BAB 4. HASIL dan ANALISIS PEMBAHASAN

Transkripsi

1 48 BAB 4 HASIL dan ANALISIS PEMBAHASAN 4.1 Data Data Supply Chain Management Pada PT. Indomitra Sarana Utama Pada subbab ini akan dibahas kondisi-kondisi SCM (Supply Chain Management) yang terdapat pada PT. Indomitra Sarana Utama, yang terdiri dari data-data penjualan dan pembelian, dan juga proses penjualan sampai dengan pembelian BBM (Bahan Bakar Minyak) atau biasa yang disebut dengan bensin. Adapun data-data penjualan dan pembelian Bahan Bakar Minyak pada PT. Indomitra Sarana Utama periode 2005 dijadikan sebagai dasar untuk menghitung dengan analisis MRP (Material Requirement Planning). Dan akan dibahas pula data-data kuisioner pada PT. Indomitra Sarana Utama. Analisis MRP (Material Requirement Planning) adalah metode atau teknik perencanaan dan teknik penjadwalan yang digunakan oleh perusahaan sebagai sarana bagaimana setiap pekerja yang terkait melakukan komunikasi perihal aliran barang, untuk mencegah terjadinya kekurangan persediaan (empty stock) atau kelebihan persediaan (over stock) Data Penjualan Dan Pembelian PERTAMAX Pada PT. Indomitra Sarana Utama Berikut ini adalah data-data penjualan dan pembelian BBM (Bahan Bakar Minyak) pada PT. Indomitra Sarana Utama untuk periode 2005 yang dimasukan ke dalam Kartu Stok. Adapun pada kartu stock tersebut hanya pada data-data penjualan dan pembelian BBM Pertamax yang digunakan untuk dihitung kedalam analisis MRP (Material Requirement Planning), yaitu: Diketahui persediaan, - Premium : liter - Pertamax : liter - Solar : liter

2 49 Untuk lebih lanjutnya data kartu stock (penjualan dan pembelian BBM) PT. Indomitra Sarana Utama dapat dilihat pada lembar lampiran Data Data Proses Informasi SCM Pada PT. Indomitra Sarana Utama Proses informasi Supply Chain Management pada PT. Indomitra Sarana Utama akan dibahas pada alur sistem penjualan dan sistem pembelian, yang didalamnya juga meliputi sistem persediaan Proses Informasi SCM Penjualan BBM Penjualan : 1. Operator SPBU menerima order dari konsumen. 2. Mengecek bahan bakar paada tangki pendam yang dilihat dari monitor (tersedia/tidak tersedia). 3. Jika BBM tidak tersedia maka pemesanan/order dari konsumen dibatalkan dan perusahaan melakukan pembelian BBM kepada pertamina. Dan jika BBM tersedia maka BBM ditransfer ke mesin operator. 4. Pengisian pada kendaraan konsumen, dan secara otomatis data transaksi dari hasil penjualan BBM tersebut tercatat didalam komputer.

3 50 ALUR PENJUALAN Sumber: PT. Indomitra Sarana Utama Gambar 4.1 Bagan Alur Sistem Informasi Penjualan Pada PT. Indomitra Sarana Utama

4 Proses Informasi SCM Pembelian BBM Pembelian : 1. Menerima laporan stok bahan bakar dari tangki pendam 2. Mengecek stok pada tangki pendam (tersedia/tidak tersedia) yang dilakukan oleh manajer operasional. 3. Apabila stok BBM masih tersedia maka tidak melakukan pemesanan. Dan jika BBM tidak tersedia maka melakukan proses pemesanan pada PERTAMINA. 4. Staff adminitrasi menerbitkan Daftar Pemesanan Barang (DPB) yang dikirimkan ke manajer operasional untuk di ACC. 5. Manajer Operasional meng-acc DPB dan DPB dikirim kepada staff pembelian untuk melakukan pembelian/pemesanan BBM kepada PERTAMINA. 6. Staff pembelian melakukan pemesanan dengan cara menyampaikan/mengirimkan data pemesanan (DPB) ke Bank Mandiri PERTAMINA melalui telepon atau FAX, agar menerbitkan Giro khusus untuk membayar PERTAMINA melalui bank mandiri. Dan tagihannya akan di debet secara otomatis melalui Bank Mandiri. 7. Dari PERTAMINA menerbitkan Delivery Order (DO) dan dikirimkan ke Transportir PERTAMINA. 8. Transportir PERTAMINA melakukan pengiriman BBM ke SPBU perusahaan yang disertai dengan DO. 9. SPBU melakukan pengecekan barang/bbm dari Tangki mobil PERTAMINA yang disesuaikan dengan DO. Jika tidak sesuai maka barang ditolak, dan apabila sesuai maka barang diterima dan di masukan kedalam tangki Pendam SPBU. 10. Setelah tahap pengecekan, dan pengisian BBM kedalam Tangki Pendam maka DO dipegang/dicatat scr permanent oleh Staff Adminitrasi.

5 52 ALUR PEMBELIAN Sumber: PT. Indomitra Sarana Utama Gambar 4.2 Bagan Alur Sistem Informasi Pembelian Pada PT. Indomitra Sarana Utama

6 Data Data Kuisioner Pada PT Indomitra Sarana Utama Kuisioner yang sudah dibagikan kepada karyawan PT. Indomitra Sarana Utama, akan dijadikan sebagai data untuk digunakan sebagai acuan untuk menjawab pertanyaan layak atau tidak layakkah PT. Indomitra Sarana Utama sebagai sebuah perusahaan bergerak dibidang penjualan Bahan Bakar Minyak/BBM (SPBU) menerapkan sistem e-scm pada operasional perusahaan. Data kuisioner yang sudah didapat akan diolah dengan mengunakan analisis skala likert, dan hasil dari analisis skala likert tersebut digunakan untuk menjawab permasalahan tersebut. Dan data kuisioner yang sudah didapat dari karyawan PT. Indomitra Sarana Utama, sebagai berikut : Tabel 4.13 Kuisioner Untuk PT. Indomitra Sarana Utama Jumlah Responden : 20 karyawan PT. Indomitra Sarana Utama NO. PERTANYAAN SS (4) JAWABAN ST TS (3) (2) STS (1) 1 Apakah prosedur untuk pemesanan produk sulit? Apakah kurang efektif waktu yg digunakan mengirimkan data 2 di internal perusahaan dalam melakukan proses pemesanan? Sulitkah system birokrasi perusahaan dalam proses pemesanan? Apakah pengiriman pesanan dianggap cukup lama? Apakah prosedur untuk mengetahui persediaan barang sulit? Dalam melakukan pengecekan sisa persediaan barang tidak 6 7 selalu tepat? Anda sering menggunakan telepon/mesin FAX untuk melakukan pemesanan?

