1. Bapak Drs. Mohammad Arief, M.Si., selaku dosen matakuliah Pengembangan Bahan Ajar ADP serta pembimbing dalam pembuatan modul.

Transkripsi

1

2 KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan hidayah-nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan modul yang berjudul Administrasi sarana dan prasarana tentang menentukan penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana. Sesuai dengan judul tersebut, dalam modul ini terdapat materi mengenai pelaporan, penyimpanan, dan pemeliharaan sarana dan prasarana beserta beberapa informasi penting terkait materi tersebut. Selain itu, berdasarkan kompetensi dasar yang ingin dicapai dari pembuatan modul ini yaitu Membuat laporan penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana, penulis telah menjelaskan dan pemaparan materi tentang pelaporan, penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana pada modul ini untuk memudahkan para siswa dalam memahami materi ajar. Pada kesempatan kali ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam terselesaikannya modul ini. Khususnya kepada : 1. Bapak Drs. Mohammad Arief, M.Si., selaku dosen matakuliah Pengembangan Bahan Ajar ADP serta pembimbing dalam pembuatan modul. 2. Pihak-pihak yang telah membantu dalam pembuatan modul yang tidak dapat Penulis sebutkan satu persatu. Penulis berharap dengan adanya modul ini dapat membantu guru maupun siswa dalam kegiatan belajar mengajar dan mencapai tujuan dari pembelajaran dengan tepat dan efektif. Penulis menyadari bahwa pembuatan modul ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, Penulis mengharapkan kritik dan saran dari pembaca yang dapat menyempurnakan modul ini. Malang, 11 November 2015 Penulis i

3 KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... i ii BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Deskripsi Umum... 2 B. Prasyarat... 2 C. Petunjuk Belajar... 3 D. Kompetensi Inti dan Kompetensi Dasar... 4 E. Indikator dan Tujuan... 4 BAB II KEGIATAN BELAJAR... 5 A. Materi Pokok... 6 B. Uraian Materi Laporan Sarana dan Prasarana Menyimpan Sarana dan Prasarana Memelihara Sarana dan Prasarana C. Ringkasan Materi BAB III EVALUASI A. Tugas Individu B. Tugas Diskusi C. Latihan Soal BAB IV PENUTUP A. Tindak Lanjut B. Harapan Glosarium Daftar Pustaka ii

4 1

5 Bahan ajar atau modul materi pada buku ini sangat erat kaitannya dengan sarana dan prasarana, mengingat materi yang dibahas merupakan menentukan pelaporan penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana. Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam menyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan dicapai dengan lancar. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan ketatausahaan atau administrasi, juga sangat memerlukan sarana dan prasarana. Bahkan tidak akan ada pekerjaan kantor yang tidak berkaitan dengan sarana dan prasarana. Melakukan pelaporan sarana dan prasarana yang baik, cara penyimpanan sarana dan prasarana yang tepat dan memelihara sarana dan prasarana yang benar dapat mempermudah dalam pekerjaan kantor. Siswa diasumsikan telah mengenal dengan betul perbedaan antara sarana dan prasarana kantor, serta mampu menjelaskan kegunaan dari masing-masing sarana dan prasarana kantor. Selain itu, dalam penggunaan modul ini sangat erat dengan kegiatan praktik atau uji kemampuan siswa dalam membuat laporan, melakukan penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor. Diharapkan siswa dapat bekerja dengan baik dan tidak mengalami kesulitan. 2

6 Hal-hal yang perlu dipersiapkan bagi peserta didik meliputi: 1. Seluruh peserta didik dapat belajar secara aktif dengan mengumpulkan berbagai sumber selain bahan ajar ini, misalnya melalui buku, majalah, media elektronik maupun melalui internet. 2. Guru berperan sebagai fasilitator, pembimbing dan pengarah dalam penyampaian semua materi di bahan ajar ini, sehingga diharapkan dapat tercipta suatu komunikasi timbal balik yang efektif dalam rangka mempercepat proses penguasaan kompetensi peserta didik. Peran guru dalam proses pembelajaran adalah sebagai berikut a) Membantu peserta didik dalam menyusun perencanaan proses belajar, terutama untuk materi yang masih belum dikenal siswa. b) Membimbing dan mengarahkan peserta didik melalui pemberian tugas individu, tugas diskusi dan latihan soal. c) Membantu peserta dalam memahami konsep dan praktek yang terdapat dalam bahan ajar ini dan menanggapi pertanyaan peserta sekaligus menjawab mengenai hal-hal dalam proses belajar dan tingkat pencapaian jenjang pengetahuan peserta. d) Membantu peserta untuk menentukan dan mengakses sumber tambahan lain yang diperlukan untuk belajar. e) Mengorganisasikan kegiatan belajar kelompok ketika proses belajar berlangsung atau ketika melakukuan diskusi jika di perlukan. f) Melaksanakan penilaian dan mencatat pencapaian kemajuan peserta didik. g) Menjelaskan kepada peserta mengenai bagian yang perlu untuk dibenahi dan merundingkan rencana belajar selanjutnya. 3

