalahan pada Kopkerja PT. Super world wide foodstuff industries, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah Apakah penyelesaian sistem peminjaman uang dengan menggunakan sistem komputerisasi dapat meningkatkan ketelitian, efisiensi dan efektifitas pada kopkerja T super word wide foodstuff industries.. Kajian Literatur Sistem Menurut Murdick dan Ros dalam Al Fatta (007:3) mengemukakan bahwa Sistem sebagai seperangkat elemen yang di gabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama. Menurut Mc. Leod dalam Al Fatta (007:) mengemukakan bahwa Sistem sebagai sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Berdasarkan beberapa definisi tersebut maka Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel Diterima 7 Februari, 0; Revisi Maret, 0; Disetujui 5 Maret, 0

2 ISBN: yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung satu sama lain (Al Fatta, 007:3). Konsep Sistem Informasi Menurut Gaol (00:) Informasi adalah sesuatu yang menambah pengetahuan bagi yang menerima, dan dapat digunakan untuk mengurangi keragu-raguan bagi penerimanya dalam mengambil keputusan untuk menentukan pilihan tindakan. Berbeda dengan data informasi dapat bersifat subjektif. Menurut Sutabri (00:3) menyimpulkan bahwa pada dasarnya sistem informasi merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luas tertentu dengan laporan- laporan yang diperlukan. Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) Sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasiinformasi yang dibutuhkan oleh suatu tingkatan manajemen. Menurut Gordon B. Darvis dalam buku Analisis & Desain Sistem Informasi karangan Jogiyanto (005:5) Sistem Informasi Manajemen adalah sistem manusia atau mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Menurut Federick H.Wu dalam buku Analisis & Desain Sistem Informasi karangan Jogiyanto H.M, (005c:) Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung menajemen. Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Menurut Mulyadi (00:) secara definisi Akuntansi adalah proses pengidentifikasian, penggolongan, penyortiran, pengikhtisaran, dan penyajian transaksi keuangan (informasi ekonomi), sehingga dapat dilakukan penilaian dan pengambilan keputusan oleh pemakai informasi tersebut. Tujuan akhir dari kegiatan akuntansi adalah penerbitan dari laporan-laporan keuangan, yang merupakan suatu informasi. Sistem Peminjaman Uang Menurut Iai (007:7) adalah badan usaha yang beranggotakan orang seorang atau badan hukum koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip koperasi sekaligus srbagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasar atas asas kekeluargaan. Menurut Mulyadi ( 00: ) menyatakan bahwa Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Peralatan Pendukung (Tools System) Tools System yang dimaksud adalah DAD (Diagram Alir Data), Kamus Data dan Normalisasi. A. Diagram Alir Data (Data Flow Diagram) Diagram Alir Data ( DAD ) atau Data Flow Diagram ( DFD ) adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi yang digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. B. Kamus Data (Data Dictionary) Kamus data dalam struktur analisa dan desain sistem informasi juga merupakan suatu katalog yang menjelaskan lebih detail lagi tentang data flow diagram yang mencakup proses, data flow dan data store. Menurut Jogiyanto (005:75) mengemukakan bahwa Kamus data atau data dictionary atau disebut juga dengan istilah Sistem Data Dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan kamus data sistem analis dapat mendefinisikan data yang mengalir pada sistem dengan lengkap. C.Normalisasi Normalisasi merupakan proses pengelompokkan elemen data menjadi tabeltabel yang menunjukkan kesatuan (entity) dan relasinya. Pada proses ini, selalu diuji beberapa kondisi. Apakah ada kesulitan saat menambah (insert), mengubah (update), membawa (retrieve) pada suatu database. 3

