LAMPIRAN 1 HASIL DOKUMENTASI

Transkripsi

1 LAMIRAN 1 HASIL DOKUMENTASI Sistem penomoran rumah sakit haji medan berdasarkan pada unit numbering system yang terdiri dari 6 digit. Gambar berikut merupakan sistem penomoran berkas rekam medis pada rak penyimpanan. Kebijakan standar kerja rumah sakit satu kolom rak itu memuat 100 nomor, namun kenyataannya sekarang kebijakan itu sudah seharusnya di revisi kembali mengingat berkas rekam medis yang masuk perhari bisa mencapai 300 lebih. 54

2 Inilah kenyatannya rekam medis menjadi menumpuk dan diletak disembarang tempat Hal ini juga dirasakan karena kurangnya tenaga kerja pada bagian rekam medis di Rumah Sakit Haji Medan ini. 55

3 karna terjadi penumpukan dan tidak muatnya lagi ruang penyimpanan menyimpan berkas rekam medis, maka diletakla berkas rekam medis di lantai pada ruang kerja staff rekam medis. 56

4 Akibat penumpukan berkas rekam medis tersebut, penyusunan rekam medis yang ada sekarang disusun hanya berdasarkan jenis pembayaran dan bulan saja.berkas dikumpulkan dan diikat berdasarkan jenis pembayaran dan bulan saja. 57

5 Setiap pasien masuk yang belum pernah sama sekali berobat akan diberikan kartu berobat yang nantinya akan digunakan untuk seterusnya. Dan dengan kartu inilaah proses penemuan kembali berkas rekam nantinya jika psaien kembali berobat hanya cukup dengan menunjukkan kartu berobatnya. 58

6 Namun seandainya pasien lupa membawa kartu berobat pada kunjungan keduanya, dengan menanyakan identitas diri pasein, dari nama dan tgl lahirnya saja petugas kemudian akan mencari datanya di computer. Berikut ini merupakan gambar-gambar berkas rekam medis yang akan dimusnahkan. 59

7 Ditemukannya adanya beberapa berkas yang rusak karna ruangan yang tidak memiliki sarana yang baik sebagai ruang penyimpanan. 60

8 LAMIRAN 2 EDOMAN WAWANCARA Wawancara dilakukan secara mendalam guna mendapatkan data yang akurat. edoman yang dilakukan dalam wawancara, yaitu : 1. engadaan rekam medis rawat jalan dan rawat inap 2. Sistem penomoran rekam medis 3. Sistem penyimpanan rekam medis 4. Sistem pengolahan rekam medis 5. Distribusi rekam medis 6. Tata cara pengambilan rekam medis 7. roses penemuan kembali rekam medis 8. roses pemusnahan rekam medis 61

9 LAMIRAN 3 TRANSKRI WAWANCARA Nama Informan : Drs. Rinsyah Sumandri Harahap Tanggal Wawancara : 3 April 2013 ukul Tempat : WIB : Instalasi Rekam Medik Rumah Sakit Haji Medan Keterangan : eneliti : Informan I : Assalamualaikum pak : Yaa..walaikumsallamwarohmatullah, interview terakhir ini yaa dek yang dari Usu? : Haha.. iya pak ini wawancara terakhir untuk melengkapi data skripsi saya : Yauda silahkan apa yang mau ditanya dek? : Ohh baiklah pak langsung saja, bagaimana ya pak prosedur pengadaaan rekam medis bagi pasien di rumah sakit ini? : Jadi memangkan prosedur rekam medis itukan alur rekam medis ada rawat inap dan rawat jalan. : Ohh.. bisa dijelasin pak? : Oke gini jadi memang kalo rawat inap itu dia pasien datang sendiri atau kiriman dari rumah sakit lain, dokter ataupun puskesmas. Jadi dia memang bisa dari UGD atau rawat jalan, kalu UGD biasanya untuk rawat inap. kalo rawat jalan itu langsung ke bagian pendaftaran atau poliklinik sana, jadi prosedurnya itu ada. : Ohh jadi maksudnya gimana pak yang berobat jalan? : Gini semuakan sudah ada prosedurnya jadi pasien berobat jalan pertama mebeli karcis di loket dan kemudian mendaftar di tempat pendaftaran. 62

