BAB IV PEMBAHASAN. A. Tahapan Pengelolaan Bahan Pustaka di Badan Perpustakaan dan Arsip. Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta

Transkripsi

1 digilib.uns.ac.id BAB IV PEMBAHASAN Pengelolaan bahan pustaka di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY melalui beberapa tahap, mulai dari pengembangan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, pelayanan pengguna, dan pemeliharaan bahan pustaka. A. Tahapan Pengelolaan Bahan Pustaka di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta 1. Pengembangan bahan pustaka Pengembangan bahan pustaka di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIYmeliputi pengembangan bahan pustaka buku dan terbitan berkala. a. Pengembangan Bahan Pustaka Buku Pengembangan bahan pustaka buku meliputi dua proses yaitu pemilihan dan pengadaan bahan pustaka. 1. Pemilihan bahan pustaka Pemilihan bahan pustaka di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY yaitu pemilihan yang berasal usulan pemustaka dan hasil dari pemilihan di katalog penerbit. Semua buku yang akan diadakan oleh perpustakaan terlebih dahulu di seleksi yaitu memilih koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna, memilih commit buku to yang user berkualitas, Badan Perpustakaan 73

2 digilib.uns.ac.id 74 dan Arsip Daerah Provinsi DIY membatasi jenis pustaka yang akan di beli seperti, buku buku tentang agama, buku buku yang kurang layak disajikan, buku buku pelajaran juga tidak boleh dibeli. Selain memilih koleksi yang akan diadakan, petugas juga harus menyesuaikan dengan anggaran dana yang dimiliki. Dalam kegiatan pemilihan bahan pustaka ini tidak ada hambatan karena tim seleksi melakukan pemilihan bahan pustaka sesuai dengan prosedur guna memilih bahan pustaka yang berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan pengguna. 2. Pengadaan bahan pustaka buku Metode pengadaan bahan pustaka buku di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta adalah dengan cara hadiah dan pembelian. a. Hadiah Pengadaan bahan pustaka buku dengan metode hadiah diperoleh dari kalangan mahasiswa, pensiunan, instansi pemerintah maupun swasta. Pengadaan bahan pustaka hadiah juga tidak bisa langsung diolah tetapi juga melalui seleksi bahan pustaka. Hasil penerimaan bahan pustaka hadiah, apabila sesuai dengan peruntukkannya atau sesuai dengan

3 digilib.uns.ac.id 75 kebutuhan, maka buku langsung diolah, tapi kalau tidak sesuai maka tidak diolah dan diusulkan untuk hibah. b. Pembelian Pustakawan membuat daftar bahan pustaka yang akan dibeli dengan alat bantu seleksi yaitu berupa katalog penerbit. Kemudian petugas melaksanakan verifikasi di database koleksi perpustakaan. Jika judul buku sudah dimiliki maka judul tersebut tidak ditulis dalam daftar judul seleksi. Jika tidak ada dalam database koleksi maka judul tersebut belum pernah dimiliki, maka masuk dalam daftar judul hasil seleksi bahan pustaka. Setelah bahan pustaka yang akan dibeli sudah didaftar dan dana yang dimiliki sudah sesuai maka langkah selanjutnya adalah membeli bahan pustaka ke penerbit. Pembelian ke penerbit melalui beberapa tahap yang harus dilakukan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY : 1. Penyusunan daftar pesanan Setelah diputuskan suatu bahan pustaka buku yang telah diseleksi, selanjutnya membuat daftar pemesanan yang berisi judul buku, pengarang, kota

4 digilib.uns.ac.id 76 terbit, penerbit, tahun terbit, harga, jumlah eksemplar, dan total harga. 2. Pemesanan ke agen/penerbit Daftar pemesanan yang sudah diisi dikirimkan ke penerbit disertai dengan surat pengantar yang menjelaskan cara pembayaran yang akan ditempuh. Dan pihak penerbit diminta untuk mengirimkan faktur sementara (proforma invoice) dari bahan pustaka yang dipesan. 3. Penerimaan Apabila pemesanan buku dari penerbit telah diterima, kiriman perlu segera dicek, dicocokkan dengan daftar penerimaan dan daftar pesanan. 4. Pemeriksaan Bahan pustaka buku yang sudah diterima perpustakaan, selanjutnya diperiksa antara lain fisik buku, kelengkapan halaman, dan bibliografi. Pemeriksaan bibliografi, seperti judul buku, pengarang, penerbit, tahun terbit, tempat terbit, cetakan, edisi, ISBN.

