PELAKSANAAN WORKSHOP LOGISTIK PROGRAM TB DI BANDUNG TANGGAL MEI 2011

Transkripsi

1 PELAKSANAAN WORKSHOP LOGISTIK PROGRAM TB DI BANDUNG TANGGAL MEI 2011 PENDAHULUAN Salah satu komponen strategi DOTS adalah tersediaanya Obat Anti Tuberkulosis (OAT) dengan jumlah yang cukup dan berkualitas, demikian juga dengan sarana logistik lainnya. Agar kebutuhan tersebut terpenuhi dengan baik perlu dikelola secara profesional, mulai dari kebijakan pengelolaan yang tertuang dalam perencanaan, pengadaan, penyimpanan, sistem distribusi, pencatatan pelaporan serta monitoring dan evaluasi. Permasalahan akan terjadi bila salah satu sistim pengelolaan tersebut tidak berjalan dengan baik, dan hal ini akan menyebabkan terganggunya pelaksanaan pengobatan yang pada akhirnya mengakibatkan kegagalan dalam pelaksanaan Program secara keseluruhan. Sehuhubungan pengelolaan tersebut melibatkan berbagai pihak mulai dari kabupaten/kota, provinsi dan pusat dengan tugas dan kewenangan yang berbeda/terpisah dari pelaksana dalam perencanaan, pengadaan, penyimpanan dan pemberi pelayanan, maka perlu dibangun satu sistem pengelolaan yang baik serta sistem koordinasi antara semua pihak pelaksana. Untuk maksud tersebut berdasarkan Keputusan Direktur Jenderal Pengendalian Penyakit dan Penyehatan Lingkungan Nomor : HK /D/III.1/1127/2011 tentang Pembentukan Panitia Penyelenggara workshop Logistik Program Tuberkulosis Tahun 2011, telah dilaksanakan kegiatan Workshop Logistik Program TB yang hasilnya sebagai berikut. A. HASIL KEGIATAN WORKSHOP 1. Hasil Valisdasi Data : 1) Situasi Laporan Stock OAT (TB.13) Triwulan 1 Tahun 2011 yang dilaporkan. Berdasarkan pelaporan TB.13 tersebut, masih ada stock OAT di Instalasi farmasi yang belum dilaporan yaitu 1 (satu) Instalasi Farmasi tingkat (Sumatera Utara) dan 22 (dua puluh dua) Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota, dan untuk jelasnya dapat dilihat pada lampiran Situasi Laporan Stock OAT TB.13. 2) Data ketersediaan OAT Kategori 1, Kategori 2 dan Kategori Anak per pada awal Triwulan 2 tahun Dari laporan dapat disimpulkan bahwa ketersediaan OAT Kategori 1, OAT Kategori 2 dan OAT Anak, dari seluruh provinsi bervariasi, ada yang akan mengalami kekurangan dan ada yang berlebihan, namun secara Nasional tingkat ketersediaan OAT adalah diatas 14 bulan. 1

2 Tingkat ketersediaan secara garis besar dapat dijelaskan sbb : a) Kategori 1 : Tingkat ketersediaan Katagori 1 dapat dirinci sebagai berikut : Zona kritis, sebanyak 4 (empat) yaitu : Sumut (identifikasi masih tanda tanya) karna laporan belum lengkap. Kalsel (identifikasi masalah masih tanda tanya) karena laporan ED tidak jelas. Papua Barat tersedia stock 1,5 bulan dan sudah dipenuhi kekurangannya melalui buffer stock pusat. Riau tersedia stock untuk 5 bulan, agar segera menyampaikan permintaan ke pusat untuk memenuhi sampai distribusi pengadaan tahun Zona pas-pas an sampai pengadaan tahun 2011 sebanyak 5 (lima). Zona Aman sebanyak 6 (enam), ini bahwa ada stock lebih kurang 1 triwulan pada saat distribusi pengadaan tahun 2011 Zona berlebihan sebanyak 18 (delapan belas), yang masuk zona ini jika tidak di kelola dengan baik dan relokasi, maka akan terjadi expire b) Ketersediaan Kategori 2 : 7 masuk zona kritis 9 masuk zona aman. 17 masuk zona berlebih. c) Ketersediaan Kategori Anak : 7 masuk zona kritis 4 zona aman 22 masuk zona berlebih. Berdasarkan kondisi tersebut, maka perlu dilakukan langkah-langkah antara lain : bersama Kabupaten/Kota harus melakukan analisa penyerapan atau berapa banyak OAT yang dapat dipakai/dipergunakan sampai habis masa pakai. Perlu disusun rencana relokasi antar Kabupaten/Kota dan melaporkan ke pusat untuk relokasi antar. yang termasuk zona kritis segera menyampaikan permintaan untuk pemenuhan kekurangan. perlu secara rutin memonitor ketersediaan OAT disemua yang masuk kedalam zona berlebih. Hal-hal yang telah dan akan dilaksanakan : Untuk memenuhi Kekurangan OAT Kat. Anak Papua telah dikoordinasikan untuk relokasi stock OAT anak yang ada(berlebih) dari Papua Barat. 2