7 Kompetensi Inti D. KOMPETENSI INTI DAN KOMPETENSI DASAR KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya KI 2: Mngembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsive dan pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dana lam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia. KI 3: Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosefural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapakan pengetahuan procedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah. KI 4: Mengolah, menalar, dan menyajikan dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metode sesuai kaidah keilmuan. Kompetensi Dasar 3.2 Menentukan laporan penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana 4.2 Membuat laporan penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana E. INDIKATOR DAN TUJUAN Indikator 1. Laporan sarana dan prasarana 2. Penyimpanan sarana dan prasarana 3. Pemeliharaan saran dan prasarana Tujuan 1. Siswa mampu memahami cara membuat laporan sarana dan prasarana 2. Siswa mampu menjelaskan cara menyimpan sarana dan prasarana dengan Bahasa yang jelas dan tepat. 3. Siswa mampu menjelaskan cara pemeliharaan sarana dan prasarana 4. Siswa mampu mempraktikkan cara membuat laporan penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasaranan 4

8 5

9 6

10 Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan; alat. Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Antara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena keduanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Untuk membedakannya, sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak. Laporan sarana dan prasarana adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu. Laporan ini biasanya dibuat dalam jangka waktu tiga bulan, enam bulan atau satu tahun. a) Fungsi adanya laporan sarana dan prasarana 1. Sebagai bahan pertanggungjawaban 2. Sebagai pengendali persediaan 3. Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang 4. Sebagai dasar/bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan 7

11 b) Dalam menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan, sebaiknya dilampiri dengan beberapa bukti atau catatan pendukung, diantaranya: 1. Bukti penerimaan barang 2. Bukti pembelian barang 3. Bukti pengeluaran barang 4. Kartu barang 5. Kartu persediaan 6. Daftar Inventaris 7. Daftar rekapitulasi barang inventaris c) Teknik pembuatan laporan dapat disusun sebagai berikut: 1. Memeriksa barang 2. Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran 3. Menghitung penerimaan dan pengadaan barang 4. Menghitung pengeluaran barang 5. Menghitung sisa persediaan 6. Mencatat mutasi barang 7. Melaporkan kepada atasan atau pimpinan 8

12 Penyimpanan sarana dan prasarana adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan a) Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor: 1. Agar barang tidak cepat rusak 2. Agar tidak terjadi kehilangan barang 3. Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari 4. Memudahkan dalam pengawasan 5. Memudahkan dalam analisa b) Sebelum penyimpanan dilakukan sebaiknya memperhatikan: 1. Persediaan alat alat pemeliharaan yang diperlukan 2. Pergudangan yang memenuhi syarat syarat yang ditentuka 3. Sifat barang yang disimpan 4. Sarana penyimpanan dan pemeliharaan 5. Prosedur dan tata kerja 6. Biaya yang disediakan 7. Tenaga yang diperlukan 8. Jangka waktu penyimpanan 9

13 c) Cara penyimpanan barang/bahan kantor: 1. Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merek dan satuan barang) 2. Barang disimpan dalam keadaan bersih 3. Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi 4. Barang disimpan ditempat yang memadai 5. Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari 6. Barang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air 7. Barang disimpan harus di ruangan yang dapat dikunci 8. Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan 9. Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian 10. terdepan sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam 10

14 Pemeliharaan sarana dan prasaranan adalah kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Sondang P. Siagian (1992: 249) menyatakan bahwa: Pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan operasional yang terlaksana dengan lancar, efisien dan efektif dibutuhkan sarana tertentu yang harus tersedia dalam jumlah yang tepat, mutu yang dapat diandalkan jenis yang sesuai dengan kebutuhan serta tersedia pada waktu yang tepat. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor; Agar barang tidak mudah rusak karena hama/suhu/cuaca Agar barang tidak mudah hilang Agar barang tidak kadaluarsa Agar barang tidak mudah susut Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih Kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana dapat dilakukan dengan berbagai cara: a. Pemeliharaan berdasarkan waktu 1. Pemeliharaan sehari hari 2. Pemeliharaan berkala (menurut jangka waktu tertentu, seminggu sekali, sebulan sekali, dll) b. Pemeliharaan berdasarkan jenis barang 1. Pemeliharaan barang bergerak: kendaraan bermoto, mesin kantor dan alat elektronik 2. Pemeliharaan barang tidak bergerak: membersihkan debu debu yang menempel pada alat, sebaiknya dilakukan setiap hari 11

