Modul 5 Six Sigma MODUL 5 SIX SIGMA. Laboratorium OSI & K FT. UNTIRTA (Praktikum POSI 2011)

Transkripsi

1 1 MODUL 5 SIX SIGMA

2 2 A. Tujuan Praktikum 1. Praktikan dapat memahami konsepsi tentang Six Sigma 2. Praktikan dapat memahami Six Sigma sebagai salah satu metode dalam perbaikan kualitas yang dramatis. 3. Praktikan dapat mengaplikasikan langkah-langkah Six Sigma ( D-M-A-I- C ) dengan bantuan alat bantu (tools) yang biasa digunakan. B. Landasan Teori 1. Six Sigma Six sigma dimulai oleh Motorola ditahun 1980-an dimotori oleh salah seorang engineer disana yang bernama Bill Smith atas dukungan penuh CEO-nya Bob Galvin. Motorola menggunakan statistics tools diramu dengan ilmu manajemen menggunakan financial metrics (yaitu return on investment, ROI) sebagai salah satu metrics/ alat ukur dari quality improvement process. Konsep ini kemudian dikembangkan lebih lanjut oleh Dr. Mikel Harry dan Richard Schroeder yang lebih lanjut membuat metode ini mendapat sambutan luas dari petinggi Motorola dan perusahaan lain. Six sigma merupakan metodologi terstruktur untuk memperbaiki proses yang difokuskan pada usaha mengurangi variasi proses (process variances) sekaligus mengurangi cacat (produk/ jasa yang diluar spesifikasi) dengan menggunakan statistik dan problem solving tools secara intensif.secara harfiah, six sigma (6σ) adalah suatu besaran yang bisa kita terjemahkan secara gampang sebagai sebuah proses yang memiliki kemungkinan cacat (defects opportunity) sebanyak 3,4 buah dalam satu juta produk/ jasa. Ada banyak kontroversi disekitar penurunan angka six sigma menjadi 3,4 dpmo (defects per million opportunities). Namun yang terpenting intinya adalah six sigma sebagai metrics merupakan sebuah refernsi untuk mencapai suatu keadaan yang nyaris bebas cacat. Dalam perkembangannya, 6σ bukan hanya sebuah metrics, namun telah berkembang menjadi sebuah metodologi dan bahkan srategi bisnis.

3 3 Menurut Peter Pande,dkk dalam bukunya The Six Sigma Way : Team Fieldbook, ada enam komponen utama six sigma sebagai strategi bisnis : 1. Benar-benar mengutamakan pelanggan ; seperti kita sadari bersama bahwa pelanggan bukan hanya berarti pembeli, tapi bisa juga berarti rekan kerja kita,team yang menerima hasil kerja kita, pemerintah, masyarakat umum pengguna jasa,dll 2. Manajemen yang berdasarkan data dan fakta; bukan berdasarkan opini, atau pendapat tanpa dasar. 3. Fokus pada proses, manajemen dan perbaikan; six sigma sangat tergantung kemampuan kita mengerti proses yang dipadu dengan manajemen yang bagus untuk melakukan perbaikan. 4. Manajemen yang proaktif; peran pemimpin dan manajer sangat penting dalam mengarahkan keberhasilan dalam melakukan perubahan. 5. Kolaborasi tanpa batas ; kerjasama antar tim yang harus mulus. 6. Selalu mengejar kesempurnaan. Selain enam hal di atas, ciri lain penerapan six sigma adalah waktu untuk perbaikan yang ditargetkan bisa dielesaikan dalam 4 sampai 6 bulan. Istilah sigma diambil dari huruf abjad Yunani (σ) yang digunakan untuk menggambarkan variabilitas, di mana pertimbangan pengukuran unit secara klasik dalam program tersebut adalah defect per unit. Level kualitas sigma menawarkan sebuah indikator untuk menunjukkan seberapa sering defect (cacat) yang terjadi. Di mana level kualitas sigma yang lebih tinggi mengindikasikan sebuah proses yang memiliki peluang yang kecil untuk menyebabkan terjadinya cacat, yaitu sebesar 3,4 Defects Per Million Opportunities (DPMO). Nilai pergeseran 1.5- sigma ini diperoleh dari hasil penelitian Motorola atas proses dan sistem industri, di mana menurut hasil penelitian bahwa sebagus-bagusnya suatu proses industri (khususnya mass production) tidak akan 100 persen berada pada satu titik nilai target tapi akan ada pergeseran sebesar rata-rata 1.5 sigma dari nilai tersebut. ( Breyfogle III, 1999 )

