EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL SISTEM DANA KAS KECIL PT WARNA DUNIA

Transkripsi

1 EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL SISTEM DANA KAS KECIL PT WARNA DUNIA TUGAS AKHIR Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi Disusun Oleh : DELTA MARCELINA F PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2014

2 ABSTRACT EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL SISTEM DANA KAS KECIL PT WARNA DUNIA DELTA MARCELINA F PT Warna Dunia is the sole distributor of PT Indaco Coasting Industry. The company using petty cash funds system to support the activities of operational depo. The purpose of this research is to evaluate how the internal control over petty cash funds of PT Warna Dunia. The step of this research is done by comparing between theory and data resource has taken from the part of accounting and other documents or interview related with the research. The result of this research are the system of petty cash funds of PT Warna Dunia already have an internal control system in the organization, authorization, registration procedures and best practice. The mistake has happening in depo documents has not have a stamped paid after paid, the documents transaction -numbered sequentially by the cash register and the physical evidence of transaction depo is late. Based on the evaluation results, the researcher give some suggesestion to use the depo documents is given a stamped paid, automatically pre-numbered sequentially by the cash register to facilitate control and identification of documents that are lost or found. In addition, companies need to establish a strict sanctions to minimize late delivery of the physical evidence of transaction depo. Keyword: System, Petty cash, Internal control, Depo

3 ABSTRAK EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL SISTEM DANA KAS KECIL PT WARNA DUNIA DELTA MARCELINA F PT Warna Dunia merupakan distributor tunggal PT Indaco Coasting Industry. Perusahaan ini menggunakan sistem dana kas kecil untuk mendukung kegiatan operasional depo. Tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengevaluasi bagaimana pengendalian internal terhadap sistem dana kas kecil PT Warna Dunia. Pelaksanaan dalam penelitian ini membandingkan antara teori dengan data yang didapat dari bagian akuntansi, serta wawancara yang terkait dengan penelitian. Secara keseluruhan sistem dana kas kecil PT Warna Dunia sudah memiliki unsur pengendalian internal dalam organisasi, sistem otorisasi, prosedur pencatatan dan praktik yang sehat. Dalam hal kelemahan masih ditemukan dokumen depo yang belum memiliki tanda cap dan dokumen depo belum menggunakan nomor urut secara tercetak. Sedangkan dalam kelemahan pengendaliannya belum ada sanksi yang tegas terhadap keterlambatan pengiriman bukti fisik transaksi depo. Berdasarkan hasil evaluasi, penulis memberikan saran sebaiknya penggunaan dokumen diberikan tanda cap lunas dan menggunakan nomor urut tercetak guna menunjukan keaslian dokumen dan memperkuat pertanggungjawaban dokumen tersebut. Selain itu, perusahaan perlu juga menetapkan adanya sanksi yang tegas terhadap keterlambatan pengiriman bukti fisik transaksi depo. Kata kunci: Sistem, Dana kas kecil, Pengendalian internal, Depo

4

5

6

7 MOTTO Diberkati untuk menjadi berkat. (Blessing Kids Ministry) P.U.S.H. = Pray Until Something Happens!! (Symphony From Heaven) Akuliah Dia dalam segala lakumu, maka Ia akan meluruskan jalanmu. (Amsal 3:6) Ujilah segala sesuatu dan peganglah yang baik. (2Tesalonika 5:21) Segala perkara dapat kutanggung dalam Dia yang memberi kekuatan kepadaku. (Filipi 4 : 13 ) Tuliskan rencanamu dengan sebuah pensil, lalu berikan penghapusnya kepada Tuhan. Ijinkan Dia menghapus bagian-bagian yang salah dalam rencanamu dan menggantikan dengan rencana-nya yang begitu indah di dalam hidupmu. Tuhan tidak memberi apa yang kita inginkan, tetapi Tuhan memberi apa yang kita perlukan. Jauh di atas segalanya Dia sedang merajut yang terbaik dalam kehidupan kita. Kadang hidup ini memberikan 100 alasan untuk kita menangis, tapi Tuhan selalu memberikan 1000 alasan untuk kita selalu tersenyum. Hal sekecil apapun yang kita perbuat bisa membuat orang lain tercengan, jika kita lakukan dengan maksimal dengan penuh ketulusan. Kelebihan bila tidak digunakan dengan baik bisa berbalik menjadi kekurangan sebaliknya kekurangan yang dimanfaatkan dengan baik bisa menjadi sebuah kelebihan. Manfaatkanlah kekuranganmu dan senangtiasalah belajar bagaimana menggunakan kelebihanmu.

