Standard Operating Procedures Penyelenggaraan Rapat Teknis

Transkripsi

1 BADAN INFORMASI GEOSPASIAL DEPUTI INFRASTRUKTUR INFORMASI GEOSPASIAL PUSAT STANDARDISASI DAN KELEMBAGAAN INFORMASI GEOSPASIAL Standard Operating Procedures Penyelenggaraan Rapat Teknis 2012 BADAN INFORMASI GEOSPASIAL Jl. Raya Jakarta-Bogor Km. 46 Cibinong Telepon / Fax :

2 ISI DAFTARISI 2 PENJELASAN SINGKAT PENGGUNAAN 3 ISTILAHDAN DEFINISI 3 SINGKATAN 4 Lampiran 1. Pedoman Standardisasi Nasional Nomor 1 Tahun 2007 tentang Pengembangan SNI

3 PENJELASAN SINGKAT PENGGUNAAN Ruang Lingkup Ruang lingkup SOP Penyelenggaraan Rapat Teknis meliputi tahapan rangkaian kerja, mulai dari persiapan dan pelaksanaan rapat untuk menyusun SNI. SOP ini berlaku dalam setiap kegiatan penyusunan SNI Bidang Informasi Geospasial yang dilakukan oleh Pusat Teknis di BIG maupun di Instansi Teknis Kementerian/Lembaga Pemerintah Pusat. Tujuan Tujuan penyusunan SOP adalah untuk memberikan panduan bagi pelaksanaan kegiatan perumusan SNI Bidang Informasi Geospasial dalam menyelenggarakan rapat. Dengan adanya SOP ini diharapkan setiap penyelenggaraan rapat penyusunan SNI akan terstruktur dan terlaksana dengan efektif dan efisien. Pencapaian tujuan SOP sangat ditentukan oleh komitmen tim pelaksanan dalam menjalankan urutan rangkaian instruksi kegiatan yang telah ditetapkan. Ringkasan SOP Penyelenggaran Rapat Teknis merupakan hasil adaptasi dari Pedoman Standardisasi Nasional Nomor 1 Tahun 2007 tentang Pengembangan SNI. Salah satu tahapan penyusunan SNI adalah penyelenggaraan rapat sebagai wadah pembahasan RSNI. Istilah dan Definisi Standar Standar Nasional Indonesia : spesifikasi atau sesuatu yang dibakukan, disusun berdasarkan konsensus (kesepakatan atas pengetahuan bersama) semua pihak terkait yang pada dasarnya hanya mengatur hal-hal yang bersifat dan berlaku secara umum dengan memperhatikan syaratsyarat kesehatan, keamanan, keselamatan, lingkungan, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta berdasarkan pengalaman, perkembangan masa kini dan masa yang akan datang untuk memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya : standar yang ditetapkan oleh BSN dan berlaku secara nasional if*

4 Konseptor RSNI Editor RSNI Panitia Teknis Sekretariat PT Gugus Kerja (GK) atau perorangan yang ditunjuk oleh ketua PT/SPT berdasarkan kesepakatan PT/SPT untuk merumuskan RSNI perorangan yang ditunjuk atau tim yang dibentuk di lingkungan suatu sekretariat PT/SPT untuk keperluan mengedit RSNI yang telah disepakati PT/SPT organisasi yang dibentuk dan ditetapkan oleh BSN, yang beranggotakan para ahli yang menangani lingkup tertentu dan mewakili pihak yang berkepentingan, bertugas melakukan perumusan Rancangan SNI (RSNI) dan pemeliharaan SNI unit organisasi dari suatu PT/SPT yang berfungsi mendukung dan memfasilitasi kegiatan PT/SPT Singkatan BIG BSN PT PT RSNI SNI Badan Informasi Geospasial Badan Standardisasi Nasional Panitia Teknis Panitia Teknis Tentang Bidang Geografi/ Geomatika Rancangan Standar Nasional Indonesia Standar Nasional Indonesia Informasi

5 LAMPIRAN : PERATURAN KEPALA BADAN INFORMASI GEOSPASIAL NOMOR : TANGGGAL BADAN INFORMASI GEOSPASIAL PUSAT STANDARDISASI DAN KELEMBAGAAN INFORMASI GEOSPASIAL PROSEDUR BAKU PELAKSANAAN KEGIATAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENYELENGGARAAN RAP AT TEKNIS PENYUSUNAN STANDAR NASIONAL INDONESIA BIDANG INFORMASI GEOSPASIAL Dl LINGKUNGAN BADAN INFORMASI GEOSPASIAL

6 JBSL B& ^5!r BAOAN INFORMASI GEOSPASIAL BADAN INFORMASI GEOSPASIAL Nomor SOP Tgl Pembuatan Tgl Revisi Tgl Pengesahan Disahkan Oleh Nama SOP Penyelenggaraan Rapat Teknis Penyusunan Informasi Geospasial SNI Bi Dasar Hukum a. Undang-Undang Nomor 4 Tahun 2011 tentang Informasi Geospasial b. Peraturan Pemcrintah Nomor 102 Tahun 2000 tentang Standardisasi Nasional c. Peraturan Presiden Nomor 85 Tahun 2007 tentang Jaringan Data Spasial Nasional d. Keputusan Kepala Bakosurtanal Nomor HK.00.01/24-KA/II/2002 tentang Tata Cara Mempersiapkan Rancangan Norma, Pedoman, Prosedur, Standar, serta Spesifikasi Survei dan Pemetaan Keterkaitan SOP Penyusunan Standar Nasional Indonesia (SNI) Bidang IG Peringatan : Pembagian tugas dalam penyelenggaraan rapat perlu dilakukan agar rapat berjalan dengan efektif dan optimal Kualifikasi Pelaksana a. Latar Belakang Pendidikan di Bidang Ilmu Geodesi, Geografi, Geoinformasi at Geomatika b. Mampu mengoperasikan komputer dan perangkat lunak pengolah dokurr (word processing) c. Mampu memahami dan mengimplementasikan Pedoman Standardisasi Nasioi yang diterbitkan BSN d. Memahami manajemen rapat Peralatan / Perlengkapan Komputer / laptop LCD Projector White Board Spidol Penghapus Pencatatan dan Pendataan : > Notula rapat > Daftar hadir

7 1. Uraian Prosedur Membuat draf surat undangan rapat Staf ~~s HP Kepala Bidang Pelaksana Kepala Pusat Peserta Rapat Kelengkapan , dokumen pendukung Mutu Baku Waktu Output draf surat undangan rapat Ket surat undangan disertai lembar konfirmasi kehadiran 2. Menelaah dan memaraf surat undangan rapat i r dokumen pendukung draf surat undangan rapat 3. Menandatangani surat udangan rapat,, surat undangan rapat 4. Menyampaikan surat undangan ke peserta rapat,, BB * , faksimile, telepon 5. Memesan ruangan untuk rapat 1 telepon 6. Memesan konsumsi untuk rapat telepon m1 r 1

8 Uraian Prosedur Mengirimkan materi rapat ke peserta rapat Menerima materi rapat dan mengirimkan lembar konfirmasi kehadiran dalam rapat Menginventarisasi lembar konfirmasi dari peserta rapat Staf 1 ~ ff 1 r I Kepala Bidang Pelaksana Kepala Pusat Peserta Rapat b^j p^ Kelengkapan , sms, telepon , sms,faksi mile Mutu Baku Waktu 2 hari Output daftar konfirmasi Ket 10. Membuat daftar hadir rapat i I MB r sbi daftar hadir rapat 11. Membuat rapat notula notula 1 i r ' - i r