PENCATATAN REKAM MEDIS PADA KLINIK BIDAN FITRI DI DESA PAKISAN KLATEN NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 1 PENCATATAN REKAM MEDIS PADA KLINIK BIDAN FITRI DI DESA PAKISAN KLATEN NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Fajar Iswanto Andika Sartono Agus Pramono Tegar Fauzi Indriawan Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014

2 2

3 3 MEDICAL RECORD AT MIDWIVE FITRI CLINIC IN PAKISAN VILLAGE KLATEN PENCATATAN REKAM MEDIS PADA KLINIK BIDAN FITRI DI DESA PAKISAN KLATEN Fajar Iswanto Andika Sartono Agus Pramono Tegar Fauzi Indriawan Barka Satya Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Midwives Clinic Fitri is a private practice midwife located of Pakistan, Cawas, Klaten. As public services in health, midwife clinic Fitri using medical records system that must be managed properly and must be kept confidential. Data access should be fast and easy. Medical record information must be made as accurate as possible. Medical record system at Clinic midwives Fitri is still use manual way often creates error on data inputing. The uses of books in recording data was often make some data miss. So they need to update the data periodically. The purpose of the clinical information systems, computer-based in midwives Fitri is to facilitate her job to be easier, minimize the work time and avoid an human error. After conducting surveys and direct interviews with sources, we seek to apply this system by using Visual Basic 6.0 and Sql Server 2000 that is used to create a data base. So, this system will be able to facilitate the work of midwives clinic Fitri. Keywords : Midwive, health, medical record.

4 4 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Teknologi informasi sekarang sudah sangat berkembang. Hampir semua hal di dunia, di segala bidang pekerjaan sudah menggunakan teknologi. Mulai dari teknologi komputer dan lain-lain. Dalam bidang kesehatan, di Rumah Sakit, Puskemas, juga Klinik di kota besar hampir semua hal diatur melalui sistem komputer. Akan tetapi di daerah terpencil seperti di desa sistem komputer masih belum diterapkan. Sebagai contoh sistem rekam medis di Klinik Bidan Fitri di desa Pakisan kecamatan Cawas yang masih menggunakan buku dan ditulis secara manual. Penggunaan komputer memang sudah mulai diterapkan di beberapa tempat tetapi tidak semua penggunaan komputer menggunakan sistem atau aplikasi khusus untuk rekam medis. Kebanyakan masih menggunakan aplikasi seperti Microsoft Excel atau Microsoft Word. Pencatatan manual di buku sering sekali terjadi kesalahan penulisan dan data yang tercatat terkadang hilang atau buku tersebut sobek sehingga data rusak. Hal ini mendorong penulis untuk membuat aplikasi sistem rekam medis untuk Klinik Bidan Fitri dengan menggunakan Visual Basic 6.0 dan SQL Server Dan menulis laporan Tugas Akhir dengan judul Pembuatan Sistem Informasi Rekam Medis pada Klinik Bidan Fitri. 1.2 Rumusan Masalah Melihat latar belakang masalah tersebut maka penulis mencoba membuat rumusan masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana proses pembuatan aplikasi Sistem Informasi Rekam Medis menggunakan Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000, dan 2. Bagaimana cara mengembangkan Sistem Informasi Rekam Medis tersebut. 1.3 Batasan Masalah Tulisan Tugas Akhir ini membatasi pada bagaimana pembuatan Sistem Rekam Medis KB, Rekam Medis Ibu Hamil dan Rekam Medis Ibu Nifas, Rekam Medis Anak dan Rekam Medis Umum dengan menggunakan Visual basic 6.0 dan SQL Server. 2. LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem Berikut ini merupakan konsep dasar dan definisi dari sebuah sistem Pengertian Sistem Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan unsur atau komponen yang terorganisasi, berinterksi dan saling tergantung satu sama lain. Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri atas komponen atau elemen yang saling berinteraksi, saling terkait, atau saling bergantung membentuk keseluruhan yang komplek.