5 digilib.uns.ac.id 77 Pengadaan di Badan Perpustakaan dan Arsip Deaerah Provinsi DIY tidak ada hambatan dan sudah baik karena adanya judul judul baru yang diadakan oleh BPAD Provinsi DIYsetiap tahunnya. b. Pengembangan Bahan Pustaka Terbitan Berkala Pengembangan bahan pustaka terbitan berkala di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY meliputi proses pemilihan dan pengadaan bahan pustaka. 1) Pemilihan bahan pustaka terbitan berkala Pemilihan terbitan berkala juga dilakukan dengan memilih terbitan berkala yang berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan pengguna serta anggaran dana yang disediakan untuk pembelian terbitan berkala. Pemilihan bahan pustaka di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY tidak ada kendala karena pemilihan dilakukan oleh tim pustakawan. 2) Pengadaan bahan pustaka terbitan berkala Metode pengadaan bahan pustaka terbitan berkala di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta adalah dengan cara melanggan dan terbitan sendiri.

6 digilib.uns.ac.id 78 1) Melanggan Bahan pustaka yang dilanggan oleh Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY yaitu seperti, surat kabar kedaulatan rakyat, sindo, karjo, bernas, tribun. Sedangkan majalah yang dilanggan yaitu, majalah kuntum, nusantara, jogjaswara, suara muhammadiyah, gemari, joko lodang, merapi, dan lainnya. Melanggan bahan pustaka terbitan berkala di biasanya dilakukan dengan: a. Penyusunan daftar pesanan Daftar pemesanan berisi judul terbitan, penerbit, ISSN, volume, nomer, bulan dan tahun. b. Pemesanan ke agen/penerbit c. Penerimaan Apabila bahan pustaka terbitan berkala yang dipesan sudah datang, maka terbitan berkala tersebut dicocokkan dengan daftar pesanan. d. Pemeriksaan Terbitan berkala kemudian diperiksa yaitu kelengkapan halaman, kualitas cetak, dan bentuk fisiknya.

7 digilib.uns.ac.id 79 2) Terbitan sendiri Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta dari tahun 1970 sudah menerbitkan buletin yaitu buletin Sangkakala. Sampai sekarang masih aktif menerbitkan buletin ini. 2. Pengolahan Bahan Pustaka Pengolahan bahan pustaka di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta ada dua yaitu pengolahan bahan pustaka buku dan bahan pustaka terbitan berkala. a. Pengolahan Bahan Pustaka Buku Pengolahan bahan pustaka buku di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY dimulai dari proses pengecekan, katalogisasi, menentukan tajuk subyek dan klasifikasi, inventarisasi, input data, pelabelan, shelving. 1. Pengecekan Kegiatan pengecekan adalah langkah awal dalam pengolahan bahan pustaka di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY. Pengecekan disini dimaksudkan untuk mengecek buku yang akan diolah. Pengecekan dilakukan dengan mengecek kondisi fisik buku, apakah ada yang sobek, cacat dan halaman yang hilang. Menurut Ibu Siti Sofiati selaku pustakawan

8 digilib.uns.ac.id 80 di BPAD Provinsi DIY dalam pengecekan tidak ada kendala karena bahan pustaka terlebih dahulu dicek oleh bagian pengadaaan. 2. Katalogisasi Setalah proses pengecekan lalu ke tahap katalogisasi. Di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY memilih langkah kedua katalogisasi dikarenakan untuk mempermudah dalam proses inventarisasi. Pengakatalogan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY juga memakai katalog manual. Katalog tersebut digunakan sebagai acuan dalam proses selanjutnya yaitu untuk mendapatkan nomor klasifikasi dan nomor inventaris. Apabila katalog manual ini sudah mendapatkan nomor klasifikasi dan nomor inventaris maka katalog ini digunakan sebagai acuan dalam penginputan data bahan pustaka. Berikut adalah contoh katalog manual yang digunakan sebagai acuan input data. Gambar 4. 1 Kartu katalog manual untuk acuan input data Sumber : BPAD commit Provinsi to user DIY : April 2014

9 digilib.uns.ac.id 81 Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Yogyakarta Provinsi DIY juga memiliki katalog kartu yang digunakan untuk mengetahui isi detail sebuah buku dan menelusur informasi secara manual. Katalog ini dibuat dengan sistem automasi dan menggunakan kertas continous berukuran 7,5 x 12,5 cm. Tahap tahap dalam pengkatalogan secara automasi menggunakan software INLISLITE adalah sebagai berikut : 1) Nyalakan komputer yang sudah diinstal software INLISLITE untuk mencetak kartu katalog. 2) Kemudian setelah komputer menyala, klik INLISLITE pada tampilan yang ada di komputer. Kemudian akan muncul tampilan seperti gambar di bawah ini. Gambar 4. 2 Tampilan awal INLISLITE Sumber : Software INLISLITE BPAD Provinsi DIY: April 2014

