SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PADA YAYASAN PENDIDIKAN WIJAYA KESUMA BERBASIS DESKTOP

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PADA YAYASAN PENDIDIKAN WIJAYA KESUMA BERBASIS DESKTOP Sukma Alkahfi, Mustaqiem Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer Universitas Darwan Ali, Sampit, sukmaalkahfi4@gmail.com Abstraksi adalah upah atau balasan atas kinerja dalam suatu pekerjaan di suatu perusahaan. Gaji sendiri terdiri beberapa bagian yang meliputi gaji pokok, tunjangan dan potongan. Yayasan Pendidikan Wijaya Kesuma adalah sebuah yayasan yang bergerak pada bidang pendidikan yang menaungi perguruan tinggi, dan dikelola oleh banyak karyawan. Pada yayasan ini terdapat 2 jenis karyawan yang bekerja yaitu Edukatif dan Administratif. di Yayasan Pendidikan Wijaya Kesuma sudah terkompuerisasi dengan penggunaan Microsoft Excel sebagai alat perhitungan gajinya yang masih rentan terhadap perubahan nilai tarif dasar, transaksi dan keamanan akan datanya. Dengan adanya masalah tersebut, dirancanglah sebuah sistem informasi yang berbasis desktop dan difungsikan sebagai media pengolahan data. Pengembangan sistem informasi ini tidak hanya sekedar untuk mengotomatiskan prosedur terdahulu, tetapi juga memperbaharui dan menetapkan prosedur pengolahan data yang baru lebih baik. Adanya pembagian hak akses, sehingga data yang digunakan lebih aman dari perubahanperubahan yang tidak diinginkan. Dalam pembangunan program aplikasi ini, digunakan perangkat lunak Borland Delphi 7.0 sebagai media pemrograman. Adapun pertimbangan dalam memilih perangkat lunak ini, dikarenakan interaksi antara pemakai dengan program bersifat tertutup (private) dan aman terhadap pembobolan online. Manajemen basis datanya menggunakan Microsoft SQL Server 2005, karena lebih kompatibel untuk digunakan dalam Borland Delphi 7.0. Kata Kunci pada Yayasan Pendidikan Wijaya Kesuma, Sistem Informasi, Borland Delphi 7.0, SQL Server I. PENDAHULUAN Sistem informasi merupakan media yang sudah tidak asing lagi di berbagai belahan dunia yang memiliki banyak fungsi. Belakangan penggunaan sistem informasi sudah sangat luas digunakan di berbagai tempat usaha. Ini pun akan membawa dampak yang sangat besar bagi berbagai tempat usaha. Dampak pada aspek persaingan antara toko satu dengan yang lain pada suatu usaha yang sama. Globalisasi ekonomi juga membuat perubahan menjadi sesuatu yang sangat penting bagi suatu usaha untuk tetap bertahan dan meningkatkan prospek usahanya. Salah satu penggunaan sistem informasi terbesar adalah penggunaannya dalam sistem penggajian. Yayasan Pendidikan Wijaya Kesuma adalah sebuah yayasan yang bergerak pada bidang pendidikan yang menaungi perguruan tinggi, dan dikelola oleh banyak karyawan. Pada yayasan ini terdapat 2 jenis karyawan yang bekerja yaitu Edukatif dan Administratif. edukatif adalah karyawan yang melakukan kegiatan pengajaran di yayasan. administratif merupakan karyawan yang melakukan kegiatan harian di yayasan. Pada kesehariannya, penggunaan atas teknologi informasi sangatlah tinggi, contohnya pada penggajiannya. Dalam kegiatan penggajian yayasan ini masih menggunakan pendataan terkomputerisasi sebagai pemasukkan dan pemrosesan datanya. Meski terkompuerisasi masih ada kegiatan manual sehingga menuju informasi sangat rumit dan lama. Tidak adanya penyimpanan tersistem, penginputan dan pemrosesan yang berada dalam satu file bisa mengakibatkan adanya pengubahan data atau nilai yang berpengaruh pada transaksinya. Tidak adanya hak akses terhadap data yang dikelola memungkinkan terjadinya manipulasi data atau nilai pada file. Penulisan rumus atau formula juga relatif sulit untuk proses perhitungan