IKLIM ORGANISASI MODUL PERKULIAHAN. Pokok Bahasan. 1. Pemahaman Iklim Komunikasi Dalam Organisasi 2. Analisa Iklim Komunikasi Dan Kepuasan Komunikasi

Transkripsi

1 MODUL PERKULIAHAN IKLIM ORGANISASI Pokok Bahasan 1. Pemahaman Iklim Komunikasi Dalam Organisasi 2. Analisa Iklim Komunikasi Dan Kepuasan Komunikasi Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh Ilmu Komunikasi Public Relations Abstrak Modul ini menjelaskan pengertian, perkembangan, analisa iklim komunikasi dan kepuasan komunikasi dalam organisasi Kompetensi Mampu menunjukkan permasalahan mengenai iklim dalam organisasi

2 Pembahasan IKLIM KOMUNIKASI ORGANISASI Istilah iklim merupakan kiasan (metaphore). Kiasan merupakan bentuk ucapan yang didalamnya suatu istilah atau frase yang jelas artinya diterapkan pada situasi yang tertentu. Seperti yang dinyatakan Sackman (1989), bahwa kiasan dapat memberi gambaran yang gamblang pada tingkat kognitif, emosional, perilaku dan menyatakan bagian tertentu pada tindakan tanpa menetapkan perilaku sebenarnya. Iklim komunikasi merupakan gabungan dari persepsi-persepsi-suatu evaluasi makro mengenai peristiwa komunikasi, perilaku manusia, respon pegawai lainnya, harapanharapan, konflik-konflik antarpersona dan kesempatan bagi pertumbuhan dalam organisasi tersebut. Iklim komunikasi dalam organisasi mempengaruhi bagaimana cara hidup, kepada siapa orang bicara, siapa yang disukai, bagaimana perasaan individu, bagaimana kegiatan kerja, apa yang ingin dicapai dan bagaimana seseorang menyesuaikan diri dengan organisasi. Jadi, iklim komunikasi organisasi adalah terdiri dari persepsi-persepsi atas unsurunsur organisasi dan pengaruh unsur-unsur tersebut terhadap komunikasi. Pengaruh itu didefinisikan, disepakati, dikembangkan dan dikokohkan secara kesinambungan melalui interaksi dengan anggota lain. Pengaruh ini menghasilkan pedoman, bagi keputusan dan tindakan individu dan mempengaruhi pesan-pesan mengenai organisasi. UNSUR-UNSUR ORGANISASI Ada lima unsur-unsur dasar organisasi, yaitu anggota organisasi, pekerjaan dalam organisasi, praktik-praktik pengelolaan, pedoman organisasi, struktur organisasi (kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi). Dalam kehidupan suatu organisasi harus diciptakan iklim yang kondusif. Banyak aspek yang berkait dengan dimensi kehidupan karyawan yang mempengaruhi iklim di dalam organisasi tersebut, antra lain: aspek kompensasi, semangat, kegairahan kerja dan kedisiplinan. Aspek-aspek ini dapat menimbulkan konflik apabila terjadi ketimpangan dalam iklim kerja dan juga harapan yang ada tidak sesuai dengan pemenuhan harapan tersebut. Konflik dapat dipahami sebagai perjuangan yang diekspresikan antara sekurangkurangnya dua pihak yang saling bergantung yang mempersepsi tujuan-tujuan yang tidak 2

3 sepadan, imbalan yang langka dan gangguan dari pihak lain dalam mencapai tujuan mereka. Dalam pandangan ini, perjuangan tersebut menggambarkan perbedaan diantara pihak-pihak yang dinyatakan, dikenali dan dialami. Konflik baru terjadi ketika atau setelah perbedaan itu dikomunikasikan. TANDA-TANDA AWAL KONFLIK Peningkatan intensitas ketidaksepakatan diantara anggota-anggota kelompok. Komentar-komentar yang sebelumnya netral berubah menjadi bernada tidak ramah. Ketegangan bertambah dan tanda-tanda ketidaksepakatan yang lebih eksplisit semakin mengemuka. Konflik dinyatakan melalui keluh kesah, gerakan kegelisahan pada wajah, perilaku gagap, sikap bengong, duduk terbungkuk di kursi, melamun, melengos dan ucapan ketus. SEBAB-SEBAB TIMBULNYA KONFLIK Perbedaan pendapat Salah paham Salah satu atau kedua belah pihak dirugikan. Perasaan yang terlalu sensitif. Konflik yang disebabkan oleh faktor internal AKIBAT-AKIBAT KONFLIK A. POSITIF Menimbulkan kemampuan mengoreksi diri sendiri. Meningkatkan prestasi Pendekatannya yang lebih baik. Mengembangkan alternatif yang lebih baik. B. NEGATIF Menghambat adanya kerjasama Subyektif dan emosional Apriori, frustasi dan saling menjatuhkan 3