10 petugas akan membuat kan sebuah kartu berobat dan pasien langsung menuju poliklinik. petugas langsung mecatat di buku register. ini ya untuk pasien yang belum pernah sama sekali berobat kemari ya tentunya. : Ohh jadi pak kalau untuk pasien yang sudah pernah berobat ke rumah sakit ini? : Yaa.. cukup membawa itu saja kartu berobat yang telah kita berikan, memang kadang-kadang kalau dia telah berobat setahun yang lalu kan mungkin bisa saja hilang, jadi kalau dia bilang sudah pernah berobat kita tinggal cari aja dari komputer dengan menanyakan nama atau tanggal lahirnya. : Iyaiya pak jadi pak kalo prosedur pasien rawat inap itu bagaimana pak? : Nah sebenernya itu prosedurnya hampir sama. Cuma kalo untuk pasien UGD itu pelayanan langsung diberikan petama kali, untuk urusan rekam medis itu belakangan, karena kan nyawa lebih penting dan harus di utamakan. baru setelah itu petugas menanyakan identitas pasein kepada keluarga atau kerabat pasien, nah kemudian barulah berkas rekam medis itu dibawa ke kasir untuk dihitung, dan kemudian dari situ dikirim ke bagian rekam medis, UGD itu tentu pertolongan pertama, gitu dek. : Nah jadi bagaimana pak kalau di UGD, di UGD kan tidak ada petugas rekam medis? : Jadi memang keadaannya itukan petugas rekam medis disini masih minim sekali, akhirnya ada sebagian tugas rekam medis itu dibantu oleh perawat itu sendiri misalnya di UGD kan bagaimana penomeran itu? jadi memang nomer itu kami stokkan di UGD, nomer rekam medis itu kami stokkan di UGD, kami beri di UGD apabila ada pasien baru yang memang belum pernah berobat ini diberikan kepada petugas IGD bukan petugas rekam medis, kenapa bukan petugas rekma medis...? ya itu tadi karna rekam keterbatasan pegawai harusnya itu adalah petugas rekam medis tapi karna keterbatasan ketenagaan ya terpaksalah, tapi kalau di pendaftaran itu orang rekam medis itu sendiri. : Oohh jadi apa pak pedoman dari semua prosedur pengadaan rekam medis Di Rumah Sakit Haji Medan ini? : ya jadi ada yaitu Buku edoman enyelenggaran Rekam Medis Rumah Sakit Haji Medan, jadi memang penyelenggaraan rekam medis itukan disususn oleh bagian rekam medis dan disahkan oleh direktur, jadi pedoman-pedoman ini juga mengacu kepada aturan-aturan dari permenkes 63

11 : Iyaiya pak, trus pak kalau sistem penomoran rekam medisnya pak? : Jadi sistem penomoran rekam medisnya menggunakan unit numbering system atau pemberian nomor cara unit yaitu satu kartu untuk pasien baru yag akan digunakan untuk seterusnya, terdiri dari 6 digit. kalau ketentuan yang sudah kita buatkan 6 digit itu dimulai dari 000 sampe 999, jadi kalu sudah habis nomer itu tentunya kita buat perubahan lagi harus disahkan lagi, kan gitu.. Jadi pengendalian nomer rekam medis ini ada di petugas bagian pendaftaran. : Sejauh ini apa ada kendala pak dengan penggunaan sistem penomoran tersebut? : Yaa sejauh ini sih dari prosedurnya sudah benar, namun kadang kendala itu muncul dari kita sendiri ya pegawai rekam medis ini contohnya banyak terjadi nomer double untuk satu pasein dan disitulah kelengkapankelengkapan berkas rekam medis ini dilengkapi baik itu nomor MR, resume medisnya setelah semua lengkap barula kita input ke komputer. jadi setelah di input di komputer, standard operasional prosedur nyakan rekam medis ini harusnya dibawa keruangan penyimpanan rekam di pendaftaran, namun karena sudah tidak mampu lagi menampung akhirnya kita terapkan kebijakan sendiri kita susun penyimpanan berdasarkan Tahun, Bulan dan jenis pembayarannya saja harusnya kan berdasarkan penomoran itu dibagian pendaftarannya. : Sekarang masuk pak ke proses pengolahan rekam medis bagaimana pak pengolahan rekam medis di rumah sakit ini? : Ya jadikan proses pengolahan inikan ada beberapa langkah, langkah pertama itu tentunya yaitu kita apa ituu.. tentunya kita mengisi kelengkapan kelengkapan data itulaah, apa itu namanya.. ya assembling. Asembling itu yaitu mengelompokkan rekam medis ke beberapa bagian, yaitu rekam medis pasien rawat jalan, rawat inap, kasus pasien bedah dan kasus kebidanan. termasuklah didalamnya kegiatan pengklasifikasian untuk memudahkan petugas menemukan kembali rekam medis dan setelah kita assembling tentunya kita coding yaitu pengklasifikasian penyakit dari psien-pasien di Rumah Sakit Haji yang dibuat berdasarkan buku ICD Ya termasukla didalamnya kan ada evaluasi kelengkapan berkas rekam medis penelian rekam medis itu, tujuannya agar kedepannya rekam medis itu lebih baik lagi : Ohh iyaiya begitu ya pak, jadi pak sistem penyimpanan rekam medis dirumah sakit ini pak menggunakan sistem apa pak? 64