15 Contoh kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana: o Sediakan kamper (kapur barus) untuk mencegah hama atau lakukan penyemprotan o Bersihkan sarana dan prasarana agar bebas dari debu o Sediakan alat pemadam kebakaran o Jangan menyimpan bahan bakar o Gunakan sarana dan prasarana sesuai SOP (Standard Operating Procedure) o Pisahkan barang barang yang rusak dan tidak rusak o Perbaiki barang barang yang rusak o Simpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula o Matikan listrik dan AC sebelum pulang kera o Tutup rapat laci dan lemari agar binatang kecil tidak mudah masuk o Tutup jendela ruangan sebelum pulang kerja Menurut Purwanto dan Muhamad Ali (2008: 233) yang menjelaskan bahwa manfaat pemeliharaan meliputi: 1. Mengurangi terjadinya sarana dan prasarana mengalami breakdown (berhenti beroperasi). 2. Peningkatan ekspektasi umur peralatan dan komponen sehingga mengurangi penggantian dini terhadap sparepart. 3. Mengurangi biaya pemeliharaan. 4. Menghasilkan produk dengan kualitas yang lebih baik. 5. Mengidentifikasi sarana dan prasarana mana yang memerlukan biaya perawatan secara berlebihan sehingga bisa dilakukan efisiensi berdasarkan metode dan strategi yang dikembangkan. 6. Meningkatkan keselamatan para pekerja sehingga menekan atau menghilangkan kecelakan kerja. 7. Meningkatkan motivasi pekerja 8. Mengurangi penggunaan tenaga kerja langsung yang berkaitan dengan pekerjaan sarana dan prasarana 12

16 Menurut Purwanto dan Muhamad Ali (2008: 239) sumber daya sarana dan prasarana yang digunakan dalam kegiatan pemeliharaan meliputi: 1. Tenaga Kerja Pelaksanaan pemeliharaan sarana dan prasarana perlu dipikirkan siapa yang harus terlibat, apa saja diskripsi tugasnya, kompetensi apa yang perlu sikuasi, dan bagaimana beban kerjanya. 2. Biaya (money) Biaya pemeliharaan perlu dianggarkan dan dimasukkan dalam usulan anggaran sehingga tersedia dana untuk mendukung program pemeliharan sarana dan prasarana. Biaya pemeliharaan dibutuhkan untuk pembelian bahan baku, pembelian peralatan pemeliharaan, upah tenaga perawat khususnya apabila pekerjaan perawatan terpaksa harus mengundang pihak luar. 3. Bahan (materials) Bahan untuk pekerjaan pemeliharaan harus tersedia dengan jumlah yang memadai untuk merawat semua sarana dan prasarana yang ada. Bahan-bahan tersebut meliputi bahan untuk pekerjaan kebersihan, bahan untuk pemelihara, dan suku cadang. 4. Peralatan (machines) Peralatan yang dibutuhkan disesuaikan dengan jenis sarana atau fasilitas yang akan dirawat serta jenis kegiatan perawatannya. 5. Metode (methodes) Metode atau cara pemeliharaan yang dipilih untuk melakukan pekerjaan pemeliharaan sarana dan fasilitas dapat dilakukan dengan cara: melakukan pencegahan, penyimpanan, kebersihan, pemeliharaan, pemeriksaan, perbaikan, dan penggantian. 6. Waktu pemeliharaan (minutes) Pelaksanaan program pemeliharaan sarana dan prasarana dapat dilihat dari tersedianya kesempatan atau waktu bagi pihak yang dilibatkan dalam pemanfaatan kesempatan tersebut secara efektif dan efisien untuk melaksanakan kegiatan pemeliharaan. 13

17 D Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan; alat. Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Agar sarana dan prasarana dapat terjaga dengan baik maka perlu diadakana pelaporan, penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana. Laporan sarana dan prasarana adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu. Laporan ini biasanya dibuat dalam jangka waktu tiga bulan, enam bulan atau satu tahun. Teknik pembuatan laporan dapat disusun sebagai berikut; 1. Memeriksa barang 2. Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran 3. Menghitung penerimaan dan pengadaan barang 4. Menghitung pengeluaran barang 5. Menghitung sisa persediaan 6. Mencatat mutasi barang 7. Melaporkan kepada atasan atau pimpinan Penyimpanan sarana dan prasarana adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan 14