4 CARA PENYELESAIAN KONFLIK 1. Melihat terlebih dahulu tingkat dari konflik tersebut dan akibat terhadap tujuan yang hendak dicapai. Kalau konflik masih dalam tingkat dini mungkin tidak berpengaruh pada tujuan yang akan dicapai atau malah membantu mencapai tujuan. Bila konflik terus menjadi parah sehingga berbahaya bagi perusahaan, maka harus mengetahui sebab dan sumber konflik berdasar pengetahuan tentang sebab dari sumber konflik dengan memecahkan secara baik tapi kalau sudah cukup parah maka pimpinan akan mengalami kesulitan. 2. Yang lebih penting mampu mencegah timbulnya konflik yang menjurus ke negatif. Bila tidak mampu mencegah maka harus menyelesaikan sedini mungkin jangan sampai mengarah ke negatif. 3. Dengan menggunakan penyelesaian antar persona. Yaitu, melibatkan sejumlah perilaku komunikasi yang penting untuk suatu kompetensi antar persona. Konflilk antarpersona umumnya melibatkan konflik sebenarnya terhadap isu berkaitan dengan pekerjaan dan konflik emosional terhadap ketidaksesuaian gaya pribadi/personal. GAYA KONFLIK PRIBADI 1. Pesaing atau pejuang gigih Orang yang menggunakan gaya ini mengajar kepentingannya sendiri secara agak dzalim dan pada umumnya dengan mengorbankan anggota-anggota lain kelompok. Pejuang gigih mengorbankan kekalahan sebagai tanda kelemahan, status yang menurun dan citra diri yang ambruk. Satu satu tujuannya adalah kemenangan. 2. Kolaborator atau pemecah masalah Orang yang menggunakan gaya ini berusaha menciptakan situasi yang memungkinkan tujuan semua kelompok dapat dicapai. Pemecah masalah berusaha menemukan solusi yang diterima semua pihak. Kemenangan atau kekalahan bukanlah cara memandang suatu konflik. 4

5 3. Kompromiser atau pendamai penyiasat Orang yang menggunakan gaya ini berasumsi bahwa setiap orang yang terlibat dalam suatu pertentangan mampu menerima kekalahan, dan ia berusaha membantu menemukan suatu posisi yang dapat dijalankan. Suatu pola mengalah sering berkembang. TEORI YANG TERKAIT DENGAN IKLIM ORGANISASI Iklim organisasi akan dapat dimaknai dengan pendekatan teori relationship.relationship, menjadi inti dari kajian komunikasi interpersonal. Sebuah hubungan (relationship) adalah sekumpulan harapan yang dimiliki oleh dua orang tentang perilaku mereka yang terbentuk dari pola interaksi yang terjadi diantara mereka. Teori-teori komunikasi relasional pada dasarnya mempunyai asumsi-asumsi sebagai berikut: Suatu hubungan selalu dihubungkan dengan komunikasi dan tidak bisa dipisahkan dari komunikasi. Sifat suatu hubungan ditentukan oleh komunikasi antar para anggota. Hubungan biasanya didefinisikan secara implisit daripada secara eksplisit. Hubungan berkembang melalui proses negosiasi yang terus menerus diantara mereka yang terlibat. HAKEKAT RELATIONSHIP Dua teori dasar yang mendorong pengkajian komunikasi dalam relationship, dimulai dari karya klasik dari kelompok Palo Alto. Aksioma Dasar pada Komunikasi Relasional Kebanyakan teoritisi relationship mengakui pentingnya hasil karya Gregory Bateson, Paul Watzlawickd an kawan-kawan pada tahun-tahun awal kajian komunikasi interpersonal. Pengikut awal Bateson dikenal sebagai kelompok Palo Alto, karena mereka mendirikan dan bekerja pada Mental Research Institute yang ada di Palo Alto, California. Pemikiran mereka kebanyakan didasari pada pandangan klasik yang dituangkan dalam buku pragmatics of human communication. Dalam buku ini dijelaskan mengenai analisis komunikasi berdasarkan prinsip-prinsip sistem. Relationship adalah sebuah bagian yang sangat penting dalam sebuah sistem. Relationship diciptakan melalui interaksi. Sebagai contoh, jika suatu hubungan kepatuhan yang dominan muncul dalam suatu perkawinan, maka berarti ada seseorang 5

