LATAR BELAKANG SIX SIGMA 2/46

Transkripsi

1 SIX SIGMA

2 LATAR BELAKANG SIX SIGMA 2/46

3 HISTORY OF QUALITY INNOVATIONS Total Six Sigma Quality Approach Control MIKEL J HARRY, PROMOTOR SIX SIGMA QUALITY Statistical Process Control Total Quality Management Business Excellence Framework 3/46

4 LATAR BELAKANG SIX SIGMA 1978 Karena rugi, Motorolla menjual unit usaha TV ke Matsushita. Kerugian ini karena masalah mutu 1980 Ditunjuk Corporate Quality Officer 1981 Motorola Training Center dibentuk (target untuk 5 thn: 10 x peningkatan mutu, atau dikenal TEN-EX ) 1985 Mulai menerapkan ukuran mutu : defect per unit (DPU) 1986 Mendalami konsep quality dari berbagai pakar mutu dan masukan pelanggan 1987 Mulai menerapkan SixSigma Quality Program dipimpin oleh George Fisher): (target untuk 4 thn: 100 x peningkatan mutu, sales per karyawan: $69k, tingkat mutu mencapai 4 4/46

5 LATAR BELAKANG SIX SIGMA 1988 Motorola corp. memenangkan Malcolm Baldrige Award 1990 Six Sigma Research Institute (SSRI) didirikan di Schaumburg, IL 1992 Infrastruktur Black Belt dikembangkan oleh SSRI, dan diterapkan di Motorola, Kodak, ABB, TI, IBM, Digital Motorola merekrut kary. Revenue growth 27%; level quality : 5.2 sales per kary : $ 110k Market share Motorola untuk wireless phone : 60%. Six Sigma Academy dibentuk 1998 Market share Motorola untuk wireless phone : 34%. Revenue growth 5%; ROI: 1% (54% dari rata-rata 3 thn terakhir) Sumber : The Motorola Story Oleh: Bill Smith, VP Motorola LMPS 5/46

6 APA ARTI SIX SIGMA? 6/46

7 MANY FACET OF SIX SIGMA A METRIC Six Sigma Quality adalah tingkat mutu dimana hanya 3.4 defect dihasilkan dari peluang terjadinya defect (3.4 defect per million opportunities/dpmo) 6 = 3.4 defect Million Opportunities 7/46

8 DEFECT = Nonconformity = kesalahan = kegagalan = cacat Produk/Service disebut memiliki DEFECT jika terdapat sekurangkurangnya satu spesifikasi yang tak dipenuhi. Defect bisa bersifat minor maupun major Contoh : Produk/Service Jenis Defect Nasi goreng Laporan keuangan Pengiriman barang Rasa tidak enak, penyajian tidak menarik Terlambat, analisa tidak akurat Penjualan Tidak mencapai target Rekrutmen Mengecat DEFE CT Salah barang, salah jumlah, terlambat, rusak Salah orang, lama Tergores, mengelupas, tidak rata 8/46

9 ONTOH : DEFECT & SIGMA VALU QC memeriksa 100 sepidol dari setiap karton berisi 1000 sepidol. Misal setiap sepidol memiliki 5 peluang defect : tergores, tinta kering, defect printing packaging, diameter tak sesuai, penutup tidak rapat. Maka peluang defect dalam 100 sepidol adalah = 100 x 5 = 500 peluang defect Jika dalam 100 sepidol ditemukan defect sbb: DPMO = 20 Defect x = (100X5) = 3.25 (Lihat Tabel Konversi ) 9/46

10 MANY FACET OF SIX SIGMA A SYMBOL Sigma (s) adalah suatu huruf dalam alfabet Yunani yang digunakan dalam ilmu statistik untuk menggambarkan STANDAR DEVIASI (distribusi atau penyebaran terhadap nilai rata- rata) 10/46

