PERANCANGAN PROGRAM PEMBELIAN DAN PENJUALAN PERLENGKAPAN BAHAN BANGUNAN SECARA TUNAI PADA TB. DIAN GRAHA NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 PERANCANGAN PROGRAM PEMBELIAN DAN PENJUALAN PERLENGKAPAN BAHAN BANGUNAN SECARA TUNAI PADA TB. DIAN GRAHA NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Muh Sinun Dawami Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015

2

3 PERANCANGAN PROGRAM PEMBELIAN DAN PENJUALAN PERLENGKAPAN BAHAN BANGUNAN SECARA TUNAI PADA TB. DIAN GRAHA Muh Sinun Dawami 1), Kusnawi 2), Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia muh.d@students.amikom.ac.id, khusnawi@amikom.ac.id Abstract-Information technology-based information systems have been widely used by companies or organizations in creating a flow of information that is accurate and timely. Recognizing the variety of benefits that can be achieved from the use of technology based information systems particularly in promoting smooth flow of information within an organization. TB Dian Graha engaged in the purchase and sale of building materials supplies began to utilize information-based information systems as support in improving service purchase and sale of building supplies.. But along with the growing amount of the purchase and sale of agricultural supplies to consumers continues to increase, while the data processing system that is used is not computerized, and the system of organizing data is still fragmentary. This is why the existing system is not able to provide optimal information to help the decision-making process. In addition, the ease and comfort factor in the activity data have not been met by the current system. To handle the above problems, it can be done by utilizing the role of computer-based information systems sales to petrify facilitate the sale and purchase of data processing. The data were collected through observation, interviews, to the terkain with this research. The software used in this information system is Microsoft Visual Basic 6.0 and SQL Server 2000 Database using. Keywords: Sales Information System, VB 6.0, SQL Server Pendahuluan Perkembangan perangkat keras komputer dengan segala kecanggihannya membawa dampak positif dan negatif dalam dunia bisnis informasi. Dampak positif dari adanya komputer adalah proses data dan informasi yang menjadi tulang punggung dunia bisnis dapat dilakukan dengan cepat, tepat waktu, dan akurat. Untuk mendukung berjalannya suatu sistem yang baik pada suatu perusahaan, diperlukan suatu aplikasi pemrograman secara komputerisasi guna menunjang sistem yang sudah ada Dari pengamatan dan riset penulis pada TB. Dian Graha, yaitu sebuah usaha perdagangan yang menyediakan perlengkapan bahan bangunan yang kegiatan utamanya adalah membeli barang dagang untuk dijual kembali dengan harapan untuk mendapatkan keuntungan atau laba tanpa melakukan perubahan terhadap barang tersebut. Oleh karena itu, penulis mencoba untuk membuat sebuah model rancangan program pengolahan data pembelian dan penjualan yang menyediakan perlengkapan bangunan dengan judul Perancangan Program Pembelian dan Penjualan Secara Tunai Pada TB Dian Graha. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasat Sistem Definisi Sistem Pengertian dan definisi sistem pada berbagai bidang berbeda-beda, tetapi meskipun istilah sistem yang digunakan bervariasi, semua sistem pada bidang-bidang tersebut mempunyai beberapa persyaratan umum, yaitu sistem harus mempunyai elemen, lingkungan, interaksi antar elemen, interaksi antara elemen dengan lingkungannya, dan yang terpenting adalah sistem harus mempunyai tujuan yang akan dicapai. Menurut Mc. Leod (1995; Al Fattah 2007) mendefinisikan sistem sebagai elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. 2.2 Konsep Dasar Informasi Pengertian Informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam mengambil keputusan. Sistem informasi adalah suatu kegiatan dari prosedur-prosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian didalam organisasi. Informasi dalam suatu lingkungan sistem informasi harus mempunyai persyaratan umum sebagai berikut : a. harus diketahui oleh penerima sebagai referensi yang tepat b. harus sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam proses pembuatan / pengambilan keputusan c. harus dapat menuntun pemakai untuk membuat keputusan. Suatu keputusan tidak selalu menuntut adanya tindakan Siklus Informasi 1