10 digilib.uns.ac.id 82 3) Setelah keluar tampilan INLISLITE seperti gambar 4.2 kemudian pilih backoffice. Maka akan keluar tampilan seperti ini. Gambar 4. 3 Tampilan Sign In INLISLITE Sumber : Software INLISLITE BPAD Provinsi DIY: April ) Masukkan username dan password kemudian klik Sign In. Setelah sign in akan muncul tampilan seperti dibawah ini Gambar 4. 4 Tampilan Cetak kartu katalog INLISLITE Sumber : Software INLISLITE BPAD Provinsi DIY: April 2014

11 digilib.uns.ac.id 83 5) Setelah muncul tampilan diatas kemudian pilih cetak kartu katalog (tanda lingkaran merah) lalu masukkan nomor panggil buku untuk mencetak kartu katalognya. Setelah data buku yang dicari tersedia, akan muncul tampilan berikut ini. Gambar 4. 5 Tampilan cetak katalog INLISLITE Sumber : Software INLISLITE BPAD Provinsi DIY: April ) Kemudian klik pada kotak kecil ( tanda lingkaran merah kecil) lalu pilih cetak kartu katalog (tanda lingkaran merah besar). Maka akan muncul tampilan berikut ini. Gambar 4. 6 Tampilan cetak kartu katalog INLISLITE Sumber : Software INLISLITE BPAD Provinsi DIY: April 2014

12 digilib.uns.ac.id 84 7) Kemudian pilih save untuk menyimpan data kartu katalog tersebut ke dalam komputer. Data kartu katalog tersebut otomatis akan tersimpan dalam bentuk microsoft word. Kemudian buka data kartu yang sudah di save tadi maka akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini. Gambar 4. 7 Tampilan cetak kartu katalog INLISLITE Sumber : Software INLISLITE BPAD Provinsi DIY: April ) Setelah data dibuka kemudian diteliti lagi apakah masih ada tata cara penulisan yang salah pada kartu katalog tersebut mulai dari spasi, tanda hubung, besar kecil huruf dan sebagainya. 9) Setelah itu pilih tombol Print ( Ctrl + P ) lalu pilih OK untuk mencetak kartu katalog. Kartu katalog yang sudah dicetak, hasilnya adalah seperti gambar kartu katalog berikut ini.

13 digilib.uns.ac.id 85 Gambar 4.8 Kartu katalog dengan sistem automasi Sumber : Katalog kartu milik BPAD Provinsi DIY: April 2014 Menurut Ibu Siti Sofiati selaku pustakawan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY tidak ada kendala dalam proses katalogisasi karena dilakukan oleh pustakawan ahli. 3. Penentuan Tajuk Subjek dan Klasifikasi Penentuan tajuk subjek di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY yaitu dengan menggunakan DTSPN (Daftar Tajuk Subjek Perpustakaan Nasional) sesuai dengan pedoman/sistem yang digunakan diseluruh Indonesia dalam penentuan tajuk subjek. Sedangkan klasifikasi bahan pustaka untuk menentukan notasi kelas yang tepat guna mempermudah dalam proses shelving. Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY dalam mengklasifikasi bahan pustaka berdasarkan sistem klasifikasi Persepuluhan Dewey, atau biasa disebut dengan Klasifikasi Desimal Dewey (Dewey Decimal Classification (DDC) versi ke-3 yaitu DDC edisi 23 yang diciptakan oleh Melvil Dewey.

14 digilib.uns.ac.id 86 Langkah-langkah yang ditempuh Badan Perpustakaan dan Arsip daerah Provinsi DIY dalam menentukan tajuk subyek dan klasifikasi: 1. Menentukan tajuk subjek buku dengan cara menganalisa judul buku,menganalisa kata pengantar, menganalisa daftar isi, membaca isi buku. 2. Mencocokan Subjek Buku dengan Daftar Tajuk Subjek Perpustakaan Nasional (DTSPN). 3. Setelah mendapatkan tajuk subjek yang sesuai pada Daftar Tajuk Subjek Perpustakaan Nasional (DTSPN), maka langkah selanjtnya adalah mencarai tajuk subjek di indeks relatif yang terdapat pada DDC edisi 23 untuk menentukan nomor klasifikasinya. 4. Setelah mendapatkan nomor klasifikasi yang ditunjuk, dicek notasi klasifikasi tersebut ke bagan lengkap DDC. 5. Apabila dalam bagan lengkap DDC dijumpai petunjuk/perintah tertentu yang mengarahkan untuk memakai tabel pembantu, maka menggunakan tabel pembantu yang ditunjuk. Menurut Ibu Siti Sofiati selaku pustakawan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY tidak ada kendala dalam proses penentuan tajuk subjek dan klasifikasi karena