11 APLIKASI DAN MANFAAT SIX SIGMA 11/46

12 NFAAT PENERAPAN SIX SIGMA QUALI Bagi Perusahaan : 1. Mempertahankan kelangsungan usaha Meningkatkan Market share Customer Retention Meningkatkan Profit dan Investor Relations Meningkatkan hubungan dengan Supplier 2. Adanya kejelasan performance yang harus dicapai oleh setiap anggota organisasi 3. Mempercepat kegiatan improvement: Process Improvement: Defect reduction, Cycle time reduction, metodologi desain proses Meningkatkan Produktifitas Product/service Improvement Cost Reduction 12/46

13 NFAAT PENERAPAN SIX SIGMA QUALI Bagi Perusahaan : 4. Mendorong budaya belajar di dalam organisasi Meningkatkan skill karyawan dalam memperbaiki proses 5. Mendorong dilakukannya perubahan yang bersifat strategis Culture Change Bagi Pelanggan: Meningkatkan value to customer Produk / service yang bermutu tinggi Biaya yang murah harga murah 13/46

14 MENGAPA PERUSAHAAN PERLU SIX SIGMA? 14/46

15 SIX SIGMA INFRASTRUKTUR Menetapkan visi, arahan, mengintegrasikan perbaikan, monitor hasil Memimpin perubahan Executive Project owner Implements solutions Black Belt manager Champions Master Black Belts Full Time men-train & coach Black Belts & Green Belts Memberi saran Champions All employees Project Team Members Memahami visi Menerapkan konsep ke dalam pekerjaannya Black Belts Green Belts Part-time Project-specific Part-Time Membantu Black Belts Full Time memfasilitasi problem solving men-train dan coach Project Team 15/46

16 Aplikasi SIX SIGMA Dalam perusahaan Industri Manufaktur : Jasa Identifikasi nilai produk manufaktur yang akan di tawarkan berdasarkan perspektif pelanggan Transpormasikan nilai-nilai persyaratan yang telah disepakati bersama Melakukan pemetaan produk individual Menentukan key performance Desain value stream process map untuk masa mendatang Spesifikasi nilai dari jasa (service value) yang diharapkan pelanggan Melakukan Service Value Stream Mapping sepanjang moments of truth Menghilangkan pemborosan yang tidak bernilai tambah Mengorganisasikan agar material, informasi, dan aktivitas-aktivitas dapat berjalan lancar, efektif dan efisien 16/46

17 Perbedaaan Six Sigma pada Industri Manufaktur dan Jasa Pada industri manufaktur, pada umumnya ukuran yang dilihat adalah dari jumlah produk yang cacat sedangkan dalam industri jasa, proses yang diukur adalah people process karena memang itu adalah yang menjadi komponen utama dari industri jasa. Intinya, defect dalam industri jasa adalah masalah yang menyebabkan penurunan dalam hal kualitas atau mengakibatkan pelanggan tidak puas. Misalnya, dalam industri perbankan: lamanya durasi untuk membuka rekening, atau lamanya suatu pinjaman cair, lamanya pemrosesan statement, dan sebagainya. 17/46

18 Pemerintahan Six Sigma dapat membantu pemerintah dalam menjalankan berbagai pelayanannya terhadap publik, penegakan hukum, serta membantu berbagai departemen dalam bidang keuangan, SDM, memperbaiki proses dan melakukan penghematan. Selain itu, Six Sigma juga bakal menciptakan culture efisien dan tanggung jawab kepada karyawan pemerintahan. Untuk menerapkan Six Sigma dalam pemerintahan diperlukan: 1. Komitmen Pemimpin 2. Selaras dengan Strategi dan Visi 3. Fokus pada Penduduk 4. Infrastruktur formal Six Sigma 5. Training 6. Kinerja dan remunerasi 18/46

19 HAMBATAN, FOKUS DAN FAKTOR SUKSES SIX SIGMA 19/46

20 HAMBATAN SIX SIGMA Six sigma kurang cocok digunakan untuk berinovasi. Six sigma mengutamakan tentang proses dan biaya, sedangkan inovasi merupakan sesuatu yang baru dan membutuhkan banyak biaya. Six sigma hanya akan menganalisa data-data yang bersifat kuantitatif, sedangkan data yang bersifat kualitatif harus diubah menjadi data kuantitatif. 20/46

