Harap hubungkan Speaker/Headset ke PC anda sebelum memulai Presentasi Modul ini

Transkripsi

1 Modul Versi Pengembang : Komunikasi Organisasi : 0314a : Dr. Nur Kholisoh, M.Si Harap hubungkan Speaker/Headset ke PC anda sebelum memulai Presentasi Modul ini Paket Modul Standar ini hanya digunakan untuk tujuan pendidikan khususnya dalam lingkungan sivitas akademika Universitas Mercu Buana Jakarta Saya Paham Akhiri Presentasi

2 Modul ke: 14 Dr. Fakultas Program Pasca Sarjana Audit Organisasi Nur Kholisoh, M.Si Program Studi Magister Ilmu Komunikasi

3 Pengertian Menurut Hardjana (2000:1) Audit komunikasi diperkenalkan oleh George Odiorne dalam An Application of Communication Audit yang diterbitkan dalam jurnal Personnel Psychology 7. Audit dimaksudkan bahwa : Proses proses komunikasi bagaimanapun dapat diperiksa dievaluasi dan diukur secara cermat dan sistematik sebagaimana halnya dengan catatan keuangan.

4 Pengertian Kegiatan kegitan komunikasi sebagai pelaksanaan dari sistem komunikasi ataupun program komunikasi khusus dapat diukur, sehingga kualitas dan kinerja anggota seluruh organisasi dapat diketahui dan bila diperlukan dapat diperbaiki sehingga efektivitas dan efisiensi komunikasi dapat meningkat.

5 Pengertian Menurut Hardjana (2000:!3) Audit komunikasi adalah : kajian mendalam dan menyeluruh tentang pelaksanaan system komunikasi keorganisasian yang mempunyai tujuan untuk meningkatkan efektifitas organisasi.

6 Pengertian Istilah tersebut mengacu pada : Istilah kajian bukan riset atau penelitian sengaja digunaan untuk menunjukkan bahwa audit komunikasi merupakan riset evaluasi yang bersifat ilmiah dan mempunyai implikasi kebijakan. Khususnya untuk memperkokoh, memperbaiki dan mengganti kebijakan komunikasi dan terutama pelaksanaan dari kebijakan tersebut.

7 Pengertian Kajian mendalam dan menyeluruh yang dimaksudkan untuk memperboleh pemahaman tentang segala macam masalah. Ungkapan sistem komunikasi keorganisasian.

8 Pengertian Ungkapan system komunikasi dalam definisi ini adalah dalam artian luas yang juga berlaku bagi kegiatan komunikasi khusus seperti kampanye untuk tujuan pendidikan misalnya, PR dan program inovasi yang pada dasarnya merupakan satu kesatuan yang merupakan satu system mandiri. Ungkapan untuk meningkatkan efektivitas organisasi yang menunjukkan audit dilakukan dengan tujuan jelas dan tegas yakni memperbaiki kinerja organisasi

9 Pengertian Tujuan untuk mempengaruhi kebijakan dalam definisi audit komunikasi sangat kritis karena tanpa tujuan eksplisit tersebut pemeriksaan dan pengujian secara seksama dan menyeluruh tentang sysetm komunikasi itu hanya merupakan evaluasi system komunikasi yang umumnya berupa profil komunikasi dalam praktek kerja organisasi.

10 ALASAN DAN TUJUAN AUDIT KOMUNIKASI Adapun tujuan dari audit adalah : Menentukan lokasi dimana kelebihan muatan informasi ataupun kekurangan muatan informasi terjadi berkaitan dengan topik-topik, sumber-sumber dan saluran komunikasi tertentu. Menilai kualitas informasi yang dikomunikasikan oleh dan atau kepada sumber-sumber informasi.

11 ALASAN DAN TUJUAN AUDIT KOMUNIKASI Mengukur kualitas hubungan komunikasi, secara khusus mengukur sejauhmana kepercayaan antarpribadi, dukungan, keramahan dan kepuasan kerja karyawan secara keseluruhan dilaksanakan.

12 ALASAN DAN TUJUAN AUDIT KOMUNIKASI Mengenali jaringan-jaringan yang aktif beroperasional untuk desas desus, pesanpesan sosial dan pesan-pesan kedinasan, kemudian dibandingkan dengan jaringan komuniasi resmi atau jaringan yang dibentuk sesuai dengan bagan organisasi..

13 ALASAN DAN TUJUAN AUDIT KOMUNIKASI Mengenai sumber-sumber kemacetan arus informasi dan para penyaring informasi dengan membandingkan peran peran komunikasi dalam praktek seperti isolate, liaison, group member dengan peran-peran yang seharusnya. Mengenali kategori-kategori dan contoh-contoh tentang pengalaman dan peristiwa-peristiwa komunikasi yang tergolong positif atau negatif..

14 ALASAN DAN TUJUAN AUDIT KOMUNIKASI Menggambarkan pola-pola komunikasi yang terjadi pada tingkatan pribadi, kelompok dan organisasi dalam kaitannya dengan topik, sumber, saluran, frekuensi, jangka waktu dan kualitas interaksi. Memberikan rekomendasi-rekomendasi etntang perubahan ataupun berkaitan dengan sikap, perilaku, praktek-praktek kebiasaan dan keterampilan yang didasarkan atas hasil analisis audit komunikasi..