5 Karakteristik Sistem Sistem memiliki karakteristik yang berbeda untuk membedakan satu dengan yang lain. Karakteristik sistem meliputi, Komponen Sistem (Component), Batasan Sistem (Boundary), Lingkungan Luar Sistem (Environment), Penghubung Sistem (Interface), Masukan Sistem (Input), Keluaran Sistem (Output), Pengolahan Sistem (Process). 2.2 Konsep Dasar Informasi Konsep dasar dari Informasi dan kualitas dari suatu informasi Pengertian Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya Kualitas Informasi Kualitas dari suatu informasi ditentukan oleh 3 hal yang sangat dominan, yaitu keakuratan informasi, ketetapan waktu dan relevan. 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Konsep dasar dan pengertian sistem informasi serta komponen yang ada dalam di dalam sistem informasi Pengertian Sistem Informasi Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Devis definisi dari sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi, menyediakan kepada pihak luar akan laporan-laporan yang diperlukan. Sedangkan menurut Agus Mulyanto dalam bukunya Sistem Informasi Konsep & Aplikasi menyebut sistem informasi sebagai suatu komponen yang terdiri dari manusia, teknologi informasi, dan prosedur kerja yang memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk suatu tujuan Komponen Sistem Informasi Untuk mendukung lancarnya suatu sistem informasi maka dibutuhkan beberapa komponen yang fungsinya sangat penting/vital didalam sistem informasi. Komponenkomponen sistem informasi tersebut adalah sebagai berikut. 1. Input Input disini adalah semua yang dimasukan kedalam sistem informasi. Yang termasuk dalam input adalah dokumen-dokumen, formulir-formulir, dan file-file. Dokumen-dokumen tersebut dikumpulkan dan dikonfirmasikan ke suatu bentuk sehingga dapat diterima oleh pengolah yang meliputi pencatanan, penyimpanan, pengujian, dan pengkodean.

6 6 2. Proses Proses ini merupakan kumpulan prosedur yang akan memanipulasi input yang kemudian akan disimpan dalam bagian basis data dan seterusnya akan diolah menjadi suatu output yang akan digunakan oleh si penerima. Komponen ini dalam tugasnya akan merubah segala masukan menjadi keluaran yang terdiri dari manusia, metode dan prosedur, peralatan komputer, dan menyimpan data. 3. Output Output ini merupakan semua keluaran atau hasil dari model yang sudah diolah menjadi suatu informasi yang berguna dan dapat dipakai penerimanya. Komponen ini akan berhubungan dengan pemakai sistem informasi dan merupakan tujuan akhir dari pembuatan sistem informasi. Komponen ini dapat berupa laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pemakai sistem untuk memantau keberhasilan suatu oraganisasi. 4. Teknologi Teknologi disini merupakan bagian yang berfungsi untuk memasukan input, mengolah input dan menghasilkan output. Ada 3 bagian dalam teknologi ini yang meliputi perangkat keras, perangkat lunak dan perangkat manusia. Perangkat keras contohnya : keyboard, mouse, dan lain-lain. Perangkat lunak contohnya program untuk mengolah data dan perangkat manusia contohnya analis sistem, programmer, teknisi dan sebagainya. 5. Basis Data Basis data merupakan kumpulan data-data yang saling berhubungan satu dengan yang lain yang disimpan dalam perangkat keras komputer dan akan diolah mengunakan perangkat lunak. Basis data sendiri merupakan kumpulan file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file yang lain sehingga membentuk satu bangunan data. 6. Kendali Kendali merupakan semua tindakan yang diambil untuk menjaga sistem informasi tersebut agar bias berjalan dengan lancar dan tidak mengalami gangguan. Komponen kendali diperlukan terhadap: Backup file, Reindexing, pengujian kebenaran data tiap entry yang dilakukan. 2.3 Konsep Rekam Medis Konsep rekam medis atau rekam kesehatan yang menggunakan format kertas maupun elektronik (RKE) menjelaskan bahwa kedua format itu merupakan sarana pendokumentasian data/informasi utama di sarana pelayanan kesehatan. Kedua format itu juga merupakan alat komonikasi dan penyimpan informasi kesehatan.