15 digilib.uns.ac.id 87 pustakawan melakukannya sesuai prosedur dan mengacu pada DTSPN dan DDC. 4. Inventarisasi Inventarisasi bahan pustaka di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY ada dua macam kegiatan yaitu pengecapan dan pencatatan ke dalam buku induk. Berikut langkah langkahnya adalah: 1. Pengecapan Setelah bahan pustaka di klasifikasi kemudian tahap selanjutnya adalah memberi cap/stempel pada bahan pustaka tersebut. Pemberian cap ini berarti pengecapan identitas perpustakaan. Fungsi dari pengecapan ini yaitu sebagai bukti kepemilikan bahwa buku tersebut merupakan milik perpustakaan. Pengecapan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY adalah sebagai berikut : a) Stempel Inventaris Pada Stempel ini akan dibubuhkan nomor inventaris yang disesuaikan pada buku inventaris, stempel inventaris berisi keterangan tanggal terima bahan pustaka, commit nomor to induk user yang diambil dari buku induk,

16 digilib.uns.ac.id 88 nomor barcode bahan pustaka, nomor faktur pembelian, dan asal anggaran. Berikut adalah contoh stempel inventaris: Gambar 4.9 Stempel Inventarisasi di BPAD Provinsi DIY b) Stempel Instansi Sumber: BPAD Provinsi DIY: April 2014 Stempel ini bertujuan untuk memberi tanda bahwa koleksi milik perpustakaan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY. Setiap bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi di perpustakaan wajib diberi stempel kepemilikan. Pemberian stempel pada halama-halaman tertentu, di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY halaman yang diberi stempel adalah halaman 5, 10, 25, 100, 200, dst dan pada halaman terakhir buku. Berikut adalah contoh stempel instansi : Gambar 4.10 Stempel Instansi BPAD Provinsi DIY Sumber: BPAD Provinsi DIY: April 2014

17 digilib.uns.ac.id Pencatatan Bahan Pustaka ke Buku Induk Kegiatan inventarisasi di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY setelah pengecapan yaitu adalah pencatatan bahan pustaka ke dalam buku induk. Kegiatan pencatatan ini dimaksudkan untuk mencatat bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan supaya tidak hilang. Kegiatan Inventaris dilakukan dengan mencatat antara lain, koleksi didaftar, nomor induk (nomor inventarisasi), pengarang, judul, penerbit, asal ( dalam negeri atau luar negeri ), klasifikasi, call number, harga, bahasa, keterangan. Berikut adalah contoh tabel buku induk atau buku inventaris yang dimiliki oleh Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY sebagai berikut: Tabel 4.1 buku induk BPAD Provinsi DIY Sumber : Data Kepemilikan BPAD Provinsi DIY: April 2014 Pemberian stempel dan pencatatan data bahan pustaka di buku induk di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah

18 digilib.uns.ac.id 90 Provinsi DIY menurut Ibu Siti Sofiati selaku pustakawan, proses pemberian stempel dan inventarisasi cukup lancar dan tidak terjadi hambatan, karena tenaga ahli di bidang pengolahan sudah terampil dalam pemberian stempel. 5. Input Data Setelah buku selesai diinventarisasi, data buku seperti, call Number, judul buku, pengarang, tahun terbit, tempat terbit, dll) akan diinput kedalam program INLISLITE. Langkah langkah input data pada program INLISLITE di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY adalah sebagai berikut : 1) Nyalakan komputer yang sudah diinstal software INLISLITE untuk meng-input data bahan pustaka. 2) Kemudian setelah komputer menyala, klik INLISLITE pada tampilan yang ada di komputer. Maka akan keluar tampilan seperti gambar di bawah ini. Gambar 4.11 Tampilan awal INLISLITE Sumber : Software INLISLITE BPAD Provinsi DIY: April 2014

19 digilib.uns.ac.id 91 3) Kemudian pilih Backoffice untuk masuk ke software INLISLITE. Setelah pilih backoffice, maka akan muncul tampilan seperti gambar di bawah ini Gambar 4.12 Tampilan Sign In INLISLITE Sumber : Software INLISLITE BPAD Provinsi DIY: April ) Kemudian masukkan Username dan Password kemudian klik Sign In. Lalu akan muncu tampilan seperti di bawah ini. Gambar 4.13 Tampilan entry katalog bahan pustaka Sumber : Software INLISLITE BPAD Provinsi DIY: April 2014