3 Secara rinci kondisi ketersediaan OAT per provinsi dapat dilihat lampiran data ketersediaan OAT. 3) Data jumlah instalasi Farmasi Kabupaten/Kota yang melapor dan terjadi kekosongan (stock out) pada awal Triwulan 2 tahun 2011 dan jumlah Walaupun ketersediaan OAT diatas 14 bulan, namun masih ditemukan beberapa Kabupaten/Kota yang mengalami kekosongan antara lain : Dari 462 Kabupaten/Kota yang melaporkan stock terdapat : 16 mengalami kekosongan Kategori Kabupaten/Kota mengalami kekosongan Kategori Kabupaten/Kota mengalami kekosongan Kategori Anak Dan 83 Kabupaten/Kota terjadi OAT ex pide Secara rinci dapat dilihat pada lampiran Data Instalasi yang terjadi kekosongan (stock out) dan ex pire. Berdasarkan kondisi tersebut, maka perlu dilakukan langkah-langkah antara lain : Relokasi segera dilakukan antar Kabupaten/Kota Pemenuhan segera kekurangan dari stock yang ada di. Pembinaan dan supervisi perlu dilakukan secara rutin, terutama terhadap provinsi-provinsi yang bermasalah. 2. Hasil Perencanaan : Rencana kebutuhan OAT per Tahun 2012 Dari 33, usulan rencana kebutuhan OAT tahun 2012 hanya sebanyak 29 yang mengusulkan kebutuhan, sedangkan 4 lain yaitu Kalsel, Maluku, Papua dan Papua Barat tidak mengusulkan kebutuhan. Dari 29 yang mengusulkan perencanaan kebutuhan, 2 provinsi yaitu Prov. Keppri tidak terinci perkabupaten/kota, dan Prov. Sulsel usulan belum lengkap atau tidak semua Kabupaten/Kota mengusulkan. Secara Total Kebutuhan OAT tahun 2012 dari hasil rekapitulasi yang disampaikan provinsi untuk OAT FDC adalah : Kategori 1 : Paket, Kategori 2 : Paket, Sisipan : Paket, Kategori Anak : Paket dan untuk OAT Kombipak adalah : Kategori 1 : Paket, untuk jelas dan rinci lihat lampiran. Rencana kebutuhan biaya pengoplosan reagen yang bahan bakunya sudah tersedia di. Bahwa sampai saat ini masih tersedia bahan baku reagensia pengadaan tahun 2009 di tingkat provinsi, yang jumlahnya cukup banyak yaitu : paket, permasalahannya hanya tidak tersedia biaya pengoplosan dan pada kesempatan workshop telah dihitung kebutuhan biaya pengoplosan sebesar Rp ,- Untuk lebih jelas masing-masing provinsi dapat dilihat lampiran situasi reagen ZN dan kebutuhan dana oplos per provinsi. Khusus bahan baku yang ada di DI Jogjakarta, berdasarkan pembicaraan awal akan di relokasikan ke Sulbar. 3