18 Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor: 1. Agar barang tidak cepat rusak 2. Agar tidak terjadi kehilangan barang 3. Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari 4. Memudahkan dalam pengawasan 5. Memudahkan dalam analisa Cara penyimpanan barang/bahan kantor: 1. Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merek dan satuan barang) 2. Barang disimpan dalam keadaan bersih 3. Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi 4. Barang disimpan ditempat yang memadai 5. Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari 6. Barang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air 7. Barang disimpan harus di ruangan yang dapat dikunci 8. Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan 9. Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian 10. terdepan sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam Pemeliharaan sarana dan prasaranan adalah kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Sondang P. Siagian (1992: 249) menyatakan bahwa: Pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan operasional yang terlaksana dengan lancar, efisien dan efektif dibutuhkan sarana tertentu yang harus tersedia dalam jumlah yang tepat, mutu yang dapat diandalkan jenis yang sesuai dengan kebutuhan serta tersedia pada waktu yang tepat 15

19 Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor; Agar barang tidak mudah rusak karena hama/suhu/cuaca Agar barang tidak mudah hilang Agar barang tidak kadaluarsa Agar barang tidak mudah susut Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih Kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana dapat dilakukan dengan berbagai cara: a. Pemeliharaan berdasarkan waktu 1. Pemeliharaan sehari hari 2. Pemeliharaan berkala (menurut jangka waktu tertentu, seminggu sekali, sebulan sekali, dll) b. Pemeliharaan berdasarkan jenis barang 1. Pemeliharaan barang bergerak: kendaraan bermoto, mesin kantor dan alat elektronik 2. Pemeliharaan barang tidak bergerak: membersihkan debu debu yang menempel pada alat, sebaiknya dilakukan setiap hari 16

20 17

21 TUGAS INDIVIDU Langka Kerja: 1. Cermatilah sarana dan prasarana di sekitar lingkungan sekolah. 2. Buatlah sebuah laporan yang menyatakan keadaan sarana dan prasarana tersebut. 3. Setelah laporan telah dibuat segera laporkan ke guru. Format Laporan No. Nama Sarana Jumlah Sarana Kondisi Sarana 1 2 Format Laporan No. Nama Prasarana Jumlah Prasarana Kondisi Prasarana 1 2 TUGAS DISKUSI Langkah Kerja 1. Bentuklah sebuah kelompok yang beranggota 5 orang. 2. Bawalah beberapa sarana dan prasarana yang kalian ketahuai. 3. Diskusikan dengan anggota kelompok. 4. Laporkan hasil diskusi kalian kepada guru. 5. Presentasikan hasil diskusi anggota kelompok di depan kelas bagaimana cara menyimpan atau memelihara (pilih salah satu) sarana dan prasarana dengan baik dan benar. 18

22 LATIHAN SOAL PETUNJUK 1. Bacalah Kompetensi Inti dan Kompetensi Dasar pada bagian awal dengan baik dan cermat! 2. Baca dan pahamilah Pendalaman Materi di atas! 3. Diskusikan dengan teman sebangku dan buatlah ikhtisar dari Pendalaman Materi di atas! 4. Perhatikan dan pahami kembali tugas-tugas pada Pendalaman Materi dengan cermat dan teliti! 5. Kerjakan Latihan Soal di bawah ini dengan cermat dan teliti! 6. Kumpulkanlah hasil pekerjaan kepada guru! A. Soal Pilihan Ganda Pilihlah jawaban yang benar dengan memberi t silang (x) pada huruf a, b, c, d, atau e! 1. Segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan; alat adalah pengertian dari a. Prasarana d. Pengelolahan sarana dan prasarana b. Sarana e. Tujuan pemeliharaan c. Laporan sarana dan prasarana Pahami Pertanyaannya! 20

23 2. Segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek) adalah pengertiana dari a. Prasarana d. Pengolahan sarana dan prasarana b. Sarana e. Tujuan pemeliharaan c. Laporan sarana dan prasarana 3. Biasanya jangka waktu dalam pembuatan sebuah laporan kepada pimpinan adalah a. 5 bulan sampai 1 tahun d. 3 bulan, 6 bulan atau 1 tahun b. Setiap 3 bulan sekali e. Awal tahun dan akhir tahun c. 1 tahun 4. Salah satu fungsi adanya laporan sarana dan prasarana adalah a. Memriksa barang d. Mengetahui sifat barang yang b. Memudahkan dalam analisis barang disimpan c. Memberikan informasi tentang e. Menghitung persediaan awal tahun barang yang tersedia dan mutase dan akhir tahun barang barang 5. Bukti atau catatan pendukung untuk menyapaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan adalah sebagai berikut, kecuali a. Bukti penerimaan barang d. Daftar inventaris b. Bukti penjualan baran e. Bukti pembelian barang c. Kartu barang 6. Teknik pembuatan laporan: a. Menghitung sisa persediaan e. Menghitung pengeluaran barang b. Mencatat mutasi barang f. Menghitung persediaan barang c. Melaporkan kepada atasan atau awal tahun anggaran pimpinan g. Menghitung penerimaan dan d. Memeriksa barang pengadaan barang 21