20 digilib.uns.ac.id 92 5) Setelah muncul tampilan seperti gambar diatas kemudian pilih entry katalog (tanda lingkarang merah kiri atas). Setelah itu masukkan data-data bahan pustaka mulai dari ISBN, sumber pengkatalogan, nomor panggil, nomor klasifikasi, pengarang, judul, edisi, penerbitan (impresium), deskripsi fisik, pernyataan seri/ entry tambahan judul (kalau ada tambahan judul), subjek, tambahan pengarang. Kemudian klik simpan (tanda lingkaran merah bawah). Dan klik OK seperti gambar di bawah ini 6) Setelah data disimpan maka setelah itu akan muncul tampilan pengisian data selanjutnya yaitu sebagai berikut: Gambar 4.14 Tampilan penambahan jumlah eksemplar Sumber : Software INLISLITE BPAD Provinsi DIY: April ) selanjutnya adalah pilih koleksi (tanda lingkaran merah atas) lalu masukkan data bahan pustaka seperti, jumlah eksemplarnya, nomor induk, tanggal kirim, sumber/asal bahan pustaka, commit kategori to user bahan pustaka, akses peminjaman,

21 digilib.uns.ac.id 93 lokasi bahan pustaka. Lalu pilih simpan (tanda lingkaran merah bawah). Setelah data disimpan maka akan muncul nomor barcode bahan pustaka seperti dibawah ini. Gambar 4.15 Tampilan setelah data disimpan dan mendapatkan nomor barcode Sumber : Software INLISLITE BPAD Provinsi DIY: April ) Setelah data disimpan maka akan mendapatkan nomor barcode (bagian kotak merah) sesuai dengan jumlah eksemplar bahan pustaka. Kemudian nomor barcode tadi ditulis pada katalog acuan untuk proses pembuatan barcode. Dan sistem penginputan selesai. Menurut Ibu Siti Sofiati selaku pustakawan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY ada kendala dalam proses input data yaitu program aplikasi INLISLITE yang digunakan berjalan lambat sehingga menyita waktu yang terlalu lama. 6. Pelabelan Pelabelan disini meliputi beberapa komponen yaitu seperti barcode dan label buku (call number).

22 digilib.uns.ac.id Barcode Bahan Pustaka Pembuatan barcode ini dilakukan dengan aplikasi khusus barcode yaitu posbarcode. Langkah langkah dalam pembuatan barcode: 1) Nyalakan komputer yang sudah diinstal program aplikasi khusus untuk mencetak barcode. Berikut tampilannya. Gambar 4.16 Tampilan komputer khusus mencetak barcode Sumber : Aplikasi Barcode BPAD Provinsi DIY: April ) Kemudian klik dua kali pada aplikasi posbarcode (tanda lingkaran merah). Maka akan keluar tampilan berikut Gambar 4.17 Tampilan awal mencetak barcode Sumber : Aplikasi Barcode BPAD Provinsi DIY: April 2014

23 digilib.uns.ac.id 95 3) Kemudian klik dua kali pada barcode yang akan dibuat. Maka akan keluar tampilan seperti dibawah ini. Gambar 4.18 Tampilan mengubah nomor barcode Sumber : Aplikasi Barcode BPAD Provinsi DIY: April ) Setelah keluar tampilan seperti di atas, selanjutnya adalah mengganti nomor barcode (tanda lingkaran merah) yang di dapat dari proses input data bahan pustaka kemudian pilih OK untuk mencetak barcode dan tunggu sampai barcode tercetak. 2. Labeling Bahan Pustaka Bahan pustaka yang dimiliki harus mempunyai call number yang berfungsi sebagai panduan urutan penempatang di rak. Label merupakan suatu identifikasi bahan pustaka yang langsung dapat dilihat pada punggung buku. Label ini dibuat dengan kertas stiker dengan ukuran 4 x 4 cm, agar terkesan rapi maka penempelan label ditempelkan pada pungggung buku kira kira 3 cm dari

24 digilib.uns.ac.id 96 bawah. Dalam pembuatan label ini dilakukan secara manual tanpa menggunakan sistem automasi. Kegiatan pelabelan merupakan pemberian label pada punggung buku yang berisi nomor klasifikasi, 3 huruf dari nama pengarang, huruf terdepan dari judul, keterangan eksemplar (jika jumlah eksemplar buku lebih dari 1), dan kode nomor panggil buku. Kode nomor panggil bahan pustaka buku tersebut diantaranya : YOG : Koleksi Yogyasiana UT : Koleksi Universitas Terbuka L : Koleksi Langka Dep : Koleksi Deposit R : Koleksi Referensi Untuk bahan pustaka buku fiksi dan non fiksi tidak ada kode nomor panggil buku. Berikut adalah contoh label buku yang ada di BPAD Provinsi DIY : Gambar 4.19 Label buku milik BPAD Provinsi DIY Sumber : BPAD Provinsi DIY: April 2014