12 : Jadi memang sistem penyimpanan kita menggunakan sentralisasi artinya tempat penyimpanan itu baik rawat inap maupun berkas rawat jalan disatu tempat itulah sentralisasi.. tidak terpisah antara rawat jalan dan rawat inap digabungkan, jadikan memang sementara bentuk rekam medik kita dirumah sakit haji inikan belum instalasi kalau kita sudah instalasikan sudah bisa menggunakan sistem disentralisasi kalau kita hanya bagian, baigian rekam medis. Kalau namanya instalasikan dia mungkin lebih langkap...jadi kita memang di Rumah Sakit Haji Medan ini kita menggunakan sentralisasi yaitu berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan disimpan disatu tempat yang sama. : Jadi pak apakah ada kendala dari sistem penyimpanan sentralisasi ini? : Ya sebenarnya sih masalahnya di tenaga kerjanya ya memang di personil ketenaga kerjaan rekam medis itu sendiri, karna kita memang kurang sekali pegawai rekam medisnya, contohnya kalo dirumah sakit besar itu kan pegawai rekam medisnya 30 nah kita disini Cuma ada 11, itupun yang disana sering sakit sakitan yang di pendaftaran itu setiap bulan pasti ada dua orang yang tidak masuk. Itu Cuma 6 disana tiap bulan ada yg gak masuk 2, tinggalah 4, satu ini bosnya disini ngurus Jamkesmas, tumpang tindihnya ini sekarang kejanya disini. : Ohh sebelumnya saya minta maaf ya pak saya bertanya terlalu banyak pak : Iya gak papa kok dek saya ngerti haha.. Saya dulukan juga pernah jadi mahasiswa : Makasih pak sebelumnyaa, jadi pak kalau sistem penjajaran rekam medis di Rumah Sakit Haji Medan ini sendiri bagaimana pak? : Jadikan berkas berkas rekam medis itu disimpan secara berjajajarkan, dengan sisitem angka langsung, yang terdiri dari 6 digit tadi disejajarkanlah itu terus nomornya. : Sejauh ini ada kendala gak pak pada penyusunan di rak? : Ya jadi begini, awalnya kan SO yang kita jalankan sistem penjajaran berkas rekam medis pada rak penyimpanan itu berdasarkan sistem nomor angka langsung contohnya , dan seterusnya. Namun sekarang ini kita hanya mengikuti SO yang dibuat pada tahun 1999nya ini Gini jadi sekarang rak status yang ada sudah tidak sesuai lagi dengan status rak yang sekarang, Jadikan begini kebijakan standar kerja kita yang 65