15 Alasan Pokok Penyelenggaraan Audit Komunikasi Ingin mengetahui apakah program-program komunikasi berjalan dengan baik. Ingin membuat diagnosis tentang masalah yang terjadi. Ingin melakukan evaluasi atas kebijakankebijakan baru dan praktek-praktek komunikasi yang terjadi.

16 Alasan Pokok Penyelenggaraan Audit Komunikasi Ingin memeriksa hubungan antara komunikasi dengan tindakan operasional lainnya. menyusun anggaran belanja. menetapkan sebuah patok banding. mengukur kemajuan atau perkembangan dengan menggunakan patok banding yang sudah ditetapkan.

17 KAPAN AUDIT KOMUNIKASI BOLEH DILAKUKAN Pada dasarnya audit komunikasi boleh dilakuan kapan saja, pada dan antara sepanjang garis penghubung antara dimensi persolaan dan perencanaan. Disatu pihak audit komunikasi dapat dilakukan bila muncul persoalan besar yang harus dipecahkan, dilain pihak audit komunikasi juga dibutuhkan untuk memperoleh gambaran pada saat kini yang dapat digunakan sebagai pangkal pengembangan perencanaan komunikasi.

18 MANFAAT AUDIT KOMUNIKASI BAGI ORGANISASI Audit komunikasi dapat membawa manfaat managerial keorganisasian dan memberikan sumbangan ilmiah

19 Manfaat Manajerial dari Audit Komunikasi Untuk membandingkan status sistem komunikasi antara sebelum pengukuran dan sesudah pengukuran dilakukan guna menentukan dampak dari program-program komunikasi yang baru. Untuk mengetahui dan mengukur dampak dari program-program yang sedang berlangsung, sebagaimana dituntut oleh semua organisasi yang baik

20 Manfaat Manajerial dari Audit Komunikasi Untuk membandingkan data antara sebelum survei dan sesudah survei dilakukan guna menentukan dampak dari inovasi-inovasi keorganisasian mengetahui dan menentukan struktur organisasi sebagai alat dari suatu organisasi yang sukses.

21 Manfaat Manajerial dari Audit Komunikasi Mengetahui dan menentukan kelompok-kelompok kunci dalam kegiatan komunikasi sebelum dilakukan restrukturisasi terutama penting bagi organisasi.

22 Manfaat Manajerial dari Audit Komunikasi Mengetahui dan menentukan pos-pos biaya komunikasi yang penting. Untuk mengembangkan program-program pelatihan komunikasi yang baru guna mengatasi persoalan-persoalan yang ditemukan dalam audit komunikasi.

23 Sumbangan Ilmiah dari Audit Komunikasi : Mengukur secara tepat arus informasi, isi pesan dan sikap maupun persepsi penanggung jawab komunikasi tentang hal-hal tersebut. Memberikan data empiris yang akurat tentang sikap, persepsi dan perilaku komunikasi.

24 Sumbangan Ilmiah dari Audit Komunikasi : Menggunakan berbagai teknik pengukuran dan kemungkinan untuk penggunaan suatu gabungan antara berbagai teknik pengukuran tersebut dala pengumpulan data.

25 Sumbangan Ilmiah dari Audit Komunikasi : Membuat pengukuran komunikasi dalam jangka waktu panjang dan berulang. Menggunakan prosedur baku dalam penerapan alat-alat dan dalam pengumpulan data maupun analisis data.

26 PENDEKATAN-PENDEKATAN AUDIT KOMUNIKASI Pendekatan Konseptual Yaitu berkaitan dengan pengertian tentang kinerja organisasi dibidang komunikasi. Efektivitas system komunikasi yang diawali dengan pemilihan seperangat standar untuk. mengukur kinerja organisasi..

27 PENDEKATAN-PENDEKATAN AUDIT KOMUNIKASI Standar yang paling umum dalam audit komunikasi adalah efisiensi dan efektivitas. Efisiensi Adalah kegiatan dijalankan secara benar, berkaitan dengan cara kerja. Aspek kriteria dari efisiensi antara lain : - Biaya finansial - Waktu - Ketepatan pesan - Kemudahan pemahaman pesan..

28 PENDEKATAN-PENDEKATAN AUDIT KOMUNIKASI Efektivitas Adalah kegiatan yang dilakukan adalah benar, berkaitan dengan penyimpangan tujuan.. Efektivitas berkaitan dengan kesesuaian antara penyampaian informasi dan kebutuhan informasi.

29 PENDEKATAN-PENDEKATAN AUDIT KOMUNIKASI Aspek kriteria efisiensi adalah : - Receiver - Isi pesan - Ketepatan waktu - Saluran (media) - Format kemasan - Sumber (source).

