PROSEDUR MUTU PEMINJAMAN, PENGEMBALIAN, DAN PENAGIHAN BAHAN PUSTAKA

Transkripsi

1 Juli 010 1/6 O1. Tujuan Prosedur ini memberikan pedoman untuk pelaksanaan peminjaman, pengembalian, dan penagihan bahan pustaka perpustakaan.. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku untuk pelaksanaan peminjaman, pengembalian, dan penagihan bahan pustaka perpustakaan Politeknik Negeri Semarang. 3. Uraian Umum 3.1 Peminjam Yang dimaksud Peminjam adalah seluruh Civitas Akademika dan Staf Administrasi yang meminjam bahan pustaka dan memiliki kartu anggota perpustakaan Polines dan masih berlaku. 3. Peminjaman Bahan Pustaka 3..1 Yang dimaksud dengan bahan pustaka adalah seluruh tulisan ilmiah atau karya kepustakaan yang dikelola oleh UPT Perpustakaan dalam bentuk softcopy maupun hardcopy. 3.. Yang dimaksud dengan tulisan ilmiah atau karya kepustakaan dalam bentuk softcopy meliputi video kaset, CD, magnetik tape/disk, mikro film, dan slide film Yang dimaksud dengan tulisan ilmiah atau karya kepustakaan dalam bentuk hardcopy meliputi buku teks, buku referensi, jurnal/majalah ilmiah, manuskrip, buletin, laporan penelitian, tugas akhir (TA), majalah ilmiah populer, buku fiksi, tabloit, dan koran Bahan pustaka yang dapat dipinjam oleh peminjam adalah buku teks dan buku fiksi Persyaratan peminjaman bahan pustaka yaitu : Peminjam menyerahkan kartu anggota perpustakaan sebagai tanggungan peminjaman buku Masyarakat umum hanya diperbolehkan membaca dan fotocopi Bahan pustaka Lembaga/unit/jurusan/bagian menyerahkan surat permohonan peminjaman yang diketahui oleh pimpinan lembaga/unit/ jurusan/bagian yang bersangkutan Setiap peminjaman bahan pustaka harus dicatat oleh petugas di komputer layanan sirkulasi, kartu slip peminjaman, lembar pengembalian, dan buku bukti pengembalian.

2 Juli 010 /6 Batas waktu dan jumlah maksimal peminjaman bahan pustaka : Mahasiswa : 1 minggu, maksimal ekslemplar Dosen/Staf Administrasi : 1 bulan, maksimal 5 ekslemplar Lembaga/unit/jurusan/bagian : sesuai surat permohonan. 3.3 Pengembalian Bahan Pustaka Setiap pengembalian bahan pustaka dilakukan verifikasi kondisi bahan pustaka yang dipinjam Pengembalian bahan pustaka yang lulus verifikasi, data peminjaman di komputer dihapus dan catatan di buku bukti pengembalian di sahkan oleh petugas sirkulasi. Apabila buku rusak/halaman kurang, peminjam dikenai sanksi administrasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku Pengembalian bahan pustaka sesuai dengan batas waktu tanggal pada lembar pengembalian Pengembalian bahan pustaka yang melewati batas peminjaman dikenakan denda sesuai dengan peraturan tata tertib perpustakaan. 3.3 Penagihan Bahan Pustaka Surat penagihan bahan pustaka ditujukan kepada peminjam yang meminjam bahan pustaka > 6 bulan Peminjam apabila tidak mengembalikan bahan pustaka yang dipinjam akan dikenakan sanksi sesuai peraturan tata tertib perpustakaan. 4. Prosedur 4.1 Proses Peminjaman Buku Teks Masyarakat Polines (Peminjam) Mengisi nomor anggota pada kartu slip peminjaman (PM 1.1/L1) dan nomor barcode buku (PM 1.1/L) pada buku bukti pengembalian (PM 1.1/L3) Menyerahkan buku yang akan dipinjam, kartu slip peminjaman (PM 1.1/L1), buku bukti pengembalian (PM 1.1/L3), dan kartu anggota perpustakaan (PM 1.1/L4) kepada petugas sirkulasi.