13 lama itukan memuat 100 nomor dalam satu kolom rak itu, sedangkan saat sekarang ini pasien rawat inap yang masuk saja mencapai diatas 20 pasien perhari dan 200 pasien rawat jalan sehari kurang lebih. Dapat dibayangkan sebulan bisa berapa rekam medis yang dihasilkan. Sehingga hal ini membuat ruang penyimpanan rekam medis yang sudah ada tidak muat lagi menampung sehingga dipindahkan ke tempat lain. Dan sekarang berkas rekam medis disusun hanya berdasarkan jenis pembayaran, Bulan dan Tahun pasien datang saja, karena hanya dengan cara inilah yang dianggap pegawai lebih mudah dalam menyusun berkas rekam medis. Makanya kan memang SO yang kita buat ini yang memang pada saat itu tahun Jadi pada saat itu jumlah tempat tidur hanya sekitar 130 seiring dengan perkembangan kan sudah adanya penambahan-penambahan ruangan dan kamar tidur. Kalo sekarang mungkin SO ini sudah tidak bisa lagi harusnya sudah kita ubah lagi, tapi ya karna situasinya rumah sakit masih dalam transisi, kebijakan-kebijakan baru belum bisa diterbitkan lagi. jadi seharusnya juga ada penggantian rak baru yang lebih besar sesuai dengan standar rumah sakit saat ini. : Jadi apakah belum pernah ada usulan pak selama ini? : Ya tentunya usulan itu selalu ada ya tapi gimana tetep aja gak di tanggapi, jadi gak asing lagi ya kalo untuk daerah sumatera rekam medis ini belum ada perhatian, kalau istilah kami, kami sebut rekam medis ini anak tiri,.karena memang rekam medis ini kesimpulannya tempat sampah tidak ada produksi tidak ada pemasukan jadi memang apa adanya aja rekam medis ini akhirnya ya petugas juga yang keteter. sehingga SO yang sudah ditetapkan tidak berjalan sesuai dengan yang ditetapkan. : Kalau tata cara pengambilan rekam medis itu seperti apa pak? : Jadi memang didalam ketentuan perundang-undangan ermenkes bahwa berkas rekam medis itu adalah menjadi milik rumah sakit dan pasien itu sendiri, jadi memang kalau pengambilan rekam medis untuk tujuan pendidikan hanya boleh dilihat didalam lingkungan rekam medis tidak boleh dibawa pulang, dan tidak boleh difotocopy hanya boleh di catat didalam ruangan rekam medis. Dengan catatan tidak boleh mengambi data secara lengkap tentunya kan data ini rahasia contohnya kan kalau mengambil data identias itukan terlalu lengkap, jadi mengambil data antara nama saja atau alamat saja. 66

14 : Jadi distribusi rekam medis itu seperti apa pak? : endistribusian masih dengan manual ya, jadi kalo rawat jalan dia dari pendaftaran langsung ke poliklinik yang dituju setelah selesai berobat petugas poliklinik mengembalikannya ke pendaftaran, lain kalau rawat inap, rawat inap jalurnya dari UGD atau dari poli yang memang harus dirawat inap keruang permintaan, dan setelah pulang dia kembali ke kasir untuk dihitung kemudian baru ke rekam medis kita olah kita entri ke komputer setelah itu baru kita simpan ke gudang penyimpanan. : jadi gini pak bagaimana proses penemuan kembali rekam medis itu sendiri Di Rumah Sakit Haji Medan ini pak? : Secara umum tentunyakan kan kita biasanya pada saat pasien mendaftar itukan sudah kita beri kartu pendaftaran yang dituliskan data pasien dan nomor rekam medisnya, apabila pasien itu datang kembali tentunya kami minta lagi itu kartunya, kan ada nomornya yang telah kami berikan jadi berdasarkan itulah kami cari. : Jadi pak bagaimana kalo pasien itu lupa membawa kartu berobatnya? : Kalau lupa membawanya kami cari di komputer, jadi selama ini pasien baru setelah kami data secara manual di buku pendaftaran selanjutnya kami input di komputer. : Nah ini yang terakhir pak yaitu bagaimana proses pemusnahan rekam medisnya? : Ya jadi proses pemusnahan ini tentunya sesuai prosedur yang sudah ditetapkan ya.. emusnahan rekam medis dilakukan setiap 10 tahun sekali, jadi memang prosedur awalnya kita pilih pasien yang non-aktif selama 5 tahun, itu masuk berkas yang non aktif, kemudian setelah 10 tahun barulah kita musnahkan dan pemusnahan itupun tentunya ada berita acara. Jadi sebelumnya berkas yang akan dimusnahkan ini dicatat. misalnya itu resume medis itu harus ditarik di ambil dari berkas, resume medis dan laporan operasi. jadi bukan semuanya dimusnahkan resume medis dan laporan operasinya itu kita ambil dan kita dokumenkan lagi, jadi baru sisanya itula yag dimusnahkan. : Haha gak terasa ini pak, uda banyak juga yang saya tanyakan ternyata.. sekali lagi makasih ya pak buat waktunya : Iya sama-sama dek seneng bisa membantu haha semoga bisa cepat wisuda. : Muda-mudahan pak Amiin. 67