24 Susunan dalam teknik pembuatan laporan yang benar adalah a. d, f, g, e, a, b, c b. a, b, c, g, f, d, e d. f, g, a, b, c, d, e e. b, e, f, g, a, d, c c. a, b, c, d, f, e, g 7. Kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang dilaporkan dari bantuan adalah pengertian dari a. Pemeliharaan sarana dan prasarana b. Penggandaan sarana dan prasarana d. Pengolahan sarana dan prasarana e. Penyimpanan sarana dan prasarana c. Pembersian sarana dan prasarana 8. Tujuan dari penyimpanan barang/bahan kantor adalah a. Mengetahui jangka waktu d. Agar barang tidak cepat rusak penyimpanan b. Mengetahui biaya yang tersedia e. Mengetahui saran penyimpanan dan pemeliharaan c. Agar barang yang disimpan dalam keadaan bersih 9. Sebelum penyimpanan dilakukan sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut, kecuali a. Sifat barang yang disimpan d. Pesediaan alat-alat pemeliharaan b. Tenaga yang diperlukan yang diperlukan c. Membuat format penyimpanan barang e. pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan 10. Cara penyimpanan barang/ bahan kantor adalah a. Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merek dan c. Membedakan barang rusak dan baik satuan barang) d. Jawaban a dan b benar b. Menyusun barang dengan rapi e. Jawaban benar semua 22

25 11. Kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar kantor barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai adalah pengertian dari a. Pemeliharaan sarana dan prasarana d. Pengolahan sarana dan prasarana b. Penggandaan sarana dan prasarana e. Penyimpanan sarana dan prasarana c. Pembersian sarana dan prasarana 12. Menurut Sondang P. Siagian (1992: 249) menyatakan bahwa pengelolaah sarana dan prasarana kantor adalah a. Kegiatan awal hingga akhir pemakaian secara baik dan benar dalam lingkungan kantor b. Kegiatan yang bertujuan menjaga sarana dan prasarana kantor secara efektif dan efisien c. Kegiatan operasional yang terlaksana dengan lancar, efisien dan efektif d. Kegiatan untuk mengelolah sarana dan prasarana kantor yang ada dengan baik dan benar e. Kegiatan operasional kantor yang dilakukan sesuai dengan peraturan yang dibuat kantor 13. Tujuan dari pemeliharaan sarana dan prasarana kantor adalah a. Agar tidak terjadi kehilangan barang d. Barang diklasifikasikan sesuai jenis b. Agar sarana dan prasarana selalu barang dalam keadaan bersih e. Agar barang tidak kotor c. Tersusun rapi agar mudah dalam pencarian kembali 14. Pemeliharaan berkala merupakan pemeliharaan berdasarkan a. Pemeliharaan berdasarkan jenis barang b. Pemeliharaan berdasarkan fungsi barang c. Pemeliharaan berdasarkan tujuan barang d. Pemeliharaan berdasarkan kondisi barang e. Pemeliharaan berdasarkan waktu 23

26 15. Merupakan pemeliharaan barang bergerak adalah, kecuali a. Kendaraan bermotor b. Mesin kantor c. Alat elektronik d. Proyek e. komputer f. 16. Contoh kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana adalah sebagai berikut, kecuali a. Membuang barang yang sudah tidak terpakai b. Perbaiki barang-barang yang rusak c. Jangan menyimpan bahan bakar d. Bersihka sarana dan prasarana agar bebas dari debu e. Pisahkan barang-barang yang rusak dan tidak rusak 17. Kegiatan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutase maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu a. Pemeliharaan sarana dan prasarana b. Penggandaan sarana dan prasarana c. Laporan sarana dan prasarana d. Pengolahan sarana dan prasarana e. Penyimpanan sarana dan prasarana 18. Menurut Purwanto dan Muhamad Ali (2008: 233) yang menjelaskan bahwa manfaat pemeliharaan meliputi, kecuali a. Meningkatkan motivasi pekerja b. Merusak sarana dan prasrana kantor c. Mengurangi biaya pemeliharaan d. Meningkatkan keselamatan para pekerja e. Menghasilkan produk dengan kualitas yang paling baik 24