4 Rencana kebutuhan Reagensia dan Bahan Lab tahun 2011/2012. Sesuai dengan kegiatan workshop, maka semua provinsi menyusun rencana kebutuhan logistik termasuk bahan untuk pemeriksaan laboratorium. Dari hasil perencanaan bahwa pada umumnya pembiayaan dari pada kebutuhan logistik program TB masih bergantung pada pembiayaan dari GF ATM, secara rinci kebutuhan masing-masing provinsi dapat dilihat pada lampirankebutuhan bahan pendukung Lab program TB tahun Rencana kebutuhan Pelatihan Manajemen Logistik. Untuk meningkatkan keterampilan bagi petugas pengelola logistik karena adanya mutasi kepegawaian, baik dari penanggung jawab program, maupun penanggung jawab obat Dinas Kesehatan, maka masih perlu diberikan pelatihan sebanyak 346 petugas yang teridi dari : 166 petugas penanggung jawab program dan 180 petugas penanggung jawab obat, secara rinci per provinsi dapat dilihat pada lampiran Usulan pelaqtihan logistik progrm TB. 3. Hasil Diskusi dan isue-isue serta pemecahan dan rencana tindak lanjut. Pada diskusi ada beberapa masalah yang menjadi isue penting yaitu : Kekosongan stock reagensia di provinsi dan kabupaten/kota. Tujuan distribusi OAT APBN ke provinsi atau kabupaten/kota Kebijakan one gate policy yang belum optimal Rencana Tindak Lanjut : yang masih tersedia bahan baku reagensia, akan diberikan dana untuk pengoplosan. Distribusi OAT akan di alamatkan ke Kabupaten/Kota dan untuk buffer stock. Untuk mengoptimalkan pelaksanaan one gate policy akan dilakukan : - Koordinasi antara pengelola program dengan farmasi, baik di provinsi maupun kabupaten/kota. - Pelatihan manajemen logistik TB untuk meningkatkan SDM dan persamaan persepsi. - Supervisi dan bintek secara berjenjang. Secara lengkap hasil diskusi dapat dilihat pada lampiran Hasil diskusi isueisue serta pemecahan serta rencana tindak lanjut. 4. Hasil diskusi kelompok Dalam Diskusi kelompok membahas upaya peningkatan pengelolaan logistic yang dibagi dalam 3 kelompok tema yaitu : Kelompok 1 : Peningkatan Koordinasi Perencanaan dan Pengadaan. Kelompok 2 : Peningkatan Tatalaksana Penyimpanan, Distribusi dan Penggunaan. Kelompok 3 : Meningkatkan dukungan Manajemen Logistik TB. Secara lengkap hasil diskusi dapat dilihat pada lampiran Hasil Diskusi kelompok 1, 2 dan 3. 4

5 5. Hasil Kesepakatan. KESEPAKATAN PESERTA WORKSHOP LOGISTIK PROGRAM TB BANDUNG, MEI 2011 No Kesepakatan I. Perencanaan Logistik TB 1. Pembentukan/Pemantapan Tim Perencanaan Obat Terpadu dan Kabupaten/Kota yang terdiri dari unsur Program TB, Bagian Perencanaan dan Instalasi Farmasi, (IFK) Dinkes Kab/kota: IFK menyiapkan data stok yang bersumber dari APBD, APBN atau sumber dana lainnya. Program menyiapkan data cakupan tahun sebelumnya dan target cakupan tahun perencanaan. 2. Program TB bersama dengan IFP/IFK menyusun total kebutuhan logistik TB dengan template yang sudah disediakan per kabupaten/kota, secara bottom up, dengan mengalokasikan per sumber dana. 3. Kabupaten/Kota menyusun kebutuhan logistik TB dan mengirimkannya ke paling lambat bulan Nopember. 4. menganalisa dan merekap kebutuhan logistik TB dari kab/kota dan mengirimkan ke Ditjen. PP&PL c.q. Subdit. ybs. pada bulan Desember untuk direkap menjadi kebutuhan Nasional dan disampaikan ke Ditjen. Binfar dan Alkes Kemenkes RI II. Pengadaan Logistik TB 1. Pemenuhan kebutuhan OAT tahun 2011 menjadi tanggung jawab 2. Pengadaan dilakukan menurut ketentuan-ketentuan yang berlaku yaitu Perpres No. 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa (minimal expire date 24 bulan pada saat Obat Anti Tuberkulosis (OAT) diterima untuk TB dewasa, sedangkan OAT Anak minimal 18 bulan). 3. Sertifikat analisa dari produsen OAT diterbitkan per batch (jumlah nomor batchnya diminimalkan) dan disertakan saat menyerahkan OAT kepada Instalasi Farmasi. Tindak Lanjut III. Penyimpanan Logistik TB 1. Instalasi Farmasi (IFP) dan Instalasi Farmasi Kab./Kota (IFK) bertanggung jawab terhadap peningkatan standard penyimpanan logistik TB. 2. Penerapan one gate policy di semua lini. 5