6 yang memegang kendali atas pasangannya. Lima aksioma dasar tentang komunikasi menurut Watzlawick, Beavin dan Jackson, yaitu: Seseorang tidak dapat tidak berkomunikasi Setiap perbincangan terdiri dari dua pesan yaitu konten dan bentuk relationship. Interkaksi selalu disusun oleh komunikasi sehingga mempunyai pola yang memiliki arti yang disebut punctuation. Setiap orang menggunakan kode digital dan kode analog. Kominikator dapat merespon komunikasi dengan menunjukkan persamaan atau perbedaan. Beberapa teori relasional berhubungan dengan cara individu mendapatkan informasi tentang orang lain: mengapa seseorang melakukan hal tersebut dan apa akibatnya bila melakukan hal tersebut. Teori-teori ini antara lain Uncertainty Reduction Theory (Charles Berger), Anxiety-Uncertainty Management (William Gudykunst, dan koleganya), serta teori penetrasi sosial Teori Penetrasi Sosial (Social Penetration Theory) Salah satu proses perkembangan relasional yang paling banyak dipelajari adalah penetrasi sosial, atau sebuah pemikiran bahwa hubungan akan menjadi semakin intim manakala pelaku komunikasi semakin banyak mengungkapkan informasi tentang diri mereka. Penetrasi sosial merupakan proses peningkatan disclosure dan keintiman dalam suatu hubungan. Teori penetrasi sosial yang paling terkenal adalah karya dari Irwin Altman dan Dalmas Taylor yang sekaligus menciptakan istilah penetrasi sosial itu sendiri. Teori ini menggambarkan manusia sebagai lingkaran dengan lapisan-lapisan yang luas dan dalam. Luas (breadth) adalah berbagai pengalaman yang telah dialami dalam kehidupan seseorang, sedangkan kedalaman (depth) adalah jumlah informasi yang tersedia dalam setiap pengalaman. Pada bagian terluar terdapat tingkat-tingkat informasi yang sangat jelas terlihat, seperti pakaian dan pembicaraan. Di bagian dalam terdapat detil-detil yang semakin pribadi tentang kehidupan seseorang, perasaan maupun pemikiran. Sejalan dengan perkembangan hubungan dua individu, pasangan tersebut akan membagi lebih banyak aspek diri, yang memberikan keluasan dan juga kedalaman tentang pengetahuan diri satu sama lain. 6

7 ANALISA IKLIM ORGANISASI Audit komunikasi merupkan salah satu tehnik untuk melakukan analisa iklim organisasi. Melalui audit komunikasi, proses-proses komunikasi diperiksa, dievaluasi dan diukur secara cermat dan sistematik sebagaimana halnya dengan catatan keuangan. Kegiatan-kegitan komunikasi sebagai pelaksanaan dari sistem komunikasi ataupun program komunikasi dapat diukur, sehingga kualitas dan kinerja anggota seluruh organisasi dapat diketahui dan bila diperlukan dapat diperbaiki sehingga efektivitas dan efisiensi komunikasi dapat meningkat. ALASAN DAN TUJUAN AUDIT KOMUNIKASI Menentukan lokasi dimana kelebihan muatan informasi ataupun kekurangan muatan informasi terjadi berkaitan dengan topik-topik, sumber-sumber dan saluran komunikasi tertentu. Menilai kualitas informasi yang dikomunikasikan oleh dan atau kepada sumbersumber informasi. Mengukur kualitas hubungan komunikasi, secara khusus mengukur sejauhmana kepercayaan antarpribadi, dukungan, keramahan dan kepuasan kerja karyawan secara keseluruhan dilaksanakan. Mengenali jaringan-jaringan yang aktif beroperasional untuk desas desus, pesanpesan sosial dan pesan-pesan kedinasan, kemudian dibandingkan dengan jaringan komuniasi resmi atau jaringan yang dibentuk sesuai dengan bagan organisasi. Mengenai sumber-sumber kemacetan arus informasi dan para penyaring informasi dengan membandingkan peran peran komunikasi dalam praktek seperti isolate, liaison, group member dengan peran-perang yang seharusnya. Mengenali kategori-kategori dan contoh-contoh tentang pengalaman dan peristiwaperistiwa komunikasi yang tergolong positif atau negatif. Menggambarkan pola-pola komunikasi yang terjadi pada tingkatan pribadi, kelompok dan organisasi dalam kaitannya dengan topik, sumber, saluran, frekuensi, jangka waktu dan kualitas interaksi. Memberikan rekomendasi-rekomendasi etntang perubahan ataupun berkaitan dengan sikap, perilaku, praktek-praktek kebiasaan dan keterampilan yang didasarkan atas hasil analisis audit komunikasi. 7