4 Data merupakan bentuk informasi yang masih mentah yang belum jelas dapat dipakai untuk pengambilan keputusan. Data diolah melalui suatu proses menjadi informasi, penerina kemudian menerima informasi untuk mengambil keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut diungkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Silkus ini menurut John Burch disebut dengan siklus informasi (informatian cycle). Data (Input) Data (ditangkap) Hasil Keputusan Proses (Model) Basis Data Gambar 1. Siklus Informasi Informasi (output) Penerima Keputusan Tindakan Kualitas Informasi Menurut Jogiyanto dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi, mengemukakan bahwa kualitas Informas tardiri darii: a. Akurat (Accurate) Informasi tersebut harus bebas dari kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa harus mencerminkan maksud dari informasi yang disajikan. b. Tepat pada Waktunya (Time Lines) Informasi yang datanya pada penerima tidak boleh terlambat, karena informasi tersebut merupakan landasan untuk mengambil keputusan. c. Relevan (Relevance) Informasi harus mempunyai manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk setiap orang berbeda-beda. Suatu perusahaan akan membutuhkan informasi yang berbeda dengan perusahaan lainya. 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah sekumpulan dari bagian atau komponen baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi didefinisikan sibagai berikut : Menurut Jogiyanto dalam bukunya yang berjudul, Analisis dan Desain Sistem Informasi. Sistem informasi adalah suatu 2ymbol didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan Komponen Sistem Informasi Stair menjelaskan bahwa 2ymbol informasi berbasis 2ymbol2r (CBIS) dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut : a. Hardware : yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukan data, memproses data, dan keluaran data. b. Software : merupakan kumpulan dari perintah/fungsi yang ditulis dengan aturan untuk memerintahkan 2ymbol2r melaksanakan tugas tertentu. c. Database : Yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga mudah diakses pengguna 2ymbol informasi. d. Communication : yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna 2ymbol dengan 2ymbol 2ymbol2r secara bersama-sama ke dalam satu jaringan kerja yang efektif. e. Human : yaitu personel dari 2ymbol informasi, meliputi manajer, analis, 2ymbol2r2r, dan operator, serta bertanggung jawab terhadap perawatan 2ymbol. f. Procedure : yakni tatacara yang meliputi strategi, kebijakan, metode, dam peraturan-peraturan dalam menggunakan informasi berbasis 2ymbol2r Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen merupakan penerapan 2ymbol informasi didalam organisasi untuk mendukung informasi. Informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatam manajemen. Menurut Kertahadi (1995, Al Fattah 2007) Sistem informasi manajemen adalah suatu alat untuk menyampaikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya. 2.5 Konsep Dasar Sistem Penjualan Pengertian Sistem Informasi Penjualan Menurut Kolter (1999 : 100) 2ymbol informasi penjualan merupakan suatu 2ymbol yang terdiri dari kumpulan orang, peralatan dan prosedur yang memadukan antara pekerjaan mesin (2ymbol2r) dan manusia yang menyajikan keakuratan informasi bagi para pemakai dalam membuat keputusan untuk memecahkan masalah didalam perusahaan Tujuan Sistem Informasi Penjualan Sistem informasi penjualan merupakan salah satu dari 2ymbol informasi yang terpenting pada perusahaan umumnya. Sistem informasi penjualan ini bertujuan untuk membantu manajer dalam berbagai hal seperti: a. Membantu manajemen dalam pemgambilan keputusan b. Manajemen dapat menerima laporan lebih sering dan terperinci 2

5 c. Manajemen dapat memonitor presentasi produk, pasar, karyawan, penjualan dam berbagai unit pemasaran lainnya Sistem informasi penjualan ini sangant berperan dalam setiap perusahaan, agar aktivitas penjualan yang dilakukan dapat cepat serta akurat diselesaikan untuk informasi yang tersaji dapat tepat waktu pada saat dibutuhkan. 2.6 Konsep Basis Data Definisi Basis Data Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi, data sendiri merupakan fakta mengenai obyek, orang, dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter, atau 3ymbol). Bahan query dari basis data adalah SQL (Structure Query Language) yang mempunyai dua bagian, yaitu: 1. DDL (Data Definition Language) Perintah yang diberikan oleh DDL untuk mendefinisikan data yang berhubungan dengan pembuatan dan penghapusan objek seperti 3ymbo, indek, bahkan baris datanya sendiri. 2. DML (Data Manioulation Language) DML merupakan query yang digunakan untuk melakukan pengolahan atau manipulasi data dari 3ymbo dan record dalam database. Agar beberapa komponen yang digunakan dalam perancangan basis data adalah sebagai berikut : 1. Entitas merupakan komponen yang menyatakan objek atau kejadian. 2. Atribut merupakan item data yang menjadi bagian dari suatu 3ymbol. 3. Data value merupakan kumpukan data 3ymbol informasi yang disimpan pada tiap atribut. 4. Record merupakan kumpulan elemen yang saling berkaitan menginformasikan tentang suatu entitas secara lengkap. 5. File merupakan kumpulan dari file yang mempunyai karakteristik yang sama sehingga file-file yang ada memiliki relasi antar file tersebut Simbol-Simbol Flowchart Simbol-Simbol flowchart dibagi menjadi 3 kelompok yaitu: 1. Flow Direction Symbol Digunakan untuk menghubungkan 3ymbol satu dengan yang lain dan juga sering disebut connecting line 2. Processing Symbol Menunjukan jenis operasi pengolahan dalam suatu proses / prosedur 3. Input/Output Symbol Menunjukan jenis peralatan yang digunakan sebagai media input dan output. Tabel 1. Simbol-Simbol Flowchart Simbol Nama Keterangan Flow / arus Yaitu menyatakan jalannya arus suatu proses Communication Link Connector Off-line Storage Menyatakan transmisi data dari satu lokasi ke lokasi lain Berfungsi menyatakan sambungan dari proses ke proses lainnya dalam halaman yang sama. Manyatakan sambungan dari proses ke proses lannya dalam halaman yang sama. Process Yaitu menyatakan suatu tindakan (proses) yang dilakukan oleh komputer Manual Yaitu menyatakan suatu tindakan (proses) yang tidak dilakukan oleh komputer Decision Yaitu menunjukan suatu kondisi tertentu yang akan menghasilkan dua kemungkinan Predefined process Menyatakan penyediaan tempat penyimpanan suatu pengolahan untuk 3ymbol harga awal Terminal Menyatakan permulaan atau akhir suatu program Keying operation Offline-storage Menyatakan segal jenis operasi yang diproses dengan menggunakan suatu mesin yang mempunyai keyboard menunjukkan bahwa data dalam 3ymbol ini akan disimpan ke suatu media tertentu 3