27 19. Menurut Purwanto dan Muhamad Ali (2008: 239) yang bukan merupakan sumber daya sarana dan prasarana yang digunakan dalam kegiatan pemeliharaan adalah a. Biaya b. Sumber daya alam c. Bahan d. Tenaga kerja e. Waktu pemeliharaan 20. Menurut Sodang P. Siagian kegiatan operasional harus terlaksana dengan a. Baik dan benar b. Tepat dan cepat c. Efektif dan efisien d. Lancar, efisien dan efektif e. Professional 25

28 B. Soal Isian Isilah titik-titik di bawah ini dengan jawaban yang tepat! 1. Untuk membedakannya, sarana lebih ditujukan kepada, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk 2. Laporana sarana dan prasarana adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk 3. Menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan, sebaiknya dilampiri dengan beberapa 4. Kegiatan yang dilakukan oleh untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan. 5. Barang disimpan berdasarkan klasifikasi 6. Pengolahan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan 7. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor adalah agar barang tidak mudah rusak karena 8. Kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana dapat dilakukan dengan 9. Pemeliharaan berkala adalah 10. Manfaat pemeliharaan antara lain peningkatan ekspektasi umur peralatan dan komponen sehingga mengurangi penggantian dini terhadap 26

29 C. Soal Essay Jawablah soal-soal di bawah ini dengan lengkap dan jelas! 1. Apa pengertian sarana dan prasarana menurut kamus besar Bahasa Indonesia (KBBI)? 2. Sebutkan fungsi dari adanya laporan sarana dan prasarana! 3. Bagaimana teknik susunan pembuatan laporan yang benar? 4. Sebelum penyimpanan dilakukan hal-hal apa saja yang sebaiknya diperhatikan? 5. Bagaimana cara menyimpan barang/bahan kantor? 6. Jelaskan pengertian laporan sarana dan prasarana serta penyimpanan sarana dan prasarana! 7. Sebutkan contoh kegiatan apa saja yang dapat dilakukan dalam pemeliharaan sarana dan prasarana? Minimal 5 contoh! 8. Menurut Purwanto dan Muhamad Ali (2008: 239) apa saja sumber daya sarana dan prasarana yang digunakan dalam kegiatan pemeliharaan? Jelaskan! 9. Apa tujuan dari diadakannya pemeliharaan sarana dann prasarana kantor? 10. Jelaskan berbagai cara yang dapat dilakukan dalam kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana! 27

30 PENILAIAN A. LATIHAN SOAL Soal Pilihan Ganda Jumlah soal : 20 Butir Skor tiap soal : 5 Point Jumlah nilai : Jumlah butir soal benar skor (5 point) Skor Maksimal : 100 point Soal Isian Jumlah soal : 10 Nomor Skor tiap soal : 10 point Jumlah nilai : jumlah butir soal benar skor (10 point) skor Skor maksimal : 100 point Soal Uraian (Essay) No. Rincian Tugas Kinerja Skor Maksimum 1 Ketepatan pemilihan jawaban 30 2 Kelengkapan dalam menguraiakan jawaban 30 3 Ketepatan dalam penulisan kata dan kalimat 20 4 Pemilihan diksi sesuai dengan konteks jawaban 20 Jumlah 100 Nilai akhir yang diperoleh: Rata-rata total keseluruhan skor yang didapat siswa Σ skor soal pilihan ganda + Σ skor soal isian + Σ skor pada soal uraian 3 28

31 B. PENUGASAN INDIVIDU DAN KELOMPOK 1. LEMBAR PENILAIAN PROSES Format Assesmen Kinerja Proses No. Rincian Tugas Kinerja Skor Skor Assesmen Maksimum Oleh siswa Oleh guru 1 Persiapan: Kemampuan dalam mempersiapkan saran dan prasarana yang digunakan 20 untuk dipresentasikan didepan kelas. 2 Proses: 1 kelompok beranggota 5 siswa berdiskusi tentang cara penyimpanan 20 dan pemeliharaan sarana dan prasarana. 3 Hasil/produk sesuai dengan ketentuan yang ada: Sarana dan prasarana yang dibawah Ketepatan dan kejelasan dalam memberikan jawaban dan pendapat Keaktifan anggota kelompok Kreativitas anggota jumlah

32 2. LEMBAR PENILAIAN PSIKOMOTOR Format Asesmen Kinerja Psikomotor No. Rincian Tugas Kinerja Skor Skor Assesmen Maksimum Oleh Siswa Oleh Guru 1 Menyiapkan sarana dan prasarana untuk di presentasikan di depan kelas 35 2 Keaktifan anggota kelompok dalam proses diskusi berlangsung 30 3 Kreativitas anggota kelompok dalam mempresentasikan di depan kelas 34 jumlah FORMAT PENGAMATAN PERILAKU BERKARAKTER Petunjuk: Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa menggunakan skala berikut ini: D = Memerlukan perbaikan C = Menunjukkan kemajuan B = Memuaskan A = Sangat baik No. Rincian Tugas Kinerja (RTK) Memerlukan perbaikan (D) Menunjukkan Kemajuan (C) Memuaskan (B) Sangat Baik (A) 1 Teliti, Tekun, Cekatan 2 Jujur 3 Loyal 4 Disiplin 5 Kreatif-Inovatif 30