30 PENDEKATAN-PENDEKATAN AUDIT KOMUNIKASI Pendekatan Survei masalah pokok dalam pendekatan survei sebagai alat tunggal adalah : Mencari dan menentukan sebuah alat ukur yang kemudian digunakan untuk memeriksa organisasi. Yang membedakan antara audit komunikasi dan riset evaluatif adalah pada makna data. Dalam audit komunikasi, data adalah alat yang digunakan untuk memperbaiki organisasi..

31 PENDEKATAN-PENDEKATAN AUDIT KOMUNIKASI Jadi, data dianggap sebagai sarana yang bermanfaat untuk mengubah, mempertahankan, melanjutkan atau mengganti pelaksanaan sistem komunikasi..

32 PENDEKATAN-PENDEKATAN AUDIT KOMUNIKASI Pendekatan Prosedur Merupakan pendekatan yang paling kompleks di bidang audit komunikasi, karena melibatkan sekelompok auditor dengan alat ukur ganda untuk seluruh organisasi dalam suatu kurun waktu yang panjang.

33 PENDEKATAN-PENDEKATAN AUDIT KOMUNIKASI Pendekatan ini dinyatakan sebagai pendekatan baku karena meliputi : - Perencanaan audit - Pengumpulan data - Penyediaan umpan balik - Laporan singkat tertulis - Laporan akhir penulis - Presentasi lisan pada pertemuan resmi - Rekomendasi.

34 TEKNIK PENGUMPULAN DATA UNTUK AUDIT KOMUNIKASI Survei dengan kuesioner Dalam survei yang menggunakan kuesioner perlu diperhatikan benar-benar panjang kuesioner yang dibutuhkan, terutama bila kuesioner tersebut harus diisi sendiri oleh responden dan tidak dibicarakan oleh pewawancara.

35 TEKNIK PENGUMPULAN DATA UNTUK AUDIT KOMUNIKASI Wawancara tatap muka Dilakukan dengan wawancara diadik sebagai tanya jawab dyadic atau tatap muka perorangan-pertemuan satu pewawancara dengan satu responden. Tujuan wawancara ini adalah untuk memeriksa, menguji, ataupun melengkapi data yang diperoleh melalui alat-alat ukur lain.

36 TEKNIK PENGUMPULAN DATA UNTUK AUDIT KOMUNIKASI Teknik analisis jaringan pada dasarnya bertujuan untuk memetakan kegiatankegiatan komunikasi yang melibatkan responden dalam organisasi ataupun unit kerjanya baik formal atau informal. Responden secara khusus diminta menunjukkan sejauh mana dan dengan intensitas bagaimana ia terlibat dalam komunikai rekan-erkan dalam unit atau departemen tempat kerjanya dan beberapa dalam jam kerjanya. orang kunci di luar atau departemennya di

37 TEKNIK PENGUMPULAN DATA UNTUK AUDIT KOMUNIKASI Pengalaman komunikasi Dalam analisis pengalaman komunikasi, responden diminta menguraikan peristiwa-peristiwa komunikasi yang dapat dianggap sebagai contoh khas dari peristiwa komunikasi yang sukses atau yang gagal.

38 TEKNIK PENGUMPULAN DATA UNTUK AUDIT KOMUNIKASI Catatan harian komunikasi Metode buku catatan harian komunikasi hanya cocok untuk organisasi dengan struktur yang komplek dan jelas. Dalam metode ini setiap responden diminta membuat catatan dalam buku harian selama satu minggu tentang kegiatan komunikasi yang dilakukan (percakapan antarapribadi, pembicaraan telepon, pertemuan, diterima maupun dikirim). pertemuan atau rapat, pesan tertulis yang

39 TEKNIK PENGUMPULAN DATA UNTUK AUDIT KOMUNIKASI Metode in tidak lazim untuk responden kategori pekerja (tangan) kasar, karena pekerja tangan umumnya tidak menghargai dokumen, sehingga tidak dapat diharapkan membuat catatan harian yang cermat. Untuk kalangan pekerja perkantoran dan manajemen pada segenap jenjang manajerial, Metode ini cukup efektif karena tugas dan pekerjaannya berkaitan dengan komunikasi.

40 TEKNIK PENGUMPULAN DATA UNTUK AUDIT KOMUNIKASI Teknik Observasi Pada dasarnya merupakan kegiatan-kegiatan mengamati dan mencatat perilaku yang dapat dilakukan atas perilaku orang lain maupun perilakunya sendiri.

41 Teknik Analisis Data Pada dasarnya bertujuan untuk membuat analisis dari pesan-pesan yang ada dalam dokumen. Pada dasarnya teknik ini melibatkan pemilihan komunikasi-komunikasi tertulis atau dokumen yang hendak dipelajari, membuat kategorikategori pengukuran berdasarkan sampling atau keseluruhan dokumen.

42 Teknik Analisis Data Mengukur frekuensi pemunculan kategori-kategori menurut aturan-aturan coding yang ditentukan, menggunakan uji statistik tertentu atas data-data dalam penelitian dan menarik kesimpulan-kesimpulan dari data-data tersebut.

43 Terima Kasih Dr. Nur Kholisoh, M.Si