6 Manual input memasukkan data secara manual dengan menggunakan keyboard Iput/output Menyatakan proses input atau output tanpa tergantung jenis peralatannya Punched card Menyatakan input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu ADMIN Data pengguna Data jenis Data barang Data supplier Data pembelian Data detail beli Laporan penjualan Laporan pembelian Laporan barang Laporan suplier 1.0 Olah Data Record pengguna Pengguna Pengguna 2.0 Record jenis Jenis Olah Data Jenis 3.0 Olah Data Record barang Barang Barang 4.0 Olah data Record supplier Supplier Supplier 5.0 Olah data Record pembelian Pembelian Pembelian 13.0 Olah data laporan barang 14.0 Olah data laporan supplier 15.0 Olah data laporan pembelian Laporan retur beli Magnetic tape Menyatakan input berasal dari pita magnetis atau output disimpan ke pita magnetis Disk storage Menyatakan input berasal dari dari disk atau output disimpan ke disk Document Mencetak keluaran dalam bentuk dokumen (melalui printer) Display Mencetak keluaran dalam layar monitor 6.0 Olah data detail Record detail beli Detail beli beli Pk_barang 7.0 Olah data Record penjualan Penjualan penjualan Data penjualan 8.0 Olah data detail Record detail jual Detail jual jual Data detail jual 9.0 Data retur beli Olah data Record retur beli Retur beli retur beli 10.0 Olah data Data detail retur beli Record detail retur beli Detail retur beli detail retur beli 11.0 Data retur jual Olah data Record retur jual Retur Jual retur jual 12.0 Olah data Data detail retur jual Detail retur jual Detail retur jual detail retur Karyawan jual Laporan retur penjualan Gambar 2. DFD level Olah data laporan penjualan 18.0 olah data laporan retur beli 19.0 olah data laporan Retur penjualan Laporan penjualan Gambar 2. Simbol flowchart 3.Analisis 3.1 Analisis Sistem Analisis Kebutuhan Sistem Tujuan dari analisis kebutuhan sistem ini adalah memahami kebutuhan dari sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem yang mewadahi kebutuhan tersebut Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Serta berisi informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan oleh sistem, yang meliputi: 4.3 Manual Prorgam Manual program merupakan bagian program yang berfungsi untuk melakukan batasan akses terhadap program dan sebagai petunjuk tentang bagaimana cara penggunaan program aplikasi yang dijalankan dengan sistem informasi windows. Fungsi dari manual program adalah memberikan keterangan berupa tampilan program yang sudah jadi agar user dapat mengenal program aplikasi. Dengan perencanaan manual program seperti ini diharapkan pemgolahan pemasukan data akan lebih sempurna. Adapun bentuk manual program dan alur proses pengolahan data adalah sebagai berikut Form Login Pada saat pertama kali program dijalankan maka akan muncul form login yaitu menu untuk memberikan hak akses bagi pengguna aplikasi DFD Level 1 Gambar 3. Form Login 4