7 7 2.4 Perangkat Lunak yang digunakan Perangkat lunak yang digunakan untuk membuat aplikasi rekam medis pada Klinik Bidan Fitri adalah Microsoft SQL Server 2000 dan Visual Basic Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL server 2000 adalah salah satu produk andalan Microsoft untuk database server. Kemampuan dalam manajemen data dan kemudahan pengoprasian membuat DBMS (Database Management System) menjadi pilihan para database administrator Visual Basic 6.0 Visual Basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft Windows secara cepat dan mudah. Visual Basic menyediakan tool untuk membuat aplikasi yang sederhana sampai aplikasi kompleks atau rumit baik untuk keperluan pribadi maupun untuk keperluan perusahaan atau instansi dengan sistem yang lebih besar. 2.5 Basis Data Basis data,menurut Stephens dan Plew (2000), adalah mekanisme yang digunakan untuk menyimpan informasi atau data. Informasi adalah sesuatu yang kita gunakan sehari-hari untuk mencapai alasan. Dengan basis data, pengguna dapat menyimpan data secara terorganisasi. 2.6 Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) merupakan diagram yang digunakan untuk menggambarkan proses proses yang terjadi pada sistem yang akan dikembangkan. Dengan model ini, data data yang terlihat pada masing masing proses dapat diidentifikasi. 2.7 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity relationship Diagram (ERD) adalah sebuah konsep yang mendeskripsikan hubungan antara penyimpanan dan didasarkan pada persepsi dari sebuah dunia nyata yang terdiri dari sekumpulan objek,disebut entity dan relasi diantara objek objek tersebut.jadi singkatan ERD memodelkan data seperti pada dunia nyata dan direlasasikan satu sama lain.dengan ERD. 3. TINJAUAN UMUM 3.1 Profil Klinik Bidan Fitri Klinik Bidan Fitri adalah pelayanan jasa kesehatan di dukuh Badungrejo RT 03 RW 02 desa Pakisan kecamatan Cawas kabupaten Klaten. Klinik Bidan Fitri diambil dari nama depan beliau, Fitri Rustina. Beliau lahir di Surakarta pada 26 September Riwayat pendidikan beliau :

8 8 1. SD Madyotaman Surakarta, SMP N 12 Surakarta, SPK Aisyiyah Surakarta, SPK Aisyiyah Surakarta Program Pendidikan Bidan, D3 Kebidanan STIKES Muhamadiyah Klaten, Bidan Fitri mulai membuka praktek pada bulan Oktober Kebetulan pada saat itu pelayanan kesehatan di Bandungrejo desa Pakisan, cawas sangat minim,masyarakat harus menempuh jarak yang cukup jauh untuk mendapatkan pelayanan kesehatan tersebut. Sehingga beliau mempunyai pemikiran untuk membuka praktek di rumahnya sendiri, di dukuh Badungrejo RT 03 RW 02 desa Pakisan kecamatan Cawas kabupaten Klaten. Beliau hanya ingin mengabbdikan diri kepada masyarakat untuk membantu dalam bentuk pelayanan kesehatan seperti KB, Ibu hamil, Ibu melahirkan dan anak. Selama kurang lebih 17 tahun beliau membuka praktek kesehatan di Bandungrejo desa Pakisan, Cawas beliau sudah dipercaya masyarakat dalam mengangani pelayanan kesehatan Visi Mewujudkan pelayanan kesehatan yang aman, terpercaya, dan terjangkau yang berdasarkan pada nilai- nilai kepedulian dan kesigapan dalam melayani seluruh golongan dan lapisan masyarakat Misi 1. Membantu pemerintah dalam mewujudkan program Keluarga Berencana di dukuh Bandungrejo desa Pakisan kecamatan Cawas. 2. Mewujudkan kesehatan bagi anak-anak di dukuh Bandungrejo desa Pakisan kecamatan Cawas, agar tidak terjadi gizi buruk. 3.3 Tujuan Klinik Bidan Fitri Tujuan didirikannya Klinik Bidan Fitri di dukuh Bandungrejo desa Pakisan kecamatan Cawas kabupaten Klaten adalah memmberikan pelayanan kesehatan bagi masyarakat dukuh Bandungrejo desa Pakisan terutama bagi ibu hamil, ibu nifas, dan anak-anak. 3.4 Tugas Pokok dan Fungsi Bidan Fitri Tugas pokok dan fungsi sebagai pelayanan untuk masyarakat dalam bentuk kesehatan seperti KB, ibu melahirkan dan anak anak. Bidan Fitri juga menolong ibu melahirkan dan anak anak yang mengalami penyakit yang cukup serius sehingga Bidan Fitri dapat melakukan perujukan ke Rumah sakit yang lebih besar untuk mendapatkan penanganan yang lebih baik,