25 digilib.uns.ac.id 97 Menurut Ibu Siti Sofiati selaku pustakawan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY tidak ada kendala dalam proses pelabelan karena petugas sudah menguasai proses pelabelan. 7. Shelving Setiap buku yang sudah selesai diproses dalam pengolahan bahan pustaka maka buku perlu di shelving yaitu buku ditempatkan dalam rak buku dan sesuaikan dengan nomor panggilnya. Jika buku sudah di shelving itu berarti buku sudah siap untuk digunakan dan dimanfaatkan pemustaka. Dengan shelving maka akan diketahui dengan tepat suatu letak koleksi dan akan segera ditemukan. Menurut Ibu Sumarsih selaku staff bagian pelayanan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY tidak ada kendala dalam proses shelving karena petugas sudah menguasai proses shelving dengan baik dan rapi serta sudah sesuai urutan nomor panggilnya. b. Pengolahan Bahan Pustaka Terbitan Berkala Bahan pustaka terbitan berkala yaitu berupa majalah dan surat kabar. Pengolahan bahan pustaka terbitan berkala meliputi tahap tahap pengecekan, inventarisasi, labeling, dan shelving.

26 digilib.uns.ac.id Pengecekan Kegiatan pengecekan adalah langkah awal dalam pengolahan bahan pustaka di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY. Pengecekan disini dimaksudkan supaya bahan pustaka yang baru datang tidak hilang. Pengecekan dilakukan dengan mengecek kondisi fisik bahan pustaka, apakah ada yang sobek, cacat dan halaman yang hilang. Pengecekan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY tidak mengalami kendala dalam proses pengecekan bahan pustaka. 2. Inventarisasi Inventarisasi bahan pustaka terbitan berkala juga sama seperti inventarisasi bahan pustaka buku yaitu ada dua tahap dalam inventariasasi yaitu pengecapan bahan pustaka dan pencatatan bahan pustaka ke dalam buku induk. Dalam proses pengecapan bahan pustaka ada dua stempel yang digunakan yaitu stempel instansi dan stempel invetarisasi. Stempel ini dimaksudkan untuk memberi tanda atau ciri khas agar mudah dikenali bahwa koleksi milik Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY. Setelah distempel kemudian bahan pustaka terbitan berkala juga di catat pada buku inventaris atau buku induk.

27 digilib.uns.ac.id Pelabelan Pelabelan bahan pustaka terbitan berkala tidak sama dengan bahan pustaka buku tetapi hanya menggunakan kode M yang menandakan koleksi tersebut adalah koleksi terbitan berkala. 4. Shelving Bahan pustaka terbitan berkala majalah yang sudah selesai diproses dalam pengolahan juga perlu dishelving. Shelving bahan pustaka terbitan berkala berdasarkan dari tahun terbit. 3. Layanan Pengguna Layanan yang paling utama di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta meliputi layanan sirkulasi, layanan referensi dan layanan terbitan berkala. a. Layanan Sirkulasi Layanan sirkulasi di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY menggunakan sistem pinjam terbuka (open access) sehinggan pengguna dapat langsung memilih sendiri koleksi yang dibutuhkan. Layanan sirkulasi meliputi keanggotaan, peminjaman, pengembalian dan perpanjangan, denda, bebas pinjam, dan statistik. 1. Keanggotaan Syarat untuk menjadi anggota di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi commit DIY to user yaitu mengisi formulir pendaftaran,

28 digilib.uns.ac.id 100 fotokopi karmas bagi mahasiswa dan KTP bagi umum, pas photo 3 x 4. Pembuatan kartu anggota sudah menggunakan sistem automasi perpustakaan. Berikut langkah langkahnya: 1) Buka tampilan awal INLISLITE kemudian pilih entry peminjaman. Maka akan muncul gambar seperti ini. Gambar 2.20 Tampilan entry anggota Sumber : Software INLISLITE BPAD Daerah DIY: April ) Kemudian lengkapi semua data yang ada seperti, nama, tanggal lahir, alamat dan lain lain. Setelah data dilengkapi lalu klik commit. to user