7 Anda sering menggunakan komputer untuk monitoring sisa persediaan barang pada Tangki Pendam? Apakah dalam melakukan pesanan, telepon/mesin FAX kurang efektif? Apakah telepon/mesin FAX sebagai media elektronik kurang mendukung kinerja anda/perusahaan dalam pengiriman data? Apakah selama anda menggunakan , chat/msn (internet) sangat membantu operasional kerja anda/perusahaan? Selama anda menggunakan , chat/msn (internet) sangat mendukung kinerja kerja anda/perusahaan? Setujukah anda pemesanan barang dilakukan melalui media internet? Setujukah anda dengan pengintegrasian sistem intranet dalam operasional perusahaan? Sumber: PT. Indomitra Sarana Utama Hasil Analisis Analisis Yang Digunakan Untuk SCM PT. Indomitra Sarana Utama Dari data-data yang mendukung Supply Chain Management (SCM) yang didapat pada PT. Indomitra Sarana Utama, maka data-data tersebut akan diolah dengan menggunakan analisis Tabel Tipikal MRP dan analisis Skala Likert. Hasil dari analisis analisis tersebut akan digunakan untuk mengetahui layak/tidak layakkah proses SCM pada PT. Indomitra Sarana Utama untuk ditransformasikan ke dalam bentuk proses e-scm. Selain itu hasil analisis yang ada akan digunakan untuk membantu perusahaan didalam mengatasi masalah persediaan dengan memberikan laporan laporan yang baik untuk perusahaan tersebut Analisis MRP (Material Requirement Planning) Data-data kartu stok, penjualan dan pembelian BBM PT. Indomitra Sarana Utama untuk periode 2005, dapat dianalisis dengan menggunakan analisis MRP (Material Requirement Planing) untuk dapat mengendalikan persediaan, untuk mengurangi dan mencegah terjadinya empty stock dan over stock.

8 55 Dengan menggunakan komponen-komponen dibawah ini, kita dapat menganalisis MRP (Material Requirement Planning), yaitu : Besaran Lot (BL) Adalah satuan jumlah minimum yang berlaku untuk setiap kali pembelian, yang ditentukan oleh pemasok. Waktu Pemesanan (WP) Adalah tenggang waktu yang diperlukan untuk pemesanan komponen dimaksud. Persediaan (PE) Adalah jumlah komponen yang ada dalam persediaan, dalam satuan barang. Persediaan Pengamanan (PP) Adalah persediaan pengamanan yang diperlukan sesuai dengan ketentuan perusahaan. Pencadangan (PN) Menandakan apakah suatu jumlah tertentu sudah dicadangkan untuk keperluan khusus / tertentu. Kode Tingkatan (KT) Adalah kode yang diberikan pada setiap komponen, untuk menunjukkan tingkat komponen. Urutan (UR) Menunjukkan nomor atau kode urutan dari komponen yang bersangkutan. Kebutuhan Bruto (KB) Ialah keperluan atau rencana produksi barang jadi yang ditentukan. Jadwal penerimaan (JP) Adalah perkiraan kedatangan barang pada periode tertentu berdasarkan pesanan yang sedang berjalan atau pesanan yang sudah dilakukan.

9 56 Rencana Persediaan di Tangan (PT) Adalah perkiraan persediaan barang pada proyeksi waktu tertentu. Kebutuhan Neto (KN) Adalah kebutuhan pemesanan komponen, yaitu kebutuhan bruto dikurangi dengan penerimaan masa yang akan datang dan persediaan di tangan yang masa lalu. Rencana Penerimaan Pesanan (RP) Adalah perkiraan penerimaan pesanan yang masih akan dilakukan di waktu yang akan datang. Rencana Pengeluaran Pesanan (RE) Adalah rencana pesanan yang akan dilakukan di masa yang akan datang. Periode (PE) Adalah periode waktu yang akan datang, yang dibagi dalam satuan waktu di mana dihitung dan dicantumkan data setiap komponen perhitungan di atas Perhitungan Analisis MRP (Material Requirement Planning) Setelah diketahui data komponen-komponen didalam perhitungan Tabel Tipikal Matrix, selanjutnya akan dihitung didalam Tabel Tipikal Matrix. Perhitungan didalam Tabel Tipikal Matrix tersebut akan diterangkan dengan cara-cara dibawah ini : KN : Kebutuhan Bruto Penerimaan masa akan datang&persediaan ditangan masa lalu Periode 1 : = Periode 2 : = Periode 3 : = Periode 4 : = Periode 5 : = Periode 6 : =

10 57 Periode 7 : = Periode 8 : = Periode 9 : = Periode 10 : = Periode 11 : = Periode 12 : = RP : Rencana Persediaan Ditangan + Kebutuhan Netto Periode 1 : = Periode 2 : = Periode 3 : = Periode 4 : = Periode 5 : = Periode 6 : = Periode 7 : = Periode 8 : = Periode 9 : = Periode 10 : = Periode 11 : = Periode 12 : = RE : di dapat dari hasil RP Periode 1 : Periode 2 : Periode 3 : Periode 4 : Periode 5 : Periode 6 : Periode 7 :

11 58 Periode 8 : Periode 9 : Periode 10 : Periode 11 : Periode 12 : Perhitungan Analisis MRP di Tabel Matrix MRP Dari keterangan data-data Kartu Stock periode 2005, maka komponen-komponen untuk menganalisis MRP (Material Requirement Planning) terdahulu harus dimasukan ke dalam bentuk tabel Tipikal Matrix MRP sebagai berikut :

12 59 Tabel 4.13 Tipikal Matrix MRP UL WP PE PP KT UR PERIODE KEBUTUHAN BRUTO JADWAL PENERIMAAN PERSEDIAAN Z DI TANGAN KEBUTUHAN NETTO RENCANA PENERIMAAN RENCANA PEMESANAN Sumber: Hasil analisis Tipikal Matrix MRP

13 60 Keterangan : Pada tabel Matrix MRP 4.13 ini menunjukan data data pada tahun 2005 pada PT. Indomitra Sarana Utama di mana di tabel ini menjelaskan persediaan yang ada pada PT. Indomitra Sarana Utama yaitu untuk Pertamax adalah , dikarenakan disini dibahas hanya untuk produk Pertamax. Disini juga di beritahu ukuran lot yang telah di tentukan oleh perusahaan Pertamina yang dimana disini sebagai supplier yang telah menentukan setiap 1 kali pemesanan hanya dapat memesan sebanyak Litter. Tabel ini juga memberitahu kebutuhan bruto pada tiap tiap periode pada tahun dengan tabel matrix disini kita dapat melihat adanya penurunan penjualan pada akhir periode dari kebutuhan brutonya. Di tabel 4.13 ini pun di tunjukan persediaan di tangan pada tiap periode. Tabel ini adalah tabel awal untuk menghitung kebutuhan netto, rencana penerimaan dan rencana pemesanan Di tabel ini jadwal penerimaan di kosongkan karena jumlah pemesanan barang setiap periode tidak pasti. Dan pemesanan barang tidak di lakukan pada periode periode tertentu. Pemesanan barang dilakukan pada saat periode yang sedang berjalan sehingga di sini tidak ada jadwal penerimaan pada periode periode berikutnya.

