Organizational Theory & Design

Transkripsi

1 Modul ke: Organizational Theory & Design Keputusan Individual Fakultas PASCA FEB Dr. Adi Nurmahdi MBA Program Studi MM

2 Bagian 1 Definisi persepsi dan faktor-faktor yang mempengaruhi

3 Apa itu Persepsi? Adalah suatu proses yang ditempuh individu-individu untuk mengorganisasikan dan menafsirkan kesan indera mereka agar memberi makna kepada lingkungan.

4 Kisah Enam Orang Buta Melihat Gajah

5 Faktor- faktor yang mempengaruhi Persepsi

6 Permainan Persepsi

7 Bagian 2 Definisi persepsi dan faktor-faktor yang mempengaruhi

8 Teori Hubungan ( Attribution Theory) Usaha ketika individu-individu mengamati perilaku untuk menentukan apakah hal ini disebabkan secara internal atau eksternal.

9 Teori Hubungan ( Attribution Theory) Kesalahan Hubungan Fundamental (Fundamental Attribution Error) Kecenderungan untuk merendahkan faktor-faktor pengaruh ekseternal, dan meninggikan faktor-faktor pengaruh internal. Bias Pemikiran Diri Sendiri (Self-Serving Bias) Kecenderungan bagi individu untuk menghubungkan keberhasilan mereka dengan faktor internal, sementara menyalahkan faktor eksternal jika terjadi kegagalan.

10 Bagian 3 Jalan Pintas yang Sering Digunakan dalam Menilai Individu Lain

11 Jalan Pintas yang Sering Digunakan dalam Menilai Individu Lain Persepsi Selektif ( Selective Perception ) Menginterpretasikan secara selektif apa yang dilihat seseorang berdasarkan minat, latar belakang, pengalaman, dan sikap seseorang. Efek Halo ( Halo Effect ) Membuat sebuah gambaran umumtentang seorang individu berdasarkan sebuah karakteristik. Efek-Efek Kontras ( Contrast Effects ) Evaluasi tentang karakteristik-karakteristik seseorang yang dipengaruhi oleh perbandingan-perbandingan dengan orang lain yang baru ditemui, yang mendapat nilai lebih tinggi atau lebih rendah untuk karakteristik-karakteristik yang sama.

12 Jalan Pintas yang Sering Digunakan dalam Menilai Individu Lain Proyeksi ( Projection ) Menghubungkan karakteristik-karakteristik diri sendiri dengan individu lain. Pembentukan Stereotip ( Stereotyping ) Menilai seseorang berdasarkan persepsi tentang kelompok dimana orang tersebut tergabung.

13 Jalan Pintas yang Sering Digunakan dalam Menilai Individu Lain Berbagai Aplikasi Khusus dalam Organisasi : Wawancara Pekerjaan Harapan Kinerja Evaluasi Kinerja Pembentukan Profil

14 Bagian 4 Hubungan antara persepsi dan pengambilan keputusan individual

15 Hubungan antara persepsi dan pengambilan keputusan individual Keputusan adalah pilihan-pilihan yang dibuat dari dua alternatif atau lebih. Masalah adalah ketidaksesuaian antara perkara saat ini dan keadaan yang diinginkan. Pembuatan keputusan muncul sebagai reaksi atas sebuah masalah. Setiap keputusan membutuhkan interpretasi dan evaluasi informasi. Persepsi setiap pengambil keputusan tentu akan berbeda. Interpretasian ini bersifat individual sehingga keputusan yang dihasilkan juga akan berbeda satu dengan yang lain.

16 Bagian 5 Pengambilan Keputusan dalam Organisasi

17 Pengambilan Keputusan dalam Organisasi Masalah Ketidaksesuaian antara perkara saat ini dan keadaan yang diinginkan. Model Rasional ( Rational Decision Making Model ) Sebuah model pembuatan keputusan yang mendeskripsikan bagaimana individu seharusnya berperilaku untuk memaksimalkan beberapa hasil. Rasional Membuat pilihan-pilihan yang konsisten dan memaksimalkan nilai dalam batasan-batasan tertentu.

18 Pengambilan Keputusan dalam Organisasi Langkah-langkah dalam Model Pembuatan Keputusan Rasional : 1. Mendefinisikan masalah. 2. Mengidentifikasikan kriteria keputusan. 3. Menimbang kriteria tersebut. 4. Mengembangkan alternatif. 5. Mengevaluasi alternatif-alternatif yang ada. 6. Memilih alternatif terbaik.