9 9 4. PEMBAHASAN 4.1 Flowchart System yang diusulkan Flowchart System merupakan bagan yang menunjukan alur kerja atau apa yang sedang dikerjakan didalam sistem secara keseluruhan dan menjelaskan urutan dari prosedur prosedur yang ada di dalam sistem. Berikut ini merupakan flowchart yang diusulkan untuk menggantikan sistem yang berjalan. Gambar 1 Flowchart yang diusulkan Data Flow Diagram Data Flow Diagram merupakan diagram yang digunakan untuk menggambarkan proses-proses yang terjadi pada sistem yang akan dikembangkan. Dengan model ini, data data yang terlibat pada masing masing proses dapat diidentifikasi. Berikut ini merupakan diagram konteks untuk sistem yang akan dibuat.

10 10 Gambar 2 Diagram Konteks Selanjutnya menggambar diagram flow diagram level 1. Berikut merupakan data flow diagram level 1 untuk aplikasi yang akan dibuat.

11 Gambar 3 DFD Level 1 11

12 Entity Relationship Diagram medis. Berikut ini merupakan data Entity Relationship Diagram untuk database rekam Gambar 4 Entity Relationship Diagram

13 Relasi Database dibuat. Berikut ini merupakan design database untuk program rekam medis yang akan Gambar 5 Design Database Rekam Medis

14 Pembahasan Program\ \Berikut ini merupakan pembahasan tentang program rekam medis untuk klinik bidan fitri Tampilan Menu Login bidan fitri. Menu login digunakan untuk masuk ke dalam program rekam medis untuk klinik Tampilan Menu Utama Gambar 6 Tampilan Menu Login Setelah masuk dari menu login maka user akan langsung masuk ke menu utama. Menu utama menampilkan menu menu yang ada pada program. Yang digunakan untuk mengolah data seperti memasukan data pasien ke database dan membuat laporan data atau pun mencetak kartu pasien.

15 15 Gambar 7 Tampilan Menu Utama Tampilan Form Daftar Pasien Form Pasien digunakan untuk mengolah data pasien. Memasukan data pasien baru ataupun mengubah data pasien yang lama.

16 16 Gambar 8 Tampilan Form Daftar Pasien Keterangan : 1. Tombol simpan digunakan untuk menyimpan data pasien. 2. Tombol ubah digunakan untuk memperbarui data pasien. 3. Tombol tambah digunakan untuk menambah data pasien. 4. Tombol Hapus digunakan untuk menghapus data pasien. 5. Kolom Cari data digunakan untuk mencari data pasien 6. Tombol segarkan data digunakan untuk segarkan data grid. 7. Tombol keluar digunakan untuk keluar dari form ke form utama Tampilan Form Anak Form anak digunakan untuk memasukan dan mengolah data pemeriksaan pasien kategori anak yang mencatat keluhan, tindakan, berat badan, dan tenkanan darah.