3 Juli 010 3/ Petugas Sirkulasi Menerima buku yang akan dipinjam, kartu slip peminjaman (PM 1.1/L1), buku bukti pengembalian (PM 1.1/L3), dan kartu anggota perpustakaan (PM 1.1/L4) dari masyarakat Polines (peminjam) Scanning barcode atau ketik nomor anggota dan scanning barcode buku yang akan dipinjam Memberikan stempel tanggal kembali pada kartu slip peminjaman (PM 1.1/L1) dan lembar pengembalian (PM 1.1/L5) serta memberikan stempel tanggal peminjaman pada buku bukti pengembalian (PM 1.1/L3) Menyerahkan buku, kartu anggota perpustakaan (PM 1.1/L4), dan buku bukti pengembalian (PM 1.1/L3) kepada masyarakat Polines (peminjam) Melaporkan kegiatan bulanan peminjaman buku (jumlah peminjam dan buku yang dipinjam) kepada Koordinator Sirkulasi Koordinator Sirkulasi Menerima laporan bulanan kegiatan peminjaman buku dari petugas sirkulasi Melaporkan kegiatan bulanan peminjaman buku pada laporan bulanan kegiatan sirkulasi (PM 1.1/L6) kepada Sekretaris Sekretaris UPT Perpustakaan Menerima laporan bulanan kegiatan sirkulasi (PM 1.1/L6) dari Koordinator Sirkulasi Membuat laporan bulanan kegiatan perpustakaan (PM 1.1/L7) Melaporkan kegiatan bulanan perpustakaan (PM 1.1/L7) kepada Kepala Perpustakaan Kepala UPT Perpustakaan Menerima laporan bulanan kegiatan perpustakaan (PM 1.1/L7) dari Sekretaris. UPT

4 Juli 010 4/6 4. Proses Pengembalian Buku Teks 4..1 Masyarakat Polines Menyerahkan buku yang dipinjam, buku bukti pengembalian bahan pustaka (PM 1.1/L3), dan kartu anggota (PM 1.1/L4) kepada petugas sirkulasi. 4.. Petugas Sirkulasi Mengecek kondisi buku dan tanggal pengembalian buku : Apabila buku rusak/halaman hilang Petugas Sirkulasi Minta pertanggungjawaban peminjam Masyarakat Polines/Peminjam Menerima sanksi sesuai dengan peraturan tata perpustakaan (IK 1.1/L1). Apabila terlambat mengembalikan buku Petugas Sirkulasi Menghitung uang denda Masyarakat Polines/Peminjam Membayar uang denda Menulis buku keterlambatan pengembalian (PM 1.1/L8) Menghapus data peminjaman di komputer sirkulasi. tertib

5 Juli 010 5/ Sekretaris UPT Perpustakaan Menerima laporan bulanan kegiatan sirkulasi (PM 1.1/L6) dari Koordinator Sirkulasi Membuat laporan bulanan kegiatan perpustakaan (PM 1.1/L7) Melaporkan kegiatan perpustakaan bulanan (PM 1.1/L7) kepada Kepala UPT Perpustakaan Kepala UPT Perpustakaan Menerima laporan bulanan kegiatan perpustakaan (PM 1.1/L7) dari Sekretaris UPT Perpustakaan Melaporkan kegiatan perpustakaan bulanan (PM 1.1/L7) kepada Direktur dan Pembantu Direktur I. 4.3 Proses Penagihan Buku Pinjaman Petugas Sirkulasi Mengecek data-data peminjaman bahan pustaka yang belum dikembalikan > 6 bulan

6 Juli 010 6/ Kepala UPT Perpustakaan Menandatangani surat penagihan buku pinjaman (PM 1.1/L10) dan data keterlambatan peminjaman bahan pustaka (PM 1.1/L9) Direktur Menandatangani surat penagihan buku pinjaman untuk mengetahui penagihan buku pinjaman Petugas Sirkulasi Mengirim surat penagihan buku pinjaman dengan buku ekspedisi kepada masyarakat Polines (peminjam) Memproses pengembalian buku pinjaman.

7 Juli 010 7/6