3 ISBN: Bila ada kesulitan pada pengujian tersebut, maka relasi tersebut dapat dipecahkan pada beberapa tabel lagi atau dengan kata lain perancangan yang dilakukan belum mendapatkan suatu database yang optimal. D. Pengkodean Pengkodean digunakan untuk tujuan mengklasifikasikan data, memasukan data kedalam computer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya. Pengkodean dapat dibentuk dari kumpulan angka, huruf dan karakter khusus (misalnya %,/,$,&,# dan lain sebagainya). 3. Metode Penelitian ini dapat membantu para pekerja yang kesulitan untuk memenuhi kebutuhannya, sehingga para pekerja dapat merasakan manfaat dari adanya koperasi perusahaan ini Pada tahun 00 dipelopori oleh beberapa pekerja tercetuslah ide pembentukan koperasi pekerja, dimana tahap awal usahanya adalah simpan pinjam, lalu pada tanggal Oktober 00 diadakan rapat yang dihadiri oleh perwakilan pekerja dan manajemen perusahaan yang pada akhirnya mengambil beberapa keputusan yaitu membentuk koperasi pekera dengan nama koperasi kesejahteraan pekerja (kopkerja) PT. Super World Wide Foodstuff Industries, mengangkat pengurus koperasi dan menetapkan lingkup usaha simpan pinjam. Setelah diadakannya penyuluhan oleh Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Tangerang maka diajukan Akta Pendirian Kopkerja PT. Super World Wide Foodstuff Industries dengan nomor 09 tanggal 03 Desember 00 notaris Muhammad Irsan, SH. Adapun perijinan lainnya adalah SIUP nomor 09/PK/VI/009 tanggal 03 Juni 009 oleh Badan Pelayanan Terpadu Kota Tangerang, Tanda Daftar Perusahaan nomor tanggal 05 Juni 009 oleh Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Kota Tangerang, NPWP nomor Dirjen Pajak KPP Pratama Tangerang Barat tanggal 0 April 009 dan Ijin Domisili nomor 503/3- Kec.Jtu/009. Teknik pengumpulan data yang digunakan penulis dalam memperoleh data dan informasi yang diperlukan sehubungan dengan penulisan Laporan penelitian ini adalah sebagai berikut :. Observasi Penulis dapat mengadakan peninjauan langsung dan mengamati proses kerja dilapangan sehingga mendapatkan informasi yang jelas mengenai permasalahan atau penggunaan sistem yang berjalan.. Wawancara Suatu bentuk riset yang menggunakan proses tanya jawab secara langsung dan sistematis. Dalam wawancara ini penulis melakukan tanya jawab langsung dengan bagian yang berkepentingan yaitu Kepala dan Bendahara. 3. Studi Pustaka Suatu bentuk riset yang menggunakan proses pencarian data dengan cara mencari, membaca buku dan mengolah isi dari beberapa referensi buku yang dapat dijadikan tujuan dalam pencarian data.. Pembahasan Diagram alir data sistem yang sedang berjalan dijabarkan tahap demi tahap dari diagram konteks, diagram nol sampai diagram rinci, yang dapat diuraikan sebagai berikut : Formulir_Pinjam_Uang_, Tanda_Terima ACC Laporan_Potongan_ Payroll Tanda_Terima_, Daftar_Tunggu_ Komputerisasi Sistem Peminjaman Uang Pada Kopkerja PT. Super Worl Wide Foodstuff Industries Tangerang Tanda_Terima_Potongan_ Laporan_Transaksi_Keuangan Pengawas Gambar IV.. Diagram Konteks Sistem Berjalan 39

4 ISBN: Formulir_Pinjam_Uang_ Daftar_Tunggu_ Tanda_Terima_ Tanda_Terima ACC.0 Permohonan.0 Pemberian Data_ Formulir_Pinjam _Uang_ Daftar_Tunggu_ Daftar_Tunggu_ Arsip_Data_ Arsip_Formulir_ Pinjam_Uang_ Arsip_Daftar_ Tunggu_ Formulir_Pinjam_Uang_ Payroll Laporan_Potongan_ Tanda_Terima_Potongan_ Tanda_Terima ACC 3.0 Pengembalian Laporan_Potongan_ Arsip_Tanda_Terima ACC Tanda_Terima ACC Tanda_Terima_Potongan_ Arsip_Laporan_ Potongan_ Arsip_Tanda_Terima_ Potongan_ Pengawas Laporan_Transaksi_Keuangan.0 Pembuatan Laporan Tanda_Terima_Potongan_ Laporan_Potongan_ Laporan_Transaksi_ Keuangan Arsip_Laporan_ Transaksi_Keuangan Gambar IV.. Diagram Nol Sistem Berjalan Formulir_Pinjam_Uang _. Pendaftaran Data_ Formulir_Pinjam_ Uang_ Arsip_Data_ Arsip_Formulir_Pinjam _Uang_ Daftar_Tunggu_. Penyeleksian Formulir_Pinjam_Uang_ Daftar_Tunggu_ Arsip_Daftar_Tunggu _ Gambar IV.3. Diagram Detail Proses.0 Sistem Berjalan Payroll Laporan_Potongan _ 3. Pembuatan Laporan Potongan Tanda_Terima ACC Arsip_Tanda_Terima ACC Laporan_Potongan _ Tanda_Terima_Potongan _ 3. Pencatatan Laporan_Potongan_ Pembayaran Tanda_Terima_Potongan_ Gambar IV.. Diagram Detail Proses 3.0 Sistem Berjalan Arsip_Laporan_ Potongan_ Arsip_Tanda_Terima _Potongan_ 390