19 Pengambilan Keputusan dalam Organisasi Rasionalitas yang Dibatasi ( Bounded Rationality ) Membuat keputusan dengan membuat berbagai model sederhana yang menggali fitur dasar dari masalah tanpa mendapatkan semua kerumitannya. Intuisi ( Intuitive Decision Making ) Proses bawah sadar yang berasal dari pengalaman yang telah disaring.

20 Bagian 6 Bias umum dan Kesalahan dalam Pengambilan Keputusan

21 Bias umum dan Kesalahan dalam Pengambilan Keputusan Bias Kepercayaan Diri yang Berlebih ( Overconfidence Bias ) Percaya terlalu banyak pada kemampuan kita sendiri untuk membuat keputusan yang baik - terutama saat berada di luar keahlian sendiri. Bias Jangkar ( Anchoring Bias ) Kecenderungan untuk sangat tertarik dengan informasi awal, dari mana kita kemudian gagal menyesuaikan diri dengan baik untuk informasi yang berikutnya. Bias Konfirmasi ( Confirmation Effects ) Kecenderungan untuk mencari informasi yang menguatkan pilihan-pilihan masa lalu dan mengabaikan informasi yang bertentangan dengan penilaian-penilaian masa lalu.

22 Bias umum dan Kesalahan dalam Pengambilan Keputusan Bias Ketersediaan ( Availability Bias ) Kecenderungan individu mendasarkan penilaian mereka pada informasi yang sudah tersedia bagi mereka. Bias Representatif ( Representative Bias ) Menilai kemungkinan suatu kejadian dengan menganggap situasi saat ini sama seperti situasi di masa lalu. Peningkatan Komitmen ( Escalation of Commitment ) Komitmen yang meningkat untuk sebuah keputuasn meskipun terdapat informasi negatif.

23 Bias umum dan Kesalahan dalam Pengambilan Keputusan Kesalahan yang Tidak Disengaja ( Randomness Error ) Kecenderungan individu untuk percaya bahwa mereka dapat memprediksi hasil dari peristiwa-peristiwa yang tidak disengaja. Keengganan Resiko ( Risk Aversion ) Kecenderungan individu untuk lebih menyukai keuntungan rata-rata jika ada faktor resiko, meskipun jika resiko diambil dapat menghasilkan keuntungan yang lebih besar. Bias Peninjauan Kembali ( Hindsight Bias) Kecenderungan kita untuk pura-pura yakin bahwa kita telah memprediksi hasil dari sebuah peristiwa secara akurat, setelah hasil tersebut benar-benar diketahui.

24 Beberapa Cara Mengurangi Bias dan Kesalahan Fokus Pada Tujuan Cari Informasi yang melemahkan keyakinan Anda Jangan berusaha mengartika peristiwa yang tidak disengaja Perbanyak Pilihan

25 Bagian 7 PERBEDAAN INDIVIDUAL DAN BATASAN ORGANISASIONAL MEMPENGARUHI PENGAMBILAN KEPUTUSAN

26 Perbedaan Perbedaan Individual Kepribadian ( Personality ) Gender Kemampuan Mental ( Mental Ability ) Perbedaan Kultural ( Cultural Differences )

27 Batasan-batasan Organisasional Evaluasi Kinerja Dalam membantu keputusan, para manajer sangat dipengaruhi oleh kriteria-kriteria yang digunakan untuk mengevaluasi mereka. Sistem Penghargaan Sistem penghargaan organisasi mempengaruhi para pembuat keputusan dengan cara menyatakan mereka pilihan-pilihan yang lebih baik menurut hasil pribadi. Peraturan Formal Peraturan-peraturan formal menentukan berbagai keputusan individu ketika organisasi menstandarisasi perilaku mereka. Batasan Waktu yang Ditentukan oleh Sistem Organisasi menentukan batas waktu untuk berbagai keputusan. Peristiwa Historis Keputusan-keputusan di masa lalu terus membayangi pilihan yang ada pada saat ini.

28 Bagian 8 ETIKA DALAM PEMBUATAN KEPUTUSAN

29 Tiga Kriteria Keputusan Etis Utilitarianisme ( Utilitarianism ) Keputusan-keputusan dibuat untuk memberikan kebaikan terbesar untuk jumlah terbanyak. Fokus pada Hak Keputusan-keputusan yang dibuat terfokus pada Hak, keputusan konsisten dengan kemerdekaan dan hak-hak fundamental. Fokus pada Keadilan Kriteria ini mengharuskan dalam mengambil keputusan fokus pada keadilan bagi semua anggota organisasi tersebut.