4 4 Gambar 5.1 Konsep Six Sigma Dengan Distribusi Normal Bergeser 1,5-Sigma Nilai DPMO atas suatu sigma tanpa pergeseran diperoleh dengan cara menggunakan perhitungan distribusi normal. Misalnya untuk 3 sigma, maka dilihat pada tabel distribusi normal, maka diperoleh nilai Karena ingin mencari yang tidak berada di bawah kurva (di atas spesifikasi) tersebut maka = Dengan nilai mean di tengah-tengah distribusi maka disimpulkan juga bahwa jumlah kemungkinan kegagalan di bawah spesifikasi sama dengan jumlah yang di atas spesifikasi, sehingga kemungkinan kegagalan adalah dan dengan menggunakan satuan per sejuta diperoleh nilai 2700 persejuta pada level 3-sigma dan seterusnya. Strategi Penerapan Six Sigma / DMAIC Ada banyak strategi yang diterapkan pada proses selama bertahun-tahun sejak gerakan kualitas dimulai. Sebagian besar dari model tersebut didasarkan pada langkah-langkah yang diperkenalkan oleh W. Edwards Deming, yaitu Plan Do Check Action, atau PDCA menggambarkan logika dasar dari perbaikan proses berbasis data. Namun selain itu terdapat juga beberapa model struktur dalam peningkatan kualitas Six Sigma. Salah satu yang paling banyak dipakai adalah model D-M-A-I-C (Define Measure Analyze Improve Control). Ada banyak variasi yang dapat digunakan sesuai keinginan perusahaan sendiri yang dianggap cocok seperti IDOV (Identify Design Optimize Validate). Sedangkan pada GE, diterapkan model M-A-I-C. DMAIC adalah proses untuk peningkatan terus menerus menuju target Six Sigma. Proses closed-loop ini menghilangkan langkah-langkah proses yang tidak

5 5 produktif, sering berfokus pada pengukuran-pengukuran baru, dan menerapkan teknologi untuk peningkatan kualitas menuju target Six Sigma. Adapun langkah-langkah operasional DMAIC adalah sebagai berikut: 1. Define (D) Merupakan langkah operasional pertama dalam program peningkatan kualitas Six Sigma. Pada tahap ini kita perlu mendefinisikan beberapa hal yang terkait dengan: a. Kriteria pemilihan proyek Six Sigma b. Peran dan tanggung jawab dari orang-orang yang akan terlibat dalam proyek Six Sigma c. Kebutuhan pelatihan untuk orang-orang yang terlibat dalam proyek Six Sigma d. Proses-proses kunci dalam proyek Six Sigma beserta pelanggannya e. Kebutuhan spesifik dari pelanggan f. Persyaratan tujuan proyek Six Sigma 2. Measure (M) Merupakan langkah operasional kedua dalam program peningkatan kualitas Six Sigma. Terdapat tiga hal pokok yang harus dilakukan dalam tahap Measure (M) yaitu: a. Memilih atau menentukan karakteristik kualitas (CTQ) kunci yang berhubungan langsung dengan kebutuhan spesifik dari pelanggan b. Mengembangkan suatu rencana pengumpulan data melalui pengukuran yang dapat dilakukan pada tingkat proses, output, dan outcome c. Mengukur kinerja sekarang (current performance) pada tingkat proses, output, dan outcome untuk ditetapkan sebagai baseline kinerja (performance baseline) pada awal proyek Six Sigma