21 FOKUS SIX SIGMA Ciptakan tujuan yang merupakan breakthrough Maksudnya adalah menciptakan visi dan tujuan yang challenging bagi organisasi, sehingga tidak hanya menghadirkan perubahan yang kecil melainkan signifikan. Identifikasi inisiatif dan target proses Setelah kita punya tujuan-tujuan bisnis yang lebih spesifik, selanjutnya adalah membuat daftar inisiatif six sigma dan proses apa saja yang perlu dilakukan, tentunya yang selaras dengan tujuan-tujuan tersebut. 21/46

22 Lanjutan FOKUS SIX SIGMA Mengalokasikan sumber daya o Selain daftar inisiatif ini diperbaiki, maka tim merancang skenario yang bermacam-macam untuk mengimplementasikan inisiatif tersebut, selagi juga memperhatikan kebutuhan pelanggan dan kestabilan proses. o Alokasikan sumber daya dengan baik, sehingga terjadi keseimbangan antara time dan effort yang diberikan, dengan value yang dihasilkan. Ditinjau dari segi Sistem pengoperasian o Six sigma membutuhkan Top down drive atau dorongan dan dukungan penuh dari manajemen untuk menggerakan dan memotivasi subordinate-subordinat yang ada dibawahnya. o Six sigma membutuhkan partisipasi [harus] dari karyawannya khususnya untuk selalu customer oriented (berorientasi ke pelanggan). 22/46

23 Lanjutan 1 FOKUS SIX SIGMA Ditinjau dari segi Sistem pengoperasian Lanjutan o Six sigma sebagai standar umum perusahaan, misalnya mensosialisasikan istilah (terminology) CTQ, Sigma, Cp, Z-level atau istilah statistik lainnya kepada para Operator (karyawan) Mencantumkan keterangan sigma level untuk setiap proses produksi dalam sebuah papan informasi yang besar dan mudah dilihat oleh siapa saja, dll. 23/46

24 FAKTOR SUKSES SIX SIGMA Ditinjau dari segi Metodologi a. Berasal dari voice of customer. b. Seluruh karyawan memerlukan training. c. Membutuhkan case study project, resource information 24/46

25 MANY FACET OF SIX SIGMA A METHOD 25/46

26 1. DEFINE : identifikasi permasalahan yang akan dipecahkan 2. MEASURE : mengidentifikasi parameter apa yang harus diukur serta mereview pencapaiannya ANALYSE : mengidentifikasi keterkaitan antara faktor-faktor atas permasalahan yang dihadapi 3. ANALYSE 4. IMPROVE : mengidentifikasi rencana perbaikan / reprocess untuk menghasilkan produk/service yang bebas cacat 5. CONTROL : monitoring / pencegahan untuk memastikan masalah yang sama tidak berulang 26/46

27 Process Power: DMAIC Five Step Process 1. Define (Menentukan): Jelas mengidentifikasi masalah Fokus pada proses yang menciptakan masalah bukan pada hasilnya. Tujuan: Tentukan tujuan proyek dan ruang lingkup. Tentukan siapa pelanggan, apa kebutuhan mereka adalah untuk produk dan / atau jasa, dan apa harapan mereka. Mendefinisikan proses untuk ditingkatkan dengan memetakan aliran proses. Tentukan batas-batas proyek - awal dan akhir dari proses. Output: Sebuah pernyataan yang jelas dari perbaikan yang dimaksud dan bagaimana hal itu akan diukur. Sebuah peta tinggi tingkat proses. Daftar apa yang penting bagi pelanggan. 27/46