5 ISBN: Diagram alir data sistem yang diusulkan dijabarkan tahap demi tahap dari diagram konteks, diagram nol sampai diagram rinci, yang dapat diuraikan sebagai berikut: Formulir_Pinjam_Uang_, Tanda_Terima ACC Form_Daftar_Potongan_ Payroll Form_Tanda_Terima_, Form_Daftar_Tunggu_, Form_Bukti Komputerisasi Sistem Peminjaman Uang Pada Kopkerja PT. Super Worl Wide Foodstuff Industries Tangerang Tanda_Terima_Potongan_ Laporan_, Laporan_, Pengawas Gambar IV.5. Diagram Konteks Sistem Usulan Formulir_Pinjam_ Uang_. Pendaftaran Data_Pengajuan _Pengajuan Data Form_Daftar_Tunggu _. Penyeleksian Data_Pengajuan Gambar IV.. Diagram Detail Proses.0 Sistem Usulan Payroll Form_Daftar_Potongan_ Tanda_Terima_ Potongan_ 3. Cetak Daftar Potongan Data Tanda_Terima_ Potongan_ Form_Bukti 3. Cetak Bukti Data_ Data Gambar IV.7. Diagram Detail Proses 3.0 Sistem Usulan 39

6 ISBN: Normalisasi Adapaun proses normalisasinya adalah sebagai berikut : a. Bentuk Tidak Normal / UnnormalizedForm Status No_angs _ke Tgl_msk Tgl_klr Kd_perkiraan Nm_perkiraan No_pinjaman No_pengajuan Wkt_pengembalian Tgl_pengajuan Sisa_angsuran Kd_jurnal Tgl_jurnal Kd_perkiraan No_angs No_pinjaman Wkt_pengembalian Nm_perkiraan Keperluan Debet Ket Kredit Saldo No_pinjaman No_pengajuan No_pinjaman Tgl_pinjaman No_angs No_pinjaman Bentuk Normal Pertama / First Normal Form- NF Status Sisa_angsuran Keterangan : * : Candidat Key Gambar IV.. Bentuk Normal Pertama 39

7 ISBN: b. Bentuk Normal Pertama / First Normal Form- NF Keterangan : * Status Tgl_msk Tgl_klr Kd_perkiraan * Nm_perkiraan No_pengajuan * Tgl_pengajuan Wkt_pengembalian Keperluan Ket No_pinjaman * Tgl_pinjaman No_angs * _ke Sisa_angsuran Kd_jurnal * Tgl_jurnal Debet Kredit Saldo * : Candidat Key Gambar IV. 9. Bentuk Normal Pertama Spesifikasi yang penulis usulkan untuk mempermudah dalam perancangan sistem.. : 393

8 ISBN: Fungsi : Untuk menyimpan data anggota koperasi Akronim :.Dbf Tipe : Master Kunci Record : Panjang Record : 9 byte Tabel IV.. Spesifikasi 3 5 No. Status Tanggal Masuk Tanggal Keluar Status Tgl_msk Tgl_klr Date Date 0. : Pengajuan Fungsi : Untuk menyimpan data pengajuan pinjaman Akronim : Pengajuan.Dbf Tipe : Transaksi Kunci Record : No_pengajuan Panjang Record : 73 byte Tabel IV.. Spesifikasi Pengajuan No Pengajuan No Tanggal Pengajuan Jumlah Waktu Pengembalian Keperluan Keterangan No_pengajuan Tgl_pengajuan Wkt_pengembalian Keperluan Ket Date : Fungsi : Untuk menyimpan data angsuran Akronim :.Dbf Tipe : Transaksi Kunci Record : No_angs Panjang Record : 3 byte Tabel IV.3. Spesifikasi 39