6 6 3. Analyze (A) Merupakan langkah operasional ketiga dalam program peningkatan kualitas Six Sigma. Pada tahap ini kita perlu melakukan beberapa hal berikut: a. Menentukan stabilitas (stability) dan kapabilitas/kemampuan (capability) dari proses b. Menetapkan target-target kinerja dari karakteristik kunci (CTQ) yang akan ditingkatkan dalam proyek Six Sigma c. Mengidentifikasi sumber-sumber dan akar penyebab kegagalan atau kecacatan d. Mengkonversikan banyak kegagalan ke dalam biaya kegagalan kualitas (cost of poor quality) 4. Improve (I) Merupakan langkah operasional keempat dalam program peningkatan kualitas Six Sigma. Pada tahap ini kita menetapkan suatu rencana tindakan (action plan) untuk melaksanakan peningkatan kualitas Six Sigma. Pada dasarnya rencana-rencana tindakan (action plan) akan mendeskripsikan tentang alokasi sumber-sumber daya serta prioritas dan alternatif yang dilakukan dalam implementasi dari rencana itu. Dalam tahap ini tim peningkatan kualitas Six Sigma dapat menggunakan metoda 5W+2H dalam pengembangan rencana tindakan. 5W+2H adalah what (apa), why (mengapa), where (dimana), when (bilamana), who (siapa), how (bagaimana), dan how much (berapa). Selain metode 5W+2H juga dapat digunakan metode FMEA (Failure Modes and Effects Analysis) dalam mengidentifikasi sumber-sumber dan akar penyebab masalah kualitas sekaligus memonitor efektifitas dari rencana tindakan yang dilakukan sepanjang waktu. 5. Control (C) Merupakan tahap operasional terakhir dalam program peningkatan kualitas Six Sigma. Pada tahap ini hasil-hasil peningkatan kualitas didokumentasikan dan disebarluaskan, praktek-praktek terbaik yang sukses dalam meningkatkan proses distandarisasikan dan disebarluaskan, prosedur-

7 7 prosedur didokumentasikan dan dijadikan pedoman kerja standar, serta kepemilikan atau tanggung jawab ditransfer dari timsix Sigma kepada pemilik atau penanggung jawab proses, yang berarti proyek Six Sigma berakhir pada tahap ini. 2. Cost of Quality Cost of Quality atau biaya kualitas adalah biaya-biaya yang berkaitan dengan pencegahan, pengidentifikasian, perbaikan, dan pembetulan produk yang berkualitas rendah dan opportunity cost dari hilangnya waktu produksi. Biaya kulitas yang digunakan adalah preventive, appraisal, internal failure, external failure.biaya kualitas dikategorikan menjadi enam yaitu sebagai berikut: Prevention Costs (Biaya Pencegahan) Biaya kegiatan yang secara khusus dirancang untuk mencegah kualitas yang buruk. Appraisal Costs (Biaya Penilaian) Biaya kegiatan yang dirancang untuk menemukan masalah kualitas, seperti pemeriksaan atau inspeksi dan setiap jenis pengujian untuk menemukan masalah. Failure Costs (Biaya Kegagalan) Biaya yang dihasilkan dari kualitas buruk, seperti biaya memperbaiki produk dan biaya menangani keluhan pelanggan. Internal Failure Costs(Biaya Kegagalan Internal) Kegagalan biaya yang timbul sebelum perusahaan memasok produk kepada pelanggan.biaya ini melampaui biaya yang jelas untuk menemukan dan memperbaiki produk. External Failure Costs (Biaya Kegagalan Eksternal) Kegagalan biaya yang timbul setelah perusahaan memasok produk kepada pelanggan, seperti biaya jasa pelanggan, atau biaya patching produk dirilis dan mendistribusikan produk

8 8 Total Cost of Quality (Total Biaya Kualitas) Jumlah dari semua biaya (Pencegahan + Penilaian + Kegagalan Internal + Kegagalan eksternal). Tabel 5.1Contoh Biaya Kualitas : Biaya Pencegahan (Prevention Costs) Biaya Kegagalan Internal (Internal Failure Costs) Perencanaan Kualitas Pengendalian Proses Tinjauan Ulang Produk Baru Audit Kualitas Evaluasi Kualitas Pemasok Pelatihan operator Biaya Penilaian (Appraisal Costs) Inspeksi dan pengujian kedatangan material Inspeksi dan pengujian produk dalam proses Inspeksi dan pengujian produk akhir Audit kualitas produk Evaluation stok Scrap Pekerjaan Ulang (rework) Analisis Kegagalan Inspeksi ulang dan pengerjaan ulang Avoidable process losses atau biaya-biaya kehilangan yang terjadi meskipun tidak cacat Downgrading Biaya Kegagalan Eksternal (External Failure Costs) Jaminan Penyelesaian keluhan Produk dikembalikan Allowance biaya karena produk berada dibawah standar kualitas Kegunaan Biaya Kualitas: 1. Mengidentifikasi peluang laba 2. Untuk Pengambilan keputusan investasi 3. Menekan biaya pembelian atau yang berkaitan dengan pemasok 4. Mengidentifikaasi waste 5. Mengidentifikasi metode yang berlebih 6. Mengidentifikasi masalah-masalah mutu 7. Alat analisa vital view dan trival many (pareto analisis) 8. Alat untuk strategic planning Studi Kasus:

9 9 Study Case dan Prosedur Penyelesaian Studi Kasus : (Data Variabel/produk manufaktur) Industri manufaktur kayu lapis bermaksud menerapkan program peningkatan kualitas Six Sigma untuk mengendalikan dan meningkatkan kinerja dari karakteristik kualitas produk kayu lapis itu. Salah satu karakteristik kualitas output yang akan diukur adalah ketebalan dari produk kayu lapis itu. Berdasarkan permintaan pelanggan, diketahui bahwa pelanggan menginginkan kayu lapis dengan ketebalan mm. Dengan menggunakan metode pengukuran tertentu yang dilakukan dalam interval waktu tertentu, dikumpulkan data ketebalan produk kayu lapis sebagai berikut : Tabel 5.2 Data Variabel/produk manufaktur Pengukuran pada unit contoh ( n =5 ) / mm Perhitungan yang Diperlukan Contoh Rata- Standar Range ( X1 X2 X3 X4 X5 Jumlah Rata Deviasi S R ) ( X-bar ) = R/d Tabel 5.2 Data Variabel/produk manufaktur (lanjutan)

10 10 Contoh Pengukuran pada unit contoh ( n =5 ) / mm X1 X2 X3 X4 X5 Jumlah Perhitungan yang Diperlukan Rata- Rata ( X-bar ) Range ( R ) Standar Deviasi S = R/d Perhitungan untuk proses secara keseluruhan : Rata-rata mean proses = X-double bar = Standar deviasi proses = S = R-bar/d2 = /2.326 = Nilai d2 untuk ukuran contoh n = 5 adalah Jumlah Rata-rata Selanjutnya hasil-hasil perhitungan nilai rata-rata dan standar deviasi dalam tabel 2 perlu dimasukkan ke dalam tabel berikut untuk menentukan DPMO dan Kapabilitas Sigma (nilai sigma). Tabel 5.3 Nilai DPMO dan Kapabilitas Sigma (nilai sigma) Contoh X-bar S DPMO Sigma Tabel 5.3 Nilai DPMO dan Kapabilitas Sigma (nilai sigma) (lanjutan)

11 11 Contoh X-bar S DPMO Sigma Proses Dari hasil perhitungan di atas, tampak DPMO yang cukup tinggi yaitu: yang dapat diinterpretasikan bahwa dari satu juta kesempatan yang ada akan terdapat kemungkinan bahwa proses produksi pembuatan kayu lapis tidak memenuhi spesifikasi ketebalan mm dan memiliki kapabilitas proses yang rendah untuk memenuhi spesifikasi ketebalan produk yaitu sebesar 2.77-sigma.

12 12 Studi Kasus : (Data Atribut/produk manufaktur) Industri mainan dari plastik, ingin mengetahui kapabilitas proses produksi melalui pengukuran banyak produk cacat yang dihasilkan. Hasil pengamatan selama ini menunjukkan bahwa jenis-jenis cacat yang sering ditemukan pada produk plastik adalah: a. Permukaan tergores b. Retak c. Bagian-bagian dari boneka tidak lengkap d. Bentuk tidak serasi Dalam terminology Six Sigma, kita menyatakan bahwa CTQ potensial yang menimbulkan kegagalan adalah empat, jadi CTQ potensial = 4. Data hasil inspeksi yang dilakukan selama 15 periode produksi ditunjukkan dalam tabel berikut : Tabel 5.4 Data Atribut/produk manufaktur Banyak Periode Banyak Banyak CTQ Produk Produk Potensial Yang Yang Penyebab Deskripsi CTQ Potensial Diperiksa Cacat Kecacata n Permukaan tergores Retak Bagian-bagian tidak lengkap Bentuk tidak serasi