28 Process Power: DMAIC Five Step Process 2. Measure: kemampuan terhadap proses, benchmark, Fokus terhadap CTQ (critical to quality) Tujuan: Fokus upaya perbaikan dengan mengumpulkan informasi tentang situasi saat ini. Output: Mengembangkan rencana pengumpulan data untuk proses - data yang titik-titik masalah lokasi atau kejadian. Sebuah pernyataan yang lebih fokus masalah. Mengumpulkan data dari berbagai sumber untuk menentukan jenis cacat dan metrik. Bandingkan dengan hasil survei pelanggan untuk menentukan kekurangan. 28/46

29 Process Power: DMAIC Five Step Process 3. Analyze: Proses hasil, apa yang akan dibandingkan dengan apa yang dilakukan pesaing Tujuan: Menganalisis data yang dikumpulkan dan peta proses untuk menentukan akar penyebab cacat dan kesempatan untuk perbaikan. Mengidentifikasi kesenjangan antara kinerja saat ini dan kinerja gawang. Memprioritaskan kesempatan untuk memperbaiki. Mengidentifikasi sumber-sumber variasi. Output: Sebuah teori yang telah diuji dan dikonfirmasi. 29/46

30 Process Power: DMAIC Five Step Process 4. Improve (Meningkatkan): menerapkan perubahan Jadilah kreatif untuk menemukan cara baru untuk melakukan hal-hal yang lebih baik, lebih efisien, atau lebih cepat Tujuan: Mengembangkan, mencoba dan menerapkan solusi yang membahas akar penyebab. Output: Identifikasi direncanakan, tindakan yang harus diuji menghilangkan atau mengurangi dampak dari akar penyebab diidentifikasi. 30/46

31 Process Power: DMAIC Five Step Process 5. Control: Kunci keberhasilan dalam menerapkan langkah-langkah untuk menjaga variabel dalam batas-batas operasi baru Tujuan: Mengontrol perbaikan untuk menjaga proses pada program baru. Gunakan data untuk mengevaluasi baik solusi dan rencana. Mencegah kembali menjadi "cara lama. Mempertahankan keuntungan dengan standarisasi proses. Garis besar langkah-langkah selanjutnya untuk perbaikan yang sedang berlangsung. Output: Sebelum dan setelah analisis. Pemantauan yang efektif dari sistem ini adalah di tempat. Pengembangan, dokumentasi dan pelaksanaan rencana pemantauan. Melembagakan perbaikan melalui modifikasi sistem dan struktur (staf, pelatihan, insentif). 31/46

32 MANY FACET OF SIX SIGMA : A TOOL A Sampling of the Black Belt Toolkit 1. Analysis of-covariance 2. Analysis of Variance 3. Binomial Distribution 4. Brainstorming Techniques 5. Cause and effect matrix 6. Check sheets 7. Chi-square distribution 8. Chi-square test for goodnessof-fit 9. Chi square test of independence 10. Confidence intervals 11. Control cards 12. Correlation methods 13. Cross tabulation tables 14. Data collection sheets 15. Exponential distribution 16. F Distribution 17. F test 18. Failure mode and effect analysis 19. Fishbone diagrams 20. Force field diagram 21. Fractional factorial experiment designs 22. Full factorial screening experiment designs 23. Group Sreening Experiment Designs 24. Histograms 25. Hypothesis construction 32/46

33 SIX SIGMA QUALITY: SIX SIGMA MERUPAKAN DATA-DRIVEN PROCESS REENGINEERING METHODOLOGY YANG MENDORONG PERUBAHAN PARADIGMA PERUSAHAAN DALAM: BERPERILAKU, KESIMPULAN MENANGANI PELANGGANNYA DAN MENGHASILKAN PRODUK DAN JASANYA DAPAT DITERAPKAN DI SERVICE & MANUFACTURING INDUSTRY DAPAT DITERAPKAN DI PERUSAHAAN BESAR & KECIL 33/46

34 Six Sigma tidak cocok untuk perusahaan Anda, jika 1. Kinerja perusahaan cukup tinggi dan perusahaan sudah memiliki program improvement yang efektif 2. Perubahan yang tengah dilakukan perusahaan dirasa membebani perusahaan maupun karyawan 3. Tidak ada potensi perbaikan 34/46