29 digilib.uns.ac.id 101 3) Untuk melengkapi data anggota, maka pilih menu keanggotaan kemudian pilih daftar anggota. Nanti akan muncul tampilan seperti berikut. Gambar 2.21 Tampilan pencarian anggota Sumber : Software INLISLITE BPAD Daerah DIY: April ) Untuk mencari data anggota yang baru di entry yang akan ditambah profilnya maka ketikan nama lalu searching (seperti pada lingkaran merah). 5) Setelah nama yang dicari ketemu selanjutnya mengedit profil anggota seperti menambahkan foto. Berikut tampilnnya. Gambar 2.22 Tampilan edit profil anggota Sumber : Software INLISLITE commit BPAD to user Daerah DIY: April 2014

30 digilib.uns.ac.id 102 6) Klik untuk menambahkan foto. Maka akan keluar tampilan seperti berikut. Gambar 2.23 Tampilan menambah foto anggota Sumber : Software INLISLITE BPAD Daerah DIY: April ) Kemudian pilih allow untuk mengambil foto. Setelah foto sudah diambil maka pilih maka akan keluar tampilan berikut Gambar 2.24 Tampilan entry data anggota Sumber : Software INLISLITE commit BPAD to user Daerah DIY: April 2014

31 digilib.uns.ac.id 103 8) Lalu pilih kartu anggota unutuk mencetak kartu keanggotaan. Berikut adalah kartu anggota di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY Gambar 2.25 Kartu anggota BPAD Provinsi DIY Sumber : BPAD Provinsi DIY: April Peminjaman Peminjaman bahan pustaka di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY maksimal peminjaman dua judul dengan masa peminjaman satu minggu. Sistem peminjaman sudah menggunakan sistem automasi perpustakaan. Langkah langkah dalam proses peminjaman adalah sebagai berikut: 1) Buka tampilan awal INLISLITE kemudian pilih entry peminjaman. Maka akan muncul gambar seperti ini. Gambar 2.26 Tampilan entry peminjaman Sumber : Software INLISLITE BPAD Daerah DIY: April 2014

32 digilib.uns.ac.id 104 2) Kemudian scan barcode kartu anggota kemudian akan muncul tampilan berikut. Gambar 2.27 Tampilan barcode kartu anggota Sumber : Software INLISLITE BPAD Daerah DIY: April ) Lalu scan barcode buku yang akan dipinjam pada Item Id. Setelah itu akan muncul tampilan seperti ini. Gambar 2.28 Tampilan entry item id buku Sumber : Software INLISLITE BPAD Daerah DIY: April ) Kemudian klik jika buku sudah benar kemudian jika buku yang dipinjam lebih dari satu. Buku yang dipinjam sudah commit selesai to didata user maka pilih.

33 digilib.uns.ac.id Pengembalian Pengembalian buku di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY juga sudah dengan sistem automasi. Berikut langkah langkah pengembalian buku. 1) Buka tampilan awal INLISLITE kemudian pilih entry pengembalian. Maka akan muncul tampilan seperti ini. Gambar 2.29 Tampilan scan barcode buku yang dikembalikan Sumber : Software INLISLITE BPAD Daerah DIY: April ) Kemudian scan barcode buku yang akan dikembalikan. Kemudian klik tombol jika item sudah ditemukan maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini Gambar 2.30 Tampilan data pengembalian buku setelah di scan Sumber : Software INLISLITE commit BPAD to user Daerah DIY: April 2014

34 digilib.uns.ac.id 106 3) klik jika untuk mengembalikan buku atau klik untuk memperpanjang peminjaman buku. 4) Jika diklik maka item koleksi tersebut akan masuk ke daftar pengembalian seperti tampilan berikut. Gambar 2.31 Tampilan daftar buku yang dikembalikan Sumber : Software INLISLITE BPAD Daerah DIY: April ) Jika sudah maka klik. 4. Denda Denda keterlambatan pengembalian buku yang diberlakukan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY yaitu sebesar Rp. 100,-/hari pada masing masing judul buku yang dipinjam. 5. Bebas Pinjam Seluruh mahasiswa dari Perguruan Tinggi yang ada di wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta wajib meminta surat bebas pinjam dari Badan commit Perpustakaan to user dan Arsip Daerah Provinsi DIY.