15 TRANSKRI WAWANCARA Nama Informan : Taufik Siregar Tanggal Wawancara : 3 April 2013 ukul Tempat : WIB : Instalasi Rekam Medik Rumah Sakit Haji Medan Keterangan : : eneliti : Informan 2 ; Assalamualaikum pak, maaf pak sebelumnya saya mau interview ke bapak juga ini. : Walaikumsallam, Ohh bapak juga ditanyak ya? haha, yauda silahkan apa yang mau di tanyakan? : langsung saja pak kebagian pengadaan rekam medis pak, bagaimana ya pak prosedur pengadaan rekam medis di rumah sakit haji ini? : rosedur rekam medis itu ada rekam medis rawat inap atau rawat jalan : Ooh iyaiya bisa dijelasin pak? : Jadi memang kalo rawat inap itu dia pasien datang sendiri atau kiriman dari rumah sakit lain. Jadi dia memang bisa dari UGD atau rawat jalan, kalau UGD biasanya untuk rawat inap.kalo rawat jalan itu langsung ke bagian poliklinik. jadi kalau di UGD ini intinya pasien dulula yang diselamatkan, administrasi belakangan karna nyawa lebih pentingkan. : Maaf pak saya agak kurang mengerti ini, jadi maksudnya gimana pak yang berobat jalan? : Ya semua sesuai prosedurnya pasien berobat jalan pertama mendaftar ditempat pendaftaran dan kemudian petugas akan membuatkan kartu berobat dan pasien segera langsung ke poliklinik, dan petugas langsung mecatat di buku register ya ini untuk pasien baru ya tentunya. 68

16 : Ohh jadi pak kalau untuk pasien yang sudah pernah berobat ke rumah sakit ini? : Yaa dengan membawa itu tadi kartu berobat yang telah diberikan, jadi kalau datang kembali dan dia bilang sudah pernah berobat kita tinggal cari aja dari komputer dengan menanyakan identitasnya. :Jadi pak kalau prosedur pasien rawat inap itu bagaimana pak? : Yah sama aja sih sama rawat jalan, Cuma kalo pasien UGD itu tadi pelayanan langsung diberikan petama kali, urusan identitas rekam medis itu belakangan, karna kan nyawa lebih penting dan harus di utamakan. : Oohh jadi apa pak pedoman dari semua prosedur pengadaan rekam medis di rumah sakit haji ini? : SO nya ya gitu? jadi ada yaitu Buku edoman enyelenggaran Rekam Medis Rumah Sakit Haji Medan tahun 1999 : Iyaiya pak, trus pak kalau sistem penomoran rekam medisnya pak? : Jadi sistem penomoran rekam medisnya menggunakan unit numbering system atau pemberian nomor cara unit, terdiri dari 6 digit. jadi penomoran itu semua pusatnya di pendaftaran. : Sejauh ini apa ada kendala pak dengan penggunaan sistem penomoran tersebut? : Sejauh ini sih gak ada ya, Cuma masalahnya itu ya banyak terjadi double nomernya, contohnya gini di UGD kan kita tanya apa sudah pernah berobat? sudah, emang sudah pernah berobat tapi dirumah sakit lain kita buatla statusnya U (pasien ulang) sementara kami mencarinya setengah mati disini gak ada. nah itula salah satu kendala itulah susahnya kerepotan kalau sistemnya belum online. : Sekarang masuk pak ke proses pengolahan rekam medis bagaimana pak pengolah rekam medis di rumah sakit ini? : Ohh ada beberapa langkah, langkah pertama itu tentunya mengisi kelengkapan kelengkapan data itu, yang istilahnya assembling. Asembling itu yaitu penyusunan berdasarkan apa yang telah kita tetapkan yakan setelah kita assembling baru tentunya kita koding dan disitu juga ada evaluasi penelian berkas rekam medis. : Oohh iyaiya begitu ya pak, jadi pak sistem penyimpanan rekam medis dirumah sakit ini pak menggunakan sistem apa pak? 69