transaksinya. Pembedaan proses penggajian berdasarkan jenisnya menyebabkan keterlambatan dalam hal penggajian di yayasan tersebut dan juga pengarsipannya. Dengan adanya masalah yang dihadapi yayasan ini, dibuatlah sebuah sistem informasi yang dapat membantu pengerjaan dalam mengembangkan sistem komputerisasi sekaligus memecahkan permasalahan yang ada pada Yayasan Pendidikan Wijaya Kesuma, yaitu dengan mengangkat sebuah sistem informasi penggajian pada Yayasan Pendidikan Wijaya Kesuma berbasis desktop. II. TINJAUAN PUSTAKA A. Profil Yayasan Yayasan Pendidikan Wijaya Kesuma adalah sebuah yayasan yang bergerak dalam bidang pendidikan dan berdiri pada tahun 999. Dalam bidangnya, yayasan ini membangun sebuah perguruan tinggi untuk kegiatan belajar mengajarnya. Dalam pengelolaan perguruan tinggi tersebut memerlukan karyawan. Ada 2 (dua) jenis pembagian karyawan untuk yang bekerja, yaitu Edukatif dan Administratif. Jabatan karyawan sendiri terbagi menjadi 2 (dua) bagian, yaitu : Fungsional Guru Besar Lektor Kepala Lektor Asisten Ahli Tenaga Pengajar Tabel Jabatan Jabatan Struktural Wakil Ketua Senat Dekan Kaprodi Kepala Bagian Administrasi Security Cleaning Service

2 2 B. Pengertian Sistem Menurut Norman L. Enger [] menyatakan bahwa suatu sistem dapat terdiri atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan seperti pengendalian inventaris atau penjadwalan produksi. Sedangkan Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo memyatakan bahwa suatu sistem terdiri atas objek-objek, atau unsur-unsur, atau komponenkomponen yang berkaitan dan berhubungan satu sama lainnya sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang tertentu. C. Pengertian Informasi Informasi adalah data yang telah diklarifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam prosespengambilan keputusan. Sistem pengolahan informasi akan mengolah data menjadi informasi atau mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi yang menerimanya. Nilai informasi berhubungan dengan keputusan. Bila tidak ada pilihan atau keputusan maka informasi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keutusan berulang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang. Nilai informasi dilukiskan paling berarti dalam konteks pengambilan keputusan []. D. Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi hartan yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan []. E. Pengertian Gaji adalah bentuk balas jasa atau penghargaan yang diberikan secara teratur kepada seorang pegawai atas jasa dan hasil kerjanya. Gaji sering juga disebut sebagai upah, di mana keduanya merupakan suatu bentuk kompensasi, yakni imbalan jasa yang diberikan secara teratur atas prestasi kerja seorang pegawai. Perbedaan gaji dan upah hanya terletak pada kuatnya ikatan kerja dan jangka waktu penerimaannya [2]. F. Delphi Delphi merupakan sebuah piranti pengembangan aplikasi berbasis Windows yang dikeluarkan oleh Borland International. Perangkat lunak ini sangat terkenal di lingkungan pengembangan aplikasi karena mudah untuk dipelajari dan dapat digunakan untuk menangani berbagai hal, dari aplikasi matematika, permainan (games), hingga database [3]. Pada IDE tersedia terdapat banyak sekali item-item yang dikelompokkan berdasarkan kriteria tertentu pada jendela-jendela ataupun panel-panel (toolbar). Kelompokkelompok tersebut antara lain menu utama, object treeview, object inspecktor, speedbar, component palette, jendela form, jendela code editor. Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar berikut [4]. Gambar Tampilan IDE G. SQL Server 2005 SQL Server adalah client/server relational database management system (RDBMS) yang dibuat oleh Microsoft. Client/Server adalah suatu sistem dimana terdapat komponen yang meminta pelayanan (Client) dan ada komponen yang memberi pelayanan (Server) [5]. Gambar 2 Tampilan SQL Server III. ANALISIS DAN DESAIN SISTEM Analisis sistem adalah sebuah teknik pemecahan masalah yang menguraikan sebuah sistem menjadi bagianbagian komponen dengan tujuan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen yang utuh dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan serta hambatan yang terjadi dan kebutuhan tersebut berinteraksi untuk meraih tujuan sehingga dapat diusulkan perbaikan. A. Diagram Konteks YPWKS Detil Potongan Detil Potongan Struktural Setting Lain Potongan Lain User Slip Gaji Perhitungan User B. Diagram Berjenjang 0 SI Gambar 3 Diagram Konteks Perhitungan Jabatan Fungsional Status Nikah Homebase Potongan WR II

3 3 Top Level 0 Sistem Informasi para pengguna (user) mengetahuai cara awal hingga akhir untuk menjalankan program ini. 0 Level st Level. Jabatan.2 Fungsional 2. Lain 2 Transaksi 2.2 Potongan Lain 3. Daftar Daftar Gaji A. Tampilan Menu Utama Halaman utama merupakan halaman pembuka atau halaman ketika pengguna (user) mengakses program. Semua menu akan tetap non-aktif sebelum pengguna login..3 Status Nikah.5.4 Homebase.6 Potongan Perhitungan Perhitungan Pajak Pph Pasal 2.7 Detil.8 Detil Potongan.9 Setting.0 Gambar 6 Menu Utama. Struktural.3 Potongan.2.4 User C. Flow Diagran WR II Slip Gaji Potongan Gambar 4 Diagram Berjenjang User 2 Transakksi User Jabatan Fungsional Status Nikah Homebase Potongan Detil Detil Potongan Struktural Setting Lain Potongan Lain YPWKS Halaman utama ini memiliki beberapa Menu Utama, antara lain : a. Menu Akses, menu yang berisi sub menu : Login dan Logout. b. Menu Master, menu yang berisi kumpulan sub menu : Jabatan, Fungsional, Status Nikah, Homebase, ( ( Perusahaan dan Tarif), Potongan ( Perusahaan dan Tarif),, Potongan,, Struktural dan User. c. Menu Transaksi, menu yang berisi kumpulan sub menu : Transaksi Lain, Transaksi Potongan Lain dan Transaksi. d. Menu, menu yang berisi kumpulan sub menu :,, Perhitungan dan Perhitungan Pajak PPH Pasal 2. e. Menu Pengaturan, menu yang berisi kumpulan sub menu : Aturan Dasar dan Ganti Password. f. Menu Keluar, menu untuk keluar dari program. 3 Gambar 5 Flow Diagram Perhitungan Perhitungan B. Tampilan Sub Menu Login Pada sub menu menjelaskan mengenai form yang berfungsi sebagai login user terhadap program yang akan diakses. IV. IMPLEMENTASI Implementasi Program Sistem Informasi adalah dimana dalam hal ini menerangkan tentang penjelasan seputar cara untuk menjalankan sebuah sistem informasi yang dibuat agar Gambar 7 Form Login User C. Tampilan Sub Menu Jabatan

4 4 Sub menu ini akan menampilkan Form Jabatan yang berfungsi sebagai inputan untuk jabatan struktural. Berikut adalah tampilan form data jabatan : Gambar 8Form Input Jabatan D. Tampilan Sub Menu Fungsional Sub menu ini akan menjelaskan Form Fungsional yang berfungsi sebagai inputan data jabatan fungsional. Berikut adalah tampilan form data fungsional : Gambar 0 Form Input F. Tampilan Sub Menu Sub menu ini akan menjelaskan Form Transaksi yang berfungsi sebagai transaksi data penggajian. Berikut adalah tampilan form transaksi penggajian : Gambar Form Input Transaksi Gambar 9 Form Input Fungsional E. Tampilan Sub Menu Sub menu ini akan menjelaskan Form yang berfungsi sebagai inputan data karyawan. Berikut adalah tampilan form data karyawan : Gambar 2 Slip Gaji G. Tampilan Pada ada sub menu ini akan menjelaskan mengenai yang diambil dari gabungan antara data master karyawan dan data transaksi penggajian, dimana pengguna bisa memilih daftar gaji karyawan yang ingin dicetak berdasarkan periode bulan dan tahun.