35 digilib.uns.ac.id Statistik Statistik digunakan untuk melihat perkembangan perpustakaan seperti, data pengunjung, keanggotaan, jumlah peminjam dan koleksi yang dipinjam. Berikut adalah contoh statistik buku yang sering dipinjam menurut subyek tahun Tabel 4.2 Statistik buku menurut subyek di BPAD DIY tahun 2013 Nomor Subyek Buku 1 Fiksi Indonesia 2 Fiksi Indonesia Terjemahan 3 Kisah Kehidupan 4 Internet 5 Teknik Penulisan 6 Sukses Sumber : Laporan transaksi peminjaman per kapita: April 2014 b. Layanan Referensi dan Terbitan Berkala Layanan referensi dan terbitan berkala di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah menerapkan sistem terbuka (open access) sehingga pengguna dapat mencari dan memilih sendiri buku yang dibutuhkannya. Buku buku referensi dan terbitan berkala tidak dipinjamkan tetapi hanya dibaca ditempat. Bisa juga difotokopi tetapi harus dengan seijin dari petugas. Dalam proses pelayanan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah tidak ada kendala karena semua petugas pelayanan sudah terlatih dan menguasai teknik pelayanan.

36 digilib.uns.ac.id Pemeliharaan Bahan Pustaka Pemeliharaan koleksi buku dan terbitan berkala di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY dilakukan dengan cara pelestarian, pengawetan dan perbaikan. a. Pelestarian Di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY buku dan majalah langka serta koran (umurnya lebih dari 20 tahun) di ubah ke dalam bentuk digital (alih media) yaitu melalui proses alih media sebagai berikut: a) Capturing yaitu alih media koleksi dengan menggunakan alat scanner atau camera. b) Editing yaitu hasil per lembar kemudian diedit untuk memperoleh hasil yang baik dan optimal. c) Compiling yaitu menyatukan hasil dari lembaran lembaran dari hasil capturing. d) Finishing yaitu memasukkan hasil compiling ke bentuk flip untuk dijadikan buku digital. Hal ini dilakukan karena untuk mempertahankan koleksi langka. Dalam proses pelestarian koleksi ini tidak ada kendala yang dihadapi karena dalam proses ini dilakukan oleh petugas yang sudah terlatih dan sesuai prosedur.

37 digilib.uns.ac.id 109 b. Pengawetan Pengawetan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY dengan cara sebagai berikut: 1. Membersihkan debu debu secara rutin. 2. Melakukan kegiatan fumigasi yaitu pengasapan untuk membunuh serangga dan jamur yang dilakukan dengan cara menutup semua rak yang disemprotkan cairan kimia dengan kain secara rapat selama kurang lebih 2 x 24 jam. 3. Setiap rak rak koleksi diberi kapur barus untuk mencegah atau mengurangi kerusakan koleksi yang disebabkan oleh serangga. 4. Untuk pengawetan koleksi bahan pustaka langka yaitu dengan menggunakan tisu jepang dan lem cmc sebagai bahan utama untuk menguatkan kertas buku langka supaya tidak mudah sobek. Dalam proses pengawetan bahan pustaka buku langka tidak ada kendala yang dihadapi oleh petugas karena dalam proses ini dilakukan oleh petugas yang sudah terlatih dan sesuai prosedur. c. Perbaikan Perbaikan koleksi yang rusak di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY dilakukan dengan proses penjilidan. Penjilidan dilakukan apabila koleksi sudah rusak parah yaitu terlepas dari jilidannya. Penjilidan dimulai dengan merekatkan semua isi buku dengan dilem atau dijahit kemudian dijilid dengan sampulnya.

38 digilib.uns.ac.id 110 Apabila koleksi hanya rusak sedikit yaitu pada punggung buku atau halaman yang lepas cukup direkatkan lagi dengan lem yang dilapisi dengan kain kasa. Bahan pustaka yang ada di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY diberi sampul plastik supaya lebih awet dan tidak mudah kotor. Dalam proses perbaikan bahan pustaka di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY tidak ada kendala yang dihadapi oleh petugas karena perbaikan ini meliputi memperbaiki buku dan menyampuli buku. Petugas sudah terbiasa untuk memperbaiki buku jadi mudah untuk dilakukan. B. Hambatan dan Penyelesaiannya dalam Proses Pengelolaan Bahan Pustaka di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta 1. Hambatan Proses Pengelolaan Bahan Pustaka Dalam proses pengelolaan bahan pustaka juga terdapat hambatan yaitu sering terjadi kemacetan software INLISLITE pada waktu penginputan data sehingga softwere langsung hang. Hal ini disebabkan karena INLISLITE masih menggunakan versi lama dan belum di upgrade. 2. Solusi Alternatif dalam menghadapi hambatan Pengelolaan Bahan Pustaka Solusi dalam mengatasi hambatan yang ada saat proses pengelolaan bahan pustaka yaitu dengan memperbaiki kekurangan

39 digilib.uns.ac.id 111 software INLISLITE dengan cara meng upgrade ke dalam versi baru supaya software bisa lebih lancar saat digunakan untuk proses input data sehingga bisa lebih efisiensi waktu.