33 No FORMAT PENGAMATAN KETERAMPILAN SOSIAL Petunjuk: Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas keterampilan sosial siswa itu menggunakan skala berikut ini: D = Memerlukan perbaikan C = Menunjukkan kemajuan B = Memuaskan A = sangat baik Rincian Tugas Kinerja (RTK) Bekomusikasi Format Pengamatan Keterampilan Sosial Memerlukan Perbaikan (D) Menunjukkan Kemajuan (C) Memuaskan (B) Sangat Baik (A) 2 3 Bekerjasama Partisipasi 31

34 32

35 Menentukan Laporan Penyimpanan dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana 1. SOAL PILIHAN GANDA 1. B 2. A 3. D 4. C 5. B 6. A 7. E 8. D 9. C 10. A 11. A 12. C 13. B 14. E 15. D 16. A 17. C 18. B 19. B 20. D 2. SOAL ISIAN 1. Sarana kepada benda-benda yang bergerak, prasarana untuk benda-benda yang tidak bergerak 2. Bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor 3. Beberapa bukti atau catatan pendukung 4. Oleh satuan kerja atau petugas dagang 5. Klasifikasi berdasarkan jenis, berat, merek dan satuan barang 6. Kegiatan operasional yang terlaksana dengan lancar, efisien dan efektif 7. Karena hama/suhu/cuaca 8. cara pemeliharaan berdasarkan waktu dan pemeliharaan berdasarkan jenis barang 33

36 9. Pemeliharaan yang menurut jangka waktu tertentu, seminggu sekali, sebulan sekali dll) 10. Sparepart. 3. SOAL URAIAN (ESSAY) 1. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan; alat. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). 2. Fungsi adanya laporan sarana dan prasarana a) Sebagai bahan pertanggungjawaban b) Sebagai pengendali persediaan c) Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang d) Sebagai dasar/bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan 3. Teknik pembuatan laporan dapat disusun sebagai berikut: a) Memeriksa barang b) Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran c) Menghitung penerimaan dan pengadaan barang d) Menghitung pengeluaran barang e) Menghitung sisa persediaan f) Mencatat mutasi barang g) Melaporkan kepada atasan atau pimpinan 4. Sebelum penyimpanan dilakukan sebaiknya memperhatikan: a) Persediaan alat alat e) Prosedur dan tata kerja pemeliharaan yang diperlukan f) Biaya yang disediakan b) Pergudangan yang memenuhi g) Tenaga yang diperlukan syarat syarat yang ditentuka h) Jangka waktu penyimpanan c) sifat barang yang disimpan d) Sarana penyimpanan dan pemeliharaan 34

37 5. Cara penyimpanan barang/bahan kantor: a) Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merek dan satuan barang) b) Barang disimpan dalam keadaan bersih c) Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi d) Barang disimpan ditempat yang memadai e) Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari f) Barang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air g) Barang disimpan harus di ruangan yang dapat dikunci h) Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan i) Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian j) terdepan sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam 6. Laporan sarana dan prasarana adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu. Sedangkan Penyimpanan sarana dan prasarana adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan 7. Contoh kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana: a) Sediakan kamper (kapur barus) untuk mencegah hama atau lakukan penyemprotan b) Bersihkan sarana dan prasarana agar bebas dari debu c) Sediakan alat pemadam kebakaran d) Jangan menyimpan bahan bakar e) Gunakan sarana dan prasarana sesuai SOP (Standard Operating Procedure) f) Pisahkan barang barang yang rusak dan tidak rusak 8. Menurut Purwanto dan Muhamad Ali (2008: 239) sumber daya sarana dan prasarana yang digunakan dalam kegiatan pemeliharaan meliputi: Tenaga Kerja Pelaksanaan pemeliharaan sarana dan prasarana perlu dipikirkan siapa yang harus terlibat, apa saja diskripsi tugasnya, kompetensi apa yang perlu sikuasi, dan bagaimana beban kerjanya. 35