13 Jumlah Selanjutnya data hasil pengukuran atribut karakteristik kualitas pada tingkat output dalam tabel 5.4 perlu dimasukkan ke dalam tabel 5.5 untuk ditentukan DPMO dan Kapabilitas Sigma (nilai sigma). Tabel 5.5 DPMO dan Kapabilitas Sigma (nilai sigma) Periode Banyak Banyak Banyak CTQ Potensial Produk Yang Produk Yang Penyebab Kecacatan Diperiksa Cacat DPMO Sigma Proses

14 14 Dari hasil perhitungan di atas, tampak DPMO yang cukup tinggi yaitu: yang dapat diinterpretasikan bahwa dari satu juta kesempatan yang ada akan terdapat kemungkinan bahwa proses produksi akan menghasilkan produk boneka yang cacat dan memiliki kapabilitas proses yang masih rendah yaitu sebesar 3.40-sigma. Studi Kasus : (Data Atribut/produk jasa) Pihak manajemen rumah sakit ingin menerapkan program peningkatan kualitas Six Sigma, oleh karena itu akan diukur baseline kinerja yang berkaitan dengan banyaknya keluhan dari pasien-pasien yang menggunakan jasa perawatan menginap di rumah sakit itu. Berdasarkan analisis secara hati-hati diketahui bahwa terdapat 10 karakteristik kualitas (CTQ) yang berpotensi menyebabkan munculnya keluhan-keluhan dari pasien rawat inap.pengukuran dilakukan selama 20 periode waktu, dalam minggu.data hasil pencatatan tentang keluhan ditunjukkan dalam tabel berikut. Tabel 5.6 Data Keluhan Pasien Periode Banyak CTQ Banyak Banyak Potensial Deskripsi CTQ Keluhan dari Patient-Days Penyebab Potensial Pasien Keluhan Kolom ini disiapkan untuk mendeskripsikan jenis-jenis keluhan yang diidentifikasi, dalam kasus ini sebanyak

15 Jumlah Selanjutnya data hasil pengukuran atribut karakteristik kualitas pada tingkat outcome dalam tabel 5.7 perlu dimasukkan ke dalam tabel berikut untuk ditentukan DPMO dan Kapabilitas Sigma (nilai sigma). Tabel 5.7 DPMO dan Kapabilitas Sigma (nilai sigma) Periode Banyak Patient-Days Banyak CTQ Banyak Keluhan Potensial Penyebab dari Pasien Keluhan DPMO Sigma

16 16 Tabel 5.7 DPMO dan Kapabilitas Sigma (nilai sigma) (lanjutan) Periode Banyak Patient-Days Banyak CTQ Banyak Keluhan Potensial Penyebab dari Pasien Keluhan DPMO Sigma Jumlah Dari hasil perhitungan pada tabel di atas, tampak DPMO yang cukup tinggi yaitu: 2382 yang dapat diinterpretasikan bahwa dari satu juta kesempatan yang ada akan terdapat 2382 kemungkinan bahwa proses pelayanan perawatan menginap pada rumah sakit itu akan menimbulkan keluhan dari pasien dan memiliki kapabilitas proses yang cukup yaitu sebesar 4.32-sigma. Studi Kasus : Cost of Quality Hitung cost of quality di perusahaan saudara periode Januari-Oktober Tahun 2011 yang bergerak dalam industry ban sebagai berikut: Stok Rusak = Rp 32,76 juta Rekayasa pengendalian kualitas pabrik local = Rp 74,48 juta Inspeksi Spot Check = Rp 650,91 juta Downgrading = Rp 220,838 juta Material terbuang = Rp 1,87 Milyar Inspeksi kedatangan material = Rp 32,65 juta Administrasi pengendalial kualitas = Rp 22,88 juta Apa yang akan saudara lakukan dengan kondisi biaya kualitas ini?

17 17 Tugas Pendahuluan 1. Six sigma dimulai oleh siapa, tahun berapa? 2. Pengertian dari six sigma adalah? 3. Berdasarkan peter pande, dkk ada enam komponen utama six sigma sebagai strategi bisnis,sebutkan enam komponen tersebut? 4. Sebutkan Langkah-langkah operasional DMAIC? 5. Sebutkan tahap-tahap yang ada dalam tahap define? 6. Sebutkan tiga hal pokok yang harus dilakukan dalam tahap Measure (M)? 7. Hal-hal apa saja yang perlu dilakukan dalam tahap analyze? 8. Metode-metode apa saja yang dapat dipakai dalam tahap improve? C. Apa yang dimaksud cost of quality?