8 Alasan Pokok Penyelenggaraan Audit Komunikasi Ingin mengetahui apakah program-program komunikasi berjalan dengan baik. Ingin membuat diagnosis tentang masalah yang terjadi. Ingin melakukan evaluasi atas kebijakan-kebijakan baru dan praktek-praktek komunikasi yang terjadi. Ingin memeriksa hubungan antara komunikasi dengan tindakan operasional lainnya. Ingin menyusun anggaran belanja. Ingin mengukur kemajuan atau perkembangan dengan menggunakan patok banding yang sudah ditetapkan. Ingin mengembangkan atau melakukan restrukturisasi fungsi-fungsi komunikasi dalam organisasi. Ingin membangun landasan dan latar belakang guna pengembangan kebijakan dan perencanaan komunikasi baru. MANFAAT AUDIT KOMUNIKASI BAGI ORGANISASI Audit komunikasi dapat membawa manfaat managerial keorganisasian dan memberikan sumbangan ilmiah. Untuk membandingkan status sistem komunikasi antara sebelum pengukuran dan sesudah pengukuran dilakukan guna menentukan dampak dari program-program komunikasi yang baru. Untuk mengetahui dan mengukur dampak dari program-program yang sedang berlangsung, sebagaimana dituntut oleh semua organisasi yang baik. Untuk membandingkan data antara sebelum survei dan sesudah survei dilakukan guna menentukan dampak dari inovasi-inovasi keorganisasian mengetahui dan menentukan struktur organisasi sebagai alat dari suatu organisasi yang sukses. Mengetahui dan menentukan kelompok-kelompok kunci dalam kegiatan komunikasi sebelum dilakukan restrukturisasi terutama penting bagi organisasi. Mengetahui dan menentukan pos-pos biaya komunikasi yang penting. Untuk mengembangkan program-program pelatihan komunikasi yang baru guna mengatasi persoalan-persoalan yang ditemukan dalam audit komunikasi. 8

9 METODE DAN TEKNIK UNTUK AUDIT KOMUNIKASI Survei dengan kuesioner Dalam survei yang menggunakan kuesioner perlu diperhatikan benar-benar panjang kuesioner yang dibutuhkan, terutama bila kuesioner tersebut harus diisi sendiri oleh responden dan tidak dibicarakan oleh pewawancara. Wawancara tatap muka Dilakukan dengan wawancara diadik sebagai tanya jawab dyadic atau tatap muka perorangan-pertemuan satu pewawancara dengn satu responden. Tujuan wawancara ini adalah untuk memeriksa, menguji, ataupun melengkapi data yang diperoleh melalui alatalat ukur lain. Teknik analisis jaringan Pada dasarnya bertujuan untuk memetakan kegiatan-kegiatan komunikasi yang melibatkan responden dalam organisasi ataupun unit kerjanya baik formal atau informal. Responden secara khusus diminta menunjukkan sejauh mana dan dengan intensitas bagaimana ia terlibat dalam komunikai rekan-erkan dalam unit atau departemen tempat kerjanya dan beberapa orang kunci di luar atau departemennya di dala jam kerjanya. Pengalaman komunikasi Dalam analisis pengalaman komunikasi, responden diminta menguraikan peristiwaperistiwa komunikasi yang dapat dianggap sebagai contoh khas dari peristiwa komunikasi yang sukses atau yang gagal. Catatan harian komunikasi Metode buku catatan harian komunikasi hanya cocok untuk organisasi dengan struktur yang komplek dan jelas. Dalam metode ini setiap responden diminta membuat catatan dalam buku harian selama satu minggu tentang kegiatan komunikasi yang dilakukan (percakapan antarapribadi, pembicaraan telepon, pertemuan, pertemuan atau rapat, pesan tertulis yang diterima maupun dikirim). Metode in tidak lazim untuk responden kategori pekerja (tangan) kasar, karena pekerja tangan umumnya tidak menghargai dokumen, sehingga tidak dapat diharapkan membuat catatan harian yang cermat. Untuk kalangan pekerja perkantoran dan manajemen pada segenap jenjang manajerial, metode ini cukup efektif karena tugas dan pekerjaannya berkaitan dengan komunikasi. 9

10 Daftar Pustaka Arni Muhammad. Arni Jakarta: Bumi Aksara. Pace, Wayne., Faules, Don.F Bandung: PT Remaja Rosdakarya. Robbins, Stephen Perilaku Organisasi. Jilid 2. Jakarta: PT Prenhallindo 10