30 Bagian 9 Meningkatkan kreativitas dalam pengambilan keputusan

31 K r e a t i v i t a s Kreativitas Kemampuan untuk menghasilkan ide-ide baru dan berguna. Tiga Komponen Kreativitas : 1. Keahlian 2. Ketrampilan berpikir kreatif 3. Motivasi Tugas

32 TIPE KEPUTUSAN 1. Programmed Decision Prosedur khusus yang dikembangkan menangani untuk masalah yang rutin dan berulang-ulang. 2. Nonprogrammed Decision Keputusan yang bersifat baru dan tdk terstruktur, diperlukan pada situasi permasalahan yang unik dan komplek.

33 Perbandingan Tipe keputusan Masalah Prosedur Contoh Perusahaan Universitas Pemerintah Rumah Sakit Programmed Decision Banyak, berulang, rutin. Kepastian adanya hubungan sebab akibat Tergantung pada kebijakan, aturan dan prosedur yang jelas. Pemesanan persediaan periodik Kenaikan angka kredit jabatan Prosedur pendaftaran pasien. Sistem gaji untuk promosi karyawan Nonprogrammed Decision Baru, tak terstruktur. Ketidakpastian adanya hubungan sebab - akibat Butuh kreativitas, intuisi, toleransi, pemecahan masalah secara kreatif Diversifikasi produk & pasar baru Pembangunan fasilitas kelas baru Pembelian alat laboartorium. Reorganisasi pada pemerintahan daerah.

34 Perbedaan lainnya TERSTRUKTUR : Karakteristik rutinitas, berulang ulang Korelasi antar variabel terlihat jelas Teknik pengambilan keputusan berdasarkan kebiasaan, tradisi, rutinitas Tingkat resiko rendah Sifat peristiwa mudah diramalkan Nilai keputusan mendekati akurat Pandangan yang dianut rational Ada SOP TIDAK TERSTRUKTUR: Baru, tidak berulang, jarang terjadi Sulit dicari hubungannya Kreativitas, inovasi, intuisi Resiko tinggi,besar Sulit diramalkan Sulit dinilai dengan pasti Cenderung bounded rationality Tidak ada SOP

35 Tipe keputusan lain ADA DUA TIPE : 1. Atas dorongan pencapaian tujuan 2. Atas tarikan dari tuntutan lingkungan

36 MODEL: DORONGAN PENCAPAIAN KEBUTUHAN PENETAPAN TUJUAN MASALAH PENGAMBILAN KEPUTUSAN Yang timbul oleh

37 MODEL: TARIKAN TUNTUTAN LINGKUNGAN MASALAH PENETAPAN TUJUAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN Untuk menyelesaikan

38 Keputusan yang berkualitas Kontribusi terhadap peningkatan nilai organisasi dan individual- KONSEKUENSI Akurasi antara prediksi dan realisasi - GAP

39 Revise Proses Pengambilan keputusan Penetapan Goal khusus dan Objective dan Pengukuran Hasil Pengidentifikasian Masalah Revise Pengembangan Alternatif Revise Pengevaluasian Alternatif Revise Pemilihan Alternatif Revise Penerapan keputusan Revise Pengendalian dan Pengevaluasian

40 Penetapan Goal khusus dan Objective serta Pengukuran Hasil Penetapan goal dan objective akan mengarahkan pada hasil mana yang sudah dicapai dan pengukuran mana yang menunjukkan hasil yang sesuai dengan yang diinginkan. Penetapan goal dan objective membutuhkan komunikasi antara manajer dengan bawahan.

41 Pengidentifikasian Masalah Adanya masalah menunjukkan adanya gap antara goal dan objective organisasi dengan kinerja aktual. Faktor yang menggangu identifikasi masalah: Persepsi terhadap masalah Penetapan masalah dalam lingkup solusi Identifikasi gejala sebagai masalah

42 Pengembangan Alternatif Alternatif (Potensi Solusi) harus dikembangkan (lingkungan internal & eksternal) dan konsekuensi/akibat yang mungkin timbul dari setiap alternatif. Perlu mempertimbangkan kendala waktu & biaya; banyaknya alternatif dengan kecepatan keputusan yang diambil. Cara untuk kembangkan alternatif adalah dengan analisis skenario.

43 Pengevaluasian Alternatif Alternatif yang sudah dipilih dievaluasi dan dibandingkan dengan objective. Objective dari pengambilan keputusan setiap alternatif harus berupa hasil/keluaran positif paling banyak dan akibat buruk paling kecil. Hubungan Alternatif Hasil: Kepastian : Pengetahuan lengkap ttg probabilitas output Ketidakpastian : Tidak punya pengetahuan ttg probabilitas output Resiko : Punya beberapa probabilitas output

44 Pemilihan Alternatif Pemilihan alternatif yang dipilih berdasarkan hasil/keluaran yang sesuai objective. Perlu mempertimbangkan dampak alternatif + dan - terhadap objective yang lain (tujuan yang satu optimal sedangkan tujuan yang lain tidak optimal). Tidak mungkin solusi keputusan akan memuaskan semuanya, tetapi yang optimal adalah yang sesuai standar.