14 61 Tabel 4.14 Hasil Tipikal Matrix MRP UL WP PE PP KT UR PERIODE KEBUTUHAN BRUTO JADWAL PENERIMAAN PERSEDIAAN Z DI TANGAN KEBUTUHAN NETTO 58072, RENCANA PENERIMAAN RENCANA PEMESANAN Sumber: Hasil analisis Tipikal Matrix MRP

15 62 Pada table Matrix MRP 4.14 ini digunakan untuk menghitung kebutuhan netto yang dimana kebutuhan netto dapat dicari dengan cara mengurangkan kebutuhab bruto dengan jadwal penerimaan pada masa yang akan datang dan persediaan di tangan masa lalu. Setelah mendapatkan hasil untuk kebutuhan netto pada tiap tiap periode baru lah dapat menghitung untuk rencana penerimaannya dimana cara perhitungannya adalah persediaan di tangan di tambahkan dengan kebutuhan netto yang telah dihitung sebelumnya. Tabel ini berguna untuk menentukan pemesanan yang akan dilakukan pada perusahaan. Rencana pemesanan dapat ditentukan dengan melihat hasil dari rencana penerimaan. Disini karena PT. Indomitra Sarana Utama adalah perusahaan yang menyediakan BBM sehingga pemesanan tidak dapat dilakukan sebulan sebelumnya. Jadi pemesanan dilakukan pada bulan yang sama dengan penerimaan. Karena permintaan dari konsumen tidaklah konstan. Jika pemesanan dilakukan pada bulan sebelumnya atau periode sebelumnya ditakutkan terjadi over stock (kelebihan stock barang) maupun empty stock (kekurangan stock barang) Analisis Skala Likert Untuk menganalisis data-data kuisioner digunakan teknik analisis skala likert yang datanya menggunakan jawaban kuisioner yang dibagikan pada responden (karyawan PT. Indomitra Sarana Utama), dengan melakukan pembobotan terhadap pilihan jawaban dari responden. Jawaban setiap item instrument yang menggunakan skala likert mempunyai gradasi dari sangat positif sampai negatif, yang dapat berupa kata-kata antara lain: 1. Sangat setuju (SS), diberi skor = 4 2. Setuju (ST),diberi skor = 3 3. Tidak setuju (TS), diberi skor = 2 4. Sangat tidak setuju (STS), diberi skor = 1 Keterangan : Jumlah responden (karyawan PT. Indomitra Sarana Utama) adalah 20 karyawan

16 63 Jumlah skor tertinggi: SS x jumlah responden 4 x 20 = 80 Skor Jumlah skor terendah: STS x jumlah responden 1 x 20 = 20 Skor Teknik pengumpulan data angket yang terdiri dari 14 pertanyaan, maka instrumen tersebut diberikan kepada 20 karyawan PT. Pilar Bersama Maju. Setelah dilakukan analisis skala likert : Pertanyaan 1. Apakah prosedur untuk pemesanan produk sulit? SS : 5 x 4 = 20 ST : 12 x 3 = 36 TS : 3 x 2 = 6 STS : 0 x 1 = Pertanyaan 2. Apakah kurang efektif waktu yg digunakan mengirimkan data di internal perusahaan dalam melakukan proses pemesanan? SS : 8 x 4 = 32 ST : 10 x 3 = 30 TS : 2 x 2 = 4 STS : 0 x 1 = Pertanyaan 3. Sulitkah sistem birokrasi perusahaan dalam proses pemesanan? SS : 10 x 4 = 40 ST : 8 x 3 = 24 TS : 2 x 2 = 4 STS : 0 x 1 =

17 64 Pertanyaan 4. Apakah pengiriman pesanan dianggap cukup lama? SS : 2 x 4 = 8 ST : 10 x 3 = 30 TS : 6 x 2 = 12 STS : 2 x 1 = Pertanyaan 5. Apakah prosedur untuk mengetahui persediaan barang sulit? SS : 0 x 4 = 0 ST : 10 x 3 = 30 TS : 10 x 2 = 20 STS : 0 x 1 = Pertanyaan 6. Apakah dalam melakukan pengecekan sisa persesiaan barang tidak selalu tepat? SS : 0 x 4 = 0 ST : 12 x 3 = 36 TS : 8 x 2 = 16 STS : 0 x 1 = Pertanyaan 7. Apakah anda sering menggunakan telepon/mesin FAX untuk melakukan pemesanan? SS : 12 x 4 = 48 ST : 6 x 3 = 18 TS : 2 x 2 = 4 STS : 0x 1 =

18 65 Pertanyaan 8. Apakah anda sering menggunakan komputer untuk monitoring sisa persediaan barang pada Tangki Pendam? SS : 18 x 4 = 72 ST : 2 x 3 = 6 TS : 0 x 2 = 0 STS : 0 x 1 = Pertanyaan 9. Apakah dlm melakukan pesanan, telepon/mesin FAX kurang efektif? SS : 2 x 4 = 8 ST : 15 x 3 = 45 TS : 3 x 2 = 6 STS : 0 x 1 = Pertanyaan 10. Apakah telepon/mesin FAX sebagai media elektronik kurang mendukung kinerja anda/perusahaan dalam pengiriman data? SS : 1 x 4 = 4 ST : 15 x 3 = 45 TS : 4 x 2 = 8 STS : 0 x 1 = Pertanyaan 11. Apakah selama anda menggunakan , chat/msn (internet) sangat membantu operasional kerja anda/perusahaan? SS : 12 x 4 = 48 ST : 8 x 3 = 24 TS : 0 x 2 = 0 STS : 0 x 1 =

19 66 Pertanyaan 12. Apakah selama anda menggunakan , chat/msn (internet) sangat mendukung kinerja kerja anda/perusahaan?? SS : 12 x 4 = 48 ST : 8 x 3 = 24 TS : 0 x 2 = 0 STS : 0 x 1 = Pertanyaan 13. Setujukah anda pemesanan dilakukan melalui media internet? SS : 12 x 4 = 48 ST : 6 x 3 = 18 TS : 2 x 2 = 4 STS : 0 x 1 = Pertanyaan 14. Setujukah anda dengan pengintegrasian sistem intranet dalam operasional perusahaan? SS : 16 x 4 = 64 ST : 4 x 3 = 12 TS : 0 x 2 = 0 STS : 0 x 1 =