8 HALAMAN PERSEMBAHAN Karya ini penulis persembahkan untuk : - Ayah dan Ibu tercinta yang menjadi semangatku dalam meraih kesuksesan. - Semua sahabat-sahabatku Arum, Rya, Ani, Rekno, Riqma, dan Intan. - Seluruh angkatan D3 Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis. - Semua rekan pelayanan anak Blessing Kids Ministry, PPA Debora dan GBIS Samaan yang selalu medukungku di dalam doa. - Semua Dosen dan Staf Pengajar Fakultas Eknonmi UNS. - Segenap keluarga, teman terdekatku, dan almamaterku.

9 KATA PENGANTAR Puji syukur dan terima kasih kepada Tuhan Yesus Kristus atas segala berkat dan anugerahnya sehingga penulis dapat melaksanakan penelitian dan EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL SISTEM DANA KAS KECIL PT WARNA DUNIA. Tugas akhir ini disusun untuk memenuhi syarat memperoleh gelar Ahli Madya pada Program Diploma III program studi Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Sebelas Maret Surakarta. Dalam penulisan Tugas Akhir ini tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak adanya bantuan dan motivasi atau dorongan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih kepada : 1. Tuhan Yesus Kristus yang senantiasa memberikan berkat, kasih anugerah, dan sukacita dalam kehidupanku. 2. Kedua orangtuaku yang selalu mendukung dan menopangku di dalam doa. 3. Selaku dosen pembimbing Halim Dedy Perdana S.E., M.SM., M.Rech. yang telah memberikan banyak bimbingan dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini. 4. Segenap dosen Diploma III Akuntansi yang sudah membimbing selama 6 semester ini dalam kegiatan perkuliahan dan telah banyak memberikan ilmunya. 5. PT Indaco Coasting Industry yang berkenan memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan magang kerja dan penelitian.

10 6. Bapak Rendra dan semua staff bagian accounting PT Warna Dunia yang telah memberikan bimbingan dan pengarahannya selama magang. 7. Teman sekaligus penyemangat untukku Arum, Rya, Ani, Rekno, Riqma, dan Intan. 8. Teman seperjuangan selama magang Rahajeng, Lintang dan Dicky. 9. Semua rekan pelayanan anak Blessing Kids Ministry, PPA Debora dan GBIS Samaan yang selalu medukungku di dalam doa. 10. Semua teman Diploma III Akuntansi angkatan 2011 yang telah memberikan masukan selama duduk di bangku kuliah. 11. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu oleh penulis. Akhir kata penulis mengharapkan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi para pembaca. Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun. Terimakasih. Surakarta, 30 April 2014 Penulis Delta Marcelina

11 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i... ii HALAMAN PERSETUJUAN... iv HALAMAN PENGESAHAN... v SURAT PERNYATAAN... vi MOTTO vii HALAMAN PERSEMBAHAN... KATA PENGANTAR... viii ix... xi DAFTAR TABEL DAFTAR GAMBAR... DAFTAR LAMPIRAN... xiii xiv xv BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Perumusan Masalah... 2 C. Tujuan Penelitian... 3 D. Manfaat Penelitian... 3 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Dana Kas Kecil... 5 B. Sistem dan Pengendalian Internal... 14

12 BAB III ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum Perusahaan B. Pembahasan Sistem Dana Kas Kecil C. Pembahasan Pengendalian Internal D. Temuan BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan B. Rekomendasi DAFTAR PUSTAKA

13 DAFTAR TABEL TABEL 1.1 Pembagian Depo PT Warna Dunia... 23

14 DAFTAR GAMBAR GAMBAR 1.1 Struktur Organisasi PT Indaco Coasting Industry Struktur Organisasi PT Warna Dunia Pembentukan Dana Kas Kecil Depo PT Warna Dunia Pemakaian Dana Kas Kecil Depo PT Warna Dunia Pengisian Kembali Dna Kas Kecil Depo PT Warna Dunia... 48

15 DAFTAR LAMPIRAN 1. BUKTI KAS MASUK 2. BUKTI KAS KELUAR 3. DAFTAR COA DANA KAS KECIL DEPO 4. BUKU BANK DEPO 5. INFORMASI REKENING BANK DEPO 6. PEMERIKSAAN KAS KECIL DEPO 7. LAPORAN CASH OPNAME DEPO 8. BUKU KAS KECIL DEPO 9. SURAT KETERANGAN MAGANG 10. SERTIFIKAT MAGANG