6 3. Peningkatan komunikasi dan koordinasi antara pemegang program TB dan pengelola IFP/IFK. 4. Pendistribusian logistik yang diadakan melalui APBN dengan perangko Kabupaten/Kota dan harus diinformasikan ke. 5. Sebelum di lakukannya pendistribusian logistik agar diberikan informasi secara tertulis kepada Kepala Dinkes provinsi & kab/kota kemudian program TB akan menindaklanjuti dengan berkoordinasi dengan IFP/IFK. 6. Laporan TB.13 harus tepat waktu, lengkap dan akurat sehingga dapat menjadi data dalam melakukan realokasi logistik TB yang dilakukan bersama antara pengelola program TB dan IFP/IFK. Serta adanya umpan balik (feedback) dari laporan yang diterima oleh ke kab/kota dan ke provinsi. 7. Dana realokasi antar provinsi menjadi tanggung jawab pusat, sedangkan dana relokasi antar Kabupaten menjadi tanggung jawab provinsi atau sharing dengan kab/kota tujuan relokasi. IV. Dukungan Manajemen dan SDM Pengelola Logistik TB 1. Permintaan dari UPK harus menggunakan LPLPO dan pengalokasian bekerjasama dengan Wasor. 2. Semua wasor diharapkan mempunyai buku monitoring distribusi OAT ke UPK. 3. Perlu membangun sistem informasi ketersediaan logistik TB di UPK. 4. Perlu adanya pencatatan dan pelaporan yang baku untuk reagensia dan logistik non OAT lainnya. 5. Wasor dan petugas farmasi melakukan telaah ketersediaan OAT setiap triwulan, serta meleporkan ke jenjang yang lebih tinggi. 6. Setiap penerimaan OAT dari setiap sumber dibuat laporan ke jenjang yang lebih tinggi. 7. Pelatihan management pengelolaan logistik. Modul/materi pelatihan dan TOT Assesmen kebutuhan pelatihan dan pelaksanaan pelatihan 8. Uji mutu selama penyimpanan dilakukan secara organoleptik dan uji laboratorium di laboratorium yang terakreditasi. Bandung, 26 Mei 2011 Peserta 6

7 SITUASI LAPORAN STOCK OAT (TB.13) PROGRAM TB PER PROVINSI TRIWULAN 1 (JAN-MARET) 2011 NO PROVINSI JUMLAH YANG MELAPOR BELUM IFK/IFP IFP IFK MELAPOR 1 NAD SUMUT SUMBAR R I A U KEPRI J A M B I SUMSEL BABEL BENGKULU LAMPUNG BANTEN DKI JAKARTA JAWA BARAT JAWA TENGAH D.I. YOGYAKARTA JAWA TIMUR KALBAR KALTENG KALSEL KALTIM SULUT GORONTALO SULTENG SULBAR SULSEL SULTRA B A L I NTB NTT MALUKU MALUT PAPUA IJABAR TOTAL KETERANGAN Laporan tidak lengkap Laporan tidak lengkap Laporan tidak lengkap Laporan tidak lengkap 7