20 67 Jadi jumlah dari 14 pertanyaan dan berdasarkan skor yang telah ditetapkan maka: Pertanyaan 1 = 62 Pertanyaan 2 = 66 Pertanyaan 3 = 68 Pertanyaan 4 = 52 Pertanyaan 5 = 50 Pertanyaan 6 = 52 Pertanyaan 7 = 70 Pertanyaan 8 = 78 Pertanyaan 9 = 59 Pertanyaan 10 = 57 Pertanyaan 11 = 72 Pertanyaan 12 = 72 Pertanyaan 13 = 70 Pertanyaan 14 = 76 + Jumlah = 904 = Jadi berdasarkan data-data tersebut maka tingkat persetujuan terhadap perancangan sistem informasi e-scm = ( : 80 ) x 100% = 80.7 % = 81% (Pembulatan)

21 68 Secara kontinum dapat digambarkan sebagai berikut : Sumber : Hasil Analisis Gambar 4.3 Hasil Analisis Skala Likert di Gambarkan Secara Kontinum Permasalahan Yang Dihadapi Pada Sistem SCM Perusahaan Setelah mengadakan pengamatan dan analisis pada sistem SCM yang dihadapi oleh PT. Indomitra Sarana Utama, menemukan beberapa permasalahan pada sistem yang berjalan, sebagai berikut: 1. Proses-proses atau prosedur internal perusahaan untuk memesan barang yang memakan waktu cukup lama, karena dalam mengirimkan DPB dari Staff Adminitrasi (menerbitkan DPB) kepada Manajer Operasional untuk diacc masih secara manual (memberikan DPB untuk diacc harus menemui Manajer Opersional di kantor Manajer Operasional). Dan setelah DPB diacc staff adminitrasi harus menemui/mencari staff pembelian untuk menyerahkan DPB, agar staff pembelian melakukan pemesanan/pembelian BBM sesuai dengan DPB. 2. Komputer-komputer pada tiap-tiap kantor/divisi pada internal perusahaan belum terkoneksi jaringan intranet. Misalnya komputer monitoring Tangki Pendam, komputer monitoring operator SPBU (pada pencatatan transaksi jual BBM ke konsumen), komputer staff admin, staff pembelian, manajer operasional masih terpisah. jadi untuk mengetahui sisa persediaan manajer operasional harus melakukan pengecekan keluar dari kantor menuju ke komputer monitoring tangki pendam yang berbeda tempat/ruangan.

22 69 3. Form (formulir) untuk melakukan proses pemesanan barang di internal perusahaan masih secara manual. Misalnya untuk pengisian form Daftar Pemesanan Barang (DPB) masih secara manual Usulan Pemecahan Masalah Pada Sistem SCM Perusahaan 1. Merancang sistem e-scm (secara Intranet) yang terintegrasi antara masing-masing kantor/ruangan per divisi, sehingga penyampaian informasi antara masing-masing divisi dapat lebih cepat dan akurat yang diterima oleh masing-masing divisi. Yang juga meliputi data-data transaksi penjualan BBM, persediaan BBM pada tangki pendam sehingga dapat dipantau secara langsung melalui komputer pada divisi yang berwenang untuk mengaksesnya tanpa harus datang ke ruangan monitoring tangki pendam. 2. Merancang interface input untuk Daftar Permintaan Barang, Monitoring Tangki Pendam, Monitoring Transaksi Penjualan BBM dan lainnya Usulan Sistem e-scm Yang Diusulkan Untuk Perusahaan Setelah menganalisa sistem SCM yang berjalan pada PT. Indomitra Sarana Utama dan menemukan kelemahan kelemahan yang terdapat dalam sistem SCM PT. Indomitra Sarana Utama. Maka akan dirancang sistem e-scm yang akan diharapkan dapat mendukung perusahaan untuk menghasilkan sistem e-scm yang lebih baik dan tepat waktu. Rancangan sistem e-scm yang diusulkan, sebagai berikut :

23 70 Sumber: hasil rancangan e-scm intranet Gambar 4.4 Rancangan sistem e-scm Online yang diusulkan Keterangan : Sistem e-scm online yang diusulkan digunakan pada semua bagian dari divisi Administrator (manajer operasional), staff pembelian, staff administrasi, dan juga dapat diakses oleh Client (misalnya: direktur, dsb.) di tempat manapun dengan kemudahan menggunakan sistem intranet. Dengan menggunakan sistem intranet, setiap divisi dapat mempermudah pertukaran data/informasi, meningkatkan kinerja di dalam operasional perusahaan, dan jika suatu divisi membutuhkan data/informasi dapat langsung mengakses/mendapatkannya dari database yang ada.

24 71 Jika ingin melakukan pemesanan BBM maka staff administrasi dapat mengirimkan form DPB dalam bentuk elektronik yang kemudian dikirim melalui komputer ke komputer manajer opersional untuk mengacc form tersebut, lalu form DPB tersebut dikirim ke staff pembelian untuk melakukan pembelian/pesanan sesuai dengan form DPB. Kelebihan dan keuntungan dalam menerapakan sistem informasi online ini dapat mempermudah sekaligus mempercepat pengiriman informasi, penggurangan waktu tenggang pemesanan dan dapat menggurangi kemungkinan terjadi kehabisan persediaan barang (empty stock) atau kelebihan persediaan barang (over stock). Selain itu juga dapat mengurangi biaya operasional, dan dapat melakukan pengecekan pada persediaan BBM, transaksi penjualan BBM, dan juga pada transaksi pembelian/pemesanan BBM secara online Rancangan Sistem Informasi e-scm yang Diusulkan Sistem e-scm online yang diusulkan dapat digambarkan melalui arus informasi secara intranet yang terintegrasi. Pada bagian ini arus informasi telah mengalami perubahan dari arus informasi yang sebelumnya sesuai dengan pemecahan masalah yang diusulkan. Untuk lebih jelasnya akan digambarkan sebagai berikut : Alur penjualan, pada alur penjualan tidak mengalami perubahan pada sistem yang berjalan dan informasinya. Hanya saja datanya transaksinya langsung tercatat ke komputer administrator (manajer operasional). Dan dapat digambarkan sebagai berikut, *(gambar alur penjualan dengan sistem e-scm, pada halaman selanjutnya)

25 72 ALUR PENJUALAN Sumber: Hasil Analisis Gambar 4.5 Bagan Arus Informasi e-scm Yang Diusulkan Untuk Penjualan BBM Sistem informasi e-scm yang diusulkan untuk penjualan BBM pada PT. Indomitra Sarana Utama, dijelaskan sebagai berikut : 1. Operator SPBU menerima order dari konsumen. 2. Mengecek bahan bakar pada tangki pendam yang dilihat dari monitor (tersedia/tidak tersedia).