9 ISBN: No No No Ke Sisa No_angs No _pinjaman _ke Sisa_angs. : Fungsi : Untuk menyimpan data pinjaman Akronim :.Dbf Tipe : Transaksi Kunci Record : No _pinjaman Panjang Record : byte Tabel IV.. Spesifikasi 3 No No Pengajuan No Tanggal No _pinjaman No_pengajuan Tgl_pinjaman Date 5. : Perkiraan Fungsi : Untuk menyimpan data perkiraan Akronim : Perkiraan.Dbf Tipe : Master Kunci Record : Kd_perkiraan Panjang Record : byte Tabel IV.5. Spesifikasi Perkiraan Kode Perkiraan Perkiraan Kd_perkiraan Nm_perkiraan 0. : Jurnal Fungsi : Untuk menyimpan data transaksi Akronim : Jurnal.Dbf Tipe : Transaksi Kunci Record : Kd_Jurnal Panjang Record : byte Tabel IV.. Spesifikasi Jurnal 395

10 ISBN: Kode Jurnal No No Perkiraan No Tanggal Jurnal Perkiraan Debet Kredit Saldo Kd_jurnal No_angs No_perkiraan No _pinjaman Tgl_jurnal Nm_perkiraan Debet Kredit Saldo Date Adapun skema sistem database sistem usulan sebagai berikut : Menu Utama Login Master Transaksi Laporan Utility Exit Pengajuan Laporan Backup Laporan Password. 5. Simpulan Dengan selesainya penulisan laporan penelitian ini yang membahas mengenai Peminjaman Uang Pada Kopkerja PT. Super World Wide Foodstuff Industries, maka dapat diambil beberapa kesimpulan dan saran. Adapun kesimpulan dari penyusunan laporan penelitian ini adalah sebagai berikut : Pada sistem berjalan kelemahan dari sistem teknologi yang digunakan 39

11 ISBN: mempengaruhi kinerja Kopkerja PT. Super World Wide Foodstuff Industries, karena sistem yang digunakan masih secara manual, sehingga mengakibatkan pengolahan data dalam sistem peminjaman uang tidak efektif dan efisien. Dengan membangun sistem manual menjadi sistem komputerisasi diharapkan dapat mengatasi permasalahan yang ada terutama mempermudah dan mempercepat dalam pelaksanaan pekerjaan sehingga didapatkan hasil yang optimal dan memuaskan. Penggunaan sistem komputerisasi dapat mengurangi kesalahan kesalahan dalam pencatatan yang masih dilakukan secara manual. Keakuratan hasil penghitungan yang dilakukan komputer dapat diandalkan kebenarannya. Proses penyimpanan data menggunakan komputer dengan media penyimpanan ( Disket, Hard Disk dan lainnya ). Sebagai tempat penyimpanan data akan lebih menghemat tempat, waktu serta aman dibandingkan dengan media kertas. Dengan komputerisasi, sistem laporan peminjaman uang akan diperoleh data dari informasi yang sesuai dengan kebutuhan. Suatu sistem akan berjalan dengan baik jika semua pihak yang terlibat didalamnya melaksanakan tugasnya dengan baik dan profesional. REFERENSI Al Fatta, Hanifa Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Gaol, Chr Jimmy Lbn. 00. Sistem Informasi Manajemen Pemahaman dan Aplikasi. Jakarta : Grasindo Hadi, Mulya. 00. Visual Foxpro 9.0 Untuk Orang Awam. Palembang: Maxikom. Haryono Jusup, Al. 00. Dasar dasar Akuntansi. Yogyakarta : Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN. HM, Jogiyanto Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Iai Standar Akuntansi Keuangan. Jakarta: Salemba Empat. 397