8 DATA KETERSEDIAAN OAT KAT.1, KAT.2, DAN ANAK DALAM BULAN PER PROVINSI PADA AWAL TRIWULAN 2 TAHUN 2011 JENIS OAT KAT.1 KAT.2 KAT. ANAK NO PROVINSI TERSEDIA TERSEDIA TERSEDIA STOK KEBUTUHAN STOK KEBUTUHAN STOK KEBUTUHAN (BULAN) (BULAN) (BULAN) NAD , , ,2 2 SUMUT , , ,2 3 SUMBAR , , ,7 4 R I A U , , ,1 5 KEPRI , , ,4 6 J A M B I , , ,0 7 SUMSEL , , ,4 8 BABEL , , ,1 9 BENGKULU , , ,3 10 LAMPUNG , , ,0 11 BANTEN , , ,1 12 DKI JAKARTA , , ,4 13 JABAR , , ,3 14 JATENG , , ,2 15 DIY YOGYA , , ,9 16 JATIM , , ,5 17 KALBAR , , ,6 18 KALTENG , , ,8 19 KALSEL , , ,8 20 KALTIM , , ,0 21 SULUT , , ,8 22 GORONTALO , , ,0 23 SULTENG , , ,3 24 SULBAR , , ,4 25 SULSEL , , ,1 26 SULTRA , , ,8 27 B A L I , , ,0 28 NTB , , ,7 29 NTT , , ,5 30 MALUKU , , ,1 31 MALUT , , ,7 32 PAPUA , , ,0 33 PAPUA BRT , , ,0 INDONESIA , , ,3 8

9 DATA INSTALASI FARMASI KAB/KOTA YANG TERJADI KEKOSONGAN (STOCK OUT) DAN EXP DATE PADA AWAL BULAN TRIWULAN 2 TAHUN 2011 BERDASARKAN LAP TB.13 TW NO PROVINSI YANG TERJADI STOCK OUT TERJADI MELAPOR KAT.1 KAT.2 ANAK EXP DATE PERLU TINDAK LANJUT 1 NAD Bagi yang stock Out 2 SUMUT segera didistribusikan dengan buffer 3 SUMBAR stock. 4 R I A U Bagi yang terjadi exp date 5 KEPRI segera dianalisa dan dipenuhi ke 6 J A M B I kurangannya. 7 SUMSEL Perlu dicek kembali stock akan 8 BABEL mendekati exp. Date dilakukan telaah 9 BENGKULU kemampuan penyerapan dan relokasi 10 LAMPUNG BANTEN DKI JAKARTA JAWA BARAT JAWA TENGAH D.I. YOGYAKARTA JAWA TIMUR KALBAR KALTENG KALSEL KALTIM SULUT GORONTALO SULTENG SULBAR SULSEL SULTRA B A L I NTB NTT MALUKU MALUT PAPUA IJABAR TOTAL