45 Penerapan Keputusan Keputusan yang baik adalah yang efektif untuk implementasi Perlu pengujian terhadap perilaku orang terhadap keputusan tersebut. Pengendalian dan Pengevaluasian Efektivitas manajemen terkait dengan pengukuran hasil periodik Perlu pengendalian dan evaluasi keputusan terhadap objective

46 Faktor penentu keputusan No Landasan waktu Deskripsi Masa lalu Masa kini Masa depan Pengalaman dan peristiwa masa lalu Keinginan masa lalu yang belum terwujud Masalah dan tantangan yg timbul pada masa lalu dan belum terselesaikan Ketersediaan informasi masa lalu Perubahan faktor lingkungan: politik, ekonomi, sosial budaya. Dorongan visi, misi dan keinginan yang hendak dicapai. Masalah dan tantangan yang timbul sebagai hasil dari perubahan lingkungan. Adanya konsep kelangkaan dan keterbatasan Adanya konsep tentang tindakan atas dasar kesadaran untuk memilih salah satu alternatif atas masalah yang dihadapi Keputusan-keputusan yang diambil oleh organisasi lain Ketersediaan real time information, informasi yang relevan dan berkualitas Adanya sejumlah pengetahuan hasil akumulasi masa lalu yang bernilai tinggi Visi, misi dan tujuan yang hendak dicapai Perubahan faktor lingkungan yang akan terjadi Ketidakpastian dan peluang timbulnya risiko dan kelangkaan Ketersediaan expected information yang diharapkan membantu proses pengambilan keputusan

47 Informasi Sbg Bahan Baku PK Peran informasi dlm PK (lihat slide 11 lesson for the future) Tergantung pada level keputusan: level strategik Level manajemen Level pengetahuan Level operasional

48 Level strategik Berkaitan dengan penentuan sejumlah tujuan, sumberdaya, dan kebijakan organisasi Memprediksi masa depan lingkunan ekstrnal dan internal Harmonisasi karakteristik organisasi dengan leingkungannya

49 Level manajemen Pemanfaatan sumberdaya secara efisien dan efektif Implementasi tujuan yang ditetapkan pada level strategik

50 Level pengetahuan Penilaian kembali sejumlah ide baru dalam menghasilkan produk jasa atau barang Penentuan cara untuk sosialisasi ide baru Penentuan cara untuk distribusi informasi

51 Level operasional Menentukan cara terbaik untuk menerapkan tugas khusus yang telah ditetapkan Mengalokasikan sumberdaya sesuai dengan arahan level manajemen dan staregik

52 Perlu diingat Seluruh level akan menghadapi tipe keputusan terprogram/tersruktur maupun tidak. Pada level yang lebih atas keputusan cenderung tidak terstruktur Bagaimana peran informasi? lihat gambar berikut

53 JENIS INFORMASI DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN Tingkat organisasi Tipe Keputusan Operasional Pengetahuan Manajemen strategik Terstruktur TPS Semi terstruktur - OAS MIS DSS - Tidak terstruktur - KWS ESS Keterangan: TPS (transaction processing systems, OAS (office automation system), KWS ( knowledge work system), MIS (management information syatem), DSS (decision support systems), ESS (executive support systems)

54 Pengaruh Perilaku Terhadap Pengambilan Keputusan Individu Perilaku yang mempengaruhi pengambilan keputusan adalah: Ethics, values, Personality, Propensity for Risk, Potensial for Dissonance, serta Escalation of Comitment. Etika adalah sistem atau kode yang memberikan arahan pekerjaan bagi individu. Faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan etis: gender,filosofi,edukasi,pengalaman,umur,kesadaran,kultur organisasi, kode etik, reward dan sanksi.