17 : Disini penyimpanan kita menggunakan sentralisasi artinya tempat penyimpanan antara rawat inap maupun berkas rawat jalan disatukan. : Jadi pak apakah ada kendala dari sistem penyimpanan sentralisasi ini? : Ya sebenarnya masalahnya sekarang di kurangnya tenaga rekam medis ini sebenernya kalo diikuti SO yang ada sudah benernya itu, kurangnya SDM yaa, nah itu saya bilang kalo rumah sakit lain pegawai rekam medisnya banyak nah disini Cuma berapalaa dek. : Ohh kalau sistem penjajaran rekam medis di rumah sakit haji ini sendiri bagaimana pak? : ya menggunakan sisitem nomor langsung, yang terdiri dari 6 digit disejajarkanla itu terus nomornya. : Ohh iyaiya gitu ya pak sejauh ini ada kendala gak pak pada penyusunan di rak? : Yaa pada dasarnya SO itukan usah ada dan kita ikuti, tapi seiring pertambahannya sarana dan prasarana pelayanan rumah sakit termasuk penambahan kamar dan tempat tidur otomatis membuat pertambahan pasien yang masuk baik rawat inap maupun rawat jalan bertambah pesat. Kebijakan yang kita buat yaitu setiap kolom rak memuat 100 nomor berkas rekam medis, namun kenyataannya sekarang rak ini sudah tidak mampu menampung lagi karna berkas yang masuk perhari bisa masuk sampai 300 lebih. Sehingga hal ini membuat terjadinya penumpukan berkas yang membludak. Dan sekarang berdasarkan kebijakan pegawai sendiri penyusunan berkas rekam medis hanya disusun berdasarkan kronologis saja dengan jenis pembayaran, Tahun dan bulannya. tentunya kebijakan ini harus sudah dirubah mengingat keadaanya saat sekarang ini sudah seperti ini. : Kalau tata cara pengambilan rekam medis itu seperti apa pak? : Jadi memang didalam ketentuan perundang-undangan ermenkes bahwa berkas rekam medis itu adalah menjadi milik rumah sakit dan pasien itu sendiri, jadi memang kalau pengambilan rekam medis untuk tujuan pendidikan hanya boleh dilihat didalam lingkungan rekam medis tidak boleh dibawa pulang, dan tidak boleh difotocopy hanya boleh di catat didalam ruangan rekam medis. Dengan catatan tidak boleh mengambil data secara lengkap, tentunya kan data ini rahasia contohnya kalau mengambil data identias itukan terlalu lengkap, jadi mengambil data antara nama saja atau alamat saja. 70

18 : Jadi disini apakah ada gitu pak membedakan map sesuai dengan penyakitya? : Ohh tidak, belum disini kita belum mampu ya misalnya kan dalam penyakit tertentu TBC harus merah, penyakit dalam warna kuning. jadi sekarang yang kita pakai hanya ada dua warna yg pasien umum warna hijau yg askes jamkesda warna biru langit ini. : Jadi distribusi rekam medis itu seperti apa pak? : Ohh jadi kalo dia rawat jalan ya disana disimpan., jadi kalo rawat jalan dia dari pendaftaran langsung ke poliklinik yang dituju setelah selesai berobat petugas poliklinik mengembalikannya besok pagi kependaftaran. kalo rawat inap kan nanti rekam medisnya dibawa kemari dan kita olah kemudian setelah diolah dikembalikan lagi ke tempat penyimpanan. : Jadi gini pak bagaimana proses penemuan kembali rekam medis itu sendiri dirumah sakit haji ini pak? : Awalnya pasien yg datang kan diberi kartu berobat yaa yg kecil yg berisikan identitas pasien dan nomor rekam medis, jadi kalo dia sudah pernah berobat tapi tidak membawa kartu berobat kita mencarinya di computer dengan menanyakan nama dan alamatnya. : Nah ini yang terakhir pak yaitu bagaimana proses pemusnahan rekam medisnya? : Ya sesuai prosedur yang telah ada ya dimusnahkan selama 10 tahun dan dilakukan penyusutan setelah 5 tahun. : Yauda pak itu saja terima kasih banyak ya pak haha sudah mengganggu waktunya haha.. : iya dek gpp bapak juga pernah gitunya dulu. 71