26 73 3. Jika BBM tidak tersedia maka pemesanan/order dari konsumen dibatalkan dan perusahaan melakukan pembelian BBM kepada pertamina. Dan jika BBM tersedia maka BBM ditransfer ke mesin operator. 4. Pengisian pada kendaraan konsumen, dan secara otomatis data transaksi dari hasil penjualan BBM tersebut tercatat didalam komputer. 5. Dari komputer pencatatan hasil transaksi penjualan BBM ke konsumen, maka hasil/data penjualan BBM tersebut langsung terkirim secara otomatis ke komputer Administrator (manajer operasional). Alur pembelian, pada alur pembelian yang didalamnya meliputi proses pemesanan, mengalami perubahan pada sistem informasinya. Perubahan itu meliputi penerapan sistem intranet (LAN/WAN) didalam operasional internal perusahaan. Adapun perubahan tersebut juga meliputi pengiriman/penerimaan data yang dahulunya masih secara manual, disini akan dirancang dengan menggunakan elektronik sistem (e-scm) yang juga mengalami perubahan perubahan pada interface formulir formulir untuk melakukan proses internal dalam pemesanan BBM ke PERTAMINA. Dan sistemnya dapat digambarkan sebagai berikut : *(gambar alur pembelian dengan system e-scm, pada halaman selanjutnya)

27 74 ALUR PEMBELIAN Sumber: Hasil Analisis Gambar 4.6 Bagan Arus Informasi e-scm Yang Diusulkan Untuk Pembelian BBM

28 75 Sistem informasi e-scm yang diusulkan untuk penjualan BBM pada PT. Indomitra Sarana Utama, dijelaskan sebagai berikut : 1. Menerima laporan stok BBM dari tangki pendam. 2. Mengecek stok pada tangki pendam (tersedia/tidak tersedia) yang dilakukan oleh manajer operasional pada layar komputer. 3. Apabila stok BBM masih tersedia maka tidak melakukan pemesanan. Dan jika BBM tidak tersedia maka melakukan proses pemesanan pada PERTAMINA. 4. Staff administrasi membuat DPB dan menginput DPB sesuai dengan pesanan yang diterima dari manajer operasional. DPB yang dibuat secara elektronik dikirimkan ke komputer manajer operasional (administrator) untuk diacc. 5. Manajer operasional setelah menerima DPB dari staff administrasi secara elektronik, lalu mengacc DPB tersebut. Setelah DPB diacc, secara otomatis DPB diarsip ke dalam database perusahaan, lalu DPB yang sudah diacc dikirim ke staff penjualan untuk dilakukan proses pemesanan/pembelian BBM. 6. Staff pembelian melakukan pemesanan dengan cara menyampaikan/mengirimkan data pemesanan (DPB) ke Bank Mandiri PERTAMINA melalui alternatif pilihan ( , e- Banking yang disediakan Bank Mandiri, telepon atau FAX ) agar menerbitkan Giro khusus untuk membayar PERTAMINA melalui bank mandiri. Dan tagihannya akan di debet secara otomatis melalui Bank Mandiri. 7. Dari PERTAMINA menerbitkan Delivery Order (DO) dan dikirimkan ke Transportir. 8. Transportir PERTAMINA melakukan pengiriman BBM ke SPBU perusahaan yang disertai dengan DO. 9. SPBU melakukan pengecekan barang/bbm dari Tangki mobil PERTAMINA yang disesuaikan dengan DO. Jika tidak sesuai maka barang ditolak, dan apabila sesuai maka barang diterima dan di masukan kedalam tangki Pendam SPBU. 10. Setelah tahap pengecekan, dan pengisian BBM kedalam Tangki Pendam maka DO dipegang/dicatat scr permanent oleh Staff Adminitrasi ke dalam database.

29 Rancangan Solusi Pemecahan (e-scm) Pada subbab ini akan dibahas rancangan akses informasi e-scm Administrator, Administrasi, Pembelian dan rancangan layar menu Rancanga n Akses Informasi e-scm Divisi - Divisi Perusahaan Sumber: Rancangan hasil analisis Gambar 4.7

30 77 Site Map Perancangan e-scm PT. Indomitra Sarana Utama Rancangan Layar Menu Administrator Rancangan Layar Menu Login Gambar 4.8 Rancangan Menu Login Administrator Pada layar login ini, user harus memasukan User ID, Password, dan Select Role yang tepat. Hal ini digunakan untuk mencegah akses ke dalam sistem yang tidak otorisasi. Hanya user yang memiliki ID, Password dan Role yang tepat yang dapat mengakses sistem ini. Sebagai tambahan saja setiap role didalam pengaksesan datanya berbeda-beda, tergantung posisi dan tugasnya. Sebagai tambahan pada layer menu login ini dilengkapi dengan adanya web search dengan menggunakan MSN yang gunanya untuk mencari datadata. Juga dilengkapi dengan adanya menu messenger/chat yang gunanya untuk dapat berkomunikasi secara tulisan dengan yang terkoneksi atau tergabung dalam grup MSN (messenger/chatting) tersebut.

31 Rancangan Layar Menu Utama Gambar 4.9 Rancangan Layar Menu Utama Administrator Pada layar menu utama ini ditampilkan data tertentu yang dapat diakses untuk administrator pada menu Stock Barang dapat mengakses daftar produk, persediaan produk, dan detail produk. Pada menu Buat dapat mengakses Buat/Hapus Barang Baru, yang gunanya untuk mengedit nama barang apabila ada perubahan nama, membuat data barang baru apabila ada penambahan jenis barang yang baru pada perusahaan. Pada menu Data dapat mengakses Laporan Penjualan & Pembelian, Data Daftar Permintaan Barang, Data Delivery Order, dan Data Penjualan BBM. Yang gunanya untuk mengetahui bagaimana kinerja perusahaan dari data-data yang ada baik data penjualan maupun pembelian.

32 Rancangan Menu Stock Barang Gambar 4.10 Rancangan Layar Menu Stok Barang Administrator Untuk melihat jumlah persediaan barang dapat di klik pada menu Stock Barang yang berisi tentang pilihan daftar barang, nama barang, jenis barang, gambar jumlah persediaan barang, dan detail barang. Dan dari keterangan tersebut memberikan keterangan barang mana dan kapan harus dipesan kembali. Dan untuk mengetahui secara jelasnya mengenai data-data barang tersebut dapat di klik pada button detail barang tertentu.

33 Rancangan Layar Detail Barang Gambar 4.11 Rancangan Layar Menu Detail Barang Administrator Pada layar tersebut menampilkan detail barang secara jelas yang terdiri dari nama barang, kode barang, nomor barang, satuan barang, maximum barang, minimum barang, menampilkan stock sisa barang, dan juga gambar persediaan barang. Warna pada gambar tersebut apabila gambar yang berwarna merah maka persediaan sudah hampir habis dan harus melakukan pemesanan kembali, untuk itu Administrator harus menginformasikan kepada staff administrasi bahwa persediaan barang sudah mau habis dan Staff administrasi membuat DPB sebelum melakukan pemesanan. Pada layar tersebut juga tersedia button Selanjut untuk melihat gambar detail & persediaan barang jenis lainnya pada urutan sebelumnya dan button Selanjut untuk melihat gambar detail & persediaan barang jenis lainnya pada urutan selanjutnya.