10 WORKSHOP REAGEN ZN DAN KEBUTUHAN DANA OPLOS PER-PROVINSI WORKSHOP LOGISTIK PROGRAM TB NASIONAL, PANGHEGAR-BANDUNG MEI 2011 NO PROPINSI Kebutuhan Reagen s/d akhir 2011 (paket) Stok Reagen yg ada s/d Mei 2011 (paket) Situasi Reagen Zn per- s/d Mei 2011 Ketersediaan bahan baku Reagen Paket Reagen yg dpt dibuat dr bhn baku yg ada (paket) Paket Reagen yg diusulkan melalui GF- TB pusat. Unit Cost oplos 1 paket Reagen Zn (Rp) Kebutuhan dana oplos Reagen (Rp) KETERANGAN / INFO DARI PROVINSI INDONESIA N. ACEH D tidak ada 3.663??? stok bahan jadi 437 paket. 2 SUMATERA UTARA tidak ada kebutuhan satu tahun 3 SUMATERA BARAT ada ada etanol tapi tidak memenuhi syarat,menurut blk sumbar. kekurangan 335(2,5 ltr) botol. Bisa dipakai sampai tw > perlu pengadaan 840 l Ethanol PA 96%. 4 RIAU ada hanya bisa dibuat 200 paket 5 KEPULAUAN RIAU ada JAMBI ada kebutuhan 6 bln 7 BENGKULU tidak ada Hanya ada etanol 433 botol (1 lt) 8 SUMATERA SELATAN ada KEP. BANGKA BELITUNG masih ada tinggal etanol. Stok 15 paket. 10 LAMPUNG ada bahan baku hanya cukup untuk 1200 paket 11 BANTEN tidak ada ada bufer 800 paket,cukup untuk DKI JAKARTA tidak tahu data ketersediaan reagen. 13 JAWA BARAT ada bahan baku yang ada belum tau dapat dibuat menjadi berapa paket. 14 JAWA TENGAH ada bahan baku hanya cukup di buat menjadi 8000 paket. Kebutuhan sampai akhir tahun D.I. YOGYAKARTA ada cukup (jml tdk tahu)karena ada budget dari APBD. Bahan reagent Bisa direlokasi --> ke Sulbar 16 JAWA TIMUR ada bahan baku bisa untuk paket. 17 KALIMANTAN BARAT ada belum bisa diketahui akan bisa dijadikan berapa paket, estimasi 1000 paket. Stock 655 paket. Ada gap sebesar KALIMANTAN TENGAH tidak ada ada anggaran 120 jt dari apbd, tapi belum tau akan jadi berapa paket. Stok 50 paket. 19 KALIMANTAN SELATAN tidak ada stok bahan jadi KALIMANTAN TIMUR ada (116) bisa untuk 1200 paket. (Sudah disetujui oleh pusat). Ada 116 paket reagent jadi 21 SULAWESI UTARA tidak ada sisa stok reagent jadi 470 sampai dengan bulan juni 22 GORONTALO tidak ada paket. Hanya ada etanol 576 botol(1 ltr) 23 SULAWESI TENGAH tidak ada stok 24 SULAWESI TENGGARA tidak ada tidak ada stok 25 SULAWESI BARAT ada bisa untuk cukup. Ada stok jadi 10 paket. 26 SULAWESI SELATAN ada ada untuk 270 paket,tapi kualitas bahan baku jelek.(lab PLKN) dan aquades habis. 27 BALI ada (666) bisa untuk 2986 paket. 28 NUSA TENGGARA BARAT ada I thn (Keb 4 bln) 29 NUSA TENGGARA TIMUR ada bhn baku yg ada bisa utk paket. Sdh trima dana oplos 12juta utk oplos 200 paket reagen 30 MALUKU tidak ada tinggal 10 paket. 31 MALUKU UTARA tidak ada belum punya blk. Stok 20 paket. Mengoplos ke sulut. 32 PAPUA - ada tidak butuh ada APBD, jml bahan baku yang ada belum dihitung 33 PAPUA BARAT tidak ada 11 - ada stok 489 dari APBD 10

11 KEBUTUHAN BAHAN PENDUKUNG LAB PROGRAM TB TAHUN 2012 NO USULAN KEBUTUHAN LOGISTIK LAIN Mikros Reagen Pot Slide Ether Oli kop Sputum Alkohol Emersi ACEH SUMUT SUMBAR R I A U KEPRI J A M B I SUMSEL BABEL BENGKULU LAMPUNG BANTEN DKI JAKARTA JABAR JATENG DI YOGYA - 16 JATIM KALBAR - 18 KALTENG - 19 KALSEL KALTIM SULUT GORONTALO SULTENG SULBAR SULSEL SULTRA B A L I NTB 29 NTT MALUKU 31 MALUT PAPUA PROVINSI 33 PAPUA BARAT INDONESIA

12 USULAN PELATIHAN LOGISTIK PROGRAM TB TAHUN 2011 NO PROVINSI Tenaga yang akan dilatih Program TB Farmasi Jumlah Keterangan ACEH SUMUT SUMBAR R I A U KEPRI J A M B I SUMSEL BABEL BENGKULU LAMPUNG BANTEN DKI JAKARTA JAWA BARAT JAWA TENGAH D.I. YOGYAKARTA JAWA TIMUR KALBAR KALTENG KALSEL KALTIM SULUT GORONTALO SULTENG SULBAR SULSEL SULTRA B A L I NTB NTT MALUKU MALUT PAPUA PAPUA BARAT INDONESIA

13 13