5 5 karena menggunakan pencarian tersistem. Sehingga pengarsipan bisa dilakukan dengan lebih baik. Gambar 3 V. PENUTUP A. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian, maka dapat disimpulkan beberapa hal mengenai sistem informasi penggajian ini :. Pembaruan media penyimpanan data dan pemrosesan transaksi dari Microsoft Excel ke database dan program jauh lebih tersistem dan terkompuerisasi dengan baik, sehingga membantu pengguna dalam hal pencarian informasi yang dibutuhkan. 2. Dengan adanya pembagian hak akses di sistem informasi membantu pengguna untuk menentukan akses terhadap orang-orang yang akan memakai program terhadap data master, pemrosesan transaksi dan pencetakan laporan. Sehingga data tetap aman dari perubahan yang tidak diinginkan. 3. Dari proses perancangan sistem informasi penggajian ini, dapat diketahui bahwa program bisa melakukan perhitungan penggajian otomatis sesuai dengan jenis karyawan dan meminimalisir kesalahan perhitungan. 4. Dengan adanya fitur pengaturan pada program, membantu pengguna untuk mengelola perhitungan yang ada pada transaksi penggajian dan data lainnya. 5. Program penggajian yang dirancang mampu menyesuiakan kondisi dari karyawan tanpa mengurutkan jenis karyawan tersebut. 6. Penyimpan data dan pemrosesan transaksi yang tersistem dengan database mampu membuat arsip fisik seperti,, Perhitungan dan Perhitungan Pajak PPH Pasal Dengan adanya sistem ini, dapat membantu pengguna dalam hal pencetakan daftar dan laporan lebih cepat B. Saran Berdasarkan kesimpulan diatas, maka saran-saran yang dapat dikemukakan agar menjadi bahan masukan dan pertimbangan untuk penelitian ke depannya adalah sebagai berikut :. Sistem informasi yang dibuat akan lebih baik bila di sinkronisasikan dengan pendataan fingerprint kehadiran kantor seluruh karyawan dan pendataan kehadiran mengajar untuk karyawan edukatif di yayasan. Dengan adanya sinkronisasi dengan kehadiran kantor dan mengajar, maka pengguna tidak perlu lagi untuk merekap jumlah kehadiran dan penggajian bisa dilakukan otomatis berdasarkan periode bulan penggajian. 2. Fitur pengaturan pada sistem dapat dikembangkan lagi sehingga perhitungan bisa lebih fleksibel terhadap perubahan ke depannya terutama pada pengaturan pajak pph pasal 2. REFERENSI [] T. Sutabri, Analisa Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi, [2] E. A. Aqimuddin and M. A. Kusmagi, Tip Hukum Praktis : Solusi Bila Terjerat Kasus Bisnis, Jakarta: Raih Asa Sukses, 200. [3] A. Kadir, Pemrograman base dengan Delphi 7 Menggunakan ACCESS dan ADO, Yogyakarta: Penerbit Andi, [4] M. Ichwan, Pemrograman Basis Delphi 7 dan MySQL, Bandung: Informatika Bandung, 20. [5] S. Rizky, Panduan Belajar SQL Server 2005 Express Edition, Jakarta: Prestasi Pustaka, 2008.