34 Rancangan Layar Informasi Persediaan Barang Gambar 4.12 Rancangan Layar Informasi Barang Administrator Tampilan tersebut untuk menginformasikan bahwa ada barang tertentu yang sudah hampir habis dan harus segera dilakukannya pemesanan. Dan pada gambar penginformasian barang (Pertamax) tersebut terlihat ada button Lihat gunanya untuk melihat secara detail barang tersebut sebelum melakukan pemesanan/membuat DPB yang dilakukan oleh staff administrator, yang setelah itu DPB dikirm ke administrator (manajer operasional) untuk diacc, sebelum DPB diberikan ke staff pembelian untuk melakukan pemesanan atau pembelian barang (BBM Pertamax).

35 Rancangan Layar Menu Buat Pilihan Buat/Hapus Barang Baru Gambar 4.13 Rancangan Layar Menu Buat Pilihan Buat/Hapus Barang Baru Administrator Untuk membuat, menghapus, dan mengubah daftar atau detail barang baik yang baru maupun yang lama dapat dilakukan dengan cara, pilihlah pilihan menu Buat, setelah itu pililah button buat/hapus barang baru. Dengan cara tersebut maka anda dapat melakukan pembuatan, penghapusan dan pengubahan daftar atau detail barang yang ada pada perusahaan anda Rancangan Layar Masukan Data Buat/Hapus Barang Baru

36 83 Gambar 4.14 Rancangan Layar Masukan Buat/Hapus Barang Baru Administrator Daftar Barang (DB) dapat di isi sesuai dengan format yang ada (No barang, Kode barang, Nama barang, Satuan barang, Maximum barang, Minimum barang, Nama supplier) kemudian klik Enter lalu datanya masuk pada layar form DB dan secara otomatis datanya tersimpan, jika ada kesalahan dapat diubah dengan klik Button Ubah. Setelah selesai dapat dilihat secara jelas pada button Lihat (keluar layar baru untuk DB), dan jika ingin menghapus DB yang lama, maka klik button Hapus secara otomatis DB yang dipilih dapat dihapus. jika ingin kembali pada layar menu utama klik button Kembali. Fungsi dari menu ini adalah untuk menghapus, menambahkan, atau mengubah jenis barang/bbm yang tersedia di dalam perusahaan Rancangan Layar Data Menu Laporan Penjualan Dan Pembelian

37 84 Gambar 4.15 Rancangan layar Data Menu Pilihan Laporan Penjualan Dan Pembelian Administrator Untuk melihat laporan penjualan dan pembelian yang sudah dibuat baru/yang sebelumnya dapat dilihat pada layar menu utama, yang kemudian klik Laporan Penjualan dan Pembelian. Lalu selanjutnya data laporan penjualan dan pembelian dapat dilihat hasilnya pada layar tersebut Rancangan Layar Data Laporan Penjualan Dan Pembelian

38 85 Gambar 4.16 Rancangan layar Data Laporan Penjualan Dan Pembelian Administrator Untuk melihat data laporan penjualan & pembelian barang tertentu dan selama periode tertentu yang sudah dibuat. Data yang sesuai produk dan periode tertentu dapat dicari pada menu search yang menampilkan nama barang dan periodenya, dipilih sesuai dengan yang ingin dicari, lalu klik pada button OK. Dan data Laporan penjualan dan pembelian dapat dicari Rancangan Layar Data Daftar Permintaan Barang

39 86 Gambar 4.17 Rancangan layar Data Daftar Permintaan Barang Administrator Untuk melihat data data daftar permintaan barang (DPB) untuk barang tertentu dan selama No. DPB tertentu yang sudah dibuat. Data yang sesuai produk dan No. DPB tertentu dapat dicari pada menu search yang menampilkan No. DPB, dipilih sesuai dengan yang ingin dicari, lalu klik pada button OK. Dan data daftar permintaan barang hasilnya dapat dicari. Data DPB digunakan sebagai bukti telah dilakukannya pemesanan BBM Rancangan Layar Data Delivery Order

40 87 Gambar 4.18 Rancangan layar Data Delivery Order Administrator Untuk melihat data data Delivery Order (Do) untuk barang tertentu dan selama No. DPB tertentu yang sudah dibuat. Data yang sesuai produk dan No. DO tertentu dapat dicari pada menu search yang menampilkan No. DO, dipilih sesuai dengan yang ingin dicari, lalu klik pada button OK. Dan data Delivery Order hasilnya dapat dicari. Data DO digunakan sebagai bukti telah dilakukannya penerimaan BBM. Disini datanya merupakan hasil scanner Rancangan Layar Data Penjualan BBM

41 88 Gambar 4.19 Rancangan layar Data Penjualan BBM Administrator Untuk mengetahui penjualan BBM dapat dilihat pada tersebut, untuk tanggal tertentu, jenis BBM tertentu. Transaksi penjualan yang dicatat secara otomatis pada layar penjualan BBM tersebut yang dicatat menurut no. operator, waktu penjualan, banyaknya penjualan, harga satuan, dan total nilai/transaksi. Data dari penjualan BBM ini akan dijadikan sebagai bukti penjualan setiap operator, yang akan digunakan untuk laporan penjualan dan pembelian. Tombol cetak untuk mencetak data penjualan BBM yang ada dan tombol keluar untuk kembali ke menu utama/home Rancangan Layar Menu Administrasi

42 Rancangan Layar Menu Login Gambar 4.20 Rancangan Menu Login Administrasi Pada layar login ini, user harus memasukan User ID, Password, dan Select Role yang tepat. Hal ini digunakan untuk mencegah akses ke dalam sistem yang tidak otorisasi. Hanya user yang memiliki ID, Password dan Role yang tepat yang dapat mengakses sistem ini. Sebagai tambahan saja setiap role didalam pengaksesan datanya berbeda-beda, tergantung posisi dan tugasnya. Sebagai tambahan pada layer menu login ini dilengkapi dengan adanya web search dengan menggunakan MSN yang gunanya untuk mencari datadata. Juga dilengkapi dengan adanya menu messenger/chat yang gunanya untuk dapat berkomunikasi secara tulisan dengan yang terkoneksi atau tergabung dalam grup MSN (messenger/chatting) tersebut Rancangan Layar Menu Utama