17 17 Gambat 9 Tampilan Form Anak Keterangan : 1. Tombol simpan digunakan untuk menyimpan data pasien. 2. Tombol ubah digunakan untuk memperbarui data pasien. 3. Tombol tambah digunakan untuk menambah data pasien. 4. Tombol Hapus digunakan untuk menghapus data pasien. 5. Kolom Cari data digunakan untuk mencari data pasien 6. Tombol segarkan data digunakan untuk segarkan data grid. 7. Tombol keluar digunakan untuk keluar dari form ke form utama Tampilan Form Ibu Hamil Form Ibu Hamil digunakan untuk memasukan dan mengolah data pemeriksaan pasien Ibu Hamil yang mencatat keluhan, tindakan, resiko kehamilan, Gravit Partus Abortus, berat badan, dan tekanan darah.

18 18 Gambat 10 Tampilan Form Ibu Hamil Keterangan : 1. Tombol simpan digunakan untuk menyimpan data pasien. 2. Tombol ubah digunakan untuk memperbarui data pasien. 3. Tombol tambah digunakan untuk menambah data pasien. 4. Tombol Hapus digunakan untuk menghapus data pasien. 5. Kolom Cari data digunakan untuk mencari data pasien 6. Tombol segarkan data digunakan untuk segarkan data grid. 7. Tombol keluar digunakan untuk keluar dari form ke form utama Laporan Data Ibu Hamil Laporan data ibu hamil dgunakan untuk menampilkan laporan data pasien ibu hamil berdasarkan tanggal daftar.

19 19 Gambar 11 Laporan Data Ibu Hamil Laporan Data Partus Laporan data partus digunakan untuk enampilkan data pasien melahirkan atau partus berdasarkan tanggal daftar Laporan Data Pasien Umum Gambar 12 Laporan Data Pasien Partus Laporan data pasien umum digunakan untuk menampilkan data pasien umum.selain anak- anak, ibu hamil dan pasien kb. Berdasarkan tanggal daftar.

20 20 Gambar 13 Laporan Data Pasien Umum Kartu Pasien Kartu pasien digunakan untuk mencetak kartu periksa untuk pasien semua kategori setelah mendaftar. Gambar 14 Kartu Pasien 5. PENUTUP 5.1 Kesimpulan Dari hasil penelitian pada Klinik Bidan Fitri, maka dapat disimpulkan bahwa : 1. Sistem yang terkomputerisasi akan mempermudah pekerjaan dalam memasukan data secara akurat, cepat dan relevan. 2. Sistem rekam medis yang digunakan di Klinik bidan fitri saat ini masih menggunakan sistem manual sehingga sering terjadi kesalahan penulisan

21 21 data, juga sering mengalami kehilangan data data pasien. Sehingga perlu melakukan pembaharuan data secaraberkala. 3. Dengan menerapkan sistem baru yang sudah terkomputerisasi pencatatan rekam medis bisa dilakukan lebih cepat. Selain itu, dengan sistem ini pencarian data pasien juga lebih mudah. Dan akan mengurangi kemungkinan kehilangan data pasien. 5.2 Saran Saran - saran yang mungkin berguna untuk klinik Bidan Fitri adalah sebagai berikut: 1. Sistem Aplikasi yang dibuat masih belum sempurna. Seperti penggunaan message box untuk menjelaskan cara kerja tiap tombol belum terpasang semua. untuk tampilan form masih sederhana. 2. Sistem ini masih bisa dikembangkan lagi dengan menambahkan komponen komponen untuk membuat tampilan form menjadi menarik. Dan bisa ditambahkan form baru untuk pemberian obat pada pasien dan laporan transaksi pembayaran biaya pemeriksaan. DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan &Organisasi Modern. Yogyakarta : ANDI Hatta, Gemala R Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta :Penerbit Universitas Indonesia (UI-Press) Mulyanto, Agus Sistem Informasi Konsep & Aplikasi.Yogyakarta : Pustaka Pelajar Simarmata, Janner Basis Data. Yogyakarta : ANDI Sunyoto, Andi Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta :Andi