7 Gambar 4. Peringatan Kesalahan Login Didalam form login ini terdapat pengaman atau proteksi program dan pembatasan pengguna program. Jadi hak akses yang dapat digunakan pada form login ini hanya hak akses yang terdaftar pada form pengguna di dalam sistem ini. Untuk bisa masuk ke dalam sistem atau aplikasi ini, pengguna harus mengisikan username dan password serta level dengan benar kemudian tekan enter atau klik masuk, untuk membuka form utama. 4 Implementasi Sistem Menu Utama Menu utama merupakan satu bagian dari program yang berfungsi untuk membuka form-form yang ada di program ini. Dimana didalamnya terdapat beberapa file menu dan sebagaimana fungsinya. Gambar 5 Form Menu Utama File, pada bagian menu File terdapat beberapa data seperti, Data barang, Data Karyawan, Data supplier, Pengguna. Transaksi, Menu Transaksi untuk memanpilkan kegiatan yang dilakukan toko seperti Pembelian, Penjualan, Retur pembelian, Retur penjualan. Laporan, menu laporan ini menampilkan laporan Supplier, Barang terdiri dari Semua, Stok minimum, Barang masuk, Barang keluar, Penjualan, Pembelian, Retur pembelian, Retur penjualan. User, menu user terdiri dari menu Pengaturan, Pengguna, About Program, dan About me. Setelah masuk dengan form login maka menu utama yang akan muncul untuk memberikan pilihan menu dan hak akses pada pengguna. 5.PENUTUP 5.1 Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari bab-bab sebelumnya untuk menjawab rumusan masalah Bagaimana Membuat Perancangan Program Pembelian Dan Penjualan Perlengkapan Bahan Bangunan Secara Tunai Pada TB. Dian Graha? Tahapan yang digunakan untuk membuat sistem informasi pembelian dan penjualan menggunakan Visual Basic 6.0 pada TB. Dian Graha adalah sebagai berikut : 1. Melakukan penelitian dan menganalisa permasalahan yang ada di TB. Dian Graha. 2. Membuat rancangan database dan desain aplikasi yang disesuaikan dengan kebutuhan yang ada di TB. Dian Graha 3. Pemilahan software yang digunakan untuk membuat sistem, dan software yang digunakan yaitu SQL Server 2000 untuk database nya dan Visual Basic 6.0 untuk desain dan bahasa pemrogramanya. 4. Tahap selanjutnya yaitu, tahapan implementasi dan pengujian sistem penjualan dan pembelian yang telah selesai dibuat, dengan menghasilkan sistem yang sesuai dengan kebutuhan TB. Dian Graha. Setelah semua tahapan selesai dikerjakan maka terbentuklah sistem informasi Pembelian Dan Penjualan Perlengkapan Bahan Bangunan Secara Tunai Pada TB. Dian Graha dengan menghasilkan manfaat, diantarnya : 1. Sistem ini memudahkan admin untuk mengolah dan mengetahui data pembelian, data penjualan, data karyawan, dan laporan-laporan dengan cepat, tepat dan akurat. 2. Sistem ini dapat mempercepat dan memudahkan karyawan dalam pembutan laporan, dan laporan dapat disajikan dalam bentuk laporan harian, mingguan dan bulanan. Sistem ini memberikan infomasi ketersedian barang yang akurat sehingga tidak lagi terjadi miss communication antara pihak toko dan pembeli. 5.2 Saran-saran Sistem informasi Toko Sihan Tani ini masih banyak kekurangan, yang mungkin dapat disempurnakan lagi pada penelitian-penelitian berikutnya. Beberapa saran yang dapat penulis berikan agar sistem ini lebih baik lagi adalah sebagai berikut. 1. Diharapkan pengembangan dengan menambahkan sistem akuntansi misalnya buku besar, laba bersih, laporan laba rugi, dan lainnya. 2. Diharapkan dapat dikembangkan untuk beberapa komputer dalam satu jaringan berupa client server. 3. Laporan penjualan barang di toko dapat berupa diagram grafik, supaya dapat menjadi pembanding penjualan barang bulan lalu, dan sekarang. 5

8 4. Pengembangan dengan menambahkan fitur backup database dalam aplikasi, agar pengguna lebih mudah mengamankan database toko. DAFTAR PUSTAKA [1] Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset. [2] Himayati Eksplorasi Zahir Accounting.Jakarta: PT Elex Media Komputindo. [3] Jogiyanto Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. [4] MH, Jogiyanto Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. [5] Rumawan, Uus Konsep dan Implementeasi Visual Basic. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. [6] Sismoro, Heri Pengantar Logika Informatika, Algoritma dan Pemrograman Komputer. Yogyakarta: Andi Offset. [7] Sutabri, Tata,S.Kom.MM Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. [8] Kusrini Strategi Perancangan dan Pengelolaan BasisData. Yogyakarta: Andi Offset. [9] Putri Eka Sevtiyuni Arsitektur Sistem Informasi Yang Berjalan Pada Jaringan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya Biodata Penulis Muh Sinun Dawami memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun Kusnawi memperoleh gelar S2 Magister Teknologi Informasi Teknik Elektro UGM, ISO Ketrampilan Komputer dan Pengelolaan Informasi (KKPI), Oracle Certified Profesional OCP, Oracle Certified Assosiated OCA, S1 STMIK AMIKOM. 6