43 90 Gambar 4.21 Rancangan Layar Menu Utama Administrasi Pada layar menu utama ini ditampilkan data tertentu yang dapat diakses untuk staff administrasi pada menu Stock Barang dapat mengakses daftar produk, persediaan produk, dan detail produk. Pada menu Transaksi dapat mengakses Buat Daftar Permintaan Barang, Buat Laporan Penjualan dan Pembelian, Buat/Input Delivery Order. Pada menu Data dapat mengakses Laporan Penjualan & Pembelian, Data Daftar Permintaan Barang, Data Delivery Order, dan Data Penjualan BBM. Yang gunanya untuk mengetahui bagaimana kinerja perusahaan dari data-data yang ada baik data penjualan maupun pembelian Rancangan Menu Stock Barang

44 91 Gambar 4.22 Rancangan Layar Menu Stok Barang Administrasi Untuk melihat jumlah persediaan barang dapat di klik pada menu Stock Barang yang berisi tentang pilihan daftar barang, nama barang, jenis barang, gambar jumlah persediaan barang, dan detail barang. Dan dari keterangan tersebut memberikan keterangan barang mana dan kapan harus dipesan kembali. Dan untuk mengetahui secara jelasnya mengenai data-data barang tersebut dapat di klik pada button detail barang tertentu Rancangan Layar Detail Barang

45 92 PERTAMAX LOG OUT Tangki Pendam 03 Liter Sisa : 170 liter < Sebelum Selanjut > Detail Nama Barang : X X X Kode Barang : X X X Nomor Barang : X X X Satuan : X X X MAXIMUM : X X X MINIMUM : X X X HOME Gambar 4.23 Rancangan Layar Menu Detail Barang Administrasi Pada layar tersebut menampilkan detail barang secara jelas yang terdiri dari nama barang, kode barang, nomor barang, satuan barang, maximum barang, minimum barang, menampilkan stock sisa barang, dan juga gambar persediaan barang. Warna pada gambar tersebut apabila gambar yang berwarna merah maka persediaan sudah hampir habis dan harus melakukan pemesanan kembali, untuk itu staff administrasi harus segera membuat DPB, sesudah itu mengirimkan datanya untuk diacc oleh administrator (manajer operasional). Pada layar tersebut juga tersedia button Selanjut untuk melihat gambar detail & persediaan barang jenis lainnya pada urutan sebelumnya dan button Selanjut untuk melihat gambar detail & persediaan barang jenis lainnya pada urutan selanjutnya Layar Menu Transaksi Pilihan Buat Daftar Permintaan Barang

46 93 Gambar 4.24 Rancangan layar Transaksi Menu Pilihan Buat Daftar Permintaan Barang Administrasi Untuk membuat daftar permintaan barang (DPB) dapat dilakukan dengan cara, pilihlah pilihan menu transaksi, setelah itu clik pilihan Buat Daftar Permintaan Barang. Dengan cara tersebut maka seorang staff administrasi dapat melakukan pembuatan DPB untuk proses pemesanan barang/bbm Rancangan Layar Masukan Buat Daftar Permintaan Barang

47 94 Daftar Permintaan Barang LOG OUT No. DPB : xxxxxx xxxxxx Tgl. DPB : dd/mm/yy Nama supplier yyyyyyyyyyy No Kode Nama satuan Unit Harga Jumlah Enter No Kode Nama satuan Unit Harga Jumlah 1 xxx Pertamax Liter XXX XXX 2 XXX XXX XXX XXX XXX XXX 3 XXX XXX XXX XXX XXX XXX Digital Signature (Blank) Lihat Simpan Kirim Administrator Cetak Kembali Gambar 4.25 Rancangan Layar Masukan Buat Daftar Permintaan Barang Administrasi DPB dapat di isi sesuai dengan format yang ada, kemudian klik enter lalu datanya masuk pad layer form DPB, jika ada kesalahan dapat diubah dengan klik Button Ubah. Setelah selesai dapat dilihat secara jelas pada button Lihat (keluar layar baru untuk DPB), jika sudah selesai lalu klik button Kirim untuk mengirim pada bagian Administrator (manajer operasional). Jika ingin mencetak klik button cetak jika ingin kembali pada layar menu utama klik button Kembali. Dan sebagai tambahan saja DPB dapat disimpan hanya pada bagian Administrator (jika sudah di ACC oleh manager operasional melalui Digital Signature) Rancangan Layar Masukan Laporan Penjualan dan Pembelian

48 95 Gambar 4.26 Rancangan Layar Masukan Laporan Penjualan dan Pembelian Administrasi Laporan penjualan dan pembelian dapat di isi sesuai format yang ada, kemudian klik button Enter jika datanya ingin dimasukan kedalam form laporan penjualan & pembelian dan jika ada kesalahan klik button Ubah jika ingin mengubahnya. Setelah sesuai maka bisa dilihat secara jelas dengan klik pada button Lihat (keluar layar baru untuk Laporan Penjualan & Pembelian), apa sesuai maka klik button Simpan jika ingin menyimpan datanya. Jika ingin mencetak klik button Cetak, klik button Kembsli jika sudah selesai, dan otomatis akan kembali ke layar utama Rancangan Layar Masukan Delivery Order

49 96 Gambar 4.27 Rancangan Layar Masukan Delivery Order Administrasi Delivery Order dapat di isi sesuai format yang ada (No. DO, Tanggal Penyerahan DO), dan harus ada data hasil sanner DO. Kemudian klik button Enter jika datanya ingin dimasukan kedalam form DO, dan jika ada kesalahan klik button Ubah jika ingin mengubahnya. Setelah sesuai maka bisa dilihat secara jelas dengan klik pada button Lihat (keluar layar baru untuk Delivery Order), apa sesuai maka klik button Simpan jika ingin menyimpan datanya. Jika ingin mencetak klik button Cetak, klik button Kembali jika sudah selesai, dan otomatis akan kembali ke layar utama Rancangan Layar Data Menu Laporan Penjualan Dan Pembelian

50 97 Gambar 4.28 Rancangan layar Data Menu Pilihan Laporan Penjualan Dan Pembelian Administrasi Untuk melihat laporan penjualan dan pembelian yang sudah dibuat baru/yang sebelumnya dapat dilihat pada layar menu utama, yang kemudian klik Laporan Penjualan dan Pembelian. Lalu selanjutnya data laporan penjualan dan pembelian dapat dilihat hasilnya pada layar tersebut Rancangan Layar Data Laporan Penjualan Dan Pembelian

51 98 Gambar 4.29 Rancangan layar Data Laporan Penjualan Dan Pembelian Administrasi Untuk melihat data laporan penjualan & pembelian barang tertentu dan selama periode tertentu yang sudah dibuat. Data yang sesuai produk dan periode tertentu dapat dicari pada menu search yang menampilkan nama barang dan periodenya, dipilih sesuai dengan yang ingin dicari, lalu klik pada button OK. Dan data Laporan penjualan dan pembelian dapat dicari Rancangan Layar Data Daftar Permintaan Barang