38 Biaya (money) Biaya pemeliharaan perlu dianggarkan dan dimasukkan dalam usulan anggaran sehingga tersedia dana untuk mendukung program pemeliharan sarana dan prasarana. Biaya pemeliharaan dibutuhkan untuk pembelian bahan baku, pembelian peralatan pemeliharaan, upah tenaga perawat khususnya apabila pekerjaan perawatan terpaksa harus mengundang pihak luar. Bahan (materials) Bahan untuk pekerjaan pemeliharaan harus tersedia dengan jumlah yang memadai untuk merawat semua sarana dan prasarana yang ada. Bahan-bahan tersebut meliputi bahan untuk pekerjaan kebersihan, bahan untuk pemelihara, dan suku cadang. Peralatan (machines) Peralatan yang dibutuhkan disesuaikan dengan jenis sarana atau fasilitas yang akan dirawat serta jenis kegiatan perawatannya. Metode (methodes) Metode atau cara pemeliharaan yang dipilih untuk melakukan pekerjaan pemeliharaan sarana dan fasilitas dapat dilakukan dengan cara: melakukan pencegahan, penyimpanan, kebersihan, pemeliharaan, pemeriksaan, perbaikan, dan penggantian. Waktu pemeliharaan (minutes) Pelaksanaan program pemeliharaan sarana dan prasarana dapat dilihat dari tersedianya kesempatan atau waktu bagi pihak yang dilibatkan dalam pemanfaatan kesempatan tersebut secara efektif dan efisien untuk melaksanakan kegiatan pemeliharaan. 9. Kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana dapat dilakukan dengan berbagai cara: a. Pemeliharaan berdasarkan waktu Pemeliharaan sehari hari Pemeliharaan berkala (menurut jangka waktu tertentu, seminggu sekali, sebulan sekali, dll) b. Pemeliharaan berdasarkan jenis barang Pemeliharaan barang bergerak: kendaraan bermoto, mesin kantor dan alat elektronik 36

39 10. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor; Agar barang tidak mudah rusak karena hama/suhu/cuaca Agar barang tidak mudah hilang Agar barang tidak kadaluarsa Agar barang tidak mudah susut Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih 37

40 Setelah siswa mempelajari modul ini di harapkan siswa mampu membuat sebuah laporan penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dengan baik dan benar, serta dapat digunakan untuk acuan pembelajaran selanjutnya mengenai menentukan laporan penyimapanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana. Setelah mempelajari modul ini siswa diharapkan mampu meningkatkan aktivitas dan hasil belajar serta dapat mencapai tujuan belajar yang sudah ditentukan 38

41 Sarana Dipakai sebagai alat, benda-benda yang bergerak Prasarana Penunjang utama terselenggaranya suatu proses, benda-benda yang tidak bergerak Pemeliharaan Berkala Menurut jangka waktu tertentu, seminggu sekali, sebulan sekali, dll Barang Bergerak Kendaraan bermootor, mesin kantor, dan alat elektronik Barang Tidak Bergerak Membersihkan debu-debu Kamper Kapur barus SOP Standart Operating Procesure Breakdown Berhenti operasi 39

42 DAFTAR PUSTAKA file:///e:/pengembanganbahanajar/saranaprasaranajanuari/ html file://mengidentifikasi_sarana_dan_prasarana_abuosa/sugengrusmiawi.html file://bintangkejoradikegelapan/:laporanobservasiadministrasisar ANADANPRASARANA.html file://admin.perkantoran_penyimpanandanpemeliharaansaranadanprsarana.html file://ap.memahami-prinsip.penyelenggaraan.admin.perkantoran.pdf 40

43 Jadilah manusia yang dapat memberikan Rahmat bagi semua Makhluk. (Surah An-Anbiya 107) Nindia Dwi Norma Guvita lahir di Lamongan, 01 Februari Saat ini dia menempuh Pendidikan S1 di Fakultas Ekonomi Jurusan Manajemen Prodi Pendidikan Administrasi Perkantoran Universitas Negeri Malang. Mahasiswa angkatan 2013 ini juga perna menempuh Pendidikan Sekolah Dasar di SDN 2 Lukrejo, lamongan dan lulus pada tahun 2007, Pendidikan Sekolah Menengah Pertama di SMP Negeri 1 Kalitengah, Lamongan lulus pada tahun 2010, dan kemudian melanjutkan Pendidikan Sekolah Menengah Atas Jurusan IPA di SMA PANCA MARGA 1 Lamongan dan lulus pada tahun Penulis menyusun bahan ajar berupa modul Administrasi Perkantoran untuk mata pelajaran Administrasi Sarana dan Prasarana dengan Kompetensi Dasar yang dipilih adalah Menentukan Laporan Penyimpanan dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana dengan harapan dapat memberikan manfaat yang besar bagi pembaca dalam membuat laporan penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana. Selain itu, penulis juga berharap bahwa pembaca dapat memberikan kritik dan saran yang membangun untuk perbaikan terhadap modul-modul selanjutnya.