55 Values Value adalah arahan/tuntunan dan keyakinan bahwa pembuat keputusan menggunakannya ketika pada kondisi ttt.(kondisional) karena tempat dan waktu Value digunakan pada: Penetapan objective Pengembangan objective Pemilihan alternatif Penerapan keputusan Pengendalian dan Pengevaluasian

56 Personality Salah satu faktor yang paling mempengaruhi Pembuat keputusan. Studi personality pada proses pengambilan keputusan: personality variables, situational variables, interactional variables. Kesimpulan: Semua orang tidak pandai dalam semua hal Karakteristik tertentu terkait dengan perbedaan proses pengambilan keputusan Hubungan personality terhadap keputusan bervariasi Individu yang menghadapi keputusan penting dan ambigu dipengaruhi opini rekan

57 Propensity for Risk Kecenderungan terhadap resiko yang diambil akan mempengaruhi proses pengambilan keputusan. Person yang high aversion to risk akan memilih keputusan yang tingkat kepastiannya tinggi. ( High Aversion to risk High Certainity) Besarnya resiko yang diambil tergantung: Kejelasan Goal yang ditetapkan Informasi alternatif nya diketahui Outcome dari alternatif dapat diidentifikasi

58 Potential for Dissonance 1 Terkait dengan sebelum keputusan dibuat dan akibatnya setelah keputusan tersebut ditetapkan. Postdecision anxiety, terkait dengan kekhawatiran akibat dari keputusannya. Cognitive Dissonance (Leon Feon festinger, Teori penyesalan) adalah Kekhawatiran yang terjadi ketika ada konflik antara keyakinan dan realita individu. Lack konsistensi/harmonisasi

59 Potential for Dissonance 2 CIRI KEPUTUSANNYA : Keputusan bersifat psikologis dan atau pentingnya keuangan. Ada sekian banyak alternatif yang tidak dihilangkan Alternatif yang tidak dipakai tersebut memiliki banyak kelebihan SOLUSINYA : Mencari informasi yang mendukung kebijakan pengambilan keputusan Selektif atas informasi yang mendukung keputusannya Meminimkan aspek negatif dari keputusan dan perbesar aspek positifnya

60 Escalation of Commitment Pembuat keputusan tetap mempertahakan keputusannya walaupun terdapat informasi yang negatif, sering dilakukan dengan menambah sumberdaya untuk antisipasi kerugian. Selt Justification Theory : Pembuat keputusan akan meningkatkan komitmennya untuk menjalankan tindakannya karena tidak ingin mereka/orang lain pada sumberdaya sebelumnya tidak dialokasikan dengan tepat

61 Grup Decision Making Banyak keputusan diambil melalui grup, tim, panitia, dll Cocok untuk: Nonprogram Decision Permasalahan kompleks butuh multidisiplin / pengetahuan Peran manajer dalam keputusan kelompok dengan partisipasi kolaborasi/kerjasama bagian organisasi Kolaborasi melibatkan proses gabungan pengambilan keputusan antra stakeholder atas maslah masa datang

62 Individual Vs Grup Decision Making Konsensus keputusan : Waktu lama Lebih baik, terlebih pada latarbelakang masalah yang bervariasi Pengaruh buruk dari faktor perilaku, yaitu Dominasi personalitas, Superior atas status, Superior atas keahlian

63 Tabel kemungkinan hubungan kualitas keputusan dengan metoda More Less Individual Average individual Minority control Majority control Concensus

64 Techniques for Stimulating Creativity in Grup decision making Brainstorming: adalah teknik yang memacu kreativitas dengan memunculkan ide melalui diskusi nonkritikal. Delphi Process: Teknik yang memacu kreatifitas dengan menggunakan berbagai pertimbangan ide untuk mencapai konsensus keputusan. Nominal Grup Technique: Teknik yang memacu kreativitas dengan mengarahkan orang pada pertemuan terstruktur memalui sedikit komunikasi verbal.

65 Gaya pemikiran dan persepsi Merupakan jantung dari proses pengambilan keputusan Gaya pemikiran merupakan cara manusia untuk memperoleh pengetahuan Bagaimana kita dapat mengetahui sesuatu Bagaimana kita daat memperoleh informasi menjadi data, dan Data menjadi pengetahuan

66 Klasifikasi gaya pemikiran postulational rasionalisme Self-evidence truth Scientific method Method of authority idealisme empirisme literary Untested opinion ekssistensialisme

67 Scientific method induksi Fenomena, gejala, fakta, problem Dugaan awal Teori dan konsep Prinsip silogisme aritoteles Problem solving tools: Matematika Statistik Pendekatan kuantitatif dan kualitatif deduksi Hipotesis: jawaban sementara

68 Proses pengolahan informasi stimulus Proses pengolahan Respon Tahap 1 Tahap 2 Tahap 3 Tahap 4 Rangsangan lingkungan: Manusia Peristiwa obyek Interpretasi dan kategorisasi Proses mental & intelektual Penilaian dan keputusan Masalah dan tujuan Proses penyelesaian Pemilihan Alternatif solusi

69 Terima Kasih Dr. Adi Nurmahdi MBA