52 99 Gambar 4.30 Rancangan layar Data Daftar Permintaan Barang Administrator Untuk melihat data data daftar permintaan barang (DPB) untuk barang tertentu dan selama No. DPB tertentu yang sudah dibuat. Data yang sesuai produk dan No. DPB tertentu dapat dicari pada menu search yang menampilkan No. DPB, dipilih sesuai dengan yang ingin dicari, lalu klik pada button OK. Dan data daftar permintaan barang hasilnya dapat dicari. Data DPB digunakan sebagai bukti telah dilakukannya pemesanan BBM Rancangan Layar Data Delivery Order

53 100 Gambar 4.31 Rancangan layar Data Delivery Order Administrasi Untuk melihat data data Delivery Order (Do) untuk barang tertentu dan selama No. DPB tertentu yang sudah dibuat. Data yang sesuai produk dan No. DO tertentu dapat dicari pada menu search yang menampilkan No. DO, dipilih sesuai dengan yang ingin dicari, lalu klik pada button OK. Dan data Delivery Order hasilnya dapat dicari. Data DO digunakan sebagai bukti telah dilakukannya penerimaan BBM. Disini datanya merupakan hasil scanner Rancangan Layar Data Penjualan BBM

54 101 Gambar 4.32 Rancangan layar Data Penjualan BBM Administrasi Untuk mengetahui penjualan BBM dapat dilihat pada tersebut, untuk tanggal tertentu, jenis BBM tertentu. Transaksi penjualan yang dicatat secara otomatis pada layar penjualan BBM tersebut yang dicatat menurut no. operator, waktu penjualan, banyaknya penjualan, harga satuan, dan total nilai/transaksi. Data dari penjualan BBM ini akan dijadikan sebagai bukti penjualan setiap operator, yang akan digunakan untuk laporan penjualan dan pembelian. Tombol cetak untuk mencetak data penjualan BBM yang ada dan tombol keluar untuk kembali ke menu utama/home Rancangan Layar Menu Pembelian

55 Rancangan Layar Menu Login Gambar 4.33 Rancangan Menu Login Pembelian Pada layar login ini, user harus memasukan User ID, Password, dan Select Role yang tepat. Hal ini digunakan untuk mencegah akses ke dalam sistem yang tidak otorisasi. Hanya user yang memiliki ID, Password dan Role yang tepat yang dapat mengakses sistem ini. Sebagai tambahan saja setiap role didalam pengaksesan datanya berbeda-beda, tergantung posisi dan tugasnya. Sebagai tambahan pada layer menu login ini dilengkapi dengan adanya web search dengan menggunakan MSN yang gunanya untuk mencari datadata. Juga dilengkapi dengan adanya menu messenger/chat yang gunanya untuk dapat berkomunikasi secara tulisan dengan yang terkoneksi atau tergabung dalam grup MSN (messenger/chatting) tersebut Rancangan Layar Menu Utama

56 103 Gambar 4.34 Rancangan Layar Menu Utama Pembelian Pada layar menu utama ini ditampilkan data tertentu yang dapat diakses untuk administrator pada menu Stock Barang dapat mengakses daftar produk, persediaan produk, dan detail produk. Pada menu Data dapat mengakses Data Daftar Permintaan Barang, dan Data Delivery Order. Karena pada staff pembelian hanya menerima DPB yang sudah diacc oleh administrator (manajer operasional) untuk melakukan pemesanan/pembelian BBM ke PERTAMINA melalui Bank Mandiri Pertamina Rancangan Menu Stock Barang

57 104 Gambar 4.35 Rancangan Layar Menu Stok Barang Pembelian Untuk melihat jumlah persediaan barang dapat di klik pada menu Stock Barang yang berisi tentang pilihan daftar barang, nama barang, jenis barang, gambar jumlah persediaan barang, dan detail barang. Dan dari keterangan tersebut memberikan keterangan barang mana dan kapan harus dipesan kembali. Dan untuk mengetahui secara jelasnya mengenai data-data barang tersebut dapat di klik pada button detail barang tertentu Rancangan Layar Detail Barang

58 105 Gambar 4.36 Rancangan Layar Menu Detail Barang Pembelian Pada layar tersebut menampilkan detail barang secara jelas yang terdiri dari nama barang, kode barang, nomor barang, satuan barang, maximum barang, minimum barang, menampilkan stock sisa barang, dan juga gambar persediaan barang. Warna pada gambar tersebut apabila gambar yang berwarna merah maka persediaan sudah hampir habis dan harus melakukan pemesanan kembali. Dan pada akhirnya dikirim ke staff pembelian untuk melakukan pemesanan/pembelian BBM. Pada layar tersebut juga tersedia button Selanjut untuk melihat gambar detail & persediaan barang jenis lainnya pada urutan sebelumnya dan button Selanjut untuk melihat gambar detail & persediaan barang jenis lainnya pada urutan selanjutnya Rancangan Layar Data Menu Data Daftar Permintaan barang

59 106 Gambar 4.37 Rancangan layar Data Menu Pilihan Data Daftar Permintaan barang Pembelian Untuk melihat Data Daftar Permintaan Barang (DPB) yang sudah dikirim untuk dilakukan pesanan atau melihat data yang sudah dibuat sebelumnya. Data DPB tersebut dapat dilihat pada layar menu utama, yang kemudian klik Data Daftar Permintaan Barang.. Lalu selanjutnya data daftar permintaan barang dapat dilihat hasilnya pada layar tersebut Rancangan Layar Data Daftar Permintaan Barang

60 107 Gambar 4.38 Rancangan layar Data Daftar Permintaan Barang Pembelian Untuk melihat data data daftar permintaan barang (DPB) untuk barang tertentu dan selama No. DPB tertentu yang sudah dibuat. Data yang sesuai produk dan No. DPB tertentu dapat dicari pada menu search yang menampilkan No. DPB, dipilih sesuai dengan yang ingin dicari, lalu klik pada button OK. Dan data daftar permintaan barang hasilnya dapat dicari. Data DPB digunakan sebagai bukti telah dilakukannya pemesanan BBM. Data DPB yang diterima oleh Staff Pembelian haruslah sudah diacc oleh Administrator (manajer pembelian) Rancangan Layar Data Delivery Order

61 108 Gambar 4.39 Rancangan layar Data Delivery Order Pembelian Untuk melihat data data Delivery Order (Do) untuk barang tertentu dan selama No. DPB tertentu yang sudah dibuat. Data yang sesuai produk dan No. DO tertentu dapat dicari pada menu search yang menampilkan No. DO, dipilih sesuai dengan yang ingin dicari, lalu klik pada button OK. Dan data Delivery Order hasilnya dapat dicari. Data DO digunakan sebagai bukti telah dilakukannya penerimaan BBM. Disini datanya merupakan hasil scanner.